Processbeskrivning Rekrytering

ProcIT-P-005 Processbeskrivning Rekrytering Lednings- och kvalitetssystem Fastställt av Sven Arvidsson 2012-06-20

Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument-id Versionsnummer Innehållsförteckning 1 Inledning 3 1.1 Symboler i processbeskrivningarna 3 2 Rekryteringsprocessen 4 2.1 Förbereda rekrytering - delprocess 7 2.1.1 Aktiviteter i Förbereda rekrytering 7 2.2 Besluta att rekrytera - delprocess 8 2.2.1 Aktiviteter i Besluta att rekrytera 9 2.3 Annonsera - delprocess 11 2.3.1 Aktiviteter i Annonsera 11 2.4 Göra urval - delprocess 13 2.4.1 Aktiviteter i Göra urval 13 2.5 Besluta att anställa - delprocess 15 2.5.1 Aktiviteter i Besluta att anställa 15 2.6 Besluta att tillsvidareanställa - delprocess 17 2.6.1 Aktiviteter i Besluta att tillsvidareanställa 17 Intressenter 18 3 Roller 18 4 Mallar/Checklistor/Verktyg 18 5 Ordlistor och definitioner 19 5.1 Ordlista för processbegrepp 19 5.2 Ordlista för rekryteringsprocessen 20 6 Förvaltning av processen 20 7 Referenser 20 Rekryteringsprocessen[2.0].doc 2(20)

Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument-id Versionsnummer 1 Inledning Detta dokument beskriver rekryteringsprocessen vid vid Uppsala Universitet. För ordlistor och definitioner, se kapitel 6. Syfte med processdokumentet Dokumentets syfte är att beskriva rekryteringsprocessen. Målgrupper för processdokumentet Dokumentets målgrupper är de som arbetar med rekrytering. Omfattning för processdokumentet Dokumentet gäller för vid Uppsala universitet. 1.1 Symboler i processbeskrivningarna Nedanstående symboler används i processbeskrivningarna. Start Slut Markerar start resp slut i flöde delprocess s Logiskt avgränsad del av processen, omfattar en eller flera aktiviteter inflöde/ utflöde Inflöde, information, dokument, material som startar eller används i aktivitet/process Utflöde, dvs resultatet av aktivitet/process Aktivitet Beskriver vad som utförs Flödets riktning Parallella vägar i flöde Vägval Här tar flödet olika väg beroende på situationen Funktion/roll Rekryteringsprocessen[2.0].doc 3(20)

Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument-id Versionsnummer 2 Rekryteringsprocessen Rekryteringsprocessen beskriver förfarandet vid rekrytering av personal. Syfte Processens syfte är att säkerställa ett enhetligt och korrekt rekryteringsförfarande inom ITavdelningen. Mål Processens mål är att erhålla rätt person på rätt plats, i rätt tid och på rätt sätt. Omfattning Processen hanterar alla typer av rekrytering. Det innebär att kortare vikariat och tillsvidareanställningar följer denna rekryteringsprocess. När det gäller arvodister är förfarandet mycket förenklat och beskrivs i en separat rutinbeskrivning. Starthändelse De starthändelser som sätter igång rekryteringsprocessen är förfrågan utifrån personalbehov. Resultat Processen resulterar i ett anställningsavtal samt att rekryterad person är på plats. I de fall rekryteringen avser en tillsvidareanställning blir resultatet ett tillsvidareanställningsavtal. Inflöde Mall för annons Relevant information från personalhandboken Utflöde Anställningsavtal Rekryteringsprocessen har en nära koppling till introduceraprocessen som startar innan rekryteringsprocessen är avslutad. Att processen påbörjas innan rekryteringen är avslutad, handlar om att förberedelser behöver göras i organisationen för att ta emot den nyanställda. I checklistan för nyanställda framgår vad som ska göras. Rekryteringsprocessen[2.0].doc 4(20)

Dokumentnamn Dokumenttyp Dokument-id Versionsnummer Förfrågan delproces Rekrytera s Rekryterad person börjar Anställningsavtal Rekryterings beslut Introducera delproces s Rekryteringsprocessen[2.0].doc 5(20)

