Dnr: 006/2016 Ärende nr: 8 Sid 1 (10) Handläggare: Kristin Norrbom Telefon: 08-785 88 49 E-post: kristin.norrbom@bostad.stockholm.se Elena Tringolo Tel: 08-785 89 62 E-post: elena.tringolo@bostad.stockholm Tjänsteutlåtande 2016-03-01 FÖRSLAG TILL BUDGET 2017 OCH INRIKTNING FÖR 2018 OCH 2019 FÖRSLAG TILL BESLUT VD föreslår att styrelsen beslutar att fastställa föreliggande förslag till budget 2017 och inriktning för 2018 och 2019. Lena Larsson Daag VD ÄRENDET Bakgrund Som ett led i koncernrapporteringen ska samtliga bolag i koncernen senast den 24 mars 2016 lämna underlag för budget 2017 och inriktning för 2018 och 2019. Bifogade förslag utgår från bolagets uppdrag, kommunfullmäktiges övergripande inriktningsmål och de ägardirektiv som anges i stadens budget för 2016.
Sid 2 (10) BUDGET 2017 OCH INRIKTNING FÖR 2018 OCH 2019 UPPGIFT ENLIGT KOMMUNFULLMÄKTIGES INRIKTNINGSMÅL OCH DIREKTIV Bostadsförmedlingen i Stockholm AB har till uppgift att svara för reguljär bostadsförmedling, evakuering och förmedling av förturslägenheter inklusive försöks- och träningslägenheter, förmedling av lägenheter till stadens bostadsbolags internköer samt förmedling av kategoribostäder såsom exempelvis student- och trygghetsboenden. Bolaget ska vara ett verktyg i den sociala bostadspolitiken, bland annat genom att integrera förmedlingen med stadens bostadspolitiska ambitioner att minska segregation. Bolaget ska bidra till nollvisionen för hemlöshet inom fem år. STADENS INRIKTNINGSMÅL Kommunfullmäktige har i budget för 2016 beslutat om följande inriktningsmål att ligga till grund för stadens samtliga verksamheter: Ett Stockholm som håller samman Ett klimatsmart Stockholm Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Ett demokratiskt hållbart Stockholm ÄGARDIREKTIV Ägardirektiven för perioden 2016-2018 uttrycks i följande punkter. Ett Stockholm som håller samman förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, det vill säga till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter informera om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion informera om stadens projekt inom ytterstadsarbetet i samarbete med Stockholm Business Region AB informera om Stockholm som bostadsort fortsätta arbetet med att samordna och utveckla branschsamarbetet Stockholm Bygger samt utveckla Stockholmsrummet i Kulturshuset undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsägare/förvaltare bidra i arbetet att effektivt förmedla minst 450 försöks- och träningslägenheter samt Bostad Först- lägenheter per år och nå nollvisionen för hemlösheten inom fem år fortsätta det reguljära utvecklingsarbetet för att öka antalet försöks- och träningslägenheter. Särskild vikt ska läggas på samverkan med privata fastighetsägare.
