Dokument Sida INFORMATION 1 (3) Polisens verksamhetsstöd (PVS) Datum Diarienr Version Polisens administrativa center (PAC) 2010-10-08 PVS-730 810-234/10 Lönenytt nr 5 INNEHÅLL 1 NYHETER... 2 1.1 Lönehandboken... 2 2 SNÖ OCH GRÄNSSNITT MOT PAC... 2 2.1 Intermittent anställda med lön per timma... 2 3 SYSTEMINFORMATION PALASSO... 2 3.1 Sparad semester från 2009... 2 3.2 Fel kontering på nya lönearter för sjukersättning... 2 4 SYSTEMINFORMATION COPS... 3 4.1 Fel kontering på nya lönearter för sjukersättning... 3 5 BILAGOR... 3 5.1 Anställningsbekräftelse... 3 5.2 Tjänstgöringsuppgift/timanställd... 3 5.3 Exempel på hur tjänstgöringsuppgift ska fyllas i... 3 5.4 Analysfråga... 3 Lönenytt nr 5.doc
Dokument Sida INFORMATION 2 (3) Polisens verksamhetsstöd (PVS) Datum Diarienr Version Polisens administrativa center (PAC) 2010-10-08 PVS-730 810-234/10 1 Nyheter 1.1 Lönehandboken Informationen vänder sig till HR-chefer, HR-handläggare, lönehandläggare på COPS-myndigheterna och PAC. Lönehandboken är nu uppdaterad med de fastställda löneprocesserna som hantera anställning, hantera sjukfrånvaro, hantera ledighet, hantera föräldraledighet, hantera resor, hantera tillägg/kostnadsersättningar, hantera arvoden, hantera skatter, hantera pensionsavsättning, hantera skuld till myndigheten, hantera pensioner, hantera avslut, hantera löneproduktion och ge råd och stöd. Nyheter, förtydliganden i gränssnitt och rutiner presenteras först i Lönenytt, därefter arbetas informationen in i Lönehandboken. 2 SNÖ och gränssnitt mot PAC 2.1 Intermittent anställda med lön per timma Informationen vänder sig till HR-chefer och HR-handläggare inom Polisen. För alla intermittent nyanställda ska en anställningsbekräftelse upprättas och skickas till lönekontoret. Ett anställningsbevis ska inte upprättas som meddelats i Lönenytt nr 3. Anställningsbevis upprättas för anställda med månadslön. För att minska arbetstiden med att registrera uppgifter från tjänstgöringsuppgiften ska varje dygn redovisas för sig. Ex. ett arbetspass som sträcker sig mellan 22 06 över två dygn redovisas med 2 timmar på avsett dygn och 6 timmar på nästa dygn. Detta är viktigt så att det blir enklare att räkna ut vilken omfattning som personen varit anställd ett specifikt dygn. Se exempel på bifogad ifylld blankett. 3 Systeminformation Palasso 3.1 Sparad semester från 2009 Informationen vänder sig till HR-chefer, HR-handläggare, lönehandläggare på COPS-myndigheterna och PAC. Palasso har uppdaterats med servicepack 3 vilket innebär att sparad semester 2009 ingår i fältet sparad semester på lönespecifikationen och saldo i egenrapportering. 3.2 Fel kontering på nya lönearter för sjukersättning Informationen vänder sig till HR-chefer, ekonomichefer, ekonomihandläggare, lönehandläggare på COPS-myndigheterna och PAC. Lönenytt nr 5.doc
Dokument Sida INFORMATION 3 (3) Polisens verksamhetsstöd (PVS) Datum Diarienr Version Polisens administrativa center (PAC) 2010-10-08 PVS-730 810-234/10 De nya lönearterna för sjukersättning (5360-5367) styrdes mot fel konton vid lönekörningen i september. Logica har informerats och de kommer att göra en rättelse till oktober lönekörning. Felaktigheterna i september måste dock rättas manuellt. PAC PA tar fram underlag för rättning för de myndigheter som är anslutna till PAC PA. Framtaget underlag från Palasso Analys skickas ut till respektive berörd polismyndighet m.fl. från PAC PA. Utifrån underlaget ska en omföring upprättas på en bokföringsorder på fil som attesteras och skickas in till PAC Ekonomi för bokföring i Agresso. Omföring ska göras från konto 40100, 40110, 41100 till konto 40101, 40111, 41101. 