Tjänsteskrivelse 1 (2) 2018-08-27 KFN 2016.0049 Kultur- och föreningsförvaltningen Handläggare Maria Motin Kultur- och föreningsnämnden Slutrapport projekt Stråhallen Sammanfattning I maj 2016 beslutade nämnden om ett två årigt projekt Stråhallen 170101-181231. Anläggningen Stråhallen har varit i kommunens ägo sedan 2000, men driften av verksamheten sköttes tidigare av ekonomiska föreningen Stråhallen som tackade nej till fortsatt verksamhet våren 2016. Stråhallens verksamheter och tjänster ska utvecklas i relation till omvärldens förändringar och kundens behov och önskemål. Efter drygt ett och ett halvt år har Stråhallen blivit ett levande motions- och aktivitetscentrum med nya verksamheter såsom två padelbanor och en hoppgropsanläggning. Projektet har till största del gått bra och bedöms kunna fortsätta att drivas i kommunal regi av kultur- och föreningsförvaltningen. För att övergå till en permanent verksamhet behövs en ramförstärkning om 800 000 kr. Kultur- och föreningsnämnden föreslås godkänna Stråhallens slutrapport. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 27 augusti 2018. Slutrapport Stråhallen den 14 juni 2018. Protokollsutdrag kultur- och föreningsnämnden KFN 60/16 Bakgrund I projektplanen stod följande Stråhallen ska via projektet skapa en attraktiv mötesplats som bidrar till en meningsfull fritid och minskar klyftor i samhället. En mötesplats där brukare, föreningar och boende är delaktiga och upplever en känsla av sammanhang. Samtliga mål är i stort sett uppnådda. De avvikelser som finns i nuläget; o Avvikande resultat är att få flickor/kvinnor aktivt använder verksamheten. Bedömning är att det kommer ske en betydande ökning av flickor/kvinnor under hösten 2018 med anledning av Bofors gymnastikförening som kommer att ha verksamhet i hoppgropsanläggning. Många kvinnor spelar också padel. Samarbete med skola och tennisförening har möjliggjort att öka andelen flickor som använder verksamheten. o Avvikande resultat är att inte någon sommarverksamhet har bedrivits med hjälp av statliga medel (tidigare Mucf medel), inga
2 (2) 2018-08-27 KFN 2016.0049 större renoveringar under nästa år i Stråhallen då finns möjligheten att använda hallen även under sommaren. Beskrivning av förslag Projektet har till största del gått bra och bedöms kunna fortsätta att drivas i kommunal regi av kultur- och föreningsförvaltningen. Samarbetet med socialförvaltningen och AME gällande bemanning av verksamheten, förutom hallföreståndaren, känns som en bra fortsättning. För en långsiktig och mer hållbar verksamhet behövs, förutom hallföreståndare, en ytterligare resurs i verksamheten. För att klara detta så behöver nämnden äska 800 000 kr i ökad ramförstärkning från och med 190101. Konsekvenser Sociala/kulturella konsekvenser En enkät gjordes i början av projektet där det framkom från kunderna att man önskade nya verksamheter och renovering av Stråhallen. Dessa önskemål är genomförda och resultatet i enkäten från hösten 2017 hamnade på nöjdhet bemötande, hamnade på 88 % och nöjdhet kring helheten, 85 %. Planering pågår för att ännu mer skapa en attraktiv mötesplats som bidrar till en meningsfull fritid och minskar klyftor i samhället. Ekologiska konsekvenser Större delen av belysningen i Stråhallen har bytts ut till ledbelysning. Ekonomiska konsekvenser Projektet har arbetat med att öka intäkterna, men för att få en långsiktig hållbar verksamhet så behövs en ramförstärkning. Redan i mål och budget 2018-2020, KFN 18/17, informerades att om Stråhallens verksamhet permanentas 2019, önskar kultur- och föreningsnämnden förstärka sin driftsram. Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut Godkänna Stråhallens slutrapport. Maria Motin Verksamhetssamordnare Expedieras till Kommunfullmäktige
Slutrapport Stråhallen www.karlskoga.se
