Universitetsförvaltningens verksamhetsplan 2011

Universitetsförvaltningen Förvaltningschef Siv Olofsson Verksamhetsplan 2010-12-15 Universitetsförvaltningens verksamhetsplan 2011 Förvaltning i förvandling Sid 1

Sid 2 Innehållsförteckning Universitetsförvaltningen en kort beskrivning 3 Vår vision, verksamhetsidé, uppdrag och värderingar 4 Vision 2014 förvaltning i förvandling 4 Hur ska vi arbeta med förvaltningsutveckling? 5 Nulägesanalys 6 Utvecklingsområden 2011 7 Riskanalys VP 2011 7 Mål och strategier 8 Mål, strategier och aktiviteter för arbetsmiljöområdet 10 Kvalitet ständiga förbättringar ett steg i taget 10 Det virtuella huset 10 Uppdrag till rummen 2011 11

Sid 3 Universitetsförvaltningen en kort beskrivning Förvaltningens verksamhet är bred och mångfacetterad. Vid förvaltningen arbetar närmare 600 personer i 10 enheter med att stödja universitetets huvudprocesser Utbildning, Forskning och Samverkan. Strategiskt stöd Strategisk planering och utveckling av stödprocesserna Varumärkesutveckling Strategisk kompetensförsörjning och ledarutveckling Expertstöd Uppföljning Administrativt stöd Personaladministration Ekonomiadministration Utbildningsadministration Diarieföring, dokumenthantering, arkiv Juridiskt stöd Inköp och upphandling Stöd till utåtriktade kontakter Stöd till samverkan och innovation Externa relationer Kommunikation och marknadsföring Internationella kontakter Extern forskningsfinansiering Nationella och internationella nätverk Infrastruktur IT och telefoni Campus och lokaler Miljö Fysisk arbetsmiljö Säkerhet Service- och stödtjänster Regler och riktlinjer Förvaltningens enheter Ekonomienheten Enheten för näringsliv och samhälle (ENS) Informationsenheten IT-enheten IT-stöd och systemutveckling Lokalförsörjningsenheten Personalenheten Studentcentrum Universitetsledningens kansli Universitetsservice

Sid 4 Vår verksamhets grund Vision Vi är efterfrågade, uppskattade och en förebild för andra genom att vi arbetar professionellt och effektivt känner stolthet, lust och glädje och har en levande dialog med våra uppdragsgivare Verksamhetsidé Vi skapar de bästa förutsättningarna för universitetets utbildning, forskning och samverkan med omvärlden. Med helhetssyn och nytänkande initierar och stödjer vi verksamheten, samt utvecklar och förvaltar universitetets resurser på ett effektivt sätt. Vi arbetar i nära samverkan med studenter, personal och beslutsfattare. Rektors uppdrag Initiera och utveckla Universitetsförvaltningen initierar och stödjer förnyelse och långsiktig utveckling av universitetets stödprocesser till huvudprocesserna utbildning, forskning och samverkan. På styrelsens och ledningens uppdrag handlägger universitetsförvaltningen ärenden och bereder riktlinjer och uppdrag till fakulteter och institutioner. Stödja och ge service Universitetsförvaltningen tillhandahåller och underhåller infrastruktur i form av lokaler, informationsteknik samt administrativa system. Universitetsförvaltningen erbjuder service och expertstöd till anställda och studenter. Förvalta och administrera Universitetsförvaltningen ansvarar för att effektivt förvalta stödprocesserna. Universitetsförvaltningen ansvarar för att säkerställa att universitetet tar till vara sina rättigheter och fullgör sina skyldigheter. Universitetsförvaltningen följer upp verksamhet och beslut. Värderingar Organisationen ska genomsyras av respekt, tillit och samhörighet. Alla medarbetare är lika viktiga och värdefulla. Målmedvetenhet innebär att vi arbetar för att nå våra mål genom ett stimulerande och ett effektivt arbetssätt. Vi säkerställer att våra personliga ambitioner överensstämmer med verksamhetens mål på både kort och lång sikt. Utvecklingsvilja innebär att vi vill och vågar se möjligheter och att vi antar utmaningar, rörande såväl den egna utvecklingen som verksamhetens utveckling. Vi skapar förutsättningar för att lyckas men också ett klimat som tillåter både att vi misslyckas. Vision 2014 förvaltning i förvandling Jag har en dröm... Att 2014 har universitetsförvaltningen utvecklats till en framgångsrik modern förvaltning som svarar mot kundernas efterfrågan. Vi har tack vare detta fått motta utmärkelsen Svensk Kvalitet ur kungens hand. Vi har lyckats genom ett kreativt och uthålligt utvecklingsarbete. Vi för en nära dialog med våra kunder och har på så sätt skapat en samsyn om vart vi är på väg och tillsammans driver vi ständiga förbättringar. Detta i kombination med tydliga processer har gjort att vi sparat tid och både kunder och medarbetare är nöjdare. Våra medarbetare har en bred kompetens och en stark känsla för kunden. Vi har gemensamma arbetsformer för hur vi informerar kunden, ger expertråd och hur vi hanterar kundens synpunkter. Helhetssynen genomsyrar förvaltningen och alla är delaktiga i utvecklingsarbetet. Vi arbetar smart och kommunicerar tydliga resultat till medarbetare och kunder.