4 Systeminformation Cops 4.1 Fel kontering på nya lönearter för sjukersättning Informationen vänder sig till HR-chefer, ekonomichefer, ekonomihandläggare, lönehandläggare på COPS-myndigheterna och PAC. De nya lönearterna för sjukersättning (5360-5367) styrdes mot fel konton vid lönekörningen i september. Logica har informerats och de kommer att göra en rättelse till oktober lönekörning. Felaktigheterna i september måste dock rättas manuellt. Gå in i Palasso Analys/Områden/Analysområden/Ekonomi/ Lönekostnader och ställ bifogad fråga. För över resultatet till Excel och summera varje organisatorisk enhet. Utifrån underlaget från Palasso Analys ska en omföring upprättas på en bokföringsorder på fil som attesteras och skickas in till PAC Ekonomi för bokföring i Agresso. Omföring ska göras från konto 40100, 40110, 41100 till konto 40101, 40111, 41101. 5 Bilagor 5.1 Anställningsbekräftelse 5.2 Tjänstgöringsuppgift/timanställd 5.3 Exempel på hur tjänstgöringsuppgift ska fyllas i 5.4 Analysfråga Lönenytt nr 5.doc
ANSTÄLLNINGSBEKRÄFTELSE Datum Diarienummer 2010-03-01 NN Personnummer Byvägen 1 XXX XX Ort Anställningsbekräftelse Polismyndigheten X kommer med Ditt medgivande att ta Dig i anspråk för enstaka kortvariga anställningsperioder med stöd av 5 1 st. 1 p. lagen (1982:80) om anställningsskydd vid enhetens namn, ort som arrestantvakt då tillsvidareanställd personal inte räcker till för att täcka arbetskraftsbehovet. Att stå till förfogande på detta sätt innebär att ett nytt anställningsförhållande inträder vid varje enskilt tillfälle som Du tas i anspråk för arbete. Erbjudande om sådan tidsbegränsad anställning sker genom telefonförfrågan. Du har rätt att tacka nej till sådant erbjudande. Fullgjord anställningstid redovisas särskilt och anställningen skall bestyrkas vid varje tillfälle av berörd arbetsledare. Ersättning utgår för varje anställningsperiod med X kr/timme. (alt. Ersättning utgår för varje anställningsperiod med timlön. Timlönen beräknas med 1/165 av månadslönen. NNs månadslön uppgår till X kronor/månad.) Övriga ersättningar följer av gällande kollektivavtal. Denna bekräftelse har upprättats i två likalydande exemplar vilka är undertecknade och utväxlade. Ort den 1 mars 2010 NN Polismyndigheten X NN Arbetstagaren
Polisens administrativa center Box 687, 581 07 LINKÖPING TJÄNSTGÖRINGSUPPGIFT TIMANSTÄLLD/TILLFÄLLIGT ANSTÄLLD Utställande Myndighet: Personnummer Namn År Månad Fyll i antal OB C OB B OB A Datum Dag Klockan (fr o m - t o m) tim min tim min tim min tim min 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Summa timmar och minuter Utbetalningsorder attesterad datum: 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 av Fyll i timmar och minuter Namnförtydligande
Polisens administrativa center Box 687, 581 07 LINKÖPING TJÄNSTGÖRINGSUPPGIFT TIMANSTÄLLD/TILLFÄLLIGT ANSTÄLLD Utställande Myndighet: Östergötland Personnummer Namn År Månad 760202-0000 Kalle Karlsson 10 09 Fyll i antal OB C OB B OB A Datum Dag Klockan (fr o m - t o m) tim min tim min tim min tim min 1 2 3 4 06,00-14,00 7 30 7 30 5 6 7 8 22,00-00,00 2 2 9 00,00-06,00, 22,00-00,00 7 30 5 10 11 12 13 14 15 16 17 18 22,00-00,00 2 2 19 00,00-06,00 5 30 5 30 20 21 22 23 24 25 26 27 20,00-00,00 4 2 28 00,00-02,00 1 30 1 30 29 30 31 Summa timmar och minuter Utbetalningsorder attesterad datum: 30 0 10 30 15 0 0 0 28 120 0 10 30 14 60 0 0 av Fyll i timmar och minuter Namnförtydligande