1 (6) 2009-09-22 Minnesanteckningar från koordinatorsmöte 090922 kl.14-16, A207 Närvarande: Ingela Karlsson (Engelska), Ingrid Westin (Engelska), Sonia Norlén (ISPLA), Maria Högemark (UHS), Angélica Montero-Yáñez (FEK), Helena Goodwill (Engelska), Margareta Werner (Lärarutbildningskansliet), Berit Olofsson (Organisk kemi), Birgitta Fiedler (JMK), Anna Carlstedt (FRAITAKLASS Franska), Cecilia Schwartz (FRAITAKLASS Italienska), Thomas Hörberg (Lingvistik), Anders Rickegård (Kulturgeografi), Maria Bagger-Sjöbäck (Sociologi), Ann-Britt Rönnell (FOOS), Stefan Norlén (Statsvetenskap), Monika Lundell (DSV), Åsa Wennberg (Juridik), Anna Westlund (NEK), Peter Strömbeck (Matematik), Marie-Louise Tjörnhammar (Neurokemi), Karin Berglund (Teater- och dansvetenskap), Britt Arvidsson (Nordiska språk), Annika Johansson (Nederlänska), Ann Fridell (MND), Karin Granevi, Ronald Nordqvist, Homa Hasanvan, Bengt Estlind och Sara Djupsund (Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte) Minnesanteckningar: Sara Djupsund och Karin Granevi 1. Lägesinformation Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte Karin Granevi öppnade mötet med att hälsa alla välkomna. Personalen vid Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte (härefter kallad IEU) har efter sommaren utökats med Ronald Nordqvist som främst kommer att arbeta med inresande studenter. Den 1 september flyttade Åke Nagrelius och Tom Morell över till Sektionen för Internationellt student- och lärarutbyte från Forskningsservice. Bengt Estlind, som har vikarierat för Petter Forsell som är tjänstledig, kommer att sluta den 30 september och börja på Konfuciusinstitutet som är en del av institutionen för Orientaliska språk. Sektionen har ändrade öppettider fr.o.m. 1 september och de nya tiderna är: måndag och tisdag, kl.10-12.30 samt onsdag och torsdag kl.13-15. Ett nyhetsbrev skickades ut till alla koordinatorer i början av september. Anledningen till detta är att sektionen vill samla den information man vill förmedla till utbyteskoordinatorerna för att minska antalet utskick via e-post. Tanken är att nyhetsbrevet ska skickas ut i början av varje månad. Nyhetsbrevet innehöll bl.a. utlysningar och praktikplatser inom Erasmus. När det gäller utlysningar kommer informationen om dessa att vara ganska kortfattad. Om mer information önskas kan s universitet Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 (växeln)
man kontakta sektionen för att få veta mer om den aktuella utlysningen eller just det programmet. När det gäller praktikplatser inom Erasmus vill vi vidarebefordra de praktikplatser sektionen får information om via Internationella programkontoret. Vi vill samtidigt uppmärksamma utbyteskoordinatorerna på att dessa praktikplatser skickas ut till alla nationella kontor i de länder som deltar i Erasmus. Det kan alltså bli många sökande till varje plats. En första fördelning har gjorts av Erasmusstipendiet för läsåret 2009/2010. De studenter som hittills sökt har fått ett belopp om 3 200 kr/månad. För praktik är beloppet 4 000 kr/månad. En andra fördelning kommer att göras efter läsårets slut till de studenter som genomfört sin utbytes- eller praktikperiod och skickat in den obligatoriska studentrapporten. För läsåret 2008/2009 fick alla studenter som beviljats Erasmusstipendium 3 610 kr/månad för utbytesstudier. Sonia Norlén efterfrågade mera konkret information om hur studenterna skall gå till väga för att kunna åka på praktik eftersom de inte får CSN under den perioden, samt inte i alla fall kan få praktiken kompenserad i studierna. Karin Granevi nämnde att man exempelvis kan åka på praktik på sommaren men att hon skall återkomma med mera information. Homa Hasanvan berättade att de studenter som åkt på praktik från centralt håll har fått praktiken med i sitt betyg genom ett Diploma Supplement. Erasmusstipendium för lärar- och personalutbyte kan sökas löpande fram t.o.m. 30 juni 2010. När det gäller bidrag för att genomföra en planeringsresa med syfte att teckna ett nytt Erasmusavtal eller göra en ansökan inom t.ex. Erasmus intensivprogram kan medel sökas hos Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte. Medel kan beviljas för normalt en person per institution och resa med ett belopp om max 4 000 kr för resekostnader samt ett schablonbelopp om 1 000 kr/dag inkl. resdagar. Medel beviljas normalt för en person per institution och resa. s universitet har tecknat två nya centrala avtal med University of Saskatchewan (inom ramen för nätverket University of the Arctic, North2North) och med University of Florida. 2. Inresande studenter Arrival Days och Orientation Days höstterminen 2009 Sara Djupsund berättade kort om hur ankomst- och välkomstdagarna förlöpt denna höst. Den 17 augusti kl.8.00 öppnades en väntelista för boende. Cirka 90 stycken studenter skrev upp sig på väntelistan, varav 40 stycken fått boende genom Housing Office. Inresande studenter har önskat sig mera praktisk information före sin ankomst samt under de första dagarna i. Information som bland annat efterfrågats har varit hur och när man skall registrera sig på institutionerna, hur och var man skaffar ett svenskt telefonnummer och SL-kort. IEU kommer därför att sammanställa en checklista med viktiga saker att komma ihåg, som kommer att skickas ut till s universitet Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 (växeln)