Sid 5 Hur ska vi arbeta med förvaltningsutveckling? Uppdragsgivare Jag som förvaltningschef är uppdragsgivare och fattar beslut om arbetets inriktning och genomförande. Chefsgruppens roll Cheferna bidrar med idéer, kunskap och erfarenheter, men bidrar också med konkret arbete. Varje chef ansvarar för att skapa delaktighet bland sina medarbetare. Alla medarbetare Medarbetarna bidrar med idéer, kunskap och erfarenheter och ges möjlighet till delaktighet i utvecklingsarbetet. Universitetsförvaltningens kansli Kansliets medarbetare Ulla Nordlinder, utvecklingsledare, Birgitta Nyström, controller samt Ingrid Undén Lindehell, HR-strateg, planerar och driver utvecklingsarbetet framåt i nära samarbete med mig, övriga chefsgruppen, medarbetarna och de fyra rummen som enhetscheferna jobbar i Marknad, Personal, Infrastruktur och Ekonomi. De fyra rummen De fyra rummen Marknad, Personal, Infrastruktur och Ekonomi fungerar som arbetsgrupper, där prioriterade aktiviteter i förvaltningens verksamhetsplan förädlas till konkreta åtgärdsförslag och förslag till nya aktiviteter tas fram. Kansliet har ett samordningsansvar för rummen. Ulla är sammankallande för Marknad och Infrastruktur, Ingrid för Personal och Birgitta för Ekonomi. Förvaltningschef Siv Olofsson

Sid 6 Nulägesanalys Rum + Plus Minus Utmaningar 2011-2014 Marknad Gott samarbete mellan förvaltningen och fakulteterna UmU är ett starkt varumärke Stabil kundkrets Vi är efterfrågade Vi saknar systematisk kunddialog/kundundersökning Kundernas okunskap om vad vissa tjänster kostar och därmed ovilja att betala för dessa. Näringslivet uppfattar akademin som långsam Vi hinner inte reflektera och jobba strategiskt Ny ledning! Skapa former för kunddialog där vi kan kommunicera vad vi åstadkommer och få återkoppling vad vi ska göra mer eller mindre av Anpassa vårt utbud efter efterfrågan och resurser Utveckla en fungerande kundtjänst Personal Lätt att rekrytera, vi är en attraktiv arbetsgivare Många pensionsavgångar de kommande åren Utveckla en kundorienterad kultur Låg långtidssjukfrånvaro Pensionsavgångar ger möjlighet att kompetensväxla och se över kravprofiler Medvetna, engagerade medarbetare med hög och rätt kompetens Låg etnisk mångfald Ojämn könsfördelning inom vissa yrkesgrupper Få karriärvägar Attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens utifrån verksamhetens behov Hålla energin uppe i utvecklingsarbetet Mogna ledare med vilja att hitta lösningar över enhetsgränserna Infrastruktur Robust och stabil infrastruktur, t.ex. fina lokaler och bra ITstöd Vi saknar en tydlig processorganisation Vi saknar metoder för att mäta och kartlägga processer Oklart ansvar för förvaltningens infrastruktur, t.ex. ITsupport för förvaltningen Vi saknar informatör Vi saknar ett tydligt system för att arbeta med ständiga förbättringar Få den nya enheten för IT-stöd och systemutveckling att fungera väl Kartlägga förvaltningens interna processer, ökad processorientering Tydliggöra förvaltningens processorganisation Skapa en fungerande kundtjänst Ekonomi Vi har en förvaltningscontroller Ökad transparens och helhetssyn. Alla har bättre inblick i övriga enheters ekonomi Acceptans för ett gemensamt ekonomiskt ansvar för förvaltningsövergripande frågor Ettårsperspektivet i budgetarbetet försvårar långsiktig planering Budgetdialogen handlar om procentsatser och inte om vårt uppdrag och resultat Den nya redovisningsmodellen är svår att förstå och effekterna av den skapar förvirring Vi har ännu inte skapat en tillräckligt stabil ekonomi för att finansiera önskade utvecklingsinsatser Förstå och få den nya redovisningsmodellen att fungera Mäta och påvisa våra resultat för att visa vad vi åstadkommer och vad det kostar. Utveckla förvaltningens budgetprocess Utveckla formerna för budgetdialog med ledningen Få våra beslutsfattare att förstå att anslag och uppdrag måste hänga ihop. Inom vissa områden saknas tillräckliga resurser för att fullgöra våra uppdrag

