Snabbguide
2 Snabbguiden innehåller skärmbilder som skapats i Windows XP. Det kan hända att de ser annorlunda ut i andra operativsystem.
Varför är PDF-filer så populära? PDF (Portable Document Format) har utvecklats som standard när dokument ska utbytas mellan olika plattformar och datormiljöer. Det finns över 200 miljoner PDF-dokument på webben. Huvudanledningarna till att formatet har blivit så populärt är: Integritet: PDF-filerna ser ut precis som originaldokumenten. Utseendet bibehålls när filerna distribueras oavsett plattform, operativsystem, installerade teckensnitt och lokala inställningar på datorn eller enheten. Filstorlek: I många fall kan PDF-filer vara mer kompakta än källdokumenten perfekt vid filöverföring. Säkerhet: PDF-filer kan signeras digitalt och skyddas med lösenord för att förhindra obehörig åtkomst. Fildelning: Det grundläggande dokumentinnehållet kan frysas, men samtidigt finns det kommentar- och markeringsverktyg som möjliggör samarbete och granskning av dokument. Det finns gott om kostnadsfria PDF-visningsprogram, men inte så många alternativ när man behöver skapa PDF-filer. Det är här PDF Create 7 kommer in i bilden. Vad kan man göra med PDF Create? I Nuance PDF Create 7 kan du skapa PDF-filer från en rad olika filformat. I dialogrutan Skriv ut i alla program med utskriftsfunktion läggs det till en skrivare som heter ScanSoft PDF Create!. Med PDF Create-assistenten kan du sammanställa en lista över alla filer som har skapats i olika program. De enskilda filerna kan konverteras till separata PDF-filer. Du kan också välja att kombinera filerna, lägga över dem eller sammanställa dem i paketfiler. När du arbetar i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint kan du skapa en PDF-fil genom att starta programmet direkt från dokumentet. Vid konvertering kan hyperlänkar och kommentarer överföras och du kan ange att bokmärken ska skapas med utgångspunkt från strukturen i Word-dokumentet, kalkylbladen i Excel eller sidorna i PowerPoint- 3
presentationen. Det går även att överföra dokumentinformation (metadata). Vid arbete i Microsoft Outlook och Lotus Notes kan du spara filer som har bifogats till meddelanden i PDF-format. När du skriver ett nytt meddelande eller besvarar ett meddelande kan du välja en fil i annat format på datorn, konvertera den till PDF och bifoga den. Du kan konvertera webbsidor i Internet Explorer till PDF. PDF-filer kan skapas i version 1.3 1.7 samt PDF/A. Du kan skydda filerna med lösenord och lägga till vattenstämplar. Med hjälp av inställningarna för komprimering och teckensnitt har du fullständig kontroll över PDF-filens storlek och utseende. PDF-produktserien Nuance Communications, Inc. tillhandahåller tre PDF-produkter: Nuance PDF Converter för att låsa upp PDF- och XPS-filer. Nuance PDF Create för att skapa PDF-filer. Nuance PDF Converter Professional för att låsa upp, skapa, redigera, kommentera och dela PDF-filer samt för att låsa upp och skapa XPS-filer. Installation och aktivering När du installerar PDF Create 7 identifieras automatiskt tidigare programversioner och du tillfrågas om du vill avinstallera dem. Du bör vara inloggad som administratör när du installerar och aktiverar programmet. Du måste ha tillgång till Internet för aktivering. 1. Sätt i CD-skivan i CD-ROM-enheten Installationsprogrammet startas automatiskt. Om ingenting händer letar du reda på CD-ROM-enheten i Utforskaren och dubbelklickar på autorun.exe-filen för programmet. Välj språk för installationen. Guiden InstallShield visas. (Om du har hämtat PDF Create från Nuances webbplats behöver du bara dubbelklicka på filen autorun.exe.) 4
2. Licens och serienummer Du måste godkänna licensavtalet för att kunna fortsätta. Du måste ange ett serienummer. Det står på CD-fodralet, Nuances webbplats eller den återförsäljarwebbplats där du har hämtat programmet. Vissa återförsäljare ger dig tillgång till serienumret i efterhand genom att återgå till beställningen. Tänk på att förvara serienumret säkert, det kontrolleras visserligen bara fullständigt när produkten aktiveras, men du behöver det också om du måste installera om programmet. 