Revisionsrapport Hantering och ansökning av statsbidrag inom flyktingmottagandet Katrineholms kommun Jukka Törrö Annika Hansson Certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning 2 2. Inledning 4 2.1. Uppdrag och revisionsfråga 4 2.2. Avgränsning och metod 4 2.3. Bakgrund statliga ersättningar 5 3. Resultat av granskningen 6 3.1. Övergripande ansvarsfördelning 6 3.2. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning 7 3.2.1. Viadidaktnämnden ansvarar för flyktingmedel 7 3.2.2. Fördelning till övriga nämnder/verksamheter 8 3.2.3. Kontrollrutiner 9 3.2.4. Vår analys och bedömning 9 3.3. Rutiner för ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader 9 3.3.1. Viadidaktförvaltningen 9 3.3.2. Bildningsförvaltningen 10 3.3.3. Socialförvaltningen 11 3.3.4. Vård- och omsorgsförvaltningen (VON) 12 3.3.5. Vår analys och bedömning 13 3.4. Nämndernas interna kontroll 14 3.4.1. Vår analys och bedömning 14 BILAGA. Ersättningsförordningar Katrineholms kommun 1 av 15
1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Katrineholms kommun har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen avser Viadidakt-, Social-, Bildnings-, samt Vård- och omsorgsnämnden. Vår samlade bedömning är att ansvariga nämnder inte fullt ut säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar som man har rätt till. Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Katrineholms kommun erhåller inte statlig grundersättning då kommunen inte har någon överenskommelse om flyktingmottagande med Migrationsverket/Länsstyrelsen. Avseende schablonersättning för nyanlända flyktingar finns ändamålsenliga rutiner inom Viadidaktförvaltningen för att kontrollera att kommunen får ersättning för mottagna såväl före som efter 1 december 2010 (etableringsreformen). Av ett fullmäktigbeslut från 2008 framgår en tydlig ansvarsfördelning för hantering och fördelning av schablonersättningar inom flyktingmottagandet som avser mottagna före 1 december 2010 (introduktionssystemet). Fördelningen av schablonersättningar som avser mottagna efter 1 december enligt etableringsreformen är inte politiskt fastställd på motsvarande sätt. Vi föreslår att berörda nämnder VIAN, SN och BN beslutar om hur ersättningarna ska fördelas för att åstadkomma en tydligare styrning på området. Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader sker inom samtliga verksamhetsområden, men rutinerna kan förbättras. Det inte känt inom övriga förvaltningar att Viadidaktnämnden/ - förvaltningen har i uppdrag från kommunfullmäktige att stödja och samordna övriga förvaltningars ansökningar. Det finns ändamålsenliga, om än bristfälligt dokumenterade, rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom såväl Viadidakt- som Bildningsförvaltningen. Det saknas fullt ändamålsenliga rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom Social- respektive Vård och omsorgs- Katrineholms kommun 2 av 15
förvaltningen. Ansvarsfördelningen är otydlig och kunskapen om ersättningsformer behöver förbättras bland handläggare. Vissa ansökningar ha avslagits på grund av att de gjorts för sent. Exempelvis har vi inte kunnat verifiera huruvida Socialförvaltningen sökt ersättning för eventuella utredningskostnader för asylsökande ensamkommande barn. Vidare är det en brist att Socialförvaltningen inte kunnat visa upp fullständiga underlag för uppbokade intäkter från Migrationsverket för år 2011. Omfattas statliga ersättningar av nämndernas interna kontroll? Det är en brist att statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inte omfattas av nämndernas arbete med intern kontroll, samt allvarligt att vissa nämnder inte fastställt några planer för intern kontroll. Enligt vår bedömning behöver nämnderna stärka sin interna kontroll för att se till att det finns rutiner som säkerställer att kommunen får del av de ersättningar som man har rätt till inom respektive verksamhetsområde. Katrineholms kommun 3 av 15
2. Inledning Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket/Länsstyrelsen och finansieras av statsbidrag. Sedan 2011 har Katrineholms kommun ingen överenskommelse om flyktingmottagande. Men det är alltjämt många nyanlända flyktingar som väljer att bosätta sig i kommunen. Det förekommer även att ensamkommande flyktingbarn söker sig till kommunen för att bo hos släktingar eller bekanta även om kommunen inte har någon överenskommelse om organiserat mottagande. Därutöver finns asylsökande som bor i eget boende i kommunen. 1 Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Kommuner som saknar överenskommelser om mottagande har rätt till ersättning med undantag för årlig grundersättning. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter 1 december 2010, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. 2.1. Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Katrineholms kommun har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer ansvariga nämnder att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som man har rätt till? Följande kontroll-/granskningsmål har varit vägledande för granskningen: Finns ändamålsenliga rutiner för hantering av statlig grund- och schablonersättning inom flyktingmottagandet? Finns ändamålsenliga rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet? Omfattas statliga ersättningar inom flyktingmottagandet av nämndernas interna kontroll? 2.2. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till Viadidaktnämnden, Socialnämnden, Bildningsnämnden samt Vård- och omsorgsnämnden. Granskningen omfattar även statlig ersättning för asylsökande barn och ungdomar. Arbetet har genomförts genom intervjuer, dokumentgranskning av rutiner för hantering och ansökning av statsbidrag, samt utdrag ur ekonomisystem. Följande funktioner har intervjuats: 1 2012-09-01 fanns totalt 109 asylsökande varav 23 barn inskrivna hos Migrationsverket bosatta i Katrineholms kommun. www.migrationsverket.se 2012-09-28. Katrineholms kommun 4 av 15
