Granskningspromemoria 2014 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 12, 2015 Dnr 3.1.2-13/2015 2015-02-06
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2014 Stockholm Globe Arena Fastigheter AB Dnr 3.1.2-13/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Förtroendekänsliga områden 1 Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 4 Grundläggande granskning 5 Bolagets arbete med internkontroll 5 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 6 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8
1 (8) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 20 maj 2014. Vid planeringsmöte den 12 juni 2014 avseende Stockholm Globe Arena Fastigheter AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han gett revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2014-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 6 oktober 2014, där också bolagets ledning deltog. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2015. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga områden Representation, resor, mutor och bisysslor är exempel på riskområden när det gäller förtroendeskadligt beteende och oegentligheter. Toleransnivån för avvikelser i förhållande till gällande regler och riktlinjer på dessa områden är mycket små. Granskningen syftar till att bedöma om bolaget har en har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden, vilka i granskningen avgränsas till representation och resor/konferenser samt bisysslor. Bolaget har fastställt följande riktlinjer: Policy för tjänsteresor Policy för representation och mutor Policy för bisysslor
2 (8) Etisk policy Attestinstruktion Delegationsordning (Befogenheter) Resor/konferenser regler och rutiner Av bolagets policy för tjänsteresor framgår bl.a. att beslut om tjänste- eller studieresa, deltagande i kurs eller konferens inom Sverige fattas av VD eller vid dennes förhinder Ekonomiansvarig, detta gäller både inom och utanför Sverige. Styrelsens ordförande, eller vid dennes förhinder vice ordförande, ska godkännas VD:s tjänsteoch studieresor utom Norden. Sker tjänste- eller studieresa på styrelsens uppdrag ska beslut fattas i styrelsen. Efter studieresa ska skriftlig reserapport upprättas som arkiveras. Efter tjänste- och studieresa på styrelsens uppdrag ska skriftlig reserapport anmälas till styrelsen samt arkiveras. Omfattning på resor och konferenser t o m 2014-10-31: Konton Kostnader, tkr 5801 Resekostnader 15,3 5831 Kost och logi, Sverige 1,0 7611 Utbildning 135,1 7612 Konferenser 40,2 Totalt 191,6 Verifiering I granskningen har vi granskat samtliga 17 stycken verifikationer som är bokförda på dessa konton. Följande kontrollmål har ingått: Beslut om resan är fattad av behörig person? Resan är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Resan bedöms vara tjänsteanknuten? Utläggen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för resor är ändamålsenligt utformat och heltäckande som ger ett bra stöd till beslutsfattare och övrig personal. Granskningen visar att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats.
3 (8) Representation regler och rutiner Bolaget har fastställt policy för representation och mutor. Av dennaa framgår bl.a: Representationen ska alltid ha ett omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Det gäller både tidpunkt och plats för representationen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Man ska vara restriktiva med representation. Detta gäller särskilt i samband med myndighetsutövning, inköp och upphandling, där det i princip inte får förekomma. Återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Det bör inte vara fler deltagare från bolaget än utomstående gäster. Omfattning på representation t o m 2014-10-31: Konton Kostnader, tkr 6071 Representation, avdragsgill 9,8 6072 Representation, ej avdragsgill 3,7 7631 Personalrepresentation, avdragsgill 0,5 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill 2,0 Totalt 16,0 Verifiering I granskningen har vi granskat samtliga 17 stycken verifikationer som är bokförda på dessa konton. Följande kontrollmål har ingått: Representation är i enlighet med bolagets regler? Syfte och deltagare framgår av underlagen? Representationen bedöms vara motiverade och rimliga i sin omfattning? Samtliga utlägg är styrkta med underlag räkenskapsmaterial? Bedömning Vår bedömning är att regelverket för representation täcker alla relevanta områden och att efterlevnaden av regelverket fungerar tillfredsställande. Inga avvikelser mot kontrollmålen har noterats. Bisysslor regler och rutiner Av bolagets policy för bisysslor framgår bl.a. att bisyssla från konkurrerande företag eller företag som bolaget har en affärsmässig relation till ska normalt inte tillåtas och ska alltid godkännas av VD.
4 (8) Bolaget genomför årligen en egen kontroll mot Bolagsverket beträffande vilka engagemang de anställda eventuellt har i andra bolag. Resultaten av denna kontroll diskuteras med de berörda på bolaget. Verifiering Revisionskontoret har genomfört en kontroll av de anställda mot Bolagsverket utan anmärkning. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets samlade bedömning är att bolaget har en tillräcklig intern kontroll inom förtroendekänsliga områden. Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Kommunfullmäktiges program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning antogs 2011-06-13 och gäller för perioden 2011-2016. Programmet omfattar sju målområden. I fullmäktiges budget för 2014 framgår att samtliga nämnder och styrelser i sin Verksamhetsplan ska besluta om tre viktiga aktiviteter per relevant mål som ska prioriteras för att bidra till måluppfyllelsen i programmet. Syftet med granskningen är, utifrån programmets mål, att bedöma hur bolaget arbetar med att bidra till att dessa mål uppfylls. Iakttagelser Bolaget påbörjade arbetet enligt fullmäktiges program under 2012 och i 2013 års budgetredovisas en sammanställning över prioriterade aktiviteter. Här framgår att bolaget berörs av fyra av målen enligt fullmäktiges program och inom dessa har bolaget fastställt prioriterade aktiviteter. Dessa är: Mål 1: Alla ska kunna förflytta sig, vistas i och använda Stockholms Stads inne- och utemiljö. Här anges två aktiviteter. Mål 2: Alla ska kunna få information och kommunicera utifrån sina förutsättningar. Här anges två aktiviteter. Mål 3: Alla ska bemötas med kunskap och respekt och själva vara med och bestämma i frågor som berör honom eller henne. Här anges en aktivitet. Mål 5: Allas arbetsförmåga ska tas tillvara. Här anges en aktivitet.
