Strategi för användning av IT i Örebro kommun 2006-2010

Strategi för användning av IT i Örebro kommun 2006-2010 Antagen av kommunstyrelsen den 28 mars 2006. Inledning... 1 E-tjänster... 2 Processernas och funktionernas IT-stöd... 4 Teknisk plattform... 5 Organisation, ledning och styrning... 6 Kostnader och investeringar... 6 Styrdokument... 7 Inledning Sammanfattning IT - Strategin för perioden 2006 till och med 2010 fokuserar på integration mellan kommunens system samt en satsning på e-tjänster. Integrationen görs utifrån verksamheternas krav på en effektivare ledningsprocess. Satsningen på e-tjänster möter krav på effektiviseringar inom administrationen, utvecklingen av brukarinflytande och krav på en mer tillgänglig och flexibel serviceorganisation. Med stöd av e-förvaltning ska behovet av pappersbunden information minska, hantering av ärenden och ärendeflöden förenklas och dubbelarbete och dubbellagring av information undvikas. Genom en satsning på e-service involveras medborgarna bättre i processerna, vilket leder till god kommunikation, högre effektivitet och nöjdare brukare. De ökade kraven på tillgänglighet och flexibilitet gör det än mer viktigt att kommunen värnar om medborgarnas integritet och skyddar känslig information mot otillbörlig åtkomst. Medborgare och övriga brukare ska känna trygghet och tillit till kommunens IT-behandling och informationssäkerhet. Strategin är inte ett investeringsbeslut i sig. Beslut om nya verksamhetssystem, fastställande av regler och förändringar samt inköp av nytt IT-stöd, tas av programnämnd och/eller kommunstyrelsen. Kommunens IT-organisation ska präglas av professionalism, förändringsvilja och långsiktighet. Informationstekniken (IT) hanterar stora flöden av information och komplexa system. IT

bryter gränser och möjliggör nya sätt att kommunicera och informera. IT ska inte konkurrera med verksamheternas behov utan skapa förutsättningar för att använda befintliga resurser på ett effektivare sätt med ökad demokrati, och service som resultat. Det är alltså inte IT i sig själv som är strategiskt utan IT är ett stöd till organisationens kärnverksamhet och stödprocesser, ett stöd som rätt använt skapar förutsättningar för att ge verksamhetsnytta och därmed ett mervärde för brukaren. Örebro kommun har de senaste tre åren haft en medveten strategi för användning och styrning av IT. Från en decentraliserad organisation där verksamheterna själva ansvarat för drift och teknisk service och support, har vi gått över till en samlad IT-miljö som har inneburit en kostnadseffektivisering. Samtidigt har vi fattat ett antal beslut om kommungemensamma IT-satsningar, exempelvis: dokument- och ärendehanteringssystem med diarium ledningsinformationssystem elektroniskt avrop och leverantörsfakturaportal (e-handel) Verksamheterna och stödprocesserna har idag ett effektivt IT-stöd, bland annat i form av verksamhetssystem. Nu ställs nya krav på IT-utvecklingen avseende systemarkitektur, integration och informationssäkerhet för att kunna möta flexibilitet och tillgänglighetskrav från medarbetare och externa brukare. Syfte och övergripande mål Syftet och övergripande mål med detta dokument är att: Beskriva hur IT ska bidra till att stödja verksamheterna för att nå den utveckling som beskrivs i organisationens styrande dokument. Beskriva förutsättningar för den tekniska plattformen. Klargöra organisation, ansvar och styrning av IT. Strategin ska lägga grunden för kommunens fortsatta arbete med IT. Koppling till kommunens styrande dokument Kommunen har ett antal styrande dokument som anger den politiska viljeinriktningen för alla verksamheter och för kommunen totalt. Dokumenten anger inom vilka ramar som verksamheten har rätt att agera. Kommande satsningar inom IT ska ta hänsyn till dessa dokument. E-tjänster För att nå strategins övergripande mål ska en tydlig satsning göras på webbaserade tjänster, så kallade e-tjänster. I Örebro kommun delar vi in e-tjänster i två huvudkategorier: e-service - innebär ett utbud av elektroniska tjänster (självbetjäning), i första hand via Internet, riktade till externa intressenter, som medborgare, företag och föreningar. e-förvaltning - krävs för att kunna hantera de elektroniska tjänsterna som skapas i kontakten med externa intressenter och för att kunna effektivisera den interna administrationen. Örebro kommun har ett stort utbud av e-tjänster som, underlättar åtkomst till kommunal

