Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll BILDNINGSSTYRELSEN Plats och tid Förvaltningskansliet klockan 14:00-16:00 Beslutande Mikael Westberg (S) ordförande Blerta Krenzi (S) Maria Andersson (S) Inger Mattsson (C) ersättare för Måna Hesselrud (M) Isa-Susanne Kenving (V) ersättare för Krister Nilsson (KL) Övriga deltagande Fredrik Juthman, bildningschef Eva Ohlsson, nämndsekreterare Johanna Johansson, förvaltningsekonom, 50-60 Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur-fritid, 50-54, 61 Bengt Albertsson, resultatenhetschef förskola-grundskola, 56-57 Utses att justera Maria Andersson (S) med Blerta Krenzi (S) som ersättare Justeringens plats och tid Måndag den 25 maj 2015 klockan 11:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 50-61 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2015-05-27 Anslag tas ner 2015-06-18 Protokollets förvaring Förvaltningskansliet Eva Ohlsson

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 50 Tillägg av ärende 3 51 Gunder Häggs medborgarförslag om hall i Näs 4 52 Öppettider vid Avestas bibliotek 6 53 Ansökan om investeringsbudget för möbler till Avesta bibliotek 8 54 Dokumenthanteringsplan för enhet Fritid 9 55 Ny idrottshall vid Markusskolan 10 56 Policy för avgifter i grundskola och gymnasieskola i Avesta kommun 11 57 Ansökan om att starta enskild pedagogisk verksamhet 13 58 Ny förskola i Avesta. Samlokalisering förskola och äldreboende i centrala Avesta 14 59 Tillsynsbesök hos dagbarnvårdarna i Avesta kommun 18 60 Ansökan om investeringsbudget för möbler till Samverkansteam Avesta 19 61 Revidering av delegationsordning 20 62 Avtal avseende tjänsteutbyte mellan Avesta kommuns musik- och kulturskola och Norberg kommuns musikskola, läsåret 2015-2016 21

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 50 Tillägg av ärende Mikael Westberg (S) ordförande informerar om tillägg av följande ärende: - Avtal mellan Avesta kommuns musik- och kulturskola och Norberg kommuns musikskola.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 51 Gunder Häggs medborgarförslag om hall i Näs Dnr Bs2015-000021 821 Gunder Hägg anför följande i medborgarförslaget: I sporterna fotboll, skidor och på senare tid cykel och boule finns ungdomsverksamheter. Under hösten och vintern är ungdomsverksamheterna inte lika omfattande, undantaget skidor. Gunder Hägg föreslår att en hall byggs i Näs för de ovan nämnda sporterna och för ungdomsarbete. Han ser många möjligheter för andra aktiviteter i hallen och intresseförfrågan kan tillställas: - Luftgevärsskytte och tävlingar. - Hunddressyr och uppvisningar, agility. - Utställningar. - Teknikträning fotboll, fotbollslekis finns och har funnits i många år. - Bouletävlingar. Svealands bouleförbund och Svenska bouleförbundet ser positivt på fler inomhusarenor och att tävlingar läggs mer centralt i Svealands region. Tanken är att det ska vara en allhall för de nämnda aktiviteterna i Avesta kommun. Gunder Hägg anför att det är bra att kommunen har många anläggningar för sport och fritid men om man samtidigt tänker på målet 2020 så blir spridningen på sport och fritidssysselsättningar större i kommunen. Driftkostnad, intäkter från uthyrningar till de ovan nämnda sporterna och tävlingar i boule, egna eller sanktionerade av Svealands bouleförbund, inomhus- och utomhustävlingar, är den huvudsakliga inkomstkällan. Gunder Häggs förslag om allhallen i Näs: - Hallens storlek: 50 meter x 20 meter med en takhöjd av 5 meter. - Placering av hallen: grusplanen eller annan plats på Näs idrottsplats anläggningsområde. - Byggkostnad: beror på var på anläggningsområdet man placerar hallen.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 51 forts Beredning - Gunder Häggs medborgarförslag 7 januari 2015. - Kommunfullmäktige 2 februari 2015, 12. - Kommunfullmäktige 2 februari 2015, 12. - 24 mars 2015, 37. - Bildningsstyrelsen 8 april 2015, 63. Kommunfullmäktiges beslut - Kommunfullmäktige överlämnar medborgarförslaget till bildningsstyrelsen för beredning och beslut. Bildningsstyrelsen har gett resultatenhetschef för kultur-fritid i uppdrag att lämna yttrandeförslag till bildningsstyrelsens sammanträde den 10 juni 2015. Fritidschefens skriver följande yttrande: Fritidschefen ser positivt på att det i Näs upplevs finnas ett behov av en hall likt den som förslagställaren presenterar i sitt