Plats och tid Stadshuset, sal Flen Kl 09:00-15:10 Beslutande Anders Berglöv (S), ordförande Emma Dahlin (M), 1:e vice ordförande Caspar Almalander (V), 2:e vice ordförande Terese Larsson (S) 25-31, 33-40 Daniel Ljungkvist (S) Jonas Thyrén (S) Cecilia Friis (MP) Anna Jernemalm (KD) Katarina Lagerstedt (M) Karina Bundgaard Krogh (C) Berit Hyllbrant (L) Johan Hallinder (SD) Christine Hallinder (SD) Mari-Louise Andersson (S), tjänstgörande ersättare 32 Övriga deltagare Ersättare Mari-Louise Andersson (S) 25-31, 33-40 Ersättare Peter Munter (S) Ersättare Adam Jamaal Adam (S) Ersättare Greta Suvén (MP) Ersättare Huda N Omar (V) Ersättare Sven-Gunnar Johansson (M) Ersättare Kerstin Olsson (M) Ersättare Ingegerd Branting (C) Ersättare Magnus Erixon (L) Ersättare Göte Nilsson (SD) Ersättare Sven Bager (SD) Kommunchef Håkan Bergsten Ekonomichef Jeanette Lijesnic Avdelningschef U&S Sara Molander Kommunsekreterare Fanny Bergström Utredare Helen Nyberg (information) Utvecklare miljöfrågor Josefin Smeds (information) Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Emma Dahlin Stadshuset den 18 mars 2019... Fanny Bergström Paragrafer 25-40 61 Ordförande Justerande... Anders Berglöv... Emma Dahlin Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsen 2019-03-11 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2019-03-18 Datum för anslags nedtagande Kommunstyrelsens kansli, stadshuset, Flen 2019-04-11 Underskrift... Fanny Bergstöm
62 Förändring i dagordningen Kommunstyrelsen godkänner följande förändring i dagordningen: Utgår: - Samrådsyttrande till lantmäteriet rörande fastighetsreglering av Information/diskussion - Dialog med socialnämnden ordförande Daniel Ljungkvist (S), 1:e vice ordförande Roger Tiefensee (C) och 2:e vice ordförande Inger Andersson (V) samt tillförordnad förvaltningschef Annika Larsson Maspers - Presentation av ny utvecklare i miljöfrågor Josefin Smeds - Information om folkhälsoarbetet avdelningschef Sara Molander och utredare Helen Nyberg
63 Innehållsförteckning Sidnr 25 Svar på motion om belysning vid busshållplatser, 65 från Jonathan Bejefalk (L) 26 Svar på motion om rådens funktion, från Inger 68 Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) 27 Svar på motion om inrättande av IT-nämnd eller 73 IT-utskott, från Per Grönlund (-) 28 Revidering av lokala ordningsföreskrifter för 74 Flens kommun 29 Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för 76 förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun 30 Revidering av reglemente för gemensam patient- 78 nämnd i Sörmlands län 31 Taxa för grävning och återställande av Flens 79 kommuns mark 32 Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag 80 till studieförbundens verksamhet 33 Nytt boende inom avdelningen för funktions- 82 nedsättning 34 Svar från Flens kommun på remissförfrågan om att 84 slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa, Eskilstuna och Flens kommun, Södermanlands län 35 Redovisning av kommunstyrelsens interna kontroll 85 enligt internkontrollplan 2018
64 36 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen 95 37 Kommunstyrelsens nämndplan 2019-2022 med 96 budget 2019 och internkontrollplan 2019 38 Inkomna synpunkter 101 39 Delegationsbeslut 102 40 Anmälningsärenden 103
65 25 KS/2017:197 531 Svar på motion om belysning vid busshållplatser, från Jonathan Bejefalk (L) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att föreslå Region Sörmland och Trafikverket att utöver redan föreslagna hållplatser från Region Sörmlands utredning även ta med hållplatserna Bäckåsen och Margreteberg utifrån ett bytesperspektiv, samt att belysningsfrågan får en mer framskjuten prioritering när åtgärder av brister på hållplatserna diskuteras. att motionen anses besvarad. Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige daterad 2017-10-27 föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Vägverket (Trafikverket) tillse att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Ärendet återremitterades i kommunfullmäktige 2018-08-30 98 till samhällsbyggnadsnämnden med uppdraget att utreda vilka hållplatser som bör belysas och till vilken kostnad. Samhällsbyggnadsnämndens synpunkter Samhällsbyggnadsförvaltningen har med utgångspunkt i de kriterier som fastställts i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i VGU (vägar och gators utformning) endast kunnat komma fram till tre platser där belysning kan vara motiverad. Dessa tre platser är bytespunktslägen där du kan byta mellan olika busslinjer och där det idag saknas tillräcklig belysning.
66 Platserna är: - Margreteberg, Flen vid korsningen riksväg 55 och länsväg 221, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/780 och 760. - Bäckåsen, vid korsningen riksväg 53 och Hälleforsnäsvägen, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/701/801 och 479. - Åsen, Sparreholm längs väg 53, som är bytespunkt för byten mellan linje 701/801 och 489/589. Att utrusta dessa tre platser med belysning kräver dock samverkan med Trafikverket då de är belägna längs det statliga vägnätet. Samtliga av dessa hållplatser behöver också ses över vad gäller tillgänglighet, säkerhet och angöring. Att sätta upp en solcellsbelysningsstolpe är en relativ enkel åtgärd men Trafikverket har hittills intagit en restriktiv inställning till användningen av solcellsbelysning längs statlig väg då de anser att pålitligheten inte är tillfredsställande och att det riskerar att bli en falsk säkerhet då belysningen riskerar att inte bli tillfredsställande under den årstid den behövs mest. Om kommunen ska sätta upp eldriven belysning krävs att kommunen beställer nya anslutningar och tecknar nya abonnemang, ett för varje plats då det i två av fallen inte finns kommunal belysning i närheten och i det tredje fallet inte finns möjlighet att ansluta till befintligt abonnemang. Kostnaden för en belysningsstolpe med solceller är cirka 30 000 kronor exklusive fundament och montering. Kostnaden för en ordinarie belysningsstolpe är cirka 1 500 kronor, armatur cirka 1 000 kronor samt kostnader för fundament, kabel, montering, inkoppling, anslutning och abonnemang. Anslutning för inkoppling av nytt abonnemang kostar från 43 750 kronor (inom ett avstånd av 0-200 meter) och uppåt med en tillkommande avgift om 236,35 kronor per meter upptill 600 meter från anslutningspunkt. Om sträckan är mellan 600-1200 meter mellan möjlig anslutningspunkt och inkopplingsplats är kostnaden 132 850 kronor + 148,75 kronor per meter. Upp till 1 800 meter från anslutningspunkt är kostnaden 227 500 kronor + 225 kronor per meter. För sträckor över 1 800 meter tillämpas individuell taxa.
