Fastighetsnämnd 2019-04-24 1(18) Plats och tid Nymansgatan 23, sammanträdesrum Galgberget, 24 april 2019 kl. 14:00-15:40. ande Ledamöter Carl-Johan Berthilsson (M), ordförande Carin Söderberg (S), 1:e vice ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Torbjörn Johansson (C) Krister Karlsson (SD) Peter Vencel (S) Ersättare Sven Palmkvist (M) Sawsan Salih (S) Magnus Hedman (KD) Rasmus Eliasson (S) Övriga deltagare Bo Lindmark, Kerstin Lorick, Martin Zetterman, Emil Bagler, Ulrika Ståhl samt Sofia Lyberg. Justeringsplats Fastighetskontoret, Nymansgatan 23 Paragrafer 20-30 Justeringsdag 2019-05-08 Sekreterare... Sofia Lyberg Ordförande... Carl-Johan Berthilsson Justerare... Kent Gustafsson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Fastighetsnämnd 2019-04-24 Datum då anslaget sätts upp 2019-05-08 Datum då anslaget tas ned 2019-06-01 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Nymansgatan 23 Underskrift...... Sofia Lyberg
Fastighetsnämnd 2019-04-24 2(18) Ärenden FN 20 Dnr FN 16390 Val av justerare... 3 FN 21 Dnr FN 2019/00024 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskningsresultat av politikers förutsättningar att bedriva sitt uppdrag... 4 FN 22 Dnr FN 2019/00030 Fastighetsnämndens ställningstagande till Lokalförsörjningsstrategin 2019-2028... 6 FN 23 Dnr FN 2018/00015 Begäran om tilläggsanslag för Gullbrandstorpsskolan, tillfälliga lokaler. 8 FN 24 Dnr FN 2019/00045 Fastighetsnämndens ställningstagande till detaljplan för Söndrum centrum, Eketånga 3:205 samt del av 3:1 och 3:2 m.fl.... 10 FN 25 Dnr FN 2019/00026 Fördelning av driftsbidrag till Lokalhållande föreningar 2019... 12 FN 26 Dnr FN 2019/00052 Antagande av risk- och sårbarhetsanalys... 14 FN 27 Dnr FN 2019/00065 Överföring av objekt 29781, Steninges fritidshem, till samhällsbyggnadskontoret... 15 FN 28 Dnr FN 2019/00033 Ekonomisk redovisning... 16 FN 29 Dnr FN 2019/00008 Redovisning av delegationsbeslut... 17 FN 30 Dnr FN 2019/00009 Information... 18
Fastighetsnämnd 2019-04-24 3(18) FN 20 Dnr FN 16390 Val av justerare Kent Gustafsson (S) väljs att tillsammans med ordföranden (M) justera protokollet.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 4(18) FN 21 Dnr FN 2019/00024 Fastighetsnämndens yttrande med anledning av granskningsresultat av politikers förutsättningar att bedriva sitt uppdrag 1. Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande till revisorerna i Halmstad. 2. Fastighetsnämnden ger fastighetskontoret i uppdrag att utreda möjligheten att med hjälp av en konsult genomföra en årlig utvärdering av nämndens och förvaltningens arbete för att effektivisera samarbetet, med start våren 2020. Revisorerna i har gett PwC i uppdrag att granska politikers förutsättningar att genomföra sitt uppdrag. Syftet med uppdraget är att bedöma om de förtroendevalda i kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden och fastighetsnämnden har förutsättningar att kunna bedriva ett ändamålsenligt politiskt arbete och med en tillräcklig intern kontroll. Uppdraget ingår som en del av revisionsplanen för år 2018. Granskningen visar på att de förtroendevalda i barn- och ungdomsnämnden, fastighetsnämnden och kommunstyrelsen till delar har förutsättningar för att kunna bedriva ett ändamålsenligt politiskt arbete med en tillräcklig intern kontroll. Detta grundas på att merparten av de som intervjuats anser att de har relativt goda förutsättningar för att bedriva sitt politiska arbete och med en tillräcklig intern kontroll. Roll- och ansvarsfördelningen upplevs i huvudsak som tydlig, men att det samtidigt finns ett behov av att diskutera detta mellan politik och förvaltning. I granskningen framkommer följande rekommendationer: - Fastighetsnämnden erhåller en utbildning i ekonomi- och verksamhetsstyrning samt uppföljning av den verksamhet de ansvarar för. - Diskussioner kring roll- och ansvarsfördelning förs tidigt på den nya mandatperioden mellan de förtroendevalda och förvaltningen. På så sätt skapas en förståelse för de olika rollerna. - Fastighetsnämnden genomför en årlig utvärdering av nämndens och förvaltningens arbete för att effektivisera samarbetet. Revisorerna önskar ta del av de åtgärder som fastighetsnämnden avser att vidta med anledning av granskningsresultatet, svar önskas senast den 15 maj 2019.