Ett e-arkiv värt att lita på UTKAST för synpunkter

Ett e-arkiv värt att lita på UTKAST för synpunkter Checklistan är ett verktyg som kan användas för att utvärdera om organisationen har säkert och pålitligt e-arkiv. Checklistan är en måttstock för att få en uppfattning hur väl e-arkivet fungerar. OAIS-standarden (Open Archival Information System) sätter ramarna för en arkivfunktion som anses kunna bevara elektronisk information på lång sikt. Den här checklistan utgår från rekommendationen Audit and certification of trustworthy digital repositories (september 2011) som en del av ramverket runt OAIS. Information om checklistan: Checklistan är indelad i fem flikar. Själva utvärdering är uppdelad på tre flikar: Organisation, Arkivobjekt och Teknik/säkerhet. Sista fliken är en sammanställning av resultatet. Checklistan är ett verktyg för självvärdering. För att få ett korrekt resultat är det viktigt att svara ärligt på alla frågor. Svaren fylls i i den tredje kolumnen.

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3 ORGANISATORISK INFRASTRUKTUR 3.1 Styrande dokument 3.1.1 Arkivet har en uppdragsbeskrivning som slår fast att organisationen har åtagit sig att ta emot, hantera och ge åtkomst till information på lång sikt. 3.1.2 Arkivet har en strategisk plan som stödjer arbetet med att uppnå målen i uppdraget ur ett långsiktigt perspektiv. Detta är nödvändigt för att vara säker på att den högsta ledningen kommer att engagera sig för att säkerställa bevarande och åtkomst till arkivinformationen. Det hjälper arkivet att fatta administrativa beslut, utforma riktlinjer och fördela resurser för att på ett framgångsrikt sätt bevara sitt material. Bestämmelser i lagstiftning Reglemente Förbundsordning Bevarandestrategi Mötesanteckningar Dokumenterade beslut 3.1.2.1 Arkivet har kontinuitetsplan, kris och beredskapsplan Behövs för att hantera situationer när eller andra motsvarande dokument som är uppdaterade. arkivverksamheten inte fungerar, vid organisationsoch verksamhetsförändringar, vid förändrade ekonomiska förutsättningar, oförutsedda händelser och om arkivinformation behöver överföras till en annan huvudman. Om arkivet slutar att fungera av en eller annan anledning måste innehållet som ska bevaras överföras till en annan organisation. Kontinuitetsplan Kris och beredskapsplan 3.1.2.2 Arkivet bevakar sin omvärld för att avgöra när det är dags att sätta igång olika aktiviteter för att säkerställa kontinuitet eller hantera oförutsedda händelser. Säkerställer att arkivets personal vet när det är dags att genomföra planerade åtgärder. Rutinbeskrivningar Checklistor Verksamhetsplan 3.1.3 Arkivet har en policy som talar om vilken typ av information som ska arkiveras och bevaras. 3.2 Organisation och bemanning Krävs för att arkivet ska kunna veta vilken information som det ska ta emot, bevara, hantera och ge åtkomst till. Kan ingå i reglemente eller andra styrande dokument

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3.2.1 Arkivets uppgifter är identifierade och fastställda. Medarbetare med lämplig kompetens och erfarenhet finns på plats för att utföra de arbetsuppgifter som hör till uppdraget. 3.2.1.1 Arkivet har identifierat och fastställt de arbetsuppgifter som ska utföras. För att säkerställa driften behöver arkivet bemannas av personal med lämplig utbildning och med definierade roller. För att kunna göra det behöver arbetet beskrivas och dokumenteras. Säkerstller att arkivet kan utföra alla de arbetsuppgifter som förknippas med långsiktigt bevarande och hantering av arkivobjekt. Det kan röra sig om allt från att hantera teknisk drift, migrera information eller tekniska miljöer, förhandla om upphovsrätt med mera. Organisationsscheman Arbetsbeskrivningar Utbildningsbevis, ackreditering och liknande. m.m. Definierade kompetenskrav/ kompetensprofiler 3.2.1.2 Arkivet har tillräckligt stor bemanning för att kunna hantera samtliga funktioner och tjänster som definierats. 3.2.1.3 Arkivet har ett utvecklingsprogram för att aktivt stärka personalens yrkesmässiga kompetens. Garanterar att arkivet kan bevara informationen så att ett säkert arkiv av god kvalité kan erbjudas med den personal som finns på plats. Säkerställer att personalen har en tillräcklig kunskapsnivå för att kunna följa utvecklingen när det gäller tekniska lösningar och metoder för bevarande. Arkivet arbetar aktivt med att vidareutbilda sin personal. Roll och ansvarsbeskrivningar Jämförelser med andra organisationer med liknande uppdrag Utvecklingsstrategi som säkerställer personalens kompetens och utvecklingsmöjligheter. Utbildningsplan och budget Mål för medarbetare Kopior av utbildningsbevis och kursintyg

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3.3 Ramverk för bevarande Arkivet måste kunna visa sina intressenter att det uppfyller kraven på ett säkert och tillförlitligt arkiv. Arkivet behöver dokumentation som återspeglar uppdraget och den strategiska planeringen av verksamheten. Till exempel dokumentation av arkivverksamhetens processer, beslutsfattande och mål. Dokumentationen redovisas i en sådan form att det blir lätt för både arkivets ledning och intressenter att förstå verksamheten. Dokumentationen visar att arkivets riktlinjer följs och att rutiner utförs på ett faställt och konsekvent sätt samt att detta i slutänden resulterar i att information bevaras och finns tillgänglig på lång sikt. 3.3.1 Arkivet har definierat sina målgrupper och vilka förkunskaper dessa grupper kan förväntas ha. För att kunna kontrollera att arkivet uppfyller användarnas behov. Forskare inom olika discipliner eller handläggare inom olika verksamhetsområden kan ha andra behov än användare utan fackkunskaper. Till exempel kan arkivet behöva erbjuda både rådata och tillgängliggöra information via användarvänliga gränssnitt. Dokumentation över målgrupper 3.3.2 Arkivet har upprättat bevarandepolicy för att kunna säkerställa att strategierna för att bevara information uppfylls. Säkerställer att arkivet upprätthåller en hög servicenivå för alla användargrupper som identifierats. Bevarandepolicy Uppdragsbeskivning