medborgarförslag. Eftersom föreslagen plats för upprättande av hallen ligger på mark som ägs av idrottsföreningen Näs IF, rekommenderas att föreslagställaren tar kontakt med markägaren för vidare dialog. Avesta Kommun har varken befogenheter eller ambitioner att upprätta eller äga byggnader på fastigheter som inte är i kommunal ägo. En fortsatt dialog med kommunen, om eventuellt stöd, bör ske av Näs IF om föreningens styrelse anser detta som ett projekt värt att starta och driva. Fritidschefens förslag till beslut - Att råda förslagställaren att kontakta markägaren Näs IF för fortsatt dialog. - Bildningsstyrelsen råder förslagsställaren att ta kontakt med markägaren Näs IF för en fortsatt dialog.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 52 Öppettider vid Avestas bibliotek Dnr Bs2015-000046 882 Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur-fritid, föreslår ändring av öppettider för Avestas alla bibliotek och föredrar sitt förslag. För att skapa bättre arbetsförhållanden på biblioteket samt för att öka servicen till allmänheten föreslås ändrade öppettider på Avestas bibliotek. Ändringen omfattar tisdagar i Avesta, Fors och Horndal. Enligt förslaget har Avesta öppet 11 20, Horndal 13 16 varje tisdag och Fors har öppet måndagar 9-14 istället för tisdagar. Övriga tider och dagar är oförändrade. Se nedan för översikt över öppettider. et innebär att bibliotekspersonalen har möjlighet att samlas tre timmar varje vecka för personal-och planeringsmöten. Detta gäller både möten som arbetsplatsträffar, som samlar hela personalen och möten i mindre grupper för att diskutera enskilda ansvarsområden eller projekt. Efter framtagandet av bibliotekets Framtidsplan kommer ett nytt arbetssätt att introduceras där framför allt det utåtriktade arbetet mot medborgarna skall utvecklas och stärkas. Tiden för gemensamt arbete blir därför mycket viktig. Förlängt öppethållande på tisdagskvällar innebär att föreläsningar och andra utåtriktade aktiviteter läggs inom schemalagd tid samt att ensamarbete i högre grad kan undvikas. Öppettider från vecka 33, den 10 augusti 2015 Avesta Måndag 9-18 och onsdag fredag 9-18, tisdag 11-20, lördag 10-14. Söndagar och helgdagar (röda dagar) stängt. Horndal Måndag 14-18, tisdag 13-16, onsdag 14-18, torsdag 9-13, fredag 10-13. Lördag samt söndagar och helgdagar (röda dagar) stängt. Semesterstängt vecka 25-32. Ändrade öppettider vecka 25, 31 och 32 till måndag 14-18, torsdag 9-13.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 52 forts Fors Måndag 9-14 och torsdag 9-13, 14-18. Lördag samt söndagar och helgdagar (röda dagar) stängt. Semesterstängt vecka 25-32. Krylbo Måndag 13-18, onsdag 8-12, 13-17, fredag 9-14. Lördag samt söndagar och helgdagar (röda dagar) stängt. Semesterstängt vecka 25-32. Kultur- och fritidschefens förslag till beslut - et till nya öppettider för biblioteket antas. - Bildningsstyrelsen antar förslaget till öppettider för biblioteken.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 53 Ansökan om investeringsbudget för möbler till Avesta bibliotek Dnr Bs2015-000047 881 Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur-fritid, ansöker om investeringsbudget för möbler till Avesta bibliotek. Biblioteket har möblerat om och frigjort gamla CD-rummet för att kunna skapa mer sittplatser för besökare och att möjliggöra fler utåtriktade aktiviteter i biblioteket. Rummet behöver därför kompletteras med nya möbler. Genomförs inte investeringen finns inte möjligheten att utveckla ett nytt bibliotek med mer utåtriktad verksamhet, samt ett bibliotek som lever upp till det höjda besöksantal som idag finns. - Bildningsstyrelsen godkänner ansökan om investeringsbudget.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 54 Dokumenthanteringsplan för enhet Fritid Dnr Bs2015-000045 004 Arkivredogöraren inom enhet Fritid har reviderat dokumenthanteringsplanen för enhet Fritid. - Bildningsstyrelsen beslutar att anta upprättad dokumenthanteringsplan för enhet Fritid.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 55 Ny idrottshall vid Markusskolan Mikael Westberg (S), ordförande, framför att Markusskolan är i behov av en ny idrottshall. Nuvarande hall är mycket gammal och är i stort behov av renovering. Ordföranden föreslår att bildningschefen får i uppdrag att tillsammans med Gamla Byn AB ta utreda om förutsättningar finns för en ny hall. - Bildningsstyrelsen uppdrar till bildningschefen att tillsammans med Gamla Byn AB ta utreda om förutsättningar finns för en ny idrottshall vid Markusskolan.