Underlag budgetuppföljning till BUN 190409 Analys budget 2018 Barn och utbildningsnämnden redovisade ett större underskott 2018 än prognostiserat. En analys har gjorts där orsaker identifierats. I detta dokument beskrivs orsakerna, vilka anpassningar som redan är gjorda samt de anpassningar som är planerade för att garantera att vi inte hamnar i samma situation igen. Interna faktorer Bristande rutiner för ekonomiuppföljningen Tidigare år hade varje skolområde månadsvisa budgetuppföljningar. Dessa glesades ut till kvartalsvis 2018. Det här ledde till minskad kommunikation mellan ekonom, förvaltning och ledningsgrupp. Anställningar har gjorts utan budgettäckning och planerade neddragningar av tjänster genomfördes inte under 2018. Under 2018 anställdes fyra nya skolledare. Flera av dem fick ärva sina organisationer som inte kunde förändras på kort sikt. Vi har sett att de inte fick rätt förutsättningar i sin introduktion. Åtgärder: Ekonomens arbetsuppgifter har setts över och omfördelats. Vi återinförde direkt månadsuppföljningar med respektive skolområde där ekonomin noga gås igenom. Förvaltning ansvarig. Vi återinförde också krav på att redovisa alla anställningar längre än 3 månader till huvudman. Detta görs på särskild blankett och alla anställningar ska motiveras och konsekvenser för budget gås igenom med ekonom och förvaltning innan det tas till nämnd. Rektorer och förskolechefer kommer få utbildning av ekonomi- och personalavdelning under våren. Det är viktigt att alla chefer har goda kunskaper om budgetarbete samt kan använda de system som finns i kommunen. En del i detta är en rektorsmodul i Stratsys som nu används till bl.a. tjänstefördelning. Inte budgettäckning för befintliga en-avdelningarna inom förskolan Enligt tidigare beslut skulle två en-avdelningarna flyttas över till de nya förskolorna som startade hösten 2018. På grund av att starten för de nya förskolorna försenades och att antalet barn i kö till förskoleplatser kraftigt ökade fattade nämnden beslut om att tillsvidare behålla dessa avdelningar. Täckning för de två gamla avdelningarna saknades dock i budget för 2018. Anpassningar: Efter översyn av antal barn i behov av förskoleplatser, tillgängliga lokaler m.m. finns nu en möjlighet att avveckla de två en-avdelningarna Blåklinten och Hemgården och därmed skapa förutsättningar för en anpassning till budget 2019. Anpassningen beskrivs mer ingående under annan rubrik.
Externa faktorer Under 2018 hade vi även en rad faktorer som vi inte kunde påverka: Inflyttade elever med stora behov av särskilt stöd Utökat antal familjehemsplacerade barn Fler barn inskrivna i grundsärskolan Ökad interkommunal ersättning. T.ex. öppnades en ny skola i augusti 2018 i Karlstad, Nordic International School, och 12 av våra elever valde att börja där. Minskning av externa medel. Under 2015 och 2016 fick vi statsbidrag för minskade barngrupper i förskolan. 2017 fick vi inte de sökta medlen. Med fyra nya förskoleavdelningar under 2018 hade vi räknat med att återigen få statsbidraget, men fick avslag på ansökan. Det var även andra statsbidrag som blev villkorsförändrade som vi inte fick. Det kom också ändrade regler från migrationsverket som gjorde att det blev en stor osäkerhet i prognosen av migrationspengar till vår verksamhet. Det här är faktorer på nationell nivå som påverkat många kommuner. Åtgärder: Utifrån uppkomna behov sattes fler personalresurser in. Detta gjordes utanför budgetram. Vi har nu sett över organisationen och kommer istället för dagens vanliga en-till-en-undervisning sträva efter att skapa lärmiljöer där fler elever kan få stöd av färre personal. Genom att stödet då kan ges av personal med hög kompetens kommer kvaliteten för eleverna öka. Vi fortsätter även att se över möjligheten att ha en gemensam grundsärskola i Forshaga tätort. Även detta för att höja kvaliteten på verksamheten. Det här är ett beslut som behöver en grundlig utredning och är därför inte aktuellt under 2019. Vi följer noga utvecklingen av villkoren för statsbidraget och migrationspengarna för att kunna göra realistiska prognoser för 2019 och 2020. Vi kommer också att se över rutiner och möjligheter när det gäller interkommunala ersättningar. Övrigt En orsak som kan ses både som en intern och extern faktor är: Mycket hög sjukfrånvaro hos personal i förskolan i slutet av 2017 och början av 2018 Det här ledde till stora vikariekostnader under 2018. Vid återgång från långtidssjukskrivning krävs ofta en viss dubbelbemanning. Vi kan inte påverka sjukdom- och olycksfall, men det är även kopplat till arbetsmiljön. Anpassningar: Förskolecheferna har aktivt arbetat med arbetsmiljön på förskolorna och sjukskrivningarna har minskat. Förskolechefer ser kontinuerligt över planeringstid för pedagoger, öppettider samt arbetsfördelning mellan personal.
