Utredning om möjligheterna till samverkan om OPAC 2.0 i Blekinge och Kronoberg

2010 Utredning om möjligheterna till samverkan om OPAC 2.0 i Blekinge och Kronoberg Weine Sundell Länsbibliotek Sydost 2010

Innehåll Direktiv utredning om möjligheter till samverkan om OPAC 2.0 i Blekinge och Kronoberg... 5 Projektledaren ska undersöka och kartlägga följande:... 5 Prioritet 1:... 5 Prioritet 2:... 5 5. Teknik... 5 Inledning... 6 En liten läsinstruktion... 6 Översikt och en hjälp att reda ut begreppen... 7 Organisation av systemet en skiss... 8 Teknik Server... 9 Vad är OPAC 2.0?... 9 OPAC 2.0 Social mötesplats... 9 Användare är medproducenter?... 9 Hur har andra gjort i landet?... 11 Umeåregionen, Bibliotek Minabibliotek... 11 Projektet hur gjorde man?... 11 Värt att notera:... 12 Finansiering... 12 V8 - Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland... 12 Värt att notera:... 13 Finansiering:... 13 Hur själva projektet är organiserat... 13 HelGebiblioteken i Gävleborg... 14 HelGe bibliotek är organiserat på följande vis:... 14 Värt att notera:... 14 Finansiering:... 15 Hur själva projektet är organiserat... 15 Östergötabibliotek... 15 Östergötlands bibliotek har idag:... 15 2

Värt att notera:... 16 En skiss på hur samverkan kring ett bibliotekssystem (OPAC 2.0/webb 2.0) kan se ut.... 16 1) Biblioteken samverkar inte i någon form utan tar kontakt med leverantörerna själva.. 17 Det första valet man måste göra är hur man ska göra med serven.... 17 Vad betyder det för användarna?... 18 Vad betyder för biblioteket?... 18 Vinst fördelar:... 19 Nackdelar förluster... 19 2) Regions/länsvis Kommunerna går in som egna kontoenheter med egna låntagarregister och samverkar med en gemensam OPAC 2.0... 19 Det första valet man måste göra är hur man ska göra med serven.... 20 Vad betyder det för användarna?... 21 Vad betyder för biblioteket?... 22 Vinst fördelar:... 22 Nackdelar förluster... 23 3) Biblioteken delar fullt ut på ett Book-It konto och ett gemensamt OPAC system.... 24 Vad betyder för biblioteket?... 24 Vad betyder det här för användarna?... 25 Vinst fördelar... 25 Förluster nackdelar... 26 Projektorganisation och bemanning... 27 Roller, ansvar och befogenheter... 27 Vad krävs för att samarbetet ska fungera... 29 Gemensam grundinställning... 29 Exempel på hur andra har organiserat arbetet runt webb.... 29 Umeåregionens bibliotek... 29 Stockholms stadsbibliotek... 29 Skiss på Arbetsorganisation Webb/OPAC 2.0... 30 Värt att notera är att:... 30 Vad ska OPAC 2.0 lösning innehålla hur ska den vara utformad... 33 3

Avslutande resonemang... 34 Till sist... 35 Litteraturförteckning... 36 Förstudier, utredningar och kravspecifikationer... 36 Projektplaner... 36 Artiklar... 36 4

Direktiv utredning om möjligheter till samverkan om OPAC 2.0 i Blekinge och Kronoberg Projektledaren ska undersöka och kartlägga följande: Prioritet 1: 1. OPAC 2.0 Kommunvis, länsvis eller gemensam för båda länen? För- och nackdelar för användaren? För- och nackdelar för biblioteken? Hur kan kommunernas grafiska profiler hanteras i en gemensam lösning? Ge förslag på driftsorganisation: tidsåtgång, arbetsfördelning, fördelning av kostnader osv. utifrån olika möjligheter. Fokus ska ligga på användaren och användarvänlighet. 2. Ge förslag till projektorganisation vid implementering Projektledare, arbetsgrupper osv. 3. Kravspecifikation Görs tillsammans med OPAC-gruppen. Prioritet 2: 4. Gemensam kontoorganisation För- och nackdelar för användaren? För- och nackdelar för biblioteken? Går det att skaffa gemensam kontoorganisation i efterhand? Kan en inte gemensam kontoorganisation vara hindrande för gemensam OPAC? 5. Teknik En eller två servrar? Server hos leverantören? För- och nackdelar med de olika sätten 5

Inledning Jag har med utgångspunkt i användarvänlighet försökt beskriva och förtydliga olika alternativ kring möjlig samverkan av webb 2.0/OPAC 2.0. Utredningen ska underlätta för beslut av en rad frågor och valmöjligheter men de huvudval som utkristalliserar sig är följande: 1. Ska vi driva egen server eller låta leverantören hosta? 2. Ska vi arbeta varje kommun för sig, länsvis eller hela sydost tillsammans? 3. Ska vi ha gemensamt låntagarregister och gemensam katalog eller stanna vid gemensam webb? Efter att man har bestämt grad av samverkan och drift eller hosting av servern så kan man börja arbeta med att lösa de eventuella hinder och svårigheter som kan tänkas uppstå vad det gäller ekonomi eller grafiskprofil etc. Man måste till sist också välja leverantör vilket man gör via en upphandling där man specificerar krav så att OPAC 2. 0 bäst svarar mot de behov man har. I utredningen har jag ibland jämförande beskrivningar mellan CS-Library och Axiell Arena i sina grundutföranden. Dessa jämförande beskrivningar ska inte uppfattas som ett underlag för vilken leverantör man ska välja utan som ett slags stöd till att förklara vad som är möjligt under de olika samverkansformerna. Det kan nämligen visa sig, när man gör en riktig upphandling med kravspecifikationer, att leverantörer kan mer än de lovat och ibland tyvärr också mindre. De båda leverantörerna har lite olika filosofi vad det gäller Webb/OPAC 2.0 lösningar vid samverkan. En liten läsinstruktion Om du känner sig säker på Book-It/OPAC och gränserna mellan dem hoppar du naturligtvis över det kapitlen Översikt och en hjälp att reda ut begreppen och vad är OPAC. Vad det gäller kapitlet hur andra har gjort i landet så ger det en bakgrund och ökad insikt, men kan hoppas över eller läsas till sist om man har ont om tid. Jag har försökt lägga fokus på jämförbarhet vilket ibland leder till upprepningar eftersom alla förslag inte skiljer sig åt på alla punkter. Det leder till en lite tråkigare läsning men min förhoppning är att det som sagt leder till ökad jämförbarhet. Bilaga 1 är en tabell som sammanfattar de väsentligaste skillnaderna mellan de tre olika alternativen för samverkan. Informationen i tabellen är hämtat ur kapitlet: En skiss på hur samverkan av bibliotekssystem (OPAC 2.0/Webb 2.0 ) kan se ut, om man vill ha lite utförligare information så läser man det kapitlet. Man kan läsa 6

