1(5) Tid: Torsdagen den 14 mars 2013 kl. 13:00 15:00 Plats: St. Olofsgatan 454 Närvarande: BIBL HUMSAM MEDFARM MEDFARM Ekonomiavd Anders Malmgren, universitetsbiblioteket Jonas Svensson, teologiska institutionen Carina Lindgren, institutionen för informationsteknologi Siv Pettersson, institutionen för geovetenskaper Maria Melin, institutionen för teknikvetenskaper Gunilla Eriksson, institutionen för läkemedelskemi Kerstin Ståhlberg, institutionen för kvinnors och barns hälsa Birgitta Magnusson Edrun Eriksson Maud Tellström Suzanne Boren-Andersson Anders Westin Nästa möte: Länk: Agenda Måndagen den 30e mars 2013 kl 13-16 (en timme längre) Länk till webb-sida för Raindance-KDB Användarforum: http://uadm.uu.se/ekonomiavdelningen/raindance/anvandarforu m/ Statusrapportering tidigare aktiviteter Information om pågående och planerade aktiviteter Avstämning/synpunkter Raindance och KDB Diskussion om användarforum Val av nya ledamöter Övriga frågor Bilagor Presentation från mötet Samtliga bilagor samt protokoll finns på webb-sidan för Användarforum.
2(5) Inledning Birgitta inledde mötet med att förklara att hon nu har tagit över detta möte i och med att Catarina Arbin går i pension. Birgitta gör detta som förvaltningsledare för förvaltningsobjektet Ekonomi och inköp. Edrun redogjorde även för omorganisationen på Ekonomiavdelningen, med två nya stor grupper: - Enheten för redovisning - Enheten för reskontra och ekonomisystem - Enheten för ekonomistyrning och uppföljning Samt den helt nya enheten vid Ekonomiavdelningen - Upphandlingsenheten Statusuppföljning aktiviteter Maud redogjorde för inlämnadet av 2012 års kravlista till CGI (fd Logica), förfarandet vid dessa användarmöten samt hur prioriteringen går till. Fick även veta vilka förslag som berörde oss och som hamnade på prioriteringslistan. KDB hade ett stort versionsbyte under hösten 2012, en dubbelrelease, med förbättrad valutahantering samt övergripande faktura och rekvisitionsnivå som de stora sakerna. Bokföringsportalen infördes under hösten. Skanning av utländska fakturor är nu införd för hela universitetet. Pågående och planerade aktiviteter KDB KDB 6.0 har levererats av CGI och skall testas av Ekonomiavdelningen innan den installeras under hösten. De förändringar som kommer att ske är bättre mallfundament (EA kan göra större anpassningar av system utan CGI s hjälp), en låst översta rad vid export till Excel, samt en bättre struktur på celler även det vid export till Excel. Rapporter i portalen Rapporter skall i framtiden även kunna tas fram från Raindanceportalen. Ekonomiavdelningen har identifierat 25 rapporter från Classic som beräknas vara klara att användas till i sommar. Dock kommer inga rapporter att tas bort från Classic. Initialt kommer data att överföras till
3(5) portalen varje natt, dvs informationen har ett dygns fördröjning. Om drygt ett år planerar en teknisk förändring och rapporterna kommer att vara i realtid. ELIN - inköpssystem Samarbetet med Visma Proceedo är avslutat. Skälet är att de inte motsvarade de krav vi hade. Nu utvärderas två nya system; Raindance inköpssystem samt Wisum (samma som produktwebben). Det senare är utvecklat av Umeå universitet. Tidpunkt för implementering diskuteras fn. Representanter vid mötet menar att det inte bör ligga under hösten, då det kolliderar med mycket annat. Bland annat nämndes budgetarbete och inventering (inventeringen kommer att ligga kvar under hösten, men mycket kan förberedas redan under sommaren upplyste Edrun om). RAINDANCE WINDOWS KLIENT Windows klienten av Raindance kommer från och med mars 2015 inte längre att stödjas av CGI. Mera info kommer senare kring detta. BUDGET 2014 Preliminära tider för budgeten 2014 gick igenom. Dessa kan ses i bildmaterialet som återfinns på webben. ÖVERSYN AV EKONOMIADMINISTRATIVA PROCESSER På uppdrag av Ann Fust skall en översyn av de ekonomiadministrativa processerna