Sammanträdesprotokoll 1 (17) Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred kl. 14.00-17.30 Beslutande Lars Rosander,C Mattias Wärnsberg, S Åke Nilsson, KD Tomas Söreling, S Susanne Sjöblom, M Carola Nilsson, S Åke Bergh, M Tommy Rälg, S Per-Inge Pettersson, C Rosie Folkesson, S Carina Littorin, MP Tommy Ejnarsson, V Monica Bergh, KD Övriga deltagande Lars-Erik Rönnlund, kommunchef Bo Troedsson 108 Britt Olsson, sekreterare Mats Stenström 111-113, 119 Utses att justera Åke Bergh Carola Nilsson Underskrifter Paragrafer 108-121 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Olsson. Lars Rosander. Åke Bergh Carola Nilsson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2011-10-18 Datum för anslags nedtagande 2011-11-11 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Olsson
Sammanträdesprotokoll 2 (17) KS 108/2011 Dnr 2011/32 106 Information om Emåförbundet s beslut tackar för informationen. Bo Troedsson, Emåförbundet berättar om verksamheten i förbundet. Emådagarna 2011 kommer att äga rum 20-21 oktober på Moliljan i Målilla. Beredning s arbetsutskott 37/2011
Sammanträdesprotokoll 3 (17) Kommunfullmäktige KS 109/2011 Dnr 2011/51 009 Redovisning av motioner under beredning 2011 s förslag till kommunfullmäktige föreslår kommunfullmäktige att godkänna redovisningen av motioner under beredning 2011. Enligt arbetsordningen för kommunfullmäktige har kommunkansliet upprättat en redovisning per 2011-09-06 inlämnade motioner som inte är färdigberedda. Redovisningen upptar 3 motioner för genomgång. Dnr 2010/98 Motion från centerpartiet om attraktivt boende i Hultsfreds kommun. Arbetsutskottet remitterade motionen till tekniska kontoret (numera Östra Smålands kommunalteknikförbund) för yttrande 228/2010-06-22 Dnr 2011/123 Motion från socialdemokratiska fullmäktigegruppen om rätt till heltid, möjlighet till deltid för all kommunal personal. Motionen är remitterad till personalkontoret för beredning enligt beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott 197/2011-08-16. Dnr 2011/139 Motion från socialdemokratiska fullmäktigegruppen om att en attraktiv arbetsgivare erbjuder sina anställda att hyra en miljövänlig bil. Arbetsutskottet remitterade 240/2011-09-20 motionen till inköpschefen att i samråd med ekonomikontoret och personalkontoret lämna yttrande. På kommunfullmäktiges sammanträde 2011-09-26 kom tre nya motioner in som remitterats till kommunstyrelsen och kommer att tas upp på arbetsutskottets sammanträde 2011-11-01 - Motion från Göran Berglund om skapande av naturcamping i Virserum - Motion från Göran Berglund om en pristävling för förslag till välkomstskyltar för kommunens tätorter - Motion från vänsterpartiets fullmäktigegrupp om att förbättra integrationen av flyktingar/invandrare. Beredning s arbetsutskott 239/2011
Sammanträdesprotokoll 4 (17) Kommunfullmäktige KS 110/2011 Dnr 2011/168 624 Överlämnande av skolhälsovårdsjournaler i original s förslag till kommunfullmäktige föreslår kommunfullmäktige att besluta om att skolhälsovårdsjournaler i original enligt förteckningar, inlämnade 2011-09- 15, får skickas till respektive kommun som eleverna flyttat till. Eligt beslut av kommunfullmäktige 93/2008-10-27 får överlämnande av skolhälsovårdsjournaler i original ske till annan myndighet under förutsättning att samtycke från vårdnadshavare/elev som uppnått som mognad att han/hon kan ta ställning ensam eller tillsammans med vårdnadshavare har inhämtats. Överlämnande av skolhälsovårdsjournaler gäller endast för upprättade journaler och beslut måste fattas årligen vid det tillfälle överlämnandet ska ske, t ex inför skolstart. Förtecknade elever har flyttat utanför kommunen och beslut om överlämnande behövs för att kunna skicka deras journaler till respektive ny skola. Beredning s arbetsutskott 257/2011