texten först och sedan ha tabellen som ett stöd när man ska bestämma sig för vad som är det bästa alternativet. Vad det gäller den ekonomiska delen av utredningen så vill jag understryka, redan här inledningsvis, att det rör sig om skisser på offerter i ett slags grundpris på OPAC 2.0/webb 2.0 från de båda leverantörerna. I texten använder jag mig frekvent av termen OPAC 2.0 vilket, om du har läst andra utredningar eller sett diskussioner på bloggar etc. oftare omnämns som Webb 2.0 för bibliotek eller biblioteksdatasystem för webb 2.0. Det kan vara bra att känna till det så att det inte uppstår någon begreppsförvirring. Översikt och en hjälp att reda ut begreppen Book-IT är uppbyggt i moduler, där biblioteken själva köper de moduler som de behöver för sin verksamhet. Utöver grunden finns det olika tillval man kan göra: inköpsmodul, statistikmodul, SMS-modul, barn OPAC, fjärrlånemodul etc. Det som bibliotekspersonalen arbetar i är en java klient som arbetar mot en server. Biblioteksbesökaren använder sig istället av OPAC online public access catalog. OPAC:en ligger rent fysiskt på en annan server i Kronoberg och Blekinge och arbetar mot Book-IT servern. 7

Organisation av systemet en skiss Maskin Server / host Webbhotell Biblioteksdataystem tex Book-it Biblioteksdataystem tex Book-it Exempel Växjö har 4 st konton Biblioteksdataystem tex Book-it Kontoorganisation kontoorganisation Kontoorganisation Kontoorganisation Maskin Server, Host/Webbhotell OPAC på olika nivåer man kan välja om man vill visa träffar i hela organisationen eller i vilka konton som ska visas i träfflistan. OPAC på olika nivåer man kan välja om man vill visa träffar i hela organisationen eller i vilka konton som ska visas i träfflistan. OPAC på olika nivåer man kan välja om man vill visa träffar i hela organisationen eller i vilka konton som ska visas i träfflistan. 8

Teknik Server Det första valet man gör är om man ska driva en egen server eller låta leverantörerna hosta OPAC. Det föreligger ingen direkt prisskillnad mellan alternativen. Om man äger det publicerade materialet eller inte påverkas inte heller av serveralternativet utan regleras av avtal lite olika beroende på leverantör av OPAC. De överväganden man ska ta är mer av arten: är materialet säkert, skyddat av brandväggar etc? Utan att ha en expertkunskap om serversäkerhet så tror jag att alternativen är likvärdiga. En fördel med att låta leverantörerna hosta servern är att man slipper den eventuella problematiken med att man är två olika län. Alternativet med varsin server i varje län är dyrare än en gemensam. En annan fördel med att låta leverantörerna hosta är att uppdateringar är mer resurskrävande, än de var med den gamla OPAC 5.X, och man kan få utrymmesbrist i serven om den är underdimensionerad. Vad är OPAC 2.0? Det som präglar en OPAC/webb 2.0 sida är att den inte endast sänder ut information (webb 1.0, sändare av info mottagare av info) utan erbjuder användarna olika tjänster som möjliggör en hög grad av självservice, vilket spar pengar (effektiviseringsvinst), ökar besöksfrekvensen både på det virtuella och i det fysiska biblioteket samt höjer utlåningen. Den inbjuder också användaren att vara en medskapare av innehållet på olika sätt. Det är en sida med förbättrade sökfunktioner och integrering mellan webbplats och katalog. Kort och gott en lättanvändlig katalog helt integrerad i bibliotekets webbplats. Sidan administreras och redigeras som en vanlig webbsida med hjälp av webbprogram, som skiljer sig åt i sitt utförande, beroende på val av leverantör. OPAC 2.0 Social mötesplats Användare är medproducenter? Med OPAC 2.0 kan användare: Tagga egna ämnesord Bokrecensioner Lästips Egna topplistor OPAC 2.0 sidan kan bli mötesplats mellan användare och personal, vilket ställer nya krav på personalens delaktighet både vad gäller det fysiska och det virtuella biblioteket. Jag skriver 9

kan för det finns indikationer på att det här inte görs av sig själv. Det räcker inte med att bara konstruera en OPAC som rent tekniskt ger möjligheter till olika interaktioner utan man måste nog utveckla en strategi för att få en levande sida med högt användardeltagande. Kanske måste man på något sätt använda/ integrera facebook för att få det hela att fungera (det är tekniskt möjligt med Arena). OPAC 2.0 ger också möjlighet till att användarna med varandra eller med en bibliotekarie startar bokcirklar som kan vara alltifrån helt digitala på nätet, eller blandade med några moment på nätet och några fysiska träffar, till att man bara träffas på biblioteket men att man har hittat varandra via gemensam intressen på vår webbsida. Man kan också förenkla för användarna att komma i kontakt med biblioteket via chat eller via någon grupp/commynity på sidan. OPAC 2.0 ger fler möjligheter att erbjuda sådant som användare förväntar sig och är vana vid från andra webbsidor än bibliotekens. Smakbitar av olika media De första tio sidorna i en bok Filmtrailers inbäddade i sidan (t ex Youtube) mm. Musiksnuttar Rss-flöde Applikationer till I phone, Androidmobiler etc. Open Library Access, integration som ger framtidssäker bibliotekswebb. Gör biblioteket oberoende av bibliotekssystem. Öppna API:er och plugin-baserad arkitektur. Utbyggbar och plattformsoberoende. Både CS-Library och Axiell Arena klarar det. Externa tjänster: Bibliotekets webb växer både inåt och utåt. Anslut till Öppna Bibliotek, sociala nätverk, RSS, interaktiv karta, mervärden etc. Möjligheter att lägga delar av OPAC 2.0 information inbäddad på andra externa sidor. Träfflistor med den bästa träffen först (relevans) Självservice med eget konto och egen profil där man t ex kan få upp de favoriter man har ställt i sin de ska jag läsa hylla Man kan använda den nya OPAC 2.0 webbplatsen till att lyfta fram folkbiblioteket som informationsresurs och som ett stöd för personalens läsfrämjande arbete. Bland innehåll och tänkbara aktiviteter ryms läsecirklar, presentation av topplistor, boktips och ämneslistor. Via blogginlägg och längre artiklar vill man starta diskussioner om olika ämnen och lyfta fram olika genrer. Detta blir möjligt genom samordningsvinster när man samarbetar vad det gäller redaktionellt material. 10