67 För platserna Margreteberg och Bäckåsen är det omöjligt för samhällsbyggnadsförvaltningen att bedöma avståndet mellan inkopplingspunkt och anslutning då det är helt beroende av vilken anslutning som Vattenfall anser går att använda för ändamålet. För Åsen i Sparreholm finns endast en möjlig inkopplingspunkt och den ligger inom 200 meter från anslutningen. Kommunledningsförvaltningens synpunkter Region Sörmland och Trafikverket genomför i dagsläget en utredning om brister på och omkring hållplatser på statligt vägnät i Sörmland. Information om brister på och omkring hållplatser på statligt vägnät har samlats in vid tidigare tillfällen men då åtgärdsförslag saknats i vissa kommuner och då resandesiffror på en del av föreslagna hållplatser är låga har det funnits behov av ytterligare avstämning. Region Sörmland har tagit fram ett åtgärdsförslag för Flens kommun med lämpliga hållplatser att inkludera i den pågående utredningen. Föreslagna hållplatser har valts ut baserat på nuvarande utformning och antalet påstigande resenärer från en hållplats. De hållplatser som Region Sörmland föreslår i sin utredning är hållplats Gjutaren i Hälleforsnäs, hållplats Mellösa i Mellösa, hållplats Strömsborgsvägen i Bettna och hållplats Åsen i Sparreholm. Kommunledningsförvaltningen föreslår att samhällsbyggnadsnämnden i samtal med Region Sörmland och Trafikverket föreslår att utöver redan föreslagna hållplatser från Region Sörmlands utredning även ta med hållplatserna Bäckåsen och Margreteberg utifrån ett bytesperspektiv, samt att belysningsfrågan får en mer framskjuten prioritering när åtgärder av brister på hållplatserna diskuteras. Kommunledningsförvaltningen föreslår också att utifrån ovanstående förslag ska motionen anses besvarad. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
68 26 KS/2018:114 001 Svar motion angående de kommunala rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad med hänvisning till pågående översyn av reglemente för nämnder och styrelser, samt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att revidera nu gällande styrdokument för respektive kommunalt råd, i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen, samt de kommunala råden. Vid uppdateringen bör särskild hänsyn tas till om det finns behov av formuleringar som specificerar hur de kommunala råden ska involveras vid förändringsprocesser, vilken typ och storleksordning av förändringar som motiverar rådens delaktighet. Bakgrund Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) har 2018-06-14 inkommit med en motion som föreslår att de kommunala råden ska involveras tidigt vid förändringar som rör deras kompetensområden, till exempel genom att fungera som referensgrupp. Kommunfullmäktiges presidium har uppdragit till kommunstyrelsen att bereda motionen och svar ska lämnas senast i mars 2019. Motionärerna menar att de kommunala råden kan bidra med erfarenhet och kompetens tidigt i förändringsprocesser vilket kan medföra att risken för att fel begås minskar. Därmed kan också kostnader minska. Kommunledningsförvaltningen bedömer att motionärernas förslag är motiverat och att de positiva effekter som antyds i motionen är relevanta. Dagens styrdokument ger visserligen möjligheter för ett arbetssätt som motsvarar det föreslagna, men det uttrycks inte särskilt att råden bör ha en rådgivande roll tidigt i olika processer i de kommunala verksamheterna. Förvaltningen föreslår att motionen bifalles vilket i sin tur innebär att styrdokumenten för de fyra kommunala råden behöver revideras.
69 Eftersom tre av de fyra dokumenten är gamla är en översyn ändå motiverad. Uppdraget att revidera nu gällande styrdokument föreslås ges till kommunstyrelsen i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen och de kommunala råden. Vid revideringen bör överväganden göras kring om det finns behov av preciseringar av när, hur och i vilka sammanhang som rådens delaktighet ska ske. Detta kan eventuellt skilja åt mellan de olika råden. Dessutom bör en bedömning göras av om förändringarna innebär att nämnders och bolags reglementen och/eller arbetsrutiner påverkas. Ärendet Vänsterpartiets företrädare Inger Andersson, Kaj Johansson och Caspar Almalander inkom 2018-06-14 med en motion angående de kommunala rådens funktion. Motionärerna föreslår att de kommunala råden ska komma in tidigt i processen vid förändringar som rör deras kompetensområde, exempelvis genom att vara referensgrupp vid byggprojekt mm. På så vis kan exempelvis kostnaderna för byggprojekt minska, samtidigt som fel undviks, menar motionärerna. Motionen remitterades till kommunfullmäktiges beredning, som den 20 augusti beslutade att uppdra till kommunstyrelsen att bereda motionen och återkomma med svar senast i mars 2019. Motionens exempel rör endast om- och nybyggnation medan dess förslag är mer allmänt hållet: att råden ska komma in tidigt i processen vid förändringar som rör deras kompetensområden. I kommunen finns för närvarande fyra kommunala råd: - KPR kommunala pensionärsrådet - KRF kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning - Näringslivsrådet - BRÅ brottsförebyggande rådet De befintliga rådens inriktning, syften och arbetssätt varierar något och formuleras i separata reglementen, respektive en instruktion för Näringslivsrådet. I samtliga fall anges att (minst) fyra sammanträden ska hållas årligen. När det gäller KPR och KRF anger respektive reglemente att råden ska vara remissorgan i frågor som rör pensionärer respektive i planeringsfrågor som rör personer med funktionsnedsättning, samt att råden ska verka för att nämndernas verksamhetsplaner beaktar dessa frågor.