Förvaltningschef, ekonom, samt samordnande flyktinghandläggare vid Viadidaktförvaltningen. Förvaltningschef, ekonom, samt rektor för Interkulturella enheten vid Bildningsförvaltningen. Enhetschef för Myndighetsgruppen, enhetschef för Administration och försörjningsstöd, samt ekonom vid Socialförvaltningen. Enhetschef Ledning och verksamhetsstöd, samt ekonom vid Vård- och omsorgsförvaltningen. Samtliga intervjuade har fått ta del av rapportutkast för sakavstämning. 2.3. Bakgrund statliga ersättningar Samtliga statliga ersättningar inom flyktingmottagandet handläggs och utbetalas av Migrationsverket i enlighet med följande förordningar som gäller för olika målgrupper: Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 december 2010. Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF) avser personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 december 2010. Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) avser asylsökande. Därutöver finns i vissa fall även andra tidsbegränsade förordningar såsom stimulansbidrag för arbetsmarknadsetablering under år 2010. 2 En översikt över ersättningar som tillfaller kommunen automatiskt eller efter ansökan återfinns i bilaga. Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Av bilagan framgår också underlag som behöver bifogas ansökan. Kommunen kan också i viss mån enligt förordningarna ovan söka ersättning för andra målgrupper, såsom personer som sökt uppehållstillstånd av andra skäl än asyl eller beviljats tidsbegränsat uppehållstillstånd av medicinska skäl eller i egenskap av bevisperson i rättegång. I denna granskning bortses dock från sådana ersättningsformer. 2 Förordning (2009:1561) om extra ersättning till kommuner 2010 för att påskynda utlänningars etablering på arbetsmarknaden. Katrineholms kommun 5 av 15
3. Resultat av granskningen 3.1. Övergripande ansvarsfördelning I Katrineholms kommun berörs ett flertal nämnder av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Medan vissa nämnder har ett uttalat ansvar inom själva mottagandet, tillhandahåller andra nämnder t.ex. skola och välfärdsinsatser som kan omfatta asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Det innebär att alla nämnder i denna granskning på ett eller annat sätt har möjlighet att få del av statliga ersättningar för vissa kostnader. Viadidaktnämnden (VIAN) utgör en gemensam nämnd mellan Katrineholms och Vingåkers kommuner för vuxenutbildning inklusive sfi, integration och arbetsmarknad. För Katrineholms del har nämnden ansvar för flykting- och invandrarintroduktionen 3 i samverkan med berörda aktörer. 4 Verksamheten bedrivs på uppdrag av nämnden av Viadidaktförvaltningen. Schablonersättningar som avser att täcka kommunens kostnader för insatser inom introduktion/etablering tillfaller Viadidaktnämnden. 5 Inom verksamheten kan det även uppstå återsökningsbara kostnader. Socialnämnden (SN) ansvarar för myndighetsutövning/insatser bl a inom socialtjänstlagens område med undantag för äldre och funktionshindrade, samt LVU/LVM. 6 Verksamheten bedrivs av Socialförvaltningen på uppdrag av nämnden. Kostnader möjliga att återsöka ersättning för finns inom exempelvis ekonomiskt bistånd, stödinsatser för barn- och unga samt för ensamkommande flyktingbarn. Till Bildningsnämndens (BN) ansvar hör förskola, grund- och gymnasieskola inkl. särskola, där det är möjligt att återsöka statliga ersättningar för asylsökande barns skolgång. 7 Verksamheten bedrivs inom Bildningsförvaltningen på uppdrag av nämnden. Vård- och omsorgsnämndens (VON) uppdrag omfattar kommunal hälso- och sjukvård samt myndighetsutövning/insatser avseende äldre och funktionshindrade enligt socialtjänstlagen samt LSS. 8 Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar på uppdrag av nämnden. Kostnader som uppstår hos nämnden för vissa målgrupper är möjliga att söka ersättning för. 3 Sedan dec 2010 överlappar det tidigare introduktionssystemet där kommunerna bar ett huvudansvar för insatser till nyanlända med det nya etableringssystemet där Arbetsförmedlingen tagit över arbetsmarknadsinriktade insatser. Kommunerna ska fortfarande sköta det praktiska mottagandet och tillhandahålla sfi och samhällsorientering för vuxna samt förskola och skola för barn- och ungdomar. 4 Reglemente för Viadidaktnämnden, Katrineholms kommuns författningssamling nr 1.11. 5 Kommunfullmäktige Hantering av statsbidrag för flyktingar i Katrineholms kommun, 42, 2008-03-17. 6 Reglemente för Socialnämnden, Katrineholms författningssamling nr 1.10. 7 Reglemente för Bildningsnämnden, Katrineholms författningssamling nr. 1.03. 8 Reglemente för Vård- och omsorgsnämnden, Katrineholms författningssamling nr 1.18. Katrineholms kommun 6 av 15
