Sidan 1 av 17 Plats och tid Kommunens hus, samlingssalen, Grästorp, kl 08.00 16.30 ajournering 09.35-09.45, 12.00-12.50, 14.40-14.50. Beslutande Närvaro/Frånvaro Ordinarie N/F Tjänstgörande ersättare Thomas Johansson (M) N Svante Classon (C) F Kent Hansson (M) Henrik Svensson (M) N Leo Torpenberg (M) N Madeleine Vinberg (C) N Elisabeth Hansson Ohlsson (S) 43-57, 59-65 N Linda Fridlund (SD) F Tore Emanuelsson (S) 46-65 Övriga deltagande Hans Ekensskär, socialchef Pia Gidensmed, 1:e socialsekreterare Johan Abrahamsson, socialsekreterare Jörgen Kaiser, socialsekreterare Marie Jarnelid, utvecklingschef Carina Arvidsson, medicinskt ansvarig sköterska Anna Fridén, ekonom Ann Fransson, sekreterare Paragrafer 43-65 43-46 43-53 43-53 54-56, 59 54, 59-60 61 43-61, 63-65 Utses att justera Leo Torpenberg (M) Tid och plats för justering Medborgarkontoret, 2019-03-26, kl 15.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ann Fransson 43-61, 63-65 Ordförande Justerande Thomas Johansson (M) 43-65 Leo Torpenberg (M) 43-65
Sidan 2 av 17 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp 2019-03-26 Anslaget tas ner 2019-04-18 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret, Grästorp Ann Fransson
Sidan 3 av 17 Innehållsförteckning 43-53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 Personärenden, sekretess Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2018 Redovisning av internkontroll för 2018, social verksamhet Kontrollplan 2019, social verksamhet Intern revision om psykisk ohälsa Årsredovisning 2018, social verksamhet Styrmodell och kvalitetsledningssystem social verksamhet Digitalisering inom social verksamhet Budgetuppföljning 2019 social verksamhet Verksamhetsbesök High five sociala utskottet: Hemmaplanslösningar Förslag på en årsplan för sociala utskottet Information om myndighetsutövning
Sidan 4 av 17 Su 54 Dnr 81/2019 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2018 s beslut beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen för 2018 med några mindre ändringar. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen 2018 Det finns flera syften med kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen: Vårdgivaren får bättre kontroll över verksamhetens kvalitets- och patientsäkerhetsarbete. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) kan lättare utföra sin tillsyn av verksamheten. Det blir enklare att ge andra intressenter tillgång till information, exempelvis allmänheten, patienter, anhöriga, andra vårdgivare och patientorganisationer. Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen kommer att finnas tillgänglig på s hemsida. Perspektiv Ja Nej Neutralt Kommentar Barn Hälsa Miljö Jämställdhet/ Likabehandling Trygghet x x x x x Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 5 av 17 Su 55 Dnr 117/2018 Redovisning av internkontroll för 2018, social verksamhet s beslut beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna internkontroll för 2018, social verksamhet. Ärendets tidigare behandling 2018-02-22, 52 Kommunstyrelsen 2018-04-04, 96 Intern kontroll 2019, social verksamhet Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur kommunstyrelsen avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att respektive verksamhet och kommunstyrelsen ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Kommunstyrelsen ska dessutom följa kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs göras. Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 6 av 17 Su 56 Dnr 39/2019 Kontrollplan 2019, social verksamhet s beslut beslutar föreslå kommunstyrelsen att kontrollera Hot och våld rutiner - Att beredskapsrutiner för hot och våld upprättas, revideras och efterföljs Krisplan på verksamhetsnivå - Kontroll av krisplanens aktualitet på verksamhetsnivå inom social verksamhets område. Ärendets tidigare behandling 2019-02-14, 36 Internkontroll, lista med processer och kontrollmoment för social verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen årligen fastställa kontrollplan. Planen ska redovisa hur kommunstyrelsen avser att organisera uppföljningen av att fastställda reglementen och anvisningar följs. Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Kontrollsystemet utgår från att respektive verksamhet och kommunstyrelsen ska inventera sina rutiner. Den beskriver hur internkontrollen för respektive rutin är utformad och vem som ska genomföra kontrollen. För varje år upprättar kommunstyrelsen och miljö- och byggnadsnämnden en kontrollplan för det kommande årets kontroller genom att välja ut några av rutinerna. Kommunstyrelsen ska dessutom följa kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs göras. Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 7 av 17 Su 57 Dnr 553/2018 Intern revision om psykisk ohälsa s beslut beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna upprättat förslag till svar på förtydligande till internrevisionen. Ärendets tidigare behandling 2019-01-21, 16 Bildningsutskottet 2019-01-22, 7 Kommunfullmäktige 2019-02-25, 12 Svar till Revisionsrapport 2018 Granskning av samverkan och förebyggande arbete för att motverka psykisk ohälsa bland barn och unga. Under 2018 har kommunrevisionen genomfört granskning av hur kommunstyrelsen säkerställt ändamålsenliga former för samverkan och förebyggande aktiviteter för att motverka psykisk ohälsa bland barn och unga i kommunen. Revisionen är genomförd av EY och i samband med att slutrapport inkom till önskar kommunrevisionen ytterligare förtydliganden om delar av slutrapporten. Vid sociala utskottets sammanträde delger socialchef Hans Ekensskär förslag till svar på förtydligande att redovisa till internrevisionen. Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 8 av 17 Su 58 Dnr 18/2019 Årsredovisning 2018, social verksamhet s beslut beslutar föreslå kommunstyrelsen att godkänna upprättat förslag till årsredovisning 2018 för social verksamhet. Ärendets tidigare behandling 2019-02-14, 39 Verksamhetens årsredovisning 2018, social verksamhet Årsredovisning för social verksamhet är en redovisning av verksamhetens kvalitet och ekonomi. Beslutsexp: Kommunstyrelsen
Sidan 9 av 17 Su 59 Styrmodell och kvalitetsledningssystem, social verksamhet s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Kvalitetsplan social verksamhet har en styrmodell som ett systematiskt arbetssätt för planering, rapportering, uppföljning, resurs- och rollfördelning. Styrmodellen består av olika delar: Verksamhetsplanering av vilka aktiviteter vi behöver göra och hur vi mäter om vi når målen. Uppföljning görs av aktiviteter och mått utifrån målsättning. Resultaten redovisas i en tertialrapport, delårsrapport och årsredovisning. Målen utgår ifrån fyra perspektiv: kund/medborgare, verksamhet, personal och ekonomi. Utöver målen finns det en kommunövergripande vision och kvalitetsgarantier för de olika verksamheterna. En kvalitetsgaranti anger en form av "minimigaranti" på vad en medborgare i kommunen ska kunna förvänta sig av oss i form av hjälp och service. Syfte med styrmodellen är: Kommunens invånare ska veta vad de kan förvänta sig av kommunens verksamhet och vad som är prioriterade utvecklingsområden. Skapa tydliga underlag för beslutsfattare. Säkerställa att rätt prioriteringar görs och att tid och resurser läggs på saker utifrån målen. Prioritering är en förutsättning för att åstadkomma utveckling, allt är viktigt men allt är inte viktigast. Tydligare resursfördelning med hjälp av mål och uppföljning. Dialog mellan förtroendevalda och tjänstepersoner och mellan medarbetare och chefer. Dialogen är en förutsättning för att förstå uppdraget och för att förtroendevalda ska få en bra återrapportering. En tydlig målsättning är en viktig förutsättning för engagemang, delaktighet och trygghet bland medarbetarna.
