Protokoll Fullmäktigemöte 2012/13:3 Fört vid sammanträde med Fullmäktige Tid:, 18:00 Plats: Arvid Carlsson Academicum, Medicinareg 3 Närvarande ledamöter Andreas Sigfridsson Erik Järbur Gustaf Ramsten Hilda Furenäs Inez Edström Johanna Blum Johanna Sundesten John Leander Lars Karlsson ( 2.8-3.1) Martin Larsson Moa Hermelin Per Enqvist Philip Ekelund Närvarande ersättare My Green (- 3.1) Ej närvarande ledamöter Admir Ramadanovic Jesper Vestlund Jessica Berglundh Jonas Fogels Niklas Karlsson Robin Holmér Sara Lundblad Övriga närvarande Jim Collander, vice kårordförande Karin Libeck, vice kårordförande Simon Persson, kårordförande Mikael Benserud, mötesordförande Sofia Eklund, sekreterare Erik Strandmark, revisor (- 3.1) Sändlista SAKS styrelse SAKS fullmäktige SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Elisabeth Kangefjärd ( 2.6-2.7) Timmy Kjellqvist ( 1.6-2.7) Sida 1 av 9
Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Simon Persson, kårordförande, öppnar mötet kl 18:21 1.2 Mötets behöriga utlysande att anse mötet behörigen utlyst 1.3 Justering av röstlängd Antecknas att 12 av 20 ledamöter är närvarande. att anse mötet beslutsmässigt och röstlängden justerad 1.4 Adjungeringar att hålla ett öppet möte 1.5 Val av mötesordförande att välja Mikael Benserud till mötesordförande 1.6 Val av justeringspersoner att välja Erik Järbur och Martin Larsson till justeringspersoner 1.7 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan 1.8 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från fullmäktigemöte 2 till handlingarna 1.9 Avstämning av ärendeplan Ärendeplan har skickats ut med handlingarna. 1.10 Avstämning av beslutsuppföljning att lägga beslutsuppföljningen till handlingarna Sida 2 av 9
Beslutsärenden ( 2) 2.1 Val till valberedning Simon Persson föredrar förslaget och presenterar kandidaterna tillsammans med Karin Libeck. Det påpekas att ett skrivfel har smugit sig in i handlingen och förtydligas att Linus heter Arvidsson i efternamn och ingenting annat. att välja nedanstående till SAKS valberedning Ordförande: Stina Fredriksson Övriga ledamöter: Mikael Benserud Johanna Börjesson Narwan Askaryar Linus Arvidsson 2.2 Val till valnämnd Simon Persson föredrar ärendet och problematiken med att det finns fler föreslagna ledamöter än platser. Viktoria Lindén har därför dragit tillbaka sin kandidatur och Per Enqvist drar tillbaka sin kandidatur på sittande möte. Simon Persson och Karin Libeck hjälps åt att presentera kandidaterna och svara på fullmäktiges frågor. att välja nedanstående till SAKS valnämnd Ordförande: Gustav Pettersson Övriga ledamöter: Linnéa Lilja Malin Magnusson Kristina Novikova-Eriksson Joakim Lund Christoffer Brandt Sida 3 av 9
2.3 Val av ny inspektor Simon Persson berättar om det arbete som har gjorts med att hitta en ny inspektor men tillägger att den tillfrågade kandidaten fortfarande inte har tackat ja därför finns inget beslutsförslag att ta ställning till ännu. att lämna frågan 2.4 Val av intendentur Simon Persson berättar att den föreslagna intendenturen inte egentligen är ny, men trots att namnen är bekanta har de fortfarande inte blivit formellt invalda. att välja nedanstående till SAKS intendentur Intendent: Fredrik Möller Intendentassistenter: Mattias Bäckström Frida Zachrisson 2.5 Godkännande av uttag ur kårhusfonden Simon Persson och Sofia Eklund föredrar ärendet och berättar om rådande ekonomiska läge. Senator och inspektor har informerats och gett samtycke till ytterligare uttag om så skulle krävas. Sedan de senaste diskussionerna hölls har dock situationen förbättrats något och den klara förhoppningen är att inget uttag ska behövas. Presidiets beslutsförslag kvarstår, men efter frågor och diskussion läggs diskuterat belopp och tidsintervall till. att tillåta styrelsen att vid behov göra ytterligare ett uttag ur kårhusfonden om 200 tkr och att detta får göras senast vid slutet av verksamhetsåret 2012/13 Sida 4 av 9