3.2. Rutiner för hantering av grund- och schablonersättning Katrineholms kommun erhåller inte årlig grundersättning för ordinarie flyktingmottagande eller mottagande av ensamkommande flyktingbarn eftersom kommunen inte har några överenskommelser med Migrationsverket/Länsstyrelsen på området. 9 Kommunen är därför heller inte berättigad att söka medel för utveckling av beredskap, mottagningskapacitet och samverkan inom flyktingmottagandet som fördelas regionalt. 10 Kommunen är emellertid berättigad till schablonersättning för nyanlända flyktingar som bosätter sig i kommunen samt deras anhöriga som sökt uppehållstillstånd inom två år (ErsF, NyErsf). På motsvarande sätt får kommunen även schablonersättning för ensamkommande barn som beviljats uppehållstillstånd (se bilaga för belopp). 3.2.1. Viadidaktnämnden ansvarar för flyktingmedel Enligt beslut från kommunfullmäktige från mars 2008 ska VIAN förfoga över samtliga medel avseende flyktingintroduktion. 11 Schablonersättningen för kommunmottagna flyktingar utbetalas automatiskt av Migrationsverket kvartalsvis under en tvåårsperiod. Ersättningen sätts in centralt hos kommunen varefter Ekonomikontoret gör en överföring till två olika balanskonton hos VIAN. Kontona avser schablonersättning för mottagna före respektive efter 1 december 2010. Ersättningarna avser att täcka kommunens kostnader för ordinarie flyktingmottagande. För mottagna före 1 december 2010 gäller en högre schablon för att kommunen ska bedriva ett introduktionsprogram med ersättning till deltagare i upp till 3,5 år. Den genomsnittliga introduktionstiden ska enligt kommunfullmäktige vara 3,5 år. I dagsläget finns enligt Viadidaktförvaltningen ca 140 vuxna i denna målgrupp, som successivt kommer att fasas ut t.o.m. mitten av 2014. För mottagna efter 1 december 2010 är schablonen lägre, eftersom Arbetsförmedlingen i och med den s.k. etableringsreformen tagit över ansvaret för etableringsinsatser under de första 24 månaderna. Schablonen ska dock finansiera kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion i skolan, sfi och samhällsorientering samt kvarstående kostnader för ekonomiskt bistånd m.m. Det är inte politiskt fastställt hur länge medlen ska räcka. Enligt Viadidaktförvaltningen har en tolkning gjorts att medlen avser etableringstiden, det vill säga de två första åren. Enligt Viadidaktförvaltningen finns ca 150 vuxna i denna målgrupp. Då kommunens åtagande har minskat liksom den statliga ersättningen har förvaltningen dragit ner från 9 till 2,5 handläggartjänster inom flyktingmottagandet. 9 Grundersättning uppgår till 440 000 kr för ord. flyktingmottagande, samt 500 000 kr för ensamkommande flyktingbarn under 2012 (NyErsF; Asylersättningsförordningen) 10 37 NyErsF (tidigare 26 medel). Länsstyrelsen i Södermanland har beviljat Vingåkers kommun 250 tkr under 2011 och tagit emot en ansökan om ytterligare 1,6 mnkr under 2012 för utveckling av samhällsorientering. Enligt uppgift kommer medlen dock även Katrineholms kommun till del via Viadidaktnämnden. 11 Kommunfullmäktige Hantering av statsbidrag för flyktingar i Katrineholms kommun, 42, 2008-03-17. Katrineholms kommun 7 av 15
Enligt Viadidaktförvaltningen sker ingen uppföljning av förbrukade schablonmedel per individ eller periodisering av intäkter/utgifter över tid. Istället görs löpande avstämningar av kvarvarande medel och beräknade kostnader för en uppskattning av hur länge medlen kommer att räcka. Bedömningen baseras på antaganden av tidigare verksamhetsutfall. Förvaltningen framhåller att det är svårt att göra säkra prognoser eftersom flera externa variabler påverkar utfallet, såsom andel nyanlända i egenförsörjning, arbetsmarknadsläget osv. Vi har verifierat de schablonersättningar som bokförts inom Viadidaktnämnden under 2011 och t o m september 2012. 12 Vid delårsbokslutet 2012 var saldot på balanskontot avseende mottagna före 1 december 2010 ca 24 mnkr samt ca 4,7 mnkr för mottagna därefter. 3.2.2. Fördelning till övriga nämnder/verksamheter Det framgår av intervjuer att VIAN förfogar över flyktingmedlen i sin helhet, men att det även sker en viss fördelning till andra nämnder/verksamheter. Enligt beslut från kommunfullmäktige ska 15 tkr per flyktingbarn (mottagna före 1 december 2010) utbetalas från VIAN till Bildningsförvaltningen för att täcka extra kostnader i samband med barn och ungdomars skolgång/introduktion. Något motsvarande beslut om hur fördelningen av schablonersättning för flyktingbarn mottagna efter 1 december 2010 har inte fattats. Vi har emellertid uppfattat en praxis som innebär att Viadidaktförvaltningen överför alla schablonersättningar för barn och ungdomar i för-, grund- och gymnasieskolålder till Bildningsnämnden/ - förvaltningen för insatser inom skolan. Bildningsförvaltningen har även fått Migrationsverkets riktade ersättning för förebyggande insatser för asylsökande barn överfört från Viadidakt. På motsvarande sätt överförs schablonersättningar till Socialnämnden/- förvaltningen för ensamkommande flyktingbarn som beviljats uppehållstillstånd, samt för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd för mottagna efter 1 december 2010 innan etableringsersättning kommit igång. Socialförvaltningen