Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Granskningspromemoria 2016 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 5, 2017 Dnr 3.1.2-6/2017 2017-02-06

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Dnr 3.1.2-6/2017 Hemsida: www.stockholm.se/revision

Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 2 Fördjupad granskning 2 Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt granskning 2 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6 Bilaga 1 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 9

1 (10) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 april 2016. Vid planeringsmöte den 17 maj 2016 avseende Micasa Fastigheter i Stockholm AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag den givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2016-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 30 september 2016, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2017. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bland annat följande: Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt Ägardirektivet Aktivt bidra och samverka i stadens arbete med att tillskapa fler boenden för prioriterade grupper, såsom nyanlända invandrare, ensamkommande flyktingbarn med flera Ägardirektivet Delta i stadens arbete med att göra en översyn av organisationen för att ytterligare stärka och snabba på utbyggnaden av särskilda boenden för personer med funktionsnedsättning och organisation och ansvarsfördelning för att säkerställa och tydliggöra stadens äldreboendeplanering. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Anna-Karin Karlström.

2 (10) Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt granskning Bolagets investeringsnivå för 2016 uppgår till 525 mnkr. Av bolagets femårsplan framgår att bolaget ska genomföra investeringar om i genomsnitt 415 mnkr per år. Iakttagelser En granskning har genomförts för att bedöma om bolaget följer stadens regler för projektstyrning av projekt avseende ekonomi. Vidare har granskats om bolaget har rutiner som säkerställer en tillräcklig ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i genomförandefasen av investeringsprojekt. Ekonomisk styrning och uppföljning av byggprojekt ingår inte i 2016 års internkontrollplan. Bolaget har inget verksamhetsstödsystem som enligt de intervjuade bedöms ge tillräckligt stöd för ekonomiskt styrning och uppföljning av byggprojekt. Bolaget har en egen dokumenterad projektprocess och rutiner för byggprojekt. Däremot så hålls inte löpande information/utbildning för berörd personal om stadens regler. Bolaget följer månadsvis upp budget och prognos för byggprojekt. Projektchefernas ekonomiska uppföljning sker i huvudsak i de upphandlade projektledarnas rapportmallar i excelformat. Bolaget har inte gett projektledarna några anvisningar/mallar för den ekonomiska uppföljningen. Rapportering sker till styrgrupp. Fakturor kontrolleras bland annat mot ramavtal och beställning. Styrelsen tar del av ekonomisk information i tertialrapporter och årsbokslut. Revisionskontoret har även granskat två projekt, Filen 4 och Köpenhamn vilka är vård- och omsorgsboenden. De beräknas avslutas under 2017. I granskningen framkommer att den detaljerade ekonomiska uppföljning avseende genomförda arbeten

3 (10) dokumenteras på olika sätt i de två projekten. I granskningen noteras att vissa ordrar är ospecificerade och att utfallet i vissa fall högre än beställning. Det är viktigt att specificera ordrar och att det görs tilläggsbeställning om utfallet beräknas överstiga initial beställning. I årsbokslutet 2016 prognostiseras Filen 4 ha ett utfall 197 mnkr vilket är 13 mnkr lägre än genomförandebeslut, 210 mnkr. Köpenhamn prognostiseras till 94 mnkr vilket överstiger genomförandebeslut med 14,1 mnkr (17,6 %), 79,9 mnkr. Projekten redovisas i tertialrapporter och årsrapporten 2016. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedöms bolaget inte ha helt tillräckliga rutiner eller verksamhetssystem som säkerställer en tillräcklig ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i genomförandefasen av investeringsprojekt. Bolaget rekommenderas införa ett projektsystem som ger stöd i ekonomisk planering och uppföljning för projekt. Bolaget bör upprätta anvisningar för hur ekonomisk rapportering ska utföras av projektledare. Bolaget rekommenderas säkerställa att berörd personal har kunskap att stadens anvisningar. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll I samband med verksamhetsplanen upprättas riskanalys och internkontrollplan. Riskanalysen omfattar 16 områden vilka de senaste år varit oförändrade. Varje år väljer bolaget ut några av dessa att granska, vilka omfattas av internkontrollplanen. Bolaget har en internkontrollgrupp som har till ansvar att utföra granskningar. Avrapportering av uppföljningen av internkontrollplanen 2016 sker till styrelsen i februari 2017. De områden som omfattas i 2016 års internkontrollplan är inköp av varor och tjänster, investeringsprocessen, fakturahantering samt personaladministration och hanteringar av löneunderlag och rapporter. I uppföljningen av 2016 års internkontrollplan redovisas inga väsentliga avvikelser, däremot redovisas områden där bolaget kommer att vidta åtgärder. Revisionskontorets sammanfattande bedömning För att kunna upprätthålla en aktuell riskanalys är det väsentligt att riskområden samt värdering av risker ses över årligen. Bolaget har ett riskanalysdokument som varit oförändrat de senaste åren. Bolagets verksamhetsinriktning utifrån ägardirektiv samt organisation har förändrats de senaste åren. Revisionskontoret rekommenderar att bolaget överväger att se över riskanalysen utifrån de förändringar som skett i ägardirektiv och organisation.