70 Råden har möjlighet att lämna förslag och initiera frågor i nämnden, och ska vara forum för kunskapsspridning och information. Dessa båda råd är organisatoriskt knutna till olika nämnder (socialnämnden för KPR och samhällsbyggnadsnämnden för KRF). Näringslivsrådet är organiserat under kommunstyrelsen. Rådet beskrivs som ett samrådsorgan som ska bidra till att utveckla näringslivet och näringslivsarbetet i kommunen. I rådet finns representation för kommunstyrelsen, kommunledningsförvaltningen samt olika branschorganisationer och Forum Flen. Brottsförebyggande rådets organisation och funktion är däremot inte ett forum där förtroendevalda och intresseorganisationer samverkar. Det är istället ett samverkansorgan där politiska företrädare, de kommunala förvaltningarna, det kommunala bostadsbolaget och lokal polis är representerade. Rådet ska ansvara för det drog- och brottsförebyggande arbetet i kommunen och syftar till att samordna de ingående organisationernas verksamhet kopplat till drog- och brottsförebyggande, med målet att skapa en trygg och säker miljö i kommunen. Utifrån aktuell problembild ska rådet initiera, stödja och följa upp det drog- och brottsförebyggande arbetet. Detta råd är underställt kommunstyrelsen. Ur kommunledningsförvaltningens perspektiv är motionens förslag väl värt att beakta. Särskilt i om- och nybyggnationsprocesser och i långsiktig planering är det viktigt att ta tillvara kunskaper och erfarenheter tidigt för att skapa goda förutsättningar, och i möjligaste mån undvika fel och brister. Nuvarande styrdokument ger möjligheter för råden att fungera så som motionärerna önskar. I reglementena för pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning specificeras uttryckligen att råden ska fungera som remissinstanser. Däremot anges inte att råden ska involveras tidigt i processen, som motionärerna föreslår. Det kan därför finnas anledning att förtydliga reglementena med formuleringar som preciserar att de kommunala råden ska involveras som rådgivande instanser tidigt i större planeringsprocesser och kanske i mer betydande processer av verksamhetsutveckling. I praktiken kan ett sådant förtydligande dels göra att även nämndernas, bolagens och eventuell lokalförsörjningsorganisationens arbetssätt behöver justeras, dels förutsätta att vissa ramar sätts för när rådens delaktighet är aktuellt. Det kan annars finnas risk för att också beslutsfattande kring förhållandevis små förändringar försenas och blir ineffektiva.
71 Vidare måste rollerna vara tydliga där de kommunala råden har en tydligt rådgivande funktion skilt från kommunens ansvar och mandat för beslutsfattande och genomförande. I de allra flesta fall bör de kommunala råden kunna involveras inom ramen för den sammanträdesstruktur som finns idag. Det kan handla om att information lämnas om planer i ett tidigt skede och att råden då inbjuds att lämna synpunkter. I enstaka fall kan extra sammanträden behövas. Möjlighet för detta finns redan i gällande styrdokument. Om särskilda sammanträden behövs kan mindre ökning av kostnaderna uppstå åtminstone i de råd (KPR och KRF) där ledamöterna arvoderas. I och med att ett sådant arbetssätt kan förväntas leda till bättre anpassning till vissa gruppers förutsättningar, mindre risker för misstag och därmed till effektivare resursanvändning, bedöms en eventuell mindre kostnadsökning för rådens delaktighet som försumbar. Därmed ställer sig kommunledningsförvaltningen positiv till att motionen bifalles, och föreslår att nuvarande styrdokument revideras för att markera att råden bör involveras tidigt i planerings- och förändringsprocesser - särskilt för ny- och ombyggnationer. Revidering av reglementen för KPR, KRF och BRÅ behöver göras oavsett om de föreslagna förtydliganden beslutas eller inte, eftersom de nuvarande styrdokumenten är daterade i andra avseenden. När styrdokumenten revideras bör såväl råden som kommunala nämnder, förvaltningar och bolag vara delaktiga, bland annat för att formulera eventuella gränser för hur rådens delaktighet ska gå till och för att bedöma om ändringarna medför att också styrningen av nämnderna och/eller bolagen behöver ändras. Exempelvis nämns idag inte något om att intresseorganisationer eller kommunala råd bör användas som remissinstanser av de kommunala bolagen - vare sig i bolagsordningar eller i ägardirektiv. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att motionen anses besvarad, samt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att revidera nu gällande styrdokument för respektive kommunalt råd, i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen, samt de kommunala råden. Vid uppdateringen bör särskild hänsyn tas till om det finns behov av formuleringar som specificerar hur de kommunala råden ska involveras vid förändringsprocesser, vilken typ och storleksordning av förändringar som motiverar rådens delaktighet.
72 Yrkande Caspar Almalander (V) yrkar att ändra första att-satsen till att anse motionen besvarad med hänvisning till pågående översyn av reglemente för nämnder och styrelser. Propositionsordning Ordföranden finner att det förutom kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag finns ett ändringsyrkande. Vid ställd proposition på kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag mot Caspar Almalanders (V) ändringsyrkande finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att bifalla Caspar Almalanders (V) ändringsyrkande. Vid ställd proposition på kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag i övrigt finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
73 27 KS/2018:102 001 Svar på motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att avslå motionen om att inrätta en IT-nämnd eller ett IT-utskott med hänvisning till det säkerhetsutskott som inrättades från och med 1 januari 2019. Bakgrund Per Grönlund (-) inkom 2018-05-30 med en motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott i Flens kommun med syftet att stärka IT-säkerheten. Kommunstyrelsen har sedan den 1 januari 2019 ett säkerhetsutskott med ansvar för bland annat informationssäkerhet. IT-säkerhet är en del av informationssäkerheten och bedömningen är därför att det som motionärer efterfrågar redan uppfylls av beslutet att införa ett säkerhetsutskott under kommunstyrelsen. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
74 28 KS/2018:186 003 Revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun (2016:27 301) Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet för att modernisera formuleringar och syften när det gäller ordningsföreskrifter. Vilka ordningsföreskrifter som behövs och vilka som regleras av andra lagar. Samhällsbyggnadsnämnden arbetar tillsammans med polisen i detta arbete. Bakgrund En översyn av ordningsföreskrifterna har gjorts av samhällsbyggnadsförvaltningen. Ändringarna avser områden som jämställs med offentlig plats, tillståndplikt för schaktning, grävning, uppställande av containrar, placering av flyttbara skyltar, med mera på kommunal mark. Även bestämmelserna om hundar och fiske har ändrats. Samhällsbyggnadsnämnden fattade beslut 2018-11-20, 155. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun (2016:27 301), att reviderade lokala ordningsföreskrifter ska gälla från och med 2019-04-01, samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta reviderade lokala ordningsföreskrifter i kommunens författningssamling.