ifrågasätter dock varför schablonmedlen måste ta omvägen via Viadidaktförvaltningen. Det framhålls att det ibland ger upphov till felöverföringar. Exempelvis fick Socialförvaltningen medel från Viadidakt som sedan fick vidarebefordras till Bildningsförvaltningen avseende förebyggande insatser för asylsökande barn. Socialförvaltningen framhåller att det inte finns något tydligt beslut hur denna typ av medel ska fördelas mellan nämnder/verksamheter. Kommunfullmäktiges beslut från 2008 att Viadidaktnämnden förfogar över flyktingmedel i sin helhet är heller inte känt i verksamheten. Bildningsförvaltningen är medveten om den politiskt fastställda fördelningen avseende mottagna före 1 december 2010, och att alla schabloner för barn mottagna därefter överförs till Bildningsnämnden/-förvaltningen. Enligt Bildningsförvalt- 12 Detta omfattar ordinarie schablonersättning för nyanlända mottagna före respektive efter 1 december 2010; schabloniserad ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd mottagna efter 1 december 2010; engångsschablon för ensamkommande barn som beviljats uppehållstillstånd; samt tillfällig s k stimulansersättning. Katrineholms kommun 8 av 15
ningen finns ingen formellt beslut att dessa medel som avser mottagna efter 1 december 2010 ska tillfalla Bildningsförvaltningen/-nämnden. 3.2.3. Kontrollrutiner Av intervjuer framgår att det finns tydliga rutiner inom Viadidaktförvaltningen för att kontrollera att kommunen får schablonersättning för samtliga kommunmottagna. Handläggare ansvarar för detta i samarbete med ekonom. I praktiken går kontrollen till genom att listor med nyanlända flyktingar från Migrationsverket respektive Arbetsförmedlingen stäms av gentemot utbetalningslistor från Migrationsverket. Enligt förvaltningen fungerar informationsflödet mellan myndigheterna bra. Inkommen schablonersättning per individ registreras vidare i ärendehanteringssystemet Accorda. Det är ovanligt att ersättning uteblir och i dessa fall kontaktas Migrationsverket. 3.2.4. Vår analys och bedömning När det gäller schablonersättning för nyanlända flyktingar bedömer vi att det finns ändamålsenliga rutiner för att kontrollera att kommunen får ersättning för mottagna såväl före som efter 1 december 2010. Av fullmäktiges beslut från 2008 framgår en tydlig ansvarsfördelning för hantering och fördelning av schablonersättningar inom flyktingmottagandet i enlighet med introduktionssystemet som avser mottagna före 1 december 2010. Fördelningen av schablonersättningar som avser mottagna efter 1 december enligt etableringsreformen är inte politiskt fastställd på motsvarande sätt. Fördelningen hanteras istället på tjänstemannanivå inom Viadidaktförvaltningen utifrån en bedömning om vilka schablonersättningar som avser insatser inom respektive nämnds/förvaltnings verksamhetsområde. Vi föreslår att berörda nämnder VIAN, SN och BN beslutar om hur ersättningarna ska fördelas för att åstadkomma en tydligare styrning på området. 3.3. Rutiner för ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader Som inledningsvis nämnts kan det uppstå återsökningsbara kostnader inom alla de nämnders verksamhetsområden som ingår i granskningen. Av fullmäktigebeslutet från 2008 framgår att VIAN samordnar och stödjer förvaltningarna med ansökningar om övriga ersättningar 13. Enligt Viadidaktförvaltningen avsåg samordningsuppdraget tiden före etableringsreformen. Våra intervjuer visar dock att så inte varit fallet vare sig före eller efter reformen. Viadidakt-, Bildnings-, Social-, Vård- och omsorgsförvaltningen hanterar alla ansökningar på egen hand utan någon samordning verksamheterna emellan. Det finns ingen samlad beskrivning över ansvarsfördelningen och arbetsrutinerna mellan nämnder/verksamheter beträffande återsökning. Det sker heller inget erfarenhetsutbyte inom detta område. 3.3.1. Viadidaktförvaltningen Som ovan nämnts finansieras Viadidaktförvaltningens kärnverksamhet för nyanlända i form av introduktionsprogram, sfi, samhällsorientering mm av schabloner- 13 Kommunfullmäktige Hantering av statsbidrag för flyktingar i Katrineholms kommun, 42, 2008-03-17. Katrineholms kommun 9 av 15
sättningar. I vissa fall finns även möjlighet att söka ersättning för andra återsökningsbara kostnader. Av intervjuer framgår att sådana kostnader uppstått exempelvis för introduktionsersättning till äldre efter 20 mån, innan ärenden överlämnats till Socialförvaltningen. Det finns inga dokumenterade rutiner för ansökning av ersättning för återsökningsbara kostnader inom Viadidaktförvaltningen. Det framhålls dock att handläggarna ansvarar för att beakta detta och att en handläggare har en samordnande roll. Återsökningsfrågor berörs under veckovisa avstämningar av individärenden. Samordnaren bedömer om det är möjligt att söka ersättning i aktuella fall. Migrationsverkets information om återsökningar har enligt uppgift spridits inom handläggargruppen som även fått information från Migrationsverket om återsökningar. Ansökningar samlas i en pärm, men registreras inte i Accorda såsom schablonersättningar. Ekonomen underrättas om beviljade belopp och det sker en uppföljning tillsammans med samordnare att medlen inkommit. Det finns lokala samverkansforum inom flyktingmottagandet som omfattar representanter från vissa förvaltningar och berörda myndigheter. Dessa forum tar inte upp kommuninterna processer och det finns inget motsvarande forum internt inom kommunen för att lyfta frågor om t.ex. återsökning från Migrationsverket. För Viadidaktnämnden har det i början av 2011 bokförts ca 82 tkr för år 2010 i ersättning för ekonomiskt bistånd för äldre/sjuka/funktionshindrade fr om 20 månader efter mottagandet. Enligt uppgift inväntas beslut från Migrationsverket avseende 2011 års ansökningar om motsvarande ersättning, medan ansökningar för 2012 ännu inte gjorts. 