Nr DiarieNr Ärendemening Sidan Föredragning

KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Kommunstyrelsen Tid och plats: Kommunstyrelsen kallas till sammanträde 2012-12-13, 8.30 Kommunhuset 293. Catharina Fredriksson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Sidan Föredragning 1. KS.2012.146 Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013 3 2. KS.2011.126 Uppföljning av internkontrollplan 21 3. KS.2012.158 Begäran om utökat anslag för årets lönrevision lärarna 27 4. KS.2012.145 Investering i nytt lägerboende 31 Magnus Pettersson Jan Bood Andreas Trobeck 10.00 5. KS.2011.184 Policy för målstyrning och roller 43 Karin Lönn 10.30

Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 2012-12-04 Kommunstyrelseförvaltningen Staben Örjan Scheller Telefon 0155-385 19, 076-773 20 03 Kommunstyrelsen orjan.scheller@oxelosund.se Verksamhetsplan 2013 för kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Verksamhetsplanen för 2013 godkänns. 2. Sammanfattning Under hösten har kommunstyrelseförvaltningen arbetat med förslag till verksamhetsplan för kommunstyrelsen. Arbetet har skett brett på förvaltningen och har också arbetats igenom tillsammans med kommunstyrelsen på Ks 2012-11-28. Verksamhetsplanen innehåller Satsningar i kommunstyrelsens budget Internbudget (bilaga 1) Investeringsbudget Försäljningsbudget Kommunstyrelsens mål utifrån kommunmålen Intern kontrollplan Bland de förändringar i målen kan nämnas ett tydligare fokus på folkhälsofrågor, barnperspektiv och mål för medarbetarnas upplevda engagemang i sitt arbete. OXL200 v 1.0 2012-06-07 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2 (2) Datum 2012-12-04 Beslutsunderlag Bilaga 1 Internbudget 2013 Charlotte Johansson Kommunchef Örjan Scheller IT-strateg Beslut till: Ange vilka som ska delges beslutet. Om det är fler än en ange om det är för kännedom (FK) eller för åtgärd (FÅ). FÅ FK FK Charlotte Johansson Magnus Pettersson Karin Lönn

Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013 Antagen av Kommunstyrelsen 2012-12-13,

Kommunstyrelsen verksamhetsplan 2013 Inledning 3 Fortsatt process inom kommunstyrelseförvaltning 3 Uppföljning 3 Miniminivå för uppföljning som gäller för samtliga nämnder:...3 Kommunstyrelsens uppföljning utöver miniminivån...4 Satsningar i kommunstyrelsens budget 4 Ekonomi 5 Internbudget...5 Investeringsbudget...5 Försäljningsbudget (gäller enbart KS)...5 Kommunmål förklaringar 6 Kommunmålen 7 Kommunstyrelsens egen styrning i övrigt...13 Ej obligatoriskt men ska anges här om sådan styrning finns...13 Prioriterade områden intern kontrollplan...14 Bilaga 1 Internbudget 2

Inledning Kommunfullmäktige har beslutat om mål och budget 2013-2015 vilken innehåller fullmäktiges styrning av koncernen. Enligt budgetreglerna ska nämnderna/styrelserna innan det aktuella budgetåret startar anta en verksamhetsplan. I verksamhetsplanen ska enligt framtagna anvisningar för nämnderna följande ingå: Vad som ska följas upp under året och hur det görs Hur nämnderna/styrelserna ska arbeta med de satsningar man avser att göra inom sin ram De ekonomiska ramarna för respektive verksamhet. Hur nämnden ska arbeta med kommunmålen. Nämndens/styrelsens styrning i övrigt av den egna verksamheten. Intern kontroll Fortsatt process inom kommunstyrelseförvaltning Efter att verksamhetsplanen har antagits av kommunstyrelsen kommer den att brytas ner på tjänstemannanivå till en handlingsplan. Handlingsplanen ska beskriva de konkreta åtgärder/aktiviteter som planeras i syfte att nå målen samt vem som ansvarar för vilka delar. Handlingsplanen beslutas av förvaltningsledningen. Det är varje enskild medarbetares arbetsinsats som avgör hur väl vi lyckas med det vi föresätter oss att göra i verksamhetsplan och handlingsplan. För att skapa den delaktighet som krävs ska verksamhetsplanen användas i samband med medarbetaroch uppföljningssamtal. Det görs genom att mål som sätts för medarbetarna utgår från åtaganden i verksamhetsplanen. På så sätt tydliggörs den enskildas bidrag till att målen uppnås. Uppföljning Miniminivå för uppföljning som gäller för samtliga nämnder: Samtliga nämnder/styrelser ska lämna budgetuppföljning med prognos för helåret i mars, april, juli, augusti (delårsrapport) och oktober. För helåret görs dessutom ett bokslut med årsredovisning. Vid delårsrapporten och årsredovisningen följs också målen upp. Redovisningarna i mars, april, juli och oktober görs till kommunstyrelsen. Delårsrapporten och årsredovisningen tas upp till kommunfullmäktige. Nämnderna redovisar snarast till kommunstyrelsen hur ett eventuellt befarat budgetöverskridande kommer att hanteras. Vid samtliga budgetuppföljningar gäller att åtgärder för att hålla given budgetram ska redovisas vid prognostiserat underskott. Till delårsrapport och årsredovisning ska samtliga satsningar följas upp av respektive nämnd. Av uppföljningen ska framgå hur stor del av satsningen som gått åt samt vilket resultat som erhållits. Uppföljning av investeringar sker fyra gånger årligen per april, augusti, oktober och december månad. Detta görs på objektsnivå. Kommunstyrelsen ska därutöver, utifrån sin uppsiktsplikt, följa utvecklingen av kommunens ekonomi löpande under året. Detta görs genom att kommunstyrelsen får ta del av en enklare uppföljning av kommunens totala ekonomi vid de sammanträden där inte någon av ovan nämnda uppföljningar tas upp. 3

Internkontrollplanen kommer att följas upp i april (angående ekonomiska delar) samt vid delårsrapporten (ekonomi och övriga processer). Kommunstyrelsens uppföljning utöver miniminivån Nämnderna/styrelserna väljer själva utformning och frekvens i den uppföljning som redovisas till den egna nämnden/styrelsen. Detta ska framgå av verksamhetsplanen. Satsningar i kommunstyrelsens budget Inom den tilldelade ramen avser kommunstyrelsen att göra särskilda satsningar. Nedanstående tabell visar de olika satsningarna samt vilka resurser som skall användas. Till delårsrapport och årsredovisning ska samtliga satsningar följas upp av respektive nämnd. Av uppföljningen ska framgå hur stor del av satsningen som gått åt samt vilket resultat som erhållits. Satsning Belopp Hur vi tänker använda satsningen Marknadsföring 695 Öka synligheten Arkivarie 120 Möta lagkrav Fastighetsunderhåll 1000 Löpande underhåll av fastigheterna 4

