1(21) Del 2
2(21) Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 1.1 2015-08-17 Förslag projektplan inför styrgrupp Anette Grahn 1.2 2015-08-26 inför Nätverket för ehälsa Anette Grahn
3(21) INNEHÅLL 1 Grundläggande information*... 4 1.1 Syfte... 4 1.2 Bakgrund... 4 1.3 Effektmål... 5 1.4 Projektmål... 6 1.5 Avgränsningar/omfattning... 12 1.6 Beroende till/av andra projekt... 12 2 Andra styrande förutsättningar... 12 3 Intressentförteckning*... 12 4 Projektorganisation*... 13 4.1 Organisation och roller... 13 4.2 Ansvar och befogenheter... 15 5 Kostnadskalkyl*... 15 6 Genomförandebeskrivning... 15 6.1 Tidplan inklusive aktivitetsbeskrivning*... 16 6.2 Milstolpe-/BP-plan*... 17 6.3 Arbetsformer... 18 6.4 Material, utrustning och lokaler... 19 6.5 Kommunikationsplan*... 20 6.6 Kvalitetsstyrning... 20 6.7 Projektstyrning... 21 7 Risker*... 21 8 Referenser... 21
4(21) 1 Grundläggande information 1.1 Syfte Syftet är att tillhandahålla ett koncept gällande video för samordnad vårdplanering på distans som kan införas i länets 13 kommuner och i Region Östergötland. Uppdragsgivare är Nätverket för ehälsa i Östergötland. 1.2 Bakgrund Nätverket för ehälsa i Östergötland initierade till ett pilotprojekt gällande användning av videokonferens vid samordnad vårdplanering. Deltagande parter var lasarettet i Motala, IT-centrum, Boxholm och Ödeshögs kommun samt vårdcentralen i Boxholm och Ödeshög. Nyckelpersoner från dessa verksamheter genomförde ett pilotprojekt där målet var att skapa en ny mötesplats för samordnad vårdplanering genom digital teknik som komplement till direkta träffar på vårdavdelning. Arbetsområden som kvalitetsäkrades i pilotprojektet var tekniken, rummets utformning, rutiner för själva mötet, rutiner för att säkra patientens integritet och självbestämmande. Vidare skapades samsyn mellan öppenvård, slutenvård och kommunalverksamhet gällande att följa styrdokumentet När den ena handen vet vad den andra gör. Utvärdering av pilotprojektet I väster visade att samordnad vårdplanering fungerade bra mellan avdelning 13 och Boxholm/Ödeshögs kommun. Med utgångspunkt i det positiva utfallet av pilotprojektet fattades beslut 2013-10-25 beträffande ett breddinförande av videokonferens för samordnad vårdplanering i Östergötland. Vid möte i Nätverket för ehälsa 2014-03-21 beslutades att breddinföra i två steg. Först skulle samordnad vårdplanering implementeras mellan samtliga slutenvårdsenheter på Medicinska specialistkliniken och dess angränsade kommuner i väster. I steg två skulle det prövade konceptet införas i hela Region Östergötland tillsammans med aktuella kommuner. Det visade sig vara svårt att införa videosystemet Jabber Cisco i övriga kommuner i väster. Tekniken fungerade inte optimalt. Flera kommuner saknade även möjligheten till direkt IT stöd vid strul. Detta gjorde att införandeprocessen försvårades i väster. Under hösten 2014 presenterade representanter från styrgruppen Lync som ett alternativt videosystem för videokonferens. Detta skulle innebära en enklare lösning än Jabber Cisco och möjliggöra att även externa parter som till exempel
5(21) kommunsjuksköterska och eller anhörig kunde delta i mötet enklare. Beslut fattades i styrgruppen att ersätta Jabber Cisco med videosystemet Lync. I december 2014 påbörjade arbetet med att installera, säkra och implementera nya rutiner för distansmöte via Lync. Under en övergångsperiod har väster arbetat med två olika videosystem. I väster genomförs idag 1-3 vårdplaneringar per vecka. I slutet av Maj 2015 var således projektet redo för steg 2. Två slutenvårdenheter GAVA och avdelning 1 på VIN utsågs till pilotavdelningar i Öster tillsammans med Valdemarsviks och Söderköpings kommuner innan sommaren 2015. Valdemarsvik genomför ca 86 vårdplaneringar per år på plats i Norrköping och mellan 10-15 via telefon. Det finns således ett framtaget koncept för samordnad vårdplanering i Region Östergötland. Detta koncept är dock inte implementerat i Öster och Centrala länsdelarna. Flera kommuner har uttryckt ett stort behov av att kunna genomföra samordnad vårdplanering. Till exempel beskriver biståndshandläggare från Kinda kommun att de har i snitt tre vårdplaneringar per vecka i Linköping. Åtvidaberg genomför mellan två till tio vårdplaneringar i Linköping per vecka. Vidare beskriver flera kommuner att de cirka tre gånger per år reser till annan länsdel. Detta innebär långa resor. Vidare har flera sjuksköterskor från hemsjukvården uttryckt att de inte kommer kunna delta vid samordnad vårdplanering om det inte går att delta. Vidare saknas implementering i psykiatri och öppenvård. Önskemål har också framförts från personal att de saknar en teoretisk och praktisk utbildning för distansmöte i Region Östergötland. 1.3 Effektmål 1.3.1 Att 70 % av berörda kliniker inom Region Östergötland har tillgång till teknisk utrustning som möjliggör att samordnad vårdplanering kan genomföras år 2016. 1.3.2 Att samtliga 13 kommuner har tillgång till teknisk utrustning som möjliggör att samordnad vårdplanering kan genomföras år 2016. 1.3.3 Att 90 % av felanmälningar till IT akuten med fokus på distansmöte åtgärdas direkt.
