Avtal: Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Ramavtal Inmärkningsprodukter Laboratorieartiklar Lab 2 Referensnr: Upph. ref.nr: 7028/UF-C4 7028/UF 2008-06-01 Slutdatum: 2010-05-31 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 2 st á 1 år Parter: Köpare Säljare: Upph. enhet: Karolinska Institutet Säljare: PerkinElmer Sverige AB Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Ann-Britt Vestin Kontaktperson: Helena Kaihola 2021002973 Org. nr: 5560005828 SE202100297301 Moms reg nummer: SE556000582801 Adress: Universitetsförvaltningen Adress: Oxfordhuset Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: 171 77 Postnummer: 19481 Stockholm SVERIGE Postort: Land: UPPLANDS VÄSBY SVERIGE + 46 8 524 865 97 Telefon: 08-590 797 14 070-588 65 97 + 46 8 34 37 88 ann-britt.vestin@ki.se Mobil: Fax: E-post: helena.kaihola@perkinelmer.com Ramavtal 7028/UF-C4 1. Ramavtal för Inmärkningsprodukter 1.1. Avtalsområde Avtalet avser Ramavtal för artiklar för labratoriearbete inom område inmärkningsprodukter radioaktiva och ickeradioaktiva. 1.2. Parter Detta avtal är träffat mellan Karolinska Institutet org. nr. 202100-2973 (KI) och PerkinElmer Sverige AB org. nr. 556000-5828 (LAB) och tillsammans benämnda parterna. 1.3. Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna skall sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 1 av 9
1.4. Rangordning av handlingar I det fall avtalshandlingarna innehåller mot varandra stridande bestämmelser gäller följande rangordning: 1. Skriftliga ändringar/tillägg skriftligen undertecknade av parterna 2. Detta avtal 3. Ingående bilagor i bilageordning 4. Förfrågningsunderlag 5. Anbud 1.5. Giltighetstid och eventuell förlängning Detta avtal träder i kraft då det är undertecknat av båda parter. Avtalet löper därefter två år. Senast tre månader före avtalets utgång skall en utvärdering äga rum. KI har därefter rätt att förlänga avtalet ett år i taget två gånger, med oförändrade villkor. Vid sista förlängningperiodens utgång upphör avtalet utan föregående uppsägning. 1.6. Omfattning Detta ramavtal omfattar radioaktiva inmärkningsprodukter isotoper och ickeradioaktiva inmärkningsprodukter för laboratorativ verksamhet enligt prisbilaga. Till produktsortimentet tillförs kontinuerligt nytillkomna produkter enligt avtalets anda medan utgångna produkter tas bort ur sortimentet. Ramavtal gällande produkter enligt detta avtal träffas med flera leverantörer. KI har en fastställd inköpspolicy som innebär att ramavtalsleverantörer skall väljas där det är möjligt med hänsyn till verksamheten. Alla avrop sker i konkurrens mellan ramavtalsleverantörer under avtalstiden. Konkurrensen sker med avseende på pris där produkter enligt sakkunnig projektgrupp bedöms likvärdiga ur kvalitets- och behovssynpunkt. KI kan inte ställa någon volymgaranti. 1.7. Avrop Avrop får göras av KIs samtliga enheter och institutioner med åberopande av detta avtal. Den administrativa chefen vid respektive institution skall bekräfta beställande personers behörighet skriftligt när leverantören så önskar. Avtalsnummer och Projektnummer skall anges vid beställning. Beställning med leverans påföljande arbetsdag erfordrar ingen orderbekräftelse. I annat fall skall orderbekräftelse med leveranstid alltid tillställas beställaren. Vid avrop där det är särskilt angeläget att leverans måste ske på utsatt tid, sk kritisk leverans, åligger det beställaren att avisera detta vid avropstillfället. Vid avrop av tillståndspliktiga ämnen skall LAB begära kopia av tillståndsbevis av beställaren. Om tillståndsbevis inte kan uppvisas av beställaren åligger det LAB att inte effektuera avropet och kontakta respektive institutions administrativa chef på KI. 1.8. Kvalitet Levererade varor skall överensstämma med de offererade och i anbudsinbjudan uppställda kraven. Konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning får ej ändras under avtalstiden utan skriftligt godkännande av KI. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 2 av 9
