Fritidsnämnden 26 augusti 2003 Plats och tid för sammanträdet Mörbyrummet, Fritidskontoret, Tuna torg 15, Vallentuna tisdagen den 26 augusti 2003 kl. 19.00 Kallade tjänstemän Fritidschef Jan-Åke Bredberg Fritidsintendent Lars Lundkvist Förvaltningssekreterare Marie-Louise Bornholm Enhetschef Agneta Fleischer, punkt 2 Vallentuna den 19 augusti 2003 Jörgen Hellberg Ordförande Jan-Åke Bredberg Fritidschef Marie-Louise Bornholm e.u. 1. Justerande:... 1 (1)
Innehållsförteckning: 1. Justerande:...1 2. Projekt Ett Tryggare Vallentuna...3 3. Budgetuppföljning 2003 Halvårsbokslut...4 4. Internkontroll avseende efterlevnad av redovisningslagen fakturahantering, revisionens granskning...6 5. Program för två detaljplaner för bostäder i Karby i Vallentuna kommun...9 6. IF Vallentuna BK Ishockeys skuld till kommunen...10 7. Anmälningar och rapporter...11 8. Övriga ev ärenden...13 Sid 2 (13)
2. Projekt Ett Tryggare Vallentuna Dnr 2001.057 809 Ärendet Enhetschef Agneta Fleischer berättar att.. - arbetet inom samordningsgruppen fungerar allt bättre, - man arrangerat en seminariedag med konsulten Ulf Hagström på temat Låter sig skyddsänglar organiseras. Ca 50 personer från skol-, social-, och fritidsförvaltning deltog. Dagen var mycket uppskattad och fortsättning planeras i höst, - länsstyrelsen beviljat kommunen 400 tkr i bidrag för att anställa en drog-samordnare under ett år. Rekrytering sker efter sommaren och tjänsten planeras vara tillsatt i oktober månad, - fältverksamheten fungerar mycket bra. Kontakten med ungdomar, föräldrar, socialförvaltning, och polis fungerar utmärkt, - det varit relativt lugnt på ungdomsfronten under sommaren utom i början och slutet av sommarlovet. Fritidschefen Jan-Åke Bredberg meddelar att kommundirektören fått kommunstyrelsens uppdrag att tillsammans med fritidsförvaltningen, i besparingssyfte, se över innehållet i projektet Ett Tryggare Vallentuna. Ärendets tidigare behandling Fritidsnämnden beslutade den 17 juni 2003, 60 att uppdra åt fritidskontoret att återkomma med en lägesrapport till nämndens augustisammanträde. Arbetsutskottet beslutade den 12 augusti, 2003, 52 att uppdra åt fritidschefen att till nästa sammanträde lägga fram ett förslag till hur den framtida fältverksamheten skall utformas. 3 (13)
3. Budgetuppföljning 2003 Halvårsbokslut Dnr 2003.014 042 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att godkänna och översända nämndens halvårsbokslut till kommunstyrelsen. Ärendet Kommunstyrelsen har beslutat att alla nämnder skall upprätta ett halvårsbokslut enligt VASARU modellen. För fritidsnämndens del visar halvårsbokslutet att verksamheten i princip genomförts enligt plan med en stram ekonomisk hushållning, som gör att ekonomin är i balans och sannolikt kommer att ge ett överskott i bokslutet. Driften Kvarnbadet fick en dålig start med ett befarat underskott dels på grund av det dåliga vädret och dels genom Kommunals konflikt, som gjorde att badentrén endast kunde deltidsbemannas och att första simskoleomgången fick ställas in. Genom att konflikten avblåstes i tid och att vädret drastiskt förändrades är det full fart på verksamheten och badet kommer med stor sannolikhet att ge ett ekonomiskt överskott. Projektet Ungdomens Hus fortskrider enligt plan, vilket innebär inflyttning den 1 september och invigning i mitten av oktober månad. Utfallet av föreningsbidragen är en osäkerhetsfaktor där vi inte kan utläsa halvårsutfallet förrän i slutet av augusti månad. Investeringar En ny rinkbelysning till ishall B och en värmepump till Vallentuna IP är upphandlade och håller sig väl inom de ekonomiska ramarna. Iordningställandet av grönytan på frilufts- och idrottsparken väster om Snapptuna pågår men kommer inte att kunna tas i bruk i höst som planerats. Anledningen härtill är något mer komplicerade markförhållanden än väntat. Förhoppningsvis är ytan klar att tas i bruk till våren 2004. Anm.: För att klara budgeten för föreningsbidrag för 2003 har relativt omfattande omfördelningar av medel inom nämndens driftbudget varit nödvändiga. En förutsättning för dessa omfördelningar har varit att medel för reinvesteringar på nämndens fritidsanläggningar och för inventarier till Ungdomens Hus finansieras genom nämndens investeringsbudget. För att klara detta måste tidigare begärda omfördelningar av budgeterade medel få göras från 2004 till 2003 och från 2005 till 2004. 4 (13)