3.3.2. Bildningsförvaltningen Det är Interkulturella enheten inom Bildningsförvaltningen som tar emot asylsökande och nyanlända barn och ungdomar med uppehållstillstånd i förskola och skola. Medan barn och ungdomar i åldern 6 till 16 år går i skolan på enheten, slussas förskolebarn och gymnasieungdomar vidare till andra enheter. De insatser som Bildningsförvaltningen kan återsöka rör ersättning per läsår för asylsökande barn i för-, grund- och gymnasieskola. Därutöver finns möjlighet att söka ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång, såsom särskilda stödinsatser på individnivå eller extra skollokaler. Rektor för Interkulturella enheten ansvarar för detta och har skapat egna rutiner för arbetet. Rutinerna är inte dokumenterade, men det finns enligt uppgift ytterligare en tjänsteman inom förvaltningen som är insatt i hanteringen och som kan fungera som backup. Interkulturella enheten får underlag från Migrationsverket om asylsökande barn och ungdomar i kommunen som önskar att gå i skolan. 14 Vid granskningstillfället fanns drygt 15 aktuella ärenden fördelat på olika skolformerna. Enligt Interkulturella enheten utgör de asylsökande endast en liten andel av nyanlända barn och ungdomar i verksamheten, medan nyanlända barn med uppehållstillstånd är i klar majoritet. Såsom för övriga barn sker registrering av asylsökande i verksamhetssy- 14 Asylsökande barn har möjlighet att gå i skolan, men omfattas inte av skolplikten. Katrineholms kommun 10 av 15
stemet Extens. Vilka som är asylsökande framgår av att de saknar fullständigt personnummer. Det finns en pärm med alla inskrivna barn och ungdomar aktuella att söka läsårsersättning för, där ansökan och beslut om ersättning från Migrationsverket sparas. Uppföljning av sökta och erhållna ersättningar sker på individnivå i en Excel-fil som rektorn upprättat. Rektor och/eller ekonom på Bildningsförvaltningen informerar Ekonomikontoret om medel som är på ingång, varpå medlen överförs till Bildningsförvaltningen. De läsårsersättningar som bokförts för Bildningsnämnden uppgår inom för-, grundoch gymnasieskolan till ca 1,3 mnkr under 2011 och ca 0,5 mnkr t o m september 2012. Det finns inga intäkter bokförda avseende extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång. Det framgår av intervjuer att Interkulturella enheten är medveten om möjligheten att, utöver ersättning för läsår, även söka ersättning för extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång såsom särskilda stödinsatser på individnivå eller extra skollokaler. Några sådana ansökningar har dock inte gjort på senare år. Detta eftersom det enligt uppgift inte funnits några sådana fall. Enligt rektor för Interkulturella enheten finns en god översikt över elever med behov av särskilt stöd som innebär eventuella fall kommer att fångas upp. 3.3.3. Socialförvaltningen Socialförvaltningen är indelad i enheterna Ledning och verksamhetsstöd, Försörjningsstöd och administrativa enheten, Myndighetsgruppen och Behandlingsgruppen. Kostnader som Socialförvaltningen har möjlighet att återsöka ersättning för handlar främst om ekonomiskt bistånd för äldre och funktionshindrade och vissa s.k. extraordinära kostnader för stöd och vårdinsatser exempelvis för barn, samt kostnader bl.a. för utredning och placering av ensamkommande flyktingbarn. Det finns ingen rutin som tydliggör ansvarsfördelning och ansökning av ersättningar från Migrationsverket inom Socialförvaltningen. Av intervjuer framgår emellertid att administratör samordnar ansökningar i första hand avseende ensamkommande barn, i samarbete med ekonom och Myndighetsgrupp. När det gäller försörjningsstöd är det istället chef för Försörjningsstöd och administrativa enheten som hanterar ansökningar. När det gäller ensamkommande barn har ekonom och administratör nyligen påbörjat arbetet med att ta fram en ny rutin för återsökningar. I dagsläget fungerar den främst som ett verktyg för den egna uppföljningen av ansökningar. Tanken är att rutinen ska vidareutvecklas så att den kan stödja även andra berörda funktioner, i första hand inom Myndighetsgruppen. Enligt Myndighetsgruppen tillämpas ingen dokumenterad rutin för återsökning. Däremot finns en praxis att en handläggare som ansvarar för ärenden som rör ensamkommande barn lämnar underlag till ekonom och administratör inför kvartalsvis återsökning. Ansökningar för verksamhetsåret 2012 har enligt uppgift ännu inte gjorts p.g.a. att ekonomtjänsten varit vakant. Dessa ansökningar planeras dock att ske inom kort och förväntas uppgå till ca 1 mnkr. Det rör sig om drygt 10 ärenden. Vi har inte kunnat verifiera att Myndighetsgruppen sökt ersättning för utredningskostnader för asylsökande ensamkommande barn. Katrineholms kommun 11 av 15