3. Plats och installationstyp Vid installationen föreslås en standardplats till programmet. Du kan godkänna förslaget eller ange en annan plats. Välj Fullständig eller Anpassad installation. Välj Anpassad installation om du vill aktivera eller inaktivera integrering mellan PDF Create och andra program. Enligt standardinställningen är alla program upptagna på panelen Integrering med PDF Create i guiden InstallShield aktiverade. Du kan ändra integrationsinställningarna senare genom att välja programmet under Lägg till/ta bort program på Kontrollpanelen. Klicka på Ändra och sedan på Reparera. 4. Klicka på Slutför I slutet av installationen kan du registrera programmet. Välj Registrera online för att koppla upp dig till Nuances webbplats. Här finns ett enkelt, elektroniskt formulär som du kan fylla i. Det tar bara en liten stund. När du har fyllt i formuläret klickar du på Skicka. Om du väljer att inte registrera programmet eller ber att få en påminnelse vid ett senare tillfälle kan du när som helst gå till http://www.nuance.com och registrera produkten. Klicka på Support och välj Produktregistrering i fönstret som öppnas. Nuances sekretesspolicy innehåller information om hur registreringsuppgifterna hanteras. 5. Aktivera Du ombeds aktivera produkten i slutet av installationen. Observera att det kräver en Internet-uppkoppling. Om serienumret finns där du har lagrat produkten och har angetts korrekt behöver du inte göra något under aktiveringen. Observera att inga personuppgifter överförs. Om du 5
inte aktiverar produkten vid installationen ombeds du göra det varje gång du startar programmet. PDF Create kan bara startas fem gånger innan du måste aktivera det. Använda hjälpen Guiden är tillgänglig som PDF-fil på CD-skivan och i programmappen efter installation. Du kan även öppna den från panelen Om. Om programvaran levereras elektroniskt finns PDF-filen på hämtningssidan och medföljer vid hämtning. Nuance PDF Create har en omfattande elektronisk hjälp i html-format. Du öppnar den via en hyperlänk i PDF Create-assistenten eller från Nuance PDF Create-menyn i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint. Tryck på F1 för att öppna hjälpen i det avsnitt som beskriver den panel som är öppen för närvarande. I vissa dialogrutor finns det Hjälp-knappar. En Viktigt-fil med den senaste informationen finns på CD-skivan och i programmappen. På Nuances webbplats hittar du information om programmet, en kunskapsdatabas som uppdateras regelbundet samt användargrupper. Obs! Systemkraven anges på förpackningen och i hjälpen. Översikt över PDF-framställningen Du kan skapa PDF-filer från de platser som beskrivs i tabellen och följande avsnitt: Plats Källfiler Konverteringsmetod Mål Dialogrutor för utskrift Start-menyn i Microsoft Windows (samt skrivbordet, snabbstartsfältet och aktivitetsfältet om så önskas) Aktuellt dokument i arbetsprogrammet En eller flera filer på datorn eller i ett dokumenthanteringssystem Individuella inställningar. Du kan vanligtvis ange sidintervall. PDF Create-assistenten, med hjälp av profiler; ej stöd för sidintervall. Fördefinierat eller via Spara som Användardefinierad. Till fil på datorn, till e-post eller båda 6
Plats Källfiler Konverteringsmetod Mål Snabbmenyn i Utforskaren Microsoft Word (knappen Skapa PDF) Microsoft Excel (knappen Skapa PDF) Microsoft PowerPoint 2007 (knappen Skapa PDF) Microsoft Outlook och Lotus Notes (exportera PDF) Microsoft Outlook och Lotus Notes (importera PDF) Microsoft Internet Explorer En eller flera hela filer på datorn Hela den öppna Word-filen Öppen arbetsbok/ öppet kalkylblad i Excel Hela den öppna presentationen En eller flera bifogade filer i ett e-postmeddelande En eller flera filer på datorn Aktuell webbsida eller länk till annan sida Direktkonvertering med hjälp av vald profil och anvisningar för dokumentsammanställning. Direktkonvertering med aktuella inställningar. Inställningar av Word och allmänna inställningar kan göras från Word. Direktkonvertering med aktuella inställningar (kan göras från Excel) Direktkonvertering med aktuella inställningar (kan göras från PowerPoint) Direktkonvertering av alla bifogade filer eller med alternativruta. Inställningarna kan öppnas. Direktkonvertering med aktuella inställningar (utan tillgång till inställningar) Direktkonvertering med aktuella inställningar. Inställningarna kan öppnas från Utforskaren. Fördefinierat eller via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda Fördefinierat eller via Spara som till fil på datorn PDF bifogad till öppet meddelande Via Spara som till fil på datorn, till e-post eller båda 7
