Granskning av EU-arbete inom Motala kommun

Revisionsrapport Granskning av EU-arbete inom Motala kommun November 2008 Elisabeth Björk

Innehållsförteckning Sammanfattning...3 1 Inledning...4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Syfte och metod...4 1.3 Revisionsfråga...4 1.4 Metod och avgränsning...5 2 Granskningens resultat...6 2.1 Organisation och strategi...6 2.2 Ekonomi och jämförelser...7 2.3 Nämnderna och styrelsens arbete...9 2.3.1 Bildningsnämnden...9 2.3.2 Plan och miljönämnden...9 2.3.3 Socialnämnden...9 2.3.4 Tekniska nämnden samt Vatten och renhållningsnämnden...10 2.3.5 Kommunstyrelsen...10 3 Sammanfattande analys och bedömning...11

Sammanfattning Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Motala kommuns revisorer genomfört en granskning av organisationen kring EU-arbetet inom kommunen. EU:s gemensamma regionalpolitik (s k sammanhållningspolitik) har till syfte att minska ekonomiska och sociala regionskillnader inom EU. De gemensamma och nationella åtgärderna ska komplettera varandra för att stärka EU:s konkurrenskraft gentemot resten av världen. Det främsta instrumentet för att uppnå detta är strukturfonderna, som omfattar drygt en tredjedel av EU:s budget. Granskningen syftar till att besvara om kommunens organisation kring EU-arbetet är ändamålsenligt, har kommunen någon övergripande strategi gällande EU-arbete, hur ser nämndernas kompetens kring dessa frågor ut samt hur aktiva har kommunen varit på området. Det kan konstateras att kommunen har en strategi för internationellt arbete som då innefattar även EU-arbete, denna är något gammal och en revidering är på gång. Kommunens organisation gällande EU-arbete bygger på en centralt placerad resurs som till 10-20 % arbetar med EU-frågor. Denna person skall fungera som en länk mellan kommunen och andra organisationer men också som en länk internt i form av informationsspridning, kunskapsspridning och vara behjälplig vid frågor. Nämnderna har inga egna resurser vad gäller EU-frågor utan bygger på enskilda individers initiativ. Inom t.ex. Bildningsnämnden har det funnits EU-nätverk och större EU-projekt har drivits. Kommunstyrelsen har också drivit två stora EU-projekt Legs och Files. Effekterna av dessa projekt har varit positiva och lett till det lokala utvecklingsplanen Motala 2020. Det finns mycket kunskap inom kommunen att ta tillvara och dra nytta av. I jämförelse med andra kommuner i länet har Motala kommun under perioden 2000-2006, erhållit 219 kr per invånare i EU-stöd, detta ska jämföras med att länets invånare i snitt har fått 280 kr. Detta tyder på att Motala kommun skulle kunna vara mer aktiva på området. Revisionen föreslår att kommunen beslutar om 1) vilken ambitionsnivå ska gälla för kommunens EU-arbete 2) reviderar och uppdaterar strategin 3) beslutar om hur organisationen ska se ut i framtiden, 4) beslutar om en manual hur man praktiskt går tillväga och till sist 5) inspirerar och får liv i arbetet. 3

Inledning 1.1 Bakgrund Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Motala kommuns revisorer genomfört en granskning kring EU-arbete inom kommunen, i enlighet med revisionsplanen för 2008. Det finns hundratals olika program inom EU som finns att söka för kommunen. En del program är tematiska och inriktade på t ex forskning och en del är knutna och anpassade till ett visst geografiskt avgränsat område, t ex strukturfondsprogram. EU:s gemensamma regionalpolitik (s.k. sammanhållningspolitik) har till syfte att minska ekonomiska och sociala regionskillnader inom EU. De gemensamma och nationella åtgärderna ska komplettera varandra för att stärka EU:s konkurrenskraft gentemot resten av världen. Det främsta instrumentet för att uppnå detta är strukturfonderna, som omfattar drygt en tredje del av EU:s budget. En ny sjuårig programperiod för regionalpolitiken och strukturstöden gäller mellan 2007 och 2013. Innevarande programperiod syftar till att skapa konkurrenskraft och sysselsättning i alla regioner inom EU. De två strukturfonderna är Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) med Nutek som förvaltande myndighet, och Europeiska Socialfonden (ESF) med ESF:s rådet som förvaltare. 1.2 Syfte och metod Syftet med granskningen är att kartlägga kommunens organisation kring EU-arbetet samt att omfattningen av kommunens uppföljande arbete. Granskningen omfattar det utförda EU-arbetet under åren 2005, 2006 och 2007. 1.3 Revisionsfråga Granskningens huvuddelar: Är kommunens organisation kring EU-arbetet ändamålsenlig? Har kommunen någon övergripande strategi gällande EU-arbete? Hur är nämndernas kompetens, intresse och möjligheter att praktiskt hantera ansökningsförfarande och genomförande av EU-projekt? Kartläggning av hur stora belopp kommunen sökt resp. hur stor andel av ansökningarna som blivit beviljade. 4