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 5(18) Fastighetsnämndens yttrande: Alla förtroendevalda i har erbjudits möjlighet att genomgå två introduktionsutbildningar inför nuvarande mandatperiod. Syftet med introduktionsutbildningen var bland annat att ge alla förtroendevalda möjlighet att skapa en förståelse om den förtroendevaldas roll och uppdrag i kommunens organisation. Utbildningen berörde ansvaret som förtroendevald i en nämnd, ekonomi, kommunal styrning, upphandling och internkontroll. Fördjupningsutbildningar kommer även att erbjudas under året inom bland annat kommunal ekonomi. Fastighetsnämndens delegationsordning har även tagits upp som ett ärende i februari, vilken beskriver nämndens och förvaltningens beslutanderätt och ansvarsområde och reglemente. Fastighetsnämnden har även fått en introduktion i hur fastighetskontorets organisation arbetar kopplat till nämndens roll, under nämndens sammanträde i mars, vilket även inkluderade ekonomi. Varje år genomförs planeringsdagar där fastighetsnämnden är involverad i framtagandet av verksamhetsplanens alla delar, inklusive internkontrollplan, där nämndens förtroendevalda diskuterar i grupper. Fastighetsnämnden ger fastighetskontoret i uppdrag att genomföra en årlig utvärdering av nämndens och förvaltningens arbete för att effektivisera samarbetet, med start våren 2020, med hjälp av en konsult. s beredning Granskningen har genomförts genom intervjuer med representanter från fastighetsnämnden samt kommundirektör och t.f. förvaltningschef på fastighetskontoret. Vidare har dokumentation till fastighetsnämnden i form av kallelser och protokoll gåtts igenom. Svaret till revisorerna har på fastighetskontoret beretts av t.f. förvaltningschef. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrande till revisorerna i Halmstad. Fastighetsnämnden ger fastighetskontoret i uppdrag att utreda möjligheten att med hjälp av en konsult genomföra en årlig utvärdering av nämndens och förvaltningens arbete för att effektivisera samarbetet, med start våren 2020. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 6(18) FN 22 Dnr FN 2019/00030 Fastighetsnämndens ställningstagande till Lokalförsörjningsstrategin 2019-2028 Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrandet till kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott beslutade den 26 februari 2018, KSU 22, att sända lokalförsörjningsstrategin på remiss till fastighetsnämnden för synpunkter på platser för nya gymnasieskolor, grundskolor, förskolor, särskilt boende samt idrottshallar. Fastighetsnämnden uppmanas att svara utifrån sitt verksamhetsområde och hur det kan påverka den verksamhet som fastighetsnämnden ansvarar för, med sista svarsdatum den 6 maj 2019. Fastighetsnämnden har bedömt att ett byggprojekt av en permanent skolbyggnad tar minst cirka 3,5 till 4 år att färdigställa från att en beställning av förstudie erhålls. Förskolor går normalt sett något snabbare att uppföra. Ovanstående tider förutsätter att projekten flyter på utan störningar såsom överklagade bygglov, upphandlingar m.m. Fastighetsnämnden har inte beaktat det faktum att om allt för många projekt realiseras samtidigt så kan både fastighetskontoret som marknaden få problem att möta behovet. De skolor som önskas vara färdigställda 2022 (Östergårdsskolan, Vallåsskolan, Ranagårdsskolan samt Fyllingeskolan) har cirka 3,5 år kvar till ett färdigställande och därav kan det bli svårt att möta detta behov. Befintlig skola i Getinge bedöms kunna möta ett behov om 450 elever. Är behovet ytterligare 450 elever eller en ombyggnad/nybyggnad på befintlig plats så måste arbetet med ett sådant projekt startas omgående då fastigheten har många verksamheter som måste beaktas, såsom förskola, tillfällig etablering, badanläggning samt idrottshall med bowlingverksamhet. Furulundsskolans behov kan bli svårt att möta då denna fastighet har kända begränsningar samt en tillfällig etablering vid en möjlig nybyggnad. Fastighetsnämnden förespråkar en utredning om möjligheterna för en möjlig utökning på denna fastighet.