Ett bibliotekssystem som OPAC 2.0 eller Webb 2.0 blir en sammanslagning av innehåll av bibliotekens hemsidor, katalogen med en rad nya funktioner för interaktivitet och framtida utveckling. Hur har andra gjort i landet? Det finns i dag flera exempel på hur kommunbibliotek i olika regioner i Sverige samverkar. En kort presentation kan ge en bild av att det här går att lösa mer än på ett sätt. Umeåregionen, Bibliotek Minabibliotek Minabibliotek är en samverkan mellan kommunerna Bjurholm, Nordmaling, Robertsfors, Umeå, Vindeln och Vännäs. Projektet startade i mitten av 90-talet genom att politikerna gav biblioteken i uppdrag att samverka. Alla bibliotek hade det snävt ekonomiskt och ingen kunde arbeta med utveckling på egen hand. Minabibliotek har ett gemensamt bibliotekssystem med en katalog och ett gemensamt bibliotekskort. Det gör att alla låntagare kan låna och återlämna medier vid vilket bibliotek som helst i regionen. Boende i Umeåregionen har numera direkt tillgång till ett bestånd om cirka en miljon böcker och andra medier. Servicegraden har höjts och de användare som vill kan välja att sköta mycket på egen hand. Minabibliotek är organiserat på följande vis: Ett gemensamt bibliotekssystem/en kontoorganisation där biblioteken delar server, katalog och systemorganisation. Fritt flöde av böcker. Böcker och annan media kan hämtas och återlämnas på alla bibliotek. Gemensam OPAC 2.0 (webbplats där katalogen är integrerad). Gemensamt bibliotekskort med ett låntagarregister. Gemensamma låneregler och rutiner. Gemensamma databaser. Transporter två gånger per vecka mellan huvudbiblioteken. Projektet hur gjorde man? Alla kommuners röst lika värde oavsett kommunstorlek. 11

Olika arbetsgrupper bildades bl a låneregler, transporter, lånekort och låntagarregister. Värt att notera: En hel del diskussioner krävdes för att komma överens om gemensamma regler och rutiner vad det gällde Book-It. Man utgår ifrån att alla måste både ge och ta. Tidigare var det bara Umeå som hade förseningsavgifter, men nu infördes det på alla bibliotek. Däremot fick Umeå slopa reservationsavgiften. Rättvisetanken har varit avgörande. Det ska vara samma villkor oavsett i vilken kommun man bor. Samarbetet mellan biblioteken har genom projektet förändrats från grunden. Det har blivit naturligt med samarbeten och regelbundna möten, vilket innebär att nya idéer om gemensamma satsningar kan utvecklas. Tack vare en gemensam OPAC/Webb 2.0 kan de utveckla webbtjänster de inte mäktat med att erbjuda var och en för sig. Användarna inbjuds att vara aktiva och bidra till innehållet genom att tipsa om böcker, skriva kommentarer och ämnestagga böcker i katalogen. Finansiering Bidrag från EU, Alla deltagande kommunerna Andra samarbetspartners, bl a Designhögskolan. Modellen för kommunernas finansiering är följande: 15 % av kostnaderna delas lika och resterande 85 % fördelas efter kommunstorlek. Samarbetet mellan kommunbiblioteken styrs via olika avtal. I avtalen står bl a att Umeåkommun är systemägare och hur kostnaderna för detta ska regleras. Umeå sköter även avtalen med externa parter. Inom samarbetet finns en gemensam drift och supportorganisation. V8 - Bibliotekssamverkan i Västerbottens inland V8 är en samverkan mellan kommunerna: Dorotea, Lycksele, Malå, Norsjö, Sorsele, Storuman, Vilhelmina och Åsele. 12

Samverkan mellan biblioteken i regionen tog form genom ett projekt. Före projektet upplevde de deltagande kommunbiblioteken att de hade varierande förutsättningar, liten personalstyrka och stora avstånd att jobba med. V8 bibliotek är organiserat på följande vis: Ett gemensamt bibliotekssystem/en kontoorganisation där biblioteken delar server, katalog och systemorganisation. Fritt flöde av böcker. Böcker och annan media kan hämtas och återlämnas på alla bibliotek. Gemensam OPAC 2.0 utan integrerad katalog använder sig av Libra OPAC Gemensam mediestrategi. Gemensamt bibliotekskort med ett låntagarregister. Gemensamma låneregler och rutiner. Gemensamt arbete med webbplatsen och inköp. Avtal med bussgods för att skicka bokpaket mellan biblioteken. Värt att notera: Projektet har inneburit att biblioteken i regionen samarbetat kring bl a mediehantering, transporter och gemensam fortbildning. Genom samordning har man målsättningen att frigöra personal från rutinmässiga uppgifter som exempelvis katalogisering, för att i stället kunna använda tiden till att utveckla verksamheten. Projektet har bidragit till bättre service för låntagarna med bl a ett större och bredare utbud av media att låna. Personalen känner att de har fler kollegor att arbeta och utvecklas tillsammans med. Man har inte en integrerad katalog i webbgränsnittet. Finansiering: Bidrag från EU:s strukturfonder Bidrag från Statens Kulturråd Alla deltagande kommunerna. Hur själva projektet är organiserat Samarbetet mellan kommunbiblioteken styrs via olika avtal. Länsbiblioteket i Västerbotten har varit projektägare och en projektledare har varit anställd på halvtid för att samordna 13

projektet. Projektarbetet har utförts av en styrgrupp och olika arbetsgrupper, bl a registergrupp, kataloggrupp och regelgrupp. Det finns även grupper för arbete med webben och media. Styrgruppen består av: 1. De verksamhetsansvariga på kommunbiblioteken 2. Förvaltningscheferna i respektive kommun. Inom projektet har biblioteken tagit fram en gemensam mediestrategi. Den syftar till att säkerställa en likvärdig tillgång till de tryckta och elektroniska medierna, och underlätta för de enskilda biblioteken att arbeta med sitt lokala bestånd. Mediestrategin innehåller också rekommendationer för hur bibliotekens medier bör hanteras och presenteras för användarna. HelGebiblioteken i Gävleborg Diskussionerna kring samverkan mellan biblioteken började 2004 bland bibliotekscheferna i länet. Konverteringarna till en gemensam katalog inleddes i september 2006 och avslutades i december samma år. HelGe bibliotek är organiserat på följande vis: Ett gemensamt bibliotekssystem/en kontoorganisation gemensam katalog och systemorganisation. Gemensamt bibliotekskort med ett låntagarregister. Gemensam OPAC 5.6 dvs. inte en OPAC/Webb 2.0 lösning Fritt flöde av böcker. Böcker och annan media kan hämtas och återlämnas på alla bibliotek. Gemensamma e-tjänster erbjuds så som databaser e-böcker, e-ljudböcker mm. Värt att notera: Efterfrågade medier expedieras snabbare genom att tillgången är större och genom ett effektivt transportsystem. Bibliotekspersonalen på samtliga bibliotek ger service och tar ansvar för alla låntagare oavsett bostadsort. Invånarna i regionen uppfattar nu alla bibliotekens medier som ett och samma bestånd. 14

