Klinikledningsmöte psykiatrin, Sunderby sjukhus

Redovisande dokument Protokoll Sida 1 (8) Klinikledningsmöte psykiatrin, Sunderby sjukhus 2018-04-27 Tid och plats 2018-04-27, kl. 08 30-12 00, Glasrummet psykiatrin Sunderbyn Deltagare Anders Berntsson Anna-Karin Aasa Anna Öhrling Anne Kemi Annelie Nilsson Carin Nordberg Erika Sigvallius Ingela Hällström Jeanette Nordberg Kate Oskarsson Linus Bussman Peter Skeppar Petter Broström Seija Kivilompolo Tuija Halonen Siw Söderberg Mötets öppnande Jeanette hälsar alla välkomna och går igenom dagordningen. Patientsäkerhet Erika informerar om hur läget är med klagomål. 18 PAN-ärenden har inkommit, det är mer än förra året. IVO ska ta svårare ärenden och resten till PAN. Märker att PAN-ärenden är mer komplicerade än tidigare. Hittills har det inkommit två IVO-ärenden. Tre ärenden har inkommit via regionens funktionsbrevlåda. Enheterna har fått en del samtal men det har inte kommit till patientsäkerhetssamordnarnas kännedom. Erika påminner att klagomål ska läggas in i Synergi. Hur gör man när anhöriga ringer återkommande samtal, ska man lägga in samtal i Synergi? Erika återkommer med svar. Angående svar till patienter så tycker Erika att enhetscheferna är snabba på att svara, behöver inte påminna om detta. Tre händelseanalyser pågår för tre suicid, deltar även i externa händelseanalyser. Positivt att psykiatrin har kommit långt med patientsäkerhetsarbete, Erica och Pernilla får telefonsamtal från andra enheter som vill ha hjälp och de tycker det är positivt att jobba med andra kliniker. Vid genomgång av händelseanalyser, ska patientsäkerhetssamordnare, processledare och utvecklingssjuksköterska delta framöver för att spara tid då man är med i dialogen redan från början. Riskanalyser sommaren 2018 Riskanalyser för sommaren 2018 ska upp i VUS 4 juni och 18 juni. Riskanalyserna ska vara att skickas ut med kallelsen till VUS, d.v.s. en vecka innan VUS-möte. Analyser finns sedan förra året, revidera dessa. Slutenvården behöver jobba lite mer med sina analyser. Vi tar upp öppenvårdens riskanalyser på VUS 4 juni och slutenvården 18 juni. Fortsatta telefonmöten för psykiatrin i länet torsdagar 14.30 under sommarpe-

Sida 2 (8) rioden, enhetschefer och läkare deltar. Piteå kommer inte ha samma möjligheter för överbeläggningar, drar ner på vårdplatser. Suicidprevention i psykiatrisk öppenvård Rutinen behöver förtydligas när patienterna skrivs ut på helgerna. Hur gör vi när patienten skrivs ut under helgen? Hur säkrar vi övergången och att patienten får uppföljning på närpsykiatrin? Viktigt att vi inte tappar bort patienten som varit inskriven för suicid. Oavsett om patienten skrivs ut vardag eller helg ska samma rutin gälla. TVG håller i patienten till första mötet har genomförts med patientens kontaktperson. Fast vårdkontakt ska ha kontakt med patienten minst 1 gång i veckan, inte per telefon vid uppföljning första veckan efter utskrivning. Om patienten är på bedömning eller utredning så har patienten ingen fast vårdkontakt. På morgonmötena, går man igenom vad som har hänt på jouren och vilka som skrivits ut. Via funktionskoden SV75 i VAS kan man se alla inneliggande sedan 30 dagar tillbaka, kolla vilka som skrevs ut igår/under helgen. Om det är en ny patient så ska TVG träffa patienten nästföljande vardag. Om det är en känd patient som blir utskriven under helgen, på måndagens morgonmöte ska aktuell behandlare boka in en tid och träffa patienten snarast. MLA deltar inte i morgonmöten. MLA verkar för att vi har följsamhet till medicinska prioriteringar där suicidala patienter alltid är prio 1. Fördelning av ärenden i Luleå sker utifrån psykiatrin Sunderbyns rutin för medicinska prioriteringar. Gå igenom AN27, dagsprogrammet och välj Dikt när patienten är fördelad, då blir det en * vilket innebär att den här pat är uppmärksammad. Det ska dokumenteras på morgonmötet. Förtydliga hur bokar man ett besök. TVG Genomgång av rutinen Trygg vårdövergång avdelning 32, Sunderby sjukhus som är reviderad. Helene