Sammanträdesprotokoll 5 (17) Kommunfullmäktige KS 111/2011 Dnr 2011/171 024 Begäran om tilläggsanslag år 2011 på grund av nya löneavtal s förslag till kommunfullmäktige föreslår kommunfullmäktige att godkänna förslaget om tilläggsanslag år 2011 på grund av nya löneavtal. Tilläggsanslaget föreslås finansieras ur kommunfullmäktiges reserverade medel för särskilda ändamål (bland annat löneökningar). Personalkostnaderna i budgeten för år 2011 är beräknade med utgångspunkt från löneläget 2011-03-31. Enligt uppgift från personalkontoret blev nivåhöjningen 2011-04-01 ca 2 %. När lönerna höjs ökar inte bara de löpande löneutbetalningarna utan också värdet av kommunens skuld för de anställdas semesterlöner samt pensionsavgift och löneskatt. Kostnaden för löneökningen uppgår till 8 789,2 tkr. Fördelning av personalkostnadsökningarna mellan nämnder och kommunstyrelsens förvaltningar, ÖSk, semesterlöneskuld och pensionsavgift finns i en framtagen tabell av ekonomikontoret. Lönekostnaderna ökar således med 8 789,2 tkr. Av detta finansieras 15,8 tkr av statsbidrag och minskade kostnader. Återstår att finansiera är då 8 773,4 tkr, viket föreslås ske genom att beloppet tas ur kommunfullmäktiges reserverade medel för löneökningar. För detta finns avsatt 9 851,3 tkr i 2011 års budget. Detta medför ett överskott på 1 077,9 tkr jämfört med reserverade medel. Beredning s arbetsutskott 248/2011
Sammanträdesprotokoll 6 (17) Samtliga nämnder och förvaltningar Kommunfullmäktige för kännedom KS 112/2011 Dnr 2011/172 041 Tidplan för arbetet med 2013 års budget s beslut beslutar att godkänna tidplanen enligt nedan för arbetet med 2013 års budget. Beredning s arbetsutskott 260/2011 Tidplan för arbetet med 2013 års budget Vecka 44 Direktiv för beräknad ram budget 2013 behandlas i KSAU, skickas till förvaltningarna och publiceras på nätet. 2011-12-23 Beräknad ram 2013 enligt direktiven inlämnas till ekonomikontoret 8.30 Sessionssalen KSAU, ekonomikontoret 2011-12-31 Ramberäkning klar 2012-01-24 Ramberäkning och övergripande mål presenteras. 9.30-12.00 Balder BB, nämndpresidier, revision, fack, chefer, controllers 2012-01-31 KSAU diskuterar förslag till övergripande mål, resultatnivå och fördelning av ramen för drift- och investeringsbudget 2012-02-14 Budgetberedningen (BB) fastställer förslag till övergripande mål, resultatnivå och fördelning av ramen för drift- och investeringsbudget 2012-02-15 Budgetberedningens förslag distribueras och publiceras på nätet 2012-03-06 fastställer förslag till övergripande mål, resultatnivå och fördelning av ram för drift- och investeringsbudget 8.30 Sessionssalen 9.00 Sessionssalen 14.00 Sessionssalen KSAU, ekonomikontoret BB KS 2012-03-13 Presentation av ramfördelning 10.00-12.00 Balder BB, nämndpresidier, revision, fack, chefer, controllers
Sammanträdesprotokoll 7 (17) 2012-03-26 Kommunfullmäktige fastställer fördelning av ram för drift- och investeringsbudget Balder KF Mars-april Nämnder/förvaltningar arbetar fram förslag till driftbudget med tillhörande konsekvensbeskrivningar och effekter på mätbara verksamhetsmål, investeringsbudget samt taxor 2012-05-02 2012-05-03 Nämnder/förvaltningar träffar budgetberedningen för dialog enligt separat tidplan (se nedan). Förslag till driftbudget med tillhörande konsekvensbeskrivningar, verksamhetsmål, investeringsbudget samt taxor lämnas på mötet 9.00-16.00 Sessionssalen BB, nämnder /förvaltningar 2012-05-15 Budgetberedningen fastställer förslag till mål och budget 9.00-16.00 Sessionssalen BB 2012-05-23 MBL-förhandling