1.4 Metod och avgränsning Intervjuer har genomförts med förvaltningschefer olika befattningshavare inom nämnderna, koordinator för internationellt arbete, utvecklingschef samt näringslivschef Dessutom har en genomgång gjorts av relevant dokumentation och information. Rapporten är sakgranskad av koordinator för internationellt arbete. Revisionen avgränsar sig till att granska organisationen och arbetet kring EU-projekt och inte enstaka projekts resultat. 5

2 Granskningsresultat 2.1 Organisation och strategi Kommunfullmäktige i Motala kommun antog 2001-09-24 134 en strategi för internationellt arbete. Denna strategi omfattar internationellt arbete i stort, och därmed inte begränsad till projekt inom EU och finansierade av EU-medel. Nedan kommer de delar som berör EU-projekt att omnämnas. Ett av de viktiga skäl för internationellt engagemang som nämns är att tillvarata de möjligheter som finns inom EU:s fonder och program för att deltaga i projekt och på så sätt få delfinansiering till utveckling av ny och ordinarie verksamhet. I avsnittet för genomförande och uppföljning står det att kommunstyrelsen och verksamhetsstyrelserna upprättar verksamhetsplaner för sina respektive områden samt har ansvar för att den internationella strategin verkställs. Styrelserna har själva ansvaret för att bevaka och finansiera sina respektive verksamhetsområden. Resurser ställs till de kommunala verksamheternas, näringslivets och allmänhetens förfogande i form av bl a kommunens EU-samordnare samt tjänsteköp av East Sweden Brysselkontoret, Euro Info Center och EU-lotsen. Dessutom är Motala kommun delägare i East Sweden Development Agency. I bilaga 2 till strategin beskrivs de externa resurser som finns för Motala kommuns internationella arbete. 1. Länsstyrelsen i Östergötland Här finns en EU-samordnare som hjälper till med ansökningar mm. 2. East Sweden Brysselkontoret Sedan 1996 finns ett kontor i Bryssel som Motala kommun har ett avtal om tjänsteköp med. Uppdraget för kontoret är att vara kontaktorgan in i EU för regionens kommuner, landsting, länsstyrelse och universitet. De ska bevaka och ge information, förmedla kontakter mm. 3. EU-nätverket i Östergötland Ett nätverk sedan 1996 med representanter från kommuner, landsting och andra organisationer. Nätverket träffas en gång per månad. 4. EU-lotsen En regional EU-lots finns anställd som hjälper till med EU-projekt inom skolan. När strategin författades så fanns det en anställd EU-samordnare centralt placerad på 10-20 %. Det är denna person som det hänvisas till och som skall vara ett stöd för övriga styrelser och nämnder. Under hösten 2004 rationaliserades denna tjänst bort men infördes igen 2006. Idag finns det en centralt placerad tjänsteman som arbetar 10-20% med internationellt arbete. Tjänstemannen ingår även som representant i EU-nätverket i Östergötland, och har även mycket kontakter med East Sweden kontoret i Bryssel. 6

