Dnr: A-799-5425/06 Polismyndighetens policy för Representation
Enheten för planering, uppf. o analys Controller G Kjellman Diarienr 2006-06-07 A-799-5425/06 Bilaga 1 Policy och regler för representation vid Polismyndigheten i Jönköpings län 1 Policy Representation vid Polismyndigheten i Jönköpings län (polismyndigheten) ska präglas av gott omdöme. Detta betyder att representation ska ha ett klart samband med verksamheten. Aktiviteter och kostnader ska vara anpassade till både representationens syfte och dess mottagare. Polismyndighetens medarbetare ska särskilt beakta att verksamheten finansieras av skattemedel vilket medför ett särskilt ansvar för att medelsfördelningen kan motiveras. Representation kan avse mat, dryck, gåvor samt evenemang som teater- och museibesök. Länspolismästare kan, när det gäller såväl interna aktiviteter som extern representation, medge avsteg från angivna regler om det föreligger särskilda skäl. 2 Interna aktiviteter 2.1 Allmänt Polismyndigheten ersätter inte kostnader för vin eller annan alkohol vid interna aktiviteter. Undantag kan göras för vin- eller ölservering vid gemensamma personalfester eller efter beslut från Länspolismästare eller hans ställföreträdare. Dessa kan också besluta om andra undantag. I de fall alkohol serveras får kostnaden motsvara högst två glas vin per deltagare. Servering av spritdryck kan aldrig medges. 2.2 Beloppstak och beslutsordning vid interna aktiviteter För nedan uppräknade interna aktiviteter förmånsbeskattas inte personalen. Se avsnitt 5.2.1 vilket även beskriver skatteregler för interna aktiviteter. 2.2.1 Planerings- och arbetskonferens Planerings- eller arbetskonferens får genomföras två gånger per budgetår och då omfatta personer ingående i chefsgruppen samt fackliga företrädare. Undantag från personkretsen eller omfattningen får göras av länspolismästare, chefen operativa avdelningen eller av chefer för verksamhetsgrenar. Konferens får omfatta två dagar med en övernattning eller två fristående dagar. Planeringskonferens beslutas av länspolismästare, chefen för den operativa avdelningen eller av chef för verksamhetsgren och bekostas av medel tillhörande genomförande chefs Postadress Besöksadress Telefon Box 618 Vallgatan 3-5 114 14 551 18 JÖNKÖPING JÖNKÖPING E-post Webbplats Telefax polismyndigheten@jonkoping.police.se www.jonkoping.polisen.se 036-30 90 17
kostnadsställe. Kostnader för planeringskonferens, inklusive förtäring, skall inte överstiga 2000 kr/person/dygn (exkl. moms). Om kostnaden vid en planeringskonferens enbart omfattar förtäring får denna uppgå till högst 300 kr (exkl. moms) per person för middag och 140 kr (exkl. moms) för lunch. Konferens ska pågå minst 6 timmar per dag samt ha ett i förväg fastställt program. 2.2.3 Enklare förtäring i samband med arbete Enklare förtäring i samband med arbete får förekomma då det finns särskilda skäl, t.ex. tids- eller effektivitetsvinster. Motivering ska anges på verifikat. Kostnaden för förtäring får uppgå till högst 60 kr (exkl. moms) per person. 2.2.4 Trivselmedel Varje enhet disponerar 400 kr per budgetår och anställd för interna aktiviteter såsom enhetsfest/middag, julbord eller liknande. Enhetschef beslutar och kostnaden belastar respektive enhets budget. Dessa medel benämns trivselmedel. Trivselmedel ska normalt inte användas i kombination med andra medel såsom budget för logi eller resor. Detta innebär således att trivselmedel som huvudregel inte bör användas för eller i samband med resor inom landet. Undantag från denna regel kan ges av avdelningschef för operativa avdelningen eller av chef för verksamhetsgren för enheter inom denna avdelning och för övriga enheter av länspolismästare. Görs sådant undantag krävs att enhetschef företer program för de aktiviteter som planerats. Aktiviteterna ska ha ett verksamhetsmässigt samband. Beslutande chef svarar för att aktuellt program dokumenteras. Trivselmedel får inte användas i samband med utlandsresor. 2.2.4 Personalfest Gemensamma personalfester för hela polismyndighetens personal beslutas av länspolismästare. 2.2.5 Kaffe, frukt o.dyl. Polismyndigheten bekostar kaffe eller motsvarande dryck. Kostnaden för detta fördelas på enheterna. För personal som tjänstgör på jul, midsommar- samt nyårsafton bekostar myndigheten frukt och godis. 2.2.6 Internutbildningar och personalinformation Vid internutbildningar och personalinformation kan polismyndigheten bjuda på förtäring efter samråd mellan utbildningssamordnare och ansvarig chef. 2.3 Gåvor