4 (10) I övrigt kan revisionskontoret konstatera att bolaget har ett fungerande internkontrollarbete och att granskningar genomförs enligt internkontrollplanen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2016 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 90 mnkr. Resultat efter finansnetto Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 90 92 97 116 Prognossäkerhet Resultat för 2016 är 26 mnkr bättre än bolagets budget. Utfallet 2016 är 19 mnkr bättre än prognos per tertial 2. Avvikelsen mellan utfall och prognosen tertial 2 beror bland annat på lägre kostnader för planerat underhåll. Bolaget har enligt uppgift haft resursbrist vilket medfört att planerat underhåll inte har utförts enligt plan. 2016 års externa värdering av fastigheterna visade på ett högre marknadsvärde än bokförda värden vilket medför att tidigare års nedskrivning har återförts i redovisningen, vilket även är förklaring till utfallsavvikelse mot prognos per tertial 2. Bolagets prognossäkerhet bedöms som tillräcklig. Bokslut Årets resultat efter finansnetto blev 116 mnkr, vilket är 26 mnkr bättre än budget. I årsrapporten redovisas att avvikelsen hänförs bland annat till högre intäkter på grund av fler uthyrda lokaler samt lägre finansiella kostnader på grund av lågt ränteläge. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 525 369 315 228 Investeringarna för 2016 uppgår till 228 mnkr vilket är 297 mnkr lägre än budget på 525 mnkr. I årsrapporten redovisas att förkla-

5 (10) ringen till lägre investeringar under året är att ombyggnaden i Vintertullens servicehus har avbrutits. Fastigheten har under året hyrts ut till Stiftelsen hotellhem i Stockholm för boende för flyktingar. Bolagets prognossäkerhet bedöms som tillräcklig. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget sammanlagt 38 indikatorer, varav 18 har fastställts av kommunfullmäktige, 17 av Stadshus AB samt tre egna indikatorer. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband med tertialredovisningarna och årsbokslut till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. I bolagets årsbokslut framgår att 25 indikatorer uppfylls helt, åtta delvis och fem uppfylls inte. I årsbokslutet redogör bolaget att det arbetar mot kommunfullmäktiges fyra inriktningsmål. Nedan redovisas några av de indikatorer som inte uppnås inom inriktningsmålen. I verksamhetsberättelsen redovisar bolaget förklaringar till avvikelser och vilka åtgärder som kommer att vidtas. Ett Stockholm som håller samman Bolaget har förbättrat sina resultat i 2016 år hyresgästundersökning jämnfört med 2015. Revisionen noterar att utfallet för index rent

6 (10) och snyggt samt trygghetsindex har förbättrats jämnfört med 2016 men att indikatorerna inte uppnår årsmålen. Ett Klimatsmart Stockholm Bolaget har under året implementerat en ny solfångaranläggning Den har inte producerat lika mycket energi som uppskattades vid projekteringen, därav uppnår bolaget inte årsmålet för solenergi. För större del av fastigheterna i bolagets fastighetsbestånd måste nya radonmätningar utföras eftersom de är äldre än tio år. De tidigare mätningarna visade att radonvärden understiger en radonhalt på 200 Bq/m3 luft. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret delar bolagets bedömning som redovisas i årsbokslutet. Revisionskontoret bedömer att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges indikatorer och att bolaget i huvudsak bidrar till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppnås. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatoret till ägardirektiven. Iakttagelser För flertal av ägardirektiven definieras att bolaget ska delta i stadens arbete inom olika prioriterade områden. Bolaget redovisar inte i ILS vilka bolagsspecifika aktiviteter som bolaget ska genomföra för att bidra i stadens arbete. I tertialrapporter och årsbokslut redovisas hur bolaget arbetar med att genomföra ägardirektiven. Samtliga ägardirektiv upplevs av bolaget i huvudsak kunna genomföras. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv samt dessutom särskilt granskat följande ägardirektiv: Aktivt bidra och samverka i stadens arbete med att tillskapa fler boenden för prioriterade grupper, såsom nyanlända invandrare, ensamkommande flyktingbarn med flera Ägardirektivet redovisas i bolagets verksamhetsplan 2016. Det kommer att följas upp med aktiviteter så som att bolaget ska delta i stadens arbetsgrupp/arbete.

