Datum: 2 januari 2018 Anbudsförfrågan Smart Industrikompetens Seminarium GDPR (General Data Protection Regulation) Industriellt Utvecklingscentrum Syd AB, IUC Syd AB (organisationsnummer 556101-2153) inbjuder leverantörer att lämna anbud på upphandling av leverantör för genomförande av ett seminarium avseende nya lagstiftning GDPR inom projektet Smart Industrikompetens, med avtalstid 2018-01-31 (eller från kontraktet undertecknats) till 2018-06-30. Anbudet skall vara IUC Syd tillhanda senast: 2018-01-25 1. Information 2. Krav på anbudsgivare 3. Pris 4. Val av leverantör 5. Struktur för anbudet Bilagor Anbudsformulär för upphandling av seminarium om GDPR Bilaga1 till anbudsformulär Anbudsgivarens erfarenhet/kompetens etc. Avtalsvillkor Lennart Neander VD, IUC Syd AB
1. Information 1.1 IUC Syd IUC Syd arbetar med utveckling i små och medelstora företag, med fokus på industriföretag. Vårt övergripande mål är att stimulera det skånska näringslivet genom att hjälpa företag att utvecklas, lösa problem och expandera. Vi identifierar behov och driver processer som främjar utvecklingen i företagen. Syftet är att verka för industrins utveckling och förnyelse och därmed stärkt konkurrenskraft. 1.2 Upphandlingen Upphandlingen syftar till att avtal skall tecknas mellan IUC Syd/projekt Smart Industrikompetens och en anbudsgivare för utförande av ett seminarium på temat kring GDPR General Data Protection Regulation i enlighet med nya kommande EU-lagstiftningen. IUC Syd kommer att anta det anbud som sammantaget är mest fördelaktigt för projektet. IUC Syd avser att upphandla 1 leverantör. 1.2.2 Avtalsperiod Avtalet gäller från undertecknandet till och med 2018-05-31 eller slutförandet av uppdraget. 1.2.3 Volymer och avrop Upphandlingen avser ett seminarium på temat GDPR Ny EU-lagstiftning enl nedan. Efterfrågad tjänst Vi söker en konsult/föredragshållare för att leda och genomföra ett seminarium om ca 4 timmar kring den nya lagstiftning rörande GDPR General Data Protection Regulation som träder i kraft under 2018. Våra projektdeltagare är industriföretag av varierande storlek. Konsulten förväntas kunna ge en översikt av den rättsliga aspekten i lagstiftningen och ge en översiktlig information om konsekvenserna av den nya lagen, ta upp frågor till diskussion samt föreslå seminariedeltagarna lämpliga åtgärder kopplade till lagstiftningen. Lokaler, utrustning m.m. för genomförandet. IUC Syd/Smart Kompetensutveckling tillhandahåller lokal för seminariet. Det är önskvärt att leverantören efterlämnar digital dokumentation använd i seminariet, vilket IUC Syd i efterhand kan sprida till seminariedeltagarna. Genomförande Anbudsgivaren skall i anbudet eller i separat bilaga redovisa huvuddragen av erbjudet seminarieupplägg. Seminariet genomförs i Skåne.
