Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2014-11-04 1.0 Marie Holmberg Stadskontoret Näringslivsavdelningen
Innehållsförteckning Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på... 1 Bakgrund... 3 Syfte... 3 Utgångspunkter och möjligheter... 3 Innehåll, ambition och målgrupper... 4 Organisation, kostnader, tidplan och förslag till finansiering... 5 2 Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på
Bakgrund I maj 2010 (dnr 363/10) beslutade kommunstyrelsen att inrätta en Kommission för ett socialt hållbart Malmö och i april 2013 (STK-2013-145) beslutade kommunstyrelsen att godkänna kommissionens slutrapport samt att anse kommissionens arbete som slutfört. I mars 2014 (STK-2013-145) beslutade kommunstyrelsen om inriktningen av det fortsatta arbetet för en socialt hållbar utveckling. I detta ingår ett antal utredningsuppdrag, varav ett benämns Utred möjligheterna att etablera en återkommenade, internationell konferens med fokus på. Kommissionens rekommendationer och slutsatser utgör ett gediget underlag för Malmös fortsatta utveckling i dessa frågor. Tanken om att det Malmö som är ungt och globalt också ska bli helt, kan utgöra ett underlag för den fortsatta processen och arbetet. Syfte Ett syfte med en återkommande konferens är att skapa förutsättningar för ett fördjupat lärande inom frågorna, både inom kommunen och mellan kommunen och andra företrädare såväl nationellt som internationellt. Syftet är också att sprida kunskap om förändringsarbetet vad gäller social hållbarhet, såväl internt som externt samt att marknadsföra Malmö. Utgångspunkter och möjligheter Utanförskap och brister i folkhälsa och välfärd är inte på något sätt eller ur något perspektiv avgränsat till att bara gälla Malmö, de flesta andra städer och länder i världen står inför i stort sett samma utmaningar. Intresset för att ta del av kunskapsutveckling, att utbyta erfarenheter med andra och att kompetensutvecklas inom frågor som rör bedöms därför vara brett. Malmö stad bör och vill vara drivande i dessa frågor - därav följer vikten av att synliggöra det viktiga och stora arbete som görs i Malmö beträffande. Stadens engagemang för en fortsatt och drivande kunskapsutveckling rörande socialt hållbar utveckling är en framgångsfaktor ur alla perspektiv. Ett fortsatt arbete med att etablera en återkommande konferens med fokus på bör utvecklas utifrån erfarenheter från såväl Malmökommissionens arbete, samt de erfarenheter som gjorts vid återkommande konferenser, kongresser och möten av liknande omfång som t.ex. KOMMEK, Framtidens Specialistläkare och Senior i Centrum. Det finns en stor kunskap om frågorna kring i Malmö, och en stark vilja till lärande. Malmö kan också sägas vara pionjärer i frågan. I Malmö finns mötesanläggningar och lokaliteter i alla storlekar och Malmö stad har lång vana och erfarenhet av att arrangera och genomföra möten av alla slag. Malmö har också framgångsrikt utvecklat arbetet med hållbarhetstankar, kravmärkning mm och har utifrån detta gjort en inventering av de mötesanläggningar och boendeanläggningar som finns. 3 Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på
Malmö Convention Bureau (MCVB) är en del av Malmö Turisms verksamheter och ett samverkansorgan mellan dessa och besöksnäringen. MCVB är Malmös officiella organisation för konferenser, kongresser och möten, och är etablerat sedan många år. MCVB bistår med kostnadsfri information och rådgivning om Malmö, planering av alla praktiska frågor, rådgivning om lämpliga hotell och för ändamålet lämpliga konferenslokaler. Även förslag på sociala program och förmedling av kontakter till professionella kongressarrangörer kan förmedlas denna väg. På MCVB:s webbplats http://www.malmotown.com/moten-evenemang/ finns bland annat en användbar lista över hållbara mötesplatser (hotell, restauranger, möteslokaler) och deras respektive certifieringar samt info om klimatsmarta transportalternativ. Samlad info som är till praktisk hjälp när man planerar och marknadsför hållbara möten i Malmö. En projektledare bör anställas inom stadskontorets verksamhet, som i sitt arbete bör ta stöd av den kompetens och erfarenhet som finns inom konferensens sakområde men också hos MCVB. Projektledaren bör ha erfarenhet av att genomföra arbete som detta, ha etablerade nätverk och kontaktytor inom relevanta föreningar, näringar, forskning mm. Vad gäller internationella kongresser ligger det i sakens natur att de oftast roterar och byter destination. Till föreslagen konferens kan föreslås att internationella key-note speakers och delegater bjuds in, särskild vikt vid detta bör läggas i uppbyggnadsläget, och för att etablera konferensen. Den kommunikativa processen och eventuella PR- åtgärder bör därför också riktas internationellt, för att stärka konferensen och för att bidra till att skapa en återkommande konferens med nationella och internationella talare och delegater. En konferens ska ta tillvara de lärdommar som finns, i nuvarande samarbeten och i andra städers sätt att hantera frågor med koppling till. Samverkan ska vara ett ledord och långsiktighet, uthållighet och kontinuerlig återkoppling är nödvändiga ingredienser som måste prägla viljan och synsättet. Innehåll, ambition och målgrupper Det är angeläget att arbeta tillsammans med en bred representation av näringslivet och besöksnäringen och även söka talare och deltagare genom det forum med näringslivet som föreslås i ärendet Skapa ett forum tillsammans med representanter från stadens näringsliv där ett förstärkt, gemensamt arbete för kan initieras (STK-2014-1000), då det bidrar till att knyta samman och förstärka det offentliga med det privata, samt att bära med sig vikten av att arbeta med representanter från civilsamhället. Detsamma gäller vid sponsorer - att också där tänka och arbeta för ett brett engagemang. Målgrupper för deltagare på konferensen är bland annat de som arbetar med frågorna både politiskt och på tjänstenivå, privat och offentligt, de som kan påverka i frågorna, forskare, högskolor och universitet, nationella intressenter såsom SKL m.fl. 4 Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på
