Motion om att utveckla en digital medborgarportal svar

Relevanta dokument
Motion om resfria möten svar

Motion om konstskola i daglig verksamhet inom LSS svar

12. Motion om riktlinjer mot barnäktenskap svar Dnr 2017/27-109

19. Motion om riktlinjer mot barnäktenskap svar Dnr 2017/27-109

15. Motion om avskaffande av delade turer inom vård och omsorg svar

Motion om lokalsituationen på Marieborgsskolan svar

Motion om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Key-skolan i Västervik remissvar Dnr 2015/

18. Motion om att inrätta en företagslots och ett näringslivsråd svar Dnr 2017/65-109

23. Arvodering för möten med referensgruppen för hantering av personalstrategiska frågor Dnr 2017/

9. Motion om bättre företagsklimat svar Dnr 2016/

Motion om kvalitetssamordnare inom LSSverksamheten

Motion om japanska toaletter förslag till svar

Motion om finansiering och införande av hygiensköterskor i kommunal vård och omsorg förslag till svar

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

Motion om utveckling av anhörigvården i Västerviks kommun svar

Motion om att skapa surfzoner för allmänheten svar

Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag per 30 september 2018

5. Yttre ramverk för personalförmåner i Västerviks kommun Dnr 2016/

Motion om seniorernas hus svar

Motion om att skapa fler träffpunkter för äldre och långtidssjuka förslag till svar

15. Motion om att sprida goda exempel från Näktergalens skola svar Dnr 2016/

14. Motion om inrättande av förtroenderåd svar Dnr 2014/

Lokal Utsikten, Västerviks Stadshotell, Västervik 21 november 2016 kl

16. E-förslag uppföljning och utvärdering

6. Inlämnade frågor, interpellationer, motioner

Motion om systematiska hälsosamtal i årskurs 1 på gymnasiet förslag till svar Dnr 2017/

Ändring i kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens reglementen från 2016 om kommunens aktivitetsansvar för ungdomar Dnr 2015/

Motion om inrättande av förtroenderåd Dnr 2014/

Motion om att ge lärare stöd att hantera sociala problem bland barn och elever förslag till svar Dnr 2017/

19. Motion om samåkningsparkering svar Dnr 2017/10-109

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

13. Motion om giftfri förskola och skola svar Dnr 2017/

Motion om robotduschar på särskilda boenden förslag till svar

20. Motion om giftfri förskola och skola svar Dnr 2017/

Bildande av Kommunförbundet Kalmar län Dnr 2018/

14. Motion om anpassning av yrkesprogrammen på Västerviks Gymnasium till verklighetens behov svar Dnr 2017/

19. Motion om ökad attraktivitet i småbåtshamnen svar Dnr 2015/

7. Införande av e-förslag i Västerviks kommun samt avskaffande av medborgarförslag Dnr 2014/

Dnr 2017/ Barn och utbildningsnämndens beslut , 40 att införa lovskola. Kommunstyrelsens beslut , 212 med svar på

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

17. Motion om att införa dagsammanträden för kommunfullmäktige i Västerviks kommun svar Dnr 2016/

7. Granskningsrapport gällande kommunstyrelsens uppsiktsplikt svar 2016/

17. Motion om fler bostäder nu enligt modellen köp och bygg svar Dnr 2015/

25 april 2018 kl ajournering

27. Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler förlängd svarstid Dnr 2018/59-450

15. Motion om att Västerviks kommun behöver ett skyddat boende för våldsutsatta kvinnor svar Dnr 2016/

24. Hyresavtal Plivit Tradehallen ändring Dnr 2016/

Redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag per 31 mars 2019

13. Ökade hyreskostnader för skalskydd, lås- och passersystem samt inrymningssystem vid Västerviks gymnasium Dnr 2017/72-282

Dan Nilsson (S), ordf. Malin Wimmerström (S) Marcus Fridlund, (S), tjg. ers. Conny Tyrberg (C)

Sammanträdestider för kommunfullmäktige mandatperioden Dnr 2018/

motion om att Västervik bör arbeta för fler trygghetsboenden och en ökad valfrihet.