Vi har därutöver tagit del av några beslut från Migrationsverket beträffande ansökan om ersättning för extraordinära kostnader under 2011, varav ett gynnande beslut om ersättning för institutionsplacering. Dessa ansökningar har kommit till stånd då handläggare flaggat för eventuella återsökningsbara kostnader. Enligt Myndighetsgruppen är alla handläggare inte lika väl insatta i möjligheterna att söka ersättning för olika målgrupper. De flesta känner dock till att ärenden som rör ensamkommande barn kan ge upphov till återsökningsbara kostnader. För Socialnämnden har det i slutet av 2010 och början av 2011 bokförts ca 1,5 mnkr för placeringskostnader av ensamkommande barn under 2010. Under 2011 har det bokats upp intäkter avseende placeringskostnader för ensamkommande barn på motsvarande 2,2 mnkr. Vi har verifierat ersättningsbeslut från Migrationsverket om ca 225 tkr, medan vi inte kunnat verifiera ansökan/ beslut för övriga uppbokade belopp. Såsom framgår ovan räknar Socialförvaltningen att söka ersättning för verksamhetsåret 2012 om ca 1 mnkr. Det finns ingen dokumenterad rutin för ansökning av vissa försörjningsstödskostnader inom Försörjningsstöd och administrativa enheten. I praktiken frågar enhetschefen årligen handläggare om nya försörjningsstödsärenden som innefattar utländska medborgare som är äldre, har funktionshinder eller dylikt. De ärenden som lyfts fram återsöker enhetschefen ersättning för. Det framhålls vidare att handläggarna har begränsad kunskap om olika ersättningsformer. Det går enligt uppgift inte att få en enkel översikt i verksamhetssystem då uppgift om utländskt medborgarskap inte får registreras. Det har enligt uppgift inte ansökts för några ersättningar avseende ekonomiskt bistånd under 2011 utifrån en bedömning att inga sådana ärenden uppkommit under året. Vi har inte fått del av om någon bedömning ännu har gjorts för 2012. Det har emellertid ansökts för ersättning för ett antal ärenden från år 2010 som avslagits p g a att ansökan inte gjorts inom tre år från mottagningsdatum. Ekonomen på förvaltningen får underlag om beviljade ersättningar både från Myndighetsgruppen och Försörjningsstöd och administrativa enheten och följer upp inkomna ersättningar månadsvis. Enligt uppgift informerar ekonomen Viadidaktförvaltningen om vilka ersättningar som ska tillfalla Socialförvaltningen. Således överförs medlen, enligt vad vi erfar, från Ekonomikontoret till Viadidakt och vidare till Socialförvaltningen. Under 2011 har det för Socialnämnden bokförts ca 82 tkr avseende extraordinära kostnader för ekonomiskt bistånd som avser tidigare år. Såsom framgår ovan har inga intäkter bokförts under 2011 eller 2012. 3.3.4. Vård- och omsorgsförvaltningen (VON) Vård- och omsorgsförvaltningen är indelad i en avdelning för äldreomsorg och en avdelning för handikappomsorg. De kostnader som är möjliga att söka ersättning för handlar främst om varaktig vård, hemtjänst och särskilt boende, insatser enligt LSS/LASS för äldre, sjuka och funktionshindrade. Katrineholms kommun 12 av 15
Enligt förvaltningen finns det ingen uttalad ansvarig för återsökning av kostnader från Migrationsverket. I praktiken hanteras detta dock av en ekonomiassistent tillsammans med ekonom. Ekonomiassistenten har upprättat en egen rutin för arbetet. Denna omfattar dock inte övriga funktioner inom förvaltningen. Vidare framgår av intervjuer att kunskapen om statsbidrag inte är spridd bland handläggare som ansvarar för myndighetsutövning inom äldre- och handikappomsorgen. Ekonomiassistenten frågar handläggare om de under året inkommit nya ärenden för aktuella målgrupper. I vissa fall har förvaltningen fått information från Viadidakt angående nyanlända med särskilda behov. Det finns alltjämt en farhåga hos förvaltningen att man inte lyckas fånga upp alla ärenden med återsökningsbara kostnader. Nuvarande sätt att inventera ärenden uppfattas inte som fullt ändamålsenlig. Man lyfter fram att aktuella målgrupper inte kan eller får särskiljas i verksamhetssystem, vilket försvårar bevakningen. Det har även hänt att förvaltningen fått avslag på ansökta medel från Migrationsverket på grund av att första ansökan inte inkommit inom tre år från mottagningsdatum. Ekonomiassistenten ansöker om ersättningar, samt bevakar tillsammans med ekonom att beviljade ersättningar inbetalas. Alla underlag samlas i en pärm. Ett underlag skickas till Ekonomikontoret om hur medlen ska bokföras. Under 2011 har ca 119 tkr bokförts som ersättningar från Migrationsverket inom Vård- och omsorgsnämnden för insatser inom hemtjänst, medan besked väntas enligt uppgift för ansökningar om totalt 170 tkr under 2012. När det gäller intäkter inom särskilt boende finns inget bokfört under 2011 eller 2012. Det har bokförts ca 2,2 mnkr för 2011 samt ca 1,4 mnkr för 2012 inom Vård- och omsorgsnämnden i form av ersättningar från Migrationsverket för insatser inom handikappomsorgen. 