Fritidskontorets förslag Fritidsnämnden beslutar att godkänna och översända nämndens halvårsbokslut till kommunstyrelsen. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet beslutade den 12 augusti 2003, 46 att godkänna och översända nämndens halvårsbokslut till kommunstyrelsen. Handlingar i ärendet Budgetuppföljning/halvårsbokslut 2003. 5 (13)
4. Internkontroll avseende efterlevnad av redovisningslagen fakturahantering, revisionens granskning Dnr 2003.030 007 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar godkänna fritidskontorets rapport och åtgärder för att komma till rätta med redovisade brister i fakturahanteringen. Ärendet Kommunens revisorer har uppdragit åt Komrev att granska den interna kontrollen avseende efterlevnaden av redovisningslagen i samband med förvaltningarnas fakturahantering. Granskningen omfattar 2.750 verifikationer avseende 2003 från samtliga förvaltningar. Granskningen har avgränsats till att omfatta - Attestering av fakturor - bl.a. kontroll av attester och att beslutsattest ej skett för egna utlägg. - Momshantering. - Resor, konferenser och representation kontroll av att syfte och deltagare har angivits. - F-skattsedel kontroll av att uppgift om F-skattsedel finns. - Kassaverifikat bl.a. kontroll av attester och underlag till verifikat. - Bokföringsorder kontroll av attester och underlag till bokföringsorder. I sin sammanfattande bedömning konstaterar revisorerna att ankomstregistrering sker på alla förvaltningar, att kravet på två attester i huvudsak uppfylls. Vissa brister finns dock avseende behörighetsattester, att momsavlyft sker på ett riktigt sätt på samtliga förvaltningar med undantag för enstaka representationsfakturor, att samtliga förvaltningar brister i att ange syfte/ändamål och deltagare på representationsfakturor, att vissa brister finns i uppgift om F-skattsedel på fakturor, att några kassaverifikat saknar underlag, att ett relativt stort antal bokföringsorder saknar behörighetsattest samt att det är relativt vanligt att underlag till bokföringsorder saknas. Revisorernas samlade bedömning är dock, att kommunens verifikationsmaterial håller en relativt god standard. Följande allmänna rekommendationer ges dock: - Samtliga nämnder skall fastställa behörighetsattestanter i enlighet med kommunens attestreglemente. - Behörighetsattester skall användas konsekvent inom kommunen. - Underlag för kassaverifikationer och bokföringsorders bör förbättras. 6 (13)
- En uppstramning av rutinerna bör ske gällande noteringar om syfte/ändamål och deltagare på fakturor som avser resor, kurser, konferenser och representation. Vad gäller fritidsnämnden så har samtliga 360 verifikationer under perioden januari-april granskats. Vi kan tyvärr konstatera att det brustit i den interna kontrollen enligt följande: - Sju fakturor saknar beslutsattest och elva saknar behörighetsattest. - Fyra fakturor saknar redovisning av syfte och deltagare och två saknar redovisning av syfte i samband med resor konferenser och representation. - Ekonomiska händelser - underlag/förklaringar till ekonomiska transaktioner har varit bristfälliga i flera fall. Anm.: Vad gäller påpekandet om inköpskvitton till Statoil-kort så samlas dessa i en pärm på Vallentuna IP och kontrolleras mot faktura innan betalning sker - ett förfaringssätt som fungerar bra och som godkänts vid tidigare granskningar. Utbetalning av föreningsbidrag verkställs utifrån fastställda normer och administreras i ett speciellt datasystem kallat FRI där också verifikationerna tas ut. Det finns alltså inga enskilda beslut att hänvisa till. F-skattsedel skall inte redovisas av Showdansföreningen Flex, som är en ideell förening. Fakturan var felkonterad och därav missförståndet. Viktigt att understryka är att samtliga påpekanden som gjorts vad gäller resor, konferenser, representation och ekonomiska händelser har förklarats i samband med granskningen. Detta gäller dock inte verifikation 85 (kvitto) som saknas. En extra kontroll har genomförts och visar att detta inköp är korrekt. Åtgärder För att komma till rätta med de ovan redovisade bristerna har följande åtgärder vidtagits: - Revisionsrapporten har genomgåtts med berörd personal. - En allmän skärpning vid fakturahantering har anbefallts. - Förteckning av behörighetsattestanter har tagits fram och skall fastställas av fritidsnämnden. - Kontrollrutiner har setts över och genomgåtts med berörd personal. - Förklaringar/förtydliganden till olika ekonomiska händelser skall bli bättre. Fritidskontorets förslag 7 (13)