I samarbetet kring ett fritt flöde av media ingår även bibliotek som står utanför HelGe Finansiering: Kostnader i HelGe fördelas på ett annat sätt än i Umeåsamarbetet. Först användes kommunernas invånarantal som utgångspunkt, men det blev inte så lyckat. Några kommuner gjorde stor vinst, medan andra fick mycket högre kostnader än tidigare. Skälet var att alla kommuner inte satsade lika mycket på sin biblioteksverksamhet. I stället fick antalet licenser bli styrande för hur kostnaderna skulle fördelas. Hur själva projektet är organiserat Samverkan mellan biblioteken i är organiserat utifrån grupper med olika ansvarsområden samt kontaktpersoner. Det finns ingen projektledare eller samordnare, utan det är styrgruppen som ansvarar för samordningen och det strategiska utvecklingsarbetet. En av bibliotekscheferna är utsedd att ansvara för marknadsföring av samarbetet. Styrgruppen består av: 1. De verksamhetsansvariga på kommunbiblioteken 2. En representant från länsbiblioteket Östergötabibliotek Samarbetet mellan biblioteken i Östergötland utgår från den gemensamma webbplatsen. Denna drivs av Länsbibliotek Östergötland i samarbete med kommun- och gymnasiebiblioteken i länet. I samarbetet ingår även Linköpings universitetsbibliotek. Östergötlands bibliotek har idag: Gemensam webbplats (en webbportal helt enkelt). Möjlighet för användarna att samsöka i alla bibliotekskataloger samtidigt. Gemensamma databaser och nättjänster. Fritt flöde av böcker. Medier kan hämtas och återlämnas på alla bibliotek. Möjlighet att använda det egna kommunbibliotekets lånekort på alla bibliotek i länet. 15

Värt att notera: Ingen gemensam katalog eller OPAC 2.0 På webbplatsen kan användarna med hjälp av ett bibliotekskort till något av länets kommunbibliotek läsa, lyssna och ladda ned e-böcker, språkkurser och musik. Visionen med webbplatsen är att marknadsföra Östgötabibliotekens 24-timmarstjänster som t ex e-böcker, musik, tidskrifter och databaser som man kan logga in i hemifrån. Målet är att få fler boende i Östergötland att upptäcka 24-timmarsbiblioteket, vilket skulle leda till en ökad användning av bibliotekens webbtjänster, och att nya målgrupper skaffar bibliotekskort och blir aktiva användare. En skiss på hur samverkan kring ett bibliotekssystem (OPAC 2.0/webb 2.0) kan se ut. Idag sker samverkan kring OPAC 2.0 (bibliotekssystem) på flera olika sätt. Jag ger här tre olika exempel. Man kan tänka sig samverkan i stigande grad där det sista är en gemensam kontoorganisation. Gemensamt för alla alternativen gäller att: Biblioteken informerar inte bara på sin hemsida, (webb 1.0, sändare av info mottagare av info) utan erbjuder användarna olika tjänster som möjliggör en stor grad av självservice, det spar pengar (effektiviseringsvinst), ökar besökfrekvensen både på hemsidan och i det fysiska biblioteket samt höjer utlåningen. Det är inte helt fel att prata om ett virtuellt bibliotek. Detta ställer krav på hur den grafiska profilen måste vara utformad för att biblioteken ska kunna erbjuda sådana tjänster på ett effektivt sätt. Man behöver hela ytan, och med det menar jag hela webb-/opac 2.0 sidan. Biblioteket behöver alltså förfoga över topprubrikerna och de tre kolumnerna (en slags standard design för hemsidor). I de fall när det finns skillnader mellan de olika leverantörerna så redovisas det löpande i texten. Dessa jämförande beskrivningar ska inte uppfattas som ett underlag för vilken leverantör man ska välja utan som ett slags stöd till att förklara vad som är möjligt under de olika samverkansformerna. Det kan nämligen visa sig, när man gör en riktig upphandling med kravspecifikationer, att leverantörer kan mer än de lovat och ibland tyvärr också 16

mindre. Man kan generellt säga att de båda leverantörerna har lite olika filosofi vad det gäller Webb/OPAC 2.0 lösningar vid samverkan. Axiell: Startsida med gemensam portal med en gemensam grafisk profil. Därefter möjlighet till individuellt anpassade sidor för de deltagande biblioteken. Nationell pott med redaktionellt material. Samordningsvinst vad det gäller det redaktionella materialet och webbarbetet tack vare möjligheten att ha olika gränssnitt och publicera samma material på samma position fast på olika sidor. CS-Library har något mindre anpassningsmöjligheter till de enskilda bibliotekens grafiska profiler i grundutförandet. Man använder sig av rullistmenyer som gör att nästan allt material blir gemensamt vid samverkan och de lokala skillnaderna redovisas i rullistmenyer. Exempel släktforskning presenteras generellt på samma sätt för alla biblioteken sedan väljer man t ex Uppvidinge för att se vilken utrustning, arrangemang etc. de har. 1) Biblioteken samverkar inte i någon form utan tar kontakt med leverantörerna själva. Det första valet man måste göra är hur man ska göra med serven. Gemensam OPACserver: kostnaden för investering och drift av server delas. Samarbete kring server och systemadministration. Varje bibliotek upphandlar och sluter sedan avtal med Axiell/Cs-Library 1. Gemensam upphandling host i paket hos Axiell eller Cs-Library: varje kommun sluter avtal med leverantören av OPAC. Drift och systemadministration av server sköts av Axiell/Cs-Library. 2. Alla kommuner har sina egna OPACservrar: investering, drift och systemadministration av server sköts av varje kommun individuellt. Varje bibliotek upphandlar och sluter sedan avtal med Axiell/Cs-Library 3. Eget avtal med leverantören av OPAC (Host). Drift och systemadministration av server sköts av Axiell/Cs-Library. Varje kommun har sin egen OPAC 2.0. OPAC 2.0 ligger på egen server eller hostas utanför den kommunala webben. Biblioteken har tillgång till hela skärmytan och alla menyer och kan på så sätt erbjuda ett innehåll med mycket fantasi, kreativitet samt olika nutida och framtida anpassningsmöjligheter. OPAC 2.0 grafiska profil kan anpassas att likna designen på varje enskild kommuns webbplats men inte följa exakt. OPAC 2.0 innehåller allt det som förut låg på den kommunala bibliotekssidan: öppettider, kontakta oss, databaser, arrangemang etc. 17

