Time Care Planering ett modernt tidsplaneringsverktyg

Time Care Planering ett modernt tidsplaneringsverktyg

Time Care Planering ger översikt och vinster för alla Time Care Planering gör det möjligt för er organisation att skräddarsy scheman och skiftplaneringar. Dessutom kan personalen planera sina egna arbetstider. Fördelarna är sänkt sjukfrånvaro, ökad produktivitet, nöjdare personal och kostnadsbesparingar. Idag är det många chefer på för många arbetsplatser som arbetar med enkla kalkylprogram för att planera sina medarbetares arbetstider. Resultatet blir nästan alltid att planeringen inte anpassas efter verksamhetens krav eller för den delen medarbetarnas behov eller önskemål. Planeringen ger periodvis upphov till en alltför hög eller för låg arbetsbelastning och ger dessutom sämre effektivitet och produktivitet än vad som är möjligt. Ofta ger den också missnöjda medarbetare. Visst vore det bra om cheferna och medarbetarna tillsammans kunde planera arbetstiderna på ett enklare och effektivare sätt? Visst vore det bra om det fanns ett verktyg som automatiskt kontrollerar att personalens scheman följer alla lagar och avtal? Visst vore det bra om cheferna kunde simulera kostnaderna för schemat innan det fastställs? Visst vore det bra att ha ett verktyg som möjliggör att schemalägga över flera enheter och därmed öka personalens rörlighet istället för att schemalägga enhet för enhet? Time Care Planering klarar av detta och mer därtill. Det här handlar inte om schemaläggning. Det handlar om att på ett strategiskt sätt förvalta både sin organisations effektivitet och sin personals välmående. Leendert H. Venema VD, Time Care Människors behov och livssituationer varierar Vissa människor, t ex barnfamiljer, vill kunna planera sin arbetstid medan andra älskar att ha exakt samma rutiner och tider. Med IT-teknik och nytänkande kan många planera sina dagar på ett bättre sätt. Det är egentligen bara invanda traditioner som gör att man behåller stelbenta och ineffektiva tidsplaneringssystem. Hur vill ni ha det? TIME CARE 3

FOTO: L Ancheles Högre trivsel och lägre kostnader Time Care Planering är ett flexibelt verktyg som passar både stora och små företag. Time Cares utmaning har varit att skapa ett verktyg som dels tar hänsyn till personalens önskemål, dels ska motsvara de höga förväntningar som företag och organisationer kan ställa med tanke på produktionseffektivitet och högt ställda mål. Effektiv planering ger lägre kostnader Er organisation får möjlighet och verktygen att planera utifrån just er varierande produktionsintensitet. Ni reducerar kostnader för övertid, sjukfrånvaro och administration. Dessutom ökar produktionseffektiviteten. Ni kan börja med våra lösningar i en mindre skala, och sedan växa gradvis allteftersom era behov ökar. Personalen får möjlighet att påverka sina egna tider Time Care Planering gör det möjligt för personalen att själva påverka sina arbetstider i hög omfattning. Först ser man på verksamhetens behov av bemanning och kompetens. Men istället för att en chef sedan bestämmer individens arbetstider får personalen själv möjlighet att påverka tiderna. De kan lägga in de tider de vill arbeta i systemet och tala om för systemet vilka tider som är mindre önskvärda. Informationen används därefter för att automatiskt sammanställa arbets tiderna och skapa ett schema som så nära som möjligt stämmer överens med de enskilda önskemålen. Finns det vissa tidsperioder för personalen som är extra attraktiva, respektive mindre attraktiva, så hjälper Time Care Planering till att fördela tiderna rättvist. Detta medför en större arbetsglädje och högre motivation, oftast både sänkt korttidsfrånvaro och sjukfrånvaro. Dessutom ger det er organisation en starkare attraktionskraft jämfört med andra arbetsgivare. Time Care innebär att arbetstagaren till stor del kan anpassa sitt schema efter sin sociala situation utanför arbetet, vilket höjer kvalitén på vår arbetsmiljö betydligt och i förlängningen gör arbetsplatsen attraktiv med tanke på att behålla och rekrytera personal. Personal på förlossningen, BB-avdelningen & Gynavdelning 1A Sjukhuset i Varberg Över 100 kommuner och 10 landsting använder Time Cares produkter för personalplanering och vikariehantering. TIME CARE 5