7 (10) Bolaget har under 2016 enligt uppgift tillskapat cirka 400 lägenheter för de prioriterade målgrupperna. I samarbete med SHIS och Socialförvaltningen har möjligheter att tillskapa bostäder i ytor som stadsdelsnämnderna har lämnat eller som på annat sätt blivit vakanta arbetats fram. Lägenheterna är att ses som genomgångsbostad. Bolaget har enligt uppgift haft en genomgång av säkerhetsoch brandrisker av bostäderna, i övrigt har i princip ingen annan återställning genomförts. Inventeringen av det befintliga beståndet har varit genomgripande och enligt uppgift rapporterar bolaget varje vecka till stadsdelningskontoret avseende omställningar. Rapportering till moderbolaget sker vid tertialrapporter och årsbokslut. Där anges att bolaget har aktivt deltagit i stadens arbetsgrupper/arbete med att tillskapa fler boenden för prioriterade grupper. Delta i stadens arbete med att göra en översyn av organisationen för att ytterligare stärka och snabba på utbyggnaden av särskilda boenden för personer med funktionsnedsättning och organisation och ansvarsfördelning för att säkerställa och tydliggöra stadens äldreboendeplanering. Ägardirektivet redovisas i bolagets verksamhetsplan 2016. Det kommer att följas upp med aktiviteter så som att bolaget ska delta i stadens arbetsgrupp/arbete. Utifrån kommunstyrelsens beslut om Äldreboendeplan 2017 med utblick mot 2040 har bolaget börjat förbereda sig inför en större utbyggnad av vård- och omsorgsboenden. Bolaget har enligt uppgift ansökt om 20 markanvisningar och bolaget för en aktiv dialog med stadsdelsnämnderna för att stödja dem i beställningen av vård- och omsorgsboenden. Rapportering till moderbolaget sker vid tertialrapporter och årsbokslut. Där anges att bolaget har aktivt deltagit i stadens arbete i enlighet med äldreboendeplaneringen. Bolaget deltar även i stadens arbetsgrupp för boende med särskild service. Stadens arbetsgrupp för boende med särskild service har omorganiserats under 2016 där ordförandeskapet har flyttat från kommunsstyrelsen till socialnämnden. Bolaget framhåller att det i dagsläget inkommer få beställningar från stadsdelsnämnderna avseende bostäder med särskild service för funktionsnedsatta.

8 (10) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av kommunfullmäktige och koncernstyrelsen beslutade direktiven. För att öka förutsättningarna för styrning och uppföljning av ägardirektiven bör bolaget överväga att per ägardirektiv redovisa (i ILS) vilka bolagsspecifika aktiviteter som bolaget ska genomföra för att bidra till stadens arbete samt att utveckla fler mätbara indikatorer.

9 (10) Bilaga 1 - Uppföljning av lämnade rekommendationer Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar Ja Delvis Nej Följs upp 2015 Intern kontroll i investeringsprojekt Bolaget rekommenderas att använda riskverktyg i samtliga större byggprojekt. Bolaget bör överväga att underteckna byggsmötesprotokoll och tillsända samtliga berörda. 2015 Avtalsbevakning Bolaget bör säkerställa att deras personal har tillgång till och informeras löpande om stadens regler för upphandling och direktupphandling. Bolaget rekommenderas utföra seriositetskontroller på leverantörer under löpande avtalstid. Bolaget rekommenderas säkerställa att rutiner för direktupphandling efterlevs. X X Bolaget uppger att riskanalyser är upprättade för samtliga pågående byggprojekt. Byggmötesprotokoll skickas ut till berörda. Bolaget har gjort bedömningen att det är tillräckligt att protokollet godkänns/inte godkänns vid nästkommande möte och att det ej behöver undertecknas. Bolagets anställda har tillgång till information om stadens regler och bolagets rutiner vid upphandlingar. Informationen finns enligt uppgift tillgänglig på stadens och bolagets intranät. Bolagets anställda informeras om de regler och rutiner för upphandling som finns vid introduktionstillfället och löpande av närmaste chef. Seriositetskontroller under avtalstiden utförs i viss utsträckning. Rekrytering av upphandlingsassistent pågår, vilken kommer att ansvara för det. 2015 2016 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag För att öka förutsättningarna för styrning och uppföljning av ägardirektiven bör bolaget överväga att per ägardirektiv redovisa (i ILS) vilka bolagsspecifika aktiviteter som bolaget ska genomföra för att bidra till stadens arbete samt att utveckla fler mätbara indikatorer. Bolaget arbetar med att säkerställa att rutiner för direktupphandling följs. Detta sker genom att tydliggöra roller och ansvar samt genom chefens egenkontroll. 2017

10 (10) Rekommendation Åtgärdat Kommentar Granskningsår Ja Delvis Nej Följs upp 2016 Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt Bolaget rekommenderas införa ett projektsystem som ger stöd i ekonomisk planering och uppföljning för projekt. Bolaget bör upprätta anvisningar för hur ekonomisk rapportering ska utföras av projektledare. Bolaget rekommenderas säkerställa att berörd personal har kunskap att stadens anvisningar. 2016 Internkontroll Revisionskontoret rekommenderar att bolaget överväger att se över riskanalysen utifrån de förändringar som skett i ägardirektiv och organisation. 2017 2017