Sessionssalen Fack, kommunchef, personalchef, ekonomichef 2012-06-05 fastställer förslag till mål och budget 2012-06-25 Kommunfullmäktige fastställer mål och budget 2013 Juli-dec Arbetet påbörjas med att verkställa Kommunfullmäktiges fastställda budget för att nå helårseffekt under budgetåret 9.00 Sessionssalen KS 15.00 Balder KF Separat tidplan för dialog med budgetberedningen 2012-05-02 09.00 11.00 Östra Smålands Kommunalteknikförbund 11.00 12.00 Kultur och fritid 13.00 15.00 Socialnämnd 15.00 16.00 Miljö- och byggnadsnämnd 2012-05-03 09.00 10.00 Räddningstjänst 10.00 12.00 Barn- och utbildningsnämnd 13.00-15.00 Kommunövergripande verksamheter
Sammanträdesprotokoll 8 (17) KS 113/2011 Besparingskrav för år 2012 s beslut På nästa sammanträde med kommunstyrelsen kommer besparingsförslaget att presenteras då budgetberedningen sammanträder på förmiddagen samma dag för att sammanställa förslaget. Kommunens resultat + 0,5 mnkr i budget 2012 förutsätter minskade kostnader på för närvarande 14,1 mnkr (när KF antog budget 2012 den 26 juni var besparingsbehovet 10,9 mnkr). Bakgrund till fördelningen av besparingskravet är politiska prioriteringar och de av ekonomikontoret framtagna omvärldsanalyserna och den analys Sveriges Kommuner och Landstings analysgrupp tagit fram. I dessa framgår hur kostnaderna för kommunens verksamheter relaterar till andra kommuners och speciellt hur våra kärnverksamheters kostnader relaterar till sina standardkostnader. Den viktigaste slutsatsen från SKL:s analysgrupp är att Hultsfreds kommun under senare år i förhållande till befolkningsutvecklingen ökar sina kostnader i stället för att minska dem. När vi netto skulle ha minskat kostnaderna med 1 procent för att anpassa till befolkningsutvecklingen har vi stället ökat med 1 procent. Verksamhetsförändringar med effekt 2012 fördelas enligt följande: Inklusive Östra Smålands Kommunalteknikförbund Barn- och utbildningsnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Socialnämnden Totalt 3 600 tkr 7 400 tkr 200 tkr 2 900 tkr 14 100 tkr Kommunchef Lars-Erik Rönnlund informerar om att arbete pågår inom kommunstyrelsens förvaltningar för att lämna besparingsförslag till ekonomikontoret 1 november 2011.
Sammanträdesprotokoll 9 (17) Virumsvallen AB Kultur- och fritidskontoret Barn- och utbildningsnämnden Östra Smålands Kommunalteknikförbund KS 114/2011 Dnr 2011/170 829 Hyresavtal för ishallen i Virserum s beslut godkänner avtal med Virumsvallen AB för perioden 2011-09-14 2012-03-10. påtalar än en gång vikten av att avtalet ska vara klart innan avtalstiden påbörjas vilket innebär augusti 2012 för nästa års avtal. Ett avtal för 2011/2012 har upprättats mellan Virumsvallen som hyresvärd och Hultsfreds kommun som hyresgäst. För nyttjande av ishallen under perioden 2011-09-14 2012-03-10 betalar Hultsfreds kommun ett belopp om 1 241 500 kronor. Under hyresperioden äger Hultsfreds kommun rätt att utnyttja ishallen följande veckodagar och tidpunkter som även finns noterade i avtalet: Ishallen ska hållas öppen för allmänhetens åkning vardagar kl 14.00-15.30, lördagar och söndagar samt helgdagar kl 09.00-11.00 samt alla skollov kl 10.00-15.00. Jul- och nyårsafton är ishallen stängd. Information om öppettider, eventuella driftsstörningar samt kontaktperson ska finnas anslagna vid ishallen samt finnas lättillgängliga på VSGF:s (Virserums sport- & gymnastikförening)hemsida. På mötet tas även frågan om energiförbrukningen upp och vad som kan göras för att minska densamma. Beredning s arbetsutskott 255/2011