bemanningsbehov Analys bemanningskoncept Implementation En effektiv vård kräver hög planeringskompetens! Eva Wetterstrand VD Aleris Äldreomsorg Genom smart resursplanering har vi kunnat kombinera brukar- och kundfokus med arbetsglädje, kvalitet och ekonomi. Ann-Louise Björkman, proaros-västerås stad Så kan Time Care Planering hjälpa er organisation Vår första utgångspunkt är att man ska planera bemanningen utifrån verksamhetens behov och inte från förutfattade meningar eller stelbenta traditioner. Är det så att ni faktiskt har som mest att göra mellan klockan 10.00 och 14.00, så är det väl rimligt att ni har mest personal just då? Fyra steg: Så här inför vi Time Care Planering i er organisation Steg ett: Analys av bemanningsbehov Först analyserar vi er verksamhets bemanningsbehov. Vi hittar svar på till exempel: När har ni högst, respektive lägst, bemanningsbehov? Hur har ni tänkt hittills när ni har planerat? När brukar er traditionella schemaplanering inte fungera? Vilka arbetspass är mest eller minst attraktiva bland medarbetarna? Steg två: Analys av nuvarande process Därefter hjälper vi er att analysera varför er nuvarande process ser ut som den gör. Gör ni vissa saker enbart därför att det har vi alltid gjort? Vår erfarenhet säger oss att man inom en organisation nästan alltid blir hemmablind och inte ser vare sig problemen eller lösningarna. Vi har personalplaneringskonsulter som både är frågvisa, erfarna och kunniga. Steg tre: Förslag på bemanninskoncept Sedan föreslår vi ett bemanningskoncept utifrån er organisations specifika behov. Steg fyra: Implementation Slutligen implementerar vi Time Care Planering i er verksamhet, vilket innebär utbildningar för chefer, administratörer och användare. Planeringskoncept som passar er situation När man planerar sin verksamhets tidsläggning är det en styrka att kunna arbeta med olika slags planeringskoncept. Mycket förenklat skulle man kunna se det så här: 1 Basbemanning I ett första steg ser man över vilka tider som basbemanningen står för idag. Det handlar om att på ett överskådligt sätt se var de största behoven finns och att där placera personal som inte har något behov av att planera sin arbetstid. 2 Personalen planerar sina tider I ett andra steg samarbetar personalen genom att lägga in sina individuella önskemål, var och när de önskar arbeta. 3 Planera vikariebemanning Ofta kommer man långt i en organisations tidsplanering med steg ett och två. Men ibland kan ett behov av vikarier ändå uppstå och då är det självklart en stor fördel att på ett smidigt och flexibelt sätt även kunna planera vikariesituationen. Time Care planering har varit ovärderligt för oss när vi har infört vår poänglönemodell på hela sjukhuset. Vi har också fått bättre kontroll på våra personalkostnader tack vare Time Care. Lillemor Titel, Capio S:t Görans Sjukhus 6 TIME CARE TIME CARE 7