information och självbetjäning, förenklar rutiner inom den egna administrationen, medför snabbare beslutsvägar och ger bättre tillgänglighet och ökad insyn. Samverkan och självbetjäning via Internet och webben är numera naturlig. Antalet tjänster som erbjuds på detta sätt har ökat de senaste åren. Kraven på att de svenska myndigheterna ska bli bättre inom detta område ökar i takt med utbyggnaden av bredband. Regeringens initiativ kring e-tjänster är konkret och användarnas förväntningar tydliga. Användarna vill kunna komma i kontakt med tjänsterna dygnet runt, året runt, oberoende av vilken myndighet som ansvarar för vilken tjänst. Med e-service menas ett utbud av strukturerad information och elektroniska tjänster, riktade till externa brukare som medborgare, organisationer och företag, i första hand via Internet. En utvecklad e-service ger på sikt såväl bättre kvalitet och kortare handläggningstider för medborgarna, som rationaliseringsvinster inom den egna verksamheten. En utveckling av e-tjänster kommer att frigöra resurser och bli kostnadseffektivt på sikt, men kräver investeringar i inledningsskedet. För att kommunen ska nå målet med e-service, krävs satsningar inom informationssäkerheten. E-trappan Att utveckla bra webbplatser som är tillgängliga och anpassade för så många användare som möjligt, är grundläggande för arbetet med e-service. Statskontoret har definierat fyra steg i den så kallade "e-trappan". Steg ett innebär att kommunen presenterar sin verksamhet och sina tjänster på webben. I steg två erbjuder kommunen enkla tjänster på sin webbplats. Hit räknas blankettservice och andra självbetjäningstjänster, samt möjlighet att söka i diarier och publika databaser. I steg tre gör kommunen det möjligt att hämta, lämna och bearbeta egen information genom att tillhandahålla personifierade e-tjänster, med inloggning genom överenskommen användaridentitet eller godkänt certifikat för säker identifiering. I steg fyra är gränserna mellan olika myndigheter genomskinliga för medborgaren, som bara behöver kontakta en myndighet i ärenden som involverar flera myndigheter. Nedbrutna mål för e-tjänster Genom en aktiv satsning på samverkan med andra myndigheter når organisationen det fjärde steget i e-trappan.

Externa brukare uppfattar kommunen som en sammanhållen organisation med en enda tillgänglig kontaktyta, som underlättar samarbete och informationsspridning, exempelvis genom en kommunportal. Anställda och förtroendevalda i den kommunala organisation använder elektroniska tjänster inom administrationen i högre utsträckning. Genom självbetjäningsfunktioner för brukarna ökar kommunen tillgängligheten, förbättrar kvaliteten samt reducerar kostnaden. Medborgare, företag och organisationer kan via e-service: göra ett antal typer av anmälningar, ansökningar och beställningar, hantera avgifter och ansöka om bidrag, följa och kommunicera i ett enskilt ärende, ta del av offentliga dokument och handlingar som rör ett eget ärende, lämna synpunkter och förslag som rör verksamheten. Säkerhetskrav kopplat till e-tjänster För att inte endast informationsservice, utan även individualiserad service och ärendehantering ska kunna utföras över Internet, krävs att användaren kan identifieras med egen identitet och lösenord eller med mer avancerade säkerhetslösningar. Säkerhetsnivån ska baseras på verksamheternas säkerhetskrav. Ur rättssäkerhetssynpunkt ska säkerhetskraven vara lika, oavsett om ett ärende handläggs manuellt eller elektroniskt. Informationsöverföringen för medborgare, och organisationer ska vara effektiv och säker. I en dialog måste bägge parter kunna vara säkra på motpartens identitet, motpartens vilja att stå för sina åtaganden och motpartens förmågan att skydda känsliga uppgifter. Processernas och funktionernas IT-stöd Processernas och funktionernas IT-stöd är de verksamhets- och stödsystem som är synliga för användarna. Kommunens alla verksamhetssystem är samordnade med en gemensam teknisk plattform och infrastruktur. De är integrerade med varandra i en e-förvaltning ger e-service och tillgång till relevant information för strategisk verksamhetsstyrning. Verksamhetssystemen har hög informationskvalitet och tillgänglighet, förvaltas enligt en fastställd förvaltningsmodell, har en tydlig uppföljningsmodell, håller adekvat säkerhetsnivå, samt utgör ett bra verksamhetsstöd. Inom en kommunal organisation finns flera typer av slutanvändare med skilda behov, i sin egen dagliga IT-miljö. Det är viktigt att hitta IT-lösningar som stödjer de behov som slutanvändaren har, oavsett var hon befinner sig eller vem hon är. IT-lösningarna ska maximera nyttan för verksamhetens uppdrag så långt det går, och samtidigt vara kostnadseffektiva samt hålla en god säkerhetsnivå. Inom kommunen finns olika typer av verksamhetssystem som innehåller stora mängder information om olika verksamheter. Informationen i dessa system ökar för varje år som går.

