Granskning av personalrekrytering - Utkast

Revisionsrapport Carl-Gustaf Folkeson, revisionskonsult Alf Wahlgren, certifierad kommunal yrkesrevisor Granskning av personalrekrytering - Utkast Trelleborgs kommun

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund och syfte... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 2. Personalstatistik... 3 3. Granskningsresultat och bedömning... 4 3.1. Rekryteringsprocessen... 4 3.2. Genomgång av revisionskriterier... 6 3.2.1. Bedömning... 9 3.3. It-systemstöd för rekrytering... 9 3.3.1. Bedömning... 9 4. Sammanfattande bedömning... 10

1. Inledning 1.1. Bakgrund och syfte Enligt Sveriges Kommuner och Landstings beräkningar kommer kommuner, landsting och staten att behöva rekrytera ca 420 000 nya medarbetare framtill år 2020 vilket motsvarar ca en tredjedel av alla tjänster som finns inom dessa områden. Det stora rekryteringsbehovet är kopplat dels till de stora pensionsavgångarna och dels en ökad efterfrågan på välfärdstjänster. Avseende rekrytering av chefer så kommer inom de närmaste tio åren 15 000 av de 37 000 chefer som finns i kommuner och landsting att ha nått pensionsålder. Sveriges kommuner är kunskapsorganisationer där chefers och medarbetares samlade kompetens är avgörande för att möta de förväntningar som finns från förtroendevalda, brukare och medborgare. Rekryteringsprocessen utgör i detta sammanhang en central funktion vars uppgift är att bemanna organisationen med chefer och medarbetare som innehar rätt kompetens i förhållande till verksamheternas behov. Genom att rekrytera chefer och medarbetare med rätt kompetens utifrån ställda krav skapas förutsättningar för en väl fungerande organisation som bidrar till att kommunens målsättningar uppnås. För Trelleborgs kommun är bedömningen att ca 1 200 chefer och medarbetare kommer att gå i pension fram till år 2025. Trelleborgs kommun har uttalat följande målsättning - Vi ska bli Sveriges bästa arbetsgivare. Bakgrund till rubricerad granskning är revisorernas analys av väsentlighet och risk 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig personalrekryteringsprocess? Rekryteringsprocessen utmärks av att den beaktar: Genusperspektiv Lönesättning Referenstagning Urvalsförfarande Kompetensinventering Kravprofil Annonsering Intervjuförfarande Relevant IT-systemstöd används i rekryteringsarbetet. 1.3. Metod och avgränsning Granskningen avser dels den övergripande rekryteringsprocesen och dels nämndernas rekryteringsprocess och avgränsas i denna del till bildningsnämnden och socialnämnden. Granskningen avser verksamhetsåret 2013. Granskningen har genomförts genom intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, kommundirektör, personalchef samt förvaltningschef för bildningsförvaltningen samt tillförordnad förvaltningschef för socialförvaltningen. 1 av 10

Rapporten har varit föremål för sakgranskning av intervjuad. 2 av 10

2. Personalstatistik Det totala antalet tillsvidareanställda i Trelleborgs kommun uppgick enligt den personalekonomiska redovisningen för år 2012 till ca 3 075 personer. De största nämnderna uttryckt i antal tillsvidareanställda är bildningsnämnden 1 310 anställda, socialnämnden 1 026 anställda, servicenämnden 253 anställda samt kommunstyrelsen 143 anställda. Tabell personalomsättning år 2011 och 2012 År 2012 År 2011 Antal personer Andel (andel) Kommunstyrelse 3 (2,1 %) 8,8 % Socialnämnd 62 (6,0 %) 6,8 % Bildningsnämnd 109 (8,3 %) 6,7 % Kulturnämnd 5 (7,6 %) 7,6 % Fritidsnämnd 3 (6,8 %) 4,5 % Arbetsmarknadsnämnd 10 (17,9 %) 7,3 % Samhällsbyggnadsnämnd 7 (17,1 %) 13,9 % Servicenämnd 14 (5,5 %) 5,1 % Teknisk nämnd 8 (6,2 %) 12,6 % Total: 221 (7,2 %) 7,0 % I ovanstående tabell redovisas personalomsättningen för kommunen för år 2011 och år 2012. Av de 221 personer som slutade år 2012 var 67 stycken pensionsavgångar. Vidare framgår av tabellen att den totala personalomsättningen ligger på ungefär samma nivå för de båda åren, 7,2 procent respektive 7,0 procent. Mellan förvaltningarna finns det dock relativt stora fluktuationer. De förvaltningar som har högst personalomsättning är arbetsmarknadsnämnden med 17,9 procent samt samhällsbyggnadsnämnden med 17,1 procent vilket till viss del förklaras av pensionsavgångar. För den förstanämnda förvaltningen innebär detta en ökning relativt sätt medan samhällsbyggnadsnämnden hade en förhållandevis hög personalomsättning även år 2012. Kommunstyrelsen uppvisar en mycket låg personalomsättning med 2,1 procent. 3 av 10