14. Policy för inköp av el för Västerviks kommunkoncern Dnr 2017/

Budget 2016 och ekonomisk planering för Västerviks kommun svar på återremiss av budgetposterna

Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

3. Antal ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige under mandatperioden Dnr 2016/

Förenklad handläggning av serviceinsatser i hemtjänsten dnr 2015/

11. Motion om att inrätta en barnombudsman i Västerviks kommun svar Dnr 2016/

Motion om att skapa diskussionsforum på Sala kommuns hemsida

Motion om högre kvalitet inom äldreomsorgen svar

Motion om avskaffande av begränsning av antalet fria besök på återvinningsstationerna svar

Kommunhuset 28 februari Underskrifter Sekreterare Paragrafer Johan Hägglund. Tomas Kronståhl. Gunnar Jansson

Arrendeavtal med stiftelsen Marsbäcken förlängning

6. Hyresavtal för utslusslägenheter/stödboende Dnr 2015/

11. Motion om att Västerviks kommun ska bli medlem i ECAD (European Cities Against Drugs) svar Dnr 2016/

Dnr 2015/ Landstingsfullmäktiges i Kalmar län protokollsutdrag , 6, Regionala utvecklingsansvaret i Kalmar län.

8. Hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner avsiktsförklaring Dnr 2016/32-550

Yttrande angående program för uppföljning av och insyn i verksamhet bedriven av privata utförare

12. Motion om strategi mot hedersrelaterat förtryck svar Dnr 2016/

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Västerviks Kommuns 1 (5) Förvaltnings AB

Kallelse till extra sammanträde med kommunfullmäktige

Svar på motion om utveckling av e-tjänster och digitala hjälpmedel

7. VA-taxa från 15 maj 2017 Dnr 2016/

17. Digital strategi för Västerviks kommun

Kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik 7 augusti 2018 kl ajournering kl

Mejeriet, Vårdträdsplan, Västervik 2 april 2019 kl

20. Motion om vilda djur på cirkus svar Dnr 2015/

12. Reglemente för den samordnade revisionen i Västerviks kommun ändring Dnr 2018/6-003

Antalet tillfällen och avgifter för hushåll vid besök till kommunens återvinningscentraler svar på uppdrag

HANDLINGAR. vid kommunfullmäktiges i Västervik sammanträde måndagen den 19 juni 2017 kl i Västervik Teater & Konferens, Spötorget, Västervik

Avgift för trygghetslarm i Västerviks kommun från 1 januari 2016 Dnr 2015/

12 november 2018 kl ajournering klockan ,

14. Ansökan från Socialnämnden att få disponera medel ur resultatutjämningsfonden

342 Svar på motion Extern utredning om skolans resultat (KSKF/2017:268)

Kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik 12 oktober 2016 kl

HVB (hem för vård eller boende) i Gamleby för ensamkommande flyktingbarn hyresavtal Dnr 2012/

16. Motion om valkretsindelning för Västerviks kommun vid valet 2018 svar Dnr 2016/

24. Inlämnade medborgarförslag

Kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik 7 mars 2019 kl Ajournering kl

Ärenden Sida 24 (30) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum

Motion om att införa fastighetsgemensam sophantering Moderaterna genom Jon Sjölander (M) Dnr

14. Motion om alternativ väg för samhällsviktiga transporter till och från Västerviks tätort svar Dnr 2015/

Kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik 14 juni 2012 kl ajournering kl

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 193 Dnr KS/2017:103. Arbetsutskottets föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige

Svar på nr 14/2015 från Mats Larsson (S) och Ann-Christine Furustrand (S) - En skärgårdsnämnd för länets mest attraktiva skärgårdskommun

Borgensförbindelse, regressavtal och avtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat till Kommuninvest

Motion från Eva Kullenberg (FP) och Sven Bergman (FP) om kommunal nätkurator

12. Motion om avskaffande av delade turer svar Dnr 2015/

HANDLINGAR. vid kommunfullmäktiges i Västervik sammanträde måndagen den 23 april 2018 kl i Västervik Teater & Konferens, Spötorget, Västervik

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) 138 Dnr KS/2018:202. Riktlinjer för Mjölby kommuns webbplatser och sociala medier

Transkript:

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-09-11 8 (21) Ks 302 Motion om att utveckla en digital medborgarportal svar Dnr 2018/71 109 Jon Sjölander (M) har i skrivelse inkommen 28 februari 2018 lämnat en motion om att utveckla en digital medborgarportal. Motionären yrkar att kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram ett förslag på hur en digital medborgarportal kan utvecklas och införas i Västerviks kommun. Kommunfullmäktige beslutade 2018 03 26, 63 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. lämnar i skrivelse 17 augusti 2018 ett förslag till svar på motionen. Där framgår bland annat att kommunikation med medborgarna i kommunen bland annat sker via olika sociala medier, kommunens hemsida, samt olika e tjänster. När det gäller insyn i kommunens resultat och verksamhet presenteras dessa i årsrapporter och delårsrapporter som finns publicerade och sökbara på hemsidan. Där går det även att följa kommunens beslut och ärenden via protokoll och dokument från hela kommunkoncernens styrande delar. Förvaltningen skriver vidare att de tror att insyn och transparens kan stärkas ytterligare ifall de öppna data som finns om kommunen via kommun och landstingsdatabasen Kolada kan presenteras på ett tydligare sätt på hemsidan. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen fattar beslut om deltagande i SKL:s projekt Kommuner i korthet där kommunen kan få hjälp och utveckla sitt arbete med öppen data. Förvaltningen skriver att den digitala utvecklingen i Västerviks kommun för närvarande är inne i ett intensivt skede med flera parallella digitala utvecklingsprojekt. Nya projekt och uppdrag bör därför ställas i relation till de utvecklingsprojekt som är igång samt de personella resurser som finns. Förvaltningen bedömer att Västerviks kommun redan har en medborgarportal med mycket av det som efterfrågas i motionen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 augusti 2018 avslå motionen om utveckling av en digital medborgarportal. Kommunstyrelsen beslutar vidare Att Västerviks kommun ska delta i Sveriges Kommuner och Landstings samarbete om öppen data (Kommuner i korthet). Yrkande Jon Sjölander (M) med instämmande av Tommy Ivarsson (SD) yrkar bifall till motionen med tilläggsyrkande att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att utreda införandet av en digital politisk styr och ledningsportal. Justerandes sign Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2018-09-11 9 (21) Ks 302 forts. Ordföranden med instämmande av Sverker Thorén (L) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och Jon Sjölanders (M) tilläggsyrkande. Ordföranden ställer de båda yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifallit kommunstyrelsens förvaltnings förslag samt Jon Sjölanders (M) tilläggsyrkande. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 augusti 2018 avslå motionen om utveckling av en digital medborgarportal. Kommunstyrelsen beslutar vidare Att Västerviks kommun ska delta i Sveriges Kommuner och Landstings samarbete om öppen data (Kommuner i korthet), samt att uppdra åt kommunstyrelsens förvaltning att utreda införandet av en digital politisk styr och ledningsportal. Handlingar i ärendet: s skrivelse 17 augusti 2018 Kommunfullmäktiges beslut 2018-03-26, 63 Motion inkommen 2018-02-28 Expedieras till: Kommunfullmäktige Justerandes sign Kommunstyrelsen, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00

Kommunikationsstrateg Johan Jensen Ledningskontoret HR och kommunikation 2018-08-17 Motion om digital medborgarportal förslag till svar Jon Sjölander (M) har i skrivelse inkommen 28 februari 2018 lämnat en motion om att utveckla en digital medborgarportal. Motionären yrkar att kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram ett förslag på hur en digital medborgarportal kan utvecklas och införas i Västerviks kommun. Kommunfullmäktige beslutade 2018 03 26, 63 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Bakgrund och beredning av ärendet Den digitala utvecklingen i Västerviks kommun är just nu inne i ett intensivt skede med flertalet parallella digitala utvecklingsprojekt. Ansvaret för utvecklingen av vår hemsida/medborgarportal www.vastervik.se ligger på avdelningen för HR och kommunikation med tekniskt stöd från vår IT avdelning. Redaktionellt är arbetet spritt inom organisationen för publiceringar och innehåll, men utvecklingsarbetet och samordningen sköts av våra kommunikatörer. Nya projekt och uppdrag bör därför ställas i relation till de utvecklingsprojekt som är igång samt de personella resurser som finns. För att få igång ett aktivare engagemang och dialog med medborgarna har kommunikationsenheten koncentrerat sig på utveckling av arbetet med sociala medier och ökad mängd publiceringar på hemsidan. Arbetet har gett resultat och vi är idag i topp 10 bland kommuner i landet vad gäller digital kommunikation (Enligt rapport från Cloud Republic som undersökt 290 kommuner). Inom e kontoret är utvecklandet av e tjänster i samarbete med Cesam Öst en prioriterad verksamhet. Våra resurser kring arbetet med medborgarportalen www.vastervik.se har under förra året koncentrerats kring uppdateringar rörande säkerhet och anpassningar för att följa WCAG 2.0 enligt nya lagkrav vad gäller tillgänglighet för bland annat funktionshindrade. Vidare följer arbete med GDPR och införande av ett nytt dokument och ärendehanteringssystem som kommer att påverka vår medborgarportal. Vår bedömning är att den portallösning vi har idag och vårt arbete som är på gång fyller de grundläggande behoven, men att nytt innehåll kan tillföras succesivt. En uppdatering gällande design och sök behöver också göras inom kort. Webbutveckling är ett stort arbete som tar tid och vi kan inte belasta organisationen med fler utvecklingsprojekt just nu. Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00