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3.3.2.1 Arkivet har strategier och rutiner för utvärdering, uppdatering och utveckling av sin bevarandepolicy i takt med teknik och samhällsutvecklingen och i takt med att arkivet växer. Arkivet kräver uppdaterade och väl genomarbetade riktlinjer och rutiner som speglar dagens krav och metoder för att bevara information. Detta kan vara inbyggt i de systemstöd som arkivet använder. För att fungera behöver dokumentationen vara begriplig för personalen och rutinerna möjliga att införa och upprätthålla. Bevarandestrategi, bevarandepolicy,genomförandepla n och andra styrande dokument Rutiner och checklistor Rutiner för versionshantering och godkännande 3.3.3 Arkivet har en dokumenterad historik över förändringar i verksamhet, rutiner och tekniska lösningar. 3.3.4 Arkivverksamheten är öppen (transparent) och tar ansvar för åtgärder som genomförts och som påverkar bevarandet av information över tid. Ger en "verifieringskedja" där intressenter och användare kan identifiera och spåra beslut som påverkat informationen som finns i arkivet. Öppenhet, i betydelsen att information är tillgänglig för alla som vill ta del av den, är den bästa garantin för att arkivet fungerar i enlighet med lagstiftning och praxis. Om tekniska verktyg används ska dessa också vara dokumenterade och kunna granskas av till exempel forskare som ska ta del av data. Verksamhetsplaner Systemdokumentation för arkivsystemet Mötesanteckningar och projektdokumentation 3.3.5 Arkivet har mätinstrument för att garantera informationens integritet. För att kunna definiera, spåra, samla in, bedöma och säkerställa att inga otillåtna förändringar skett. För att kontrollera detta kan man t ex använda metoder för checksummeberäkningar. Om rutiner och procedurer är implementerade i den programvara som arkivet använder, ska det vara möjligt att granska att programvaran fungerar korrekt. Systemsäkerhetsanalys Dokumentation om metoder och verktyg Rutiner för kontroller Rutiner för utvärdering

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3.3.6 Arkivet ska arbeta med intern kontroll och extern revision och tillsyn. 3.4 Ekonomisk hållbarhet 3.4.1 Arkivet har faställda kort och långsiktiga ekonomiska planer för att säkra arkivets och den information som ska bevaras över lång tid. Säkerställer att arkivet kommer att fortsätta att vara pålitligt och att man har kontroll över dess innehåll. Säkerställer arkivets användbarhet under den tid dess intressenter och användare utlovats tillgång till arkivets innehåll. Arkivet kräver en långsiktig ekonomisk planering för att säkerställa tillgång till informationen över lång tid. Interna kontrollplaner, checklistor, tillsynsprotokoll, revisionsrapporter, gemensamma specifikationer, internationella standarder Budget, verksamhetsplaner och budgetprognoser, kontinuitetsplaner, marknadsanalyser 3.4.2 Arkivet arbetar utifrån ekonomiska redovisningsmetoder som är transparenta, lättförståeliga och som överensstämmer med vedertagen redovisningsstandard. Ska skydda arkivet från missbruk som kan påverka verksamhetens ekonomiska förutsättningar och trovärdighet. Arkivets verksamhet behöver vara möjlig att ganska och utvärdera. Revisionsrapporter, ekonomisk redovisning 3.4.3 Arkivet analyserar och rapporterar risker, nyttor, investeringar och det ekonomiska läget. Rapporterna identifierar och dokumenterar olika faktorer som påverkar arkivet och hanterar dem i sitt löpande arbete. Rapporterna identifierar och reagerar på risker, beskriver och pekar på verksamhetens vinster/fördelar, specificerar och balanserar arkivets investeringar samt förutser och förbereder för framtida utgifter. Riskanalys, investeringsplan, behovsanalyser, kostnadsanalyser, (inklusive tillgångar, licenskostnader och skulder) 3.5 Avtal, licenser och restriktioner

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3.5.1 Arkivet har nödvändiga avtal eller överenskommelser som dokumenterar rättigheter till deponerat eller överlämnat material. Säkerställer att arkivet har de rättigheter och tillstånd som krävs för att kunna samla in och bevara arkivmaterial och göra det tillgängligt. T ex depositionsavtal, avtal om upphovsrätt, licenser, nyttjanderätter, medgivande enligt PuL Avtal som reglerar servicenivåer Rutiner för översyn av avtal och överenskommelser 3.5.1.1 Arkivet har avtal eller överenskommelser som specificerar och överför nödvändiga rättigheter. För att få tillräcklig kontroll över den information som överlämnas och säkerställa arkivets rättigheter vid en rättslig tvist. De överlåtna rättigheterna skall dokumenteras. Avtal och överenskommelser Specifikationer som klargör rättigheter Mallar och instruktioner för avtal och överenskommelser 3.5.1.2 Arkivet dokumenterar alla relevanta aspekter som handlar om förvärv, underhåll, tillgång, åtkomst och återlämnande i skriftliga överenskommelser med berörda parter. Krävs för att säkerställa roll och ansvarsfördelningen mellan arkivet, producenten av informationen och den överlämnande parten vid överlämnande och deponi. Det är viktigt att den som överlämnar material förstår och accepterar det som parterna kommit överens om. Gåvobrev Leveransöverenskommelse Depositionsavtal Rutinbeskrivningar och mallar Dokumenthanteringsplaner 3.5.1.3 Arkivet har en rutin för varje leveranstyp, som talar om när arkivet är redo att ta över ansvaret för materialet. För att undvika missförstånd mellan arkivet och överlämnande part om när och hur överföringen av ansvaret för arkivinformationen sker. Rutinbeskrivning, leveransöverenskommelse, Depositionsavtal och gåvobrev. reversal/mottagningskvittens Dokumenthanteringsplaner

ID Målsättning: Förklaring: Åskådliggörs genom: 3.5.1.4 Arkivet har en rutin för att hantera ansvar och tvister runt ägande och rättigheter. Minimerar risken för tvister rörande ansvarsfrågor och/eller rättigheter till arkivmaterialet. Detta innebär att organisationens jurister behöver var delaktiga när strategier och införandeplaner utarbetas. Rutinbeskrivningar Åtkomst till relevanta bestämmelser i t ex lagstiftning. Specifikation av rättigheter till materialet från producent eller överlämnande part. 3.5.2 Arkivet dokumenterar och hanterar upphovsrätt och begränsningar till tillgång och användning av arkivmaterialet som krävs i gällande överenskommelser, avtal och licenser. Möjliggör för arkivet att spåra, hantera och kontrollera rättigheter och begränsningar när det gäller hur arkivinformationen används. Dokumentation av behörigheter (systemdokumentation och behörighetsdokumentation), rutiner för och resultat av loggkontroller, loggar, metadata om rättighetsinformation