Sidan 10 av 17 forts 59 I enlighet med krav i Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 ska kommunen säkerställa kvaliteten och säkerheten i verksamheten genom ett systematiskt och fortlöpande kvalitetsarbete. Kraven i föreskriften gäller all vår verksamhet reglerad i bl.a. Socialtjänstlagen, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Patientsäkerhetslagen samt Hälso- och sjukvårdslag m.fl. Den gäller alla våra insatser till funktionsnedsatta, äldre individer samt individer och familjer i behov av socialt stöd i deras livsföring. Styrmodellen och kvalitetsledningssystemet finns i IT-verktyget Stratsys. Styrmodellen är tydligt kopplat till de politiskt uppsatta målen. I kvalitetsledningssystemet finns en struktur som bygger på processer, riskbedömningar och en egenkontrollplan. Kvalitetsledningssystemet har fokus på ansvar, roller och delaktighet och syftet är att alla ska vara delaktiga i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet runt vårdtagare. Systemet ska underlätta insamling av data till den årliga kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen och ska vara ett verktyg för kommunstyrelsen inför kommande års beslut av mål för hälso- och sjukvård och sociala insatser. Vårt kvalitetsledningssystem ska bidra till ökad effektivitet, säkerhet och kvalitet genom: tydlig kvalitetsstyrning och systematisk egenkontroll av processer och följsamhet mot nationella riktlinjer, författningar, lagar och kommunala riktlinjer. kvalitetssäkrade processer och flöden i verksamheten vilket underlättar för medarbetarna att bedriva ett likvärdigt och kvalitetssäkrat arbete gentemot brukare/kund. tydlig ansvarsfördelning där det framgår vem som ansvarar och leder förbättringsarbetet i verksamheten, definiera roller och funktioner viktiga för kvalitetsarbete. definiera och kvalitetssäkra verksamhetens samverkan med andra verksamheter såväl intern som externt med andra myndigheter/organisationer. delaktighet för såväl medarbetare som kunder i det löpande och systematiska förbättringsarbetet på enheten genom lokalt förankrat kvalitetsarbete där det löpande identifieras risker, kvalitetsbrister, klagomål och synpunkter/förslag som åtgärdas och utvecklas. dokumenterat förbättringsarbete som ska skapa ett lokalt erfarenhetsutbyte men också bidra till att vår organisation blir
Sidan 11 av 17 forts 59 en lärande organisation där förbättringsarbeten sprids inom enheter/verksamheter/organisationen
Sidan 12 av 17 Su 60 Dnr 83/2019 Digitalisering inom social verksamhet s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Riktlinjer för s IT-strategiska arbete antaget 2016-08-31, 159 IT-Policy för antagen 2016-10-17 Grästorps Kommun Handlingsplan IT 2018-2019 Välfärden står inför stora utmaningar. De kommande tio åren kommer andelen barn, unga och äldre i samhället att öka. Samtidigt kommer antalet personer i arbetsför ålder att öka mycket svagt. Det är en stor utmaning som innebär att offentlig sektor behöver hitta långsiktiga lösningar för att klara av att finansiera välfärden och klara kompetensförsörjningen. Att utmana dagens sätt att organisera och arbeta samt att använda digitaliseringens möjligheter gör att vi har möjlighet att möta de demografiska förändringarna. Handlingsplanen för kommunens IT-verksamhet gäller för perioden 2018 2019. En förutsättning för att nå vår vision enligt Grästorp 5.0 är att vi jobbar aktivt med digitalisering inom alla våra verksamhetsområden. I handlingsplanen anges de projekt eller aktiviteter som ska inledas eller genomföras under perioden.
Sidan 13 av 17 Su 61 Dnr 37/2019 Budgetuppföljning 2019 social verksamhet s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Budgetavstämning, social verksamhet, total till och med februari månad 2019 Personalkostnader, social verksamhet till och med februari månad 2019 Uppföljning av social verksamhets ekonomi sker månadsvis genom att en rapport lämnas avseende det ekonomiska utfallet i förhållande till budget till och med föregående månad. Rapporten omfattar dessutom en prognos över beräknad årsavvikelse i förhållande till fastställd budget.
Sidan 14 av 17 Su 62 Verksamhetsbesök s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. besöker sjuksköterskorna som för närvarande har sin utgångspunkt från Karlavagnen. I dialog med politikerna berättade sjuksköterskorna om de arbetsuppgifter som utförs inom den kommunala hälso- och sjukvården samt om enhetens styrkor och utmaningar. Kommunens sjuksköterskor ansvarar för patientens omvårdnad och att medicinska ordinationer blir korrekt genomförda. En medicinsk ordination kan vara att administrera läkemedel, såromläggning, syrgasbehandling med mera. I den kommunala hälso- och sjukvården utförs avancerad vård i hemmet och vård i livets slut. Sjuksköterskan har också ett ansvar att informera anhöriga och fungerar ofta som ett samtalsstöd. Sjuksköterskorna har många administrativa sysslor som till exempel att föra patientjournal, skriva in läkarens ordinationer i digital signeringslista, beställa och hantera kommunalt läkemedelsförråd samt förbandsmaterial. Sjuksköterskan har en självständig yrkesfunktion och kan delegera uppgifter till omsorgs-personal, till exempel läkemedelshantering. Då patienterna finns i alla verksamheter arbetar sjuksköterskorna i hela kommunen och sam-arbetar i team med olika yrkesgrupper som enhetschefer, rehab, omsorgspersonal och socialsekreterare. Sjuksköterskan har en arbets-ledande roll och handleder/stöttar andra yrkesgrupper, främst omsorgs-personal. Sjuksköterskan har en nyckelfunktion i samordningskontakter med andra vårdgivare, till exempel vid hemtagning av patienter från slutenvården. Att arbeta som sjuksköterska förutsätter förmåga till kritisk granskning och användning av forskningsresultat och beprövad erfarenhet i vården. En styrka är att sjuksköterskorna i den kommunala hälso- och sjukvården i Grästorp har lång yrkeserfarenhet och flera har specialistutbildningar som distriktssjuksköterska, vård av äldre, palliativ vård och psykiatrisk vård. Fler styrkor är en flexibel arbetsgrupp med god sammanhållning, korta kommunikationsvägar som ger goda förutsättningar till samverkan, högt patientfokus och ett driv av att arbeta förebyggande. Den största utmaningen är den demografiska utvecklingen med fler människor som är i behov av hälso- och sjukvård.