75 Yrkande Jonas Thyrén (S) yrkar att ärendet återremitteras för att modernisera formuleringar och syften när det gäller ordningsföreskrifter. Vilka ordningsföreskrifter som behövs och vilka som regleras av andra lagar. Samhällsbyggnadsnämnden arbetar tillsammans med polisen i detta arbete. Propositionsordning Ordföranden finner att det förutom kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag finns ett återremissyrkande. Vid ställd proposition på Jonas Thyréns (S) återremissyrkande finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden Akt
76 29 KS/2018:201 003 Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun (2001:9-710), att gälla från och med 2019-05-01, att uppdra till kommunstyrelsen att inta revideringen i kommunens författningssamling, samt att ändra procentsatsen för lovdagsomsorgstaxa på sida 7 till: Barn nr 1: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 2: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift. Bakgrund Flens kommun tillämpar maxtaxa inom förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. Detta innebär att ett tak är satt för hur hög avgiften får bli. Kommunen får statsbidrag från Skolverket som kompensation med anledning av maxtaxan. Avgiften för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg räknas utifrån hushållets avgiftsgrundande inkomst. Från och med 1 januari 2019 kommer inkomsttaket för maxtaxan att höjas från 46 080 kronor per månad till 47 490 kronor per månad. Detta innebär att statsbidraget från Skolverket kommer att minska. Den högsta avgiftsnivån höjs från 1 382 kronor per månad till 1 425 kronor per månad för förskola/pedagogisk omsorg och från 922 kronor per månad till 950 kronor per månad för fritidshem/pedagogisk omsorg. Kommunledningsförvaltningen har inget att erinra till barn-, utbildnings- och kulturnämndens beslut förutom att taxan föreslås börja gälla från och med 2019-05- 01 istället för barn-, utbildnings- och kulturnämndens förslag 2019-04-01.
77 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun (2001:9-710), att gälla från och med 2019-05-01, samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta revideringen i kommunens författningssamling. Yrkande Jonas Thyrén (S) yrkar att ändra procentsatsen för lovdagsomsorgstaxa på sida 7 till: Barn nr 1: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 2: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift. Propositionsordning Ordföranden finner att det förutom kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag finns ett ändringsyrkande. Vid ställd proposition på kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag mot Jonas Thyrèns (S) ändringsyrkande finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att bifalla Jonas Thyréns (S) ändringsyrkande. Vid ställd proposition på kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag i övrigt finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
78 30 KS/2019:30 003 Reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län godkänns. Bakgrund Region Sörmland har utarbetat ett förslag till reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län. Revideringen är föranledd av att lagen om patientnämndsverksamhet har ersatts med lagen om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt
79 31 KS/2018:200 206 Taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark, att taxan börjar gälla från och med 2019-05-01, samt att uppdra till kommunstyrelsen att införa taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark i kommunens författningssamling. Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden har antagit föreskrifter för ingrepp i kommunal mark på sitt sammanträde 2018-12-18 och beslutade på samma sammanträde att en taxa kopplas till dessa föreskrifter för att hanteringen ska bli kostnadsneutral för samhällsbyggnadsnämnden. Kommunledningsförvaltningen föreslår att taxan börjar gälla från och med 2019-05-01 och att rubriken ändras till Taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark. Därefter har kommunledningsförvaltningen inget ytterligare att tillägga till samhällsbyggnadsnämndens beslut. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
80 Terese Larsson (S) anmäler jäv och deltar ej i överläggning eller beslut. Mari-Louise Andersson (S) går in som tjänstgörande ersättare. 32 KS/2018:202 808 Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag till studieförbundens verksamhet Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nytt fördelningssystem för anslag till studieförbunden i Sörmland från och med 2019-05-01, samt att uppdra åt kommunstyrelsens kansli att som en följd av första att-satsen uppdatera fördelningskriterierna i gällande författning Reglemente för Flens kommuns föreningsstöd 2009:1-805 under rubriken Fördelning av kommunbidrag och i kommande författning Reglemente för föreningsbidrag i Flens kommun 2018:8 850 under rubriken Fördelning av kommunbidrag till studieförbund som gäller från och med 2020-01-01. Bakgrund Kommunernas mål för folkbildningen utgår ifrån riksdagens mål Folkbildning ska ge alla möjlighet att tillsammans med andra öka sin kunskap och bildning för personlig utveckling och delaktighet i samhället. Kommunen anslår årligen i budgeten medel som ska fördelas mellan de studieförbund som bedriver verksamhet i kommunen och uppfyller statens villkor för att erhålla statsbidrag. Villkoren finns på Folkbildningsrådets hemsida Även fortsättningsvis kommer bidrag att ges till studiecirklar, kulturprogram och annan fortbildningsverksamhet med i stort sett samma förutsättningar som tidigare. Kommunen meddelar senast den 1 februari den anslagna summan till Länsbildningsförbundet. Förbundet fördelar anslaget mellan studieförbunden enligt fastlagda fördelningskriterier.