Slutrapport 1(8) Projektnamn: Stråhallen Projektägare: Anna Nordlund, förvaltningschef Kultur- och föreningsförvaltningen Checklista inför beslut, BP5 Ja Nej Alla ärenden och projekthandlingar är omhändertagna och diarieförda i Ciceron Projektets akt är förberett för att avslutas i Ciceron Alla erfarenheter och observationer dokumenterade och avrapporterade Avvikelser från planerade mål är dokumenterade Effektmålen är dokumenterade Ansvarig för uppföljningen av effektmålen är utsedd Ekonomisystemet är uppdaterat med intäkter och kostnader Projektets resultat och slutrapport godkänns inte och måste kompletteras, BP5 Projektets resultat och slutrapport godkänns och projektet avslutas, BP5 Ja Nej Kommentar: Projektet avslutas i december men slutrapporten levereras 180905. För en framgångsrik implementering, drift och underhåll av Stråhallen i Kultur- och föreningsförvaltningen krävs: - Fortsatt grundfinansiering inom befintlig ram - En ramförstärkning 800 000 kr/år - Grundbemanning 2,0 + 4,0 AME-tjänster - Omhändertagande av restlistan Datum och underskrift av projektägare
Slutrapport 2(8) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SLUTRAPPORT STRÅHALLEN... 0 1 BAKGRUND... 3 2 SYFTE... 3 3 EFFEKTMÅL... 3 4 PROJEKTMÅL OCH RESULTAT... 4 5 GENOMFÖRDA AKTIVITETER/LEVERANSER... 5 6 RESTLISTA... 6 7 PROJEKTNYTTA... 6 8 EKONOMI... 6 9 ÖVERLÄMNING/LEVERANS AV PROJEKT... 8 10 UTVÄRDERING OCH REFLEKTIONER... 8
Slutrapport 3(8) 1 Bakgrund Anläggningen Stråhallen har varit i kommunens ägo sedan år 2000 och driften av verksamheten har skötts av ekonomiska föreningen Stråhallen. Föreningen tackade nej till fortsatt verksamhet våren 2016. Detta innebar att förvaltningen fick uppdrag att i projektform under perioden 2017-01-01 tom 2018-12-31, undersöka möjligheten att driva Stråhallen i kommunal regi och med särskilt fokus på att öka andelen flickor och tjejer. Därtill skulle ett samarbete ske med AME för att möjliggöra arbetsmarknadsåtgärder. Det har genomförts en förstudie där önskemål framkom om exempelvis padelbana, utökade öppettider och renovering av hallen. 2 Syfte Stråhallen ska via projektet skapa en attraktiv mötesplats som bidrar till en meningsfull fritid och minskar klyftor i samhället. En mötesplats där kunder, föreningar och boende är delaktiga och upplever en känsla av sammanhang. 3 Effektmål Projektets slutprodukt ska inom 2-3 år leda till - Ökat antal besök och besökare samt att besökarna ska uppleva en nöjdhet på minst 85 % med helheten - En jämn könsfördelning 50-50 %
Slutrapport 4(8) - En beläggningsgrad under dagtid på minst 50 % - En beläggningsgrad under kväll och helg på minst 80 % samt att besökarna ska uppleva en nöjdhet på minst 85 % med helheten - 50 mötesbokningar och konferenser per år Idag är Stråhallen en attraktiv mötesplats, som med rätta förutsättningar kommer bli ännu mer attraktiv samt nå effektmålen i och med driften i Kultur- och föreningsförvaltningens regi. 4 Projektmål och resultat Mål 1. Stråhallens verksamheter och tjänster ska utvecklas för att tillfredsställa kundernas behov och önskemål samt anpassas till förändringar i omvärlden. o Resultat är nya verksamheter, tjänster och renovering av hallen - Två padelbanor - Hoppgropsanläggning för gymnastik - Ett nytt digitalt bokningssystem - Konferenslokal - Invändig renovering t.ex. nytt badmintongolv, ommålning och renoverade duschrum Mål 2. Fler flickor och kvinnor ska aktivt använda verksamheten. o Avvikande resultat är att få flickor/kvinnor aktivt använder verksamheten. Bedömning är att det kommer ske en betydande ökning av flickor/kvinnor under hösten 2018 med anledning av Bofors gymnastikförening som kommer att ha verksamhet i hoppgropsanläggningen. Många kvinnor spelar också padel. Samarbete med skola och tennisförening har möjliggjort att öka andelen flickor som använder verksamheten. Mål 3. En extern finansiering ska vara beviljad för att pröva ny verksamhet utöver Stråhallens basverksamhet. I projektplanen stod en extern