Delprocesser till Rekryteringsprocessen Rekryteringsprocessen består av följande delprocesser: Ja Förfrågan delproc ess Förbereda rekrytering delproc rekrytera ess Besluta att Har: Kandidat < 6 mån? Tillsvidareanställd inom UU? Nej Annonsera delproc ess delproc Göra urval ess delproc anställa ess Besluta att Rekryterad person börjar Anställningsavtal Besluta att tillsvidare- delproc anställa ess Tillsvidareanställd person I de följande avsnitten kommer varje delprocess att beskrivas mer i detalj. Rekryteringsprocessen[2.0].doc 6(20)

2.1 Förbereda rekrytering - delprocess Inflödet till processen är en förfrågan och personalstrategin. Förbereda rekrytering består av att utifrån behov av personalresurser klargöra förutsättningarna utifrån kompetensbehov och finansiering. Delprocessens resultat är klara rekryteringsförutsättningar. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att rekryteringsförutsättningarna är klara. Rekryteringsförutsättningar Personalstrategi Förfrågan delproces Förbereda rekrytering s Resursägaren 2.1.1 Aktiviteter i Förbereda rekrytering Förbereda rekrytering består av följande aktiviteter: Personalstrategi Förfrågan Upprättar kravprofil Analyserar kravprofil & jämför med befintlig personal Säkerställer finansiering Rekryteringsförutsättningar Förtydligande av aktiviteter i Förbereda rekrytering Upprättar kravprofil Utifrån det uttalade personalbehovet och den önskade framtida kompetensinriktningen upprättas kravprofilen. Resursägare Analyserar kravprofil och jämför med befintlig personal Finns den önskade kravprofilen bland redan anställd personal som uttryckt önskan om att utveckla sig i den riktning som den tänkta rekryteringen avser. Om så är fallet omprövas nödvändigheten av nyrekrytering för den aktuella tjänsten. Resursägare Rekryteringsprocessen[2.0].doc 7(20)

Säkerställer finansieringen Säkerställ att den önskade rekryteringen kan finansieras via budgeten eller via intäkter från ett nytt uppdrag. Resursägare 2.2 Besluta att rekrytera - delprocess Inflödet till processen är rekryteringsförutsättningarna. Besluta att rekrytera omfattar beslut från alla behöriga instanser, vilka är personalavdelningen på UU och de fackliga organisationerna. Processen resulterar i ett rekryteringsbeslut. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att beslutsprocessen är tydlig och går formellt riktigt tillväga. delproces Besluta att rekrytera s Rekryteringsförutsättningar Rekryteringsbeslut Rekryteringsprocessen[2.0].doc 8(20)

2.2.1 Aktiviteter i Besluta att rekrytera Besluta att rekrytera består av följande aktiviteter: Attesterar i rekryteringssystemet Rekryteringsförutsättningar Beslutar att starta rekrytering Inrapporterar i rekryteringssystemet Finns övertaliga? Nej Bevakar aktuella ärenden Beslut Ja Erbjuder UU intern resurs Nej OK? Ja Beslutar att godta intern resurs Rekryteringsprocessen[2.0].doc 9(20)

Förtydligande av aktivteter i Beslut att rekrytera Beslutar att starta rekrytering Utifrån rekryteringsförutsättningarna beslutas att starta rekryteringen. Om det är fråga om en anställning som kräver annonsering, beslutas vilken kanal som skall användas för annonseringen. Information om beslutet ska lämnas i anslutning till personalplaneringsmötet. Verksamhetsansvarig Inrapporterar i rekryteringssystemet För att kunna göra inrapportering i rekryteringssystemet hämtas ett diarienummer för rekryteringsärendet, därefter inrapporteras uppgifterna i systemet. Personaladministratör Attesterar i rekryteringssystemet Attesteringen i rekryteringssystemet görs av verksamhetsansvarig. Därefter krävs yttrande från de tre fackliga organisationerna, det krävs också en övertalighetsprövning som utförs av personalavdelningen. Verksamhetsansvarig, personalavdelning UU Medverkande: Fackliga organisationer Erbjuder UU-intern resurs När det finns övertalighet inom det efterfrågade kompetensområdet lämnas ett erbjudande om en UU-intern resurs. Personalavdelning UU Beslutar att godta intern resurs Om den interna resursen uppfyller uppställda krav beslutas att godta den erbjudna resursen. Verksamhetsansvarig Bevakar aktuella ärenden I de fall det inte finns någon övertalighet att ta hänsyn till eller den erbjudna resursen inte är aktuell, bevakas att personalavdelningen fattat beslut att gå vidare i rekryteringsprocessen. Personaladministratör Rekryteringsprocessen[2.0].doc 10(20)

