ÅRSMÖTE 2012 - Bilaga 1
Ordinarie årsmöte 2012 TID: 2012-09-25 (tisdag) kl 19.30 21.00 PLATS: Vallda Församlingshem Dagordning: 1. Öppnande 2. Val av ordförande för årsmötet 3. Val av sekreterare för årsmötet 4. Val av två justerare tillika rösträknare att jämte ordförande justera protokollet 5. Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst 6. Fastställande av dagordning 7. Fastställande av röstlängd, fullmakter 8. Verksamhetsberättelse och resultaträkning, balansräkning 9. Revisionsberättelse 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Inkomna motioner 12. Möte med sidoföreningar 13. Förvaltning av ga:26 (Timmerbyvägen) 14. Lokal trafikföreskrift (slitagereglerna) 15. Arvodering 16. Fastställande av verksamhetsplan, utgifts- och inkomststat, utdebitering och Betalningsdag 17. Val av styrelseledamöter och suppleanter 18. Val av revisorer och suppleanten 19. Val av valberedning 20. Övriga frågor 21. Plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 22. Avslutning Kallelsen: - har publicerats på RBVFs hemsida den 18 juli 2012 - har anslagits på samfällighetens anslagstavlor den 9 juli 2012 - har delats ut i brevlådorna den 29 augusti 2012
Mötesunderlag pkt 8: Verksamhetsberättelse 2011/2012 Styrelsen har haft fyra ordinarie sammanträden och varit komplett under året. Suppleanterna kallas men har inte behövt närvara. Förutom ordinarie styrelsemöten har verkställande utskottet haft ett budgetmöte i maj månad. Timmerbyvägens representant var kallad och närvarande. Vägsyn har genomförts (styrelsen) dem 31 mars, där antecknade brister i stort har åtgärdats. Entreprenören GZ-ENTREPRENAD har utförd driftarbetena sopning samt klippning av vägkanter. Christells Handelsträdgård har ombesörjt snörenhållningen och övriga drift- och underhållsarbeten. Fem fastigheter har under verksamhetsåret debiterats slitageavgift för nybyggnad/större ombyggnad. Underhålls- och förnyelseplanen har i sedvanlig ordning uppdaterats. Bland annat har livslängden för beläggningar på delsträcka 3 minskat från 20 till 15 år. Snörenhållningen kostade i år för RBVF:s del 17180 kr, totalt 61150 kr för alla föreningarna. Inbetalningar av fakturor avseende sidoföreningarna har fungerat väl. Förvaltningen av ga:26 (Timmerbyvägen), enl 2 i stadgarna, har diskuterats i styrelsen. Frågan skall aktualiseras med lantmäteriet och tas upp under pkt 13 på årsmötet. Mötet med sidoföreningarna den 12 april ställdes in pga för få anmälningar. Varför är intresset så litet, trots många gemensamma frågor för föreningarna? Årsmötets pkt 12 får hantera detta. Förutom RBVF har tre sidoföreningar (Bäckadalsvägen, Sofies o Göta Nords vägförening och Backa Gille) upphandlat sopning av vägen efter vintern. Christells har lagat och ersatt trasiga betongrör i Bråtåsvägens övre del.