I arbetsuppgifterna ingår att vara länken mellan kommunen och Östsam, att sprida information om EU, att distribuera information både inom och utom kommunen, kunna svara på frågor och sprida kunskaper. Kommunen har fortfarande goda kontakter med Länsstyrelsen i Östergötland vad det gäller dessa frågor och så även EU-nätverket. På Östsam finns det en person som främst arbetar med frågor kring skolan, en s.k. EU-lots. Precis som skrivs i strategin så ligger det på nämnderna och styrelserna att bevaka eventuella möjligheter att finansiera projekt. Intervjuer har skett med representanter för de olika nämnderna och hur man arbetar med dessa frågor ser väldigt olika ut. Det finns önskemål om en tydligare strategi kring detta och en central person som mer koncentrerat arbetar med dessa frågor. Alla är dock överens om att projektledaren för ett specifikt projekt bör finnas inom berörd verksamhet. Den centrala resursen ska vara behjälplig i informationsinsamling, förankring hos berörd myndighet, ansökningar, uppföljningar, mm. Arbete har påbörjats med att revidera strategin. 2.2 Ekonomi och jämförelser Ekonomikontoret har efter revisorernas förfrågan sammanställt, för denna gransknings ändamål, alla EU-bidrag registrerade i ekonomisystemet som EU-projekt under perioden 2005 2008-09-23. Sammanställningen visar att Motala kommun under dessa fyra år fått drygt 4 miljoner kronor i intäkter för olika EU-projekt. Under granskningens gång har det framkommit projekt som inte finns med i denna ekonomiska redogörelse. Omfattningen av dessa är ej kartlagd. Summa 2005 1 059 677 Summa 2006 1 552 476 Summa 2007 1 096 495 Summa 2008-09-23 330 385 Totalt 4 039 033 Vissa nämnder/förvaltningar har inte erhållit något medan andra har erhållit. Nedan visas en redovisning på respektive förvaltning och år. Nämnd/förvaltning 2005 2006 2007 2008-09-23 Summa Omsorg 258 465 191 861 233 038 100 774 784 138 Barn/grundskola 547 703 1 120 544 600 448 103 840 2 372 534 Fritid/kultur 253 509 240 071 263 009 125 771 882 360 SUMMA 1 059 677 1 552 476 1 096 494 330 385 4 039 032 7

Revisionen har begärt in från ESF-rådet en lista över ansökningar Motala kommun gjort under 2008. Vid tre tillfällen har kommunen sökt om medel, fått avslag i två fall och tagit tillbaka en ansökan. Hur aktiva har då Motala kommun varit i att söka och erhålla EU-stöd jämfört med andra kommuner i länet? Jämförelsen nedan avser statistik framtagen på förra programperioden d.v.s. 1 januari 2000 till 31 december 2006. Någon statistik för senare år har ännu inte kunnat tas fram. Kommun Summa beviljade belopp Summa beviljade belopp per invånare (kr) Boxholm 912 000 kr 175 kr Finspång 4 818 899 kr 232 kr Kinda 4 731 312 kr 477 kr Linköping 33 528 235 kr 242 kr Mjölby 4 404 126 kr 174 kr Motala 9 178 095 kr 219 kr Norrköping 41 762 643 kr 333 kr Söderköping 1 728 872 kr 123 kr Vadstena 5 461 819 kr 724 kr Valdemarsvik 3 568 479 kr 444 kr Ydre 896 375 kr 235 kr Åtvidaberg 2 705 855 kr 230 kr Ödeshög 2 930 924 kr 539 kr Östergötlands län 116 875 634 kr 280 kr Som framgår varierar summa beviljade belopp per invånare stort inom länet. Sett till Motala kommun hamnar man på fjärde plats vad gäller de som beviljats minst medel. Motala kommun ligger även under snittet för hela länet, 219 kr jämfört med länets 280 kr. Att statistiken ser ut som den gör beror med all säkerhet på många olika faktorer. Det kan dock konstateras att Motala kommun kan bli mer aktiv och därmed få möjligheter att växla upp befintliga egna medel med EU-medel. 8