Sidan 15 av 17 Su 63 Dnr 2/2019 High five sociala utskottet: Hemmaplanslösningar s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Det händer mycket i kommunen och vissa punkter behöver kommunstyrelsen ha extra fokus på. High Five innebär att varje utskott bestämt ett ämne, som de ska följa upp särskilt och rapportera om under sammanträdespunkten till resten av kommunstyrelsen. Den femte punkten är utsedd av kommunstyrelsen gemensamt. För sociala utskottet är rapporteringspunkten för närvarande - Hemmaplanslösningar. Socialchef Hans Ekensskär informerar sociala utskottet om de Hemmaplanslösningar som finns i. Vita huset och Familjehuset Agera är verksamheter inom Hemmaplanslösningar men även Servicebostaden LSS (Österlånggatan 7), Daglig sysselsättning, Hemtjänsten och ett Seniorcenter är exempel på verksamheter där tankesättet med att skapa lösningar på problem på hemmaplan är aktuella. Inom social verksamhet finns en planering inför 2019-2021 om hur man arbetar inom verksamheten med Hemmaplanslösningar och hur man tänker framåt. Kompetens finns inom organisationen och man tänker innovativt för att skapa lösningar på hemmaplan.
Sidan 16 av 17 Su 64 Dnr 18/2019 Förslag på en årsplan för sociala utskottet s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Utkast Årsplan 2019 social verksamhet Ärende till SU 2019 - årsplan - bevakningslista Utvecklingschef och MAS har av verksamhetschef fått uppdrag att ta fram ett förslag på en årsplan för sociala utskottet (SU). I detta arbete framkom att nämndsekreterare under flera år haft en årsplan/bevakningslista för SU som fungerat väldigt bra. Det är den listan som vid varje förmöte inför SU:s kallelse visats för ordförande och verksamhetschef. Det är ordförande som bestämmer dagordningen för utskottets möten. Listan innehåller: ärenden som ska upp till kommunstyrelsen (KS) och ev. även till Kommunfullmäktige (KF) och när det ska upp i SU för att det ska fungera hela vägen ärenden där beslut fattats i SU och ev. i KS eller KF som ska upp i SU vid visst datum eller obestämt datum ärenden som har önskats att vid något tillfälle tas upp på SU För att göra arbetet i SU mer transparent och skapa ytterligare struktur efterfrågas en uppdatering av denna lista med frågor som politiker vill lyfta kring kvalitetsutveckling och olika fokusområden. Vidare önskas förtydligande av vem som ansvarar för respektive ärende och när det ska tas upp. Tjänstepersoner behöver få uppdrag i god tid för att kunna utreda och skapa kvalité på underlag i de olika frågorna. En årsplan bör vara ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt av nämndsekreterare. En utbyggd årsplan är ett fantastiskt bra redskap för arbetsplanering och kvalitet. Listan ska ses som ett verktyg för alla berörda parter. Verksamhet och politik behöver diskutera innehållet i årsplanen.
Sidan 17 av 17 Su 65 Information om myndighetsutövning s beslut beslutar lägga informationen till handlingarna. Information från 1:e socialsekreterare Pia Gidensmed avseende arbetet på socialtjänstens myndighetsenhet samt kring gällande lagstiftning, inklusive kort information om LVU och LVM. Pia Gidensmed informerar om vilka socialsekreterare som finns i och vilka områden man arbetar med. Sociala utskottet får information om vilka olika typer av utredningar som socialsekreterarna genomför och hur man arbetar med barnutredningar.