Minnesanteckningar från koordinatorsmöte kl.13-15, A207

Transkript

1 1 (6) Minnesanteckningar från koordinatorsmöte kl.13-15, A207 Närvarande: Anna Weslund (NEK), Sonia Norlén (ISPLA), Angélica Montero- Yáñez (FEK), Per Cronholm (BIG), Hariette Persson (USOS), Annika Mobacker (Arkeologi), Stefan Csillag (Fysik), Maria Högemark (UHS), Britt Arvidsson (Nordiska språk), Ingela Karlsson (Engelska), Annika Johansson (Nederländska avd), Berit Olofsson (Organisk kemi), Birgitta Fiedler (JMK), Lilita Zalkalns (Baltiska språk, Finska, Tyska), Ann Fridell (MND), Jude Tah (Specped), Anna Svensson (Orientaliska språk), Malena Janson (Filmvetenskap), Ann Britt Rönnell (FOOS kemi), Anders Johnsson (Psykologi), Inger Carlberg (Biokemi och Biofysik), Stefan Norrlén (Statsvetenskap), Elsie Dickson (konstvetenskap), Marianne Lundin (pedagogik), Gabriella Wingård (Barn- och ungdomsvetenskap), Birgit Paulsson (Miljökemi), Christine Becker (Tyska), Peter Strömbeck (Matematik), Morena Azbel Schmidt (Tolk- och översättar inst.), Maria Bagger-Sjöbäck (Sociologiska inst), Gunnel Nornholm (Orientaliska språk), Kristina Dembrower, Maarit Hämäläinen, Bengt Estlind och Sara Djupsund (Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte) Minnesanteckningar: Sara Djupsund 1. Välkomnande och aktuell information av Studentavdelningens chef Kristina Dembrower. Presentation av personal. Studentavdelningens chef Kristina Dembrower är tillfällig chef över Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte. Caroline Bergström slutade på sin befattning i februari och den 18 maj kommer Karin Granevi att tillträda som ny chef för sektionen. För tillfället består personalen av Maarit Hämäläinen, Bengt Estlind, Sara Djupsund samt Homa Hasanvan. Det kommer att ske en förändring i organisationen i och med att arbetet kring internationella kontakter och tecknande av internationella utbytesavtal kommer att överföras från Forskningsservice till Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte. Detta innebär att Åke Nagrelius och Tom Morell organisatoriskt flyttar till Studentavdelningen samtidigt som de behåller sina arbetsuppgifter. 2. Erasmus och Nordplus Aktuella rapporter och ansökningar Den 1 april inlämnades interimrapport för läsåret och i oktober kommer slutrapporten till Internationella programkontoret att inlämnas av sektionen. Ansökan om Erasmusmedel för mobilitetsaktivitet skickades in den 13 mars och svar kommer Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: (växeln) International Exchange Unit Universitetsvägen 10 A, Telefax: SE Stockholm Stockholm E-post: exchange@internat.su.se

2 2(6) att inkomma i juni. För tillfället finns det fortfarande medel kvar att söka för studentpraktik, lärarutbyte och personalmobilitet. Institutioner som har obligatorisk praktik i sin utbildning uppmuntras att uppmana sina studenter att söka sig utomlands på praktik. Mera information kring praktik efterfrågades av utbyteskoordinatorerna. Maarit Hämäläinen påminde även om att samtliga utresande utbytesstudenter bör fylla i Confirmation of Arival blanketten, vilket garanterar att de varit på utbyte. Denna går att finna i blankettarkivet för utbyteskoordinatorer. Utbyteskoordinatorerna bör även meddela Homa Hasanvan om en student avbryter eller förlänger sitt utbyte. En ny regel inom Nordplus är att alla studenter som kommit tillbaka från utbyte förväntas skriva en rapport. Rapporter finns att hitta på hemsidan. Medel har sökts för det centrala nätverket inom Nordplus och Nordlys den 2 mars. Beslut förväntas inkomma i juni. Finns det intresse för Nordic Mastersprogram, däri avtal skall göras med två andra parter, bör ansökan skickas direkt till The Norwegian Centre for International Cooperation in Higher Education (SIU) i Norge. Se samt tidigare sänd e-post kring detta. Sista ansökningsdatum till detta är 30 april. IPK:s platsbesök Den 6 mars gjorde IPK ett kort platsbesök på Stockholms universitet. Det var framförallt administrationen av Erasmus som kontrollerades. Administrationen kring tio stycken slumpmässigt utvalda studenter, lärare och personal som har deltagit i mobilitetsaktiviteter granskades under detta besök. IPK kommer att återkomma med rapport kring besöket. 3. Utresande studenter Utlysning och restplatsutlysning För läsåret var det 120 studenter som sökte till centrala avtalsutbyten. 72 stycken av dessa nominerades, varav sex stycken gav återbud. Detta innebär att 48 stycken inte nominerades. Populäraste utbytesdestination är New York, med San Diego på andra plats. Intresset för Kina har dock ökat och så även intresset för Sydamerika. Restplatserna för VT 2010 har utlysts den 20 april och finns att hitta på hemsidan, under fliken studera utomlands för studenter. Sista ansökningsdatum är den 3 augusti Upptakts- och informationsmöten Den 26 maj kl kommer det att hållas ett informationsmöte om utlandsstudier, riktat till alla studenter på Stockholms universitet. Mötet kommer att hållas i rum A207 och även behandla restplatsutlysningen.