Tjäder som är tillbaka efter barnledighet undersöker möjligheter att följa upp patienter via Skype vilket skulle underlätta för Kalix. Helene ska ta fram en informationsbroschyr om TVG, hur man kontaktar TVG etc. Anna-Karin och Linus får i uppdrag till deras planeringsdag med TVG, då vi har gott om underläkare i sommar se över möjligheten att göra bedömningar/ uppföljningar av fortsatta permissioner hemma hos patienten med personal från TVG och en underläkare istället för att patienten ska komma tillbaka till Sunderbyn för en bedömning. Ur ett patientsäkerhetsperspektiv vore det bra att följa upp permissioner i hemmet när vi har begränsat med vårdplatser, allt för att underlätta för avdelning 32. Underläkaren kan följa med TVG hem till patienterna men inte ta ställning till permission, behandlingar eller suicidbedömningar, det gör allt överläkaren. Underläkaren kan dokumentera besöket.

Sida 3 (8) Jourlinjen Det är beslutat att Piteås nya ST-läkare ska ta 50-tal pass av primärjour men först ska läkaren ingå i samjouren i Piteå i cirka 1,5 år. Vi kan inte räkna med ST-läkare från Piteå tar någon jour i närtid. Vlad och Amalia kommer att jobbar på 32:an i sommar. Mihai Florea ny ST-läkare kan inte börja ta primärjour i sommar, eventuellt fr.o.m. september ta dag primärjour. Carina Gavelin klar med sin AT den 15 juni. Jeanette kommer att kontakta henne. Vi har AT-läkare och vik underläkare i sommar, det blir 2 underläkare på varje sida. Vik underläkare får dock inte arbeta självständigt på jouren i sommar. ST-läkarna ska boka upp sig för så mycket pass de kan ta i sommar. Det kommer att vara 2 ST-läkare/pass. När det gäller samverkan bakjourer med Piteå så är förslaget att när bakjouren utgår från Piteå, är det läkare i Sunderbyn som rondar 5 timmar i Sunderbyn. När Sunderbyn har bakjour finns det rondläkare i Piteå som rondar avdelningarna i Piteå. Efter det övergår det som är kvar att göra till bakjouren. Arbetssättet medför att patienter kan skrivas ut på båda orterna under helger, ger en bättre översyn av vilka som prioriteras och underlättar uppdraget för bakjouren. Planerar för att prova med jourpass, bakjour och rondjour mitten av maj till juni. Ingela Marklund ska göra en beskrivning av uppdraget. Ola Fritz skriver ett förhandlingsunderlag. Sommarplanering (semester EC + VC och Bitr VC) Sommarplanering är inte klar. Alla enhetschefer har inte lämnat in semesteransökan. Carin ser över så att det alltid är någon enhetschef i tjänst och beviljar semestrarna efter det. Sofie Larsson går in som tf enhetschef i Luleå 16 juli-20 augusti. Carin gör en sammanställning av enhetschefernas semester. Carin och Jeanette arbetar i juni. 2:a i veckan augusti måste alla vara på plats. 3:e veckan i augusti startar allt. Bygginformation maj 2018 - Anne Byggstart för psykiatrin är den 14 maj, för akutsjukvården är det byggstart 7 maj. Den 21/5 är det second opinion. Tore Öberg har bjudit in 3 granskare från region Skåne som kommer att skriva ett skriftligt analysresultat till oss. Det har bildats en säkerhetsgrupp som träffas varje vecka för översyn av störningar. Rutinen Stoppa bygget är inte riktigt färdig ännu. Beredskapsplaner, bilagor till rutin driftstörning i lokal katastrofplan. Bygget stoppas vid allvarlig driftstörning ex vid fara för liv, svår påverkan på verksamheten för personal eller patienter. Det kommer att finnas en särskild mall som graderas. Skickas ut till enhetschefer och de som jobbar under sommaren. Ledningsansvarig sjuksköterska är lansen som finns på akutmottagningen. Den andra ledningsansvariga sjuksköterskan är psykiatrins joursköterska på år jourmottagning. Sjuksköterskorna har rätt att stoppa bygget och ska kontaktas vid störningar som i sin tur kontaktar byggledare som kan stoppa bygget. Måttliga störningar anmäls till Anne Kemi eller Anne Lindahl som kommer att lyfta till säkerhetsgruppen. Arbetstiden för byggarbetare är 07-19, efter det ska det vara tyst. Arbetet påbörjat för inventering av önskemål.