6(21) 1.4 Projektmål Projektresultat 1.4.1 Att projektledare säkerställer mottagare till projektet i Region Östergötland och inom den kommunala verksamheten enligt tidsplan. 1.4.2 Att varje länsdel utser en projektgrupp som innefattar berörda representanter, en samordnare för verksamhetsnära arbete och en samordnare för IT. 1.4.3 Att samtliga ansvariga chefer vid Region Östergötlands 36 vårdcentraler har fått kunskap om vilken teknisk utrustning som rekommenderas för att deras medarbetare ska kunna delta vid en samordnad vårdplanering senast 2016. 1.4.4 Att berörda klinikers ansvariga chefer inom Region Östergötland har fått information om vilken teknisk utrustning som rekommenderas för att deras medarbetare ska kunna genomföra samordnad vårdplanering. 1.4.5 Att samtliga ansvariga socialchefer inom länets 13 angränsade kommuner har fått information om vilken teknisk utrustning som rekommenderas för att dennes medarbetare ska kunna delta vid samordnad vårdplanering. 1.4.6 Att projektledare skapar en e-utbildning gällande samordnad vårdplanering med möjlighet för medarbetare att träna på att förbereda och genomföra en samordnad vårdplanering via distans i neutralmiljö. 1.4.7 Att projektledare ger ett förslag till förvaltning och uppföljning av effektmål.
7(21) Tidsmål Preliminär tidsplan för införande av teknisk utrustning per centrum/kommun som möjliggör samordnad vårdplanering. NSV Lasarettet i Motala Införande av videosystem/teknisk utrustning Avdelning 13 GAVA 2013-06-12 Avdelning 14 MAVA 2013-06-12 Avdelning 14 MAVA/Stroke 2013-06-12 Avdelning 10 HIA/MIMA 2015-01-31 LAH Motala 2015-01-31 LAH Mjölby Kan delta via dator Vårdcentraler Skänninge VC Mjölby VC Ödeshög VC Mantorp VC Boxholm VC Lyckorna VC Marieberg VC Jourcentralen Motala Brinken VC Kommuner Motala kommun Har testat, men ej börjat genomföra Mjölby Kommun 2014-10-31 Vadstena Kommun 2014-09-01 Boxholm kommun 2013-06-12
8(21) Ödeshög kommun 2013-06-12 NSC Närsjukvården i centrala Geriatriska kliniken LAH Medicinska akutkliniken Neurologiska kliniken CKOC Urologiska kliniken Hematologiska kliniken Kirurgiska kliniken Ryggkliniken US Lungmedicinska kliniken Onkologiska kliniken Ortoped kliniken Hjärt- medicinskt centrum Endokrinmedicinska kliniken Infektionskliniken Thorax-Kärlkliniken Kardiologiska kliniken Njurmedicinska kliniken Reumatologiska kliniken Införande av videosystem/ teknisk utrustning Pilot september Oktober Oktober Oktober Oktober Oktober Oktober Oktober Pilot september
9(21) Rehabenheten Sinnescentrum Hand och plastikkirurgiska kliniken Öron- näsa- halskliniken Neurokirurgiska kliniken Rehabiliteringsmedicinska kliniken Smärt- och rehabiliteringscentrum Ögonkliniken Barn och kvinnocentrum Barn och ungdomens hus kvinnokliniken Vårdcentraler Borensberg VC Ekholmen VC Jourcentralen Linköping Kungsgatan VC Kärna VC Lambohov VC Linghem VC Nygatan VC Ryd VC Ljungbro VC
10(21) Tannefors VC Valla VC Åtvidaberg VC Ydre VC Kommuner Linköping kommun Åtvidaberg kommun Kinda kommun Ydre kommun, Pilot NSÖ Närsjukvården i Öster Akutkliniken Geriatriska kliniken Införande av videosystem/teknisk utrustning Augusti, Pilot GAVA Medicinska kliniken Augusti, Pilot avd. 1 LAH CKOC Kirurgiskakliniken Ortopedkliniken Hjärt-medicinskt centrum Infektionskliniken Kardiologiska kliniken Thorax-Kärlkliniken Oktober Oktober