Detta innebär att det är starkt rekommendabelt att stänga ned den kommunala. bibliotekssidan och ersätta det med en enkel länkning till OPAC 2.0 sidan och på så sätt underlätta navigeringen för användarna och undvika dubbelarbete för personalen. Detta innebär i sin tur att cheferna måste inhämta ett ok för stängningen och profilen som i möjligaste mån kan likna men inte överensstämma med den rådande kommunala profilen. Vad betyder det för användarna? Interaktivitet, användare kan tagga på ämnesord, recensera böcker, bidra med lästips och lägga ut egna topplistor. OPAC sidan kan bli en arena för möten mellan användare och personal, vilket kräver delaktighet i både det fysiska och det virtuella biblioteket. Lättnavigerat gränssnitt. Mitt konto ger samlad information om lån. Ingen större skillnad från i dag vad det gäller möjligheter att utnyttja andra biblioteks bestånd och tjänster. De kan inte reservera eller låna böcker i andra kommuner. Låntagare som använder flera bibliotek har separata konton i varje kommun. Däremot ett mervärde vad det gäller de nya funktionerna som 2.0 lösning innebär. Vad betyder för biblioteket? Man driver och bestämmer själv utformning och innehåll av OPAC 2.0 sidan. Med CS-Library: OPAC 2.0 sidan fylls med eget redaktionellt material. Man får driva det redaktionella innehållet själv i varje kommun om. (Man skulle kunna tänka sig ett avtal vid sidan av där de enskilda biblioteken kommer överens om ett samarbete vad det gäller boktips, filmtips, aktualiteter, länktips etc.) Med Axiell OPAC 2.0: sidan fylls med eget redaktionellt material och med delat material från andra bibliotek i Arenafamiljen Bibliotekscheferna måste inhämta ett ok hos de kommunala informationsavdelningarna om den nya grafiska profilen. Det är dock det här alternativet som kan bli mest likt den kommunala grafiska profilen. OPAC 2.0 sidan kan däremot kanske aldrig bli helt lik beroende på hur varje enskilds kommuns hemsida ser ut. Biblioteken behöver hela ytan och med det menar jag hela webbsidan ett utrymme ofta bestående av topprubriker och tre kolumner. 18

Vinst fördelar: 1. Man får en funktionell och för användaren begriplig och lättnavigerad katalog med betyg, bilder och beskrivning av innehåll helt integrerat i webben. 2. Man slipper harmonisera regler etc. 3. Man behöver inte en gemensam logistik vad det gäller boktransporter utöver den som finns idag. 4. Man kan påverka utformningen av design och funktionalitet till det enskilda bibliotekets behov. 5. Med Axiell OPAC 2.0: Samordningsvinst pga. av national bas. Troligtvis lite kompetensutbyte mellan biblioteken. 6. Snabb inlärningskurva för användaren. 7. Biblioteken kan själva bestämma när de ska byta OPAC allt efter de enskilda förutsättningarna vad det gäller budget etc. 8. Snabb sjösättning. Nackdelar förluster Med CS-Library: Varje enskild kommun blir ensam om att driva och underhålla det redaktionella materialet. (Detta kan motverkas av ett avtal vid sidan av om samarbete mellan de olika kommunerna. Detta blir i så fall kanske mindre tvingande och svårare att upprätthålla.) Låntagarna måste ha olika lånekort i olika kommuner. Låntagarna kan inte lämna låna fritt i olika kommuner. Man får inte samma samverkan och utbyter inte kompetenser emellan personalen vid de olika enskilda biblioteken i olika kommuner. Risk för att inget eller lite nätverksbyggande blir av mellan de olika kommunernas personal. De små biblioteken blir kvar med sitt lite mindre utbud av medier. 2) Regions/länsvis Kommunerna går in som egna kontoenheter med egna låntagarregister och samverkar med en gemensam OPAC 2.0 Här har jag valt att slå ihop alternativen regions eller länsvis till samma uppställning för det blir ingen skillnad på dessa alternativ förutom på en punkt som har med server att göra. Detta gäller för regionalsamverkan: om man bestämmer sig för att inte använda sig av host eller webbhotell utan ska sätta upp en egen server så krävs det en mycket noggrannare 19

kontroll av bestämmelser kring möjligheten för ett län att betala till ett annat för drift av server samt eventuellt bestämmelser kring datalagring. Man kan naturligtvis lösa den eventuella problematiken med att ha en server i varje län men det är en dyrare lösning. Kommunerna är egna enheter, s k kontoorganisationer, med egna regler. Det första valet man måste göra är hur man ska göra med serven. Gemensam server: kostnaden för investering och drift av server delas. Samarbete kring server och systemadministration. Varje bibliotek betalar själva för sina personallicenser (samtidigt inloggade användare i Book-It) eller per kommuninvånare. Gemensam upphandling host i paket hos Axiell eller CS-Library: regionen eller länet sluter avtal med leverantören av OPAC. Drift och systemadministration av server sköts av Axiell/Cs-Library. Vid sökning i katalogen kan man välja om OPAC sidan ska visa träffar i det egna biblioteket (filialen) eller i hela kontoorganisationen (kommunen). Reservationssamarbete kan bara ske inom kommunen. Lån från andra kommuner görs som fjärrlån, d v s som idag. Den gemensam OPAC 2.0 ligger på egen server eller hostas utanför den kommunala webben. Biblioteken har på så sätt tillgång till hela skärmytan 1 och alla menyer och kan på så sätt erbjuda ett innehåll med mycket fantasi, kreativitet och anpassningsmöjligheter. Med CS-Library: Så är utseendet på OPAC 2.0 i sitt grundutförande (i det här alternativet) en portallösning 2 där varje kommun ger upp sin egen grafiska design för en gemensam sådan. Det finns utrymme för loggor och en viss anpassning på några sidor 3 dock ej start eller sök/träfflista. Vad det gäller den lilla anpassning (mest färg) väcker det frågan, om det är överhuvudtaget är önskvärt, ur ett användarperspektiv, att efterfråga det då träfflistan och söksidan i så fall kommer att skilja sig åt från resten av innehållet på sidan. Om man vill ha en individuell anpassning efter varje kommuns grafiska profil men med ett visst samarbete vad det gäller redaktionellt material så blir det ett helt nytt förslag med separata webbplatser med korspublicering. Det medför då ett ökat redaktionellt arbete på varje 1 Leverantörerna gör OPAC 2.0 sidorna för skärmupplösning 1024x768. Detta kan naturligtvis önskas annorlunda men aldrig passa den nuvarande storleken på varje enskilt biblioteks hemsida eftersom de skiljer sig åt sinsemellan. 2 CS-Librarys terminologi det är naturligtvis en OPAC 2.0/Webb 2.0 lösning det handlar om med integrerad katalog. 3 Anpassningen av sidor kostar extra är inte med i grundutförande hos Cs-Library (saknar uppgift Arena väntar på besök från dem) 20