2.3.1 Julgåva Julgåva eller motsvarande beslutas av länspolismästare. 2.3.2 Nit och redlighet i statens tjänst (NOR) Utmärkelsen utdelas efter 30 år i statens tjänst med beaktande av den reglering som gäller för utmärkelsen (25 år vid pensionering). Berörd medarbetare ges möjlighet att välja mellan klocka, medalj och kristallskål. Länspolismästarens expedition svarar för administration och resp. enhet för kostnaden. 2.3.3 Födelsedagar Vid 50-årsdag ska medarbetare uppvaktas med blommor och/eller present. Vid 60-årsdag får medarbetare uppvaktas med blommor och/eller present. Totala kostnaden för blommor och/eller present får ej överstiga 600 kr (inkl moms). Beslut sker av resp. enhetschef och kostnaden belastar berörd enhet. 2.3.4 Anställnings upphörande/pension Anställningstid > 6 år avslutas: Anställningstid < 6 år avslutas: Pension: Blommor och/eller gåva uppgående till 600 kr (inkl. moms) ska delas ut till aktuell medarbetare. Blommor och/eller gåva uppgående till 250 kr (inkl. moms) får delas ut till aktuell medarbetare. Blommor och/eller gåva uppgående till 600 kr (inkl. moms). Beslut fattas av enhetschef och kostnaden belastar berörd enhet. Se avsnitt 5.2.2 som beskriver skatteregler för gåvor från arbetsgivare till personalen. 3 Extern representation 3.1 Allmänt Extern representation riktar sig till utomstående kontakter med syfte att inleda samt utveckla dessa kontakter. I den externa representationen ingår även arrangemang som syftar till att informera en bredare krets, t.ex. information om polismyndigheten eller polisväsendet i övrigt. Representationen bör endast omfatta personer som varit direkt inblandade i kontakter mellan myndigheten och gästen och antalet medarbetare vid Polismyndigheten ska anpassas till antalet gäster. Endast i undantagsfall och efter beslut av länspolismästare får anhöriga till personal bjudas (förmånsbeskattning ska då ske). Vin och öl får, efter beslut av länspolismästare, ingå i representationskostnad inom nedan angivna beloppsramar. Representation i hemmet får inte förekomma.
Se även avsnitt 5.2.3 som beskriver skatteregler vid extern representation. 3.2 Beloppstak och beslutsordning vid extern representation Extern representation får uppgå till högst 300 kr (exkl. moms) per person för middag och 200 kr (exkl. moms) per person för lunch. Vid utländska besök i Sverige får representation uppgå till högst 500 kr (exkl. moms) per person för middag och 250 kr (exkl. moms) per person för lunch. Beslut om extern representation fattas av avdelnings- eller enhetschef, Avseende extern representation med utländska besökare fattas beslut av länspolismästare. Förmånsbeskattning utgår ej i samband med angivna aktiviteter. 3.3 Att överlämna gåvor Det är tillåtet att överlämna gåvor då en medarbetare från polismyndigheten besöker annan myndighet i samband med tjänsteresa eller då polismyndigheten tar emot besök. Dessa gåvor ska utgöras av produkter anskaffade av informationsfunktionen. Anskaffning samt tillhandahållande av sådana produkter ombesörjs av informationsenheten. Övriga gåvor beslutas av länspolismästare. Alkohol får inte förekomma som gåva. 4 Mottagande av representation Gåvor i form av enklare profilprodukter får behållas av den anställde medan gåvor av större värde ska överlämnas till polismyndigheten. För personal vid polismyndigheten gäller att stor restriktivitet råder avseende representation som erbjuds från såväl enskilda och juridiska personer som anställda på olika sätt kommer i kontakt med via verksamheten. Detta gäller även i kontakter med nuvarande som presumtiva uppdragstagare och leverantörer. 5 Redovisning och skatteregler 5.1 Verifikation samt uppgifter för redovisning Oberoende av var representation äger rum ska verifikation innehålla uppgift om: Datum för representationstillfället. Måltidens benämning (lunch, middag, etc.). Ändamålet med representation. Namn på samtliga deltagande personer. Namn på myndighet, organisation eller företag som gäster företräder. Mervärdesskatt ska vara specificerad på restaurangnota och andra ev. kvitton som redovisas i konteringsstämpeln. Underlag ska vara i original samt undertecknad av den som deltagit i representation med eventuell utbetalningsorder från den som beslutat representation om denne ej deltagit. Om representationskostnaden avser kaffebröd vid interna sammankomster kan deltagarnas namn ersättas av uppgift om antalet personer/avdelning som deltagit.