11(21) Barn och kvinnocentrum Barn och ungdomshus kvinnokliniken Vårdcentraler Cityhälsan VC centrum Cityhälsa VC Norr Cityhälsa VC Söder Finspång VC Jourcentralen Norrköping Kisa VC Kolmården VC Söderköping VC Valdemarsvik VC Vikbolandet VC Åby VC Kommuner Norrköpingskommun Söderköpingskommun Finspångskommun Valdemarsvik kommun Augusti, Pilot Augusti, Pilot Kostnadsmål Kostnaden för projektet är fram till 2015-08-01, 425 481 kr. Således återstår 174 519kr av den totala budgeten.
12(21) 1.5 Avgränsningar/omfattning - Projektet ansvarar inte för kostnad och inköp av teknisk utrustning eller licensavtal för Lync. - Projektet ansvarar endast för introducerande, råd och uppföljning beträffande samordnad vårdplanering. - Projektet avser inte införande av samordnad vårdplanering inom den psykiatriska vården under projekttiden. - Projektet avser inte införande av samordnad vårdplanering inom öppenvård under projekttiden. Projektet innefattar dock att ge kunskap så att distriktsjuksköterska kan närvara vid den samordnade vårdplaneringen. - Projektet avser inte införande av samordnad vårdplanering inom privat verksamhet under projekttiden. 1.6 Beroende till/av andra projekt - Trygg utskrivning och uppföljning - IT stöd för samordnad vårdplanering Cosmic link 2 Andra styrande förutsättningar 3 Intressentförteckning Verksamheter som deltar i att säkra vårdkedjan via utskrivningsprocessen inom Region Östergötlands, Linköpings kommun, Norrköpings kommun, Mjölby kommun, Ödeshögs kommun Boxholms kommun, Vadstena Kommun, Motala Kommun, Valdemarsvik kommun, Söderköping kommun, Finspång kommun, Åtvidaberg kommun, Kisa kommun, Ydre kommun. Anhöriga och närstående.
13(21) 4 Projektorganisation 4.1 Organisation och roller Styrgrupp Beställare Anne Gustavsson ehälsosamordnare Resursägare E-Hälsonätverket i Östergötland Mottagare Gerd Sandgren Lundström Närsjukvårdsdirektör NSV Mottagare Monika Hagman Närsjukvårdsdirektör NSÖ Mottagare Henrich Wilander Närsjukvårdsdirektör NSC Mottagare Magnus Johansson Omsorgsdirektör Norrköping kommun Mottagare Peder Ellisson Omsorgsdirektör Linköping kommun Mottagare Sven-Inge Arnell Socialchef Motala kommun Projektledare Anette Grahn Projektledare Clinicum Delprojektledare Peter Lampert Projektledare CMIT Styrgruppsdelatagare Lars Gunnar Almén Verksamhetsutvecklare Boxholm/Ödeshögs kommun Styrgruppsdeltagare Lotta Saleteg Falk Verksamhetschef CHV Styrgruppsdeltagare Lena Törnfält Processamordnare NSÖ Styrgruppsdeltagare Rozita Hedqvist Omsorgschef Boxholm kommun Projektgrupp NSC Projektledare Anette Grahn Projektledare Clinicum Delprojektledare Peter Lampert Projektledare CMIT Samordnare verksamhet Samordnare IT Region Östergötland/kommun Region Östergötland/kommun
14(21) Projektgrupp NSV Projektledare Anette Grahn Projektledare Clinicum Delprojektledare Peter Lampert Projektledare CMIT Samordnare verksamhet Maria Haglund MSK avd. 13 GAVA Samordnare verksamhet Kommun Samordnare IT Ann Avelöv MSK stab Samordnare IT Kommun Projektdeltagare Christina Johnsson MSK avd. 14 D MAVA/Stroke Projektdeltagare Carina Nilsson Vedholm MSK avd. 14 ABC MAVA Projektdeltagare Anne-Louise Nilsson MSK avd. 13 GAVA Projektdeltagare Lis-Anna Engstrand Mjölby kommun Projektdeltagare Gunilla Karlsson Ödeshög kommun Projektdeltagare Hans-Göran Hagman Boxholm kommun Projektdeltagare Maria Ek Motala kommun Projektdeltagare Maria Lönn Vadstena Kommun Projektdeltagare Lars-Gunnar Almen Ödeshögs kommun Projektdeltagare Thomas Gardell Motala kommun Projektdeltagare Stefan Nyman Vadstena kommun Projektgrupp NSÖ Projektledare Anette Grahn Projektledare Clinicum Delprojektledare Peter Lampert Projektledare CMIT