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 56 Policy för avgifter i grundskola och gymnasieskola i Avesta kommun Dnr Bs2015-000048 610 Fredrik Juthman, bildningschef, föredrar sin skrivelse och informerar att kommunens policy för avgifter bör revideras för att anpassas till skollagen. Skolverket har i sin granskning av kommuner funnit att avgifter tagits ut av elever. Det är inte enlig skolverket förenligt med värdegrund och principen av lika tillgång till utbildning att vissa elever av kostnadsskäl skulle behöva avstå från aktiviteter i skolan. I 10 kap. 10-11 skollagen anges att utbildningen i grundskolan skall vara avgiftsfri för eleverna. De skall utan kostnad ha tillgång till böcker, skrivmateriel, verktyg och andra hjälpmedel som behövs för en tidsenlig utbildning samt erbjudas näringsriktiga måltider. I verksamheten får dock förekomma enstaka inslag som kan föranleda en obetydlig kostnad för eleverna. I samband med studieresor och liknande aktiviteter får det, trots övriga bestämmelser i skollagen, i enstaka fall under läsåret förekomma kostnader som ersätts av vårdnadshavare på frivillig väg. Sådana aktiviteter ska vara öppna för alla elever. Ersättningen får inte överstiga huvudmannens självkostnad för att eleven deltar i aktiviteten. I 18 kap. 12-13 skollagen anges att utbildningen i gymnasieskolan skall vara avgiftsfri för eleverna. De skall utan kostnad ha tillgång till böcker, verktyg och andra hjälpmedel som behövs för en tidsenlig utbildning. I verksamheten får dock förekomma enstaka inslag som kan föranleda en obetydlig kostnad för eleverna. I samband med studieresor och liknande aktiviteter får det, trots övriga bestämmelser i skollagen, i enstaka fall under läsåret förekomma kostnader som ersätts av vårdnadshavare på frivillig väg. Sådana aktiviteter ska vara öppna för alla elever. Ersättningen får inte överstiga huvudmannens självkostnad för att eleven deltar i aktiviteten. All material som används för skolans undervisning skall alltså vara kostnadsfri för eleven. Aktiviteter som anordnas av skolan, exempelvis studiebesök och resor, skall i huvudsak vara kostnadsfri för eleven. En obetydlig kostnad (100 kr per termin) får tas ut av eleven. Ett kostnadsfritt alternativ skall erbjudas. Klassresor arrangeras helt utanför skolans verksamhet.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 56 forts - Bildningsstyrelsen antar policyn för avgifter i grundskola och gymnasieskola i Avesta kommun.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 57 Ansökan om att starta enskild pedagogisk verksamhet Dnr Bs 2015-000049 619 Bengt Albertsson, resultatenhetschef förskola-grundskola, föredrar ansökan. Maria Neidenmark ansöker om godkännande att starta enskild pedagogisk omsorg från och med 3 augusti 2015. Verksamheten kommer att bedrivas inom Högbo/Skogsbo-området med verksamhetsnamnet Nyckelpigan och omfattar omsorg med en mix av pojkar och flickor. - Bildningsstyrelsen godkänner ansökan om att starta enskild pedagogisk verksamhet under förutsättning att kommunens regler/riktlinjer för att bedriva pedagogisk omsorg följs.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 58 Ny förskola i Avesta. Samlokalisering förskola och äldreboende i centrala Avesta Dnr Bs2015-000050 611 Bengt Albertsson, resultatenhetschef förskola-grundskola, föredrar sin skrivelse. Ärendets beredning Detta ärende har beretts tillsammans med Omsorgsförvaltningen och Gamla Byn AB. Förvaltningarna har tillsammans med Gamla Byn AB undersökt hur en samlokalisering av förskola och boende för äldre skulle kunna se ut. Båda förvaltningarna har behov av att möta den efterfrågan på förskole- och äldreboendeplatser som finns och där en samlokalisering skulle vara en möjlig lösning för att tillgodose behovet av platser för båda förvaltningarna. Bakgrund Antalet barn inom förskoleverksamheten har ökat konstant under de senaste fyra åren, från 671 barn per den 110401 till 901 barn per den 150401. Det är en ökning med 34,3 % under en 4-årsperiod. Det finns i dagsläget inget som tyder på att ökningen ska avstanna och därför behöver vi planera för en fortsatt utbyggnad av förskolor. Det är också viktigt med utbyggnad av förskolor för att klara Bildningsstyrelsens beslut om ett barn en plats, som kräver ytterligare platser. Planerad lösning För att möta behovet av förskole- och äldreboendeplatser, samordnas lokaler och resurser för att hitta samordningsvinster som kan minska kostnaderna. Byggnaden planeras till en storlek på 1200 kvm x 3 plan, samt ett kök på 280 kvm. Förskolan beräknas ge ca.100 platser (motsvarar 6 avdelningar) på bottenplanet och äldreboendet med 36 platser fördelade på plan 1 och 2.