3. Granskningsresultat och bedömning 3.1. Rekryteringsprocessen Beskrivning av rekryteringsprocessen En översiktlig beskrivning av rekryteringsprocessen i Trelleborgs kommun finns tillgänglig på kommunens intranät. Där kan samtliga chefer och medarbetare som behöver stöd kring arbetet med rekrytering få information. Syftet med modellen är att skapa en enhetlig struktur för hur en rekryteringsprocess ska genomföras i kommunen samt tydliggöra viktiga moment. Rekryteringsprocessen beskrivs enligt följande schematiska modell: Behovsanalys Kompetensinventering Kravprofil Den eftersökta kompetensen finns i verksamheten Internrekrytering Omplacering Företrädesrätt Anställningsförfarande Annonsering Ansökningshantering Urval Intervjuer Referenser Återkoppling Anställningsförfarande Slutkandidater Introduktion De olika stegen i rekryteringsprocessen kan kortfattat beskrivas enligt följande. I den inledande behovsanalysen sker en grundlig genomgång av behoven kring rekryteringen, vilken kompetens behövs, hur ser framtida behov ut mm. Behovsanalysen utgör en viktig grund för det fortsatta rekryteringsarbetet. 4 av 10

I kompetensinventeringen sker en genomgång av vilken kompetens som redan finns, finns medarbetare som redan har den kompetens som efterfrågas? kan kompetensutveckling av gruppen lösa behoven som ett alternativ till rekrytering? Den kravprofil som tas fram ska bygga på den information som togs fram i samband med behovsanalysen. I samband med chefsrekryteringar anges att fackliga organisationer bör beredas möjlighet att medverka i detta arbete. I samband med att det uppstår en vakant tjänst i organisationen är arbetsgivaren skyldig att undersöka om tjänsten ska erbjudas medarbetare som omfattas av omplaceringsskyldighet eller företrädesrätt. Nästa steg i processen är utannonsering av tjänsten. I denna fas bör den rekryterande enheten överväga vilka kanaler som är mest effektiva att använda för att nå relevanta målgrupper. Om tjänsten ska utannonseras externt, vilka media kan vara mest lämpliga att använda sig av? I kommunens IT-stöd för rekrytering ReachMee, finns stöd för att skapa en platsannons. Alla ansökningar som inkommer ska hanteras i ReachMee. I systemet finns funktioner som underlättar urvalsprocessen bla med hjälp av urvalsfrågor. Som stöd för genomförandet av anställningsintervjuer finns bla en särskild intervjuguide framtagen av personalavdelningen. Vidare finns ett antal att-tänka-på punkter som stöd för att kunna genomföra intervjun på ett strukturerat vis. Nästa steg utgörs av referenstagningen som syftar till att komplettera de intryck som gavs i samband med intervjun. Anställningsförfarandet skiljer sig åt beroende på om det är en chefsbefattning eller en medarbetare som ska tillsättas. För chefsbefattningar gäller att dessa ska MBLförhandlas. För övriga medarbetare räcker det med att informera de fackliga organisationerna. I detta moment anges vikten av att skapa förutsättningar på arbetsplatsen för den nyanställde avseende introduktion mm för att säkerställa en bra start på den nya arbetsplatsen. 5 av 10