göras. För detta ska tillsättas extern projektledare. Vi återkommer när mer information finns om detta ämne. Avstämning och diskussion KDB Byte av system skedde i november. Stora nyheten var valutahanteringen. Dock var det endast få som hade hunnit ha något kontrakt i utländsk valuta ännu i gruppen. Andra kommentarer var att lathundarna kan förbättras. Omarbetning är redan på gång. Kom en fråga om verkligen minsta kontrakt måste registreras i KDB? Svar ja! När det gäller universitetets påverkan på utvecklingen av KDB menade Suzzie att vi har mer inflytande än för utvecklingen av Raindance. Skälet är att vi är få användare av produkten, endast ett antal universitet/högskolor. BOKFÖRINGSPORTALEN
4(5) Det gick mycket bra med boppen i bokslutet, Boppen var det bästa EA har infört var två positiva kommentarer, andra var mer neutrala och klagade på samma ergonomiska problem som finns sedan tidigare i portalen, kortkommandon etc. Ett problem som framkom var att det inte gick att ändra textraden om man kopierade en verifikation. EA undersöker om så är fallet.. SKANNING AV UTLÄNDSKA FAKTUROR Sakta men säkert bättre var en kommentar. En del andra synpunkter framkom: - Saknar klassificeringar som passar oss? Finns de inte inlagda i Raindance kolla på Tullverkets webbplats och be EA lägga upp nya koder. Tips; ta hjälp av beställaren då det kan vara en djungel av koder. - Skicka fakturorna direkt till Hackås? Det skulle innebära stort merjobb för ekonomiavdelningen, bland annat med att hantera fakturor som åker ut pga att koder eller leverantör saknas. Processen kommer inte att ändras. - Momskoderna har vi valt att ej lägga på webben, kan hämtas ut från Raindance. Maud gick även igenom en lathund för momskoder. en är inte helt färdigkontrollerad ännu, men sedan skall den kunna distribueras. Umeå universitet har använt samma system för utländska fakturor i många år och har omvärderat det, och kommit fram till att detta, med etiketter och central hantering, är det bästa sättet, om än aningen omständigt. Diskussion om användarforum Diskussion om detta forum; Allmänt positiva kommentarer. Det bör kanske vara fler institutioner representerade, speciellt i och med att det är alltid några som inte kan komma. För- och nackdelar med att rotera användare. Man involverar visserligen fler personer, men samtidigt kan det vara svårare att långsiktigt driva vissa frågor och idéer. Birgitta frågade även deltagarna om UUplus bör tas in i denna grupp, vilket många tycket var lämpligt. Frekvensen på möten ansågs vara lagom med två gånger per år. Tiden bör förlängas till tre timmar. Viktigt att hinna med att fika och samtala också.
5(5) Användarna ombads skicka in förslag på nya representanter. Enligt tidigare beslut skall man delegater sitta i två år, men det är ingen regel man måste vara stenhård med. EA tar emot förslag och bedömer efter att ha sett helheten, vill få en bra spridning. Användarrepresentanter 2013 Siv Pettersson, institutionen för geovetenskaper 161 Maria Melin, teknikvetenskaper 125 Carina Lindgren, informationsteknologi 106 HUMSAM Jonas Svensson, teologiska institutionen 551 Åsa Constanda, statsvetenskapliga institutionen 222 Eva Gustafsson, juridiska institutionen 251 Carina Ehn, idé- och lärdomshistoria 519 MEDFARM Gunilla Eriksson, institutionen för läkemedelskemi 451 Kerstin Ståhlberg, institutionen för kvinnors och barns hälsa 464 BIBL Anders Malmgren, universitetsbiblioteket 600 Övrigt En fråga kom upp angående verifikationer som man själv råkar låsa. Detta händer då man kryssar ner sitt fönster, eller blir utloggad ur Raindance pga av inaktivitet. Systemet ordnar upp detta själv efter ca 30 min, men annars är snabbast sättet att skicka en e-post till ekonomisupport och be om upplåsning. Undgås dock lättast genom att alltid avsluta det man håller på med Antecknat av 2013-03-15 Anders Westin / 2013-03-25 Birgitta Magnusson