finansiering ska vara beviljad för att prova ny verksamhet. Det syftade på att externa investeringsmedel skulle sökas. o Resultat är att Bofors gymnastikförening sökte anläggningsbidrag via Värmlandsidrotten till hoppgropsanläggningen som beviljades, kommunen gick in med resterande investeringsmedel. Föreningen gick in med egna medel, både till anläggningen men också till att köpa in material. Mål 4. Sommaren 2017 och 2018 ska sommarlovsverksamhet till barn och unga erbjudas med stöd av medel från MUCF och med särskilt fokus på ekonomiskt utsatta flickor. o Resultat är sommarlovsverksamhet med fokus på integration bedrevs under 2017, där vissa aktiviteter var i Stråhallen. Få flickor deltog. I och med alla renoveringar i Stråhallen under sommaren 2018, har ingen sommarlovsverksamhet förlagts där. o Avvikande resultat är att inte någon sommarverksamhet har bedrivits med hjälp av statliga medel (tidigare Mucf medel).
Slutrapport 5(8) Mål 5. Projektledaren ska ha fått in minst tre lämpliga utbildnings- och praktikplatser, arbetsmarknadsåtgärder per år under perioden 2017-2018 o Ett samarbete har funnits mellan kultur- och föreningsförvaltningen, socialförvaltningen och arbetsmarknadsenheten (AME) gällande bemanning. Förutom en kommunalt anställd hallföreståndare så finns en överenskommelse gällande bemanning med fyra stycken från AME. De arbetar i reception och café samt till viss del med städning. Mål 6. Projektet ska leda till en tydlig struktur och en ekonomi för effektiv drift av Stråhallen. Projektet ska även beskriva en systematisk utveckling av Stråhallen som motions- och aktivitetscentrum för Karlskoga. o Resultat är att projektet har testat en effektiv struktur och ekonomi för att driva Stråhallen. För att framgångsrikt implementera Stråhallen i Kultur- och föreningsförvaltningens drift, underhåll och utveckling krävs: - Fortsatt grundfinansiering inom befintlig ram - En ramförstärkning 800 000 kr/år - Grundbemanning 2,0 + 4,0 AME-tjänster - Omhändertagande av restlistan 5 Genomförda aktiviteter/leveranser Beskriver genomförda aktiviteter under projektet Se bilaga 1 Genomförda aktiviteter/leveranser
Slutrapport 6(8) 6 Restlista Beskriver kvarstående aktiviteter som inte genomförts enligt projektet och förslag på framtida utvecklingsaktiviteter. Se bilaga 2 Restlista 7 Projektnytta Projektet har utvecklat ett bra samarbete med Arbetsmarknadsenheten för bemanning av Stråhallen. Samarbetet har bidragit till utökade öppettider och har fått in personer som stått utanför arbetsmarknaden. Det har utvecklats ett antal nya aktiviter såsom två padelanläggningar och en hoppgropsanläggning, som är viktiga för ett attraktivt motions- och aktivitetscentrum. Att kunderna är mycket nöjda med Stråhallen visar kundundersökningen. Resultatet blev 88 % nöjdhet med bemötande och 85 % nöjdhet med helheten. 8 Ekonomi Följande skrivning gjordes i årsredovisningen 2017 Stråhallen är under uppbyggnad varför det har varit svårt att estimera intäkterna då verksamheten bara varit igång del av året. Förlusten av Stråhallen 2017 estimerades till 979 tkr, bokföringen har dock varit svår att analysera. Stycket i årsredovisningen fortsatte på följande sätt. En tydligare budget är gjord för 2018 vilket kommer förenkla uppföljningen. Utifrån utfall november och december 2017 är förhoppningen att intäktsbudgeten framöver ser mer positiv ut för Stråhallen. Intäkter Prognostiserade intäkter för helåret 2018 har satts till 2 163 tkr varav 720 tkr är stöd från kommunstyrelsens samt kultur- och föreningsnämndens utvecklingspott. 2017 års intäkt uppgick till 1604 tkr vilket därmed visar att den tros öka med 161 tkr och pekar på att verksamheten går åt rätt håll. Inför 2019 beräknas intäkterna till nästan 1 800 tkr vilket ger en ökning med ytterligare cirka 350 tkr i jämförelse med 2018. I summan för 2019-2020 har stöd från kommunstyrelsen inkluderats.