Skapa PDF-filer från dialogrutan Skriv ut Skrivardrivrutinen ScanSoft PDF Create! läggs till i dialogrutan Skriv ut i alla program med utskriftsfunktion. Ladda en fil som du vill skapa en PDF av och välj sedan Arkiv > Skriv ut. Välj ScanSoft PDF Create! som skrivare. Ange sidintervall och andra inställningar om så önskas. En PDF-fil skapas (värdet för antal kopior ignoreras). Klicka på Egenskaper för att kontrollera eller ändra PDF Create-inställningarna. Klicka på OK för att skapa PDF-filen. Dialogrutan Spara som visas som standard, men du kan även ange inställningar för att spara under Egenskaper > PDF-inställningar. Använda PDF Create-assistenten Assistenten öppnas från Start-menyn i Microsoft Windows. Här kan du sammanställa en lista över de filer som ska konverteras, oavsett vilket program filerna skapats i. Dessa filer kan ha skapats i olika program. Välj om du vill kombinera filerna i den angivna ordningen för att skapa en enda stor PDF-fil eller om filerna ska konverteras var och en för sig. Uppsättningar av filer kan slås ihop till en enda PDF. Du kan även välja att lägga över filerna vid konvertering. I assistenten kan du använda profiler för att styra PDF-processen. Profilerna innehåller en uppsättning inställningar utformade för ett visst resultat. Programmet innehåller sju profiler och du kan skapa fler vid behov. Hjälpen innehåller mer information om detta. 8
Ta bort markerade filer från listan Flytta markerade filer uppåt eller nedåt Ta bort alla filer från listan Dra och släpp källfiler till området eller klicka på Lägg till Sammanställningsanvisningar* Välj profil Här visas de aktuella inställningarna för att spara Klicka för att starta PDF-processen Klicka för att ändra inställningar för att spara Ändra profilinställningar * Övriga sammanställningsanvisningar: Kombinera filer till en enda PDF (i visad ordning och med möjlighet att skapa ett bokmärke för varje indatafil). Lägg över filer (med överläggsalternativ). Lägg samman filer i PDF-format inuti en övergripande PDF-fil (med alternativ). 9
Klicka på Profiler för att ändra inställningarna för de olika profilerna eller skapa nya profiler baserade på dem som redan finns. 1. Välj en profil här. 2. Gör valen här. 3. Här anger du inställningarna för varje val. Välj en profil och klicka här för att namnge en ny profil som ska baseras på den. Ändra inställningarna och klicka på OK. Klicka här för att radera den aktuella profilen efter en varning. Klicka här om du vill återställa standardinställningarna för den aktuella profilen. Visa inställningarna för MRC-komprimering och framställning av sökbara PDF-filer. I hjälpen finns mer information om hur du skapar märkta eller sökbara PDF-filer och om fördelarna med MRC-komprimering. Klicka på OK om du vill tillämpa den aktuella profilen med de inställningar som du gjorde. Klicka sedan på knappen (Skapa) i assistenten. Dialogrutan Utskriftsinformation visas med en lista över käll- och målfiler och deras bearbetningsstatus. Dubbelklicka på valfritt filnamn för att visa den färdiga PDF-filen. 10
Skapa PDF-filer från Utforskaren Högerklicka på en fil. På snabbmenyn som öppnas visas följande alternativ: Välj en profil från undermenyn till det första objektet. De aktuella inställningarna för profilen används för att skapa PDF-filen. Klicka på Redigera för att ändra profilinställningarna eller skapa en ny profil innan PDF-filen skapas. Det andra objektet visar aktuella anvisningar för att spara. Klicka på det för att ange andra anvisningar. Om du markerar en grupp filer och högerklickar öppnas en snabbmeny med bland annat följande alternativ: Välj det första alternativet och sedan en profil för att skapa en PDF-fil av varje markerad fil. Om du vill skapa en enda PDF-fil av alla filer väljer du alternativ två, tre eller fyra tillsammans med en profil. I det sista alternativet visas aktuella anvisningar för att spara. Klicka på det om du vill ändra dem. Skapa PDF-filer från Microsoft Word 1. Öppna Microsoft Word-dokumentet. 2. Välj Skapa PDF från Nuance PDF-menyn eller klicka på. I Word 2007 och 2010 finns det här alternativet på Nuance PDF-fliken. 3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i dialogrutan Spara som när den visas. 11