81 Länsbildningsförbundet i Sörmland har kommit in med förslag till ny fördelningsprincip gällande anslagen till studieförbunden. Förslaget bygger på Folkbildningsrådets villkor för att tilldelas statsbidrag men med något förenklade fördelningskriterier. Antalet studietimmar och antalet unika deltagare utgör fördelningsgrund. Jämfört med tidigare fördelningskriterier som gällt sedan 2008 belönas nu även antalet unika deltagare i verksamheten. Motivet till förändringen är att staten vill att studieförbunden ska nå fler personer och nya målgrupper. Målet stöds full ut av studieförbunden och de ser gärna att kommunbidragen förändras i samma riktning. Det finns även fördelar med att det kommunala och statliga bidragssystemet harmoniserar. De nya fördelningskriterierna föreslås gälla under tre år, 2019-2021, därefter kan de efter utvärdering revideras. De senaste åren har Flens kommun årligen avsatt cirka 700 000 kronor till studieförbundens verksamhet. För kommunen innebär förändringen jämfört med tidigare ingen ekonomisk påverkan. Bidragen till studieförbunden utgår som tidigare från det belopp som avsatts för ändamålet i budgeten. Det är studieförbundens ekonomi som kommer att påverkas av de nya fördelningskriterierna där antalet unika deltagare i verksamheten kommer att premieras. Kommunerna i Sörmland har informerats i juni 2018 om förslaget till förändringar. Flens kommun var representerat vid mötet. Inga förslag till förändringar i det framlagda förslaget framkom. Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunen antar förslaget till nytt fördelningssystem och att förändringarna inarbetas dels i reglementet för stöd/bidrag till föreningar som gäller tom 2019-12-31 och dels i det nya reglementet som gäller från och med 2020-01-01. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
82 33 KS/2018:49 739 Nytt boende inom avdelningen för funktionsnedsättning Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att Flens kommunfastigheter AB (FKAB) och socialnämnden får i uppdrag att i enlighet med kommunfullmäktiges inriktningsbeslut 105 2018-08-30 färdigställa planerad gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och särskilt boende socialpsykiatri enligt socialtjänstlagen (SoL) i gamla Lötenskolan, fastighet Löten 13. att godkänna en årshyra till FKAB på 1 800 000 1 900 000 kronor för boendet, vilket motsvarar cirka 1 385 1 460 kronor per kvadratmeter och år. Bakgrund Socialnämnden bedömer det angeläget att bygga 14 lägenheter för personer med funktionsnedsättning med behov av gruppbostad enligt LSS och för personer inom socialpsykiatrin med behov av särskilt boende enligt SoL. Kommunledningsförvaltningen är positiv till att möta det ökade behovet att gruppbostäder och särskilt boende inom kommunen. Detta både för att kostnaderna förväntas bli lägre, men också för att bättre kunna möta snabba förändringar i behovsbilden, än vid externa placeringar. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att Flens kommunfastigheter AB (FKAB) och socialnämnden får i uppdrag att i enlighet med kommunfullmäktiges inriktningsbeslut 105 2018-08-30 färdigställa planerad gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och särskilt boende socialpsykiatri enligt socialtjänstlagen (SoL) i gamla Lötenskolan, fastighet Löten 13. att godkänna en årshyra till FKAB på 1 800 000 1 900 000 kronor för boendet, vilket motsvarar cirka 1 385 1 460 kronor per kvadratmeter och år.
83 Yrkanden Emma Dahlin (M) yrkar återremiss med motiveringen att beslutsunderlaget kompletteras med den samlade fakta som kommunfullmäktige 2018-08-30 efterfrågade i sitt beslut 105 angående finansiering, hyreskostnadskonsekvenser och lämplig lokalisering. Underlaget skall också kompletteras med driftsbudget och brukarperspektivet. Anna Jernemalm (KD) och Berit Hyllbrant (L) yrkar bifall till Emma Dahlins (M) återremissyrkande. Daniel Ljungkvist (S) yrkar avslag på Emma Dahlins (M) återremissyrkande. Propositionsordning Ordföranden finner att det förutom kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag finns ett återremissyrkande. Vid ställd proposition på Emma Dahlins (M) återremissyrkande finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att avslå detsamma. Vid ställd proposition på kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag finner ordföranden att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt
84 34 KS/2019:6 532 Yttrande avseende Trafikverkets remissförfrågan om att slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun, Södermanlands län Kommunstyrelsen beslutar att anta yttrandet från Flens kommun att slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun, Södermanlands län och skicka det till Trafikverket Bakgrund Trafikverket har skickat en remiss till berörda aktörer längs med bandel 494 om att slopa plattformar i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun, Södermanlands län. Plattformarna är idag inte i bruk och har heller inte underhållits och är därför i dåligt skick. De passar inte heller till dagens tåg. De vill därför riva perrongerna och använda ytan för spårabete. Yttrande Flens kommun ser inget problem med att riva perrongerna i dagsläget. Däremot är det viktigt att det inte görs åtgärder som förhindrar att det i framtiden går att återskapa perronger som gör det möjligt att återinföra tågstopp. Tåg är ett hållbart transportmedel som behöver byggas ut och göras än mer tillgängligt. Det är också en viktig fråga för landsbygd och mindre orter som behöver få större tillgång till hållbara transporter. För att uppnå de nationella målen om fossiloberoende transporter och att hela Sverige ska leva är det viktigt att bevara möjligheten att införa tågstopp även på mindre orter som Mellösa, Bälgviken och Hållsta. Expedieras till: Trafikverket Samhällsbyggnadsnämnden Akt
85 35 KS/2018:12 042 Redovisning av kommunstyrelsens interna kontroll enligt internkontrollplan 2018 Kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen för genomförd intern kontroll enligt kommunstyrelsens internkontrollplan 2018, att uppföljningen utgör ett underlag i kommunledningsförvaltningens förbättringsarbete, samt att redovisningen för genomförd intern kontroll enligt kommunstyrelsens internkontrollplan 2018 överlämnas till kommunens revisorer. Bakgrund Enligt kommunallagen (2017:725) ansvarar varje nämnd för att upprätthålla intern kontroll av verksamheterna i syfte att säkerställa att verksamheterna uppfylller sina uppgifter enligt lagar, förordningar och uppdrag på ett effektivt och säkert sätt. Enligt Flens kommuns reglemente för intern kontroll ska kommunstyrelsen och nämnderna därför anta en plan för den interna kontrollen, vilket görs i samband med att nämndplanerna antas. Kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2018 omfattar 15 kontrollmoment kopplade till verksamhetsrisker som identifierats inom kommunstyrelsens ansvarsområden. Kontroller har i stort sett genomförts enligt planen. I kontrollerna har vissa brister uppmärksammats, men bedömningen görs att verksamheten inom kommunstyrelsens ansvarsområde ändå huvudsakligen uppfyller nationella och kommunala krav och riktlinjer. De genomförda kontrollerna sammanfattas här och utgör i sin helhet ett underlag i kommunstyrelseförvaltningens systematiska utvecklingsarbete under år 2019.