3 3 (6) Den 2 juni kommer det att anordnas ett möte för samtliga studenter som nominerats till utbyte. Mötet kommer att hållas i sal B5. Sara Djupsund kommer att skicka ut anslag för dessa möten. Maarit påminde även om att antagna Erasmusstudenter kan ansöka om medel för EILC kurser i anslutning till deras utbyte. 25 maj är sista ansökningsdatum för detta. Försäkring Student UT Gällande studenter som åker på utbyte inom Europa så är Försäkringskassans Europeiska försäkringskort det primära kortet studenten bör ha. Kammarkollegiets Student UT-försäkring täcker kompletterande delar, information kring detta är bra för studenten att läsa. Se Kammarkollegiets kort är inte nödvändigt att ha, men rekommenderas eftersom viktig information finns på kortets baksida. Anna Westlund påpekade att det vore önskvärt med information om vad exakt som ingår i Student UT försäkringen. Maarit har gjort en grov översikt på vad Student UT-försäkringen täcker, som Sara kommer att skicka ut till koordinatorerna. Studenter som åker på avtal utanför Europa bör ha såväl intyg som kort från Kammarkollegiet. Försäkringsperioden bör börja två veckor före utbytet och sluta två veckor efter utbytet. Perioden skall framgå på kortet och intyget. Märk väl att försäkringen inte gäller i det fall studenten under sina utbytesstudier besöker ett annat land än det utbytesstudierna förs i. Skulle något hända under utbytet, är det upp till studenten själv att fylla i en skadeanmälan, som går att finna på Kammarkollegiets hemsida. Därefter bör skadeanmälan skickas till utbyteskoordinatorn vid SU som signerar och stämplar den samt därefter skickar den tillsammans med en kopia av utbytesavtalet till Kammarkollegiet. Därför är det av yttersta vikt att det alltid finns ett giltigt utbytesavtal, eftersom studenten annars inte täcks av försäkringen. 4. Inkommande studenter Rutiner för inkommande studenter, institutions- och centrala avtal Bengt Estlind började med att meddela att Magnus Lindqvist kommer att arbeta med boendefrågor från och med 4 maj på halvtid, och därefter heltid under sommaren. Gällande utbytesavtal, bör alltid originalen skickas till Sara Djupsund, som sedan ser till att de sätts in i databasen Moveon samt diarieförs. I flera fall skickas nomineringar från partneruniversitet direkt till exchange@internat.su.se, vilket kan bero på att denna adress ofta nämns i utbytesavtalet. Koordinatorerna ombeds påminna sina partners om att nomineringarna skall skickas direkt till institutionerna. Registration forms börjar komma in. Alla dessa skall skickas till regform@internat.su.se senast den 16 maj. I de fall en utbytesstudent får sitt utbyte förlängt till nästa termin behövs inte en ny registration form, dock skall studenten inkomma med ett nytt Letter of Acceptance.

4 4 (6) Alla blanketter, checklistor, med mera finns att hitta i Blankettarkivet för utbyteskoordinatorer. Detta hittar man under fliken anställd internationellt utbyte för utbyteskoordinatorer - blankettarkiv. Stockholms universitet ingår i ett nytt nätverk, North 2 North, och kommer att ta emot studenter från bland annat Ryssland och Kanada i år. Dock är antalet utresande studenter inte speciellt stort ännu på grund av att informationen om nätverket ännu inte nått ut till alla. Vad gäller centrala avtalsstudenter, så skickas ett generellt Letter of Acceptance till alla antagna studenter. I detta brev understryks det faktum att studenten i fråga inte blivit antagen till någon specifik kurs ännu. Ett flertal koordinatorer påpekade dock en viss problematik med detta förfarande. De menade att studenterna ofta inte har tillräckliga förkunskaper men trots detta förväntar sig att få studera vid deras institutioner. Man ansåg att institutionerna bör tillfrågas före man skickar ut Letter of Acceptance. Bengt Estlind påpekade att detta i vissa fall innebär att studenterna blir antagna så pass sent så de inte hinner ordna med visum och dylikt. Det påpekades även att de studenter som inte får gå de kurser de önskar, ofta inte tar några poäng alls under sitt utbytesår alternativt att de tar strökurser i engelska. I de fall de trots allt låts läsa vid önskad institution, trots för låga kunskaper, så sänker de nivån för övriga studenter. Frågan kommer att utvärderas, men i vår kommer processen att se ut som tidigare och de centrala utbytesstudenternas kursval kommer att skickas ut till institutionerna efter den 16 maj. Man frågade sig även om de centrala avtalen gås igenom kontinuerligt. På mötet kom man överens om att det vore önskvärt att på så väl central- som institutionsnivå gå igenom utbytesavtalen, för att se vilka som de facto resulterar i goda utbyten. Bostäder, ut- och inflyttning Alla utbytesstudenters kontrakt tar slut den 6 juni Utflyttning kommer dock att ske den 8 juni eftersom Housing Office kommer att vara stängt 5-7 juni. De studenter som har synnerligen goda skäl att stanna längre bör kontakta Housing Office före den 1 maj. Dock kommer man inte att ha möjlighet att stanna längre än till 30 juni. Eftersom Sotckholms universitet sagt upp avtalet med Solna Cabins, så kommer alla studenter där att bli tvungna att flytta ut den 8 juni. I de fall en student har goda skäl att stanna kommer Housing Office att försöka erbjuda ett annat studentrum under denna period. Det är av yttersta vikt att alla studenter städar sina rum enligt instruktionerna på baksidan av deras kontrakt. Finner Housing Office att rummet inte är städat kommer studenten att debiteras 1000sek. Housing Office har infört striktare regler kring detta och följer upp betalningsanmärkningar och ostädade rum i större utsträckning än tidigare. Vid sektionen håller man för närvarande på att teckna avtal med Tekniska avdelningen och Sektionen för lokalservice som kommer att inspektera och vid behov städa rummen under sommaren. Därav kommer alla rum vara i gott skick till hösten. Inför höstens inflyttning kommer koordinatorerna att bli tvungna att göra prioriteringslistor vad gäller inkommande studenter som skall få boende. Housing Office kommer att be om dessa listor efter den 16 maj. Mera information kommer att skickas ut. Koordinatorerna kommer då även att ha möjlighet att besluta om de studenter som fått förlängning från våren kommer att prioriteras eller ej. Studenterna