Sida 4 (8) Kravspecifikation för olika larm ex hot larm. Enhetscheferna ska se sina enheter över från deras perspektiv, förutsättning och vardag. Anne vill ha in synpunkter innan nästa fredag. Prioritering görs för Kalix behöver nytt larm1/9. Ekonomi t o m mars 2018 Vid ersättare för semester hör av er till Anneli så hon lägga upp era ersättare för ex fakturahantering. Anneli har semester 12 juli -15 augusti. Resultat -161,3 miljoner, resultatutvecklingen visar -6.6 miljoner. Försämrat jämfört med föregående år. Analys och kommentarer och uppföljning ekonomit t o m mars 2018. BI-lyftet Anneli går igenom BI-lyftet som är ett statistikprogram som har funnits för slutenvården sedan i mars. Programmet finns i högerspalten på insidan, visa alla verktyg, välj uppföljningsportalen. Gick igenom slutenvården där kan man se beläggning, diagnoser, ålder, fördelning män och kvinnor. För öppenvården kan man se antal besök hos respektive vårdgivarkategori förutom ovan nämnda statistik. Väljer man läkemedel kan man se vilka läkemedel som har förskrivits ut och hur mycket samt vad respektive läkare har förskrivit. Situationen avdelning 32 Sjuksköterskorna flaggade för en månad sedan om tung arbetsbelastning och uppsägningar. Enhetscheferna samt Jeanette och Carin har haft möte med sjuksköterskorna varannan vecka. Det har tagits fram en handlingsplan som man jobbar efter. Arbetsgrupp tillsatt för att se över schemamodell som inger möjlighet till individuella lösningar. Handlingsplanen omfattar att kunna påverka sitt schema, tid för internutbildning, se över arbetssätt. Arbetsgivaren har erbjudit individuell handledning. Arbetsgruppen har påbörjat sitt arbete, träffats igen om 2 veckor. Jeanette kan se 3 scenarior om sjuksköterskorna säger upp sig; 1. Försöka förhandla med de sjuksköterskor som är på väg bort, erbjuda lönesatsning (vi hoppas på positivt besked från divisionsledningen), individuell handledning, internutbildning, var annat sjuksköterskemöte byts ut till utbildning. Enhetschefer har tagit kontakt med sjuksköterskor. Anställt en ny utvecklingssjuksköterska och en till är på gång. Det har visat sig att vid anställning av utvecklingssjuksköterska har det en tendens att drar åt sig mer sjuksköterskor. Daglig styrning med gröna korset ska införas och det ska sättas upp en patientprocesstavla. Vårdplanering på rond, triagering, kontaktmannaskap och fortsatt arbete att förbättra arbetssituationen. 2. Om vi inte lyckas att behålla sjuksköterskor får vi en ökning av hyrsjuksköterskor och med det ytterligare kostnadsökningar. Inför sommaren har vi sjuksköterskor som slutar, och det är inte säkert att det går att få tag i hyrsjuksköterskor. Har gjort avrop med hur många sjuksköterskor vi behöver, har inte fått något svar ännu. Enhetscheferna ska räkna ihop antal tim-

Sida 5 (8) mar vi behöver så att Jeanette kan be ekonomen räkna på kostnaden det medför. 3. Om vi inte har tillräckligt med hyrsjuksköterskor måste vi stänga vårdplatser. Information gått till divisionsledning och Erika Hedin, vårdförbundet. Detta innebär att divisionsledning är mycket väl medveten om vad vi står inför. Sjukhusdirektören och divisionsledning gör en översyn av sjuksköterskors löner inom slutenvården, inte bara inom psykiatrin och jämför med andra regioner. Sjuksköterskor i Västernorrland har högre löner. Oklart när översynen ska vara klar men kanske innan sommaren. Luleå närpsykiatri Förstärkningsläge ska pågå året ut. Ytterligare en enhetschef kommer att anställas. Det innebär att det blir en enhetschef per mottagningen, respektive enhetschef kommer att sitta på sin mottagning tillsammans med sina medarbetare. Enhetscheferna kommer att få ett gemensamt uppdrag. De ska bl. a arbeta med kösituationen utifrån ärendeinventeringen med målet att minska kön. I uppdraget ingår daglig styrning. Genomföra täta PUT och ha en stor- PUT för hela huset i gång månaden samt hålla i egna arbetsplatsträffar/mottagning. Enhetscheferna kommer att bilda en egen ledningsgrupp. Projektledare psykisk hälsa Mer information på nästa enhetschefsmöte. Pia Johansson, personligt ombud i Boden, har ett stort engagemang för psykiatrin har anställts och kommer den 14 maj. Tanja Bäckström, fysioterapeut som har jobbat på rättpsykiatrin, arbetar nu på Piteå HC har anställts. Inte klart när hon kommer. Handlingsplanen visas på enhetschefsmötet. Projektledarena ska stötta och samarbeta med enhetscheferna och medarbetarna. Utvärdering CS-mottagningens arbetssätt Beslut bör fattas om Kalix och Luleå ska jobba likvärdigt som i Boden. Vasileios berättar varför och hur de startade CS-mottagningen. Denna patientgrupp behöver få en jämlik vård och ett likvärdigt arbetssätt. Patienterna behöver stöd och hjälp att komma tillbaka till arbetet. De har ungefär 300 CS-patienter i dagsläget. 2 sjuksköterskor, kurator, psykolog, arbetsterapeut och rehab koordinator är kopplade till CS-mottagningen och de har CSronder. Vid kartläggning deltar rehab koordinator och blir inkopplade på de patienter som har kontakt med Arbetsförmedlingen och har kontakt med handläggare från Försäkringskassan. Rehabkoordinatorn har fått ett större uppdrag. Det går att söka pengar via FK, nu är ersättning 20 000 kr/månad, 240 000 kr/år för rehabkoordinator. Förslag se över möjligheten att använda ersättningar till ytterligare förstärkning av funktionen rehabkoordinator för de pengar man får från FK.