86 Ärendet De 15 kontrollmoment som kommunstyrelsen formulerat i internkontrollplanen för år 2018 berör alla de avdelningar som finns i förvaltningsorganisationen. Störst fokus ligger på ekonomi, upphandling och administration kopplad till politiska processer, medan mer specificerade verksamhetsområden omfattas av något enstaka kontrollmoment (IT- och HR-områdena, liksom telefoni). Ett kontrollmoment är övergripande för alla kommunstyrelsens ansvarsområden. Det är kontrollen av att informationen på kommunens webbsida (flen.se) är saklig, korrekt och aktuell. Webbsidan är en central källa för information riktad till bland annat invånare och allmänhet, liksom en kanal för kontakter mellan kommunen och enskilda individer, företag, organisationer och andra myndigheter. Därför är det av vikt att informationen är tillförlitlig, uppdaterad och relevant. Avdelningarnas kontroller visar att det finns några brister. Den stora risken är att inaktuell information ligger kvar på olika sidor. Därför är det viktigt att de som är sidansvariga har rutiner för löpande aktualitetskontroll och uppdatering. Vilken typ av information som ska prioriteras kan också variera över tid. Därför är det också viktigt att överväganden görs kring om någon information saknas. Ekonomi: Inom ekonomiavdelningen har sex kontrollmoment genomförts. Tre av dessa berör upphandling och inköp. Att upphandlingar görs enligt kommunens policy säkerställs genom att kommunens upphandlingspolicy ingår i den upphandlingsstrategi som Telge Inköp gör tillsammans med den kommunala enhet som gör upphandlingen. Telge inköp utför flertalet upphandlingar. Genom kommunens inköpsfunktion och Telge inköp har kommunen god tillgång till kompetens för att säkerställa att lagen om offentlig upphandling (LOU) följs. Under 2018 har 101 upphandlingar registrerats i kommunens ärendehanteringssystem, där stickprov har granskats. Ytterligare stickprov av inköp har gjorts genom den spendanalys som implementerats under året. Stickprovskontroll i upphandlingsdiariet har inte visat några avvikelser. Kommunen har under perioden kontrollerat en total inköpsvolym på knappt 202 000 000 kronor. Av dessa räknas drygt 163 000 000 kronor till påverkbar inköpsvolym. För drygt 115 000 000 kronor av dessa finns avtal, medan direktupphandling görs för knappt 48 000 000 kronor. Resterande dryga 38 000 000 kronor räknas som ej påverkbar inköpsvolym.
87 Genom löpande analys och kontroll i spendanalysverktyget har nio otillåtna direktupphandlingar över direktupphandlingsgränsen 586 907 kronor uppmärksammats under perioden. Totalsumman för dessa uppgick till knappt 22 000 000 kronor under perioden januari till december 2018. Nya avtal har upphandlats för tre av de områden där otillåten direktupphandling skett, vilket motsvarar närmare 19 000 000 kronor. Avtal för bemanningskonsulter är det enskilt största området. Otillåten direktupphandling, utan konkurrensutsättning enligt LOU, har också gjorts av e-tjänster, verksamhetssystem och projektledning med befintliga leverantörer. På inköpsområdet har kontroll av att leverantörer lever upp till avtalskraven genomförts genom att slumpvis valda beställare intervjuats, och genom granskning av tre fakturor från slumpvis valda leverantörer. Läromemedelsinköp, inköp av system för livsmedelsuppföljning inklusive upphandlingsmodul, upphandlade konferenstjänster dagtid, upphandlade hälsokontroller för Räddningstjänsten, samt upphandlade IT-tjänster är de områden som granskats. I granskningen framkommer att det finns vissa avvikelser när det gäller upphandlade konferensanläggningar (dagtid). Fakturering har gjorts av belopp som avviker både uppåt och neråt från avtalet och vissa tillägg har också gjorts i vissa fall. Det saknas lokal entreprenör (det vill säga inom kommunen) på nuvarande ramavtal. Som åtgärd föreslår ekonomiavdelningen ny upphandling och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal. Liknande brister har uppmärksammats när det gäller hälsokontroller inom Räddningstjänsten. Där finns också exempel på brister i diarieföring av handlingar. Även beträffande detta ses ny upphandling och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som lämpliga åtgärder, liksom förbättrad diarieföring. För övriga granskade områden föreslås inga åtgärder eftersom inga påtagliga svagheter har framkommit. Kontroll av att redovisningen är rättvisande har genomförts genom stickprov gällande periodisering av hyreskostnader för perioden november och december 2018. Att en kostnad bokförs i rätt period är av grundläggande betydelse för att redovisningen ska ge en rättvisande bild av kommunens finansiella ställning. Slumpmässigt utvalda från samtliga förvaltningar granskades. Granskningen visar att periodisering har gjorts på ett korrekt sätt i samtliga fall. Ingen ytterligare åtgärd bedöms nödvändig för tillfället. Löpande stickprover för att kontrollera att periodisering sker korrekt enligt gällande bokföringsregler och rekommendationer kommer fortsätta.