2.3 Nämnderna och styrelsens arbete Nedan ges en sammanfattning över de olika nämnderna och styrelsens arbete kring EUarbete. 2.3.1 Bildningsnämnden Tidigare fanns det en centralt placerad tjänst som på 25 % hade hand om EU-frågor. Under sista tidens omorganisationer mm har denna tjänst försvunnet. Inom skolan har det bedrivits ett EU-projekt gällande kompetensutveckling. Arbetet har varit bra och gett mycket. Det har även gett ringar på vattnet så fler skolor inom andra områden har intresserat sig för frågan. De EU-projekt som bedrivs inom nämnden kommer upp och drivs av enskilda eldsjälar. Det finns i dagsläget inget sammanhållande grepp kring dessa frågor. I samband med att kompetensutvecklingsprojektet var igång hade man även ett EU-nätverk/projektgrupp som var aktivt. Kultur har inga EU-projekt igång och ser inte heller att man varken har tid eller kunskap att starta igång något. Efterfrågar en person som har den samlade kunskapen. Fritid har inte heller några EU-projekt igång. Anser att det är oerhört viktigt att man har rätt perspektiv på den här typen av verksamhet. Får inte vara så att man hittar på ett projekt som läggs på den övriga verksamheten utan det ska vara ett befintligt projekt som växlas upp med EU-medel. Har varit med i en förstudie i ett internationellt projekt tillsammans med Norge och Italien. Fick efter inlämning av ansökan avslag. Ansvarig på fritid tycker att mycket tid och kraft läggs ner för väldigt lite pengar. Tycker inte att kommunens EU-arbete är bra organiserat. 2.3.2 Plan och miljönämnden Inom nämnden bedrivs inga EU-projekt i dagsläget. Förvaltningschefen har vid ett tillfälle deltagit vid ett informationsmöte gällande EU-bidrag men det var längesedan. Finner inte kommunens organisation som ändamålsenlig vilket medför en passivitet bland övriga. Har även sett exempel på projekt som inte varit helt förenliga med den verksamhet de bedrivs i. 2.3.3 Socialnämnden I slutet av 1990-talet bedrev man EU-projekt inom mål 3 d.v.s. kompetensutveckling. Detta projekt föll väl ut och höll en hög kvalitet. Sedan dess har det inte bedrivits några projekt som förvaltningschefen känner till. Omsorgschefen konstaterar att kommunens fokus har förändrats över tiden då man tidigare hade en EU-samordnare anställd och som fungerade som en länk mellan förvaltningarna och olika EU-organ. Det saknas kompetens inom förvaltningen vad gäller EU-arbete. 9

2.3.4 Tekniska nämnden samt Vatten och renhållningsnämnden Inom park och natur har det bedrivets ett projekt som avslutades hösten 2007. EUfinansieringen möjliggjorde ett större arbete än vad det från början vad tänkt med egna medel. Detta ser man som en förutsättning för att överhuvudtaget hålla på med EU-projekt att man växlar upp befintliga projekt. Vad gäller kommunens organisation kring EUarbete så anser man den inte vara fullt ut ändamålsenlig. Önskar mer handfast hjälp i genomförandefasen och med ekonomin. Inom kostenheten erhåller man också EU-bidrag i form av Mjölkpengar vilka administreras genom jordbruksverket som är samordnare. Ansvarig på kostenheten vet att det finns andra bidrag att söka också men av tidsmässiga och kunskapsmässiga skäl görs det inte. Tycker inte att kommunens organisation är ändamålsenlig. 2.3.5 Kommunstyrelsen Stadsbyggnadskontoret har inte varit delaktiga i något EU-projekt historiskt sett. Det är främst samverkansprojekt som skulle kunna vara aktuella men man har inte fått frågan. En av anledningarna till att de inte deltagit är tidsbrist. Tycker inte att kommunens organisation är ändamålsenlig vad gäller EU-arbete. Det har även bedrivits två EU-projekt som heter Legs och Files. Files projekt avslutades 2007 men kommunen har än så länge inte fått sina pengar. Filesprojektet var ett följdprojekt av Legs. Kommunen har haft stor nytta av projektet vilket har bidragit som underlag till Motala 2020 LUP (lokala utvecklings planen). Man konstaterar dock att det är mycket administrativt arbete med att bedriva EU-projekt och utan Länsstyrelsen hade det aldrig gått. Det finns goda resurser i de samarbetsorgan som finns runtomkring men de utnyttjas inte. Koordinator för internationellt arbete konstaterar att det missas i samordningen mellan förvaltningarna. Det finns inte en kontaktperson på respektive förvaltning som har huvudansvaret utan det är var och ens intresse som avgör hur pass aktiv förvaltningen är. Det finns mycket kunskap och kontakter som skulle kunna utnyttjas bättre. 10