Slutrapport 7(8) Övriga kostnader 2017 uppgick de övriga kostnaderna till totalt 2 258 tkr vilket kan jämföras med budget som satts till 1 850 tkr. Förklaringen till överskridandet torde finnas i dåvarande hyreskontrakt där det inte ingick något inre underhåll av fastigheten. Detta resulterade i höga kostnader eftersom lokalen var eftersatt och i dåligt skick. Utfallet för övriga kostnader 2018 uppskattas till 2 133 tkr och minskar således med 145 tkr. Den största orsaken är nytt förhandlat hyrestkontrakt men många andra inköp har också gjorts då hallen är fortsatt eftersatt och i behov av ny utrustning och uppfräschning. Personalkostnader I posten för personalkostnader inkluderas lön, arbetsgivaravgifter, kompetensutvecklingen och liknande kostnader. Kostnaderna för personal från AME ingår inte i denna post. 2017 budgeterades kostnaden till 208 tkr och utfallet uppgick till 325 tkr. Till år 2018 ökades budgetposten till 613 tkr men trots ökningen förväntas utfallet uppgå till 725 tkr. Denna post måste utökas i framtiden. Resultat År 2017 budgeterade man ett underskott om 885 tkr och utfallet visade på 979 tkr. Som tidigare nämnts har det varit svårigheter vid analysen. Efter utgången av augusti 2018, det vill säga de siffror som kan redovisas i denna rapport, är utfallet 474 tkr och budget för helåret ligger på 675 tkr. Riktvärdet vid augusti månad ligger på 67 % och Stråhallen ligger på 70 %. Nämnas bör att hallen varit stängd under perioden juni till augusti och inte genererat några intäkter. Prognosen för helåret 2018 visar på att utfallet ska sammanfalla med budget, det vill säga ett nollresultat. Resultatet för 2019 beräknas till cirka 1 000 tkr och då har inte något stöd från kommunstyrelsen eller kultur- och föreningsnämnden inkluderats. Utifrån denna prognos äskar kultur- och föreningsnämnden en budgetförstärkning om 800 tkr. Se bilaga 3 Budget och utfall
Slutrapport 8(8) 9 Överlämning/leverans av projekt En överlämning av projektets slutprodukt är planerad 2019-01-10. Det sker genom ett möte mellan projektägare Anna Nordlund och projektledare Maria Motin samt Kultur- och föreningsförvaltningens förvaltningschef Anna Nordlund och verksamhetssamordnare Maria Motin. I och med överlämningen godkänns projektets slutprodukt och ansvaret att implementera, driva, underhålla och utveckla Stråhallen övertas av Kultur- och föreningsförvaltningen. All projektdokumentation DNR 2016-0049 lagras i Ciceron och ansvarig för dokumentationen är projektledare Maria Motin. 10 Utvärdering och reflektioner En väl genomförd förstudie är en viktig förutsättning för ett projekt. Det har varit en framgångsfaktor att arbeta i projektform utifrån kommunens projektmodell. Andra framgångsfaktorer i projektet har varit de investeringsmedel som beviljats från kommunstyrelsen för möjliggörande av nya verksamheter och underhåll i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen, AME och socialförvaltningen. Det är viktigt att framtida samarbeten av avtal med föreningsliv gällande uthyrning av anläggningar även inkluderar invändigt underhåll som kommunens ansvarar för. Med tanke på att projektperioden har varit rätt kort så har mycket hänt i Stråhallen under perioden. Det har varit en utmaning men flera nya verksamheter är nu på plats. En reflektion man kan göra är att ett så här stort projekt borde ha varit på tre år istället för på två.