1.3 Administrativa bestämmelser Upphandlande organisation: IUC Syd AB Anckargripsgatan 3 211 19 Malmö 1.3.1 Förteckning över förfrågningsunderlaget Anbudsgivare är skyldig att själv kontrollera att denne fått ett fullständigt förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget består av följande: 1. Information 2. Krav på anbudsgivaren 3. Pris 4. Val av anbudsgivare 5. Struktur av anbudet 6. Bilagor Anbudsformulär för upphandling av seminarium om GDPR General Data Protection Regulation. Bilaga1 till anbudsformulär Anbudsgivarens erfarenhet/kompetens etc. Avtalsvillkor 1.3.2 Frågor angående förfrågningsunderlaget Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget besvaras av Claes Nilsson, projektadministratör, email: claes.nilsson@iucsyd.se, tel. 070-766 1791 1.3.3 Upphandlingsform Anbud kommer att antas utan förhandling. Anbudsgivare ska därför vid anbudstillfället lämna så förmånligt anbud som möjligt. Principer om transparens, proportionalitet, ickediskriminering, ömsesidigt erkännande och likabehandling iakttas vid upphandlingen. 1.3.4 Ovillkorliga krav på anbudet o Anbudet ska lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget. o Anbudsgivaren ska ha tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet och erforderligt yrkeskunnande för att kunna leverera tjänster motsvarande de som efterfrågas. o Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. o Anbudsgivare ska intyga att inget av de i anbudstexten angivna skälen till uteslutning föreligger. o Aktuell utförare för uppdraget ska vara namngiven. o Anbudet ska undertecknas av behörig firmatecknare. o Anbudet ska lämnas som ett undertecknat original. o Anbud som lämnas genom fax eller epost godtas inte. o Anbudet ska märkas Smart Industrikompetens Seminarium GDPR General Data Protection Regulation och ställas till: Lennart Neander, IUC
Syd, Anckargripsgatan 3, 211 19 Malmö. Märk kuvertet ANBUD GDPR General Data Protection Regulation. o Anbudet ska vara IUC Syd tillhanda senast 2018-01-25. o För sent inkommet anbud kommer inte att tas upp till prövning. Använd gärna bifogade Anbudsformulär (Excel-fil) samt bilaga 1 Erfarenhet/kompetens (Word-fil), vilket innehåller alla dessa punkter och underlättar anbudsgivningen. 1.4 Anbudet 1.4.1 Ställda krav Anbudsgivare visar att denne uppfyller uppställda kraven, intygar de uppgifter vi frågar efter (Se bilaga Anbudsformulär) genom sin underskrift på anbudshandlingen. Ett anbud som inte uppfyller samtliga ovillkorliga krav kommer att uteslutas. Om anbudsgivare avstår från att svara på något av de ställda ovillkorliga kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte uppfylls. 1.4.2 Sekretess Anbud är sekretessbelagda till dess beslut om tilldelning fattas. 1.5 Anbudsöppning Anbuden öppnas hos IUC Syd den 2018-01-26 kl. 10.00. 2. Krav på anbudsgivaren Nedan anges de krav som IUC Syd ställer på de anbudsgivare som ska genomföra uppdragen. 2.1 Information om anbudsgivaren (Se Anbudsformulär) Namn: Organisationsnummer: Postadress: Kontaktperson: E-post, kontaktperson: Telefonnummer, kontaktperson: 2.1.1 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med 2018-03-31. Anbudsgivaren accepterar kravet på anbudets giltighet när anbudet undertecknas. 2.2 Uteslutning av anbudsgivare Anbudsgivare kommer att uteslutas från prövningen av anbuden om det kommer till IUC Syds kännedom att anbudsgivaren eller företrädaren för anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott genom deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt, eller är dömd avseende yrkesutövningen. Anbudsgivare kommer vidare att uteslutas från prövningen av anbuden om denne:
Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige eller i det egna landet. Anbudsgivare ska visa att ingen av ovanstående omständigheter gäller för anbudsgivaren eller, i förekommande fall, företrädare för anbudsgivaren, genom att lämna en sanningsförsäkran i undertecknandet av anbudet (Se Anbudsformulär). Anbudsgivare kan också exkluderas om det föreligger ett jävsförhållande mellan företag som lägger anbud och projektansvariga vid IUC Syd. Jävsförhållande finns exempelvis mellan make/maka och nära släktingar. Kontroll att anbudsgivaren betalat föreskrivna skatter och avgifter kontrolleras av beställaren. 2.4. Ekonomisk ställning Den anbudsgivare som antas för kontrakt skall vara kreditvärdig motsvarande en kreditbedömning som visar lägst 40 hos Creditsafe, lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet, Rating 5-7 hos Businesscheck eller motsvarande under tiden för kvalificering/utvärdering. Bolag som ej kan redovisa rating (utländskt företag/ handelsbolag/enskild firma) kan anmodas redovisa ekonomisk stabilitet exempelvis genom bankutlåtande eller annat likvärdigt sätt. Denna kontroll utföres av IUC Syd. 2.5. Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska senast vid tiden för ett eventuellt tecknande av avtal ha en ansvarsförsäkring som inkluderar förmögenhetsskada med ett relevant värde för de tjänster som erbjuds. 2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet IUC Syd ställer för uppdraget som krav att anbudsgivare ska kunna uppvisa referenser avseende genomförande av likartade utbildningar/seminarier på temat GDPR. Seminariet skall genomföras på svenska språket i tal och skrift. Den mest meriterade leverantören enligt en sammanvägning av urvalskriterierna kommer att väljas ut för att under projekttiden genomföra seminarium rörande GDPR inom projektet Smart Industrikompetens 2.7 Tidigare uppdrag Anbudsgivaren ska visa att utföraren har erfarenhet av liknande uppdrag inom lagstiftningen rörande GDPR.