Sid 7 Utvecklingsområden 2011 Att presentera vad vi gör, varför och vad det kostar för våra kunder Kunddialoger och kundundersökningar Kundtjänstlösning för att hantera av kundernas förfrågningar och synpunkter Att skapa en kundorienterad kultur genom fördjupat arbete med gemensam verksamhetsutveckling och värdegrund Förvaltningens strategiska HR-frågor, t.ex. gemensam kompetensutveckling inom förvaltningen Universitetets stödprocesser, hur öka samordningen över gränserna? Förvaltningens processer och processorganisation Kundtjänst Sätta tydliga och mätbara mål och skapa kunskap om våra resultat Omvärldsanalys och benchmarking Att skapa ett investeringsutrymme för förvaltningens utvecklingsområden Riskanalys VP 2011 Kundorienterade medarbetare att ta reda på vad de vill och kommunicera vad de kan förvänta sig Vi saknar tillräcklig omvärldsspaning Vi ser inte våra uppdragsgivare som kunder och är inte tillräckligt serviceinriktade i vår myndighetsutövning Inom vissa områden kan vi ibland inte tillgodose kundernas efterfrågan. Kunderna efterfrågar tjänster som vi inte har resurser till att utföra. Bristande kunskap om och förståelse för kärnverksamheten Mål Risker att målen inte nås Åtgärder för att minimera eller eliminera riskerna Nöjda kunder Vi misslyckas i dialogen med kunderna, med Skapa forum för dialog och former för kundundersökningar Alla chefer samt förvaltningens kansli ska omvärldsspana och benchmarka, samt delge varandra Kompetensutveckling och värdegrundsarbete Vi ska tydligt visa vilka tjänster och produkter vi kan erbjuda i en tjänstekatalog Strategisk kompetensförsörjning utifrån universitetets tillväxt och strategiska satsningar Tydliga processer Tydliga resultat. Vi misslyckas med vår kundorientering (misslyckat ledarskap) Svårt att identifiera tjänster och produkter/processer vi saknar metod och organisation Vi saknar fungerande informationskanaler för att nå ut med information om vår verksamhet Bristande kvalitet i processerna Icke relevanta, obefintliga och/eller för många nyckeltal Vi lyckas inte kommunicera vårt resultat Intern köp och sälj försvåras den nya redovisningsmodellen Ta fram verktyg för ledarskap (t.ex. presentations- och utbildningsmaterial, former för medarbetarsamtal), samt kompetensutveckla Hitta/skapa metoder för att utveckla processerna och processorganisationen Utveckla den interna informationen i samarbete med Informationsenheten Tydlig processorganisation och processledare med tydliga mandat Bestämma nyckeltal och former för mätningar Skapa former för återkoppling till/från kunder Att utveckla modellen och erbjuda mer intern utbildning och information