Sid 3 (10) pröva möjligheterna att upprätta en bytes- och andrahandsförmedling (arbete pågår) utreda möjligheten att skapa ett system av utbyteslägenheter med andra läns-kommuner för kvinnor som på grund av hot inte kan bo kvar i sin hemkommun utreda utfallet av förtursverksamheten med avseende på personer som utsatts för våld i nära relationer Ett ekonomiskt hållbart Stockholm fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Ett demokratiskt hållbart Stockholm samverka med rådet för mänskliga rättigheter för att stärka arbetet mot diskriminering och motverka en etniskt- och könssegregerad bostadsförmedling. Följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer MARKNADSLÄGE OCH VERKSAMHETSFÖRUTSÄTTNINGAR Stockholm fortsätter att växa och de senaste årens folkökning i länet bedöms fortsätta enligt bedömning från Tillväxt och regionsplaneförvaltningen (SLL/TRF). Samtidigt ökar också bostadsbyggandet i regionen. Enligt preliminära siffror från SCB ökade antalet byggstarter med tre procent i länet och 18 procent i Stockholms stad förra året jämfört med året innan. Det är trots detta långt kvar till en bostadsmarknad i balans och trycket på regionens bostadsmarknad är stort. Det yttrar sig i stigande priser på ägande- och bostadsrätter och ökande kötider på hyresrätter. Den genomsnittliga kötiden hos Bostadsförmedlingen ökade 2015 till 8,2 år från 7,7 år i medeltal 2014. Kötiden ökar såväl för nybyggda bostäder som i det äldre beståndet. 10.0 9.0 8.0 7.0 6.0 5.0 4.0 3.0 2.0 1.0 0.0 Utveckling medelkötid 9.4 8.2 5.9 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Nyproduktion Succession Totalsumma
Sid 4 (10) Utveckling av antalet kunder i bostadskön Folkökning och demografisk utveckling påverkar tillskottet av bostadssökande till bostadskön. Under lång tid har Bostadsförmedlingen haft en kraftig tillväxt av kunder till kön. De senaste fem åren har den genomsnittliga nettoökningen varit cirka 35 000 kunder per år eller en ökning i årstakt på mellan 8-10 procent. Detta med särskilda tillskott från externa köer borträknat. Befolkningen är i starkt ökande både i länet och i Stockholms stad. I snitt har länet ökat med 35 000 personer per år de senaste fem åren och bedömningen är att takten nu tilltar något och att länets befolkning i år ökar med över 38 000 personer. Takten bedöms sedan fortsätta öka fram till och med 2020, för att sedan avtal till följd av ett bedömt sjunkande utrikes flyttnetto. Köutvecklingen påverkas inte bara av den faktiska folkökningen utan även av demografiska faktorer, såsom 18-åringarnas andel av befolkningen. Åldersgruppen 16-18 nådde en topp i antal 2008 och sjönk sedan fram till 2015 då gruppen återigen började öka. En ytterligare faktor som påverkar bostadskön är utbudet av bostäder där en bristsituation sannolikt ökar inflödet till kön. Därutöver är sysselsättningsgrad, prisutvecklingen på den ägda marknaden samt kännedom om Bostadsförmedlingen hos regionens invånare viktiga faktorer. Den sista december 2015 var antalet kunder i kön drygt 516 000 personer. De senaste åren har kön haft en kraftig tillväxt. I detta planeringssammanhang gör vi i likhet med tidigare en försiktig bedömning av kundtillströmningen för planeringsperioden, med en antagen kötillväxt åren 2017-2019 med 25 000 kunder per år. Nettoökning per år Totalt antal bostadsköande 2016 2017 2018 2019 34 000 25 000 25 000 25 000 550 000 575 000 600 000 625 000 Lägenhetsinflödets utveckling De faktorer som på en övergripande nivå påverkar inflödet av bostäder är graden av nyproduktion hos våra samarbetspartners, beståndsförändringar samt omsättning på hyresmarknaden. Härtill kommer bolagets egen verksamhet och arbete för att attrahera nya samarbetspartners. Under 2015 ökade antalet förmedlade bostäder ökade med 14 procent, antalet inlämnade bostäder minskade något. Att antalet inlämnade och förmedlade lägenheter skiljer sig åt under verksamhetsåret har sin förklaring i att lägenheter kan lämnas in under ett år medan förmedlingen sker först efter årsskiftet. Detta rör framför allt nyproduktionsprojekt med långa förmedlingstider. Samarbetet med nya fastighetsägare har ökat under de senaste åren, både vad gäller privata