5 (8) Bolaget samverkar med Rådet för funktionshinderfrågor med deltagande även från idrottsförvaltningen. Träffar med rådet genomförs två gånger per år. En rundvandring av Tele2 Arena genomfördes t.ex. 2013. Utöver redovisning i budget 2013 saknas en samlad rapportering till bolagets styrelse om bolagets aktiviteter. Muntlig rapportering har dock gjorts till styrelsen under punkten VD informerar. Däremot pågår en del aktiviteter i enlighet med fullmäktiges program. En tillgänglighetsutredning avseende Ericsson Globe har genomförts (redovisades i mars 2014). Av denna framgår att identifierade brister delats in i tre olika nivåer, där nivå A bör åtgärdas omgående. Enligt uppgift från bolaget kommer brister enligt nivå A vara åtgärdade under 2014. Vidare har en förstudie genomförts när det gäller Modernisering av Hovet och Ericsson Globe. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Den sammanfattande bedömningen är att bolaget har genomfört fullmäktiges uppdrag att ta fram aktiviteter till Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning. Bolaget kan dock utveckla sitt arbete utifrån fullmäktiges program och se över aktiviteter utifrån de mål som är relevanta för bolaget. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret 2014. Bolaget redovisar i samma ärende hur risk- och väsentlighetsbedömningarna har gått till som grund för internkontrollplanen. De områden som bolaget har fokuserat på är följande: - Ekonomi och intäkter - Investeringsprojekt Tele2 Arena och Tolv Stockholm, hyresdebitering och hyresgäststabilitet. - HR och den systematiska arbetsmiljön - kontroll av bisysslor och arbetsmiljörondering. Risk för mutor och bestickning. - Leveranser, investeringar och inköp - verifiering av inköp, kontroll av leverantörer.
6 (8) - IT-system verifiering av administrativa system som hanteras av Volvo-IT, dokumentering av nytt verksamhetssystem för felanmälan, Cworks. - Säkerhetsfrågor Incident- och tillbudsrapportering, internt RSA-arbete Kontrollerna genomförs 1-4 ggr/år. Resultatet dokumenteras i en utfallsrapport som kompletteras med en sammanställning av observationer/brister och förslag på åtgärder som rapporteras till VD under året. En utfallrapport lämnas till styrelsen i mars. Vid sidan av internkontrollplanen följs arbetet med Tele 2 Arenan upp kontinuerligt. Styrelsen har fått lägesrapporter och slutredovisning under året. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets arbete med att kontrollera och utveckla den interna kontrollen i sina processer sker på ett systematiskt sätt. Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i mars. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2014 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolagets måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto (mnkr) KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut -189-189 -217-1 187,5 Prognosen vid tertial 2 är 28 mnkr sämre än budget och beror främst på att hyrorna från Arenaoperatören kommer att bli lägre än budgeterat. Avvikelsen mellan bokslut och budget beror på en omklassificering av anläggning från byggnad till mark med 1 000 mnkr. Detta eftersom försäljning av byggrätter har försenats, vilket gör att byggnadsvärdet för Tele2 Arena inte motsvarar verkligt värde. Byggnadsvärdet skrivs därför ned samtidigt som värdet för mark skrivs upp med bedömt marknadsvärde 1 000 mnkr. Nedskrivningen på-
7 (8) verkar resultatet medan uppskrivningen sker direkt mot bolagets egna kapital. Investeringar (mnkr) KF:s budget Prognos T1 PrognosT2 Bokslut 120 120 148 87 Bokslutet för investeringsprojekten blev 87 mnkr vilket är lägre än lämnade prognoser under året. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen finns ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska vidare ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, om mål och aktiviteter följs upp systematiskt samt om uppföljningen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 9 indikatorer från fullmäktige, indikatorer från Stadshus AB och egna indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget angett årsmål. Bolaget följer upp mål och aktiviteter i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Bolaget redovisar måluppfyllelse för fullmäktiges indikatorer. Stadshus AB:s indikator Resultat efter finansnetto samt Avvikelse investeringsbudget uppnås inte och Andel administrationsoch indirekta kostnader uppnås delvis. För denna indikator blev utfallet 22 % jämfört med budgeterat målvärde på 19 %, vilket till
8 (8) största delen beror på marknadsinsatser kopplade till Tolv Stockholm. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppfyllelsen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat indikatorer kopplade till ägardirektiven. Enligt fullmäktiges och koncernstyrelsens budget har bolaget sex ägardirektiv: Ansvara för färdigställande av en ny arena i anslutning i anslutning till Globen Aktivt arbeta med att utveckla bolagets befintliga markinnehav så att en avyttring kan genomföras när marknadsläget möjliggör detta Under perioden (2014-2016) avyttra garaget under Tele2 Arena till Stockholms stads Parkerings AB Inom ramen för Stockholm Entertainment District färdigställa och utveckla lokaler och koncept för Tolv Stockholm Arbeta aktivt med energieffektivisering och förnyelsebar energi. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv. En slutrapport för projektet Tele2 Arena avlämnades vid styrelsemötet i september där det bl.a. framgår att projektet höll budget.