8 Mål och strategier 2011 Trappa Mål Strategi Delmål 2011 Mätmetod Kundorientering Nöjda kunder Vi ska utveckla ett kundorienterat arbetssätt inom förvaltningen En första kundundersökning ska vara genomförd och arbetssättet utvärderat Dialoger ska vara genomförda och arbetssättet utvärderat Vi har ett system för att hantera kundsynpunkter Kundundersökningen har gett ett nollresultat som vi kan sätta mål utifrån i arbetet med VP 2012 Vi har utvecklat, marknadsfört och utvärderat förvaltningens fyra områden/- tjänstekatalog Kundundersökning Självvärderingar Medarbetarutveckling Kundorienterade medarbetare Vi ska utveckla en kundorienterad helhetssyn inom förvaltningen Vi har en långsiktig plan för kompetensutveckling och har genomfört minst en aktivitet. Vi har en genomtänkt introduktion av nyanställda medarbetare och chefer Vi har skapat ökad delaktighet och energi i förändringsarbetet genom bl.a. ökad intern information Vi har genomfört en förvaltningsdag med tema kundorientering Medarbetarenkäten Självvärderingar Tydliga processer Vi ska utveckla och marknads- Vi har en tydlig processorganisation Självvärderingar Process utveckling föra ett tydligt tjänste- och produktutbud Vi har identifierat, kartlagt och utvecklat minst två stödprocesser. Vi har genomfört en förstudie om kundtjänst för förvaltningen Vi har ett tydligt system för arbetet med ständiga förbättringar Planeringskalender är i drift och användarna är nöjda Alla medarbetare finns med i Sharepoint Tydliga resultat Vi ska utveckla och kommuni- Vi har bestämt nyckeltal och tagit fram en första version av siffrorna Bokslut Resultatutveckling cera tydliga resultat. Allt är förberett för att kunna presentera ett första tydligt resultat för universitets- fakultets och institutionsledningar våren 2012 Vi har en gemensam modell för intern försäljning av tjänster inom förvaltningen Vi har en tydlig prisstrategi och en tydlig kommunikation om priser på varor och tjäns- Kundundersökning Medarbetarenkäten Jämförelser med andra myndigheter ter till våra kunder och organisationer

Sid 9 Aktiviteter 2011 Trappa Kundorientering Trappa Medarbetarutveckling Trappa Processutveckling Trappa Resultatutveckling Aktivitet Genomföra kundundersökning Utveckla former för och genomföra dialoger med våra kunder och inventera deras behov Utveckla former för hantering av kundernas synpunkter Utveckla information om och marknadsföring av förvaltningens verksamhet i form av bl.a. en tjänstekatalog och att utveckla förvaltningens information på anställdawebben Fördjupa arbetet med gemensam verksamhetsutveckling och värdegrund Förvaltningsintern information Gemensam kompetensutveckling inom förvaltningen Friskvård för förvaltningen Lönekriterier Chefskontrakt Identifiera, kartlägga och utveckla förvaltningens processer Se över förvaltningens processorganisation Ta fram former för hur vi mäter våra processer Planeringskalendern Utveckla former för att arbeta med gemensam verksamhetsutveckling ständiga förbättringar Omvärldsanalys och benchmarking Genomföra förstudie för kundtjänst Fortsatt utveckling av samarbetsytan SharePoint Kartlägga behov av ekonomiutbildning för förvaltningens chefer Utveckla nyckeltal och former för mätningar i samarbete med Linköping Utveckla en gemensam modell för försäljning av tjänster inom förvaltningen Ta fram prisstrategi för förvaltningens varor och tjänster inom köpsäljorganisationen Återkoppla resultatet av vårt arbete till medarbetare och kunder Bidra till utvärdering och utveckling av redovisningsmodellen Se över förvaltningens budgetprocess Ansvar Marknadsrummet/Ulla Marknadsrummet/Ulla Marknadsrummet/Ulla Marknadsrummet/Ulla Personalrummet/Ingrid Personalrummet/Kansliet Personalrummet/Ingrid Personalrummet/Ingrid Personalrummet/Ingrid Personalrummet/Ingrid Alla rum/kansliet Ekonomirummet/Birgitta Kansliet/Ulla och Birgitta Ekonomirummet/Birgitta Ekonomirummet/Birgitta Kansliet Kansliet Kansliet