5.2 Förmånsbeskattning vid interna aktiviteter Som huvudregel gäller att personal ska förmånsbeskattas för fri kost som erhålls i tjänsten. Härifrån finns undantag. Med stöd av 11 kap. 2 inkomstskattelagen är personalfester, informationsmöten med personalen, interna kurser, planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor) undantagna från förmånsbeskattning. För skattefrihet gäller vissa förutsättningar (prop. 1992/93:127 s 55): 1. Det är i huvudsak fråga om ett internt möte 2. Sammankomstens varaktighet är högst en vecka 3. Mötet får inte hållas regelbundet med korta mellanrum (varje eller varannan vecka) 4. Det är ett gemensamt måltidsarrangemang Samtliga punkter ska vara uppfyllda för att skattefrihet ska råda. Enligt 11 kap. 11 och 12 ska personalvårdsförmåner inte tas upp till beskattning. Med personalvårdsförmåner avses trivsel- och verksamhetsförmåner av olika slag. Det ska av omständigheterna klart framgå att det är fråga om personalvårdsförmån och inte en förmån som utgår istället för lön. Ett kännetecken för personalvårdsförmåner är att de som regel åtnjuts på arbetsplatsen. Den kan dock vara skattefri om den av sedvänja åtnjuts på annat håll, t.ex. vid en personalutflykt. Förfriskningar av enklare slag såsom kaffe, mjölk, frukt samt bulle/smörgås räknas som personalvårdsförmån. Med smörgås ska förstås en enkel typ av smörgås t.ex. franskbröd med ost eller skinka, inte landgång el.dyl. Generellt gäller att om de interna aktiviteterna är lyxbetonade kan förmånsbeskattning bli aktuellt. Vid studie- eller konferensresa gäller att om inslaget av nöje och rekreation får en mer framträdande roll under resan kan skatteplikt inträda för personalen. Omständigheter som enligt rättspraxis kan medföra skatteplikt är om resan skett under en helg, till ett populärt turistmål eller till en mycket avlägsen plats. Andra faktorer som bedöms är syftet med resan, vilken nytta resan kan få för arbetsgivarens verksamhet, val av resmål och studiernas eller konferensens upplägg. Den tidsmässiga fördelningen mellan studier/konferenstid har också betydelse. En tumregel är att sudierna/konferenstiden bör uppgå till minst sex timmar per dag. 5.2.2 Gåva Huvudregeln enligt inkomstskattelagen är att gåva som ges på grund av anställningsförhållande beskattas som lön. Gratifikationer är skattepliktiga.
Undantag från denna huvudregel görs för vissa gåvor som anges i 11 kap 14 inkomstskattelagen varvid följande gåvor inte anses skattepliktiga: 1. julgåvor av mindre värde till anställda 2. sedvanliga jubileumsgåvor till anställda, eller 3. minnesgåvor till varaktigt anställda, om gåvans värde inte överstiger 10 000 kr 1 och den ges i samband med att den anställde uppnår en viss ålder eller efter viss anställningstid eller när anställning upphör (dock vid högst ett tillfälle när anställning upphör). Dessa undantag gäller inte om en gåva lämnas i pengar. Jämställda med pengar är andra betalningsmedel som check, postväxel, presentkort som inte avser en bestämd vara m.m. Presentkort, som berättigar mottagaren till endast en på presentkortet bestämd vara eller tjänst är skattefri under vissa förutsättningar såsom: 1. det på presentkortet angivna värdet går inte att byta mot pengar eller andra varor/tjänster än vad som angivits 2. presentkortet kan nyttjas vid enbart ett tillfälle. Exempel på förmånsskattefria presentkort presentkort är biocheck, blomstercheck eller tårtcheck. Om förmånsskattepliktig gåva utgår skall mervärdesskatt inkluderas i den angivna beskattningsbara inkomsten. 5.2.3 Förmånsbeskattning vid extern representation Huvudregeln vid extern representation är att personal som deltar inte förmånsbeskattas. I de fall en anhörig deltar förmånsbeskattas i normalfallet den anställde. 1 För Polismyndigheten i Jönköpings län gäller belopp enligt punkterna 2.3.1 t.o.m. 2.3.4. i denna policy.