kommun och det är i princip bara boktips och nyheter som delas, allt annat ska redigeras och publiceras lokalt på varje kommun. Priset för en sådan lösning blir också högre från CS- Library och samordningsvinsten minskar. Med Axiell Arena: kan man anpassa startsidan efter gränssnittet efter de enskilda kommunernas grafiska profiler om man vill. Det gäller då att utforma de så att man publicerar gemensamt material på exakt samma position på de olika undersidorna på de olika kommunernas sidor. Det blir i praktiken 13 enskilda sidor med sampublicering av visst material på bestämda positioner (Förutsatt att man väljer 13 enskilda startsidor). Det är dock så att samordningsvinsten kring webbarbetet minskar ifall man väljer att utforma sidorna så likt de enskilda kommunernas grafiska profiler som möjligt. Vad det gäller samordningsvinsten av redaktionellt material så blir den ganska oförändrad i det här alternativet jämfört med de om man går själv eller samverkar fullt ut, därför att Axiell har en nationell bas där hela Arena familjen förväntas bidra och dela redaktionellt material med varandra. OPAC 2.0 innehåller allt det som förut låg på den kommunala bibliotekssidan: öppettider, kontakta oss, databaser, arrangemang etc detta innebär att det är starkt rekommendabelt, utifrån ett användarperspektiv, att stänga ned den kommunala bibliotekssidan och ersätta det med en enkel länkning till OPAC 2.0 sidan. Detta innebär i sin tur att cheferna måste inhämta ett ok för stängningen och den nya profilen som inte helt överensstämmer, oavsett leverantör av OPAC 2.0 system, med den rådande kommunala profilen. Vad betyder det för användarna? Interaktivitet, användare kan tagga på ämnesord, recensera böcker, bidra med lästips och lägga ut egna topplistor. OPAC sidan kan bli en arena för möten mellan användare och personal, vilket kräver delaktighet i både det fysiska och det virtuella biblioteket. Mitt konto ger samlad information om lån. Ingen större skillnad från i dag vad det gäller möjligheter att utnyttja andra biblioteks bestånd och tjänster. De kan inte reservera eller låna böcker i andra kommuner. Låntagare som använder flera bibliotek har separata konton i varje kommun. Däremot ett mervärde vad det gäller de nya funktionerna som 2.0 lösning innebär. 21

Vad betyder för biblioteket? Med CS-Library delar de enskilda kommunernas personal på resurser och kompetenser och kan på så sätt fylla OPAC 2.0 sidan med attraktivt innehåll. Olika typer av listor, diskussionsgrupper och annan medverkan från kommunens invånare skulle kunna vara ett samverkansprojekt. Allt material som inte är strikt lokalt kan läggas i en gemensam pott som alla kan plocka ifrån. Med Axiell fylls OPAC 2.0 sidan med gemensamt redaktionellt material från alla medverkande bibliotek i Arenafamiljen. Allt material som inte är strikt lokalt kan läggas i en gemensam nationell pott som alla kan plocka ifrån. Det kan uppstå freerider problematik eftersom det kan vara svårt att känna solidaritet med många bibliotek som är spridda över ett stort geografiskt område. Det är starkt rekommendabelt att de enskilda biblioteken inhämtar ett ok från de enskilda kommunerna för att ändra profilen och att lägga ned den nuvarande bibliotekshemsidan. Eftersom all information som finns på den, kommer att rymmas i OPAC 2.0. Om man inte gör det får man två parallella sidor att hantera med samma information vilket leder till dubbelt arbete. Vinst fördelar: 1. Samordningsvinst genom att flera olika bibliotek kan dela med sig av redaktionellt innehåll till OPAC 2.0 sidan. Exempel på innehåll som de enskilda biblioteken har mycket att vinna på via samverkan: läsecirklar, presentation av topplistor, boktips, ämneslistor, omvärldsbevakning om aktuell litteratur och film, länk- och artikeltips relaterade till aktuella ämnen. Man kan starta diskussioner om olika ämnen och lyfta fram olika genrer. 2. 30% rabatt om man går gemensamt i region sydost på licens år 1 dvs investeringskostnad hos CS-Library. 3. 15% på licens/investeringskostnad om man går länsvis hos Axiell. 4. 25% rabatt på investeringskostnaden + 5% på de årliga driftskostnaderna om man går regionvis hos Axiell. 5. Möjligheterna för den egna personalen att genom kunskaps- och erfarenhetsutbyte utvecklas tillsammans med andra är nog något större med CS-Library än med Axiell. 6. Slipper i princip harmonisera regler etc. 7. Beroende på val av hur man presenterar träfflistan och regler vid fjärrlån behöver man inte en gemensam logistik vad det gäller boktransporter. Kostnaderna för transport är i så fall kända. 8. Bättre sökfunktioner och integrering mellan webbplats och katalog dvs en användarvänlig katalog helt integrerad i bibliotekets webbplats. 9. Relativ snabb sjösättning. 22

Nackdelar förluster Låntagarna måste på samma sätt som idag ha olika lånekort. Låntagarna kan inte låna fritt i olika kommuner. Låntagarna kan som idag återlämna böckerna fritt men inte få dem avregistrerade förrän medierna når hemkommunens bibliotek. Samma eller kanske ökad fjärrlånehantering beroende på de val man gör vad det gäller: omfånget av träfflista, vilka medier som är tillåtna att fjärrlåna, avgifter eller inte avgifter på fjärrlån. Det kan det bli fråga om en högre inlärningströskel på det nya gränssnittet. Användarna kan eventuellt bli förvirrade 4 av att behöva välja kommun vid sökning, för att på så sätt bara se beståndet i den egna kommunens bibliotek. Det kan också gälla databasutbudet som är olika i de olika kommunerna. Med CS-Library föreligger det ett större tryck på att gå in i systemet samtidigt och så snabbt så möjligt pga. att vissa kommuner har pengar redan nu och vill ha besked. (lite beroende på hur man bestämmer sig för att göra med servern) Med Axiell föreligger en större valfrihet de har faktiskt lovat att man som enskilt bibliotek kan gå in i samverkan vid olika tidpunkter (utan extra kostnad). Extra kostnad för att senare bli en kontoorganisation med gemensamt låntagarregister i dagsläget ca 100 000 kr om man väljer CS-Library + kostnaderna hos Axiell för sammanslagning av Book-It (ca 35 000 kr i avgift per deltagande bibliotek). Ingen extra avgift förutom kostnaderna för sammanslagningen av Book-It med Axiell. 4 Limit undersökningen visar på användarproblem med regionalportaler Kia Gumbel Användaren i Centrum sid 54 23