Sid 5 (10) fastighetsägare och kommunala bolag utanför Stockholms stad. Under 2015 ökande andelen inlämnade bostäder från privata fastighetsbolag till 50 procent från 48 procent år 2014. Inflödet av nybyggda bostäder är gott och under 2015 ökade förmedlingen av nyproducerade lägenheter med 72 procent jämfört med året innan. Stora satsningar sker för fortsatt ökande nyproduktion i hela landet, men inte minst i stockolmsregionen. En stor del av detta är hyresrätter och studentbostäder vilket gör att det finns goda möjligheter för ett fortsatt ökat inflöde av lägenheter framöver. Inlämnade lägenheter till Bostadsförmedlingen år 2005-2015 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Övriga kommunala bolag Stockholms kommunala bolag Privata bolag I verksamhetsplanen för 2016 görs en bedömning om att antalet inlämnade bostäder ökar med knappt 200 för 2016 jämfört med föregående år. Att ökningen är relativt låg trots en hög nyproduktionstakt beror på att Uppsala kommun planerar att starta en egen bostadsförmedling vilket kommer att medföra ett minskat inflöde av lägenheter till Bostadsförmedlingen. Över tid är bedömningen en fortsatt ökande inlämning av lägenheter. Bakgrunden är dels en fortsatt hög takt i nyproduktionen men också ett aktivt marknadsarbete riktat mot nya fastighetsägare. Givet att stadens bolag når sina mål om drygt 1000 nybyggda bostäder per år fram till 2020 är en rimlig bedömning att inflödet till Bostadsförmedlingen succesivt ökar med minst 400 bostäder för vartdera året 2017-19. Med hänsyn till nyproduktionens variation mellan åren samt osäkerheten kring nya fastighetsägarsamarbeten är dock prognosen svårbedömd.
Sid 6 (10) Organisation De senaste åren har verksamheten vuxit. Fler lägenheter förmedlas och de kommer från en bredare bas av fastighetsägare, vilket gör att förmedlingsarbetet har ökat i omfattning och komplexitet. För att möta den ökande belastningen har bemanningen också förstärkts med ett antal visstidsanställningar där unga getts chansen till ett jobb och att bygga på sin arbetslivserfarenhet. Under 2016 ökar bemanningen något, för att sedan ligga på oförändrad nivå under planeringsperioden. Vid rekryteringar strävar vi efter en jämnare könsfördelning, även om kompetensen är avgörande. Vi har stående cirka 80 procent kvinnor och 20 procent män, på bolagsnivå. I våra rekryteringar vill vi också spegla det mångkulturella sammanhang vi verkar i för möjlighet till ett bra bemötande i olika situationer. Vi har exempelvis kundservicemedarbetare som är flerspråkiga så att kunder ska kunna få en god service även på sitt hemspråk. ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER UNDER PLANPERIODEN Med utgångspunkt i bolagets uppdrag och ägardirektiv har bolaget fastlagt följande övergripande mål för verksamheten att öka antalet förmedlade lägenheter, att ha ett högt anseende med nöjda kunder, att vara en attraktiv och hälsosam arbetsplats med kompetenta och medskapande medarbetare, samt att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet. För att nå dessa övergripande mål kommer bolaget att arbeta enligt sex huvudstrategier under planperioden. 