2.6 Val till PR-utskott, SASS och Intet Simon Persson föredrar förslagen och dess bakgrund. Ett fel har smugit sig in i handlingen, det förtydligas därför att det är SASS (Sahlgrenska Academy Students for Sustainability) som valet avser. att välja utskottsledamöter enligt nedan SASS Ordförande: Li Karlsson Sekreterare: Oona Lagström Kassör: Maja Wiberg PR-utskottet Ordförande: Karin Libeck Vice ordförande: Timmy Kjellqvist Sekreterare: Sara Louise Lindgren Kassör: Gustav Pettersson Intet Övrig ledamot: Anja Sulaver 2.7 Valprocessen Valberedningens rapport har skickats ut med handlingarna. Hanteras inte som ett beslutsärende. 2.8 Val till HäVSex Simon berättar om förslaget och varför detta val ligger separat. Styrelsen kommer att ha en diskussion med HäVSex om hur deras val kan anpassas bättre till SAKS övriga organisation. att välja följande ledamöter till HäVSex Alicia Bergendahl, ordförande Linn Lindblom, sekreterare Anja Johnsson Ohrankämmen, kassör Sofie Svensson Felicia Andersson Jessica Nilsson Nina Eklund Sida 5 av 9
Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Finansiering av villan Simon Persson tar upp ärendet om Villans kostnader och möjliga intäkter utifrån de diskussioner som fördes på senaste informella mötet. Fullmäktige har en lång och bred diskussion om hur sponsring och utökad uthyrning kan leda till nya intäkter men som också leder in på frågor såsom vilka medlemmar som använder Villan idag, hur användningen kan bli mer spridd över utskotten och olika medlemsgrupper och vilka begränsningar som finns i form av pengar, utrymme och alkoholtillstånd. Bland de problem och frågeställningar som lyfts: *Kårhuset kommer en stor grupp studenter till del, men långt ifrån alla. Här finns en segregering mellan framför allt studenterna på Hälsovetarbacken och de utbildningar som tidigare tillhörde MFG. *Många traditioner lever kvar och begränsar användningen för vissa grupper, det har förbättrats men ännu bättre planering och kommunikation behövs *Vad kostar kårhuset idag? Hur mycket behöver SAKS skjuta till ett normalår för att det ska gå runt? Är målet att Villan ska bli självbärande? Ytterligare underlag behövs. *Samtidigt lyfts åsikter om att Villan och det studiesociala benet i kårverksamheten är så viktigt att det är värt de pengar det krävs. *Vad finns det för satsningar vi vill göra förutom regelrätt underhåll? Om Villan går med överskott, kommer då dessa pengar att gå in i kårhusfonden? Bland möjliga intäktskällor finns två spår, sponsring respektive ökad uthyrning/marknadsföring. Gällande sponsring diskuteras samarbeten med *Kårhusstyrelsen (här finns redan en grupp som ser över frågan) * Vänföreningen (som är kontaktade och som också kan hjälpa till att sprida information till fler) *Akademins alumnregister *PR-utskottet (som dock ännu är alltför nystartade för att kunna arbeta självständigt med den här typen av frågor) Sida 6 av 9