88 Kontrollen kopplad till kontanthantering visar att samtliga förvaltningar har rutiner för kontanthantering och hantering av de handkassekort som under 2018 har ersatt kontanthandkassorna som tidigare funnits i vissa verksamheter. Kontroll genomfördes för att säkerställa att rutinerna fungerar. Det gjordes genom ett slumpmässigt urval av inlämnade kvittoredovisningar från samtliga förvaltningar. Inga brister framkom, vilket förklaras av att kontroll av inlämnade kvitton görs löpande av ekonomiavdelningen, innan handkassekorten fylls på med medel. När det gäller kontrollen av att reglerna för representation följs framgår att det fortfarande förekommer brister när det gäller redovisning av deltagare vid sammankomster och syftet med mötet. Lön och medarbetaradministration Kontroll av att rätt lön betalas ut i rätt tid och inte betalas till anställd som slutat har genomförts genom stickprovskontroller. Kontrollen visar att det fortfarande förekommer att underlag lämnas sent och att frånvaro attesteras sent vilket gör att rätt lön inte alltid utbetalas. När felaktigheter förekommer kontaktas chef och assistent för att rättelse ska göras och för att undvika att bristen upprepas. HRavdelningen informerar återkommande om vikten av att lämna underlag, attestera och rapportera timtjänstgöring i tid i förhållande till den planering som finns för lönebryt. Tidplanen är förmedlad till alla chefer, som också har ansvar för att tidsplaneringen hålls. I medarbetarnas redovisning av kvitton har viss sammanblandning upptäckts när det gäller vilken typ av ersättning som åberopas friskvårdsersättning, läkarvårdsersättning eller personliga utlägg. För att komma tillrätta med bristerna har chefer och assistenter fått information. IT-området och telefoni Kontroll har genomförts genom att alla back-up-jobb på lokal serverpark gåtts igenom och genom statuskontroll. Ett försök har också gjorts med att återställa en back-up. Båda kontrolldelarna har haft positiva resultat vilket innebär att inga brister har framkommit. Rutinschemat för back-up omfattar olika delar som genomförs med viss periodisering (dagligen, veckovis, månadsvis). Månadsback-up sker en gång i månaden och skickas till en långtidslagring i tolv månader. Kontrollen av att handlingsplaner finns för hur verksamheterna ska bedrivas i händelse av IT-avbrott har inte genomförts enligt plan. Detta förklaras av att ITavdelningen inte har möjlighet att granska verksamheternas rutiner och kunna bedöma om rutinen är rimlig, relevant och tillräcklig för verksamheten.
89 För en sådan bedömning krävs kännedom om verksamhetens uppdrag, krav, villkor med mera. Uppdraget att ta fram rutiner och granska dessa föreslås istället ligga på respektive verksamhet. I kontrollen av organisationens kunskap om hur ersättningssystemet för hur viktiga funktioner nås i händelse av växelhaveri framkommer att brister finns. Kontrollen genomfördes genom en enkät till chefer. Ökad tydlighet behövs kring detta så att enhetscheferna har god kännedom. Beredning och administration av politiska ärenden (Utredning och strategi) Kommunstyrelsens delegeringsordning ska enligt internkontrollplanen kontrolleras dels gällande aktualitet det vill säga om den svarar mot lagstiftning, nationell reglering och kommunal styrning dels gällande att redovisning av delegationsbeslut görs på korrekt sätt. I uppföljning av 2017-års delegeringsordning konstaterades att en översyn skulle aktualiseras under 2018 med hänvisning till att den nya kommunallagen (2017:725) träder i kraft under året. Under 2018 har ingen ny delegeringsordning tagits fram. Däremot har kommunfullmäktige begärt av samtliga nämnder att delegeringsordningarna ska uppdateras med hänvisning till de organisationsförändringar som genomförs när den nya mandatperioden inleds i januari 2019. Kommunstyrelsen beslutade därför om en ny delegeringsordning den 7 januari 2019. Kontrollen av redovisning av beslut fattade enligt delegation har gjorts genom sökning i kommunstyrelsens diarium, samt i avtals- och upphandlingsdiariet. Kontrollen visar att antalet registrerade delegationsbeslut är omkring 25 procent lägre år 2018 än år 2017. Bedömningen är att det finns ett mörkertal, det vill säga att fler beslut fattas enligt delegation, men inte registreras på rätt sätt i diariesystemet. Informationsinsatser till delegater är viktiga för att minska denna brist. När det gäller kontrollområdet "Förtroendevaldas tillgång till beslutsunderlag" har samtliga kallelser för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kontrollerats. Under år 2018 förekommer det vid tre tillfällen i styrelsen och vid två tillfällen i fullmäktige att det i kallelsen anges att "handlingar kommer senare" för någon ärendepunkt. Orsaken till att handlingar kommer senare hänger för kommunfullmäktiges del samman med extrainsatta sammanträden i styrelsen. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige behandlade 170 ärendepunkter eller mer under år 2018. Att komplettering av handlingar behövt göras efter kallelseutskick vid totalt fem tillfällen bedöms inte som anmärkningsvärt i detta sammanhang.
90 Användningen av Lex-meeting möjliggör också att kompletteringar enkelt kan göras efter kallelseutskick men innan sammanträdet. För att förtroendevalda ska ha rimliga förutsättningar för förberedelser är det viktigt att antalet efterutskick även fortsättningsvis hålls på en låg nivå. Två av kommunstyrelsens kontrollmoment hänger samman med politiska beslut. Det gäller dels förutsättningarna för politiskt beslutsfattande genom kontroll av beslutsunderlagens kvalitet, dels verkställighet av fattade beslut. Dessa kontroller har den här gången genomförts tematiskt med genomgång av ett urval av ärenden som samlats under rubrikerna: - Budgetarbete - Lokalförsörjning - Verkställighet av styrdokument - Utredningsuppdrag, samt - Motioner och medborgarförslag. Beträffande budgetarbete utanför den ordinarie budgetprocessen har fem ärenden gåtts igenom, varav fyra handlade om nämnders äskande av särskilda medel och det femte om en nämnds omdisponering av medel som riktats till en särskild satsning i det ordinarie budgetarbetet. Kontrollen antyder att det kan finnas skäl att tydliggöra ramarna för budgetarbetet ut i både nämnds- och förvaltningsorganisationen. På så vis kan högre grad av följsamhet, mer långsiktighet och större förståelse för sammanhang uppnås. Likaså kan behov finnas av att ansvarsområden och uppgifter enligt kommunens reglemente förankras. Det skulle kunna skapa en stabilare grund för nämndernas arbete och förstärka långsiktighet. Gällande lokalförsörjningsprocessen har tre ärenden granskats som visar på behovet av en gemensam övergripande process för att samordna lokalrelaterade frågor vilket det också fattats beslut om under år 2018. Genomgången visar också att förbättringar görs med ökad samverkan och tidig behovsbedömning. Samtidigt är det uppenbart att förbättringsarbetet endast inlett och att de nya formerna fortfarande kan, och behöver, utvecklas och förankras. Allsidig belysning är viktig i denna ärendetyp eftersom lokalförsörjning är en fråga som dels har stor påverkan på verksamheternas förutsättningar (inklusive kvalitet) under lång tid och därmed är av stor strategisk betydelse, dels innebär stora och långsiktigt ekonomiska åtaganden.