1. Utveckla relationen med befintliga och nya fastighetsägarkunder över hela regionen Genom undersökningar vet vi att fastighetsägarna generellt sett är nöjda med den service vi erbjuder. En nyligen genomförd kundundersökning bland regionens fastighetsägare gav oss ett NöjdKundIndex (NKI) om 74 för år 2015 vilket är ett högt värde i fastighetsbranschen. Allt fler fastighetsägare har de senaste åren lämnat ett ökat antal lägenheter till Bostadsförmedlingen. En viktig del av vår framgång har varit att utveckla relationerna i ett ömsesidigt förtroende. För ett fortsatt ökande inflöde av nya kunder och lägenheter fokuserar vi också på de behov som följer av digitaliseringens möjligheter, regionens geografiska utvecklin, och att utveckla och kommunicera den kundnytta vi levererar. Öka antalet inlämnade lägenheter genom nya och utvecklade samarbeten med regionens fastighetsägare. Bidra i arbetet med att förmedla lägenheter till försöks- och träningsändamål och Bostad Först enligt kommunfullmäktiges beslut. 2. Bredda marknaden genom tydlig regional närvaro Stockholmsregionen utgör i allt väsentligt en gemensam bostads- och arbetsmarknad. I den utvecklingen förenklar vi för bostadssökande genom att erbjuda förmedling av så många hyresrätter som möjligt på ett och samma ställe. Genom en tydlig regional närvaro kan vi också tillvarata en potential till ökat inflöde av lägenheter från nya och befintliga fastighetskunder. Öka kännedomen och kunskapen om Bostadsförmedlingens uppdrag och verksamhet,
Sid 7 (10) Uppnå en fortsatt hög kundnöjdhet bland de fastighetsägare bolaget samarbetar med. 3. Stärka kundnyttan för befintliga och nya kunder i bostadskön Bostadskön har flera olika kundgrupper och är i praktiken också flera olika köer. Nya såväl som befintliga kunder ska stå i kön med rätt förväntningar. För att öka den upplevda kundnyttan bland de som står i bostadskön, aktivt eller passivt, fokuserar vi på att bättre förstå gruppernas olika drivkrafter, upplevda hinder och behov för parallellt utveckla och kommunicera våra processer, tjänster och service. Tillvarata digitaliseringens möjligheter till ökad kundnytta Hög kundnöjdhet hos kunderna i bostadskön 4. Stärka varumärket och verka för rätt kunskap och god kännedom om vårt uppdrag och vår verksamhet Bostadsmarknaden är under hårt tryck och bostadskonsumenten möts av budskap som signalerar att det är näst intill omöjligt att få en hyresrätt. På en svår bostadsmarknad är det vår uppgift att göra det enkelt att både lämna och hitta hyresrätter. Det är vårt budskap och kundlöfte. För att ge kunskap och skapa rätt förväntningar arbetar vi med att kommunicera vår uppgift, hur vi utför den och den kundnytta det innebär. Ökat anseende och kunskap hos våra intressentgrupper. 5. Stärka den interna kulturen En intern kultur som går hand i hand med våra mål och strategier är en förutsättning för verksamhetsutveckling. Därför är också vårt värdegrundsarbete en del av vår strategiska plattform och vår verksamhetsplan. Med gemensamt fokus på uppdraget, mål och strategier och vårt varumärkeslöfte stimulerar vi en intern kultur genom ett värdedrivet och visionärt ledar- och medarbetarskap. Hög grad av medskapande, engagemang och trivsel genom tydliga mål och förväntningar. Ökad IT- mognad via omvärldsbevakning och kompetensutveckling. En hälsosam arbetsplats med hög frisknärvaro. Svara upp mot stadens målsättningar att ordna arbete för fler, via bland annat praktikanttillfällen och anställning av ungdomar och studenter för sommar- och extrajobb. 6. Proaktivt utveckla kompetens, tjänster och verktyg Samhällets utveckling påverkar fortlöpande människors och organisationers behov och beteenden. Bostadsförmedlingen ska därför alltid gå i takt med tiden och effektivt leverera rätt kundnytta. Vi behöver kontinuerligt lyssna, analysera och värdera utvecklingen för att anpassa våra arbetssätt, kompetens, organisation och verktyg på ett, för vår verksamhet, relevant sätt. Utvecklade digitala kanaler för tjänster och kommunikation Effektiv verksamhet med låg andel administrativa och indirekta kostnader. Fortsätta kartläggning och dokumentation av interna processer och rutiner för ökad effektivitet, säkerhet och tydlighet. Effektiv metodik och uppföljningsmodeller för utvärdering av projekt och för att säkerställa värdeskapande utifrån både kund- och verksamhetsnytta.