Mötesunderlag pkt 8: Verksamhetsberättelse 2011/2012 Budget 2011-2012 samt utfall Råhagens & Bråtåsvägens Samfällighet - BUDGET Räkenskapsår: 20110701-20120630 konto Intäkter Utfall 2011-12 Budget 2011-12 3110 Medlemsavgifter Råhagsvägen-/Bråtåsvägen 146432 147400 3111 Slitageavgifter 10500 15000 3145 Medlemsavgifter Timmerbyvägen 5500 5500 3985 Statliga bidrag 12183 10500 3987 Kommunala bidrag 13695 10500 Summa Intäkter 188310 188900 Kostnader 2110 Avsättning förnyelsefond RBVF 74000 74000 2145 Avsättning Timmerbyvägen 0 0 4010 Inköp materiel och varor 0 2500 4610 Drift Råhags-/Båtåsvägen 34471 39000 4620 Drift Timmerbyvägen 4014 4000 5010 Lokalhyra 400 300 6110 Kontorsmateriel 90 500 6150 Trycksaker 0 500 6230 Datakostnader 3038 1300 6570 Bankkostnader 1047 1300 6750 Konsultarvoden 23280 18000 6751 Konsultarvoden Timmerbyvägen 2500 2500 6981 Föreningsavgifter 1643 1000 7010 Års-och timarvoden 34650 35000 7510 Sociala avgifter 9177 9000 Summa kostnader 188310 188900
Förvaltningsberättelse Information om verksamheten Vägföreningen förvaltar och underhåller samfällighetens vägar i Råhagen/Bråtås i Vallda, Kungsbacka. I föreningens räkenskaper redovisas också medlemsintäkter för Timmerbyvägens vägförening samt därtill hörande omkostnader för denna vägförening. Föreningarnas totala intäkter uppgår till totalt 228 tkr, föregående år 274 tkr. Väsentliga händelser under räkenskapsåret och efter dess utgång Inga väsentliga händelser har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess utgång. Dispositioner av resultat m m Enligt budget vid årsmötet 2011-09-20 gjordes avsättning till förnyelsefond för Råhagens Bråtåsvägen med 74.000 kr. Fondens storlek uppgår därefter vid bokslutet per 2012-06-30 till 478.350 kr. Då Timmerbyvägens andel av årets resultat gav ett underskott gjordes vid bokslutet per 2012-06-30 en återföring med 1 014 kronor. Fonden för Timmerbyvägen uppgår därefter till 23.993 kronor. I balansräkningen redovisas Kortfristiga placeringar samt Kassa och bank till 784.798 kronor. Timmerbyvägens andel av detta belopp uppgår till 46.410 kr. Av fonderade medel på sammanlagt 502.343 kronor vid bokslutet per 2012-06-30, fanns 295.224 kronor placerade på Likviditetsfond hos Nordea. Utöver gjorda fonderingar på totalt 502.343 kronor har föreningen ett eget kapital på 272.954 kronor..
Mötesunderlag pkt 15: Arvodering ARVODERING 2012-2013 Ordf, sekr, kassör 4000 kr/år oförändrad Övriga ord. ledamöter 1500 kr/år oförändrad Styrelsesuppleanter --------- oförändrad Revisor 1, revisor 2 1800 kr/år oförändrad Revisorsuppleant --------- oförändrad Valberedning 1 och 2 1800 kr/år oförändrad Webbmaster 1800 kr/år oförändrad MÖTESERSÄTTNING 250 kr för 1:a timman oförändrad 150 kr för ytterliggare påbörjad timma oförändrad (vid max 6 möten per år)
Mötesunderlag pkt 16: Verksamhetsplan och budget 2012/2013 Förutom hänskjutna frågor från årsmötet skall underhålls- och förnyelseplanen uppdateras. Två till fyrafastigheter kommer under verksamhetsåret att faktureras slitageavgift för nybyggnad/större ombyggnad. Förbättring av stödkanter på vissa sträckor kommer att genomföras. Målningsarbeten skall utföras mellan förskolan och Bäckadalsvägen. Vägsyn sker som vanligt under april månad. Råhagens & Bråtåsvägens Samfällighet - BUDGET Räkenskapsår: 20120701-20130630 konto Intäkter Budget 2012-13 3110 Medlemsavgifter Råhagsvägen-/Bråtåsvägen 174300 3111 Slitageavgifter 15000 3145 Medlemsavgifter Timmerbyvägen 5700 3985 Statliga bidrag 10500 3987 Kommunala bidrag 11500 Summa Intäkter 217000 Kostnader 2110 Avsättning förnyelsefond RBVF 94000 2145 Avsättning Timmerbyvägen 0 4010 Inköp materiel och varor 2000 4610 Drift Råhags-/Båtåsvägen 45000 4620 Drift Timmerbyvägen 4000 5010 Lokalhyra 200 6110 Kontorsmateriel 500 6150 Trycksaker 500 6230 Datakostnader 2600 6570 Bankkostnader 1500 6750 Konsultarvoden 20000 6751 Konsultarvoden Timmerbyvägen 1700 6981 Föreningsavgifter 1000 7010 Års-och timarvoden 35000 7510 Sociala avgifter 9000 Summa kostnader 217000