15(21) Samordnare verksamhet Lena Törnfeldt Processamordnare NSÖ Samordnare verksamhet Kommun Samordnare IT Lena Johansson IT samordnare NSÖ Samordnare IT Kommun Projektdeltagare Liisa Hoikkala Valdemarsvik kommun Projektdeltagare Gunilla Bergström Avd. 1 Medicinkliniken Projektdeltagare Anna Lindell Karlsson Söderköping kommun Projektdeltagare Sigbritt Vestgöte Andersson Geriatriska kliniken Projektdelagare Maria Unnervik Verksamhetsutvecklare Medicinkliniken Projektdeltagare Veronica Andersson Geriatriska kliniken 4.2 Ansvar och befogenheter Projektet följer Region Östergötlands projektmodell kapitel 6. 5 Kostnadskalkyl* Kostnadskalkyl Projektledares lön Summa 101 769 kr* Delprojektledares lön 60 320 kr * Samordnare från NSC, NSÖ, NSV och den kommunala verksamheten Resor, arbetstid för projektgruppsdeltagare e- utbildning för samordnad vårdplanering 12 430kr Visningsrum på US/NSÖ Interna resor för implementering
16(21) Hyra av arbetsplats + datauppkoppling+ telefon OH-kostnader *ingår *ingår 6 Genomförandebeskrivning 6.1 Tidplan inklusive aktivitetsbeskrivning Tidsplan Roll 2015-08-01 t o m 2015-12-31 Timmar Projektledare Delprojektledare 20 % per månad 5 % - 10 % per månad 160 40-80 Samordnare 32 Projektgruppsdeltagare 20 Aktivitetsbeskrivning Roll Ansvar Projektledare - Innehar ett övergripande ansvar för att projektet når projektmålen - Avrapporterar till styrgrupp; Tid, kostnad och projektresultat. - Kvalitetssäkrar och kommunicerar projektet - Är sakkunnig, stöttar och följer upp projektresultat och effektmål både i Region Östergötland och inom den kommunala verksamheten - Sammankallande för regionsövergripande nätverk med fokus på vårdplanering. - Skapa en e-utbildning med fokus på samordnad vårdplanering via distans
17(21) - Samverkar med övriga projekt gällande utskrivningsprocessen Delprojektledare - Rådgivning och information gällande IT säkerhet och IT support till projektledare. - Hjälpa till att skapa en e-utbildning med fokus på samordnad vårdplanering tillsammans med projektledare Samordnare - Implementera, driva, och utvärdera vårdplanering i sin länsdel eller kommun. - Sammankalla och leda projektgruppens arbete i sin länsdel eller kommun med fokus på vårdplanering. - Avrapportera till projektledare månadsvis - Delta i ett regionsövergripande nätverk rörande distansmöte. Projektgrupp - Delta aktivt vid projektgruppsmöten, riskanalyser och workshop gällande samordnad vårdplanering - Förmedla information samt kunskap gällande samordnad vårdplanering till kollegor och ansvarig chef - Ge kontinuerlig information till samordnare och projektledare 6.2 Milstolpe-/BP-plan
18(21) Nr: Milstolpe/BP: Datum M1 Att ledning informerar och tydliggör fattade beslut om att införa samordnad vårdplanering som ett komplement till direkta möten på sjukhusen i linjeorganisationen 2015-09-15 BP2 med ekonomisk kalkyl godkänd 2015-09-15 M2 M3 M4 M5 M6 Att tekniks utrustning/licenser med fokus på distansmöte finns tillgänglig att köpa in eller hyra inom både kommunalverksamhet och i Region Östergötland Att samordnare för projektgruppsarbete/nätverk utses i NSC, NSV, NSÖ samt i den kommunala verksamheten Att samtliga verksamheter inom Medicinska specialistkliniken, NSV med angränsade kommuner fortsätter att utveckla och standardisera vårdplanering Att samtliga slutenvårdsenheter inom NSÖ med angränsade kommuner möjliggör, implementerar och standardiserar samordnad vårdplanering Att pilotavdelningar och projektgrupp utses i NSC med angränsade kommuner 2015-09-01 2015-09-30 2015-12-31 2015-10-01 2015-09-30 M7 Visningsrum iordningsställs på US 2015-09-30 BP3 BP4 Skapa en nätbaserad utbildning för medarbetare med fokus på samordnad vårdplanering Uppföljning av projektmål genom kontinuerlig mätning av antal vårdplaneringar som genomförts i Region Östergötland. 