3) Biblioteken delar fullt ut på ett Book-It konto och ett gemensamt OPAC system. Biblioteken bildar en kontoorganisation och sammanslår sina låntagarregister till ett enda gemensamt. Alla enheter ses som likställda. Alla har gemensam katalog och gemensamt låntagarregister. ( Hela länen/regionen är ett bibliotekssystem.) Kostnaden för investering och drift av server delas. Gemensam systemadministration. Lånekortet kan vara gemensamt för alla samarbetsbiblioteken. På den här nivån blir alla Book-It licenser och moduler gemensamma och man måste komma överens om hur kostnaden för licenser ska fördelas mellan biblioteken. På denna nivå kan man välja om OPAC ska visa det egna biblioteket, kommunen eller hela länet (alla deltagande bibliotek). Biblioteken har tillgång till hela ytan 5, alla menyer: topprubrikerna och de tre kolumnerna (en slags standard design för hemsidor), och kan på så sätt erbjuda ett innehåll med mycket fantasi, kreativitet och olika nutida och framtida anpassningsmöjligheter. Med CS-Library finns det inga möjligheter för de enskilda kommunerna att följa sin egens kommuns grafiska profil. OPAC 2.0 innehåller allt det som förut låg på den kommunala bibliotekssidan: öppettider, kontakta oss, databaser, arrangemang etc. detta innebär att man måste stänga ned den kommunala bibliotekssidan och ersätta det med en enkel länkning till OPAC 2.0 sidan. Detta innebär i sin tur att cheferna måste inhämta ett ok för det och en helt ny grafisk profil som inte liknar den egna kommunens grafiska profiler alls. Med Axiell finns delvis möjligheten, efter den gemensamma startsidan att utforma profiler efter hur man väljer att göra med reservationskluster eller enskilda bibliotek. Värt att notera är att man har en fallande samordningsvinst vad det gäller webbarbetet ju mer lokalt producerade sidor man använder sig av. Det är inte heller att rekommendera utifrån ett användarperspektiv då ett sådant gränssnitt kommer att bli förvirrande. I det här alternativet har man valt den högsta graden av samverkan och att då börja ställa in utseende efter enskilda bibliotek är föga önskvärt. Vad betyder för biblioteket? 1. De enskilda kommunernas personal delar på resurser och har ett ökat kompetensutbyte och kan på så sätt fylla OPAC 2.0 sidan med attraktivt innehåll. Olika typer av listor, diskussionsgrupper och annan medverkan från kommunens invånare skulle kunna vara ett samverkansprojekt. Allt material som inte är strikt lokalt kan läggas i en gemensam pott som alla kan plocka ifrån och med Axiell får 5 Leverantörerna gör OPAC 2.0 sidorna för skärmupplösning 1024x768. 24

man dessutom tillgång till en nationell pott. Man kan bli tvungen, i avtal, att reglera hur mycket de deltagande biblioteken ska bidra med redaktionellt material oberoende av leverantör av OPAC 2.0 lösning. Bibliotekscheferna måste inhämta ett ok hos de kommunala informationsavdelningarna om den nya grafiska profilen etc. Om man väljer CS-Library måste den kommunala grafiska profilen överges helt och hållet. Inte ens enskilda logotyper kan vara med på startsidan (i så fall alla på rad för att visa vilka som deltar). Däremot kan utförliga presentationer av vilka kommuner som samverkar rymmas på någon sida. Om man väljer Axiell så kan man välja olika profiler för olika reservationskluster eller tom ett enskilt bibliotek efter en gemensam startsida. Men i det här alternativet är det inte rekommendabelt för det kommer att skapa stor förvirring hos slutanvändarna (låntagarna). Samverkan kring fortbildning. Vad betyder det här för användarna? Ett större utbud av medier Låntagaren kan reservera över hela regionen. Men det går att styra samarbetet så att vissa bibliotek inte deltar (inte lånar ut till andra bibliotek, t ex beroende på tidsödande transporter). Mitt konto ger samlad information om lån Man kan ha gemensam kö över hela länet eller gruppera på annat sätt. Medier kan lånas och återlämnas vid vilket bibliotek som helst. Vilket underlättar för användare som är låntagare vid flera bibliotek. Samverkan kring fortbildning Ett lånekort som låntagaren kan använda på alla bibliotek i regionen. Mediebeståndet i regionen samlat Vinst fördelar 1. Bättre sökfunktioner och integrering mellan webbplats och katalog dvs. en användarvänlig katalog helt integrerad i bibliotekets webbplats. 2. 30% rabatt om man går gemensamt på licens år 1 dvs investeringskostnad hos CS- Library. 3. 15% rabatt på investeringskostnaden om man går samman länsvis hos Axiell. 4. 25% rabatt på investeringskostnaden + 5% på de årliga driftskostnaderna om man går samman hela regionen hos Axiell. 5. Ett mer lättnavigerat gränssnitt hos båda leverantörerna av OPAC 2.0. (Beroende av vilket val man gör hos Axiell) 25

6. Ökad frihet för låntagaren som kan låna och lämna där den önskar i hela regionen. 7. Vinst för de små biblioteken som får ett utbud som de annars inte kunnat ha själva. 8. Med CS-Library får man samordningsvinst genom att flera olika bibliotek kan dela med sig av redaktionellt innehåll till OPAC 2.0 sidan. Exempel på innehåll som de enskilda biblioteken har mycket att vinna på via samverkan: läsecirklar, presentation av topplistor, boktips, ämneslistor, omvärldsbevakning om aktuell litteratur och film, länk- och artikeltips relaterade till aktuella ämnen. Man kan starta diskussioner om olika ämnen och lyfta fram olika genrer. Minskade kostnader för fjärrlån, pga. av att de minskar. Man kan vinna personalresurser. 9. Man kan göra samma samordningsvinst som ovan med Axiell + att man delar redaktionellt material med resten av Arenafamiljen. Det finns risker med att viljan att bidra med redaktionellt material avtar när man är i ett större sammanhang. Förluster nackdelar 1. Det kan på sikt innebära ökade kostnader för logistiken beroende på avtal (transporterna lär öka). 2. Man behöver bestämma vilka regler och avgifter man vill/behöver harmonisera i regionen eller länet. 3. Ökad hantering av reservationer plocklistor etc. 4. Man måste bestämma och enas om vilka e-tjänster, databaser man ska erbjuda och i vilken omfattning. 5. Sen sjösättning om man inte börjar med Arena och sedan slår ihop Book-It. 6. Oavsett leverantör tillkommer naturligtvist ett ganska omfattande arbete med att sammanslå Book-It konton till ett se bilaga 2 eller förslag 3 för mer information runt det. 26

Projektorganisation och bemanning Roller, ansvar och befogenheter Vem Projektägare Länsbibliotek Sydost Projektchef: Ulf Redmo, chef/länsbibliotekarie Projektledare: Weine Sundell, projektanställd konsulent Chefsmöten tillsammans för båda länen Bibliotekscheferna från varje enskild kommun, chefen för Länsbibliotek Sydost och projektledaren som adjungerande utan rösträtt. Styrgrupp 1. Chefen för Länsbibliotek Sydost sammankallande 2. Två biblioteksrepresentanter från varje län, företrädesvis chefer alternativt person med intresse för webb/it utveckling 3. Projektledaren för arbetet med OPAC/Webb 2.0 är adjungerad. Ansvar/Mandat Ytterst ansvarig för att projektet förs i hamn. Arbetsgivar- och arbetsledaransvar för projektledaren. Sammankallande för chef- och styrgruppsmötena. Det yttersta beslutsansvaret och därmed följande befogenheter: Beslutar om den ekonomiska ramen och om eventuell förändring av den samma. Beslutar om projektplan utifrån förslag från styrgruppen. Beslutar om en framtida driftsorganisation Avgör riktning och tar beslut om sådant som styrgruppen lyfter upp. Kontrollerar kravspecifikationen, godkänner dess viktning och innehåll. Vid behov lyfta upp frågor av större art till gemensamma chefsmöten för Blekinge och Kronoberg. Bereder frågor till det gemensamma chefsmötet. Beslutar om en kommunikationsplan utifrån projektledarens förslag. Tar fram förslag på organisationsplan för beslut till chefsmötet. Beslutar om projektgruppens sammansättning vid konstituerande. Ansvarar för löpande beslut för att få projektet att fungera. Följa och stödja projektarbetet och projektledaren. Utarbetar ett förslag till chefsmötet om ansvar och befogenheter till den framtida driftsorganisationen. 27

