REVISIONSRAPPORT 2014-11-18 KR 2014/ 0010-7 Handläggare, titel, telefon Christer Lordh, 1:e revisor 011-15 17 15 Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 2 Nämndens ansvarsområde... 2 3 Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 3 4 Avslutande bedömning... 6 Bilaga 1 Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 15 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Revisionskontoret Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se/revision
1(6) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Fokus i basgranskningen kommer utifrån revisorernas riskbedömning vara på jämställdhet och hållbar utveckling. 1.1 Revisionsfrågor Denna basgranskning ska översiktligt besvara följande revisionsfrågor: Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har nämnden en god intern kontroll? 1.2 Metod och avgränsning Vård- och omsorgsnämnden är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer för nämnden. Det innebär att vi i första hand har granskat om nämnden har system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har alltså inte granskats. Den metod granskningen bygger på är granskning av styrande dokument, stickprov och intervjuer. Samtliga tjänstemän intervjuas inte utan ett urval har gjorts för att verifiera vårt granskningsresultat. Eftersom nämnden bedömts som mindre riskfylld, gul, har vi intervjuat vård- och omsorgsdirektör, chefen för beredning- och planeringsenheten, två verksamhetschefer och en medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS. 1.3 Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av förvaltningen, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade av de som granskats. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad av Caroline Nyman, stadsrevisor. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 15 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping Revisionskontoret Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se/revision
2 (6) 1.4 Revisionskriterier De bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på gällande lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till nämnden. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallag Förvaltningslagen Lagstiftning inom nämndens ansvarsområde (hälso- och sjukvårdslagen, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, socialtjänstlag) Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2014) Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Vård- och omsorgsnämndens reglemente 2 Nämndens ansvarsområde Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för kommunens verksamheter för äldre personer och personer med olika funktionsnedsättningar, vilket innebär ansvar för: myndighetsutövning i samband med ansökan om stöd och insatser, drift av samtliga de kommunala verksamheter, som betjänar äldreomsorg och omsorg för personer med funktionsnedsättning, kommunens hälso- och sjukvård inom äldreomsorg och omsorg för personer med funktionsnedsättning, samt upphandling och köp av tjänster inom äldreomsorg och omsorg för personer med funktionsnedsättning från externa/privata utförare. De lagstiftningar, som utöver kommunallagen och förvaltningslagen övergripande styr vård- och omsorgsnämndens verksamheter är socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Vård och omsorgskontoret är det tjänstemannaorgan som hjälper vårdoch omsorgsnämnden med förberedelser inför beslut, verkställighet, uppföljningar och utvärderingar av verksamheten. Kontoret leds av vård- och omsorgsdirektören.
3 (6) 3 Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1 Styrning och ledning av verksamhet Arbetet med 2014 års uppdragsplan har följt tidigare års arbetsmodell. Inför arbetet har planeringsförutsättningar presenterats och kommunicerats mellan nämnden och förvaltningsledningen. Med tjänstemannastöd från berednings- och planeringsenheten har sedan politikerna arbetat fram uppdragsplanen. Uppdragsplanen anger prioriterade utvecklingsområden med definierade mål och angivna kriterier för måluppfyllelse. Enligt de intervjuade har väsentlighets- och riskanalysen inte direkt påverkat uppdragsplanen. Inför årets arbete med verksamhetsplan gavs inget uppdrag från förvaltningschefen till övriga chefer. Istället arbetades en mall fram för hur verksamhetsplanen skulle utformas. Genom att inte göra de övergripande planerna för specifika, har tanken varit att öka verksamheternas möjlighet att genomföra aktiviteter utifrån sina lokala förutsättningar. På så vis förväntas måluppfyllelsen öka. För 2014 finns fem övergripande verksamhetsplaner beslutade av förvaltningschefen i mars april och redovisade för nämnden. Planerna anger aktiviteter som ska användas för att nå uppdragsplanens mål. Samtliga verksamhetsplaner är publicerade på intranätet. Verksamheten arbetar med att utveckla former för dialog och delaktighet mellan nämnd, verksamhetsnivå, enhetsnivå och personalen. Genom samspel mellan olika nivåer ska ett förankrat utvecklings- och kvalitetsarbete möjliggöras. Nämndens systematiska kvalitetsarbete följer den modell som anges i nämndens ledningssystem. I oktober beslutades om ett nytt ledningssystem, Ledning för kvalitet. I uppdragsplanen finns en tidsplan för uppföljning av planen. 3.1.1 Jämställdhet och hållbar utveckling Arbetet med jämställdhet utgår från ett brukarperspektiv. Såväl barnperspektiv som mångfaldsfrågor berörs i uppdragplanen och de övergripande verksamhetsplanerna. Av intervjuer framgår att dokumentation och insatser utifrån jämställd vård, kontinuerligt följs genom stickprovskontroller av bl.a. journaler. Resultatet används sedan i dialogen med enheter och arbetslag. Nämnden har i sin uppdragsplanen inte beaktat preciseringar för hållbar utveckling och strategiska miljöfaktorer. Arbetet med kommunens energi- och avfallsplaner med tillhörande handlingsplaner finns inte beskriva i uppdragsplan eller verksamhetsplaner. En långsiktighet i planering och samverkan syftar, enligt de intervjuade, till att uppnå en social hållbarhet. Ett sådant exempel är den nya