Vi måste inte kunna arbetstidslagen själva. Systemet håller reda på reglerna så att vi inte kan begå några misstag kring detta Linda Arvidsson Haninge kommun FLER MODULER Avancerade rapporter Kompetens Webbklient E-post och SMS Språk Integration mot lönesystem Exempel på några av Time Cares moduler Time Care erbjuder ett antal moduler som är flexibla och helt kompatibla med varandra. Det innebär att man inte behöver utbilda sig i eller betala extra för något som man inte behöver, utan använder exakt det som verksamheten kräver. Time Care Kostnad Denna modul ger chefer och arbetsledare den kontroll på framtida personalkostnader som krävs idag. Med kostnadsmodulen kan man som chef simulera olika bemanningar och dess kostnader. På så sätt kan företaget planera och prognostisera personalkostnader utifrån kundbehov och inte bara utifrån budget. Time Care Grundschema Det är inte alltid säkert att alla i personalgruppen kan eller vill välja sina arbetstider själva. Då finns det möjlighet att för den personen eller de personerna använda Time Care Planering Grundschema. Med Grundschema ges möjlighet att lägga in alla anställda i samma schema oavsett om man väljer individuella önskemål eller fasta turer och rader alltså en kombination av traditionell schemaläggning och Time Care Planering. Time Care Tidsregler Modulen gör det möjligt att välja det regelverk som ska gälla för personalen. För att tillfredställa behovet av flexibilitet i en differentierad verksamhet kan man ha olika avtal med olika regler för olika grupper och till och med för olika personer. Det går också att ställa in kontrollrättigheter per behörighetsprofil. Time Care Planering kontrollerar att reglerna inte bryts vid schemaläggning och planering. Time Care Planerings utbud av regler kompletteras vid behov för att stödja nya arbetstidsregler i enlighet med EU-direktivet. Time Care Scheduler Time Care Scheduler ger dig möjlighet att skapa optimala scheman. Men vad är egentligen ett optimalt schema? Svaret är naturligtvis att det beror på. Varje organisation har sina egna krav på kostnader, önskemål från medarbetare, efterlevnad av arbetstidslagstiftning etc. Verktyget ger er möjlighet att ställa in vad som är viktigt för just er och att väga olika kriterier emot varandra. I vissa organisationer är det viktigt att en stor andel av personalens önskemål går igenom, medan det för andra är viktigare att sänka personalkostnaderna eller något annat. I kombination med modulen avancerad resursplanering kan man skapa behov per aktivitet och eller kompetenser och vikta behov mot behov. Även regler för arbetstid går att vikta. Vissa regler avser arbetstidslagen medan andra är mer mjuka. Verktyget ger möjlighet att indikera detta för att styra optimeringen. Utöver detta kan man välja vilka dagar som skall optimeras och vilka som eventuellt skall vara låsta (helgplaneringen kanske utförs manuellt). Sammanfattningsvis ger Time Care Scheduler dig möjlighet att styra optimeringen så att du kan nå dina verksamhetsmål, produktions- eller servicekrav och samtidigt tillmötesgå medarbetarnas önskemål och uppfylla alla legala krav. Resultatet presenteras på ett överskådligt sätt. Dels i form av personalens scheman jämfört med önskemål dels verklig schemakostnad samt viktad kostnad. TIME CARE AVANCERAD RESURSPLANERING Modulen avancerad resursplanering är utvecklad för organisationer och enheter som har ett mer komplext planerings behov. Time Care Avancerad resursplanering används i situationer där man vill planera över flera enheter avdelningar, maskiner, transportmedel osv. Modulen ger er verksamhet en kraftfull överblick av planeringen för att effektivt och snabbt kunna identifiera eventuell kvarvarande brister i bemanningen. Med denna modul ges möjlighet till större flexibilitet i verksamheten. Nu använder vi Time Care så att personalen själva kan påverka sina arbets tider. Effekten har blivit att vi reducerat våra personalkostnader och håller vår personalbudget Stefan Pettersson Stockholms Visitors Board EGENINFLYTANDE I framtiden kommer konkurrensen om arbetskraften att öka enormt. Samtidigt ser vi redan idag en utveckling där de yngre generationerna ser det som en självklarhet att ha egeninflytande över sitt liv. De blir alltmer inställda på att kunna skräddarsy allt från ut seendet på bil och hem, till sina arbetsuppgifter och inte minst sina arbetstider. 8 TIME CARE TIME CARE 9

Sedan många år används Time Cares produkter av många företag inom transport och logistik. Taxiverksamhet, flyg, tunnelbana och lagerverk samhet använder Time Cares verktyg för att förbättra effektiviteten och personalens välmående. Jag tror inte att ökade öppettider går att hejda, men agerar vi redan nu så kan vi bestämma så att det passar alla. Den planeringen har vi i personalen skött själva. Ingela Berg Swedbank Vi kan hjälpa dig med resurser Det är inte alltid självklart att göra allting själv. Vi på Time Care har personal som kan användas som resursplanerare och beställare. Det perfekta bemanningscentret Time Care har totalt fokus på att förenkla och effektivisera bemanning. För både arbetsgivare och anställdas skull, för vikarier, hel- och halvtidsanställda. Ett effektivt och väl fungerande bemanningscenter är möjligt och med hjälp av våra produkter och tjänster kommer du en bra bit på väg. Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig och din organisation tveka inte att höra av dig. Ring 08-505 518 00, besök www.timecare.se eller e-posta till information@timecare.se 10 TIME CARE

Time Care AB Sankt Göransgatan 143 105 45 Stockholm Tel: 08-505 518 00 Fax: 08-505 518 99 information@timecare.se www.timecare.se DESIGN: SAFLUNDDESIGNERS.COM