Målsättning Förklaring Dokumentation 4 HANTERING AV ARKIVOBJEKT 4.1 Ta emot arkivobjekt 4.1.1 Arkivet har identifierat den innehållsinformation och de egenskaper som ska bevaras. Innehållet är den information som är föremål för bevarande. Detta är nödvändigt för att klargöra gränsdragning för arkivets åtaganden, avgränsingar och vad användare kan förvänta sig få ut från arkivet. Det är också nödvändigt för att definiera den information som ska överlämnas. I vissa fall kanske arkivet bara tillgängliggör text och i andra fall erbjuder databaser sökbara efter vissa kriterier. I ytterligare andra fall kanske grafiskt gränssnitt eller möjlighet att utföra beräkningar bevaras. Uppdragsbeskrivning Leveransöverenskommelse med specifikation av vilka egenskaper som ska bevaras Rutin för bevarandeåtgärder Dokumenthanteringsplan 4.1.1.1 Arkivet har rutiner för att identifiera egenskaper som ska bevaras. Skapar förståelse hos överlämnande part, den tilltänkta målgruppen och ekonomiska ansvariga för hur arkivet väljer ut och stämmer av vilka egenskaper och funktioner som ska bevaras över tid (till exempel layout, klickbara länkar, möjligheter att göra sammanställningar och beräkningar). Detta för att kunna kontrollera att informationen hanteras i enlighet med överenskommelse. Då blir det också möjligt att påvisa fel som påverkar informationens trovärdighet. Leveransöverenskommelse Specifikationer Rutinbeskrivningar och processer

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.1.1.2 Arkivet dokumenterar fortlöpande vilken innehållsinformation och vilka egenskaper som bevaras. För att kunna visa vad det är som arkivet ansvarar för att bevara. Bevarandepolicy Handlingsplaner Förteckningar över informationstyper 4.1.2 Arkivet specificerar tydligt den information som behöver finnas med vid leveranstillfället för olika leveranstyper. 4.1.3 Arkivet har specifikationer som gör det möjligt att känna igen och läsa leveranspaket. 4.1.4 Arkivet har verktyg för att identifiera den som överlämnar material. För att producenten ska veta vilken övrig information som måste samlas in och levereras tillsammans med arkivobjektet. Säkerställer att arkivet kan extrahera information från leveranspaket. Det gäller den tekniska paketeringen och komponenterna. Arkivet behöver kunna känna igen att en TIFF fil är en TIFF fil och inte bara har filändelsen.tif. En eller flera filtyper kan ingå i en leverans. Det ska vara möjligt att klargöra att leveranspaketet är vad det ser ut att vara. Det är också möjligt att identifiera innehållsinformationen korrekt. Och att informationen har rätt egenskaper för att kunna bevaras. För att undvika felaktig proveniens. Det vill säga att arkivet kan bevisa att den som överlämnar material verkligen representerar den överlämnande parten eller producenten. Det varierar från arkiv till arkiv hur mycket bevis som krävs. Leveransöverenskommelse och leveransspecifikation Processbeskrivningar och rutiner för leveranser Specifikation för paketinformation (baseras på FGS) Representationsinformation Specifikation av filformat Standarder Datamodeller Leveransöverenskommelse eller depositionsavtal Dokumentation från autentisering

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.1.5 Arkivet har en mottagningsrutin som verifierar att varje leveranspaket är fullständig och riktig. För att upptäcka och korrigera fel i leveranspaketen som uppkommer när de skapas eller överföringsfel som uppkommer när paketen skickas mellan producenten och arkivet. Kontrollerna kan vara både manuella och ske med hjälp av olika verktyg. Det kan handla om avstämning mot en enkel inventarielista eller olika verktyg som XML scheman för validering eller särskilda applikationer. Bevarandepolicy eller införandeplan Mottagningsrutin för leveranspaket Dokumentation av rutiner och procedurer (checklistor och mallar) Formatregister Specifikationer av leveranspaket (paketinformation och olika leveranstyper) Loggfiler 4.1.6 Arkivet har tillräckligt med kontroll över digitala objekt för att de ska kunna bevaras. Arkivet måste ha fullständig kontroll över de filer som hör till de objekt som levereras, både fysiskt och rättsligt för att kunna säkerställa bevarande. Därför behöver arkivet se till att få fullständig kontroll över arkivobjekten på bit nivå. Om ett leveranspaket hänvisar till en extern källa eller ett externt dokument så behöver åtkomsten till dessa säkerställas på ett varaktigt sätt. Dokumentation som visar vilken kontroll arkivet har över den fysiska lagringen (avtal med den part som ansvarar för teknisk drift) Databas som förtecknar samtliga digitala objekt (paket och filer) Metadata för att kunna kontrollera att objekten är intakta (filstorlek, checksummor, antal kopior, plats för fysik lagring och liknande)

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.1.7 Arkivet bevakar överföringen och kan informera producenten om hur leveransen fortskrider. 4.1.8 Arkivet har aktuella åtgärdsplaner och administrativa rutiner för arbetet med att ta emot eller samla in arkivinformation. Detta är nödvändigt för att Leveransöverenskommelse producenten/överlämnande parten ska kunna Rutinbeskrivningar kontrollera att det inte uppstår några Rapporter, meddelanden, överföringsproblem under leveransen, som kan leda till minnesanteckningar eller loggar att leveranspaket förloras. Säkerställer att den dokumentation som kan behövas vid en granskning/revision fångas upp samt att den är riktig och tillförlitlig. Dokumentationen ska upprättas under själva leveransen. Dokumentationen kan vara både automatiserad och antecknas av en fysisk person. Jobbar arkivet efter någon särskild standard behövs dokumentation för att visa att alla aktiviteter genomförts korrekt. 4.2 Skapa arkivpaket En del av arkivets mottagningsfunktion (ingest) 4.2.1 Arkivet har specifikationer som gör det möjligt att känna igen och läsa arkivpaket eller olika typer av arkivpaket. Specifikationerna är förberedda för och uppfyller krav för ett långsiktigt bevarande. Säkerställer att arkivpaketet med tillhörande specifikation inklusive paketinformation, alltid kan hittas, bearbetas och hanteras av arkivet. Åtgärdsplaner och rutiner för mottagande/förvärv Loggar knutna till arkivobjektet Mottagningskvitton 4.2.1.1 Arkivet vet vilken specifikation som hör till vilket arkivpaket. Säkerställer att rätt specifikation används när arkivpaketen ska läsas eller tolkas. Det spelar ingen roll vilken metod som används, bara arkivobjektet och specifikationen varaktigt är länkade till varandra. Samband mellan arkivpaket och tillhörande specifikation