studenterna, sättas upp på hemsidan samt delas ut till studenterna under de första dagarna. Birgitta Fiedler (JMK) önskade att man, samtidigt som man informerar om studentkårsavgiften, informerar om att det finns en skild studentkår för JMK:s studenter. Har man förslag på saker och ting som gärna får förekomma på checklistan, så är man välkommen att kontakta Sara Djupsund eller Ronald Nordqvist. Välkomstdagarna (Orientation Days) förlöpte väl och konceptet kommer att se ut på ungefär samma sätt vårterminen 2010. IEU skickade ut en utvärdering till alla deltagande studenter, vilka var 800 till antalet. Cirka 65 % av studenterna svarade på utvärderingen. Det allmänna intrycket av informationspassen under fredagen den 21 augusti har varit positivt. Även bussturerna under onsdagen var uppskattade, även om en del studenter önskat guidade turer till fots. Studenterna önskar sig mera information om användningen av Mitt universitet och Mondo, så IT & Media kommer att tillfrågas att ta upp dessa funktioner mera ingående på nästa informationspass. Vissa masters studenter ansåg att informationen var alltför inriktad på utbytesstudenter, varför institutioner och möjligen centrala studievägledare kommer att tillfrågas att delta i någon del av följande välkomstdag. Studenterna var rätt så kritiska gentemot Kårens arrangemang. Man ansåg att köerna till betalningen av studentkårsavgiften var alltför långa och guidningarna av campus alltför korta. Den mest återkommande frågan gällde sociala aktiviteter. Ett stort antal studenter efterfrågade mera sociala arrangemang under de första dagarna, samtidigt som man gärna vill få kontakt med dem som kommer att studera på samma institution som man själv. Förhoppningsvis kan IEU och Studentkåren komma fram till ett upplägg som bättre motsvarar studenternas önskemål. Stefan Norlén föreslog att man även kunde kontakta ämnesråden för att få dem mera involverade. Studenterna önskade sig även mera information i bostadsfrågan. Många har varit frustrerade över att de inte blivit tillräckligt informerade om hur svår bostadssituationen i de facto är. Detta förde oss vidare till diskussionen om bostadssituationen. Bostadsfrågan Anna Carlstedt (Franska) tog upp det faktum att bostadssituationen varit extra svår i år. Detta har för deras institution inneburit att partneruniversitet börjat ifrågasätta om man överhuvudtaget kan skicka studenter till s universitet. Anna Carlstedt menade att detta bör tas upp på en högre, politisk nivå för att få någon verkan. Flera koordinatorer höll med om att den svåra bostadssituationen rimmar illa med SU:s internationalisering och den uppmuntran man får om att ta emot flera studenter. Man tog även upp frågan om huruvida de centrala avtalsstudenterna fortsättningsvis skall bli garanterade bostad. Frågan kommer att diskuteras och Karin Granevi meddelade att man kommer att gå igenom alla centrala avtal inom det närmaste halvåret och då även diskutera frågan om bostadsfördelningen. Bostadssituationen var som bekant mycket svår vid terminsstarten denna höst. Antalet inresande studenter fortsätter att öka och därmed även efterfrågan på studentbostäder. Antalet antagna studenter vid s universitet ökade med ca 16 % jämfört med året innan vilket innebär ett ökat tryck generellt på studentbostäder. Arbetet med att s universitet Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 (växeln)
försöka få fler studentbostäder fortsätter men är ingen lätt uppgift i den verklighet som råder. s universitet är medlem i s Akademiska Forum, StAF, som är en samlingsorganisation för s högskolor och universitet där även s stad är medlem. De lärosätena som är med i StAF är överens om att bostadsfrågan är en prioriterad fråga under det kommande året p.g.a. den ansträngda situationen. Vi hoppas att vi genom detta forum kan ha ett närmare samarbete med övriga lärosäten i sområdet vad gäller bostadsfrågan. Boverket har fått i uppdrag av regeringen att göra en översyn av studenternas bostadssituation. De fokuserar på åtta utvalda högskoleorter där boendesituationen utgör ett problem. I uppdraget ingår också att se över tillämpningen av byggreglerna och identifiera eventuella problem när det gäller produktionen av studentbostäder. De har med anledning av uppdraget bjudit in till ett möte den 16 oktober för att diskutera situationen. Karin Granevi kommer att delta på mötet. Frågan kring uthyrning av privatbostäder kom även upp. Ett förslag vore att man ber de utresande studenterna hyra ut sina rum till inkommande utbytesstudenter. Detta har diskuterats på IEU tidigare och möjligheten skall definitivt undersökas. Möjligen kunde man på ansökningsformuläret