Ledningskontoret HR och kommunikation Den struktur för navigering och innehåll som vi använder oss av bygger på den FUNKAstruktur som tagits fram gemensamt med andra kommuner och bygger på aktuell forskning inom området. Vi kommer fortsätta följa detta och fortlöpande analysera trafiken på hemsidan för att anpassa den till medborgarnas behov. Vi kommer under hösten se över vår play kanal för live sändningar och kommer också lyfta fram Koladastatistik bättre än idag. Om Kommunstyrelsen vill öka arbetet med medborgarportalen ytterligare och snabba på utvecklingshastigheten behöver vi omprioritera från andra projekt. Digital medborgardialog Vad gäller medborgardialog ser vi ett ökat engagemang och deltagande i de sociala kanalerna. Vi gör redan enkäter digitalt och tar emot synpunkter och felanmälan digitalt. En e tjänst för synpunkter och felanmälan har utvecklats inom Cesam Öst och till denna kommer även en app att kopplas. Vi ser en tendens till att Facebook också används för felanmälan vilket är en oönskad utveckling. Våra befintliga digitala verktyg fungerar bra för olika typer av medborgardialog och de som ska genomföra en medborgardialog kan vända sig till kommunikationsavdelningen för att få hjälp. Vi kan också köpa in externa tjänster vid behov. Det är idag den som genomför dialogen som också ansvarar för att kommunicera den. Vi har idag en sida som heter Dialog och synpunkter där vi samlar vår information kring medborgardialog. Med den fortsatta utvecklingen av e tjänstportalen, nytt dokument och ärendehanteringssystem och en synpunkt/felanmälanapp kommer dialogen öka och vi behöver samtidigt jobba med att digitalisera de interna processerna för att dialogen ska hamna rätt inom organisationen och bli effektiv. Diskussion och debatt Vi anser inte att kommunens egna kanaler bör användas som debattforum för politik. Däremot ska vi rapportera det som politiken beslutar och skapa förståelse för detta. Vi ska svara neutralt och professionellt på de frågor vi får in och alla ska få ett svar. Vi har nyligen lanserat en e tjänst för medborgarförslag och man kan följa kommunfullmäktiges möten via vår hemsida samt ta del av protokoll och beslut. Politiska debatter kan föras i andra kanaler, lokaltidningar och i partiernas egna kanaler. Kommunikationsenheten har dock en digital tjänst för att följa allt som skrivs om kommunen och bedömning görs från fall till fall om organisationen ska svara. Trenden går mot att samhällsdebatten sprids i allt fler kanaler och att de digitala kontaktytorna ökar. Kommunens hemsida och digitala kanaler är del i detta. Istället för att centralisera och samla ihop, behöver kommunen ge sig ut och finnas på fler digitala platser där medborgarna finns. En utveckling mot att kommunens hemsida/medborgarportal ska bli centrum för samhällsdebatten är inte rimlig eller önskvärd. Däremot kommer en ökad dialog med kommunen ställa högre krav på hur vi kommunicerar och hur vi organisatoriskt och tekniskt löser detta. Vi är övertygade om att ökad dialog stärker insyn, förtroende och nöjda medborgare. Angående insyn, jämförelser och öppen data Den samlade informationen kring kommunens resultat och verksamhet presenteras i våra årsrapporter och delårsrapporter som finns publicerade och sökbara på hemsidan. Våra digitala system för rapportering samlar all data i ett internt system som heter Hypergene. Det finns tilläggsmoduler i detta system för kontinuerlig publicering av data Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 2 (4)