*Gamla kåraktiva *Corpserna och deras kontaktnät *Kontakter som togs inför renoveringen 1999 *Sponsorkontakter som har etablerats genom Alarm, Sex Elegans och Kostbollen Gällande ökade intäkter genom uthyrning diskuteras främst *bröllop och andra sommaruthyrningar, John Leander hjälper till med upplysningar om hur det fungerar idag och hur det har sett ut de senaste somrarna. Det behövs långsiktig marknadsföring för att detta ska bli en stor grej *ökade priser för vissa typer av uthyrning *uthyrning under cuper, bygger dock på att brandklassningen håller för att tillåta övernattningar Inköp av nytt porslin diskuteras särskilt, och främst möjligheterna att få detta delfinansierat genom att sälja det gamla porslinet och/eller få det nya porslinet delsponsrat. Marknadsföring av Villan mot möjliga hyresgäster diskuteras, och då främst annonsering på Blocket och i Spionen. Det diskuteras också hur Villan kan marknadsföras bättre mot de medlemsgrupper som idag använder Villan minst. Bland de stora punkter som tas upp är att förlägga så mycket som möjligt av alla nollningskommittéers aktiviteter på Villan så att fler får kännedom om Villan och dess möjligheter tidigt under utbildningen. Det finns en risk att det annars bli så att de nollningskommittéer som har andra möjliga lokaler får mindre plats på Villan. Det diskuteras också att förlägga så många sittningar som möjligt, oavsett arrangör, till Villan. Här nämns att ökat samarbete i allmänhet och projektgruppen SprUta i synnerhet har bidragit. Samtidigt finns också här ett problem i att Villan redan är väldigt hårt uppbokad, ska fler aktiviteter förläggas till Villan måste något flyttas därifrån. Därutöver poängteras att också utbildningsbevakning bör finnas på Villan, samt att ju fler av kårens råd och utskott som är vana vid och utbildade på hur Villan fungerar desto mer långsiktigt hållbart kan vi förvalta vårt hus. Sida 7 av 9
I diskussionen om att förlägga fler studiesociala aktiviteter på Villan nämns det befintliga alkoholtillståndet som ett potentiellt problem, vilket leder till en lång diskussion om olika möjliga tolkningar och konsekvenser. Grundregeln idag är att om det vid någon kåraktivitet på Villan ska säljas alkohol så måste Sex Elegans sköta försäljningen. Detta ställer krav på att Sex Elegans kan vara på plats och att viss framförhållning finns. Vissa ledamöter invänder och menar att festsalen ligger utanför det fasta alkoholtillståndet och därför borde kunna undantas. Många olika röster höjs, med slutsatsen att bättre underlag och ytterligare diskussion behövs. Frågan kommer därför att återkomma på senare möte. Informationsärenden ( 4) 4.1 Arbetsordningen Simon Persson berättar att bearbetningen av den reviderade arbetsordning som antogs på föregående möte har lett till fler upptäckter än väntat, nu behövs fler vaksamma ögon för att den arbetsordning som senare antas blir så komplett och så korrekt som möjligt. Fullmäktige uppmanas att läsa och kommentera. Rapporter ( 5) 5.1 Ordförandens rapport Presidiets rapport har skickats ut med handlingar. att lägga rapporten till handlingarna 5.2 Rapporter från råd och utskott Samtliga inkomna rapporter har skickats ut med handlingarna. Ytterligare två rapporter har inkommit skriftligt från Sex Elegans och DiUR, vilka läses upp på mötet. Presidiet tar på sig att kontakta de som har missat två rapporter av tre för att få koll på att verksamhet fortgår och att kommunikationskanalerna fungerar osv. att lägga rapporterna till handlingarna Sida 8 av 9
5.2 Övriga rapporter Inga övriga rapporter Övrigt ( 6) 5.1 Övriga frågor Inez Edström tackar för sig då hon är på väg att ta examen och därför kommer att lämna sin plats i fullmäktige. 5.2 Nästa möte Nästa möte äger rum den 4 februari på Villa Medici. VURrepresentanterna lagar mat. 5.3 Mötesutvärdering Genomförs. 5.4 Mötets avslutande Mikael Benserud avslutar mötet 21:08 Vid protokollet: Justeras Sofia Eklund Mikael Benserud Mötesordförande Erik Järbur Justeringsperson Martin Larsson Justeringsperson Sida 9 av 9