2.3 Annonsera - delprocess Inflödet till delprocessen är rekryteringsbeslutet och annonsmallen. För rekryteringar som omfattar förordnanden längre än 6 månader och tillsvidareanställningar ska befattningen annonseras. Delprocessen resulterar i inkomna ansökningar. Syfte Delprocessens syfte är att möjliggöra att lämpliga kandidater söker anställning. Rekryterings beslut Annons mall delproces Annonsera s Inkomna ansökningar 2.3.1 Aktiviteter i Annonsera Annonsera består av följande aktiviteter: Rekryterings beslut Utformar annons Godkänner annonsen och kanal Utformar slutlig layout Godkänner korrektur Annonserar Bevakar inkomna ansökningar Inkomna ansökningar Annons mall Rekryteringsprocessen[2.0].doc 11(20)

Förtydligande av aktiviteter i Annonsera Utformar annons Utifrån annonsmallen utformas innehållet i den utannonserade befattningen. I de fall det är relevant ska det framgå i annonsen att det är 6 månaders provanställning. I aktiviteten ingår också att föreslå kanal för annonseringen. Resursägaren Godkänner annonsen och kanal Anställning som kräver annonsering ska alltid utlysas på universitetets webb. Beslut tas om det även ska annonseras på annat sätt. Ett godkännande görs av annonsen och föreslagen kanal. Medverkan: Verksamhetsansvarig Personaladministratör Utformar slutlig layout Annonsen överförs till annonshandläggaren som gör den slutliga layouten av annonsen. Personaladministratör, annonshandläggare (personalavdelningen) Godkänner korrektur Innan annonsen lämnas till överenskomna kanaler för publicering godkänns korrekturet. Medverkan: Verksamhetsansvarig Personaladministratör, resursägare Annonserar Befattningen annonseras. Befattningen anslås på universitetets anslagstavla och på avdelningens anslagstavla. s lokala fackombud informeras när annonsen går ut. Annonshandläggare (personalavdelningen), personaladministratör Bevakar inkomna ansökningar Bevakning av inkomna ansökningar görs i diariesystemet. I detta steg finns det också möjlighet att uppmana personer att söka befattningen. Personaladministratör Medverkande: Resursägare Rekryteringsprocessen[2.0].doc 12(20)

2.4 Göra urval - delprocess Utifrån de inkomna ansökningarna väljs kandidater som sedan intervjuas. Delprocessen resulterar i förslag på kandidat för befattningen. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att rätt person förordas för befattningen. Inkomna ansökningar delproces Göra urval s Föreslagen kandidat/er Resursägare 2.4.1 Aktiviteter i Göra urval Göra urval består av följande aktiviteter: Inkomna ansökningar Läser alla ansökningar Väljer personer för intervjuer Planerar intervjuer Genomför intervjuer Tar referenser Föreslår person att anställa Föreslagen kandidat/er Rekryteringsprocessen[2.0].doc 13(20)

Förtydligande av aktiviteter i Göra urval Läser alla ansökningar Alla inkomna ansökningar läses igenom och stäms av mot uppställd kravprofil. Resursägare Väljer personer för intervjuer Utifrån rekryteringsunderlaget väljs ett lämpligt antal personer ut för intervjuer. Resursägare Planerar intervjuer Planera intervjuerna och säkerställ att för befattningen viktiga förutsättningar behandlas i intervjuerna. Tänk igenom vilka lämpliga personer som ska medverka i intervjuerna. Resursägare Genomför intervjuer Genomför intervjuerna, viktiga frågeställningar besvaras. Arbetstider i form av ev. jour och beredskap klargörs. I intervjun ingår att skaffa sig en uppfattning om personen är rätt för arbetet och om arbetet är rätt för personen. Intervjun ska också ge en uppfattning om löneanspråk och starttidpunkt. Resursägare Tar referenser Ta referenser på den/de personer som är aktuella för anställning. Resursägare Föreslår person att anställa Utifrån genomförda intervjuer och information från referenser, föreslås lämplig kandidat för arbetet. Resursägare Rekryteringsprocessen[2.0].doc 14(20)