Vi använder oss av Vikariebanken och det systemet ger oss goda möjligheter att dra ut statistik. Vi använder oss nu av detta på månadsuppföljningarna och har även diskutera rutiner för tillsättande av vikarier. Vissa verksamheter har redan infört nya regler för korttidsvikarier. Det är viktigt med samarbete mellan avdelningar och att se över det faktiska behovet. Vi ser redan nu en minskning av vikariekostnader under de första månaderna av 2019. Anpassningar för att nå budget i balans Processen med anpassningar har bedrivits på olika nivåer. Förvaltningen har sett över mer omfattande organisationsförändringar. Varje skolområde har gjort sina egna förslag till anpassningar. Detta har skett i dialog med fackförbund och medarbetare. Risk och konsekvensanalyser har tagits fram och det är levande dokument som ständigt revideras utifrån förutsättningarna. Personalavdelningen har varit till stort stöd i detta arbete och varit en garant för att vi följt t.ex. MBL-förfarandet. Förvaltningen lägger fram två förslag som kräver beslut av nämnd: 1. Avveckling av en-avdelningarna Hemgården och Blåklinten 2. Dagbarnvårdarverksamheten upphör och integreras i förskolan Anpassning Tidsplan Effekt 2019 Effekt 2020 Kommentarer Hemgården 4 tj Hösten -19 580 000 1 725 000 Blåklinten 2,8 tj Vecka 27 2019 493 000 1 075 000 5,5 månader. Idag 14 barn varav 13 ska in i förskoleklass till hösten. 1 barn till annan förskola. Dagbarnvårdare 2,0 tj Hösten -19 440 000 1 010 000 Idag 10 barn, 7 barn integreras till förskola till hösten. Personalen går också till förskolan. Totalt 1 513 000 3 810 000 Organisationsförändring 1: Enligt tidigare beslut 2017-03-14 skulle två en-avdelningar flyttas över till de nybyggda förskolorna Kompassen och Regnbågen när de stod inflyttningsklara under 2018. Ytterligare beslut 2017-12-18 var att behålla de två avdelningarna tillfälligt på grund av stor barnkö. Detta var ett beslut som togs av nämnden utan att få budgettäckning. Nu ser vi att det endast är sju barn på Hemgården och ett barn på Blåklinten som behöver omplaceras under hösten -19 för att kunna avveckla de två en-avdelningarna. Barnen och personalen omplaceras på befintliga avdelningar. Prognos för hösten 2019 är att det kan bli i snitt 1,2 barn fler per avdelning. Grossbol 2018 14,5 15,2 15,3 15,7 15,7 Prognos Grossbol 2019 15,7 16,4 16,5 16,9 16,9
Skived 2018 14,7 15,8 16,3 16,8 16,6 Prognos Skived 2019 15,9 17,0 17,5 18,0 17,8 Ullerud 2018 (exl arbetsmyran) 15,2 16,5 16,1 15,6 15,5 Prognos Ullerud 2019 (exl arbetsmyran) 16,4 17,7 17,3 16,8 16,9 Det finns inte plats för alla barn på samma avdelning utan grupperna måste splittras. Förskolecheferna kommer se över detta gemensamt för att hitta en så bra lösning som möjligt för både barn och personal. En strävan är att barnen ska få någon medföljande personal för att öka tryggheten. Detta medför också att organisationen med uppdelning av barnen i 1-4 år och 3-5 år måste ses över. Risk- och konsekvensanalyser visar att det finns en oro för vad som sker vid omorganisering för både barnen och personalen vid en flytt till andra avdelningar. Riskerna minskas genom kontinuerlig information och dialog med personalen. Inför hösten kommer det finnas vakanser inom våra verksamheter. Oro mildras utifrån att personal vet att de kan ha kvar sin tjänst med annan placering. Lokalerna kommer att användas till annan verksamhet och finns därmed kvar om behoven snabbt skulle förändras. Organisationsförändring 2: En ny läroplan för förskolan börjar gälla i juli 2019 