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 7(18) Grundskolebehov från 2024 och framåt bedöms fortfarande möjliga att möta om arbetena med dessa startas omgående och att planarbetena med dessa färdigställs i närtid. Grundskolepaviljongen i Åled/Oskarström ser fastighetsnämnden som något problematisk då ramavtal för paviljonger saknas. Blir ett nytt ramavtal färdigt under 2019 så bedöms det vara möjligt att möta behovet. Behoven av permanenta förskolor bedöms kunna mötas. s beredning är på fastighetskontoret berett inom bygg- och projektavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna yttrandet till kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 8(18) FN 23 Dnr FN 2018/00015 Begäran om tilläggsanslag för Gullbrandstorpsskolan, tillfälliga lokaler Fastighetsnämnden föreslår att kommunfullmäktige beviljar fastighetsnämnden ett tilläggsanslag för etablering samt avetablering av mottagningskök i Gullbrandstorpsskolans paviljonger, samt hyran för denna del. Totalt 5 630 000 kronor i driftsmedel till anslagsområde 209, Förvaltningsfastigheter, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. Fastighetsnämnden har färdigställt Gullbrandstorpsskolans paviljonger inkl. tillfälligt mottagningskök samt matsal enligt beställning från samhällsbyggnadskontoret daterad den 12 juni 2018. Projektet har under tiden utökats från att endast omfatta en utökning av lektionssalar till att även omfatta ett mottagningskök samt matsal. Mottagningsköket samt matsalen är en förutsättning för att kunna utföra den permanenta ombyggnaden av Gullbrandsskolans mottagningskök till tillagningskök, se beslut KF 42, 22 maj 2018. Etableringskostnaderna uppgår till totalt 7,1 miljoner kronor. Avetableringskostnaderna bedöms uppgå till totalt 2,9 miljoner kronor. Totalt 10 miljoner kronor. Kostnaden för att anpassa mottagningsköket i paviljongen uppgår till totalt 3,7 miljoner kronor och bedömd avetableringskostnad uppgår till 1,45 miljoner kronor. Hyran för hela paviljongetableringen är budgeterad till 98 000 kronor i månad. Hyran för mottagningskök samt matsal är bedömd till cirka 40 000 kronor i månaden. Det tillfälliga köket samt matsalen bedöms kunna avetableras efter cirka 12 månader då det permanenta köket är färdigställt. Den totala hyran för kök samt matsal bedöms till 480 000 kronor. I budgeten finns det avsatt 5 miljoner för projektet. Denna budget sattes då det endast var aktuellt med lektionssalar och belastar barn- och ungdomsförvaltningens driftbudget då lektionssalarna syftar till en utökning av skolan. När det sedan blev aktuellt med en utökning av paviljongprojektet så gjordes inte någon justering av budgeten. Därav uppkommer ett behov av tilläggsanslag för tillkommande del. Denna utökning ska inte belasta barn- och ungdomsförvaltningens driftsbudget då det inte är att betrakta som en utökning av skolan utan en evakuering under pågående investeringsprojekt.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 9(18) Evakueringskostnaden för mottagningskök samt matsal blir således 3 700 000 kronor för anpassning av kök, 1 450 000 kronor för avetablering samt 480 000 kronor i hyra. Totalt 5 630 000 kronor. s beredning är berett inom bygg- och projektavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bevilja fastighetsnämnden ett tilläggsanslag för etablering samt avetablering av mottagningskök i Gullbrandstorpsskolans paviljonger, samt hyran för denna del. Totalt 5 630 000 kronor i driftsmedel till anslagsområde 209, Förvaltningsfastigheter, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 10(18) FN 24 Dnr FN 2019/00045 Fastighetsnämndens ställningstagande till detaljplan för Söndrum centrum, Eketånga 3:205 samt del av 3:1 och 3:2 m.fl. Fastighetsnämnden har inga invändningar mot detaljplanen för Söndrum centrum, Eketånga 3:205 samt del av 3:1 och 3:2 m.fl. KSU beslutade den 19 mars 2019, 40, att samråd ska ske om detaljplan för Söndrum centrum, Eketånga 3:205 samt del av 3:1 och 3:2 m.fl. Fastighetsnämnden har fått ärendet som en remiss med sista svarsdatum den 30 april 2019. Planområdet utgörs av Söndrum centrum som ligger ca 3,5 km väster om centrala Halmstad. Totalt omfattar området drygt 2 hektar. Huvudsyftet