2.5 Besluta att anställa - delprocess Inflödet till delprocessen är den/de föreslagna kandidaten/kandidaterna. Besluta att anställa omfattar godkännandeintervjuer, överenskommelse med vald person, anslående av befattningen och bevakning av eventuella överklaganden. Delprocessens resultat är en rekryterad person och ett anställningsavtal. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att beslut om anställning görs enligt överenskomna regler. Föreslagen kandidat/er delproces Besluta att anställa s Rekryterad person Anställningsavtal 2.5.1 Aktiviteter i Besluta att anställa Besluta att anställa består av följande aktiviteter: Föreslagen kandidat/er Genomför godkännandeintervjuer Kontaktar vald person Informerar om vald person i rekryteringssystemet Anslår befattningen Anslag Bevakar överklagande Utformar anställningsavtal Rekryterad person Anställningsavtal Rekryteringsprocessen[2.0].doc 15(20)

Förtydligande av aktiviteter i Besluta att anställa Genomför godkännande intervjuer Innan beslut fattas genomförs godkännande intervju/er. Verksamhetsansvarig Kontaktar vald person Den valda personen kontaktas och en överenskommelse görs om lön och startdatum. Verksamhetsansvarig Informerar om vald person i rekryteringssystemet I rekryteringssystemet informeras om den valda personen och lön. För att kunna gå vidare i processen krävs yttrande från de tre facken. Yttranden ska vara genomfört senast torsdag påföljande vecka. Personaladministratör Medverkande: Fackliga organisationerna Anslår befattningen När befattningen anslås, skrivs ett anslag som innehåller befattningens titel, namn på den som fått befattningen och startdatum. Originalet diarieförs och en kopia på anslaget skickas till alla sökanden via e-post. Befattningen anslås i UU:s kanslis reception och på avdelningens anslagstavla. Personaladministratör Medverkande: Registrator Bevakar överklaganden Det är 3 veckors överklagandetid av det anslagna beslutet om anställning. Bevakningen görs genom att kontrollera eventuella inkomna överklagandeärenden i diariet. Personaladministratör Utforma anställningsavtal Anställningsavtal utformas och diarieförs. I anställningsavtalet ingår en bilaga med de huvudsakliga arbetsuppgifterna som är kopplade till befattningen. Vid utformning av bilagan används rolldokumentet som stöd. Anställningsavtalet och bilagan undertecknas av den anställde och verksamhetsansvarig. Ett exemplar sparas i personakten och ett exemplar ges till den anställde. Medverkande: Resursägare Personaladministratör, verksamhetsansvarig Rekryteringsprocessen[2.0].doc 16(20)

2.6 Besluta att tillsvidareanställa - delprocess Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa korrekt hantering vid beslut om tillsvidareanställning. Rekryterad person Besluta att Inflödet till delprocessen är en rekryterad person. Besluta att tillsvidareanställa omfattar bevakning av provanställningsperioden, uppföljning av den rekryterade personens prestationer och beslut om personen ska få fortsatt anställning. Delprocessen resulterar i anställningsavtal om tillsvidareanställning. delproces tillsvidareanställa s Anställningsavtal tillsvidareanställning 2.6.1 Aktiviteter i Besluta att tillsvidareanställa Besluta att tillsvidareanställa består av följande aktiviteter: Rekryterad person Bevakar tiden för provanställning Följer upp rekryteringen Avtalar om tillsvidareanställning Anställningsavtal tillsvidareanställning Förtydligande av aktiviteter i Besluta att tillsvidareanställa Bevakar tiden för provanställningen Bevaka tidsgränsen för när provanställningen löper ut (6 månader). Meddela ansvarig resursägare. Personaladministratör Följer upp rekryteringen Ta ställning till om den rekryterade personen ska få en tillsvidareanställning. Resursägaren Avtalar om tillsvidareanställning Avtal om tillsvidareanställning skrivs under och läggs in i personalakten. Medverkan: Verksamhetsansvarig Personaladministratör Rekryteringsprocessen[2.0].doc 17(20)

Intressenter För definition av intressent, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner. Intressenter i rekryteringsprocessen är: Personalavdelningen Alla som sökt befattningen De fackliga organisationerna Anställda inom Övertaliga personer inom UU 3 Roller För definition av roll, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner. För rollbeskrivningar, se 1 Verksamhetsansvarig Resursägare Personaladministratör 4 Mallar/Checklistor/Verktyg Befintligt stöd Annonsmall Annonsexempel Anställningsavtalsmall Anslagsmall Rekryteringssystem Processbeskrivning Roller inom Rekommendationer för timarvoden Exempel på intervjufrågor Exempel på frågor till referenspersoner Checklista för introduktion 1 Rollbeskrivningar inom Rekryteringsprocessen[2.0].doc 18(20)