Det går nu att göra avancerade analyser som dock fortfarande är alltför svåra att genomföra effektivt. Nedbrutna mål för processernas och funktionernas IT-stöd Alla verksamhets- och stödsystem är definierade, dokumenterade, förvaltas utifrån kommunens systemförvaltningsmodell och samordnas genom en verksamhetsgrupp. Verksamhets- och stödsystemen är ett effektivt stöd till verksamheternas arbetsflöden samtidigt som de går att integrera och därigenom möjliggör e-förvaltning och e- service. Information produceras, distribueras och lagras elektroniskt, när det är möjligt och effektivt. Standardsystem ska i första hand väljas vid nyinköp och egenutveckling av system ska motiveras väl för att vara valbart. Systemarkitekturen stödjer integrationsmålet, bygger på standarder samt är strukturerad och dokumenterad. Informationen är tillgänglig oberoende av plats Lagring av information sker med stöd av öppna format. Kommun har ett gemensamt digitalt dokument- och ärendehanteringssystem som stödjer hela flödet från postöppning och diarieföring, via ärendehandläggning, nämndadministration, beslutsexpediering och publicering på webb, till arkivering. Kompetensutveckling i IT-miljön erbjuds kontinuerligt till berörda anställda. Teknisk plattform Kommunen har en enhetlig och driftsäker driftmiljö, ett begränsat urval av produkter och ett begränsat antal system. Kommunens tekniska plattform är kostnadseffektiv, flexibel och dokumenterad samt håller god teknisk, ekonomisk och säkerhetsmässig kvalitet. Det finns en standardiserad klientplattform skapad och i bruk för respektive användargrupp, det vill säga medarbetare och elever, som används och förvaltas utifrån samordnade verksamhetsbehov. Kommunens infrastruktur präglas av kostnadseffektivitet, stabilitet och säkerhet. Det finns åtkomst till kommunens tjänster oavsett var användaren befinner sig. Den tekniska plattformen är den bakomliggande tekniken och infrastrukturen. Olika teknikplattformar som exempelvis klientplattformen, serverplattformen och databasplattformen, innehåller mestadels standardiserade komponenter, så att miljön ska bli så kostnadseffektiv och säker som möjligt. Infrastrukturen är kommunikationsvägarna, det vill säga nätverket och dess teknik, som binder samman systemen och användarna med varandra och med omvärlden. Kommunen är i idag i stort självförsörjande när det gäller den tekniska plattformen, den levereras av en centraliserad intern organisation. Inom kommunen används ett flertal olika