Sid 11 Mål, strategier och aktiviteter för arbetsmiljöområdet (inkluderar fysisk arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet, likabehandling) Mål Nöjd och delaktig personal Strategier Vi ska ge våra medarbetare insyn och möjlighet att påverka Exempel på aktiviteter Analys av resultatet av medarbetarenkäten och förslag till förbättringsåtgärder Ansvar Ingrid Bestämma och följa upp nyckeltal för Fysisk arbetsmiljö och miljö Hälsa Jämställdhet Likabehandling Personalrummet/- Ingrid Förvaltningsintern information, som analyserar och lägger förvaltningsperspektiv på ledningsinformation. Gemensamma friskvårdsaktiviteter Alla chefer verkar för att involvera medarbetarna i enhetens utvecklings- och planeringsarbete Ta fram gemensamma former för utvecklingssamtal. Utveckla gemensamma former för återkoppling på medarbetarnas arbete Fråga medarbetarna vad de tycker är viktigast att få vara med att påverka. Kansliet Universitetsservice Alla chefer Personalrummet Personalrummet Ingrid/Alla chefer Kvalitet ständiga förbättringar ett steg i taget Min vision att Universitetsförvaltningen ska utvecklas till en framgångsrik modern förvaltning som svarar mot kundernas efterfrågan är en stor utmaning. Ska vi dessutom erhålla utmärkelsen Svensk Kvalitet innebär det ett omfattande och långsiktigt utvecklingsarbete för att leva upp till de hårda krav som SIQ, Institutet för kvalitetsutveckling, ställer. 2009 startade detta arbete som vi kallar 2014 Förvaltning i förvandling. Arbetet kommer att bedrivas som årlig verksamhetsutveckling i trappsteg, där vi tar några trappsteg i taget, utvärderar och går vidare. Utgångspunkter är de prioriterade utvecklingsområden som kommit fram vid förvaltningsdagar, då ett stort antal anställda bidragit med idéer och erfarenheter, synpunkter från våra kunder, samt SIQ:s modell för verksamhetsutveckling. I denna plan beskrivs översiktligt arbetet det närmaste året. Det är vår ambition att alla medarbetare ska vara delaktiga i utvecklingsarbetet. Utvecklingsarbetet ska bidra till helhetssyn och kvalitetsutveckling på alla nivåer inom förvaltningen och skapa så goda förutsättningar som möjligt för det arbete som enheterna ska genomföra. Arbetet med detta beskrivs i förvaltningens kvalitetssystem och bygger på SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling. Dokumentet hittar du här: http://www.forvaltningen.umu.se/anstalld/dokumentarkiv/ Det virtuella huset http://www.forvaltningen.umu.se/anstalld/kvalitet-2014/huset/

Sid 12 Uppdrag till rummen 2011 Syfte Rummen fungerar som arbetsgrupper, där prioriterade aktiviteter i förvaltningens verksamhetsplan förädlas till konkreta åtgärdsförslag och förslag till nya aktiviteter tas fram. Rummen kan föreslå att förvaltningschefen ger uppdrag till arbetsgrupper med representanter från förvaltningsenheter, men även kanslier eller institutioner kan bjudas in. Förvaltningens kansli har samordningsansvar för rummen. Ulla Nordlinder är sammankallande för Marknad och Infrastruktur, Ingrid Undén Lindehell för Personal och Birgitta Nyström för Ekonomi. Generella riktlinjer Minnesanteckningar ska skrivas och läggas i SharePoint. Rapportering och uppföljning sker löpande på chefsmötena. Uppdrag till Marknadsrummet 2011 Marknadsrummet ska under 2011 prioritera den interna marknaden och följande aktiviteter Föreslå former för och genomföra o kundundersökningar o kunddialoger o återkoppling till kunderna från ovanstående Föreslå former för hantering av kundernas synpunkter Utveckla informationen om förvaltningens verksamhet i form av bl.a. en tjänstekatalog Uppdrag till Personalrummet 2011 Personalrummet ska under 2010 prioritera strategisk kompetensförsörjning och aktiviteterna Förslag till hur vi fördjupar värdegrundsarbetet med fokus på kundorientering Förslag till hur vi utvecklar och jobbar med förvaltningsintern information Förslag till gemensam kompetensutveckling Förslag till hur vi utvecklar arbetsrotation och karriärvägar Uppdrag till Infrastruktur 2011 Infrastrukturrummet ska under 2011 prioritera processutveckling och aktiviteterna Förslag till hur vi mäter och utvecklar förvaltningens processer samt skapar en tydlig processorganisation Förslag till former för att arbeta med ständiga förbättringar Stödja arbetet med förstudien för kundtjänst Initiera och stödja utveckling av förvaltningens infrastruktur Uppdrag till Ekonomi 2011 Ekonomirummet ska under 2011 prioritera nyckeltal och resultatredovisning och aktiviteterna Definiera nyckeltal och föreslå former för hur och när nyckeltalen ska mätas Förslag till gemensam modell för försäljning av tjänster inom förvaltningen Förslag till prisstrategi för förvaltningens varor och tjänster inom köpsäljorganisationen Föreslå former för resultatåterkoppling till medarbetare och kunder