Sammanträdesprotokoll 10 (17) Målilla Rid & Körsällskap Ekonomikontoret Kultur- och fritidskontoret KS 115/2011 Dnr 2011/137 807 Ansökan från Målilla Rid & Körsällskap om marknadsföringsbidrag s beslut beslutar att Målilla Rid- & Körsällskap får ett marknadsföringsbidrag på 15 000 kronor mot att sällskapet exponerar Hultsfred i vägskyltsversionen på hästarnas tävlingstäcken under de elitserietävlingar som återstår under 2011. Marknadsföringsbidraget finansieras via kommunstyrelsens konto för oförutsedda behov. Målilla Rid- & Körsällskap ansöker i skrivelse daterad 2011-08-10, om ett marknadsföringsbidrag för år 2011. I skrivelsen för man fram att sällskapet lyckats bra med sitt deltagande i vårens lagtävlingar i division 1/elitserien och då kom på 2: plats i serien. I och med tävlandet i högsta serien uppstår kostnader i form av lagavgift för anmälan (1200 kr), anmälningsavgift per ekipage och omgång ( 3x800= 2 400 kr) samt startavgift per ekipage och omgång (4x250x3=3 000 kr). Kostnader för resor och uppstallning av hästar tillkommer. Mjölby, Nybro och Mantorp är tävlingsplatser under hösten. Som motprestation är man beredd att exponera kommunens logotyp (eller motsvarande) på sina hästtäcken vid de återstående tävlingstillfällena under hösten. I skrivelsen hänvisas bl.a. till att Hultsfreds Ridklubb fick ett bidrag på 15 000 kronor till sin tävlingsverksamhet 2008-11-25. Kommunen antog 2009-12-21 en ny policy för sponsrings- och marknadsföringsbidrag. Av den framgår att sponsring enbart ska vara sparsamt förekommande och avse större/uppmärksammade engagemang som befrämjar kommunens anseende. Marknadsföringsbidrag kan däremot avse mindre omfattande engagemang, under förutsättning att intressanta motprestationer och exponering kan erbjudas. Rid- & Körsällskapets erbjudande kan vid positiv tolkning sägas uppfylla kriterierna för marknadsföringsbidrag i policyn. Kopplingen till kommunens strategier för tillväxt inte helt omedelbar, men kan även den tolkas såsom positiv. Beredning s arbetsutskott 250/2011
Sammanträdesprotokoll 11 (17) Kalvkätte Trädgård Ekonomikontoret KS 116/2011 Dnr 2011/106 048 Ansökan om bidrag till verksamheten i Kalvkätte Trädgård för år 2012 s beslut beviljar Kalvkätte Trädgård ett bidrag på 50 tkr för år 2012. Bidraget får belasta kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov. Föreningen Kalvkätte Trädgård ansöker i skrivelse, daterad 2011-06-09, om ett driftbidrag på 120 tkr. Bidraget avser täcka kostnader för personal med mera. Föreningen Kalvkätte Trädgård har arrenderat aktuellt markområde på Kalvkätte sedan 2007. Föreningen har fått ett kommunalt driftbidrag på 50 tkr varje år sedan 2007 (totalt 250 tkr). Trädgården används i rehabiliteringssyfte för personer som är långtidsarbetslösa eller långtidssjukskrivna som ett steg i utvecklingen för att komma tillbaka till arbetslivet. Arbetsförmedlingen bidrar med ca 435 tkr per år i form av lönebidrag. Trädgårdsområdet har successivt byggts ut både till omfattning och till innehåll vilket har ökat besöksvärdet. s arbetsutskott gav uppdrag 214/2011 åt kultur- och fritidskontoret att undersöka möjligheten att inrymma ett eventuellt bidrag i förvaltningens budget. De senaste två åren har kontot för föreningsverksamhet minskats med 150 tkr. Minskningen har gjorts som en del i en större besparing i förvaltningens budget. Under ett antal år har föreningarnas redovisning visat en tendens till minskad verksamhet, vilket har inneburit ett överskott på kontot vid årets slut. Utfallet för kontot 2011 baseras helt på graden av verksamhet som kommunens föreningar redovisar för hösten 2011. I de av kommunfullmäktige antagna bidragsreglerna för föreningar prioriteras föreningar som har verksamhet för barn- och ungdom, pensionärer och handikappade.