med detaljplanen är att möjliggöra en utveckling av Söndrum centrum där funktionen som centrumnod stärks. Syftet är att utveckla centrumnoden som mötesplats genom att tillföra en torgyta och att stärka servicen med fler lokaler. Runt torget samlas centrumfunktionerna och ytor tillskapas för möten mellan invånarna, där människorna bereds plats istället för bilar. Detaljplanen syftar även till att komplettera och bredda bostadsutbudet i Söndrum med lägenheter i flerbostadshus. Flera byggrätter för centrumändamål tillskapas, dels i bottenvåningen i ett nytt hus vid det nya torget, dels i en större byggrätt väster om befintlig dagligvarubutik. Dessutom möjliggörs centrumanvändning på fler byggrätter inom planområdet, där det också möjliggörs för bostäder. För att visuellt markera att platsen är ett stadsdelscentrum planeras högre hus än resten av stadsdelen. Detaljplanen innebär att fyra nya flerbostadshus kan uppföras, som tillsammans rymmer drygt 55 lägenheter. Detaljplanen innebär också att trafiksituationen kommer att förbättras för fotgängare och cyklister. En ny cykelväg kommer att knyta ihop områdena norr och söder om planområdet, eftersom det finns skola i närområdet och skolbarn behöver passera. s beredning har beretts inom fastighetsavdelningen.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 11(18) faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden har inga invändningar mot detaljplanen för Söndrum centrum, Eketånga 3:205 samt del av 3:1 och 3:2 m.fl. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 12(18) FN 25 Dnr FN 2019/00026 Fördelning av driftsbidrag till lokalhållande föreningar 2019 1. Fastighetsnämnden beslutar att fördela 2019 års anslag till lokalhållande föreningar på sådant sätt att 1 651 000 kronor ges som bidrag, samt att 200 000 kronor reserveras för akuta åtgärder som kan uppkomma hos föreningarna. 2. Fastighetsnämnden beslutar att från bidragen dras 165 100 kronor till renoveringsoch underhållsfonden som fastighetskontoret förfogar över tills föreningarna gör anspråk på dessa. 3. Fastighetsnämnden beslutar att ändra den andra meningen i grundreglerna för de lokalhållande föreningarna. Den nuvarande meningen Bidraget har som mål att täcka del av eventuella driftsunderskott för den s.k. lokalhållande föreningen/stiftelsen ersätts av: Bidraget har som mål att hjälpa den s.k. lokalhållande föreningen/stiftelsen med fastighetsunderhåll och fortsatt verksamhet. Fastighetskontoret har från de lokalhållande föreningarna begärt in ekonomisk redogörelse för verksamhetsåret 2018, liksom redogörelse för uthyrningsbar yta, antal hyrestillfällen samt specifikation av intäkterna för uthyrning. Föreningarnas redogörelser och rapporter har legat till grund för förslaget till fördelning av bidragen. 2019 års bidrag till lokalhållande föreningar är 1 913 200 kr. Av anslaget tas 62 200 kr till fastighetskontorets administration. Således återstår 1 851 000 kr att betala ut. Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden beslutar att fördela årets anslag till de lokalhållande föreningarna på sådant sätt att 1 651 000 kr ges som bidrag, samt att 200 000 kr reserveras för akuta åtgärder som kan uppkomma hos föreningarna. Fördelningsmetoden för de lokalhållande föreningarna syftar till att stimulera föreningarna till fortsatt arbete med ökade hyrestillfällen och hyresintäkter. Före år 2010 fördelades bidraget till 80 % av driftunderskottet. I de fastställda grundreglerna framgår det att fördelningen sker enligt följande: 50 % av anslagna medel fördelas i förhållande till byggnadens storlek, 25 % fördelas i förhållande till hyresintäkter och uthyrningar, resterande 25 % fördelas i förhållande till antal hyrestillfällen. Målet med bidraget bör därför formuleras om i grundreglerna för att spegla den nuvarande fördelningsmetoden.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 13(18) s beredning är berett inom fastighetsavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut 1. Fastighetsnämnden beslutar att fördela 2019 års anslag till lokalhållande föreningar på sådant sätt att 1 651 000 kr ges som bidrag, samt att 200 000 kr reserveras för akuta åtgärder som kan uppkomma hos föreningarna. 