Ekonomi Internbudget Redovisas på bilaga 1. Investeringsbudget Investerings- Investerings- Investeringsbelopp belopp belopp Investeringar 2013 2014 2015 Underhållsinvesteringar fastigheter 4 400 7 000 7 000 Ombyggnation av kök 5 900 10 000 Hemsida och Intranät 1 200 300 Bildbank 500 100 Utveckling av kodsträngen i ekonomisystemet 300 E-tjänster 200 200 200 Fastighetsnät/trådlöst 200 200 200 Utveckling Jogersö 1 000 500 500 Totalt kommunstyrelsen 12 000 19 600 8 300 Försäljningsbudget (gäller enbart KS) Budget Försäljningsobjekt 2013 Anläggningstillgångar 7050 SUMMA 7050 Beloppen avser bruttoinkomster av försäljningar. Från detta avgår försäljningskostnader och bokförda värden innan reavinsten kommer fram 5

Kommunmål förklaringar För alla styrelser och nämnder gäller att verksamheterna ska planeras och genomföras så att man bidrar till att kommunmålen uppnås. Utöver dessa åtaganden kan nämnden/styrelsen, om så önskas, komplettera verksamhetsplanen med ytterligare mål och uppdrag som behövs för att kunna styra sin verksamhet. I verksamhetsplanen anges: Nämndens/styrelsens egna mål med koppling till respektive kommunmål Det/de mått som nämnden ska följa för att bedöma måluppfyllelsen Nuvärdet (det senaste värdet som finns att tillgå) Målvärdet för 2013. Målvärdena som anges gäller för 2013 ska vara utmanande men samtidigt realistiska att nå under året. På en del områden handlar det om att initiera ett arbete kring målområdet. Där kommer angivet målvärde i sig inte innebära att målet nås men får ses som ett första viktigt steg i ett påbörjat arbete mot måluppfyllelse. Generellt för måtten gäller att vi i ett längre perspektiv strävar efter högre målvärden för att till slut nå hela vägen fram. Detta görs genom små steg framåt och det är steget för 2013 som anges som målvärde. Samtliga mått avser kommunen totalt. Se mall för mål och mått på följande sidor. 6

Kommunmålen Kommunmål 2013 (antagna av KF) Prioriteringar 2013 (antagna av KF) Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 Trygg och säker uppväxt Barn och ungdomar ska känna sig trygga såväl i samhället som i de kommunala verksamheterna. I Oxelösund når barn och ungdomar goda studieresultat och alla elever lämnar grundskolan med minst godkända betyg i alla ämnen. I Oxelösund deltar barn och ungdomar i ett brett kultur- och fritidsutbud. I Oxelösund växer barn och ungdomar upp med trygga föräldrar Kommunens trygghetsskapande och brottsförebyggande arbetet i samverkan med andra ska öka. 2015 ska samtliga beslutsunderlag till KS belysa barnperspektivet Handlingsplan för trygghetsskapande och brottsförebyggande åtgärder 2013 Samverkanskonferens med berörda parter Antal genomförda trygghetsvandringar i samverkan med polismyndigheten Andel beslutsunderlag som belyser barnperspektivet --- Upprättad 0 Genomförd --- 2 --- 50% 7

Kommunmål 2013 (antagna av KF) Prioriteringar 2013 (antagna av KF) Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 God folkhälsa Oxelösundarnas faktiska folkhälsa och upplevda livskvalitet ska utvecklas positivt. Oxelösundarnas känsla av delaktighet och inflytande är god Oxelösundarna deltar i aktiviteter som främjar hälsa och friskvård Oxelösundarna lever ett självständigt liv fritt från missbruk Kommunen bedriver ett aktivt folkhälsoarbete. Kommunen bedriver ett aktivt arbete för ökad jämlikhet och likabehandling. Hemsida är tydlig, aktuell och underlättar kontakt med kommunen. Antal möten med folkhälsorådet Aktuell strategisk plan finns Plan för likabehandling 0 Minst 3 nej saknas Ja Arbetet med plan påbörjat SKL:s mätning 79% 83% 8

Kommunmål 2013 (antagna av KF) Prioriteringar 2013 (antagna av KF) Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 Äldre i Oxelösund med behov av stöd erbjuds möjligheter att bo kvar i egen bostad. Antalet bostäder med god tillgänglighet ska öka. Antal nya överenskommelser med byggherre 0 Minst en Trygg och värdig ålderdom Det är värdigt, tryggt och säkert att åldras i Oxelösund. Äldre i Oxelösund upplever att de har en god livskvalitet. Insatser till äldre i Oxelösund skall vara av god kvalité, individinriktade samt ges med gott bemötande. Tillgängligheten till lokaler med kommunal verksamhet ska öka. Andel tillgänglighetsinventerade lokaler och anläggningar. Genomförda anpassningsåtgärder Skolor och förskolor Samtliga lokaler och anläggningar --- Fler än 2012 9

Kommunmål 2013 (antagna av KF) Prioriteringar 2013 (antagna av KF) Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 Attraktiv bostadsort Oxelösund erbjuder ett havsnära boende och en hög kommunal servicenivå Oxelösunds unika förutsättningar är välkända. I Oxelösund erbjuds bra barnomsorg, skola, fritid och kulturliv. Oxelösund har ett bra och varierat bostadsutbud för olika behov och åldrar. Under planperioden 2013-2015 ska antalet invånare i Oxelösund årligen öka med 1% genomsnitt Utbudet av bostäder ska öka. Procentuell ökning per år kommuninvånare per 31 dec. Befolkning 20121231 Minst 1% 1 Antal nya bostäder 3 Minst 40 1 I Mål- och budgetarbetet används aktuell befolkningsprognos. 10

Kommunmål 2013 (antagna av KF) Prioriteringar 2013 (antagna av KF) Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 Hållbar utveckling Oxelösunds kommun tar ansvar för att långsiktigt säkra de resurser som behövs för att fullgöra kommunens uppdrag I Oxelösund är kommunens ekonomi stabil. Oxelösunds kommun är en attraktiv arbetsgivare. Oxelösunds kommun arbetar aktivt för att minska negativ miljöpåverkan. 2015 upplever medarbetarna i Oxelösunds kommun ett stort engagemang för sitt arbete Andel anställda med skriftlig uppdragsbeskrivning Hållbart medarbetarengagemang HME (enl KKiK) Delindex om ledarskap i HME --- 50 % --- 75 --- 80 11