5 Ordlistor och definitioner 5.1 Ordlista för processbegrepp Begrepp Aktivitet Delprocess Huvudprocess Intressent Kärnprocess Process Processparameter Processansvarig Roll Rollbeskrivning Starthändelse Styr- och stödprocess Definition Lägsta nivån i processhierarkin. En serie logiskt sammanhängande handlingar som en person eller roll utför, utförs på ett sätt. 2 En delprocess är en logiskt avgränsad del av en huvudprocess, kan finnas på flera nivåer. 2 Huvudprocesser är den högsta nivån av processer i en verksamhet. Kan vara både internt och externt värdeskapande. 2 Någon som tar emot något från processen eller levererar något till processen. 2 Externt värdeskapande process. Kärnprocesser uppfyller verksamhetens övergripande syfte att tillfredsställa kundernas verkliga behov - varför verksamheten existerar. 2 En process är ett flöde av sammanhängande aktiviteter som skapar ett förutbestämt resultat. Processen har alltid kunder - interna eller externa. 2 Processparameter är det mått som används för att mäta och styra processen. 2 En person utsedd av ledningen för att ansvara för att processen som helhet både är effektiv och ändamålsenlig. 2 En roll är knuten till en process. Varje roll har ansvar att leverera ett resultat i processen. En person kan inneha flera roller och samma roll kan innehas av flera personer. 2 En beskrivning av de roller som är knutna till processen. I rollbeskrivningen ingår att beskriva rollens ansvar och befogenhet. 2 Med starthändelser avses händelser som får processen att reagera på ett förutbestämt sätt. Det finns tre typer av starthändelser vilka är. Tidsstyrd starthändelse, händelsestyrd starthändelse och värde styrd starthändelse. Internt värdeskapande processer. Har till syfte att styra och stödja kärnprocesserna. 2 Värdeskapande, värde adderande Aktiviteten tillför värde till slutkunden. 2 2 PVU (processorienterad verksamhetsutveckling) Rekryteringsprocessen[2.0].doc 19(20)

5.2 Ordlista för rekryteringsprocessen Begrepp Arvodist Provanställning Tidsbegränsad anställning Tillsvidareanställning Definition Person som har arvode baserad på timlön, har inga anställningsförhållanden i vanlig mening. En provanställning är en anställningsform där arbetsgivaren har möjlighet att testa huruvida den anställde kan utföra de arbetsuppgifter som åligger honom eller henne och även se huruvida den anställde passar in i organisationen. En provanställning kan ha en prövotid om maximalt 6 månader och därefter övergår anställningen i en tillsvidareanställning om inte arbetsgivaren eller den anställde har givit besked innan prövotidens utgång om att anställningen ska avslutas. Sedan den 1 juli 2007 gäller nya regler för tidsbegränsade anställningar. Med en tidsbegränsad anställning avses en anställning som gäller under en begränsad period till en på förhand bestämt tidpunkt. För anställningsavtal som har ingåtts före den 1 juli 2007 gäller de gamla reglerna fortfarande under vissa förutsättningar. Enligt Lagen om anställningsskydd (LAS) får avtal om tidsbegränsad anställning träffas för allmän visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete, och när arbetstagaren har fyllt 67 år. När personen har varit anställd hos samma arbetsgivare i en allmän visstidsanställning i sammanlagt mer än två år eller som vikarie i 24 månader under en 5-årsperiod, övergår anställningen i en tillsvidareanställning. Om en person är tillsvidareanställd finns det inget bestämt datum när anställningen ska upphöra. Anställningen varar till dess arbetsgivaren eller den anställde vill ha en ändring till stånd och t.ex. säger upp anställningen. Ibland kallas tillsvidareanställning för fast anställning. Huvudregeln i både kollektivavtalen och i Lagen om anställningsskydd (LAS) är tillsvidareanställning. 6 Förvaltning av processen För förvaltning och förbättring av processen och dess dokument se vidare 3. 7 Referenser s lednings- och kvalitetssystem, Rollbeskrivningar inom PVU (processorienterad verksamhetsutveckling) s lednings- och kvalitetssystem, Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning 3 Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning Rekryteringsprocessen[2.0].doc 20(20)