2015-12-31 2015-10-01 t o m 2015-12-31 6.3 Arbetsformer en fastställs av styrgruppen under september månad, därefter utformas en mer detaljrad tidsplan. Flera olika arbeten med fokus på att nå projektmålet kommer att ske parallellt under hösten 2015. De olika delarnas arbete koordineras via projektledare. Samordnare och projektgrupper utses. Projektledare, delprojektledare och samordnare har kontinuerlig dialog med projektgrupper och bidrar aktivt med att effektivisera processen.
19(21) 6.4 Material, utrustning och lokaler Teknik programvaror hos kommunerna Fungerande videokamera, högtalare och mikrofon samt installation av ett pluginprogram till webläsaren som inte kräver administrativa rättigheter. Inga licenser behöver köpas in av kommuner/mötesdeltagare. Utrustningen som behövs för att delta i ett möte är videokamera med mikrofon (600:-), högtalare eller om man väljer ett headset med mikrofon (250-900:-). Produkterna köper kommunerna in via sina vanliga inköpskanaler för att förenkla när produkter går sönder eller en felanmälan behöver göras. Ca priser inom parenteser ovan. I dokumentet Anslut till ett videomöte med Lync Web App finns mer information. Teknik programvaror Region Östergötland Utrustning som behövs i video/vårdplaneringsrummet är ett Lync videokonferens kit, köps in via beställning systemet (kostnad 6595: -). En standard PC och 46 skärm som hyrs av CMIT. Mötessamordnaren, den som kallar till möte behöver ha en Lync licens advanced och den kostar 140:-/månaden. IT-samordnare och IT-resurs håller ihop beställningen av utrustningen till vårdplaneringsrummet som får hjälp av Distansmötesansvariga på CMIT.
20(21) 6.5 Kommunikationsplan* I Östergötland består ehälsonätverket av utsedda representanter från Region Östergötland och länets 13 kommuner. Dessa representanter har i uppdrag att förankra ehälsonätverkets beslut i sin verksamhet. De är således en viktig länk mellan beslut och införande i verksamheten. För att implementera samordnad vårdplanering beslutade ehälsonätverket att utse en projektledare år 2014. Projektledaren är huvudansvarig för att projektmålen uppnås inom bestämd tidsram samt för all kommunikation och informationsspridning inom och utom projektet. Information till linjeorganisationen kommer att kommuniceras via intranätet Lisa eller via projektledare, delprojektledare, samordnare och projektgrupp. 6.6 Kvalitetsstyrning Vid betydande förändringar av omfattning, tid och kostnader som beslutas av styrgruppen kommer ny version av projektplanen att tas fram.
21(21) 6.7 Projektstyrning Projektet följer Region Östergötland projektmodell. Projektledare rapporterar fortlöpande och varje månad till ehälsosamordnare angående följsamhet till projektplan. Underlag till styrgruppsmöte skickas ut cirka en vecka innan styrgruppsmöte. Projektet dokumenteras i Antura. 7 Risker - Att verksamheter inte köper in/hyr teknisk utrustning som möjliggör samordnad vårdplanering - Att för få medarbetare per enhet har licens att kalla till distansmöte via Lync och kunskap att leda en samordnad vårdplanering - Att antalet personer som bjuds in till den samordnade vårdplaneringen blir för många och därmed omöjliggör distans möte. - Att den IT akuten inte direkt kan åtgärda tekniska problem gällande videosystem eller Lync 8 Referenser