3.2. Genomgång av revisionskriterier Jämställdhet och mångfald Utgångspunkten för Trelleborgs kommuns mångfalds- och jämställdhetsarbete är följande; Trelleborgs kommun ska alla kunna delta i samhällslivet på lika villkor och ingen ska behöva känna sig kränkt eller illa behandlad av någon anställd i kommunen. Därför arbetar vi aktivt för att främja likabehandling och motverka diskriminering. Vidare anges att; I Trelleborgs kommun ges alla lika möjligheter och rättigheter i fråga om arbete, anställnings- och andra arbetsvillkor. Inga former av trakasserier eller kränkande behandling accepteras, oavsett orsaken till dess uppkomst. Vi arbetar med rådande attityder och värderingar för att medvetengöra kommunens medarbetare om den egna rollens betydelse för möjligheten att främja eller hindra likabehandling. Jämställdhetsplan uppdateras vart tredje år för att på sätt säkerställa ett aktivt jämställdhetsarbete med lika rättigheter och möjligheter för kvinnor och män. Samtliga intervjuade framhåller att kvalifikationerna alltid är det som väger tyngst i samband med bedömningen av en sökandes lämplighet för en tjänst. I sammanhanget framhålls att exempelvis annan etnicitet kan vara en fördel i samband med rekrytering av vissa tjänstertex vad gäller språkkunskaper. Noterbart är att mångfald bland de anställda inte är någon uttryckligt politiskt målsättning. Lönesättning Enligt personalchefen är lönenivån i kommunen konkurrenskraftig vid jämförelse med andra närliggande kommuner. Lärarna är en yrkesgrupp som särskilt framhålls ligga bra till lönemässigt i jämförelse med andra kommuner. Detta innebär att kommunen har en relativ fördel i samband med rekrytering. Avseende ingenjörsyrken följer kommunen löneutvecklingen på den privata sidan. Detta bedöms vara nödvändigt för att kunna rekrytera medarbetare med önskad kompetens och erfarenhet. I samband med lönesättningen av en nyanställd finns inget uttalat krav på att samråd ska med personalavdelningen. Dock förordar personalavdelningen att samråd sker för att på så sätt säkerställa att lönesättningen sker på ett likartat sätt mellan förvaltningarna. Inom fackförbundet Kommunals avtalsområde finns sk lägtslöner definierade för bla undersköterskor och barnskötare. Personalchefen framför dock att det finns skillnader även inom Kommunals avtalsområde beroende på kön. För manligt dominerade yrkesgrupper som exempelvis stensättare manifesterar inte Kommunal kravet på lägstlön i samma utsträckning som för kvinnligt dominerade yrkesgrupper. En ytterligare synpunkt som framfördes var att budgetmedlen för löneökningar inte längre ligger centralt samlade utan istället fördelas ut till förvaltningarna. Detta anser personalchefen vara ett problem ur ett lönebildningsperspektiv. 6 av 10

Referenstagning och urvalsförfarande Som stöd för referenstagningen har personalavdelningen tagit fram särskilda mallar. Detta har inneburit en ökad stringens i samband med referenstagningen jämfört med tidigare. I de fall personalspecialister medverkar i rekryteringen så bedöms detta förstärka rekryteringsprocessen påtagligt. Referenser ses mest av de intervjuade som en avstämning av de intryck som givits i samband med intervjuer eller motsvarande. De reella kvalifikationerna är avgörande i samband med en rekrytering. I sammanhanget nämns möjligheten att anlita särskilda företag som är specialister på att följa upp referenser vilket inte är särskilt kostsamt. Enligt uppgift har dock extern hjälp med referenstagning endast använts i mindre utsträckning hittills. För rekryteringar som avser förskola och skola sker alltid en kontroll mot belastningsregistret. I vissa fall kan sociala medier som exempelvis Twitter eller Facebook tillföra viss information kring en sökande. Bildningschefen framför att det finns ett behov av utökat stöd från personalenheten när det gäller referenstagning. Det har tidigare funnits brister inom detta område i förvaltningen. Vidare framförs att de fackliga organisationerna bidrar på ett positivt sett i samband med referenstagningen. Utgångspunkten för urvalet av vilka sökanden som ska gå vidare i rekryteringsprocessen är kravprofilen. Genom att jämföra de sökandes färdigheter mot den upprättade kravprofilen skapas förutsättningar för en effektiv gallringsprocess. Detta ställer dock stora krav på att kravprofilen har upprättats på ett ändamålsenligt vis. Personalchefen uppger att idealläget skulle vara att personalavdelningen medverkande vid samtliga rekryteringar. Uppskattningsvis handlar det om ca 350 rekryteringar per år. I praktiken medverkar dock personalavdelningen endast på ca en tredjedel av alla rekryteringar i nuläget. Kompetensinventering När det gäller rekrytering till de någon av de större befattningsgrupperna som exempelvis undersköterskor så sker det vanligen ingen mer omfattande kompetensinventering. En majoritet av dessa är så kallade ersättningsrekryteringar. För rekrytering av tjänster som är av specialistkaraktär finns det dock ett uttalat behov av grannlaga kompetensinventeringar. I samband med rekrytering av förvaltningschefstjänster används rekryteringskonsult som hjälp i processen. Kommunen har upphandlat PersonalDirekt som rekryteringskonsult. Det kan även förekomma att rekryteringskonsult används för rekrytering av ingenjörer eftersom detta är en svårrekryterad grupp. 7 av 10