även ha en ruta där utresande studenter kan kryssa i om de är intresserade av att hyra ut sina rum under sin utbytesperiod. Tidigare har annonstorget på SU:s hemsida varit flitigt använt av dem som velat hyra ut privata rum. Tyvärr har detta annonstorg tagits bort eftersom det missbrukades på sätt eller annat. Ett förslag var att IEU skulle ha ett utrymme för privata annonser på sina hemsidor. Frågan är dock komplicerad eftersom det då måste tydliggöras att IEU inte tar ansvar för dessa bostäder och missförstånd lätt kan uppstå där i. KTH har ett liknande system som man möjligtvis kunde kolla upp. Inför vårterminen kommer ca 200 rum att frigöras då utbytesstudenter som enbart är här för en termin flyttar ut. Det betyder att ca 160 studenter är läsårsstudenter som automatiskt får behålla sina rum så länge de kommer och skriver på ett nytt kontrakt inom utsatt tid (vilket meddelas dem av Housing Office). De studenter som vill förlänga sina utbyten bör gå till sina utbyteskoordinatorer och få detta godkänt. Utbyteskoordinatorn tar sedan med denna student på sin bostadslista. Studenten behöver alltså inte gå till Housing Office överhuvudtaget. Samma procedur gäller läsårsstudenter som inte fått boende från första början; vill de söka boende för nästa termin bör de kontakta sina utbyteskoordinatorer på institutionerna, som i sin tur sätter studenterna på sina listor för vårterminen. Studenterna skall alltså inte heller i detta fall ta kontakt med Housing Office. Ett beslut togs även att fortsättningsvis använda oss av det så kallade lotterisystemet.. Registration forms och övrigt inför vårterminen 2010 Ronald Nordqvist gick igenom praktiska frågor inför inkommande vårtermin. Den 16 oktober skall registration forms vara inskickade till IEU. Den 15 oktober nämns i vissa fall som sista inlämningsdag, men man har alltså ytterligare en dags frist. I nyhetsbrevet står det att regformarna skall skickas till Ronalds personliga e-post, men de skall företrädesvis skickas till regform@internat.su.se. Oberoende vart man skickar dem kommer de dock att tas emot och Ronald kommer att skicka en bekräftelse på att s universitet Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 (växeln)
han mottagit dem. Ronald påminde även om att checklistor över processserna för inkommande studenter och övriga blanketter finns att hitta på hemsidan för utbyteskoordinatorer. För de centrala avtalsstudenterna är sista ansökningsdag den 15 oktober. Därefter kommer Ronald att börja kontakta utbyteskoordinatorerna för att stämma av om de inkommande studenterna kan studera där eller inte. Han kommer förhoppningsvis att göra personliga besök till institutionerna vid detta tillfälle. Ett general Letter of Acceptance kommer fortsättningsvis att skickas till studenterna i rätt så god tid, för att göra processen gällande visum så smidig som möjlig. Dock kommer en extra förtydligande text att sättas in i ansökningsformuläret och Course selection formuläret om att detta INTE garanterar ens kursval. Koordinatorerna på partneruniversiteten kommer även att uppmanas att gå igenom kursvalen och se till att studenten är behörig före de signerar dessa blanketter. Nästa Arrival Day kommer att vara den 17 januari 2010. Inflyttning före detta datum är inte möjlig. Utflytt för studenterna som studerar HT09 är 16 januari och utflytt senare givetvis inte möjlig heller. Detta innebär att Orientation Days kommer att äga rum där på följande vecka, 18-22 januari. Exakta datum för alla aktiviteter meddelas vid senare tillfälle. Informationspasset är dock redan fastställt att hållas den 18 januari kl.16-20.30. Detta för att inte krocka med eventuella registreringar och föreläsningar. 3. Utresande studenter Nästa utlysning för utresande studenter kommer att ske i slutet av november eller början av december för läsåret 2010/2011. IEU kommer då att informera om detta på så väl anslagstavlor som hemsidan. Sista ansökningsdatum kommer att bli som föregående ansökningstillfälle, 1:a februari. 4. Allmän information Inga övriga frågor togs upp. Mötet avslutades och nästa koordinatorsmöte kommer att hållas den 1 december. s universitet Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 (växeln)
Kalender för hösten 2009 Datum Möten/konferenser 12 nov 17 nov prel. Bolognaseminarium på s universitet. Anmälan senast 3 november. Moveon workshop för utbyteskoordinatorer 1 dec Koordinatorsmöte Övrigt 15 okt Sista inlämningsdag för reg.formar gällande VT10 Löpande Ett orginal av nya och förnyade avtal till oss för diareföring och inläggning i Moveon Ansökan 2 nov 13 nov Minor Field Studies Ansökan skickas till Internationella programkontoret. Linnaeus-Palme Ansökan görs on-line, skrivs ut och skickas till Sekt. för internationellt student- och lärarutbyte. Löpande Erasmusstipendier för studenter, lärare och personal. MFS handledarstipendier, Sidas resestipendium Löpande Ansökan till Internationella programkontoret. s universitet Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 (växeln)