3 Pris Priset skall anges enl nedan. Totalpris för genomförande av ett seminarium omfattande ca 4 timmar. Totalpriset skall inkludera alla omkostnader såsom resor o.dyl. Pris ska lämnas i svenska kronor exkl. moms. 3.2 Underskrift av anbudet Anbudet ska skrivas under av behörig firmatecknare. Om en person som inte är registrerad firmatecknare skriver under anbudet ska en fullmakt från registrerad firmatecknare bifogas anbudet. Underskrift av anbudet innebär också att anbudsgivaren Uppfyller kravet på anbudets giltighetstid i avsnitt 2.2 (uteslutning p.g.a. brott) Lämnar sanningsförsäkran som innebär att anbudsgivaren intygar att inga av de omständigheter som angivits i avsnitt 2.2 gäller för anbudsgivaren eller, i förekommande fall, företrädare för anbudsgivaren. Accepterar avtalsvillkoren i bilaga. 4 Val av anbudsgivare 4.1 Anbudsprövning Granskning och prövning av inkomna anbud sker i två steg. Först prövas att anbuden uppfyller kvalificeringskraven samt att ställda ovillkorliga krav är uppfyllda. De anbud som kvalificerar sig till steg två där anbuden bedöms enligt viktning av nedanstående kriterier. Anbud med högsta poäng antas. Anbudsgivare som kvalificerar sig till steg två kan komma kontaktas för en personlig presentation för bedömning av kompetens/erfarenhet. Pris viktas med 30 %. Den anbudsgivare som har det lägsta totalpriset får 5 poäng. Övriga anbud får lägre poäng i förhållande till lägsta pris. Med totalpris avses det sammantagna priset av de uppgifter som skall anges och som redovisas under rubriken rubrik 3. Pris. Leverantörens erfarenhet/kompetens, genomförandeföreslag samt referenser viktas med 70 % Bedömning av leverantörens erfarenhet och kompetens, samt genomförandeförslaget för seminariet kommer att bedömas utifrån anbudsgivarens beskrivning samt genomförda likartade uppdrag, samt hur anbudsgivaren avser utföra uppdraget, där val av lämplig metod, innehåll i förhållande till avsatt tid samt om genomförandeförslaget i övrigt är realistiskt att genomföra. Högst värderad kompetens och förslag till genomförande får 5 poäng. Övriga anbud får lägre poäng i relation till högst värderad kompetens och förslag till genomförande Budgeten för denna upphandling är maximerad till SEK 20.000. Anbud med totalpris som överskrider 20.000 kronor kommer att förkastas. Bedömningen kommer att ske av en beslutsgrupp med relevant kompetens.
Tilldelningsbeslut skickas efter att beslut har fattats. 4.2 Tecknande av avtal Efter urvalsprocessen tecknas skriftligt avtal. 5 Struktur av anbudet Anbudet (använd gärna Anbudsformuläret) Bilaga med uppgifter om Erfarenhet/kompetens samt referensuppdrag Ev övrig information av värde för genomförandet.