3.3.5. Vår analys och bedömning Vi bedömer att det saknas ett helhetsgrepp och fullt ändamålsenliga rutiner inom kommunen för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader kopplat till flyktingmottagandet. Det är en brist att Viadidaktnämnden/-förvaltningens uppdrag från kommunfullmäktige att stödja och samordna övriga förvaltningars ansökningar inte är känt inom organisationen eller fått praktiskt genomslag. Vi bedömer att det finns ändamålsenliga, om än bristfälligt dokumenterade, rutiner för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inom såväl Viadidakt- som Bildningsförvaltningen. Det är positivt att handläggare inom Viadidakt har ett uttalat ansvar för, samt kunskap om, återsökningar och det finns en tydlig samordnande funktion. Uppföljning av beviljade medel förefaller också fungera väl. Inom Bildningsförvaltningen har rektor för Interkulturella enheten ett uttalat ansvar för och kunskap om återsökningar. Det finns fungerande rutiner för att fånga upp, söka och följa upp beviljade läsårsersättningar för asylsökande barn och möjligheten att söka ersättning för extraordinära kostnader har uppmärksammats. Vi bedömer att rutinerna för ansökning av statlig ersättning för återsökningsbara kostnader inte är fullt ändamålsenliga inom Social- respektive Vård och omsorgs- Katrineholms kommun 13 av 15
förvaltningen. Dels är det otydligt var ansvaret för återsökningar ligger. Vissa funktioner har tagit på sig att bevaka och sköta ansökningar. Vi har uppfattat en farhåga inom båda förvaltningar att man inte lyckas fånga upp alla ärenden med återsökningsbara kostnader och vissa ansökningar har avslagits på grund av de gjorts för sent. Kunskapen om ersättningsformer är begränsad bland handläggare som arbetar med myndighetsutövning. Exempelvis har vi inte kunnat verifiera huruvida Socialförvaltningen sökt ersättning för eventuella utredningskostnader för asylsökande ensamkommande barn. Vidare är det en brist att Socialförvaltningen inte kunnat visa upp fullständiga underlag för uppbokade intäkter från Migrationsverket för år 2011. Enligt vår mening bör åtgärder vidtas för att se till att ersättningar som förs över till respektive nämnd/verksamhet hamnar rätt från början för att minimera antalet omföringar. 3.4. Nämndernas interna kontroll Av kommunens reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner fastställd av Kommunfullmäktige framgår att varje nämnd ska ha en gällande internkontrollplan. 15 Enligt kommunens reglemente för intern kontroll antagen av Kommunfullmäktige avses åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet inom kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. 16 Vi har sökt i nämndprotokoll efter fastställande av internkontrollplaner samt redovisning av internkontroll för åren 2011 och 2012. Vi konstaterar att ingen av nämnderna har fastställt några kontrollpunkter som avser rutiner för att ansöka och följa upp statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Enligt nämndprotokoll har Viadidaktnämnden vare sig fastställt plan för eller följt upp genomförd intern kontroll under 2011 och 2012. Av protokoll framgår vidare inte huruvida Bildningsnämnden antagit någon internkontrollplan för 2012. 3.4.1. Vår analys och bedömning Det är en brist att statliga ersättningar inom flyktingmottagandet inte omfattas av nämndernas arbete med intern kontroll, samt allvarligt att två av de berörda nämnderna inte fastställt några planer för intern kontroll. Enligt vår bedömning behöver nämnderna stärka sin interna kontroll för att se till att det finns rutiner som säkerställer att kommunen får del av de ersättningar som kommunen har rätt till inom respektive verksamhetsområde. 15 KF 2008-08-16 127. 16 KF 2001-08-20 134. Katrineholms kommun 14 av 15
2012-11-12 Jukka Törrö Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare Katrineholms kommun 15 av 15
Bilaga Personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 dec 2010 Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF) Ersättning Belopp 2012 Automatisk/ Ansökan (blankett) Ansökan & underlag Grundersättning 440 000 kr/år Automatisk Utbetalas vid årets början eller ny överenskommelse Schablonersättning (10-13 ) 194 700 kr/år (16-64 år) Automatisk Utbetalas var tredje månad under två år 119 600 kr/år (under 16 år) 71 900 kr/år (65 år -) Äldre, sjuka, funktionshindrade (17-20 ) - Ek. bistånd (SoL) from 20 mån efter mottagande (ej över 65 år) - Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) - Färdtjänst Faktisk kostnad 75 % av kostnad Ansökan (4476/4477) - LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag - Varaktig hälso-/sjukvård(minst tre år) Ensamkommande barn (21-22 ) - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) - Boendeplatser Betydande extraordinära kostnader (strukturella/individbaserade) (26, 38 ) - T ex kvotflyktingar, LVU/LVM-placeringar, andra särskilda stödinsatser (SoL), eller strategiska utvecklingsinsatser 65 % av kostnad Faktisk kostnad vid minsta totalkostad 60 000 kr/pers/år Faktisk kostnad 1600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats Ersättning efter tillgång (60 mkr finns att fördela 2011, avser insatser under mottagningsår + tre år) Ansökan (4475) Automatisk/ansökan (4482) Ansökan (ej särskild blankett) I efterskott varje år, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Beslut färdtjänst, hemtjänst m.m. Läkarutlåtande att sjukdom/funktionshinder medför att personen inte kan försörja sig och att situationen förelåg vid ankomst till Sverige eller har direkt samband med flyktingsituationen, samt att ev vårdbehov kvarstår i minst tre år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, beslut fortsatt vård efter fyllda 18 år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård efter fyllda 18 år Senast 30 sep 2011 för kostnader 2010 första halvåret2011. Beslut t ex SoL/LVU, kostnadsunderlag Katrineholms kommun 1 av 4
