Riktlinjer och rutiner för förmånsbil inom Polisen PVS Birgitta Hamberg 2009-05-07
Riktlinjer och rutiner 2 (6) Riktlinjer och rutiner för förmånsbil inom Polisen Gäller för följande organisatoriska enheter Rikspolisstyrelsen Avser område/ämne Förmånsbil Beslutad av Version Gäller från och med Upprättad av Information 01.00 2009-04-15 Birgitta Hamberg 1 INLEDNING... 2 2 ANSVAR OCH KRAV... 3 2.1 BEHÖRIG ATT ANSÖKA OM FÖRMÅNSBIL...3 2.2 KRAV FÖR ERHÅLLANDE AV FÖRMÅNSBIL...3 3 ANSÖKAN OCH BESLUT OM FÖRMÅNSBIL... 3 3.1 ANSÖKAN...3 3.2 BESLUT...3 4 AVTAL FÖR FÖRMÅNEN DELVIS FRI BIL... 3 5 VAL AV BIL... 4 6 BILFAKTURA OCH ÖVRIGA UNDERLAG... 4 7 BILAGA TILL AVTAL OM FÖRMÅNEN DELVIS FRI BIL... 4 8 KOSTNADSBERÄKNING LÖNEAVDRAG OCH FÖRMÅNSVÄRDE... 4 8.1 LÖNEAVDRAG...4 8.2 FÖRMÅNSVÄRDE...4 8.2.1 Vanlig bil... 5 8.2.2 Miljöbil... 5 9 KÖRJOURNAL/BRÄNSLEJOURNAL... 5 10 BYTE AV BIL OMPRÖVNING... 5 11 AVSTÅENDE EFTER KORT TID... 5 12 BYTE AV ARBETSPLATS/MYNDIGHET INOM POLISEN... 6 13 AVSLUT AV FÖRMÅNSBIL... 6 14 DOKUMENTATION... 6 15 TJÄNSTERESA MED FÖRMÅNSBIL... 6 1 Inledning Denna riktlinje och rutin beskriver handläggningen av förmånsbil inom Polisen. Ytterligare information finns i Rikspolisstyrelsens policy för förmånsbilar.
Riktlinjer och rutiner 3 (6) 2 Ansvar och krav Den sökandes hemmamyndighet ansvarar för att nedanstående förutsättningar för innehav av förmånsbil är uppfyllda. 2.1 Behörig att ansöka om förmånsbil Förmånsbil kan beviljas för: länspolismästare biträdande länspolismästare medarbetare direkt underställda rikspolischefen övriga medarbetare, om detta efter samlad bedömning, är mer förmånligt för arbetsgivaren utifrån verksamhetens behov 2.2 Krav för erhållande av förmånsbil För att kunna erhålla förmånsbil krävs att den anställde har: en tillsvidare anställning eller visstidsanställning om minst tre år förtroendearbetstid minst tre tjänsteår kvar till pensionsavgång eller annan planerad avgång när avtal om förmånsbil tecknas 3 Ansökan och beslut om förmånsbil 3.1 Ansökan Ansökan om förmånsbil görs av den anställdes hemmamyndighet. För att ansökan skall handläggas skall kraven enligt p. 2 vara uppfyllda. Den anställdes hemmamyndighet skall skicka ansökan (finns på Intra- Polis) till Rikspolisstyrelsen (RPS), Polisens Verksamhetsstöd (PVS), Adminstrativa enheten (ADM) för granskning och handläggning. Om ansökan uppfyller alla krav skriver handläggaren på ADM ett beslutsprotokoll som undertecknas av behörig beslutsfattare på RPS, se nedan. 3.2 Beslut Beslut fattas av rikspolischefen eller den rikspolischefen delegerar ansvaret till, för närvarande chefen för HR-avdelningen. När beslut har fattats skickas beslutsprotokoll till den anställdes hemmamyndighet samt sökande. 4 Avtal för förmånen delvis fri bil Efter beslut tecknas avtal mellan Rikspolisstyrelsen och presumtiv förmånstagare. Båda parter undertecknar avtalet.