Kommunmål 2013 (antagna av KF) Prioriteringar 2013 (antagna av KF) Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 Andelen ekologiska livsmedel ska uppgå till minst samma nivå som 2012 Andel ekologiska livsmedel 10,5% Lika med eller högre än 2012 Hållbar utveckling (fortsättning) Oxelösunds kommun tar ansvar för att långsiktigt säkra de resurser som behövs för att fullgöra kommunens uppdrag. I Oxelösund är kommunens ekonomi stabil. Oxelösunds kommun är en attraktiv arbetsgivare. Oxelösunds kommun arbetar aktivt för att minska negativ miljöpåverkan. Energiförbrukningen i kommunens lokaler ska minska från 2012 års nivå. Företagsklimatet i Oxelösund förbättras från värdet 2011 Samtliga budgetansvariga ska hålla tilldelad budgetram, alternativt ska åtgärder vidtas/föreslås. Årlig förbrukning av el i Ramdalsskolan Årlig förbrukning av värme i Ramdalsskolan Oxelösunds totala placering i Svensk näringslivs ranking Antalet nystartade företag enligt Nyföretagarbaromet ern Andel rapporterade befarade underskott som följs av vidtagna/föreslagna åtgärder. --- Lägre än 2012 --- Lägre än 2012 Plats 279 1,9 per 1 000 inv (2011) (21 nya företag) Plats 229 eller bättre 2,5 per 1 000 inv (2012) (28 nya företag) --- 100% 12

Kommunstyrelsens egen styrning i övrigt Ej obligatoriskt men ska anges här om sådan styrning finns Kommunstyrelsens mål Mått till KS mål Nuvärde 2012 Målvärde 2013 13

Prioriterade områden intern kontrollplan Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till Konsekvens Fattade beslut i Ks verkställs Stickprov av 10 beslut fattade året innan på KS nivå av verkställighetskaraktär Nämndsekreterare Varaktig Kanslichef Allvarlig Delegationsbeslut anmäls till Ks Stämma av antalet nyanställningar med anmälda beslut Nämndsekreterare Samtliga nya anställningar Varaktig 2 ggr/år Kanslichef Allvarlig Attestrutin Leverantörsfakturor Uppsiktsplikt mot verksamheter som bedrivs i samverkan eller under t.ex. gemensam nämnd. Uppsiktsplikt mot kommunala verksamheter Befintlig attestförteckning är aktuell både enligt beslut och inlagda uppgifter ekonomisystemet Upplagda leverantörers uppgifter stämmer överens avseende bank- och postgiro Balanslista för KS uppsiktsplikt följs Minst 1 genomlysning av verksamhet genomförs Redovisningschef Varaktig Ekonomichef Allvarlig Redovisningschef Varaktig Ekonomichef Allvarlig Kanslichef Varaktig Kommunchef Allvarlig Ekonomichef Varaktig Kommunchef Allvarlig 14

Kommunstyrelse Bilaga 1 Mål och budget med verksamhetsplan 2013-2015 (Tkr) Förändr M & B Bokslut Budget mot budg förslag 2011 2012 2012 2013 NETTOKOSTNAD 11 Kommunstyrelse 3 081 3 785 1 173 4 958 119 Partistöd 574 574 0 574 16 Gem.verksamhet (stab) 10 113 11 444-671 10 773 22 Fysisk planering 250 250 0 250 227 Markförsörjning (Fastighet) -1 908-1 498 1 139-359 24 Näringsliv 1 429 1 693-153 1 540 25 Gator och vägar 79 35-35 0 26 Park -25 0 0 0 27 Hälsoverket / (-lyftet t.o.m. 2011) 764 600-475 125 28 Räddningstjänst 6 151 6 849 0 6 849 29 Totalförsvar -5 0 0 0 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 31 0 0 0 54 Individ- och familjeomsorg 258 0 0 0 72 Arbetslokaler (Fastighet) -27 691 100 791 76 Kommunikationer 2 264 3 047-417 2 630 81 Kommungem.administration 24 588 23 291-262 23 029 818 Utbildning m.m. 818 0 1 025 1 025 83 Verksamhetsfastigheter -5 451-6 363 5 465-898 862 Facklig verksamhet 1 081 1 051 82 1 133 869 Kommunskydd -508-500 -50-550 87 Städning 1 305 0 0 0 89 Måltidsproduktion 3 305 1 557 590 2 147 S:a Nettokostnad 48 167 46 506 7 511 54 017 INTÄKTER Bokslut Budget Förändring mot budget M&B förslag 2011 2012 2012 2013 11 Kommunstyrelse 100 86 4 90 119 Partistöd 0 16 Gem.verksamhet (stab) 550 500 0 500 22 Fysisk planering 0 227 Markförsörjning (Fastighet) 5 196 5 050-35 5 015 24 Näringsliv 13 0 25 Gator och vägar 0 0 26 Park 30 30-30 0 27 Hälsoverket / (-lyftet t.o.m. 2011) 3 418 0 28 Räddningstjänst 0 29 Totalförsvar 503 504 9 513 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 397 447 325 772 54 Individ- och familjeomsorg 0 72 Arbetslokaler (Fastighet) 534 535 11 546 76 Kommunikationer 0 81 Kommungem.administration 8 708 8 412 397 8 809 818 Utbildning m.m. 2 0 0 83 Verksamhetsfastigheter 39 696 45 397 3 529 48 926 862 Facklig verksamhet 0 0 869 Kommunskydd 772 700 0 700 87 Städning 7 140 5 961-5 961 0 89 Måltidsproduktion 13 072 14 025 1 075 15 100 S:a Intäkter 80 131 81 647-676 80 971

KOSTNADER Bokslut Budget Förändring mot budget M&B förslag 2011 2012 2012 2013 11 Kommunstyrelse 3 181 3 871 1 177 5 048 119 Partistöd 574 574 0 574 16 Gem.verksamhet (stab) 10 663 11 944-671 11 273 22 Fysisk planering 250 250 0 250 227 Markförsörjning (Fastighet) 3 288 3 552 1 104 4 656 24 Näringsliv 1 442 1 693-153 1 540 25 Gator och vägar 79 35-35 0 26 Park 5 30-30 0 27 Hälsoverket / (-lyftet t.o.m. 2011) 4 182 600-475 125 28 Räddningstjänst 6 151 6 849 0 6 849 29 Totalförsvar 498 504 9 513 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 428 447 325 772 54 Individ- och familjeomsorg 258 0 72 Arbetslokaler (Fastighet) 507 1 226 111 1 337 76 Kommunikationer 2 264 3 047-417 2 630 81 Kommungem.administration 33 296 31 703 135 31 838 818 Utbildning m.m. 820 1 025 1 025 83 Verksamhetsfastigheter 34 245 39 034 8 994 48 028 862 Facklig verksamhet 1 081 1 051 82 1 133 869 Kommunskydd 264 200-50 150 87 Städning 8 445 5 961-5 961 89 Måltidsproduktion 16 377 15 582 1 665 17 247 S:a Kostnader 128 298 128 153 6 835 134 988

Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr KS.2011.126 Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Uppföljning av internkontrollplan 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Rapporten kring brister och avvikelser i intern kontrollplanen godkännes 2. Sammanfattning Senaste uppföljningen av intern kontrollplanen redovisades till kommunstyrelsen i maj 2012. I denna uppföljning redovisas vilka åtgärder som vidtagits för att åtgärda dessa brister. Tabellen visar också ett par avvikelser som tillkommit bland annat avseende verkställande av beslut. Ekonomifunktionen kommer bevaka de rutiner ur 2012 års internkontrollplan som inte är klara blir färdigställda. En rapport kommer att ges på första uppföljningen av intern kontrollplan 2013. OXL2621 v 1.0 2007-03-13 3. Ärendet Tabellen visar vilka åtgärder som vidtagits sedan senaste uppföljningen samt även nya avvikelser som uppkommit vid denna uppföljning. Rapportering till nämnd Kontrollmoment 2012-05-23 Lagstiftning och styrdokument 2012-05-23 Behörigheter i personalsystem Bedömning av resultat för rutinen Brister/avvikelser Brister Brister Åtgärder för att utveckla rutinen Under året har ett arbete pågått ett arbete med att gå igenom nuvarande personalhandbok för att kunna införa en ny personalhandbok där samtliga styrdokument är genomgångna och i vissa fall uppdaterade Tillägg har gjorts i rutinen för avslut av anställning samt i rutinen för introduktionen av nya chefer. Denna rutin är klar Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(3) Datum KS.2011.126 Rapportering till nämnd Kontrollmoment Bedömning av resultat för rutinen Brister/avvikelser Åtgärder för att utveckla rutinen 2012-05-23 Rehabutredningar Brister Stöd och utbildningar i verktyget Adato har getts, samt att personalenheten arbetar med påminnelser med de chefer som ligger efter med dokumentationen. Rutinen är klar 2012-05-23 Delegation Brister Svårt att få ut statistik på antalet anställda för att jämföra med anmälda beslut. Kanslifunktionen kommer att se över möjligheten att få annan statistik. 2012-05-23 Momsdeklaration upprättas korrekt 2012-05- 23/2012-12-13 Regler för användning av Internet, intranät och e-post 2012-05-23 Nationella miljömål 2012-05-23 2012-12-13 Fattade beslut verkställs Brister Brister/avvikelser Brister Rutinen är klar Regler och rutiner på plats. Rutinen behöver utvecklas genom ytterligare förankring och utbildning. Detta understryks också genom att KFN inom e-post lånat varandras lösenord Under 2012 har det inte funnits några resurser inom MSN för att arbeta med dessa frågor. Under 2013 kommer det dock att finnas resurser för att kunna arbeta med dessa frågor. Kravhantering Brister Rutinen är klar. Återstår att bygga upp en maskinell hantering av påminnelseavgiften Avvikelser Vid stickprovskontroll har två beslut inte verkställts 2012-05-23 Attestrutinen Brister Vid ekonomifunktionens genomlysning av KFN har attestrutinen inte fungerat. En åtgärdsplan för detta har redan sjösatts.

Tjänsteskrivelse 3(3) Datum KS.2011.126 Beslutsunderlag KS intern kontrollplan 2012. Charlotte Johansson Kommunchef Magnus Pettersson Ekonomichef Beslut till: Kommunchef (FK) Ekonomichef (FÅ)

OXELÖSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN INTERN KONTROLLPLAN 2012 Rutin / Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till System Attestrutin Befintlig attest förteckning är aktuell Resp. Verk. Ekonom 1. E både enligt beslut och enligt inlagda För Kultur och Fritid Hela kommunen 2 ggr/ år Genomgång av Ekonomichef uppgifter i Raindance Utb. Verk. Ekonom attestförteckning Kravåtgärder vidtas i enlighet med Ekonomichef fvb till 2. E Krav ( i kommunens kommunens policy och fastlagda Systemförvaltare Samtliga rutiner 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef samtliga ekonomisystem) rutiner Att upplagda leverantörer i register Ekonomichef fvb till 3. E Leverantörsfakturor stämmer överens med bank resp. Systemförvaltare Hela kommunens 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef pg register register Kontrolleras av den Upprättad kommun_ 4. E Momsbokslut Momsdeklaration upprättas korrekt Redov.ekonom som gemensam deklaration 2 ggr/ år Stickprov Ekonomichef fvb till inte gör dekl. Kommunchef 5. E Att redovisningen följer lagar och normer inom Lagar, regler och normer efterlevs Ekonomichef Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Ekonomichef fvb till området bokslut Kommunchef Personalchef/ 6. P Anställningar Lön utbetalas korrekt Personalkonsult Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef Verksamhetschef

Rutin/ Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till System Att erforderliga kommunala Genomgång av Personalchef/ 7. P Lagstiftning och styrdokument inom personalområdet Personalkonsult Hela kommunen 2 ggr/ år befintliga Kommunchef styrdokument finns, är aktuella och tillgängliga dokument Kontroll av samtl. Kommunchef 8. P Arbetsmiljö* Riskanalys och eventuell handlingsplan Personalchef Hela kommunen 1 ggr/ år dokument inom Verksamhetschef avseende arbetsmiljö finns KLK och verks.nivå Rehab. Utredningar har upprättats Kontroll av samtliga Personalchef/ 9. P Rehabiliteringsutredningar enligt gällande riktlinjer Personalchef Hela kommunen 1 ggr/år sjukskriningar vid ett Kommunchef visst mätdatum Verksamhetschef Behörigheter i Korrekta behörigheterhar givits och 10. P personalsystem är dokumenterade Personalkonsult Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Personalchef/ Kommunchef Verkställande av beslut 11. ÄH fattade av KS och KF Fattade beslut verkställs Kommunsekreterare Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef/ Verksamhetschef Delegationsordningen är aktuell 12. ÄH Delegation och återrapportering sker Kommunsekreterare Hela kommunen 1 ggr/ år Genomgång av Kommunchef/ delegationsordningen Verksamhetschef 13. ÄH Sekretess Användare i erforderlig omfattning tagit Kommunsekreterare Hela kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef/ del av sekretessbestämmelser Verksamhetschef

Rutin/ Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till System Regler för användning av 7. IT Internet, intranät och Reglerna efterlevs Utvecklingschef Hella kommunen 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef/ e-post Verksamhetschef 8. M Nationella miljömål Anpassa lokala miljömål efter Kommunchef Hela kommunen 1 ggr/ år Stickprov Kommunchef nationella mål Att utbetalning sker vid närvarande i 9. P Utbetalning av arvode och enlighet med arvodesreglemente Kommunsekreterare Samtliga förtroende- 2 ggr/ år Stickprov Kommunchef förlorad arbetsförtjänst valda 10. Ö Inköp Inköpspolicy är aktuell och tillgänglig Inköpschef Hela kommunen 1 ggr/ år Genomgång av dokum. Kommunchef 11. Ö Inköp Upphandlingar görs enligt inköpspolicy Inköpschef Hela kommunen 1 ggr/ år Stickprov Ekonomichef/ och LOU Kommunchef 12. 13. 1. Uppföljning sker två gånger per år delår och helår 2- gemensam utb.dag intern kontroll förtroendevalda

Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr KS.2012.158 Kommunstyrelseförvaltningen Magnus Pettersson Kommunstyrelsen Begäran om utökat anslag för årets lönrevision lärarna 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Utbildningsnämnden beviljas utökat anslag på 850 tkr för lönerevison 2012. 2. Finansiering sker ur reserven. 2. Sammanfattning Årets avtalsrörelse för lärarna blev 1,6 % högre än budgeterat. Budgeten för lärarlönerna var budgeterat till 2,6 % och utfallet blev 4,2 %. Avtalet gäller från 1 april 2012, i år påverkas resultatet med nio månader. 2013 får avtalet helårseffekt. Avtalet medför en kostnadsökning motsvarande 850 tkr för 2012. Utbildningsnämnden redovisar ett negativt resultat för 2012 jämfört med budget. Prognosen för helåret exklusive extra anslag från kommunstyrelsen blir 3 481 tkr. Prognos för helåret inklusive anslag blir 2 631 tkr. Oavsett om en omfördelning av extra anslag till utbildningsnämnden sker eller inte så blir resultat det samma på kommuntotalen. Kvarstående medel av reserven är 4,4 mkr. Frågan blir egentligen var den extra kostnaden skall synas antingen inom finansförvaltningen genom att en omfördelning sker till utbildningsnämnden eller att ingen omfördelning sker till utbildningsnämnden vilket gör att den extra kostnaden utöver budgeten syns inom utbildningsnämnden. Förvaltningens förslag är att omfördela medel från reserven till utbildningsnämnden enligt beslutsförslaget. Som alternativ föreslås att Utbildningsnämnden inte beviljas utökat anslag på 850 tkr för lönerevison 2012. 3. Alternativa förslag Ett alternativt förslag är att kommunstyrelsen avslår utbildningsnämnden begäran om extra anslag för avtalet kring lärarnas löner. Beslutsunderlag Utbildningsnämndens beslut 74. OXL2621 v 1.0 2007-03-13 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2(2) Datum KS.2012.158 Charlotte Johansson Kommunchef Magnus Pettersson Ekonomichef Beslut till: Redovisningschef (FÅ) Kommunchef (FK) Utbildningschef (FK)

Tjänsteskrivelse 1 (4) Datum 2012-12-05 Kommunstyrelseförvaltningen Ekonomienheten Kommunstyrelsen Lägerboende på Ramdalens Idrottsplats 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till beslut i Kommunfullmäktige 1. Anta förslag 3 som innebär att en modul köps in till lägerboende. 2. Starta investeringsprojektet för lägerboende. 3. Finansiera projektet med 400 tkr enligt Kommunstyrelsens tidigare beslut. 4. Finansiera projektet med 300 tkr från Kultur- och fritidsnämndens investeringsbudget. 5. Finansiera projektet genom omdisponering av fastighetsbudgeten 950 tkr avsätts till lägerboende. 6. Attestant för projektet är ekonomichef Magnus Pettersson. Kommunstyrelsen beslutar för egen del Godkänna projektplan för lägerboende. 2. Sammanfattning Idag finns behov av utökade platser inom barnomsorgen, vilket gör att nuvarande lokaler för lägerboende behöver tas i anspråk till förskola. Nya lokaler för lägerboende behövs. Förslaget är att lägerboendet flyttas in på idrottsplatsen. Tre förslag med prisuppgifter är framtagna. Förslag 1 är tillbyggnad av omklädningshuset, förslag 2 är att utnyttja källarplanet på simhallen och förslag 3 är att införskaffa en begagnad modul. Vårt tjänstemannaförslag är att välja alternativ 3 för att det är en flexibel och ekonomisk lösning. Om verksamheten med lägerboendet upphör kan modulen användas som t.ex. förskola. OXL200 v 1.0 2012-06-07 3. Alternativa förslag Förslag 1 är tillbyggnad av omklädningshuset. Kostnad 2,1 miljoner enligt anbud. Tillbyggnaden görs i anslutning till dagens hus. Innebär 32 platser. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se

Tjänsteskrivelse 2 (4) Datum 2012-12-05 Förslag 2 är ombyggnad av omklädningsrummen i källarplan i simhallen. Fönster, utrymningsvägar och handikappstoalett tas upp i betongväggar. Kostnad 1,7 miljoner enligt anbud. Innebär 40 platser. 4. Ärendet Tidsplan: Markarbeten beräknas starta under april 2013. Leverens av modulen och färdigställandet av byggnationen beräknas vara klart under maj 2013. Förutsättningarna är att beslut tas i Kommunfullmäktige under december 2012 eftersom modulen finns tillgänglig till 20 december 2012. Förslag 1 är tillbyggnad av omklädningshuset. Kostnad 2,1 miljoner enligt anbud. Tillbyggnaden görs i anslutning till dagens hus. Innebär 32 platser. Förslag 2 är ombyggnad av omklädningsrummen i källarplan i simhallen. Fönster, utrymningsvägar och handikappstoalett tas upp i betongväggar. Kostnad 1,7 miljoner enligt anbud. Innebär 40 platser. Förslag 3 innebär att en begagnad modul inköps och placeras på idrottsplatsen. Kostnad 1,65 miljoner enligt anbud. Innebär 40 platser. Projektplan för projektet bifogas. 4.1 Bakgrund Idag finns behov av utökade platser inom barnomsorgen, vilket gör att nuvarande lokaler för lägerboende behöver tas i anspråk till förskola. Nya lokaler för lägerboende behövs. Förslaget är att lägerboendet flyttas in på idrottsplatsen. Tre förslag med prisuppgifter är framtagna. Förslag 1 är tillbyggnad av omklädningshuset, förslag 2 är att utnyttja källarplanet på simhallen och förslag 3 är att införskaffa en begagnad modul. 4.2 Koppling till andra beslut och mål Enligt beslut i Kommunstyrelsen 2012.50 tas 400 tkr från ombyggnation av förskola. 300 tkr tas från Kultur- och fritidsnämndens investeringsbudget enligt tidigare belut i Kommunfullmäktige 4.3 Ekonomi och finansiering Enligt beslut i Kommunstyrelsen 2012.50 tas 400 tkr från ombyggnation av förskola. 300 tkr tas från Kultur- och fritidsnämnden.