Ledningskontoret HR och kommunikation på hemsida men den används inte idag. Vi har idag på hemsidan möjlighet att jämföra skolor och resultat via externa tjänster. Det finns gott om andra tjänster för detta och området utvecklas ständigt. Kommunens resultat och öppen data i övrigt rapporteras och presenteras via SKLs databas kolada.se. Denna tjänst är branschledande för jämförande data bland kommuner och Västervik har hittills inte utnyttja den för egen medborgarkommunikation i särskilt stor utsträckning. Vill man som politiker eller medborgare se resultat eller hur pengar används finns bra och pedagogiska möjligheter för det i den portalen. Vår modell för insyn bygger idag på att våra politiska handlingar, budgetdokument, årsrapporter mm finns samlade och är sökbara på vår hemsida under fliken Kommun och politik. Informationen kring våra resultatrapporter och verksamhetsberättelser kan göras fylligare och mer omfattande, men vi har bedömt informationen som tillräcklig i dagsläget. Vi tror att insyn och transparens kan stärkas ytterligare genom att bli bättre på att lyfta fram öppen data via Koladas (SKLs) databas som kan presenteras tydligare på vår hemsida. Vi föreslår också att kommunstyrelsen fattar beslut om deltagande i SKLs kostnadsfria deltagande i projektet Kommuner i korthet där man får hjälp och kan utveckla sitt arbete med öppen data. Att följa status kring kommunens ärenden Idag går det att följa kommunens beslut och ärenden via protokoll och dokument från hela kommunkoncernens styrande delar på en och samma sida. Dokumenten ligger som sökbara pdf dokument och sökmotorn plockar även upp innehållet i dokumenten om de genererats digitalt, dvs inte scannats in. Detta gör det möjligt för utomstående att få insyn och följa kommunens och politikernas arbete. Det finns idag inte stöd för att samla informationen per ärende. Den intresserade måste då vända sig till vårt kansli för att få ut samtliga handlingar som rör ett visst ärende. För att få detta digitalt automatiserat behövs det nya dokument och ärendehanteringssystemet och en del utvecklingsarbete. Utöver de publika dokument som ligger på hemsidan görs särskilda informationssidor rörande större projekt och ärenden. Exempel på detta är Slottsholmen och Södra infarten. Här kan man också hitta mer underlag och utredningar samt medborgardialoger kring ärendena. Bedömning görs från fall till fall om en särskild informationssida behövs. Om offentliga handlingar Vi har diskuterat möjligheterna kring att lägga ut hela diariet som sökbar tjänst på hemsidan, men för tillfället landat i att vårt arbete med sekretess ännu inte gör detta möjligt. Den nya dataskyddslagen GDPR sätter också käppar i hjulet. Det är skillnad på att lämna ut offentliga handlingar på begäran och att aktivt publicera informationen. Tills vidare avvaktar vi införandet av ett nytt dokument och ärendehanteringssystem och tittar gärna vidare på frågan efter att det är på plats. Sammanfattande bedömning Då kommunen redan har en medborgarportal med mycket av det som efterfrågas i motionen och med anledning av de utvecklingsprojekt som är på gång föreslår vi att vi avvaktar utvecklingen och håller oss fortsatt informerade för att längre fram se och utvärdera det vi har. Vi föreslår att kommunstyrelsen beslutar om deltagande i SKLs samarbete om öppen data (Kommuner i korthet) samt att kommunikationsenheten Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 3 (4)

Ledningskontoret HR och kommunikation återrapporterar utvecklingsarbetet. Vill kommunstyrelsen efter detta gå vidare med ytterligare utveckling och insatser kan en mer omfattande utredning göras. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till redogörelsen i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 17 augusti 2018 avslå motionen om utveckling av en digital medborgarportal. Kommunstyrelsen beslutar vidare att Västerviks kommun ska delta i Sveriges Kommuner och Landstings samarbete om öppen data (Kommuner i korthet). Anders Björlin Sofia Eldh Johan Jensen Kommundirektör HR och kommunikationschef Kommunikationsstrateg Västerviks kommun, 593 80 Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: 0490-25 40 00 4 (4)