Sid 8 (10) UNDERLAG FÖR BUDGET 2017 TILL 2019 Budgeten baseras på verksamhetsplanen för innevarande år, samt på: - ovan angivna antaganden om utveckling av antal köande - volymerna i förmedlingsverksamheten - oförändrade ägardirektiv Kommunfullmäktige har i sina utvecklingsdirektiv 2017-2019 för koncernen Stockholms Stadshus AB angivit ett krav på nollresultat för Bostadsförmedlingen. Intäkter Bostadsförmedlingens intäkter styrs i huvudsak av fyra faktorer: Intäkter i form av köavgifter från våra bostadsköande. Avgiften är f n 210 kronor/år inklusive moms. Ersättningen från Stockholms stad för handläggning och förmedling av förtur-, försöks- och träningslägenheter och Bostad Först, för närvarande 11 mkr per år. Antalet lägenheter som förmedlas till de kommunala bolagens internbyteskö. Avgiften är f n 1 000 kronor inklusive moms per förmedlad lägenhet, vilken debiteras de kommunala systerbolagen. Ersättning för evakueringsförmedling. Förmedling i samband med evakueringar debiteras med 10 000 kronor inklusive moms per evakuering. Nedanstående tabell visar intäkternas faktiska utfall för 2015 samt budget för åren 2016-2019. Intäkter (mkr) Intäktsslag 2015 2016 2017 2018 2019 Köavgifter 85,2 88,5 95,1 99,2 103,4 Försäljning av förturstjänster Förmedling av kommunala bolagens internbyteskö 11,0 11,0 11,5 11,5 11,5 1,0 0,8 1,0 1,0 1,0 Evakueringsavgifter 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 Övrigt inkl. ränteintäkter 1,2 1,1 0,9 0,9 0,9 Summa 98,5 101,5 108,6 112,7 116,9 Flerårsprognosen pekar på en fortsatt ökning av bolagets intäkter från köavgifterna. Utgångspunkten är i likhet med tidigare i motsvarande planeringssammanhang - ett försiktigt antagande om ett nettotillskott på cirka 25 000 betalande bostadsköande per år under planeringsperioden, samt en oförändrad köavgift på 210 kr inklusive moms. Förtursverksamheten bedrivs på uppdrag av Stockholm stad och debiteras till självkostnad. Översyn av kostnader kopplade till uppdraget görs årligen för kontroll av att ersättningen från Stockholm stad ligger på samma nivå som kostnaderna. Bedömningen under kommande 3-års period är en viss kostnadsökning jämfört med innevarande budgetår. Årligen förmedlas drygt 1 200 lägenheter via internkön. En liten ökning i antal från 2016 års budget förväntas, för att därefter ligga kvar på samma nivå för åren framöver.
Sid 9 (10) Senare år har antalet evakueringsuppdrag legat på cirka 12-15 stycken per år och verksamheten beräknas ligga på samma nivå också fortsättningsvis. Kostnader Bostadsförmedlingens kostnader indelas i följande huvudposter. Personal- och personalomkostnader Verksamhetskostnader Kostnader för kommunikation och marknad Managementkostnader Kapitalkostnader Nedanstående tabell visar kostnadernas faktiska utfall för 2015 samt budget för åren 2016-2019. Kostnader (mkr) Kostnadsslag 2015 2016 2017 2018 2019 Personal- och personalomkostnader 57,0 60,6 61,5 63,6 64,8 Verksamhetskostnader 26,7 29,5 36,4 37,2 38,8 Kostnader för marknad och kommunikation 7,8 7,6 7,7 7,9 8,0 Managementkostnader 6,2 2,2 2,4 2,4 2,4 Kapitalkostnader 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 Summa 98,3 100,5 108,6 111,7 114,6 Budget för personal- och personalomkostnader beräknas på ett oförändrat antal anställda. Bemanningsnivån utgår ifrån vad som krävs för att bedriva verksamheten med de kundvolymer vi förutser idag, samt kapacitet för att genomdriva planerade projekt och utvecklingsarbete under de närmaste åren. Ökningen av personalkostnaderna mellan åren bygger på en genomsnittlig