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.2.1.2 Arkivet har en specifikation för varje arkivpaket som är lämplig för långsiktigt bevarande och möjliggör identifiering och läsning av komponenter i arkivpaketet. Behövs för att visa att arkivpaketen som används uppfyller behoven och att alla komponenter har hanterats på rätt sätt. Det finns också planer för uppdatering och utveckling för paketstrukturerna. Det är möjligt att hämta innehållsinformation, representationsinformation och bevarandeinformation från paketen. Ju fler informationstyper/leveranstyper arkivet hanterar desto fler olika specifikationer blir det att förvalta. Specifikationer för olika typer av arkivpaket (som bygger på FGS:er) Testobjekt för att visa att metoderna fungerar 4.2.2 Arkivet har en beskrivning som talar om hur arkivpaket skapas ur leveranspaket. Säkerställa att arkivinformationspaketen på lämpligt sätt motsvarar informationen i leveranspaketen. Ibland är de båda typerna av paket lika, bortsett från hur de paketeras fysiskt och lagras. Arkivpaket kanske lagras som TAR paket. Ett annat exempel på åtgärder är att konvertera datumformat till ett format som arkivet godkänner. Hur detaljerad dokumentation som behövs beror på komplexiteten hos arkivobjektet och de åtgärder och rutiner som ska genomföras. Rutinbeskrivning för hur arkivpaket skapas från leveranspaket Dokumentation av åtgärder och händelser Dagböcker och loggar 4.2.3 Arkivet har dokumenterat hur samtliga arkivpaket har lagrats och/eller hanterats. 4.2.3.1 Arkivet följer fastställda rutiner om ett leveranspaket inte har införlivats i ett arkivpaket eller avvisats. Det är också dokumentetat varför leveranspaketet inte införlivats eller avvisats. Det behövs för att säkerställa att inga informationspaket ska glömmas bort eller för att upptäcka och rätta till felaktig hantering. Säkerställer att det mottagna leveranspaketet behandlats korrekt och att de inte försvunnit av misstag. Dokumentation över hur samtliga SIP:ar slutligen ordnas eller förstörs. Leveransöverenskommelse Rutinbeskrivningar och checklistor Gallringsprotokoll Rapporter från arkivsystem

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.2.4 Arkivet följer en standard och har en struktur som tilldelar varje arkivpaket en långsiktigt hållbar och unik identitet. 4.2.4.1 Arkivet tilldelar varje arkivpaket en unik identitet inom arkivet. 4.2.4.1.1 Arkivet tillhandahåller unika identifierare. 4.2.4.1.2 Arkivet tilldelar och upprätthåller persistenta identifikatorer för varje arkivpaket och dess komponenter inom arkivet. Behövs för att alla relationerna ska vara hållbara över tid inom arkivet. 4.2.4.1.3 Det finns beskrivingar för hur och när man får förändra dessa identiteter. Ändringarna skall dokumenteras. Rutinbeskrivningar och checklistor 4.2.4.1.4 Arkivet har en fullständig förteckning över alla identiteter och kan göra stickprov och söka efter dubletter. 4.2.4.1.5 Systemet för unika identiteter räcker till för arkivets nuvarande behov, för framtida behov så långt det är möjligt att överblicka. Till exempel när det gäller antalet objekt som kan hanteras. Detta är nödvändigt för att det ska gå att hitta arkivpaketen i framtiden, och vara säker på att det är rätt paket. Det är också nödvändigt för att kunna vara säker på att kunna skilja samtliga arkivpaket från varandra. Fullständig förteckning över alla identiteter Namngivningssystem Loggar

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.2.4.2 Arkivet har ett pålitigligt system för att hantera länkningar. Detta för att kunna hitta unika objekt oberoende av var de fysiskt förvaras. För att kunna spåra händelser över tid som rör arkivobjekten, oberoende av lagringslösning. Det behöver finnas ett namngiviningssystem som gör det möjligt att identifiera arkivpaket och arkivobjekt. Informationen ska vara synlig för dem som jobbar med arkivet, men behöver inte nödvändigtvis vara synlig för slutanvändare. Om inte systemet kan finnas lika länge som paketen så måste det vara spårbart. Identifierare och filnamn behöver inte motsvara varandra. Namngivningssystem Loggar Systemdokumentation 4.2.5 Arkivet har tillgång till nödvändiga verktyg och resurser för att kunna ge korrekt representationsinformation för samtliga digitala objekt som hanteras. 4.2.5.1 Arkivet har verktyg och metoder för att identifiera filtypen för alla arkiverade objekt. 4.2.5.2 Arkivet har verktyg och metoder för att avgöra vilken representationsinformation som behöver sparas för att kunna göra varje dataobjekt begripligt för den tilltänka målgruppen. 4.2.5.3 Arkivet har åtkomst till nödvändig representationsinformation. Representationsinformation behövs för att veta hur filer ska läsas, bearbetas och presenteras på skärmen. Till exempel vilken programvara som man behöver använda.

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.2.5.4 Arkivet har vektyg och metoder för att försäkra sig om att nödvändig representationsinformation är varaktigt förknippad med relevanta dataobjekt. Säkerställer att arkivets information kan läsas och förstås av den tilltänkta målgruppen. Exempel på verktyg är formatregister eller andra register med uppgifter om representationsinformation. Verktygen kan vara interna eller externa (delade på ett pålitligt sätt). Denna punkt kräver endast att arkivet har åtkomst till ett sådant register och inte att det finns tillgång till ett "internt" formatregister. Både generell representationsinformation, som till exempel filformat, och specifik representationsinformation som till exempel beskrivning av tabeller och fält i en databas kan behövas finnas tillgänglig för att kunna förstå och läsa informationen i framtiden. Tjänst för åtkomst till representationsinformation (inkluderande formatregister) Dokumentation i lokala register Metadata med representationsinformation 4.2.6 Arkivet ska ha dokumenterade rutiner för att skaffa bevarandeinformation för den innehållsinformation som ska bevaras. Bevarandeinformation ska också hämtas in i enlighet med rutinerna. 4.2.6.1 Arkivet har dokumenterade rutiner för att skaffa bevarandeinformation. 4.2.6.2 Arkivet följer rutinerna för att skaffa bevarandeinformation.