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 58 forts Beräknad kostnad för förskoleverksamheten Personalbudget Inventarier Beräknad lokalhyra 8 500 tkr 600 tkr xxxxx tkr Beräknad kostnad för kostverksamheten Personalbudget Inventarier Beräknad lokalhyra 3300 tkr 500 tkr xxxxx tkr För- och nackdelar med samlokaliseringen Samlokalisering av verksamheterna för att dra gemensamma fördelar av lokaliseringen och stärka attraktiviteten i förhållande till omgivningen. Till fördelarna hör att det kommer uppstå många nya möjligheter till möten och aktiviteter mellan förskola och äldreboende. En klok samlokalisering kan förstärka äldreboendets samspel med omgivningen, samt ge förskolebarnen möjlighet till att möta äldre personer på ett naturligt sätt i vardagen. Det är viktigt att väga in riskerna för negativa konsekvenser när vi planerar utformning av både inne- och utemiljön. Det är viktigt att båda verksamheternas behov beaktas och tillgodoses, samt att alla gemensamma beröringspunkter (både lokaler och aktiviteter) ska vara till fördel för båda verksamheterna. Båda förvaltningarna har varit på varsitt studiebesök, där bildningsförvaltningen har varit till Falun och omsorgsförvaltningen har varit till Haninge och tittat på ett integrerat hus med förskola och äldreboende, för att skapa sig en bild av hur samlokaliseringen fungerar i praktiken. Båda studiebesöken gav en väldigt positiv bild av samlokaliseringen. Erfarenheten från verksamheterna var att det upplevdes väldigt positivt från både förskola och äldreboende att ha dessa verksamheter tillsammans, bland både brukare och personal.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 58 forts Frågor att beakta vid samlokaliseringen Det är viktigt att den nya byggnaden och gården håller god kvalitet med möjligheter till separata stimulerande utemiljöer för både förskolan och äldreboendet, men som även ger möjlighet till en gemensam mötesplats. Utemiljön behöver även planeras på ett sådant sätt att äldre som inte vill ha/orkar med kontakt med barn ska ha möjlighet att få vara ute i en barnfri miljö. Planera infrastrukturen kring byggnaden så att det inte blir störande inslag med mycket biltrafik i samband med lämning och hämtning av barn, samt planera för goda transportmöjligheter som inte upplevs som störande för förskolan, då äldreboendet kommer att besökas av ambulans och bårbil i viss omfattning. Produktionskök i nybyggnaden av kombinerad förskola och äldreboende et är att ett nytt produktionskök byggs för att tillaga mat till det nya äldreboendet och förskolan. Det nya produktionsköket ska förutom att tillaga måltider till det nya äldreboendet och den nya förskolan, tillaga lunchmåltider till andra enheter så som: Balders äldreboende, Björkhagens äldreboende, Seniorcentrum, Sol och Måne, Rågen och Kornknarren. Köket på Balders äldreboende och matsalen stängs. Balders köks ytskikt är inte renoverat sedan det byggdes i början av 1980 talet. Köket är i stort behov av renovering av golv, väggar och tak, dessutom är förrådsutrymmen och varumottagning för små till dagens produktion. Logistik och flöden harmonierar inte med utrustning och inredning, vilket gör arbetsmiljön extra tung och påfrestande. Produktionskapacitet för det nya produktionsköket Äldreportioner: ca 250 luncher och 150 middagar, dessutom livsmedel till avdelningarna för beredning av frukost och mellanmål samt drycker till måltider. Lunch- och middags- måltider levereras med transportbil till 13 enheter (dagens produktion). Förskoleportioner: Cirka 150 portioner till förskolebarn och pedagoger. På sikt kan det även bli fler mindre förskolor som man producerar mat till. Produktionsytan för köket beräknas till ca 280 kvm därefter tillkommer eventuellt en restaurangdel ca 100 kvm.