Sida 6 (8) Så länge rehabgarantin finns kvar och det är stimulansmedel så går det att söka pengar för rehabkoordinator. Rehabkoordinatorn kan ha mer sammanarbete med FK för de patienter som inte jobbar. Kalix har 200-300 CS-patienter. Luleå har 600 CS-patienter och cirka 600 är på väg in från BUP. Boden har cirka 300 CS-patienter och cirka 700 CSpatienter på väg in från BUP. Om det blir en dubblering av CS-patienter i Luleå så kommer det att bli problem med nuvarande lokaler. Kalix startar grupper till hösten för CS-patienter. Förslag att sammankalla teamen på de 3 orterna och titta på hur vi får till jämlik vård i framtiden på respektive ort. Kartläggning av nuvarande arbetssätt, teamarbete, se över patientärenden. Anna och Tuija sammanfattar fakta, arbetsätt, antal patienter och information från BUP om antal personer som blir aktuella på respektive närpsykiatri och tittar på nationella riktlinjer. När kartläggningen är klar sammankallar enhetschefer till ett möte med MLA och teamen. Det ska komma ett vård- och insatsprogram 2018, så att vi inte hittar på något eget utan följer de riktlinjer som finns, kanske behöver det göras några ändringar i riktlinjerna när de kommer. Diskutera utredningar, hur ska diagnosen ställas etc. Svårt då det inte finns någon psykolog i Kalix. FK kräver bedömning av neuropsykolog för att betala ut ersättning till patienter. Gör att utredningen måste kompletteras senare. Behov neuropsykolog har tagits upp på varje regionmöte då det är ett stort behov. Psykologerna gör omfattande utredningar och bedömningar. Det är viktigt att det är kvalitet i bedömning men det påverkar resurserna. Det är cirka 140 vuxna patienter som står i kö för neuropsykiatrisk diagnosutredning. Anders berättar att i Stockholm har de minskat köerna. Enkel utredning får ta 4 timmar, svårare utredningar 20 timmar. Anders har underlag som han skickar ut. I Bodens utredningar saknas återkoppling från psykolog till läkare. De får en frågeställning från utredningsteam och det borde vara nödvändigt att psykologen återkopplar varför det ska göras en fördjupad utredning. Teamet diskuterar diagnosmisstankar. Psykologen gör en utredning, som kan ta från några timmar till 12 patientbesök. Detta arbetssätt innebär att nybesök är väldigt få. Komprimera tiden för utredningar så att teamen kan stämma av sina individuella bedömningar tillsammans? Sedan träffa patienten på ex ett rehabmöte som får resultat av utredningen/bedömningen. Efter det sammanställs teamets bedömning som skickas till patienten? Kan man fördela ut arbetsuppgifter i teamet, vem gör vad? Göra ett flödesschema? Petter har lagt upp en mapp CS-mottagning i EC-mappen, där material på flödeskartläggning samt Excelark för att börja lägga in kartläggning/uppgifter. Även mapp för psykologutredningar, för överblick i ECmappen. Sammankalla möte så snart som möjligt efter sommaren.