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.2.6.3 Arkivet ser till så att bevarandeinformationen är varaktigt knuten till relevant innehållsinformation. Detta är nödvändigt för att säkerställa granskning, spårbarhet och autenticitet. Dessutom behövs det för att upptäcka otillåtna ändringar. Det innebär också att de digitala objekten kan identifieras och sättas i sitt rätta sammanhang (kontext). Bevarandeinformationen är till för att säkerställa att informationen som ska bevaras är fixerad och möjlig och hitta. Den är också till för att göra informationen begriplig och tolkningsbar genom historiskt perspektiv (proveniens) och genom att visa relationer med andra objekt (kontext). Rutinbeskrivningar Manualer som beskriver hur mottagningsfunktionen arbetar Dokumentation om hur arkivet skaffar och hanterar bevarandeinformation Checksummor och liknande Avsämning med den tilltänkta målgruppen 4.2.7 Arkivet har säkerställt att innehållsinformationen är begriplig för den tilltänkta målgruppen vid tiden när arkivpaketet skapas. 4.2.7.1 Arkivet har dokumenterade rutiner för att testa att innehållet i arkivpaketen är begripligt för den tilltänkta målgruppen vid tiden när arkivpaketen skapas. 4.2.7.2 Arkivet testar varje typ av innehållsinformation enligt de dokumenterade rutinerna i samband med att arkivpaketen skapas

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.2.7.3 Arkivet ser till att göra innehållet begripligt för den tilltänkta målgruppen, om inte arkivpaketen godkänns när det gäller den överenskomna nivån för läsbarhet. För att säkerställa detta behöver arkivet kunna testa att arkivinformationen kan förstås av den tilltänkta målgruppen. Det är ett av de viktigaste testen för att se att kravet på bevarande uppfylls. Rutiner för tester Dokumentation från genomförda tester Dokumentation av kompletterande representationsinformation Tillgång till individer med expertkompetens 4.2.8 Arkivet kontrollerar att varje arkivpaket är fullständigt och korrekt när det skapas. Säkerställer att det som bevaras på lång sikt är som det ska vara och kan spåras tillbaka till den information som en gång lämnades från producenten. Kontrollen genomförs genom att arkivpaket jämförs mot den specifikation som gäller. Kontrollerna kan vara både enkla och komplicerade. Jämför: 4.2.1 och 4.2.2 Beskrivning av procedurer när arkivpaket kontrolleras Loggar 4.2.9 Arkivet har ett oberoende verktyg för att verifiera integriteten för arkivet som helhet. Möjliggör granskning av hela arkivets integritet. Det är viktigt att kunna bevisa att arkivet i sin helhet är intakt och att inte delar av arkivet försvunnit. Exempelvis får det inte finnas luckor i en serie med protokoll. Om arkivet uppfyller punkterna ovan, uppfyller det sannolikt även den här punkten. Leveransöverenskommelse Loggar från leveranser och kontroller Se också 4.2.1, 4.2.4, 4.1.1, 4.1.8 4.2.10 Arkivet har aktuell dokumentation över åtgärder och administrativa rutiner som har betydelse för hur arkivpaket skapas Säkerställer att inget viktigt utelämnas som kan behövas för att på ett oberoende sätt kontrollera att alla arkivpaket har skapats i enlighet med arkivets rutiner (se 4.2.1. till 4.2.9). Skriftlig dokumentation av beslut eller åtgärder med tidsangivelser Bevarandemetadata kopplad till arkivobjekt på ett varaktigt sätt 4.3 Planera bevarande

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.3.1 Arkivet har dokumenterade strategier för hur informationen som levererats ska bevaras Visar hur arkivet planerar att säkerställa att Dokumentation som identifierar informationen kommer att kunna vara åtkomlig och risker och strategier för att hantera användbar för framtida generationer. Det gör det också dem (en del av den strategiska möjligt att kontrollera och kvalitetsgranska arkivets planen) arbete med bevarande. Det behövs strategier för att hantera risker som till exempel att representationsinformation blir inaktuell eller att den grundläggande kunskapsnivån hos den tilltänkta målgruppen förändras. Det behövs strategier för val av bevarandemetoder och för att hantera till exempel migrering. 4.3.2 Arkivet har verktyg på plats för att övervaka bevarandemiljön. För att arkivet ska kunna reagera på och hantera förändringar. Det behövs också för att se till att arkivinformationen förblir begriplig och användbar för den tilltänkta målgruppen även i framtiden.till exempel när ett visst format inte längre stöds av den tekniska utrustning som målgruppen använder. Undersökningar när det gäller arkivets tilltänkta målgrupper 4.3.2.1 Arkivet har verktyg för att övervaka och signalera när representationsinformation inte är tillräcklig för att den tilltänkta målgruppen ska kunna förstå de data som lagras. Säkerställer att den bevarade informationen förblir begriplig och användbar för den tilltänkta målgruppen. Det är viktigt att veta vilken kunskapsnivå som kan förväntas hos arkivets användare. Tjänst för åtkomst till representationsinformation Tjänst som bevakar teknikutveckling Undersökningar bland användargrupper Rutiner för hantering av informationen

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.3.3 Arkivet har verktyg för att ändra bevarandeplanerna med utgångspunkt från resultaten av de kontroller som genomförs. Förbereder arkivet på förändringar i den externa miljön som gör att de ursprungliga bevarandeplanerna inte längre är hållbara. Bevarandeplaner Strategier och rutiner för revidering av bevarandeplaner Riktlinjer för hur planerna ska hanteras 4.3.3.1 Arkivet har rutiner för att skapa, identifiera och samla in den extra representationsinformation som behövs. 4.3.4 Arkivet kan bevisa att de bevarandeaktiviteter som genomförs är effektiva. Säkerställer att arkivinformationen förblir begriplig och användbar för den tilltänkta målgruppen över tid. Formatregister och olika tjänster för att bevaka teknikutveckling kan fungera som mekanismer för att övervaka när till exempel format är på väg att bli obsoleta. Säkerställer att arkivet kommer att kunna göra information åtkomlig och användbar för den tilltänkta målgruppen på medellång till lång sikt. Det beror på hur specialicerad arkivets målgrupp på vilken nivå arkivet bör kunna demonstrera hur bevarandet går till. Forskare ställer sannoligt högre krav än en vanlig användare. Tjänst för formatregister Tjänst för att bevaka teknikutveckling Bevarandeplaner Bevarandemetadata Referensobjekt för olika typer av arkivobjekt Dokumentation över objektens användbarhet Användarenkäter 4.4 Bevara arkivpaket 4.4.1 Arkivet har specifikationer som dokumenterar hur arkivpaketen lagras ner på bit nivå Säkerställer att information kan extraheras från arkivpaketen över mycket lång tid. Specifikationer behövs som visar hur olika komponenter har paketerats. Det räcker inte bara med att känna till vilken programvara som kan användas. Specifikationer av format, data och komponenter Dataelement kataloger Dokumentation av språk som beskriver hur data hanteras