Sammanträdesprotokoll 12 (17) Arbetsutskottet beslutade även 251/2011-10-04 att ge kultur- och fritidschef Christina Brandt i uppdrag att efterfråga en uppföljning av tidigare års verksamhet för Kalvkätte Trädgård. Beredning s arbetsutskott 214/2011, 251/2011
Sammanträdesprotokoll 13 (17) Barn- och utbildningsnämnden KS 117/2011 Kompetensutveckling för IT-pedagoger s beslut Skrivelsen överlämnas till barn- och utbildningsnämnden. Förfrågan har lämnats genom Cynthia Strömberg, Hultsfreds gymnasium och rektorsområde förskola-grundskola om godkännande av att två ITpedagoger deltar i BETT-mässa i London 11-13 januari 2012. Kompetensutvecklingen arrangeras av AV-media inom nätverket SplitVision där IT-pedagogerna deltar. Enligt personalhandboken, kapitlet om personalutveckling/utbildning ska beslut om aktivitet om utbildning utanför Sverige förankras i den nämnd eller styrelse som är ytterst ansvarig.
Sammanträdesprotokoll 14 (17) Arbetsgruppen KS 118/2011 Dnr 2011/176 019 Framtida regionbildning - remiss s beslut En arbetsgrupp utses för att sammanställa förslag till yttrande som ska lämnas på kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2011-11-01. Arbetsgruppen består av samma politiker som ingår i budgetberedningen. Det vill säga arbetsutskottet samt Torbjörn Wirsenius, Tommy Ejnarsson, Carina Littorin och Göran Berglund. Landstinget i Kalmar län och Regionförbundet i Kalmar län har gemensamt arbetat fram ett underlag avseende framtida regionbildning. Detta har nu tillsammans med ett förslag skickats ut till länets kommuner. På kommande sammanträde med kommunfullmäktige kommer information att ges av Ulf Nilsson, Regionförbundet i Kalmar län.
Sammanträdesprotokoll 15 (17) Kommunchef Ekonomichef KS 119/2011 Uppföljning av kommunfullmäktiges beslut 98/2011-09-26 s beslut ger kommunchef Lars-Erik Rönnlund och ekonomichef Mats Stenström att ta upp frågan med koncernledningen om bland annat återhållsamhet gällande driftbudgetens kostnader. Kommunfullmäktige beslutade 98/2011-09-26 då delårsrapporten redovisades att ge uppdrag att tillvarata alla möjligheter för att vid negativa avvikelser eliminera dessa samt att i övrigt visa återhållsamhet gällande driftbudgetens kostnader. På mötet redogör Susanne Sjöblom, tjänstgörande ersättare i kommunstyrelsen tillika ordförande i kommunfullmäktige, för Tanke till återhållsamhet. I redovisningen visas bland annat på hur inköpen fördelas över årets månader. Det förekommer en ojämn spridning och frågan ställs om vad som ligger bakom detta.
Sammanträdesprotokoll 16 (17) Kommunfullmäktige KS 120/2011 Inbjudan till en heldag om tillverkningsindustrins påverkan på ekonomin 2011-11-03 på Campus s beslut beslutar att kommunfullmäktige erbjuds att få deltagaravgiften betald om man vill vara med på heldagen på Campus 3 november 2011. Senaste anmälningsdag är 26 oktober 2011. Inget arvode betalas ut. Sparbanksstiftelsen Kronan bjuder in till en heldag om tillverkningsindustrins påverkan på ekonomin. Moderator är Peter Nygårds. Yrkande Ledamot Tommy Rälg, S, med instämmande av Tomas Söreling, S, föreslår att erbjuda kommunfullmäktige att delta denna dag och få deltagaravgiften betald. Det betalas inte ut något arvode för deltagande i denna dag.
Sammanträdesprotokoll 17 (17) KS 121/2011 Anmälningsärenden Följande delegationsbeslut och beslut, som av annan anledning inte fordrar kommunstyrelsens handläggning, anmäls till kommunstyrelsen Protokoll s arbetsutskott 2011-08-30 2011-09-20 AB Hultsfreds Bostäder 2011-09-02 Hultsfreds Kommunala Industri AB 2011-09-19 Delegationsbeslut Kommunchefen Pkt 3.4 Uppförande av skyltanordning PRO Silverdalen-Lönneberga bidrag 4 494 kronor Meddelanden 1. Kommunchef Lars-Erik Rönnlund informerar om att kommunens webbplats hamnar på sjunde plats av Smålands 33 kommuner i en undersökning som är gjord av Sveriges Kommuner och Landsting. Det går att läsa mer om detta på www.hultsfred.se.