5 5 (6) kommer att informeras om att de inte ännu i detta skede kan garanteras boende nästa höst. Inflyttningen under höstterminen kommer att ske augusti. Det finns möjlighet att flytta in senare än dessa datum, dock ej tidigare. Ett missnöje över att centrala avtalsstudenter prioriteras vädrades bland koordinatorerna. Man anser att de studenter som inkommer på institutionsavtal bör ha samma rätt till boende. Detta är en fråga som diskuterats tidigare och man anser sig inte ha fått ett fullgott svar. Vid frånvaron av en sektionschef kunde inte mycket göras i denna fråga, men saken kommer att tas upp i ett senare skede. Förhoppningsvis kommer även Åke Nagrelius att kunna gå in mera på frågan om de centrala avtalen när han börjar på sektionen. Orientationdays Orientationdays för utbytesstudenterna kommer att hållas den augusti. Dagarna kommer i vanlig ordning att innehålla en guidad rundtur med buss, en informationsdag samt program av Kåren. Till skillnad från tidigare år, så kommer i år informationsdagen, som hålls den 21 augusti, att hållas gemensamt för utbytes- och mastersstudenterna. Ett skiljt pass kommer dock att hållas enbart för utbytesstudenterna vad gäller bland annat boendefrågor. Så snart som alla punkter i programmet blivit fastslagna, så kommer programmet att finnas på hemsidan och även skickas ut till utbyteskoordinatorerna. Maarit Hämäläinen nämnde tidigare under mötet att en ny funktionsadress kommer att komma i användning, med utbyteskoordinatorerna i åtanke. Vad som inte sades på mötet är att ett informationsbrev kommer att skickas kontinuerligt från denna adress, så att koordinatorerna vet när de har information att vänta och att all information kommer samlad. 5. Moveon Konferens på Stockholms universitet samt information om uppgradering Moveon är den databas som används för alla utbytesavtal, så väl centrala- som institutionsavtal. Inom denna databas finns det stora möjligheter att hantera så väl avtal, nomineringar och studenter. För tillfället är det enbart Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte som har tillgång till Moveon, men förhoppningen är att även institutionerna skall börja använda denna som hjälp i sitt arbete. För tillfället uppgraderas databasen, men när väl detta är klart så finns det möjlighet att få tillgång till databasen. Vid intresse bör man kontakta Sara Djupsund. IT & Media kommer att installera databasen hos koordinatorn utan någon extra kostnad för institutionen. Idealt vore om några institutioner skulle börja användningen av Moveon redan nästa termin för att pröva på denna, så att övriga institutioner därefter kan börja användningen. Unisolution, företaget som utvecklat Moveon, kommer att anordna en konferens på Stockholms universitet 1-3 juli Användare från hela Europa kommer att närvara vid konferensen, som riktar sig till så väl nybörjare som rutinerade användare. Mera information hittar man på moveonconference.unisolution.eu/. Skulle det visa sig att intresset är stort, kan ett extra möte med information om databasen anordnas. Att närvara på konferensen är inte nödvändigt för att kunna använda sig av databasen,

6 6 (6) men med tanke på att den anordnas på Stockholms universitet, så vore det ett gott tillfälle att bekanta sig med Moveon. 6. Övrigt Sektionen för internationellt student- och lärarutbyte kommer förhoppningsvis att anordna ytterligare ett möte inför sommaren, så att koordinatorerna får mera information inför hösten samt tillfälle att träffa den nya sektionschefen.