Vem OPAC/Kravspecifikationsgruppen OPAC gruppen kan vi från och med nu kalla Kravspecifikationsgruppen Teknikexperterna 1-2 st. IT-personer som även har kunskaper om tillgänglighet WCAG 2.0 och de gamla verva-kraven. Med projektledaren som mellanlänk mellan IT- och biblioteksvärlden. Juridik 1 person med juridisk kompetens Ansvar/Mandat Tar fram ett förslag på kravspecifikation med beskrivningar och förklaringar angående viktiga avvägningar och inriktningar. Sänder den till styrgruppen. Avvecklas då styrgruppen har godkänt deras material. Kontrollerar att inga fel har gjorts angående den tekniska delen av kravspecifikationsförslaget. Ansvarar för att tillgänglighetskraven blir inskrivna i kravspecifikationen. (projektledaren är behjälplig) Kontrollerar att inga fel har gjorts angående den juridiska delen av kravspecifikationsförslaget. Hjälper till så att kravspecifikationen blir skriven på ett sätt så att vi får vad vi vill ha och att leverantörerna inte kan avsäga sig sådant som de lovat vid upphandlingen. Se till så att upphandlingen går rätt till. Vem Projektgrupp Styrgruppen kommer senare att ta ett beslut om dess utformning. Löpande under projektets gång Arbetsgrupper 6 Personer till arbetsgrupperna rekryteras från samtliga kommuner i länet. Ansvar/Mandat Implementering efter avtalsskrivning. Projektgruppens möten leds av projektledaren. Ansvarig för att leda arbetsgruppernas arbete. Aktivt delta i sin arbetsgrupp. Bidra med kompetens. Är inte ett beslutande organ. Till projektgruppen knyts tillfälliga arbetsgrupper, som leds av deltagare i projektgruppen. 6 Respektive chef godkänner medarbetarnas medverkan i arbetsgrupperna. 28

Vad krävs för att samarbetet ska fungera Gemensam grundinställning Se resurser som gemensamma Användarperspektiv Beredskap för kompromisser En pågående process Tid och engagemang Mandat Fokus i arbetet ändras Exempel på hur andra har organiserat arbetet runt webb. Umeåregionens bibliotek En huvudredaktör 100 % (journalist) Två redaktörer 50 % (bildhantering, kontakter med lokalredaktörer) En teknisk administratör 50 %. (Under projekttiden arbetade den tekniske administratören 100 % som projektledare.) En lokalredaktör på varje bibliotek. Resten av personalen 1 timme i veckan. Alla i personalen skall vara innehållsleverantörer. Umeåregionen består av 25 bibliotek i 6 kommuner. Stockholms stadsbibliotek En huvudredaktör, En ämnesredaktör som jobbar mer "inåtriktat" och stödjer skribenterna i arbetet. En systemansvarig En koncept/utvecklingsansvarig. Utöver detta finns skribenter på de olika biblioteken, vilket motsvarar ca 2-4 heltidsarbeten. Resurskontrakt har upprättats mellan först enhetschef och medarbetare och sedan med Virtuella enheten. Stockholms stadsbibliotek består av sammanlagt 44 bibliotek. I Länsbibliotek Sydostregionen är det 13 huvudbibliotek samt 74 filialer vilket ger 87 bibliotek totalt. Vi är alltså mer än tre gånger så stora som Umeåregionen och nästan dubbelt så stora som Stockholm vad det gäller antal bibliotek. 29

Skiss på driftorganisation Webb/OPAC 2.0 30

Webbarbetets framtida struktur Med axiell så måste man bestämma vilka sidor som ska vara gemensam och dessutom hur mycket av sidan som ska vara gemensam. Nedan har jag gjort en skiss en fördelning mellan centralt och lokalt. Gemensamma sidor: Tips av olika slag: genrer, teman(t ex påsk sport etc) Barn Ung Släktforskning Studie/vuxnas lärande Beskrivning av vilken utrustning biblioteken har hårdvara program vilka som erbjuder trådlöst internet etc. Sök instruktioner/film och text Hjälpanvisningar film och text Externa källor ut länkning Lokala sidor: Program utställningar arrangemang Information om biblioteket Kontakt info Vissa sidor kan naturligtvis både vara gemensamma och lokala. Sydost Uppgifter Leverantörs kontakt Hålla koll på teknikutveckling, tillgänglighet, bestämmelser etc. I samarbete med ett råd av webbutvecklare utveckla webben. I samarbete med ett råd av webbutvecklare: utveckling implementering av de gemensamma sidor t ex gener till barnsidor. I samarbete med alla webbutvecklare bygga upp gemensam loggor, thumbnails och bild bank. I samarbete med alla webbutvecklare riktlinjer för tillgängligt och webbmässigt språk, alttexter etc. 31

Alla webbutvecklare Arbeta med olika uppdrag som utvecklar den gemensamma sidan t ex samla in olika sökningar som underlättar för användarna publicera på de gemensamma sidorna, bilder, text etc. Arbeta med de lokala sidorna Värt att notera är att: Det kommer att krävas en samordning kring webbtjänsterna och att alla kommuner behöver bidra till deras löner. De ska vara anställda av något annat än de enskilda kommunerna. Chefen över redaktörerna bör vara en styrgrupp 1-2 chefer som har mandatet att bestämma riktning och övergripande mål för webb. Denna grupp hämtar in mandat, för stora förändringar kanske främst av ekonomisk karaktär, hos chefsrådet. Styrgruppen har också mandat att bestämma riktning om redaktörerna inte skulle komma överens i någon fråga. Huvud-/språkredaktör Anvarar för: språk, textinnehåll, webbmässigt tilltal. Arbetar med publicering. Teknik-/systemutveckling Ansvarar för: felanmälan etc, kontakt mot leverantör. Teknisk utveckling mot omvärlden och leverantörer. Webbredaktör 1 Huvudansvar för: Webbinnehåll Struktur, omvärldsbevakning, utveckling / förändring, Arbetar med publicering, layout bildbehandling. Webbredaktör 2 Ansvarar för: Webbinnehåll Struktur, omvärldsbevakning, utveckling / förändring, Arbetar med publicering, layout bildbehandling. 32