1.9. Leveransvillkor Leveransvillkor skall vara fritt mottagaren, DDP, enligt Incoterms 2000. LAB skall leverera beställt gods med märkt följesedel, enligt beställning. Följesedel skall vara i två ex varav ett skall följa med godset. Skriftlig läsbar signatur på följesedel, av angiven beställningsperson för verifikation av mottagen leverans krävs för att faktura ska godkännas. Emballage skall vara fritt från PVC. Emballage och pallar skall om mottagaren så begär återtas av transportören. Om beställaren så godkänner kan återtagandet vänta tills nästkommande leverans. Fraktkostnader: 530 kr för ordervärde under 2 000 kr 270 kr för ordervärde 2 000 till 5 000 kr 0 kr för ordervärde över 5 000 kr 1.10. Leveranstider Levtid enl överenskommelse: Normala leverans dagar till KI är Måndag, Tisdag och Fredagar. Normalt tar leverans 3-5 arbetsdagar. P32 kan beställas fram tom 11 dagen innan leveransdagen om det finns kvar i lager. Levtid för snabblev: Normalt inget vi gör. Varierar från fall till fall. Levtid för speciallev av tex kylvaror eller farligt gods: Samma leveranstider oavsett produkt Gods med begränsad livslängd: Olika för olika produkter. TEX P32 med kort halveringstid garanteras ha minst den aktivitet som vi lovar vid leveransdagen. Sedan förkortas livslängden enligt halveringstiden. Detsamma gäller alla radioaktiva isotoper. För övriga produkter är det alltid minst den livslängden som vi utlovar. Oftast längre. Om leverans ej sker på överenskommen tid äger KI rätt att annullera ordern alternativt returnera produkterna. Alla kostnader i samband med returfrakten skall betalas av LAB. Vid försening där beställaren vid avropsstillfället aviserat kritisk leverans och leveranstiden är bekräftad, äger KI rätt till full kostnadstäckning. 1.11. Leveransrutiner LAB har direkt flyg från produktionssites. Radioaktiviteten som kommer från USA flygs till lokalt lager i Belgien för att kontrolleras och packas om. Dessa flygs sen ut med morgonflyg direkt till LABs leveransorter där sedan DHL eller TNT kör ut leveranser. I Umeå använder LAB ett lokalt bolag som kör från Umeå flygplats vilket gör att kunderna även i Umeå har produkterna på förmiddagen. Det går att följa leveranserna på nätet med tracking nummer etc via kundnummer. 1.12. Säkerhetsdatablad/skyddsdatablad Säkerhetsdatablad/skyddsdatablad på svenska och engelska, baserat på europeisk lagstiftning, skall finnas tillgängliga elektroniskt via direktlänk. Karolinska Institutet som kund skall kunna använda länken i sitt gemensamma kemikaliehanteringssystem. Om inte elektroniska säkerhetsdatablad/skyddsdatablad finns tillgängliga via direktlänk, skall säkerhetsdatablad/skyddsdatablad medfölja till varje beställare vid varje ny leverans och vid uppdatering av säkerhetsdatablad. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 3 av 9
1.13. Avbeställning KI äger rätt att annullera vara som ingår i LABs standardsortiment två arbetsdagar före beräknad leveranstid. Varor som ej ingår i LABs standardsortiment kan endast annulleras efter godkännande av LAB. 1.14. Reklamation Reklamation skall avges inom skälig tid från att fel har upptäckts. Före retur skall LAB kontaktas för erhållande av referensnummer. Reglering skall ske genom utbyte till felfri vara omgående eller genom kreditering av motsvarande belopp inom 30 dagar, vilket överenskoms mellan parterna. Transport och emballagekostnader skall betalas av LAB. Betalning av gods innebär ej godkännande av gods. Förpackningar som öppnas senare skall alltid kunna returneras vid fel eller brist om varan ingår i LABs standardsortiment. Varor med begränsad hållbarhet ( i regel kyl/frysvaror) kan ej reklameras efter hållbarhetstidens utgång. 1.15. Återköp ej reklamation Återköp av felbeställda varor i obruten förpackning görs inom en period om 30 dagar från leveransdag för varor som ingår i LABs standardsortiment. Varor som ej är standardsortiment eller varor med begränsad hållbarhet eller för KI speciellt uppmätta mängder återköpes endast efter godkännande av LAB. Före retur skall LAB kontaktas för erhållande av returnummer. Reglering sker genom kreditering av fakturerat varuvärde. Returen skall ske till LABs lager. Transport- och emballagekostnader skall betalas av KI. KI skall ansvara för att transportföretaget erhåller korrekt transportdokumentation. 1.16. Miljö LAB skall vid avtalsstart ha en formulerad adekvat miljöpolicy. LAB skall uppfylla producentansvaret. 1.17. Priser och rabatter Priser och rabattsatser för köp anges i produktprisbilaga. Priserna anges i SEK exklusive gällande mervärdesskatt. Rabatt dras på gällande listpris. Rabattsatsen gäller under hela avtalsperioden. I priserna ingår emballage, pallavgift och transportförsäkring. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 4 av 9