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 58 forts Förvaltningens synpunkter De fördelar som en samlokalisering av förskola, äldreboende och gemensamt kök ger, överväger de befarade nackdelarna som kan finnas. Med samlokaliseringen så utnyttjar vi den mark, lokaler och de resurser vi har på bästa sätt. Gemensamt tillagningskök, gemensamma personal- och omklädningsrum etc. i syfte att spara både lokalyta och kostnader. Med denna typ av byggnad kan båda förvaltningarna dra nytta av en större byggnad, klok samlokalisering med flera verksamheter, samt ekonomiska och verksamhetsmässiga stordriftsfördelar. Det finns också en viktig social aspekt, där barn och äldre kan mötas över generationsgränserna. från resultatenhetschef förskola-grundskola - att bildningsstyrelsen ger förvaltningschefen i uppdrag att i samverkan med omsorgsförvaltningen beställa en förprojektering från Gamla Byn AB. - Bildningsstyrelsen uppdrar till bildningschefen att i samverkan med omsorgsförvaltningen beställa en förprojektering från Gamla Byn AB.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 18 59 Tillsynsbesök hos dagbarnvårdarna i Avesta kommun Dnr Bs2015-000051 611, kontaktpolitiker och tjänstemän har genomfört tillsynsbesök hos dagbarnvårdarna i Avesta kommun där även förskolans ledning och dagbarnvårdare deltog. Intervjuer har genomförts med skolledning och personal. Vid tillsynsbesöket framkom förbättringsförslaget att dagbarnvårdarverksamheten skase över och säkerställa övergångrutiner till förskoleklass i Karlbo. - Bildningsstyrelsen uppdrar till förskolans ledning att säkerställa övergångsrutiner till förskoleklass i Karlbo. Rektor ska redovisa ärendet vid bildningsstyrelsens sammanträde 9 september 2015.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 19 60 Ansökan om investeringsbudget för möbler till Samverkansteam Avesta Dnr Bs2015-000052 631 Björn Hansson, resultatenhetschef gymnasieskola, vuxenlärande, integrations- och arbetsmarknadsenhet, ansöker om investeringsbudget för möbler till utbildningslokal inom Samverkansteam Avesta. Genomförs inte investeringen kan ingen verksamhet bedrivas i lokalen. - Bildningsstyrelsen godkänner ansökan till investeringsbudget.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 20 61 Revidering av delegationsordning Dnr Bs2015-000053 002 Fredrik Juthman, bildningschef, föreslår revidering av bildningsförvaltningens delegationsordning. De ändringar som berörs är följande - Punkt 3, Huvudmän och ansvarsfördelning - 3.1 - ersättare för förvaltningschef delegeras till resultatenhetschef förskola-grundskola 2 - Punkt 17 kultur och fritid - 17.7 enhetschef Fritid får delegation att besluta om tillfälliga förändringar av tiderna för öppethållande vid Metropoolen och Horndals badhus. - Bildningsstyrelsen antar reviderad delegationsordning.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 21 62 Avtal avseende tjänsteutbyte mellan Avesta kommuns musik- och kulturskola och Norberg kommuns musikskola, läsåret 2015-2016 Dnr Bs2015-0000xx Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur-fritid, redogör för förslag till avtal mellan Avesta kommuns musik- och kulturskola och Norberg kommuns musikskola, för läsåret 2015-2016. Avesta kommuns musik- och kulturskola och Norberg kommuns musikskola har under läsåret 2014-2015 samarbetat i enlighet med beslut i bildningsstyrelsen den 11 juni 2014, 92. En utvärdering har genomförts i samband med ett möte med utbildningsförvaltningen i Norberg den 12 maj 2015. Båda parter har upplevt samarbetet positivt och att syftet med samarbetet som formulerats i nedanstående punkter har uppnåtts: - Ge ett bredare utbud utan extra kostnad. - Ge högre kvalitet i undervisningen. - Åstadkomma en bättre helhet för eleverna. För Avesta kommuns musik- och kulturskola har det ekonomiskt inneburit en minskning av timvikarier samtidigt som luckor inom heltidstjänster i vissa instrument har fyllts upp. Orkestersamarbetet är fortsatt positivt med en bredare bas. Samarbete har också inletts gällande Sommarorkestern för feriearbetande ungdomar. I bilaga finns avtalsförslag som bygger på förra läsårets avtal. Bilagan bifogas som beslutsunderlag. Resultatenhetschefens förslag till beslut - Bildningsstyrelsen ger kultur- och fritidschefen i uppdrag att teckna avtal enligt bilaga 1 med Norbergs kommun. - Bildningsstyrelsen ger bildningschefen i uppdrag att teckna föreslaget avtal med Norbergs kommuns musikskola.