Personer med uppehållstillstånd mottagna efter 1 dec 2010 Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF) Ersättning Belopp 2012 Automatisk/ Ansökan (blankett) Ansökan & underlag Grundersättning (9 ) 440 000 kr/år Automatisk Utbetalas vid årets början eller vid ny överenskommelse Schablonersättning (10-14 ) 82 200 kr (0-64 år) 51 400 kr (65 år -) Automatisk Utbetalas var tredje månad under två år Initiala kostnader för ekonomiskt bistånd (15-17 ) Ekonomiskt bistånd (19-21 ) - Mottagna ej rätt till etableringsplan (ej över 65 år), el pga sjukdom, nedsatt prestationsförmåga förhindrad delta på heltid el av samma orsak ej kan försörja sig efter avslutad etableringsplan - Ensamkommande ungdomar 18-20 år i eget boende som går i gymnasiet Äldre, sjuka, funktionshindrade (22-27 ) - Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) - LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag - Varaktig hälso-/ sjukvård (minst tre år) Ensamkommande barn (28-31 ) - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) 3 000 kr (under 20 år) 7 500 kr (20-64 år fr EBO) 4 000 kr (20-64 år fr ABO eller anknytning) Faktisk kostnad 75 % av kostnad Faktisk kostnad vid minsta tot kostnad 60 000 kr/pers/år Faktisk kostnad Automatisk Ansökan (4488) Ansökan (4488/4477) Ansökan (4473) Utbetalas en månad efter mottagandet Årsvis i efterskott, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Intyg att personen uppfyller krav, kostnadsunderlag Årsvis i efterskott, första ansökan inom tre år från mottagningsdatum. Beslut om hemtjänst, LSS/LASS mm. Läkarutlåtande att sjukdom/ funktionshinder förelåg vid mottagandet, samt att ev vårdbehov kvarstår i minst tre år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, kostnadsunderlag - Boendeplatser 1600 kr/dygn avtalad plats + Automatisk/ansökan Kvartalsvis, inom ett år efter utgången pe- Katrineholms kommun 2 av 4
- Schablonersättning engångsbelopp Vissa betydande särskilda kostnader (strukturella/individbaserade) (32 ) - Ex kvotflyktingar, underlätta anvisning av personer/och familjer med särskilda behov, LVU-/LVM-placeringar, andra särskilda stödinsatser (SoL), eller strategiska utvecklingsinsatser Ersättning för att skapa beredskap och mottagningskapacitet samt för att utveckla samverkan ( 37) 300 kr/dygn belagd plats 30 000 kr Ersättning efter tillgång (60 mkr finns att fördela 2011, avser mottagningsår + tre år) (4482) Automatisk Ansökan (ej särskild blankett) riod. Beslut fortsatt vård för den som fyllt 18 år Senast 30 sep 2011 för kostnader 2010 första halvåret 2011. Beslut t ex SoL/LVU, kostnadsunderlag 40 mnkr att fördela i riket. Ansökan Ansökan enligt Länsstyrelsens anvisningar. Totalt 40 mnkr att fördela under 2012 Asylsökande Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen) Ersättning Belopp 2012 Automatisk/ Utbildning (5-6 ) - Förskola - Förskoleklass - Grundskola, grundsärskola eller specialskola - Gymnasieskola eller gymnasiesärskola Extraordinära kostnader skolverksamhet (5 ) - Särskilda stödinsatser (individbaserade), t ex elevassistent - Extra (särskild anordnade) skollokaler, skolskjuts särskolebarn 37 900 kr/år 31 000 kr/år 60 700 kr/år 68 900 kr/år Faktisk kostnad Ensamkommande asylsökande barn (1, 4, 7, 8, 11 ) - Grundersättning 500 000 kr/år Faktisk kostnad Ansökan (blankett) Ansökan (4472) Ansökan (ej särskild blankett) Automatisk Ansökan (4489) Ansökan & underlag Kvartalsvis per undervisningsform, inom ett från utgången period Kvartalsvis, inom ett år från utgången period. Utlåtande om behov och beskrivning av stödinsatser, kostnadsunderlag Utbetalas vid året början eller ny överenskommelse Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period Katrineholms kommun 3 av 4
- Trasport till kommun - Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) - Utredning (SoL) - Boendeplatser - God man Faktisk kostnad 39 000 kr familjehem 31 000 kr HVB-hem 1 600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats Faktisk kostnad Vård av barn (7 ) - Vårdinsatser (SoL, LVU) Faktisk kostnad Förebyggande stödinsatser för barn ( 11 a) Extraordinära (strukturella) kostnader för asylsökande inkl. ensamkommande barn (11 ) Ersättning efter tillgång (Under 2011 fördelas 5 mkr till berörda kommuner och 45 mkr utifrån antal barn) Faktisk kostnad Ansökan (4473) Ansökan (4490) Automatisk/ansökan (4482) Ansökan (4480) Ansökan (4473) Automatisk Ansökan (ej särskild blankett) Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, del av utredning/vårdplan, beslut om fortsatt vård för den som fyllt 18 år, kostnadsunderlag Kvartalsvis, inom ett år efter utredning, placeringsbeslut Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Beslut fortsatt vård för den som fyllt 18 år Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Arvodesbeslut Kvartalsvis, inom ett år efter utgången period. Placeringsbeslut, utredning/ vårdplan, kostnadsunderlag Utbetalas i maj I efterskott, inom ett år från utgången period. Katrineholms kommun 4 av 4