Fritidsnämnden beslutar godkänna fritidskontorets rapport och åtgärder för att komma till rätta med redovisade brister i fakturahanteringen. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet beslutade den 12 augusti 2003, 47 att godkänna fritidskontorets rapport och åtgärder för att komma till rätta med redovisade brister i fakturahanteringen. 8 (13)
5. Program för två detaljplaner för bostäder i Karby i Vallentuna kommun Dnr 2003.026 214 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar uttala att man inte har något att erinra mot ovanstående detaljplaner eftersom områdena inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet. Ärendet Program för detaljplanerna har upprättats för att möjliggöra en utbyggnad av ytterligare bostäder i Karby. Programmet är utsänt för samråd och synpunkter skall vara samhällsbyggnadsnämnden tillhanda senast den 4 september 2003. De två områden, som berörs, är: 1. Del av Karby 3:2 Brittas backe, beläget norr om Karby torg och ICA-butiken vid Lindvägen och Aspvägen. 2. Karby 3:90 och del av Karby 3:2 Lindvägen, beläget öster om Vadavägen och norr om Lindgårdsvägen vid Lindvägen och Tallstigen. Fritidskontorets förslag Fritidsnämnden beslutar uttala att man inte har något att erinra mot ovanstående detaljplaner eftersom områdena inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet beslutade den 12 augusti, 49 att uttala att man inte har något att erinra mot ovanstående detaljplaner eftersom områdena inte innebär några störningar för det rörliga friluftslivet. 9 (13)
6. IF Vallentuna BK Ishockeys skuld till kommunen Dnr 2002.020 821 Ärendet Fritidschef Jan-Åke Bredberg meddelar, att IF Vallentuna BK Ishockeys sammanlagda skuld till kommunen den 8 augusti uppgick till 160.256 kronor. Fritidskontoret planerar att, som vanligt, tillskriva föreningen med uppmaning att skulden skall regleras snarast möjligt. Förslag Ordf. Jörgen Hellberg föreslår att arbetsutskottet beslutar att en skrivelse med påpekande om att alla skulder ej betalats skall tillställas föreningen samt att uppdra till fritidskontoret att till fritidsnämndens augustisammanträde utarbeta ett förslag till åtgärder, som skall vidtas då föreningen ej fullgör sina ekonomiska åtaganden. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet beslutade den 12 augusti 2003, 51 att en skrivelse med påpekande om att alla skulder ej betalats skall tillställas föreningen samt att uppdra till fritidskontoret att till fritidsnämndens augustisammanträde utarbeta ett förslag till åtgärder, som skall vidtas då föreningen ej fullgör sina ekonomiska åtaganden. 10 (13)
7. Anmälningar och rapporter Meddelas och läggs till handlingarna. 1. Arbetsutskottets protokoll Arbetsutskottets protokoll från den 1 juli 2003. Se pärm. 2. Delegationsbeslut Tillstånd att röka och förtära alkohol vid fest. Se pärm. 3. Personal Följande anställningar har gjorts: Se bilaga. 4. Verksamhetsberättelser Inlämnade verksamhetsberättelser för 2001/02 Vallentuna Volleybollklubb 2002 Markim-Orkesta IF Vallentuna Bollklubb Vallentuna BK Damfotboll Vallentuna 4H 2002/03 Vallentuna Volleybollklubb 5. Nybildad förening Huvudstadens Golfklubb är fr.o.m. den 13 juni 2003 registrerad som förening utan föreningsbidrag. Täby Galopps Ponnyklubb är fr.o.m. den 13 juni 2003 registrerad som bidragsberättigad förening. 6. Konferenser UVIAB Skandinaviska Utvärderingsinstitutet inbjuder förtroendevalda och tjänstemän till en konferens med information om praktiska angreppssätt användbara i ett utvärderings- och kvalitetsarbete. Syftet med konferensen är att ge en överskådlig bild av praktiska kvalitetsverktyg och arbetssätt samt exempel på hur resultat kan användas i måldokument och i utvecklingen av olika policydokument. För tjänstemän syftar dagen till att ge en uppfräschning av kunskaper 11 (13)
kring tekniker och metoder i ett kvalitetsarbete. För förtroendevalda är syftet att ge en god allmänkunskap om olika tekniker, begrepp och arbetsflöden. Tid: Tisdagen den 9 september 2003. Plats: Stockholm. Pris: 1.800:- plus moms. Övriga ärenden delges i protokoll. 12 (13)
8. Övriga ev ärenden 13 (13)