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.4.1.1 Arkivet bevarar innehållet i arkivpaketen Detta är nödvändigt eftersom det grundläggande uppdraget för ett arkiv är att bevara informationen för den tilltänkta målgruppen. Arkivet behöver kunna bevisa att informationen motsvarar det som en gång lämnades till arkivet. Rutinbeskrivningar Bevarandepolicy Dokumentation av de konverteringar som arkivpaketen genomgått Dokumentation av hur arkivpaketen förhåller sig till den information som en gång levererades 4.4.1.2 Arkivet övervakar aktivt att arkivpaketen är intakta Säkerställer att arkivobjekten är oförändrade över tid. Producenter, ledning och användare ska kunna försäkra sig om att arkivet vidtar nödvändiga åtgärder för att bevara informationen. Att innehållet inte förändras bör kontrolleras regelbundet. Ett sätt är att kalkylera checksummor för arkivobjekten. 4.4.2 Arkivet har aktuell dokumentation av åtgärder och administrativa rutiner som har att göra med lagring och bevarande av arkivpaket. 4.4.2.1 Arkivet har rutiner för alla åtgärder som vidtas med ett arkivpaket. Säkerställer att dokumentationen som beskrivs ovan inte är felaktig, utelämnats eller att äktheten kan ifrågasättas. Dokumentationen kan både genereras automatiskt och skrivas manuellt. Detta är nödvändigt för att se till att de åtgärder som utförs inte ändrar informationen på ett sätt som är oacceptabelt för den tilltänkta målgruppen. Fixeringsinformation Loggar från kontroller Rutindokumentation Dokumenterade beslut eller åtgärder Bevarandemetadata som loggas, lagras och knyts till de digitala objekten Rutiner för alla åtgärder 4.4.2.2 Arkivet kan visa att alla åtgärder har skett i enlighet med de rutiner som dokumenterats. För att se till att de åtgärder som utförs inte ändrar informationen på ett sätt som är oacceptabelt för den tilltänkta målgruppen. Bevarandemetadata Kontroll av att åtgärder genomförts på rätt sätt

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.5 Informationsredovisning 4.5.1 Arkivet har specificerat vilka minimikrav som ställs för att göra det möjligt för den tilltänkta målgruppen att söka efter och hitta information. Möjliggör sökning i arkivets innehåll. Beskrivande information Information om hur arkivobjekt kan tas fram Sökmetadata Dokumentation som beskriver arkivobjekten 4.5.2 Arkivet fångar eller skapar en lägsta nivå av beskrivande information och ser till att den kopplas till respektive arkivpaket. Säkerställer att beskrivande information knyts till rätt arkivpaket. Den beskrivande informationen kan härstamma från producenten eller kan ha skapats av arkivet. Den beskrivande informationen behöver inte lagras i själva arkivpaketet. Till exempel hierarkiska scheman för beskrivning kan användas för att knyta beskrivande information till många arkivobjekt. Beskrivande metadata Unika identifikatorer Systemdokumentation och teknisk arkitektur Leveransöverenskommelser Riktlinjer för hantering av metadata Dokumenterade rutiner och processer 4.5.3 Arkivet upprätthåller en dubbelriktad koppling mellan varje arkivpaket och den beskrivande informationen som hör till. Säkerställer att alla arkivpaket kan lokaliseras och hämtas upp. Beskrivande metadata Unika identifikatorer Dokumenterade relationer Systemdokumentation och teknisk arkitektur Dokumenterade rutiner och processer

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.5.3.1 Arkivet ska underhålla kopplingarna mellan arkivpaken och beskrivande metadata som är hållbar över tid. Säkerställer att alla arkivpaket kan lagras och hämtas. Loggar som registrerar underhåll Kontroller av data och relationer i syfte att upptäcka förändringar Dokumentation av åtgärder eller anpassningar av arkivpaketen Att identifikatorer och sökvägar är persistenta Systemdokumentation och teknisk arkitektur Dokumenterade rutiner och processer 4.6 Åtkomst Med åtkomst menas här 1. Användares tillgång till arkivsystemet (fysisk säkerhet och användarautentisering). Kraven h det finns riktlinjer för åtkomst till arkivsystemet och att dessa införs och upprätthålls. 2. Processen att göra information åtkomlig (begära ut, kontrollera behörighet, förbereda leve slutligen lämna ut ett distributionspaket). Kraven handlar då om arkivets förmåga att lämna u information och säkerställa att rättigheter och överenskommelser respekteras så att rätt säke upprätthålls. 4.6.1 Arkivet följer riktlinjer som satts upp för åtkomst och behörigheter. Följande aspekter måste kontrolleras och tas i särskilt beaktande Säkerställer att arkivet har tagit hänsyn till alla aspekter när det gäller hur användning av arkivet kan påverka pålitligheten. Särskilt när det gäller användarnas förtroende för arkivet. Riktlinjer åtkomliga för arkivets användare Information om autenticering Loggar över åtkomst Tester av olika typer av åtkomst

Målsättning Förklaring Dokumentation 4.6.1.1 Arkivet loggar och granskar felaktiga inloggningar och andra avvikelser. För att identifiera säkerhetshot och felaktigheter runt behörigheter och åtkomst till arkiverad information. Åtkomst kan hanteras både med hjälp av datorer och människor. Det kan handla om att kontrollera IDhandlingar manuellt eller automatiskt genom system för lösenord eller säkra kort. Granskningsloggar 4.6.2 Arkivet följer riktlinjer och rutiner som gör det möjligt att dela informationspaket (distributionspaket) som är möjliga att spåra tillbaka till originalet så att äktheten kan bevisas. Gör det möjligt att spåra om och hur informationen hanterats från arkivpaketet till det paket som delas med konsumenten (distributionspaket). Systemdokumentation Arbetsinstruktioner Lathundar och processbeskrivningar Dokumentation av vilken nivå på bevisen för informationens äkthet som krävs 4.6.2.1 Arkivet dokumenterar och agerar vid avvikelser, rapporter om datafel eller vid felsignaler och felmeddelanden från användare. För att användarna ska uppfatta arkivet som en trovärdig informationskälla. Systembeskrivning Arbetsinstruktioner Lathundar och processbeskrivningar Loggar Avvikelserapporter och felrapporter