91 Utifrån ett styrande dokument (föreningsstöd) har granskning gjorts av hur detta praktiseras i en av nämndernas beslutsfattande. I granskningen har 14 bidragsbeslut ingått. Bedömningen görs att det vore bra ur transparens- och tydlighetshänseende om både beslutsunderlag och fattade beslut tydligare kopplas till vilka regler ur styrdokumentet som använts vid bedömningen. Att likställighetsprincipen fullföljs bedöms vara viktigt gällande verkställigheten av det granskade dokumentet. Vidare har två särskilda uppdrag gåtts igenom. Båda utredning av införande av LOV (lagen om valfrihetssystem), respektive utredning av möjligheter för och lokalisering av en skateboardpark är ärenden som pågått i olika former under flera år, och som fortfarande inte är slutförda. I båda fallen beror detta åtminstone delvis på att de utredningsinsatser som genomförts inte tillgodosett allsidiga kvalitativa krav. Vid granskningen görs bedömningen att ökad samverkan mellan olika involverade professioner och politiska instanser skulle kunna bidra till mindre långsträckta beredningsprocesser. I båda fallen finns också risker att tredje part upplever sig drabbade av den långa hanteringen. I fråga om skateboardparken är det kanske framför allt de ungdomar som för flera år sedan deltog i dialog om satsningen. I fallet med eventuellt införande av LOV går det inte utesluta att lokala entreprenörer som sett möjligheter till verksamhet har drabbats. Större tydlighet i uppdragsbeskrivning och gällande önskad inriktning skulle eventuellt ha bidragit till kortare handläggningstid. Medborgarförslag och motioner Enligt kommunallagen 2017:725 ska medborgarförslag och motioner som ställs till kommunfullmäktige helst behandlas inom ett år. I Flens kommun har medborgarförslagen och motionerna till och med år 2018 behandlats först av fullmäktige som avgjort om förslagen får ställas och därefter remitterat dem till kommunfullmäktigeberedningen (KFB) som avgjort hur den fortsatta beredningen ska gå till. KFB har hänvisat ärendet till en nämnd eller direkt till kommunstyrelsen. Ärenden som hänvisas till nämnderna ska därefter beredas också inom kommunstyrelsen (kommunstyrelsen beredningstvång enligt kommunallagen) innan förslag till svar på motioner och medborgarförslag lämnas till kommunfullmäktige. I Flens kommun har KFB ofta valt att begära att nämnder och styrelsen ska återkomma med svar inom en kortare tidsram än kommunallagens ett-årsregel. Omkring sex månaders önskad beredningstid har varit vanligt under år 2018. Proceduren har förändrats inför år 2019. Kommunfullmäktige kommer fortsättningsvis remittera direkt till kommunstyrelsen att avgöra den fortsatta beredningsgången och tidsplaneringen.
92 Hanteringen av en enskild motion och ett medborgarförslag har studerats i mer detalj. Dessutom har en översiktlig genomgång gjorts av beredningen av de motioner och medborgarförslag som behandlats under år 2018. Motionen som ingått i urvalet lämnar förslag om förbättringar i kosthållning och näringsintag inom omsorgen, samt önskar en utredning om behovet av en dietisttjänst. Motionen färdigbehandlas inom drygt sju månader, vilket är en månad längre tid än kommunfullmäktiges beredning angett, men betydligt kortare än kommunallagens ettårsregel. Motionen behandlades i positiv anda. Ett nytt utredningsuppdrag gavs, vilket också slutfördes under året. Detta är därför ett exempel på god verkställighet även om det i dagsläget inte är känt vilka de praktiska konsekvenserna blir i de verksamheter som ska fokuseras. Det medborgarförslag som granskats föreslår bland annat en brygga i sjön Bjuren. Beredningen såg först ut att kunna slutföras inom ramen för kommunfullmäktiges tidsplan (sex månader), men kommunstyrelsen återremitterade i sin beredning ärendet med önskan om ytterligare underlag. Samhällsbyggnadsnämnden förmedlade vissa kompletteringar. Slutligt beslut kunde därför fattas av kommunfullmäktige först efter 14 månader. Därmed var verkställigheten dålig i det här fallet, vilket i sin tur berodde på att beslutsunderlaget inte uppfyllde kommunstyrelsens behov. Nedan följer en översiktlig genomgång av medborgarförslag och motioner som behandlats under år 2018. Genomgången uppmärksammar endast i vilken mån behandlingen av medborgarförslag och motioner uppfyllt KFBs krav på verkställighet (det vill säga om svar lämnas inom den tidsram som KFB satt) och om de, i andra hand, fyller kommunallagens riktlinje om behandling inom ett år. Medborgarförslag översiktlig genomgång: Under år 2018 har totalt åtta medborgarförslag behandlats av kommunfullmäktige i något led. Tre av dessa inkom under 2018 års andra hälft och behöver inte färdigbehandlas under år 2018. Av de fyra medborgarförslag som nådde kommunfullmäktige för slutligt beslut under år 2018 genomfördes beredningen inom KFBs tidsram i två fall. I ett fall genomfördes beredningen inom ett år, men närmare sex månader senare än kommunfullmäktiges beredning hade begärt. I ett fall färdigbehandlades förslaget först ett år och fyra månader efter att det registrerades som inkommet, vilket var tio månader senare än kommunfullmäktiges berednings önskemål (se ovan). Resultatet av beredningen av medborgarförslag var i alla fyra färdigbehandlade fall att förslaget ansetts besvarat. Ytterligare ett medborgarförslag har färdigbehandlats och bifallits vid fullmäktigesammanträdet i januari 2019, vilket var inom ramen för önskemålet.