Bilaga 1 Genomförda aktiviteter/leveranser Aktivitet Kartläggning av olika intressenter Stråhallens basverksamhet ska kartläggas Utveckling av Stråhallens tjänster Beskrivning n har kartlagt de olika verksamheterna i hallen och tittat på vilka nya aktiviteter som kan inrymmas. Enligt brukarundersökning så var det många som önskade padelbana. Skolans elever använder hallen på friluftsdagar eller på idrottslektioner Basverksamheten har varit och är racketsporter. Bågskytteverksamhet och yxkastning har verksamhet i hallen vintertid. Ny verksamhet är Padel, också en racketsport samt hoppgropsanläggning för gymnastik. Har skett genom benchmarking och samarbete med bland annat Karlstad racketcenter. Tidpunkt för leverans enligt plan Tidpunkt för leverans 2017-05-31 2017-04-12 2017 2017-08-01 padelbana 1, 2018-06-11 hoppgropsanläggning 2018-08-20 padelbana 2 Event Crossfit tävling blev en succé. Maj 2017 Mätning av besöksstatistik fördelat på kön Två brukarunder-sökningar har gjorts, april 2016 samt oktober 2017. Senaste mätningen av besöksantalet fördelad på kön visar att det fortfarande är flest pojkar/män som besöker anläggningen, 75 % kontra 25 %. Höstens mätning kommer säkerligen se annorlunda ut när Bofors gymnastikförening kommer att ta 2018-05-31 2017-11-30 Befintlig basverksamhet samordnas med budgetkalkyl i balans MUCF enligt direktiv Budgetförutsättningar för långsiktig drift av Stråhallen Granskas mot konkurens- hopp-gropsanläggningen i bruk. Att få en budget i balans med den basverksamhet som fanns från början var inte möjlig. Under projekttiden har investeringar gjorts och prognosen för 2018 påvisar att beräknad budget kommer nås. Sommarlovsverksamhet med fokus på integration bedrevs under 2017, där vissa aktiviteter var i Stråhallen. Få flickor deltog. Under projektperioden finns ett bidrag från kommunstyrelsen om 500 000 kronor per år samt att ledning bidragit med 220 000 kronor per år. En ramförstärkning om 800 000 kr krävs från KS. Svar från förbundsjurist, Magnus Ljung SKL gällande kiosk och mindre butik med 2017-10-01 2018-09-01 2017-08-31 2017-07-07 2018-09-15 2018-09-01 2018-09-06
lagstiftningen Rutiner för samverkan med utbildnings- och praktikplatser, arbetsmarknadsåtgärder tillbehör: Hallen är kommunal. Kommunen kan då bedriva mindre kiosk- och butiksverksamhet med kommunalt anställda (egen regi). Om det istället är ett privat företag som ska bedriva kiosk- och butiksverksamheten kan det bli fråga om konkurrensutsättning. Förutom hallföreståndare så har resterande bemanning under perioden hanterats via samarbete med socialförvaltningen och AME. 2017-01-01
Bilaga 2 Restlista Aktivitet Startdatum Slutdatum Ansvarig Ta hand om enkätresultat från kundundersökning under nov 2018 Löpande och vid behov genomföra kundundersökningar och utvärdering av konferenser Ta fram verksamhetsmodell med stöd av verksamhetsutvecklare Kontinuerligt dokumentera verksamheten Byta namn på anläggningen Politiken Systematisk omvärldsbevakning Utvecklingsuppdrag -Lovverksamheter -Sponsring -Arrangemang -Näringslivet Erbjuda barn och ungdomar prova på aktiviteter från förvaltningens övriga verksamhetsområden Öka intäkterna genom att erbjuda näringslivet till exempel konferens och mötesytor Utveckla Karlskogaandan Samarbete mellan Karlskoga hem, Karlskoga Energi och Miljö, Kulturoch föreningsförvaltningen samt Värmlandsidrotten
Bilaga 3 Budget och utfall