Riktlinjer och rutiner 4 (6) Handläggaren på ADM skickar en kopia av undertecknat avtal till ansvarig inköpare av förmånsbilar på myndigheten. Därefter kan beställning av bil göras. 5 Val av bil När avtalet är undertecknat kan den presumtive förmånstagaren välja bil enligt vad som anges i Policyn om förmånsbilar inom Polisen. På IntraPolis under personalentrén/personalförmåner/förmånsbil finns en aktuell lista över vilka miljöbilar som finns att välja på enligt avropsavtalet. Det går även att söka på www.avropa.nu. Den inköpsansvarige på hemmamyndigheten hjälper sedan till med inköpet. 6 Bilfaktura och övriga underlag När bilen har levererats översänder inköparen på myndigheten kopia på fakturan samt övriga underlag gällande förmånsbilen till ADM. Detta utgör underlag till bilaga till avtal om förmånen delvis fri bil samt underlag till beräkning av löneavdrag och förmånsvärde. 7 Bilaga till avtal om förmånen delvis fri bil Denna bilaga upprättas av Rikspolisstyrelsen då bilen har levererats och uppgifter finns om Bilmärke och modell Årsmodell/tillverkningsår Registreringsnummer SKV-kod (skatteverkets kod som tas fram av Rikspolisstyrelsen) Två alternativ på nettolöneavdrag, beroende på beräknat antal körda mil privat, finns angivet på bilgan. Förmånstagen meddelar ADM vilket alternativ på nettolöneavdrag som skall göras. Avtalet upprättas i två exemplar och undertecknas av båda parter. 8 Kostnadsberäkning löneavdrag och förmånsvärde 8.1 Löneavdrag På ADM görs en beräkning av nettolöneavdrag baserat på bilens inköpspris inklusive tillbehör och moms samt förmånstagarens uppgift om antal körda mil privat. Nettolöneavdraget är 14 % upp till 2 500 privat körda mil/år. Nettolöneavdraget är 16 % över 2 500 privat körda mil/år. ADM lämnar besked till berörd myndighets löneadministration om vilket nettolöneavdrag som ska göras på bilförmånstagarens lön. 8.2 Förmånsvärde
Riktlinjer och rutiner 5 (6) 8.2.1 Vanlig bil På ADM görs beräkning av förmånsvärdet. Skatteverkets kalkyl används för kontroll och jämförelse. Se www.skatteverket.se/servicetjänster/bilförmånsberäkning. Förmånsvärdet regleras årligen av Rikspolisstyrelsen enligt Skatteverkets mall. 8.2.2 Miljöbil På ADM görs beräkning av förmånsvärdet. Skatteverkets kalkyl används för kontroll och jämförelse. Se www.skatteverket.se/servicetjänster/bilförmånsberäkning. På Skatteverkets hemsida finns inte alla årsmodeller uppräknade gällande miljöbilar. Saknas aktuell årsmodell skall jämförelse göras med likartad bil. ADM kontaktar aktuellt bilföretag för att få fram uppgifter om likartad bil. Förmånsvärdet regleras årligen av Rikspolisstyrelsen enligt Skatteverkets mall. 9 Körjournal/bränslejournal Rikspolisstyrelsen ska till Transportstyrelsen senast den 1 mars varje år lämna en redogörelse enligt SFS 2009:1 30 p 5 om hur stor den sammanlagda volymen av förbrukat bränsle är, fördelat på slag av bränsle och fordonsslag. Förmånstagaren skall därför föra körjournal/bränslejournal, vilken tillhandahålls av Rikspolisstyrelsen. Körjournalen/bränslejournalen finns även tillgänglig på IntraPolis. Journalen skickas till Riskpolisstyrelsen PVS/ADM senast 31 januari påföljande år. Av körjournalen/bränslejournalen ska framgå körsträcka och mängden inköpt bränsle under året. För miljöbilar ska framgå dels den totala mängden förbrukat bränsle dels mängden bränsle fördelat på olika slag av bränslen och fordonsslag. Om den privata körsträckan har beräknats till max 2 500 mil/år och förmånstagaren ser att körsträckan kommer att överstiga 2500 mil/år skall kontakt tas med ansvarig på ADM. 10 Byte av bil omprövning Bilen, får efter medgivande av hemmamyndigheten, bytas efter tre år eller efter körda 10 000 mil. Vid byte gäller samma kriterier och rutiner som vid nyanskaffandet. 11 Avstående efter kort tid
Riktlinjer och rutiner 6 (6) Om förmånstagaren avsäger sig bilförmånen inom 18 månader från tidpunkten för bilköpet och myndigheten därigenom tvingas avyttra fordonet med betydande förlust skall prövas om förmånstagaren skall åläggas att ersätta förlusten. 12 Byte av arbetsplats/myndighet inom Polisen I samband med arbetsplatsbyte skall alltid behovet av ny förmånsbil prövas av den nya arbetsplatsen/myndigheten. Om den nya arbetsplatsen så beslutar skall avtalet i sin helhet överföras till den nya arbetsplatsen/myndigheten. En förutsättning är att bilen är högst tre år gammal eller gått högst 10 000 mil vid tidpunkten för arbetsplatsbytet. Alla förändringar skall meddelas till ADM. 13 Avslut av förmånsbil Vid avgång, om man slutar sin anställning eller av annan anledning inte har kvar sin förmånsbil skall ansvarig inköpare på myndigheten meddela förmånstagarens avslut av förmånsbilen till ADM. Berörd myndighet skall ordna så att bilen antingen: lämnas tillbaka och säljs behålles av myndigheten köps av den anställde. Om den anställde önskar köpa bilen skall bilen värderas och försäljningen skall förmedlas av - Länna Handelshus - Fordonskammaren AB - Kvibergs Överskottslager AB - KVD-Kvarndammen Bilauktioner AB 14 Dokumentation Alla dokument avseende förmånstagarens förmånsbil finns samlade på ADM. 15 Tjänsteresa med förmånsbil Har förmånsbilen använts vid tjänsteresan erhålls ersättning för kostnaden för drivmedel enligt bestämmelserna i 3 kap. 3 ALFA., hänvisning till 12 kap. inkomstskattelagen, vilket för närvarande är 0:95 kr/km för bensin/etanol samt 0,65 kr/km för diesel. Ersättning begärs av hemmyndigheten, fakturaunderlag bifogas.