Sida 7 (8) Standardiserade vårdprocesser pågår nu depression och ångest, tar lite längre tid för att vi har så olika upplägg och insatser för dessa patienter trots att vi har nationella riktlinjer. Senare ska vi arbeta fram standardiserat vårdförlopp för ADHD och schizofreni. Bipolär mottagning i Boden, omsätta i Luleå och Kalix? Vasileios berätta hur de arbetar för jämlik vård, inte ha lokala skillnader och uppdelningar. Kroniska patienter som var utspridda till många olika behandlare då det var långa köer till behandlare och patienterna behövde ibland akuta insatser. Tanken var att koppla in intresserad sjuksköterska för en bipolär mottagning. Patienter med bipolära diagnoser skulle få samma information. Det finns patienter som har väntat i 2 år. Man valde ut en patientgrupp och startade med föreläsningar i grupp enligt Barcelonamodellen som omfattar 21 sessioner men Boden har förkortat det till 4 sessioner, den sista sessionen är individuellt med patienten. Den första gruppen med patienter fungerade bra men inte den andra gruppen. Gruppbehandlingen sparar resurser, ger snabbare flöde, patienterna kan ställa frågor och de får samma basinformation och byter erfarenheter med varandra. Läkemedelsenheten var intresserad och har föreläst om läkemedel. Läkemedelsenheten sköter provtagningarna, ringer upp patienterna och gör uppföljningar. Det finns behov av mer gruppinsatser och i en del fall individuella kontakter för att minska inläggningar. Sjuksköterska berättar om sina ärenden, får återkoppling på rond på 30 min, vilket har räckt. Sofia Oja, Luleå intresserad av bipolär mottagning. Kalix har planer på att starta upp en mottagning, håller på och tar fram material. LE kan åka till Kalix och ha föreläsningar eller ha det via Skype. Vasileios föreslår börja med att gå igenom alla patienter, vilka är akuta, vilka är stabila etc. Utifrån det välja ut en patientgrupp och starta med gruppbehandling. Förslag att i augusti-september kalla Vasileios och Laila till infomöte, eventuellt Skype där de informerar om sitt arbete och delar med sig av sitt material. Nästa steg prova gruppverksamhet som ett första steg. Utse läkare på varje ort och behandlare. Intresserad kan ta kontakt med Laila och Vasileios. Det finns Powerpoint om Barcelonamodellen, rutiner hur rond ska se ut, rutin för bipolär sjuksköterska. Broschyr till patienter finns. Uppdrag till Seija att sammankalla Vasileios, Laila, läkare och behandlare till ett första möte om bipolär mottagning till hösten. Laila vill köra hela utbildningen och testa materialet innan det sprids. Skickas ut till KL. Inriktningsbeslut om CS- och bipolärmottagning, fortsatt diskussion till hösten, hur vi ska ta det vidare. BUP BUP har mailat och önskar hjälp av vuxenpsykiatrins personal att ta extra arbetspass. De har en 14-årig tjej inneliggande som är utåtagerande med svår historia i bakgrunden. Anders B är bakjour som konsult. Eventuellt kommer skyddsombud att stänga avdelningen. BUP vädjar om hjälp men vi inte ska vårda barn på avd 32. I första hand ska BUP hålla avdelningen öppen.