Vinsterna i att arrangera en återkommande konferens med fokus på social hållbarhet är många, bland annat kan nämnas att det bidrar till att lyfta frågorna, ger input i pågående projekt och arbete, bidrar till ett utvecklat lärande, ger nya kontaktytor och tillfälle att utbyta erfarenheter samt en långsiktig och hållbar profilering av Malmö i syfte att marknadsföra Malmö. Det bedöms också vara en arena som är bra för besöksnäringen då utifrån kommande delegater bor på hotell, och därigenom gagnar inte bara kännedomen om Malmö utan även sysselsättningen vilket ger positiva effekter på den så kallade turismekonomin. Målgrupper är bland andra: politiker, förvaltningschefer, tjänstepersoner, nätverk av företagare, företrädare för civilsamhället, ungdomar som på olika sätt och ur olika perspektiv arbetar med frågor för att skapa samsyn och vilja till förändring. Även i detta urval av deltagare ska mångfalds- och jämställdhetsperspektiven beaktas; också vad det gäller talare. Med andra ord kan konstateras att förutsättningarna för att arrangera en återkommande konferens i frågor om i Malmö är mycket goda ur alla perspektiv: lokaler, kompetens, framdrift av frågorna, hållbart lärande, högt på agendan hos politiker och tjänstepersoner. Det som bland annat krävs är att det avsätts tid för att ha högt deltagande från drivande personer inom dessa frågor i Malmö stad vad gäller politiker och tjänstepersoner, samt behjälplighet att engagera relevanta talare, gärna från till exempel SKL och från regeringen. Ambitionen föreslås vara att fortsätta arbetet i två första steg: Steg 1: Steg 2: konferens hösten 2015 med ca 700 manliga och kvinnliga delegater. En medveten kommunikation om frågorna före, under och efter konferensen samt att ha ett strategiskt planerat kommunikationsarbete. Medvetet kommunicera frågorna. Arbeta vidare med programplanering, sponsorer, talare mm. Planera för att på konferensen 2015 bjuda in till nästa konferens 2017 på hösten. Att också ha en plan för vilka frågor man ska arbeta aktivt med samt att ha en analys och uppföljning av 2015 år konferens. Konferensen bör återkomma vartannat år, förslagsvis udda år för att inte sammanfalla med valår. Konferensen föreslås pågå i minst två dagar. Den bör kombineras med och innehålla olika kringaktiviteter för att skapa nätverk och nya kunskapsallianser. I allt arbete med konferensen ska samtliga hållbarhetsaspekter ha högt fokus vad gäller transporter, temporära anställningar, lokaler, mat etc. Organisation, kostnader, tidplan och förslag till finansiering För att driva arbetet framåt under 2015 föreslås att en i frågorna sakkunnig projektledare anställs. I projektledarens uppgift ska ligga att bilda en 5 Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på
arbetsgrupp med kompetens i sakfrågorna, med rätt nätverk och god kännedom om var och hur frågorna hanteras lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Arbetsgruppen bör också utse någon som arbetar mot potentiella sponsorer och som sätter program mm. I detta ligger en medvetenhet om att också använda lokala aktörer för sidoaktiviteter etc. Tidplan 1. Näringslivsberedning 25 november 2014 2. Beslut i kommunstyrelsen januari 2015 3. Bemanning på stadskontoret (januari 2015) 4. Konferens hösten 2015 5. Utvärdering, lärdomar 6. Fortsatt arbete inför konferens 2017, implementering i ordinarie verksamhet 7. Utvärdering och revidering av konceptet sker efter tre år. Kostnader, konferens 2015 Lokal 250 000: - Förtäring/meet and great 250 000: - Kommunikation 150 000: - Arvodering (talare)/resekostnader 450 000: - Projektledare 600 000: - Extra finansiering för arbetsgrupper mm 200 000: - Diverse transporter, mat mm 1 750 000:- Totalt 3 650 000:- Intäkter Projektledaren ska inom ramen för sitt uppdrag presentera ett förslag på intäkter från delegater, sponsorer och eventuella utställare. Projektledaren ska i detta arbete lägga stor vikt vid att målgruppsanpassa delegatavgifterna för att skapa förutsättningar för män och kvinnor, pojkar och flickor från olika sektorer att kunna delta. Kostnaderna kommer att kunna reduceras med delegatavgifter, 700 personer x snitt 2500: -, vilket ger en beräknad intäkt om 1 750 000:- för konferensen 2015. Den långsiktiga ambitionen ska dock vara att konferensen framgent finansieras av delegatavgifter samt sponsorer. Förslag till finansiering Även om ambitionen är att konferensen ska finansieras av deltagaravgifter och sponsorer beräknas att det finns kvarstående kostnader på 1 900 000 kr för 2015. Innan eventuellt medel från kommunstyrelsens projekt- och utredningsanslag tas i anspråk har stadskontoret att undersöka möjligheterna att göra omprioriteringar inom förvaltningens budget. Personella resurser kan möjligen hanteras inom ramen för stadskontorets ordinarie verksamhet. Det bör också undersökas om andra förvaltningar har möjlighet att bidra med finansiering av konferensen. Vidare föreslås att budget för fortsatt arbete beaktas i budgetberedning 2016. I detta måste ambitionen ovan om ökade intäkter från delegater och sponsorer beaktas. 6 Möjligheten att etablera en återkommande, internationell konferens med fokus på