löneutveckling på 2 procent per år. En fortsatt stor enskild post bland verksamhetskostnaderna är drift, vidareutveckling och framtidssäkring av IT-stöd och webb. Ökad kundtillströmning kräver utveckling av system och arbetsverktyg för en effektivare hantering av kundadministrationen. En övergång till en ny generation av det egenutvecklade verksamhetssystemet Bostoc aktualiseras under perioden, särskilt mellan åren 2016 och 2017, då kostnadsökningen är som störst. Medräknat i kostnadsökningen är också övergång till nya ekonomi- och HR-system, vilka implementeras under 2016. En fortsatt ökning av antalet bostadsköande leder också till högre volymbaserade kostnader för t ex utskick av visningskallelser och avier för köavgiften. Genom att obligatoriskt ingå i det för Stockholm stad gemensamma SIKT-avtalet, som bland annat avser porto och distributionstjänster kommer kostnaderna för detta öka under de kommande åren. Det övergripande målet för bolagets kommunikationsinsatser och marknadsaktiviteter kommer fortsatt att vara att ökat inflöde av lägenheter. Bolaget har ett uppdrag att delta i det stadsövergripande projektet Stockholmsrummet med lokaler i Kulturhuset. Uppdraget att informera om bostadsmarknaden i regionen har
Sid 10 (10) utvecklats med ytterligare fokus på planerad och pågående nyproduktion. Dessutom är aktiviteter för ökad kännedom om bolagets verksamhet och varumärke, generellt i regionen och mot nya marknader, centrala för att öka lägenhetsinflödet. Kostnaderna för detta arbete bedöms att ligga kvar på samma nivå mellan åren, med undantag av kostnadsökning med anledning av inflation. I managementkostnaderna ingår bland annat kostnader för styrelse, revision, upphandlingsstöd, bolagets andel i koncernens ledning och administration. Även kostnader för utveckling av bolagets strukturkapital budgeteras här, vilket motsvarar kostnader för framtagande av strategiska styrdokument och utveckling av bolagets organisation. Inom ramen för managementkostnaderna som debiteras av koncernmodern Stadshus AB ingår avgiften för de stadsgemensamma projekt som drivs. Under 2015 har dessa varit avvikande höga, vilket beror på det stora projektet av byte av ekonomisystem. Under kommande tre årsperiod beräknas kostnaderna för detta återgå till för verksamheten mer normala nivåer. Resultat Ovan redovisade intäkter och kostnader ger sammantaget följande resultatprognos. År 2016 visar på ett positivt resultat om 1,0 mkr i enlighet med ägardirektivets mål. Året därefter, 2017 beräknas hamna på ett nollresultat i likhet med 2015. För de efterkommande åren 2018 och 2019 ser vi ett svagt plusresultat om 1,0 mkr respektive 2,3 mkr. Baserat på de förutsättningar vi ser idag saknas för närvarande utrymme att sänka avgifterna ytterligare utan risk för ett negativt resultat under de kommande tre åren. Med anledning av kravet på att vara ett ej vinstdrivande företag kommer bolaget fortsatt att göra en löpande översyn av köavgiften för att ligga runt ett nollresultat. Nedanstående tabell visar utfall för 2015 samt budget för åren 2016-2019. Resultatutveckling (mkr) 2015 2016 2017 2018 2019 Totala intäkter 97,5 100,5 108,0 111,9 116,1 Totala kostnader 98,3 100,5 108,6 111,7 114,6 Rörelseresultat 0,8 0,0-0,6 0,2 1,5 Finansiella poster 1,0 1,0 0,6 0,8 0,8 Resultat efter finansnetto Avkastning på totalt kapital i% 0,2 1,0 0 1,0 2,3 0,43 1,4 0 1,4 3,0 Investeringar För året 2015 gjordes inventarieinköp avseende möbler för 0,5 mkr. För 2016 samt flerårsprognosen 2017-2019 serbolaget inga investeringsbehov. SLUT