tekniska lösningar för att tillgodose de behov som finns. Örebro kommun har under de senaste åren satsat på konsolidering och samordning av den teknisk plattformen bland annat genom: bredbandsutbyggnad till alla fysiska arbetsplatser, konsolidering av kommunens datalagring, konsolidering av servrar och inflyttning i kommunens centrala datahall. Nedbrutna mål för den tekniska plattformen Lösningar som är baserade på öppen källkod väljs när det är lämpligt utifrån ekonomi, säkerhet, tillgänglighet och funktionalitet. Oavsett om ett IT-stöd används av en eller flera, följs kommungemensamma tekniska standarder. Kommunens utrustningspark för PC, skrivare, kopiatorer och faxar är konsoliderad och förvaltas av utförarorganisationen utifrån verksamheternas behov. Kostnaden för hanteringen minskar mellan år 2007 och 2010, med bibehållen kvalitet. År 2006 finns det en standardiserad IT-miljö för ÖMAN. År 2008 finns det en standardiserad IT-miljö för PUMAN. Infrastrukturen stödjer möjligheten att gå över till IP-telefoni, när detta är lämpligt utifrån ekonomi, säkerhet, tillgänglighet och funktionalitet. Infrastrukturen stödjer ett mobilt arbetssätt på ett säkert och effektivt sätt. Organisation, ledning och styrning Kommunens IT-organisation kännetecknas av professionalism, förändringsvilja och långsiktighet som möjliggör en kostnadseffektiv, säker och verksamhetsstyrd IT. IT får en allt mer central roll som en viktig stödprocess, därmed ökar kraven på samordning och helhetssyn där alla delar inom processen inkluderas. Inom IT-organisationen finns teknisk kompetens och kunskap om verksamhetens krav på ITstöd. Kraven samordnas genom förvaltningarnas IT-forum och systemförvaltarorganisationen. Kommunstyrelsen, med stöd av programnämnderna ansvarar för samordning och styrning av IT-processen. Nedbrutna mål för IT-organisationen Kommunens IT-organisation är samordnad och effektiviserad så att hela eller delar av IT-processen kan konkurrensutsättas, All IT-utveckling i kommunens organisation följs upp med fokus på effektivitet, både ekonomiskt, säkerhetsmässigt och funktionellt, IT-organisationen levererar kompletta tjänster och tekniklösningar som medför verksamhetsnytta och/eller nettonytta. Kommunen tillämpar selektiv utkontraktering för tjänster, när detta anses lämpligt. Kostnader och investeringar Samtliga investeringar inom IT-området är samordnade, mätbara och ger ett mervärde till

organisationen. Kommunen strävar efter att maximera nyttan och värdet av investeringar i IT-området i relation till kostnaderna. Kostnaderna måste därför gå att mäta och vara långsiktigt förutsägbara. Strategin är inte ett investeringsbeslut i sig. Beslut om nya verksamhetssystem, fastställande av regler och förändringar samt inköp av nytt IT-stöd, tas av programnämnd och/eller kommunstyrelsen. Den lokala IT-utvecklingen infogas i den årliga budget- och verksamhetsplaneringen. Samordning av investeringsobjekt, satsningar på nya IT-stöd och förstudier, beskrivs i den årliga IT-planen. En IT-kostnad definieras enligt kommunens IT-plan som investeringskostnader för hård- och mjukvara, driftkostnader samt initialkostnader för nya system som ska leda fram till förslag till beslut. Kostnaderna för nya system alternativt nya moduler i befintliga system vägs mot nyttan för verksamheten. Fattade beslut om anslagsfinansiering, centralisering av resurser och konsolidering av infrastrukturen, har gett förutsättningar att få fram relevanta nyckeltal och därmed en kontroll över kostnaden. Nedbrutna mål för kostnader och investeringar Kommunens totala IT-kostnad går att mäts på ett fördefinierat sätt från och med 2007, Driftkostnaden för respektive system särredovisas från och med 2006. Kommunens IT-investeringar och projekt ska föregås av kostnads och intäktsanalyser från och med 2007, Den totala kostnaden för hela IT-processen beskrivs i ett årligt bokslut. Styrdokument Inom Örebro kommun finns det ett antal övergripande styrdokument för IT. Det är varje verksamhetsansvarigs skyldighet att se till att riktlinjer och policys följs inom sitt ansvarsområde. IT-plan Är tvåårig och anger planerade aktiviteter/projekt inom IT-området. Samordnas av stadskansliet och beslutas av kommunstyrelsen. Informationssäkerhetspolicy med riktlinjer Anger allmänna mål, inriktning, ambitionsnivå samt ansvar för IT- säkerhetsfrågorna. Örebro kommuns systemförvaltningsmodell Beskriver hur befintliga IT-system ska utvecklas, underhållas och avvecklas.

Roller och ansvar inom strategisk planering Beskriver ansvar och roller inom IT-området samt beslutsgång för de övergripande styrdokumenten. Teknisk plattform Beskriver nuläget samt hur framtidens tekniska plattform och infrastruktur ska utformas, för att kunna möta verksamhetens krav på ett effektivt IT-stöd.