4. Du kan även lägga till dokumentinformation (nyckelord osv.) eller välja Bädda in metadata (se nedan). Klicka på om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett e-postmeddelande. Dialogrutan Nuance PDF-inställningar för Microsoft Word Den här dialogrutan öppnas via en knapp i verktygsfältet ( ) eller från Nuance PDF-menyn. (Microsoft Word 2007 och 2010 finns det här alternativet på Nuance PDF-fliken.) Här anger du inställningar som bara gäller när du skapar en PDF-fil från ett Word-dokument. Ange vilka styckeformat i Word-dokumentet som ska konverteras till bokmärken i PDF-filen, vilka kommentarer som ska överföras, hur hyperlänkar ska visas och vilka objekt som eventuellt ska märkas. Välj Bädda in metadata om du vill överföra dokumentinformation (ämne, författare, nyckelord osv.) från Word-dokumentet till PDF-filen. Från panelen Avancerat har du tillgång till alla inställningar som rör PDFframställning. Skapa PDF-filer från Microsoft Excel och PowerPoint 1. Öppna Microsoft Excel-filen eller PowerPoint-presentationen. 2. Välj Skapa PDF från Nuance PDF-menyn eller klicka på. 3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i dialogrutan Spara som när den visas. 4. Om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett e-postmeddelande klickar du på. 5. Om du vill ändra inställningarna för att skapa PDF-filer klickar du på. Du kan välja om du vill att kommentarer och hyperlänkar ska överföras till PDF-filen och om bokmärken ska skapas. I Excel blir varje 12
enskilt kalkylblad ett bokmärke, i PowerPoint de enskilda sidorna. Välj Bädda in metadata om du vill överföra dokumentinformation från källdokumentet till PDF-filen. Skapa PDF-filer i e-postprogram Ett verktygsfält läggs till i Microsoft Outlook och Lotus Notes (version 7.0 och 8.5). 1. Klicka på för att konvertera bifogade filer i det öppna meddelandet till PDF och spara dem i angiven mapp. 2. Klicka på för att öppna inställningarna. Välj om du vill konvertera alla bifogade filer i bakgrunden och skicka dem till senast använda mapp eller om du vill kunna välja vilka filer som ska konverteras och var. 3. Klicka på i Nuance-verktygsfältet i ett nytt meddelande eller ett svarsfönster för att välja en eller flera filer på datorn som ska konverteras till PDF och bifogas till meddelandet. OBS! Om du inte kan se knapparna i Microsoft Word, Excel, PowerPoint eller e-postprogrammet så går du till Visamenyn > Verktygsfält och väljer Nuance PDF. Skapa PDF-filer från Internet Explorer 1. Öppna en webbsida som du vill spara som PDF. 2. Klicka på knappen (Skapa PDF ) och välj att skapa en PDF av webbsidan eller att lägga till dess innehåll i en befintlig PDF. Du kan också skapa en PDF-fil och bifoga filen till ett nytt tomt meddelande i standardprogrammet för e-post (Microsoft Outlook eller Lotus Notes). 13
När du klickar på knappen visas en lista där du även kan ändra alternativen för PDF-framställning. Skapa en PDF av en länkad webbsida genom att högerklicka på länken och välja Skapa PDF-fil av länkens innehåll. Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! Här har du fullständig kontroll över konverteringarna. På panelen Allmänt anger du sidstorlek, orientering och upplösning för PDF-filen och väljer om du vill visa filen när den har skapats. Du väljer även om PDF-filen ska vara i färg eller gråskala. På panelen PDF-inställningar kan du ange PDF-version, styra teckensnittsinbäddning, ange komprimeringstyper och komprimeringsgrad, välja lösenord och lägga till vattenstämplar. Du kan välja hur du kan namnge de nya PDF-filerna och definiera egenskaper som titel, författare, ämne och nyckelord. De nya filerna kan även bifogas till e-postmeddelanden, klara för spridning. Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! öppnas från dialogrutan Skriv ut i programmen. När du arbetar från PDF Createassistenten eller Utforskaren görs inställningarna via profilerna. Om du vill komma åt inställningarna från Microsoft Word väljer du Arkiv Skriv ut i stället för att klicka på knappen Skapa PDF. Så här lägger du över PDF-filer Överläggsalternativen används för att lägga till bilder eller andra fasta objekt på endast den första sidan i PDF-filer tillsammans med objekt som kan skilja sig från fil till fil. Exempel på överlägg på försättsblad: Ensidig fil med upprepade element + Sidan 1 i flersidigt dokument = Försättsblad i färdig PDF-fil 14