Målsättning Förklaring Dokumentation 4 HANTERING AV ARKIVOBJEKT 4.1 Ta emot arkivobjekt 4.1.1 Arkivet har identifierat den innehållsinformation och de egenskaper som ska bevaras. Innehållet är den information som är föremål för bevarande. Detta är nödvändigt för att klargöra gränsdragning för arkivets åtaganden, avgränsingar och vad användare kan förvänta sig få ut från arkivet. Det är också nödvändigt för att definiera den information som ska överlämnas. I vissa fall kanske arkivet bara tillgängliggör text och i andra fall erbjuder databaser sökbara efter vissa kriterier. I ytterligare andra fall kanske grafiskt gränssnitt eller möjlighet att utföra beräkningar bevaras. Uppdragsbeskrivning Leveransöverenskommelse med specifikation av vilka egenskaper som ska bevaras Rutin för bevarandeåtgärder Dokumenthanteringsplan 4.1.1.1 Arkivet har rutiner för att identifiera egenskaper som ska bevaras. Skapar förståelse hos överlämnande part, den tilltänkta målgruppen och ekonomiska ansvariga för hur arkivet väljer ut och stämmer av vilka egenskaper och funktioner som ska bevaras över tid (till exempel layout, klickbara länkar, möjligheter att göra sammanställningar och beräkningar). Detta för att kunna kontrollera att informationen hanteras i enlighet med överenskommelse. Då blir det också möjligt att påvisa fel som påverkar informationens trovärdighet. Leveransöverenskommelse Specifikationer Rutinbeskrivningar och processer

5. Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: TEKNIK OCH SÄKERHET 5.1 Teknisk infrastruktur och riskhantering 5.1.1 Arkivet har identifierat och hanterar risker som rör funktioner för att säkerställa informationens bevarande och de målsättningar som är förknippade med systemets tekniska infrastruktrur. Detta är nödvändigt för att säkerställa en säker och pålitlig teknisk infrastruktur. Några risker som arkivet behöver hantera: Beroende av föråldrad teknik. Beroende av programvaror utan öppen dokumentation. Fel som inträffar när systemen är i drift. Att det finns inte tillräcklig support och utveckling för de system som hanterar bevarandeåtgärder. Att det går inte att bygga ut och utveckla vid oförutsedda behov (skalbarhet) Enstaka tjänster eller komponenter kan bytas ut utan att hela systemet påverkas (möjlighet att utveckla) Förmåga att stödja nya format vad gäller filformat och lagringsmedier Behov att exportera information till ett annat system. Återskapa information efter driftsstörningar eller oförutsedda stopp/fel. Förteckning över systemkomponenter Regelbunden utvärdering av tekniken som används Uppskattning av den tekniska livstiden Exportera innehåll till ett annat system (test) Användande av programvaror som är spridda och som utvecklas Återskapa arkiv från säkerhetskopior (test)

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.1 Arkivet använder sig av teknisk bevakning eller system som övervakar den tekniska utrustningen och signalerar när komponenter behöver bytas ut. Detta är nödvändigt för att få reda på när hårdvara eller mjukvara blir föråldrade och det krävs migrering till ett ny teknisk plattform. Syftet är att kunna upptäcka vilka hjälpsystem som behöver bytas ut innan det är för sent. Orsaken kan vara att leverantören inte längre stöder en viss komponent, eller att protokollen för att kommunicera mellan olika programvaror och komponenter blir föråldrade och inte stöds längre. Regelbundna rapporter med utvärdering av tekniken Jämförelse mellan rapporter 5.1.1.1.1 Arkivet har hårdvara som är lämplig för de tjänster som arkivet ska tillhandahålla sina tilltänkta målgrupper. Detta är nödvändigt för att arkivet ska kunna Aktuell teknik som används av den erbjuda en förutsägbar, överenskommen och stabil tilltänkta målgruppen. servicenivå. Till exempel för att erbjuda enkla Målgruppens förväntningar och leveranser, distribution av och tillgång till användande av arkivet. informationen via anpassade användargränssnitt, Tillräcklig bra närverk för att hantera uppladdningsfunktioner med mera. Det gäller inleveranser och förfrågningar. också löpande förvaltning av informationen, Anpassa krav efter återkoppling när det metoder och lösningar för långtidslagring, gäller servicenivå och tjänster. migrering samt funktioner för systemsäkerhet. Inventarium över aktuell hårdvarumiljö.

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.1.2 Arkivet har rutiner för att övervaka och ta emot meddelanden om när hårdvaran eller den tekniska plattformen behöver uppdateras eller förnyas. Detta är nödvändigt för att arkivet ska kunna Granskning av kapacitet i förhållande till erbjuda en förutsägbar, överenskommen och stabil användande, antalet fel som noterats servicenivå. Det som arkivet behöver hålla koll på samt flaskhalsar och andra begränsningar är: som påverkar användarna. Löpande kontroller av hårdvarans status, felkällor Dokumentation av uppdateringar från och interoperabilitet mellan olika komponenter systemleverantörer. Kontakt med hårdvaruleverantörer när det gäller uppdatering, möjliga felkällor samt konsekvenser för integrationer och prestanda. Syftet är att ta reda på när den tilltänkta målgruppens krav på servicenivån ökar så att det behövs en förändring i tekniken för att möta kraven. Till exempel krav på prestanda och svarstider.

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.1.3 Arkivet har rutiner för att utvärdera när uppdateringar och förändringar av hårdvara behöver genomföras. Detta är nödvändigt för att säkerställa att arkivet Metoder för utvärdering har mandat och kunskap nog att fatta välgrundade Dokumenterade kunskaper när det gäller beslut när en utvärdering visar att förbättringar varje tekniskt stödsystem behövs. För att kunna göra detta behöver det finnas rutiner och kompetens för att bedöma informationen som samlas in. Målsättningen är att ta reda på när det finns ny teknologi som minimerar risker, konstader eller som ökar presantan. Utvärdering identifierar när riskerna med att använda ny teknologi överväger i förhållande till de förväntade fördelarna. Tekniken behöver vara tillräckligt beprövadför att minimera risker, men arkivet behöver också ha tillräcklig kapacitet för att utföra sitt uppdrag. 5.1.1.1.4 Arkivet har engagemang, rutiner och ekonomiska resurser för att kunna ersätta hårdvara när en utvärdering visar att det behövs. Detta är nödvändigt för att säkerställa utbyte av hårdvara i god tid för att undvika systemfel eller otillräckliga prestanda. Utan ett tydligt uppdrag, och ännu viktigare, utan budgeterade medel eller en säker finansieringskälla, har inte tekniska varningssystem och meddelanden något värde. Arkivet behöver ha strategier och rutiner för att utvärdera effekten av det nya systement innan det driftsätts. Det behövs också utvärdering av att förändrigarna får avsedd effekt. Förbindelser att upprätthålla en viss servicenivå. Budget som visar att det finns ekonomiska resurser avsatta för ändamålet. Kalkyler över kostnader och finansiering.