1.18. Prisvariation LAB garanterar att priser enligt ev tillkommande avtalsteckningar för KI eller dess enheter under detta avtals avtalsperiod automatiskt skall gälla vid leveranser enligt detta avtal om priserna är lägre än i produktprisbilagan. Vid en eventuell avtalsförlängning kan priserna justeras efter förhandling mellan parterna. En sänkning av leverantörens listpriser under avtalsperioden skall komma beställaren tillgodo omgående. Angivna priser gäller ett år, och därefter kan priset regleras en gång per år med högst 80 % av gällande Konsumentprisindex, med jan månad 2008 som basmånad. Prishöjningar därutöver skall vara väl dokumenterade med uppgifter om bakomliggande faktorer samt alltid föregås av förhandling. Prishöjningar skall föraviseras med 30 dagar. Prissänkningar får alltid ske omedelbart. Eventuella myndighetsbeslut eller beslut tagna av KI som påverkar LAB:s kostnader, får i motsvarande grad påverka priset. Vid större projekt eller kampanj äger LAB rätt att teckna särskilda priser. Priset skall gälla en tidsbegränsad period och innehålla specifik produkt och definierad kvantitet. Övriga villkor regleras i detta avtal. 1.19. Betalningsvillkor - 30 dagar netto efter mottagen faktura och godkänd leverans. Villkoret gäller även för fakturor som avser dröjsmålsräntor. - KI står endast för bankavgifter i Sverige - Betalning skall ske till plusgiro, bankgiro eller IBAN-nummer. Alternativt till kontonummer om betalning ska ske till land som saknar IBAN. -Checkbetalning godtas ej. 1.20. Fakturering - Fakturering får ej ske före mottagen leverans. - Avtalsnummer skall anges i fakturan. - KI:s Id.Nr. för beställningen skall anges i fakturan. - Beställande person skall anges i fakturan - I beställningen angivet projektnummer per beställd artikelrad skall anges på samma sätt i fakturan. - Nettopris och/eller rabatt samt listpris skall klart och tydligt anges i fakturan - Faktureringsavgift, farligt gods avgift, påminnelseavgift eller andra avgifter får ej tillkomma. - Påminnelse ska alltid skickas på papper till KI:s gemensamma adress för fakturor. Även efter 1 juli 2008. Påminnelse får ej skickas innan förfallodatum för aktuell faktura. - Vid dröjsmål utgår ränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta som understiger 100 SEK per försenad faktura får ej debiteras. Räntefakturor ska ställas ut per försenad faktura med samma referens som den försenade fakturan.alternativt kan en räntefaktura per institution med angivande av alla försenade fakturornas enskilda fakturanummer angivna ställas ut. - Samlingsfaktura skall kunna erbjudas på begäran. - Samlingsfakturering får ej ske om det inte begärs. - Månadsfaktura per KI:s projektnummer kan erbjudas -Fakturering får ej överlåtas till annan part utan KI:s skriftliga godkännande. 1.21. Fakturamärkning Under avtalsperioden kommer KI:s krav på fakturans form initialt vara enligt nedan. LAB:s fakturareferens för KI skall vara KI:s referensid för beställaren. Referensid: ZZAABBBBBBBB där AA är en 2-ställig institutionsbeteckning och B är en 2-8 tecken lång kod för beställarens namn. En räntefaktura som skapas per institution ska ha en referens ZZAAXXXXXX där AA är institutionskoden. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 5 av 9
1.22. Service Leverans, leveransinformation, reklamation, avbeställning och återköp av varor skall skötas på ett sådant sätt att det gagnar den fortsatta affärsrelationen mellan parterna. 1.23. Lagar LAB skall i sin yrkesverksamhet följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, lagar, förordningar och andra bestämmelser. 1.24. Kontroll Föreskrifter om varuinformationsblad/säkerhetsdatablad skall tillämpas enligt 4 kap Kemikalieinspektionens föreskrifter (1998:8 och aktuella regeländringar ) om kemiska produkter och biotekniska organismer. LAB ansvarar för att kemikalier är märkta enligt gällande bestämmelser. LAB ansvarar för att transportmärkning sker enligt gällande bestämmelser, så att leveranserna uppfyller ADR, RID, IATA och IMDG etc. LAB ansvarar för att distribution sker med godkända fordon enligt gällande lokala och nationella bestämmelser. Under avtalsperioden kan särskilda miljökrav ställas på distributionsfordon. 1.25. Information LAB skall kunna ge en kostnadsfri information/utbildning till KI:s kemikalieanvändare och annan berörd personal. Informationen/utbildningen skall beröra kemikaliehantering, hälsooch miljöfarlighet, säkerhet, miljöaspekter och kvittblivningen av kemikalierester, med avseende på eget kemikaliesortiment samt även nya och avvecklade produktområden. Planering och genomförande av information/utbildning skall ske i samråd mellan LAB och KI:s skyddsingenjör och/eller KI:s miljöråd. Mötet skall kunna hållas i en av KI vald lokal. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 6 av 9