Sida 8 (8) Det är inte juridisk rätt att vårda barn på avdelning 32. BUP försöker hitta annan ort som kan ta hand om patienten. Psykologer närpsykiatrin Psykologerna undrar över möjligheten att arbeta kvällar och helger för kökortning. Jeanette har lyft frågan med närsjukvårdschefen som svarat att först bör en produktions- och kapacitetsplanering göras inkluderat prioritering av ärenden för vardagar dagtid innan vi börjar med kökortningsåtgärder i form av kvälls- och helgarbete. Det ena förtar dock inte det andra. Annars riskerar vi att hamna i samma läge i alla fall. I svaret till psykologerna skrevs vidare, vad förväntas vi klara av i antal utredningar per år, antal utredningar 2018, 2019? Titta på hur man kan lägga upp arbetet schematekniskt för att kunna hantera så många utredningar som möjligt vardagar dagtid. Antal timmar en utredning får ta? Ta del av hur man arbetar på andra orter, Skellefteå, Umeå, Jämtland? Arbetssätt och tid för utredning. Samverkan med arbetsterapeuter i utredningarna? Vad kan de bidra med? Psykologerna har tolkat det som att vi misstror dem. Vi bör omvärldsspana, hur man arbetar i övriga landet. Som arbetsgivare utgår vi från AFS 2015:4 organisatorisk och social arbetsmiljö, arbetsgivarens ansvar att anpassa efter arbetsbelastning. Förväntning som arbetsgivare, lyssnar av enhetscheferna. Säger att de inte har någon standardmall för psykologer. Kön är ett arv då det inte fanns någon psykolog och kön fortsätter att växa. Detta ska lyftas med MLA och verksamhetschef. Vi måste ha ett möte med psykologer och läkare och diskutera utredning, gemensamt arbetssätt och samverkan snarast möjligt. Möte med förvaltningsrätten Vid senaste mötet med förvaltningsrätten informerade domaren om att lagen är teknikneutral. Nu finns möjlighet för läkare i öppenvården att delta via videokonferens, behöver ej sitta med vid möte med förvaltningsrätten. Dock kan detta inte gälla läkarna som deltar via video från Grekland pga grekisk lagstiftning. Sunderbyn kommer att vara pilotprojekt för detta. Kanske innebär att övriga länet följer efter. Beställa videoutrustning till förvaltningsrätten. Läkemedelensenheten Kate har haft ett möte med Peter Skeppar och läkemedelsenheten och de har fått ett uppdrag enligt protokoll från januari 2017. De ska granska avvikelser, flödeschema angående Litium, göra en checklista för kontrolläkemedel. Utveckla rutiner, gå igenom problemområden under maj månad. Läkemedelsenheten, Peter Skeppar och Marcus Boman har haft ett första möte. När checklista och rutiner är klara, ser att det fungerar i praktiken med avvikelser, delrapportera efter sommarn, efter 3:e mötet till klinikledningen. Jeanette Nordberg Verksamhetschef Siw Söderberg Sekreterare