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.1.5 Arkivet har programvaror som är lämpliga för de tjänster som ska tillhandahållas till den tilltänkta målgruppen. Detta är nödvändigt för att arkivet ska kunna Uppdaterade "användarprofiler"med erbjuda en förutsägbar, överenskommen och stabil förväntade krav och behov när det gäller servicenivå, för till exempel enkla leveranser, tillgång till teknologi, förväntningar och distribution av och tillgång till informationen via användande av arkivets tjänster. anpassade leverans och användargränssnitt, System som stödjer mottagning av uppladdningsfunktioner, löpande förvaltning av leveranser och användares krav. informationen, metoder och lösningar för Förteckning över aktuella programvaror. långtidslagring, migrering samt funktioner för Anpassa krav efter återkoppling från systemsäkerhet. användare när det gäller programvaror. Arkivet behöver kunna spåra när mågruppernas förväntningar förändras så att programvarorna som arkivet använder behöver förändras. Stöd för nya dataformat och möjligheter att migrera information till nya format.bakgrunden kan vara nya behov när det gäller åtkomst till information, nya sätt att överföra data och förändring när det gäller mängden arkiverad information, filstorlek med mera.

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.1.6 Arkivet har rutiner för att övervaka och ta emot meddelanden om när uppdateringar och förändringar av programvara behövs. Detta är nödvändigt för att arkivet ska kunna erbjuda en förutsägbar, överenskommen och stabil servicenivå. Målsättningen är att ta reda på när förändringar i den tilltänkta målgruppens krav kräver en förändring när det gäller de programvaror som används, när arkivet börjar ta emot nya typer av leveranser som ställer andra krav på kapacitet eller när bevarandepolicyn förändras då att det behövs ny funktionalitet för att motsvara kraven. Faktorer som påverkar är också uppdaterade versioner av programvaror, om dessa har kända fel eller får konsekvenser när det gäller interoberabilitet till andra programvaror eller den hårdvara som används. Arkivet behöver fortlöpande bevaka utvecklingen när det gäller de programvaror som används. Mätningar av arkivets kapacitet och hur mycket som används. Granskning av identifierade fel. Granskning av flaskhalsar som påverkar arkivets användare. Dokumentation av utvärdering av de programvaror som används. Dokumentation om uppdateringar från leverantörer.

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.1.7 Arkivet har rutiner för att utvärdera och fastställa när det krävs uppdateringar eller förändringar av programvaror. Detta är nödvändigt för att säkerställa att arkivet har mandat och kunskap nog att fatta välgrundade beslut vid rätt tidpunkt när en utvärdering visar att det behövs en ny programvara. För att kunna göra det behöver arkivet ha rutinbeskrivningar och tillräcklig kunskap för att kunna utvärdera information och fatta välunderbyggda beslut. Rutinbeskrivningar. Dokumenterade kunskaper när det gäller varje programvara som används. Målsättningen är att ta reda på när det finns ny programvara som minimerar risker, kostnader eller som ökar prestandan. Utvärdering identifierar när riskerna med att använda ny programvara överväger i förhållande till de förväntade fördelarna. Programvarorna behöver vara tillräckligt beprövade för att minimera risker, men arkivet behöver också ha tillräcklig kapacitet för att utföra sitt uppdrag. 5.1.1.1.8 Arkivet har nödvändig förankring, rutiner och ekonomiska resurser för att kunna ersätta programvara då en utvärdering visar på ett sådant behov. Detta är nödvändigt för att säkerställa att Strategier och rutiner för att utvärdera programvaror ersätts i god tid så att systemfel effekten av ett nytt system innan det eller otillräckliga prestanda kan undvikas. Utan ett implementeras ute i verksamheten tydligt uppdrag, och ännu viktigare, utan budgeterade medel eller en säker finansiering så är varningsklockor och felmeddelanden av ringa betydelse. Arkivet måste ha strategier och rutiner för att utvärdera effekten av ett nytt system innan det implementeras ute i verksamheten.

Målsättning Förklaring Åskådliggörs genom: 5.1.1.2 Arkivet har ett hårdvara och mjukvara som stödjer säkerhetskopiering. Funktionaliteten ska vara tillräcklig för att bevara slutarkivets innehåll och för att spåra bevarandeåtgärder. Detta är nödvändigt för att säkerställa att arkivet Dokumentation av vad som har åtkomst till bevarandefunktioner och kan spåra säkerhetskopieras och hur ofta. åtgärder när det gäller de digitala objekt som Logg över genomförda backuper. förvaras. Inte bara arkivets innehåll utan även Kontinuitetsplan. systemmetadata som skapas när arkivsystemet Riktlinjer och instruktioner. används. Arkivet behöver planera Övningar för att hantera olika typer av säkerhetskopiering för att säkerställa fel. funktionaliteten oavsett vad som kan tänkas gå fel. Tester av att återläsa backuper. Kontroll av att systemmetadata som behörigheter, replikering, loggning och checksummeberäkningar fungerar. Avtal om support när det gäller hårdvara och mjukvara för att genomföra säkerhetskopiering. 5.1.1.3 Arkivet kan upptäcka korrupt data eller förlust av data (bit corruption or loss). Detta är nödvändigt för att säkerställa att arkivpaketen med tillhörande metadata är oskadade och att dataförlust upptäcks och håller sig inom en acceptabel nivå som fastställts i arkivets riktlinjer (se 3.3.5). Dokumentation när det gäller fel som upptäcks på bit nivå och vilka metoder och mekanismer som används för att rätta till felen. Strategier och rutiner för att upptäcka korrupt data eller förlust av data. Riskanalys. Felrapporter. Regelbunden analys av arkivets integritet.