1.26. Uppföljning/Redovisning Regelbundna kontakter skall upprätthållas mellan parterna. Ett uppföljningsmöte per år skall hållas under avtalstiden. KI är sammankallande. LAB skall en gång årligen, på eget initiativ, senast under efterföljande kvartal, redovisa genomförda leveranser till respektive institution. Följande uppgifter skall redovisas: - Beställande Institution - Produktnamn - CAS-nummer - Levererad mängd - Produktpris/st - Totalsumma kr/produkt En mer övergripande produktspecifik redovisning skall göras i grupper enligt nedan när KI så begär; - Ämnen enligt grupp A-E i Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling (AFS 2003:3) - Ämnen märkta med riskfaktor R45, R46 och R49 i Kemikalieinspektionens Föreskrifter om klassificering och märkning av kemiska produkter (KIFS 1994:12) - Radioaktiva ämnen och andra inmärkningsämnen - Övriga produkter Utöver ovan beskrivna redovisning skall KI:s skyddsingenjör och KI:s miljöråd på begäran kunna erhålla statistik per institution över specifika ämnen som är föremål för lagstiftning, t ex anmälnings- eller tillståndsplikt, eller på annat sätt är av intresse utifrån hälso- eller miljösynpunkt. Denna typ av statistik bedöms endast bli aktuell i enskilda fall. All redovisningen skall skickas till Upphandlingsenheten, KI. 1.27. Ansvar LAB ansvarar för skada som leverantören vållar KI genom fel eller försummelse vid fullgörande av sitt uppdrag. Inga begränsningar finns i leverantörens skadeståndsansvar då det gäller personskada, skada då ansvar skall bedömas enligt lag eller vid skada till följd av grov vårdslöshet eller svikligt förfarande hos leverantören. KI skall hållas skadeslöst. 1.28. Försäkring LAB är under avtalsperioden skyldig att teckna och inneha ansvarsförsäkring som är bruklig inom branschen till täckande av vållad skada för kund. 1.29. Sekretess LAB förbinder sig att inte för tredje man avslöja konfidentiell information, vilken LAB erhåller från KI eller som framkommer vid genomförandet av LABs uppdrag för KI. LAB garanterar att sekretessavtal föreligger med den personal som utför uppdrag vid KI. 1.30. Publicering Det föreligger inga inskränkningar i rätten för KI att publicera forskningsresultat med relevanta ämnesuppgifter. 1.31. Överlåtelse Ramavtalsleverantör får inte utan KI:s skriftliga medgivande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta ramavtal. Detta gäller även överlåtelse av faktureringen till KI. Överlåtelse av detta avtal får ske endast inom LABs egna koncern och först efter prövning och skriftligt godkännande av KI. Sådant godkännande får inte förvägras utan sakliga skäl. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 7 av 9
1.32. Tvist Tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras av svensk allmän domstol i Stockholm med tillämpning av svensk rätt. 1.33. Uppsägning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. KI har dessutom rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om LAB: - är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud - är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande - är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom - har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och KI kan visa detta - inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter 1.34. Köparens kontaktperson Köparens kontaktperson under avtalsperioden. Ann-Britt Vestin Tel: 08-524 865 97 - E-post: Ann-Britt.Vestin@ki.se 1.35. Säljarens kontaktperson Säljarens kontaktperson under avtalsperioden: Birgitta Andreasson Tel: 08-590 797 14 E-postadress: birgitta.andreasson@perkinelmer.com 1.36. Versioner Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit vardera ett. 1.37. Bilagor Produktprisbilaga. Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 8 av 9
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare: Karolinska Institutet Ort / datum: Säljare: PerkinElmer Sverige AB Ort / datum: Underskrift: Underskrift: Namnförtydligande: Namnförtydligande: Befattning: Befattning: Utskrivet: 2008-05-29 14:18 Sida 9 av 9