4 (6) organisationens arbete med ett gemensamt funktionstänk i kombination med lokala förutsättningar inom exempelvis särskilda boenden. Revisionsbedömning Granskningen visar att det finns en tydlig koppling mellan nämndens och förvaltningens styrdokument och uppföljning av dem. Däremot saknas motsvarande koppling till väsentlighets- och riskanalysen samt internbudgeten. Det i sin tur kan försvåra prioriteringar och uppföljning av verksamheterna. Nämndens prioriteringar och verksamheternas arbete utifrån kommunens preciseringar och övergripande planer inom energi- och avfallsområdet bör tydliggöras i styrdokumenten. Den sammanfattande bedömningen är att nämndens styrning och ledning av verksamheten är godkänd (grön). För att säkerställa att uppdragsplanens prioriteringar får genomslag, är det viktigt att nämnden tydligt kopplar internbudgeten till uppdragsplanen. 3.2 Styrning och ledning av ekonomi Utgångspunkten för 2014 års ekonomi har varit resultatet från verksamhetsåret 2012 och de planeringsförutsättningar som berednings- och planeringsavdelningen arbetat fram. Det budgetunderlag som beslutades om under våren 2013 gällande 2014-2017 och delårsbokslutet 2013 har sedan utgjort underlag för 2014 års uppdragsplan och internbudget. För att, inom tilldelad budgetram, balansera den internbudget som nämnden beslutade om i januari 2014, förutsattes besparingar på cirka 48 miljoner. Inför och under 2014 har nämnden beslutat om åtgärder för att ha en budget i balans. För att följa effekter av de anpassningar och besparingar som nämnden beslutat om pågår, enligt de intervjuade, ett arbete med att ta fram lokalt anpassade nyckeltal. Ett motsvarande arbete pågår med att aggregera synpunkter på individnivå till systemnivå, för att på så vis kunna utgöra underlag för nämndens fortsatta kvalitetsarbete. Några beslut om förändringar i uppdragsplanen för 2014 har inte beslutats av nämnden. Arbete med förslag på effektiviseringsåtgärder för en ekonomi i balans 2014-2018 och delbeslut utifrån förslaget har tagits av nämnden i juni. I de förslag och konsekvensbeskrivningar av föreslagna åtgärder som upprättats finns inga kopplingar till den upprättade väsentlighets- och riskanalysen. Revisionsbedömning Granskningen visar att nämnden arbetat systematiskt med att ekonomiskt anpassa verksamheten till givna förutsättningar. Det gäller både befintliga som tillkommande verksamheter, exempelvis hemsjukvård. Det är viktigt att förändringar i den ekonomiska styrningen balanseras med förändringar i den verksamhetsmässiga styrningen. Det är positivt att det pågår ett arbete med att utveckla nyckeltal och att det fortsätter.
5 (6) Den sammanfattande bedömningen är att nämndens styrning och ledning av ekonomin är godkänd (grön). Nämnden bör tydliggöra hur förändringar i ekonomisk styrning påverkar den verksamhetsmässiga styrningen. 3.3 Intern kontroll Nämnden har fastställt en internkontrollplan för nämndens verksamhet vid sammanträdet i december 2014. Det finns två internkontrollrepresentanter utsedda. Arbetet med interkontrollplanen har föregåtts av en väsentlighets- och riskanalys. Riskerna är kategoriserade utifrån sannolikhet och risk. Innevarande års internkontrollplan har tyngdpunkt på följsamhet till rutiner. Planen redovisas för nämnden en gång per år med ett undantag, uppföljning av beviljade insatser. Arbetet med 2015 års interkontrollplan sker i samverkan med ekonomioch styrningskontoret enligt en fastställd arbetsplan. Planen innehåller tidsplan för utbildning och arbete samt tips inför arbetet med risk- och väsentlighetsanalysen. Revisionsbedömning Internkontrollplanen 2014 har föregåtts av en väsentlighets- och riskanalys och har fokus på rutiner. Kontrollmomentens betydelse för nämndens styrning utifrån kommunens övergripande mål behöver tydliggöras och kopplingen mellan uppdragsplan, väsentlighets- och riskanalys och internkontrollplan stärkas. Det är bra att förvaltningen initierat ett arbete med internkontroll och dess koppling till styrning där fokus ligger på att följa de rutiner och processer med stark koppling till måluppfyllelse. Den sammanfattande bedömningen är nämndens arbete med internkontroll är godkänd med vissa brister (gul). Nämndens interna kontroll bör även omfatta väsentliga verksamhetsprocesser. 3.4 Verksamhetsspecifika processer Övertagandet av hemsjukvården från Landstinget har sammantaget gått bra. Samtidigt visar uppföljningen att reformen krävt och kräver mer resurser än vad som beräknats. Uppföljningen har komplicerats av att det finns nyckeltal från 2012, då Landstinget var huvudman och att det inte gjordes någon baslinjemätning i anslutning till övertagandet. Det har inneburit svårigheter när förändringar i förhållande till ingångs- och övertagandevärden ska göras. Det har i sin tur inneburit att Landstinget och kommunen delvis haft olika bilder kring bl.a. skatteväxlingen. De uppföljningar som görs idag sker i förhållande till hur det såg ut vid starten, dvs. övertagandet. Den interna och externa kommunikationen har varit och är en viktig del i samband med nämndens och förvaltningens omorganisation. Parallellt har kommunen centraliserat kommunikationsorganisationen och