Tjänsteskrivelse 3 (4) Datum 2012-12-05 Resterande belopp på 950 tkr finansieras via fastighetsbudgeten. Detta sker genom omfördelning av medel från fastighetsbudgeten till lägerboendet. 4.4 Konsekvenser Ett avtal skrivs mellan föreningarna och kommunen. Avtalet följer tiden för driftoch skötselavtalet med Oxelösunds idrottsklubb. Föreningarna står för el, va och inre skötsel enligt avtalet. Yttre kostnader som tex byte av tätskikt, ommålning av fasad, skadegörelse finansieras genom att föreningen betalar en årlig hyreskostnad. Investeringen medför ökade kostnader för kommunen gentemot Kustbostäder. 4.5 Förvaltningens ståndpunkt/motivering till beslutsförslaget Efter beslut i Kommunstyrelsen kommer dialog med föreningarna att ske. Under senaste året har arbetsmöten med föreningarna genomförts. Projektgruppen som arbetat med förslagen är Magnus Pettersson ekonomichef, Andreas Trobeck fastighetsförvaltare, Jan Bood chef serviceenheten och Conny Zetterlund kultur- och fritidschef. Vårt tjänstemannaförslag är att välja alternativ 3 för att det är en flexibel och ekonomisk lösning. Om verksamheten med lägerboendet upphör kan modulen användas som t.ex. förskola. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2012-12-05 Projektplan 2012-12-05 Magnus Petersson Ekonomichef Andreas Trobeck Fastighetsförvaltare Jan Bood Chef serviceenheten Conny Zetterlund Kultur- och fritidschef Charlotte Johansson Kommunchef

Tjänsteskrivelse 4 (4) Datum 2012-12-05 Beslut till: Magnus Pettersson (FÅ) Andreas Trobeck (FK) Jan Bood (FK) Conny Zetterlund (FK)

1 (8) Projektplan Lägerboende Ramdalens Idrottsplats 2012 Antagen 2012-12-06 Projektmall v 1.0 2009-10-01

2 (8) Innehållsförteckning 1. Inledning 4 1.1 Projektets bakgrund... 4 2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 2.2 Syfte... 4 2.3 Mål... 4 2.4 Avgränsningar... 4 2.5 Framgångsfaktorer... 4 2.6 Risker... 5 3 Organisation 5 3.1 Uppdragsgivare... 5 3.2 Styrgrupp... 5 3.3 Projektledare... 5 3.4 Projektgrupp... 5 3.5 Referensgrupper... 6 3.6 Arbetsgrupper... 6 4 Resurser 6 5 Tidsplan 6 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 6 7 Projektarbetssätt 7 7.1 Metoder... 7 7.1.1 Möten... 7 7.1.2 Rapportering... 7 7.2 Verktyg... 7 7.3 Tester... 7 7.4 Projektavvikelser... 7 7.4.1 Ändring av projektorganisation... 7 7.4.2 Övriga avvikelser... 7 7.5 Nya projektidéer... 8 8 Överlämning 8 9 Uppföljning 8 10 Information, kommunikation och dokumentation 8 10.1 Information och kommunikation... 8 10.2 Dokumentation... 8 11 Referensdokument 8

Dokumentets syfte Lägerboendet flyttar från Ramdalsskolan till Ramdalens idrottsplats pga att förskoleverksamheten är i behov av ytterligare lokaler. 3 (8)

4 (8) 1. Inledning 1.1 Projektets bakgrund Dagens Lägerboende finns i Ramdalsskolan. Ökat behov av förskoleplatser gör att förskolelokalerna behöver byggas ut där lägerboendet idag finns. För att tillgodose behovet av lägerboende behöver ett hus med sovsal för 40 bäddar anläggas. Tänkbar placering är Ramdalens idrottsplats. 2 Projektbeskrivning 2.1 Uppdragsbeskrivning Kommunchefen har gett uppdraget till Jan Bood, Conny Zetterlund, Andreas Trobeck och Magnus Pettersson. Avsatt budget enligt beslut i Ks 400 tkr samt att använda Kultur- och fritidsnämndens investeringsbudget för Ramdalens idrottsplats/lägerboendet på 300 tkr. Möjlighet till att samanvända investeringar enligt beslut i Kf 2012-06-13. Uppdraget innebär att dagens lägerboende flyttas in på Ramdalens Idrottsplats. 2.2 Syfte Skapa ett lägerboende på Ramdalens idrottsplats eftersom dagens boende skall byggas om till förskola. Lägerboende skapar goda möjligheter för barn och ungdomars fritid. Bidrar till att föreningarna kan bedriva bra fritidsverksamhet som bidrar till kommunmålet trygg och säker uppväxt. Läger och cupverksamhet gör att idrotten blir mera attraktiv för barn och ungdomar. Bidrar till kommunmålet god folkhälsa genom att mera aktiviteter görs. Fritidsanläggningarna blir mer och effektivt använda. Projektet tar även fram ett hyresavtal mellan kommunen och föreningarna. 2.3 Mål Lägerboendet flyttas in på Ramdalens idrottsplats. Den allmänna handikapptoaletten integreras med lägerboendet. 2.4 Avgränsningar * Vad ingår inte i projektet? 2.5 Framgångsfaktorer Samarbete med föreningarna och mellan föreningarna Samarbete mellan föreningar och kommunen

5 (8) Regelbundna och täta uppföljningsmöten med dokumentation * Faktorer som främjar projektet? 2.6 Risker Risker i projektet listas nedan. En riskanalys tas fram i separat dokument. Risker Sannolikhet Konsekvenser Åtgärder (L, M, H) Tidplanen inte hålls H Försening för förskolebygget Alla tar sitt ansvar samt ordning och reda i planeringen Oförutsedda händelser M Ökade kostnader Regelbundna byggmöten med entreprenör, kommunen och föreningar för att hålla nere kostnaderna Ökade kostnader för markarbete M Extra kostnader God planering 3 Organisation 3.1 Uppdragsgivare Kommunstyrelsen 3.2 Styrgrupp Magnus Pettersson, Jan Bood, Andreas Trobeck, Conny Zetterlund 3.3 Projektledare Andreas Trobeck 3.4 Projektgrupp/Arbetsgrupp Jan Bood, Conny Zetterlund, OIK, ONYX

6 (8) 4 Resurser 4.1 Ekonomi Händelser Beslut i KS tas ur budget för förskolebyggnationen Beslut i Kf Omfördelning av resurser från fastighetsbudget till lägerboendet Belopp 400 tkr 300 tkr 950 tkr 5 Tidsplan Projektgrupp/arbetsgrupp tillsammans med föreningarna finns Lagring av inventarier är klart Styrgrupp startar 13 juni 2012 Projektplan klar 6 december 2012 Beslut i Ks och Kf i december 2012 Avtal med föreningarna i december 2012 Beslut om byggstart 20 december 2012 Byggstart i april 2013 Byggnation klar inom april/maj 2013 Invigning i maj 2013 6 Huvudaktiviteter och milstolpar Datum Inköp av modul Dec 2012 Avtal med föreningarna Dec 2012 Leverens av modul April 2013 Tillbyggnaden ställs på stålbalkar istället för gjutna plintar. April 2013 Inventarier, vitvaror och sängar flyttas till förråd avklarat Handikapptoalett för allmänheten integreras med Maj 2013 lägerboendet Iordningställande av modulen för lägerboende April/maj 2013