För att få det här resultatet avmarkerar du alternativet Upprepa den sista sidan i det kortaste dokumentet för sidöverlägg. Du kan också använda överlägg för att lägga till en företagslogotyp eller andra fasta objekt på alla sidor i skapade PDF-filer. Du markerar då alternativet ovan. Hjälpen innehåller mer information om överläggsalternativ. Så här skapar du paket av filer Ett paket är en PDF-fil som innehåller en uppsättning PDF-filer. Med hjälp av paket kan du gruppera filer som hör samman så att du enklare kan skicka dem via e-post. Du paketerar en uppsättning filer (de behöver inte vara av samma filformat) genom att markera dem i PDF Create-assistenten. Välj sammanställningsanvisningen Paket. Klicka på Alternativ för att välja försättsblad: antingen en Nuance-mall eller den första filen i listan. Klicka på knappen överföra dem till paketet. (Skapa) om du vill skapa PDF-filer eller För att kunna öppna ett PDF-paket måste du använda en modern PDFläsare eller PDF-redigerare (t.ex. Nuance PDF Converter Professional 5 eller senare). Alla filer i paketet listas och kan öppnas och sparas separat. I Nuance PDF Converter Professional 4 och äldre PDF-läsare och redigerare läggs filerna in som bilagor. Stöd för SharePoint och andra dokumenthanteringssystem I PDF Create 7 ingår stöd för Microsoft SharePoint via en uppsättning dialogrutor. Klicka på knappen Lägg till och välj alternativet Öppna från DMS. Andra dokumenthanteringssystem (Hummingbird, Worksite, DocsOPEN, LiveLink) kan öppnas direkt via sina egna gränssnitt. Hjälpen innehåller mer information och i systemkraven finns en lista över alla dokumenthanteringssystem som stöds. De nya PDF-filerna kan sparas i SharePoint eller andra system genom att du väljer Spara i DMS i dialogrutan Målinställningar. 15
I SharePoint, Hummingbird Enterprise och Interwoven Worksite kan du välja en fil i annat format än PDF, öppna PDF Create via filens snabbmeny, skapa en PDF-fil och spara den på samma plats med samma filnamn. Du kan också välja en fil i annat format än PDF på datorn, konvertera den till PDF och spara den i dokumenthanteringssystemet på aktuell eller angiven plats. Stöd för XPS-filer Följande produkter i PDF-serien har stöd för XPS-filer: Professional Create Converter XPS till PDF Ja Ja Nej PDF till XPS Ja Nej Nej Lås upp XPS (XPS till Word o.s.v.) Ja Nej Ja 16
Avinstallation 1. Välj Lägg till eller ta bort program på Kontrollpanelen. I Windows Vista väljer du Program och funktioner i Kontrollpanelen. 2. Välj Nuance PDF Create 7. 3. Klicka på Ta bort för att avinstallera programmet eller Ändra för att reparera programmet automatiskt eller ändra listan över integrerade program. Produkten deaktiveras innan själva avinstallationen inleds. På så sätt slipper du problem med återaktiveringen om du installerar om programmet. Du måste ha tillgång till Internet för att kunna deaktivera programmet. www.nuance.com 2011 Nuance Communications, Inc. Med ensamrätt. Kan ändras utan föregående meddelande. Nu ance, Nuancelogotypen, ScanSoft och PDF Create-logotypen är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Nuance Communications, Inc. eller dess närstående bolag i USA och/eller andra länder. Övriga varumärken tillhör respektive ägare. Programmet skyddas av amerikanska och internationella patent och upphovsrättigheter. Produktdelar som avser ordkontroll, stavning och avstavning är delvis baserade på Proximity Linguistic Technology. Proximity Hyphenation System Copyright 1988. Med ensamrätt. Franklin Electronic Publishers, Inc. Hjälpen innehåller mer utförliga hänvisningar till andra produkter och företag. Ordlistor från INSO/Vantage Research: Det internationella rättstavningsprogrammet CorrectSpell, 1993 av Lernout & Hauspie. Programvaran som medföljer detta dokument baseras delvis på arbete som har utförts av Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc. och FreeType Team. Programvaran har utvecklats med hjälp av programvaran Kakadu och komprimeringsbiblioteket Zlib. AES-kryptering/dekryptering 2001, Dr Brian Gladman, Worcester, Storbritannien. Produkten innehåller komponenter som har utvecklats inom OpenSSL-projektet (http://www.openssl.org), bland annat programvara skriven av Eric Young och Tim Hudson. 17