3 Sammanfattande analys och bedömning Motala kommun har en kommunövergripande strategi gällande internationellt arbete där EU-arbete ingår. Det var dock sju år sedan som fullmäktige beslutade om denna och vissa delar har förändrats med tiden. Arbete har påbörjats med att revidera strategin vilket förefaller nödvändigt då vissa förutsättningar har förändrats. Det framgår klart och tydligt, i de intervjuer som har gjorts, att majoriteten inte tycker att kommunens organisation vad gäller EU-arbete är ändamålsenlig. Det efterfrågas mer handfast stöd i frågor inför projekt och under genomförande fasen men även i uppföljningsfasen. EU-samordnare brukar ha ansvar att bevaka program, initiera och stimulera projekt, organisera utbildning och informationsinsatser om EU-frågor och förutsättningarna för projektfinansiering, samt att bistå med rådgivning vid ansökningar om projektmedel från EU. Tanken är att en samordnares tjänst ska självfinansieras via de beviljade EU-medlen. I dagsläget har kommunen en koordinator för internationellt arbete som arbetar med dessa frågor 10-20 % av sin arbetstid. Oavsett vilken organisationsform kring EU-arbetet som kommunen bestämmer sig för, är det viktigt att strategi och ansvar blir klartgjort i hela organisationen. Det krävs att kommunstyrelsen antar en tydlig strategi, fördelar ansvaret mellan kommunens olika enheter och gör en prioritering av de frågor som ska bevakas/drivas på EU-nivå, för att kommunens EU-arbete ska vara framgångsrikt och ändamålsenlig. Utgångspunkten för det strategiska arbetet bör vara en kartläggning av kommunens behov samt en omvärldsanalys av de framtida utmaningar kommunen står inför och utifrån dessa identifiera projekt som skulle kunna vara aktuella. Det finns inget förvaltningsövergripande nätverk bestående av ansvariga personer i de olika förvaltningarna. Detta innebär att möjligheten till erfarenhetsutbyte inte utnyttjas optimalt, vilket riskerar att försämra organisationens förmåga att få EU-finansiering. Kommunen deltar däremot i externa nätverk som finns inom regionen vilket är mycket positivt. Vidare har man goda kontakter med Länsstyrelsen och kommunen delfinansierar även East Sweden kontoret i Bryssel. Östsam har också resurser som inte fullt ut utnyttjas, där skulle kommunen kunna få mycket stöd. Det är inte möjligt att ange hur mycket EU-medel kommunen hade kunnat få om möjligheterna hade utnyttjats optimalt. Men det kan konstateras att kommunen hade kunnat vara betydligt mer framgångsrik och förmodligen kunnat erhålla ytterligare medel med tanke på hur det ser ut i jämförelse med andra kommuner i länet. De siffror som redovisas som intäkter till kommunen är förmodligen högre än vad som anges då det under granskningens gång har framkommit EU-projekt som inte finns redovisade i den statistiken. Någon djupare analys av detta har inte gjorts. 11

Min sammanfattande bedömning är följande; Kommunen bör 1. Besluta vilken ambitionsnivå som skall gälla för EU-arbetet 2. Revidera och uppdatera strategin 3. Hur skall organisationen se ut i förhållande till beslutad ambitionsnivå, centralt placerad samordnare, decentraliserad kunskap, utnyttja befintlig kunskap mer effektivt, köpa kunskap? 4. Besluta om en manual hur man praktiskt gör, vilka instanser som ska kontaktas, hur uppföljning ska gå till, vem ska informeras mm. 5. Framför allt, inspirera och få liv i arbetet! 12