2. Fastighetsnämnden beslutar att från bidragen dras 165 100 kr till renoverings- och underhållsfonden som fastighetskontoret förfogar över tills föreningarna gör anspråk på dessa. 3. Fastighetsnämnden beslutar att ändra den andra meningen i grundreglerna för de lokalhållande föreningarna. Den nuvarande meningen Bidraget har som mål att täcka del av eventuella driftsunderskott för den s.k. lokalhållande föreningen/stiftelsen ersätts av: Bidraget har som mål att hjälpa den s.k. lokalhållande föreningen/stiftelsen med fastighetsunderhåll och fortsatt verksamhet. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 14(18) FN 26 Dnr FN 2019/00052 Antagande av risk- och sårbarhetsanalys Fastighetsnämnden beslutar att anta fastighetskontorets förslag till risk- och sårbarhetsanalys. Det övergripande syftet med riskhanteringsarbetet i är att: Ge beslutsunderlag för beslutsfattare och verksamhetsansvariga. Ligga till grund för genomförande av fortsatta verksamhetsspecifika risk- och sårbarhetsanalyser. Utgöra underlag för planering och genomförande av förebyggande åtgärder vilka syftar till en reducering av identifierade hot och risker. Bidra till att ge en riskbild av hur kommunens verksamheter kan påverkas. Ge ett underlag för information om samhällets risker till allmänheten. Vid arbetets slut har kommunkoncernen, på alla nivåer, en framtagen analys av dess: - Skyddsvärden - Risker - Konsekvenser - Förslag och beslut om åtgärder I förlängningen kommer det finnas en upparbetad systematik kring riskhantering i kommunen. Dvs. riskhantering kommer att vara en återkommande årlig process i kommunen. s beredning har beretts inom fastighetsavdelningen, analysen har gjorts i samarbete med deltagare från varje avdelning. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att anta fastighetskontorets förslag till risk- och sårbarhetsanalys. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 15(18) FN 27 Dnr FN 2019/00065 Överföring av objekt 29781, Steninges fritidshem, till samhällsbyggnadskontoret Fastighetsnämnden beslutar att flytta objekt 29781, Steninges fritidshem, från verksamhet 209 till verksamhet 299, vilket innebär att ansvaret förs över till kommunledningsförvaltningen. Överföringen sker från och med den 1 juli 2019. Barn- och ungdomsförvaltningen har fattat beslut om att lämna Steninges fritidshem. Barn- och ungdomsförvaltningen har sagt upp hyresavtalet och kontraktet upphör den 30 juni 2019. Om objekt inte hyrs av kommunal verksamhet ska de förvaltas av kommunledningsförvaltningen. Fastighetskontoret föreslår därför att Steninges fritidshem överförs från verksamhet 209 till 299 från och med 1 juli 2019. s beredning är på fastighetskontoret berett av fastighetsavdelningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att flytta objekt 29781, Steninges fritidshem, från verksamhet 209 till verksamhet 299, vilket innebär att ansvaret förs över till kommunledningsförvaltningen. Överföringen sker från och med den 1 juli 2019. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 16(18) FN 28 Dnr FN 2019/00033 Ekonomisk redovisning Fastighetsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen, med tillhörande helårsprognos. Ekonomisk uppföljning har upprättats för perioden januari till och med mars 2019 med tillhörande helårsprognos per 31:e december 2019. s beredning är berett av ekonomiavdelningen på samhällsbyggnadskontoret, kommunledningsförvaltningen. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen, med tillhörande helårsprognos. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnd 2019-04-24 17(18) FN 29 Dnr FN 2019/00008 Redovisning av delegationsbeslut Fastighetsnämnden har tagit emot redovisningen av delegationsbeslut. Följande anmäls till fastighetsnämnden: om bidrag för bostadsanpassning samt överklaganden. Anställande av personal
Fastighetsnämnd 2019-04-24 18(18) FN 30 Dnr FN 2019/00009 Information Fastighetsnämnden har tagit emot informationen. Projektredovisning Uppföljning FM-service Bemanningsplan Granskning lokalförsörjning Granskning s fastighetsförvaltning Nämndens studiebesök på fastighetskontoret, förslag Övrig fråga togs upp om konsultbehovet framöver