7 (8) 7 Projektarbetssätt 7.1 Metoder Projektplanen och övriga styrande dokument är projektets riktlinjer mot vilka projektet ska följas upp och avrapporteras. 7.1.1 Möten Styrgruppsmöten regelbundet Projektgruppsmöten regelbundet 7.1.2 Rapportering Styrgrupp rapporterar till Kommunstyrelsen och Kultur- och fritidsnämnden samt kommunchef 7.2 Projektavvikelser 7.2.1 Ändring av projektorganisation Alla organisatoriska förändringar som görs ska kommuniceras med projektledaren som dokumenterar och informerar samtliga i projektorganisationen. 7.2.2 Övriga avvikelser Om projektet ser ut att avvika från överenskommen tidplan, leveranstidpunkt och/eller ekonomiska ramar skall den projektmedlem som är närmast upptäckten snarast meddela detta till projektledaren som snarast sammankallar projektgruppen där den uppkomna situationen diskuteras. På mötet beslutas om vilket av de två följande alternativen som föreligger. 1. Avvikelsen är av sådan karaktär att det går att hantera inom de givna ramarna utan att den totala tidsåtgången eller ekonomiska ramarna ändras. I detta fall räcker det med protokollet som rapport till styrgruppen. 2. Avvikelsen är av sådan karaktär att de överenskomna ramarna för tid och/eller kostnad kommer att överskridas varför så mycket fakta som möjligt samlas in för en rapport till styrgruppen. KS får sedan avgöra vilka åtgärder som är lämpliga (t ex ändring av specifikation, tidplan eller ekonomiska ramar) och ge styrgruppen förändrade direktiv.

8 (8) 7.3 Nya projektidéer Under ett projekt uppstår ofta nya idéer. Om dessa inte bedöms ingå i projektet ska en projektidé skapas (se dokumentmall: projektidé). Dessa hanteras inte vidare inom projektet. 8 Överlämning Då projektet avslutas ska resultatet lämnas till uppdragsgivaren eller den av uppdragsgivaren utsedd person för förvaltning. Kommunchefen 9 Uppföljning Vilken organisation gör uppföljning och när görs den? Undvik att knyta till individ. Uppföljningen ska inte göras inom projektet. Styrgruppen med information till Kommunstyrelsen och Kultur- och fritidsnämnden samt kommunchefen. 10 Information, kommunikation och dokumentation 10.1 Information och kommunikation En detaljerad informations- och kommunikationsplan kan tas fram i separat dokument. I annat fall beskrivs kort om hur information och kommunikation i projektet genomförs nedan. Viktigt är att ha med vem som ansvarar för att informationsinsatserna genomförs. Styrgruppen kontaktar kommunikationsstrategen för att göra en kommunikationsplan 10.2 Dokumentation Projektledaren ansvarar för skapande och lagring av projektdokument och mötesanteckningar. Dokument som rör projektet exempelvis teknisk dokumentation från leverantören lagras i kommunens dokumentlagringssystem på följande plats: Kommunfastighet/Kustbostäder 11 Referensdokument Kommunikationsplan

Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2012-11-30 KS.2011.184 Kommunstyrelseförvaltningen Karin Lönn 0155-38 120 Kommunstyrelsen Utvärdering av policy för målstyrning och roller 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen uppdrar till kommunchefen att dokumentera styrelsens utvärdering för vidare handläggning. 2. Sammanfattning Kommunfullmäktige antog 2012 02 15 13 Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun. Samtidigt beslutades att en första utvärdering ska genomföras i nämnderna innan 2012 års utgång och därefter återrapporteras till kommunstyrelsen samt till kommunfullmäktige vid första mötet 2013. Kommunstyrelseförvaltnings ledningsgrupper har utvärderat dokumentet policyn för målstyrning och roller vid ett gemensamt möte 2012-11-21. I diskussionerna framkom att det finns en medvetenhet bland cheferna om att dokumentet finns och att förståelsen för innehållet är god. Dokumentet upplevs ha ett stort värde när oklarheter om rollerna uppstår. Det ekonomiska läget har inneburit att dokumentet inte har kunnat bidra till decentralisering. Samarbetet med de fackliga organisationerna har hittills inte påverkats. Förvaltningen föreslår att en utvärdering görs av kommunstyrelsen vid sammanträdet 2012-12-13 och att diskussionerna sammanfattas skriftligt. Sammanfattningen kommer sedan att, tillsammans med övriga nämnders och ledningsgruppers sammanfattningar, utgöra underlag, till den kommungemensamma utvärdering som ska presenteras för kommunfullmäktige vid det första sammanträdet 2013. Beslutsunderlag Policydokumentet Målstyrning och roller Sammanfattning av diskussionerna i kommunstyrelseförvaltningen. Charlotte Johansson Kommunchef Karin Lönn tf kommunstrateg OXL2621 v 1.0 2007-03-13 Beslut till: Kommunstrateg (FÅ) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se

2012-11-21 Sammanställning av kommunstyrelseförvaltningens och förvaltningschefernas utvärdering av Målstyrning och roller Det finns en medvetenhet i förvaltningen och bland förvaltningscheferna om att detta dokument finns, vad det står för och vad det innebär. Förståelsen är god. Behovet av dokumentet varierar vilket var fallet redan innan det beslutades. Cheferna bedömer att dokumentet har ett stort värde som stöd när oklarheter om rollerna uppstår. Klimatet mellan politiker och tjänstemän upplevs bättre än tidare vilken kan ha flera orsaker. Upplevelsen är att de politiska företrädarna oftare än tidigare hänvisar rena verksamhetsfrågor till tjänstemännen. Det förekommer också oftare än tidigare att anställda i första hand vänder sig till tjänstemannaorganisationen men synpunkter i stället för att direkt kontakta politiken. Politisk detaljstyrning förekommer fortfarande. I vissa fall är politikerna ärliga med sin vilja att göra en fråga, som i första hand kan anses vara en verksamhetsfråga, till en politisk fråga. Det ekonomiska läget med restriktioner angående ekonomiska beslut och anställningar har inneburit att dokumentet hittills inte i någon större utsträckning har kunnat bidra till större självständighet och decentralisering för enheterna. Ett av syftena med dokumentet var att bidra till att tydliggöra ledarskapet. En satsning pågår inom detta område och det är svårt att särskilja dokumentets del i framgången. Samarbetet med de fackliga organisationerna har hittills inte påverkats av dokumentet. Det upplevs en oklarhet om det politiska engagemanget i det fackliga arbetet, t ex vilken roll som intas vid medverkan i fackliga möten. Dokumentet stämmer väl överens med det nyligen ingångna samverkansavtalet. Sammanfattningsvis uttryckstes vid utvärderingen att dokumentet är viktigt för framgångsrik verksamhetsutveckling. Det är bra att det finns. Successivt blir rollfördelningen tydligare.