som ställer högra krav på undervisning för förskolebarn. Enligt nya läroplanen ska alla barn ha tillgång till en likvärdig pedagogisk verksamhet där digitaliseringen är ett viktigt verktyg. För att följa nya styrdokument med ökade krav på digitalisering och undervisning behöver vi integrera dagbarnvårdsverksamheten i förskolan. Med detta uppnår vi ökad likvärdighet. Detta innebär att sju barn behöver omplaceras på befintliga förskoleavdelningar tillsammans med de två dagbarnvårdarna. Risk och konsekvensanalys påvisar en oro för barn och personal som hamnar i större barngrupp. Vi ser dock att vi har hög kompetens inom förskolan att ta emot dessa barn. Vi strävar efter att barnen och dagbarnvårdaren som idag har hand om dem ska få plats på samma avdelning. Berörd förskolechef har tät dialog med dagbarnvårdarna. Vi ser att många kommuner gör samma bedömning som vi och integrerar sina dagbarnvårdare i förskolans verksamhet.
Övriga anpassningar ligger inom rektors och förskolechefs inre organisation och kräver därmed inte nämndbeslut. De redovisas här kortfattat utifrån det underlag som varje skolområde tagit fram och presenteras mer ingående muntligt på BUN 190409. Detta på grund av att det fortfarande är arbetsmaterial och att vissa delar ännu inte är förhandlade. Sammanställning av anpassningar: Effekt 2019 Effekt 2020 Kommentarer Nämnd 1 513 000 3 810 000 Organisationsförändring 1 och 2. Förvaltningen 2 636 000 0 Statsbidrag. Skolpsykolog tjänstledig 50 %. Egen uppsägning, pensionsavgångar, föräldraledighet och andra tjänstledigheter som Lärcenter 1 588 000 2 757 000 inte ersätts. Ullerud förskola 880 000 880 000 Två tjänster redan avslutade. Minskade vikariekostnader. Ullerud skola 1 343 000 3 017 000 Minskat resursstöd samt egen uppsägning som inte ersätts. Färre elever samt insatta åtgärder som gett bra resultat gör att resurs kan avvecklas. Skived förskola 413 000 938 000 Förändring av tjänster, t.ex. avslut av extratjänster. Minskade vikariekostnader. Projekt Åsmyren avslutas. Extratjänster har bidragit till att minska arbetsbelastningen på förskollärare och barnskötare med icke pedagogiska göromål. Regeringen har tagit beslut att avskaffa extratjänsterna. Arbetsförmedlingen håller på att organiseras om och vi får invänta och se om ytterligare arbetsmarknadsåtgärder kan vara aktuella att användas i förskolans verksamhet. Skived skola 1 268 000 2 933 000 Minskat resursstöd samt neddragning av tjänster på grund av annat arbetssätt och elever som börjar på Lärcenter. Grossbol förskola 399 000 1 233 000 Minskat resursstöd för anpassning till budget. Minskade vikariekostnader. Grossbol skola 2 004 000 3 191 000 Föräldraledighet och annan tjänstledighet som inte ersätts. Minskat resursstöd samt neddragning av tjänster på grund av annat arbetssätt. Totalt 12 044 000 18 759 000 Dessa förändringar kan göras med godtagbar kvalitet i våra verksamheter. Vi har även sett över vad det skulle innebära om varje skolområde ska ha budget i balans 2019. Vi skulle då behöva säga upp ytterligare ett stort antal tjänster. Det skulle medföra att vi inte kan följa skollagen gällande stöd till elever samt inte uppfylla legitimationskravet. Vi anser inte att det är rimligt att göra dessa neddragningar som skulle få drastiska konsekvenser på vår kvalitet. Vi ser att vi med våra föreslagna anpassningar kan nå budget i balans 2020.
Ny prognos: Inlagd i prognos 190211 7 000 000 Utökad anpassning 5 044 000 Prognos 190211-9,4 mkr Utökad anpassning 5,0 mkr Ny prognos 190325-4,4 mkr