Policy för målstyrning och roller i Oxelösunds kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2012-02-15, 13

Inledning En grundläggande förutsättning för ett effektivt och förtroendefullt samarbete mellan politiker och anställda i Oxelösunds kommun är att det finns tydliga och klara spelregler för respektive grupper. Föreliggande policydokument beskriver rollerna för politiker och anställda. Även kommunens syn på decentralisering, ledarskap och på samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer tydliggörs i dokumentet. All verksamhet i Oxelösunds kommun ska genomsyras av detta policydokument. Varje nämnd och styrelse ska ha kunskap om innebörden i dokumentet. Samtliga anställda ska få information om innebörden av målstyrning och förutsättningarna för decentralisering. Nyanställda och nya politiker ska i sin introduktion få kunskap om detta policydokument. Vid ny mandatperiod får samtliga nämnder och kommunstyrelsen utbildning om styrande dokument och då är Målstyrning och roller i Oxelösund ett viktigt inslag. Policydokumentets efterlevnad ska följas upp kontinuerligt och en årlig utvärdering ska ske på nämnds- och kommunstyrelsenivå. Kommunstyrelsen ansvarar för att en redogörelse av utvärderingen årligen lämnas till kommunfullmäktige. Spelregler för förtroendevalda De förtroendevaldas främsta uppgift är att i dialog med kommuninvånarna formulera en vision för Oxelösunds framtid och att se och utveckla kommunens möjligheter i den omvärld vi lever i. De förtroendevalda styr genom att ange mål och resursramar och genom att följa upp och värdera hur målen uppnås. De förtroendevaldas uppgifter är: - Att ha omfattande kontakter med allmänheten. - Att se till helheten och behov av politisk samordning. - Att formulera och besluta om målen, sätta ekonomiska ramar för den kommunala verksamheten samt vid behov omprioritera. - Att sätta sig in i, följa upp och låta utvärdera verksamheten. - Att föra dialog med tjänstemannaorganisationen. De förtroendevalda ska verka genom kommunchef/förvaltningschef och inte agera operativt i verksamheterna. Spelregler för anställda De anställdas främsta uppgift är att organisera verksamheten med fokus på kvalitet, kundnytta och långsiktighet. De anställda ska ha frihet att inom ramen för mål och resurser besluta hur verksamheten ska bedrivas. De anställdas uppgifter är: - Att ge de förtroendevalda bästa möjliga administrativa service och beslutsunderlag. - Att verka för att uppnå mål och verkställa de politiska beslut som fattas. - Att löpande följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten samt kontinuerligt kommunicera resultaten till den politiska ledningen (nämnder, styrelser och kommunfullmäktige). 1

- Att genom ett serviceinriktat arbete skapa en positiv bild av kommunen och de kommunala verksamheterna. De anställda ska agera lojalt mot fattade beslut och ska inte agera politiskt i sin yrkesroll. Decentralisering Decentraliseringen är ett av flera medel för att nå bättre resultat, kvalitativt och kvantitativt. Det är viktigt att de som har direktkontakt med kommuninvånarna har möjlighet att själva påverka sin egen verksamhetsutformning. Därför ska största möjliga ansvar och befogenheter förläggas så långt ut i organisationen som möjligt. Tilldelade resurser ska fritt få användas inom ramen för fastställd budget och mål. Friheten begränsas då enbart av ramen de pengar man har till sitt förfogande. Först då får mål- och resultatstyrning en reell innebörd. Enheternas självständighet mot förvaltningsledningen gäller under förutsättning att enheten: - Verkar enligt kommunens policys. - Fullgör sitt uppdrag och uppnår fastställda mål. - Håller sig inom angivna budgetramar. - Följer gällande lagar, avtal, regler och bestämmelser. - Kontinuerligt informerar och samråder med personalen och med förvaltningsledningen. - Samverkar med andra enheter, förvaltningar och intressenter. Förvaltningsledningen ska ingripa i enheternas verksamhet vid: - Bristande måluppfyllelse. - Klagomål från användare och allmänhet. - Allvarliga budgetöverskridanden. - Oegentligheter eller brott mot gällande lagar, avtal, regler och bestämmelser. - Bristande information och samråd med personal och med ledningen. - Oklarheter, motsättningar eller brist på samverkan mellan enheterna. Ledarskap En chef och ledare i Oxelösunds kommun ska kunna motivera och engagera sina medarbetare och kunna företräda verksamheten utåt. Dessa egenskaper är avgörande för resultatet och motivationen. För att kunna driva och utveckla sin verksamhet behöver en chef vara införstådd med kommunens övergripande mål samt ha mätbara mål för den egna arbetsenheten. Målen ska vara förankrade hos medarbetarna. Varje organisation bygger på att de anställda kommunicerar med varandra och med omvärlden. En chef och ledare har informationsansvaret och ansvaret att skapa kontakt som bygger på uppriktighet och ömsesidigt förtroende. En framgångsrik ledare har förmåga att engagera, stimulera och utveckla medarbetarna och sig själv. Förutsättningen för att klara det är en tro på människors möjligheter och en insikt om människors behov. 2

Mot denna bakgrund gäller följande syn på ledarskap. Chefer/ledare i Oxelösunds kommun ska ha förmåga att: - Ta beslut. - Ta arbetsgivaransvar samt visa lojalitet mot fattade beslut. - Delegera och fördela arbetsuppgifter så att tid frigörs för övergripande uppgifter. - Samarbeta med andra, vinna sina medarbetares förtroende och få medarbetare att växa. - Tydliggöra och konkretisera övergripande mål, bryta ned dem till lokala verksamhetsplaner och omsätta dem i praktisk handling. - Se möjligheterna för verksamheten. - Stimulera, entusiasmera och uppmuntra och på så sätt skapa engagemang för verksamheten. - Lyssna på och bry sig om sina medarbetare och få dem att känna sig trygga och betydelsefulla. - Ta initiativ, ställa krav samt aktivt medverka till att lösa konflikter. - Skapa ett socialt och tillåtande klimat inom förvaltningen, som främjar förändring/utveckling. - Vara en förebild för personalen samt vara synlig och tillgänglig i verksamheten. - Företräda förvaltningen, arbeta utåtriktat samt ha kontakter med andra förvaltningar. - Genom goda kunskaper om budgetarbete, personaladministration och informationshantering organisera verksamheten inom förvaltningen på ett rationellt sätt. Samverkan med fackliga organisationer Kommunen står för följande syn på facklig samverkan: - Arbetsgivare och arbetstagares olika partsintressen ska behandlas korrekt och ses som en utvecklande möjlighet till dialog. - Med ömsesidig respekt för varandra som parter kan vi gemensamt nå ett bra resultat. - Förtroende skapas genom öppenhet i värderingar och information, i kontinuerlig dialog. - De fackliga organisationerna är en tillgång i förändringsarbetet i den kommunala verksamheten. 3