Bildningschefen uppger att de i nuläget inte får ett adekvat stöd från PersonalDirekt i samband med rekryteringar (främst chefsrekryteringar). Rekryteringskonsultens behärskar inte skolområdet tillräckligt väl. Bildningschefen understryker att det finns ett påtagligt behov av ett adekvat stöd i samband med chefsrekryteringar. Kravprofil Enligt personalchefen är kravprofilen själva grunden i rekryteringsarbetet. När det gäller rekrytering av chefer och specialister anlitas personalspecialisterna som hjälper till med att ta fram en kravprofil. Denna profil tas fram genom att bla intervjua den rekryterande chefen. I sammanhanget nämns att förvaltningarna numera använder personalspecialisterna kompetens i mycket större utsträckning än tidigare i samband med rekrytering. Bildningsförvaltningen tar som regel alltid hjälp av personalspecialist i samband med framtagandet av kravprofilen. En bidragande förklaring till att kvalitén i rekryteringsprocessen har förbättrats är den omorganisation med en samlad personalavdelning som har bidragit till en förbättrad helhetssyn. Annonsering Alla platsannonser kvalitetsäkras av personalenheten för att säkerställa att innehållet i annonsen svarar mot de riktlinjer som gäller inom kommunen vad gäller utformning, innehåll mm. Exempel på media där Trelleborgs kommun annonserar är www.trelleborg.se, www.skoljobb.se, arbetsförmedlingen samt Blocket jobb. Vissa befattningar annonseras även i tryckt press. Erfarenheten är att särskilt hemsidan är ett effektivt sätt att annonsera lediga tjänster på. En synpunkt som framfördes var att det i nuläget inte sker någon uppföljning av var den sökande hittat den utannonserade tjänsten. Intervjuförfarande I de fall PersonalDirekt engageras i samband med rekrytering av chefer och specialister, håller rekryteringskonsulten en första inledande intervju. Sedan genomförs en ytterligare intervju under ledning av personalspecialisten. Övrig rekrytering hanteras av förvaltningarna själva. I vissa fall medverkar en personalspecialist beroende på typ av rekrytering och rådande omständigheter. Tillförordnad chef för socialförvaltningen uppger att det finns ett förbättringsutrymme vad gäller rekrytering av timavlönade och vistidsanställningar. Förvaltningen skulle behöva bli mer nogräknad vid rekrytering av dessa anställningsformer eftersom det har skett en del felrekryteringar. Förvaltningen uttrycker att det finns ett behov av ökad närvaro från personalspecialisterna men att resurserna inte räcker till i nuläget. I samband med denna gransknings genomförande framfördes att under nästa år kommer ett antal obligatoriska utbildningar att genomföras för chefer i kommunen där utbildning i genomförandet av rekryteringsprocessen kommer att vara ett moment. 8 av 10

Bildningschefen avslutar med att den allra bästa marknadsföringen som kommunen kan få är av alla nöjda medarbetare som agerar som goda representanter för sin arbetsgivare. 3.2.1. Bedömning Rekryteringsprocessen innebär ett omfattande arbete och involverar många olika personer. Det är av stor vikt att processen fungerar på ett ändamålsenligt vis för att säkerställa en god matchning mellan organisationens behov i förhållande till kompetensen hos de sökande. Vår granskning visar att det finns en tydlig struktur kring rekryteringsprocessen samt att de olika delarna i processen är väl dokumenterade. IT-stödet ReachMee utgör ett viktigt stöd enligt vår uppfattning i samband rekrytering. Genom detta verktyg ges förutsättningar för att alla moment i rekryteringsprocessen behandlas på ett adekvat sätt. Vi ser det som positivt att rekryteringsprocessen blir en obligatorisk del i den kommande chefsutbildningen. Av granskningen framkommer också att det finns ett uttalat behov av ett utökat stöd från personalavdelningen i samband med framförallt chefsrekryteringar. Av den anledningen anser vi att en översyn bör ske av hur behoven av personalspecialist eller annat rekryteringsstöd ser ut och hur dessa behov kan tillgodoses på bästa sätt. 3.3. It-systemstöd för rekrytering Trelleborgs kommun tillämpar IT-stödet ReachMee sedan år 2012 som ett stöd till förvaltningarna i rekryteringsprocessen. ReachMee används både för extern- och för internrekryteringar. Leverantören av IT-stödet, GlobeSoft, har i dagsläget ca 400 små och medelstora kunder som använder sig av denna applikation. Med hjälp av ReachMee erhåller den som ska genomföra en rekrytering ett stöd genom hela rekryteringsprocessen. Exempel på funktioner som underlättar och sparar tid är bla automatiska email-svar till sökanden. Samtliga intervjuade framför att de är mycket nöjda med ReachMee och att denna applikation innebär ett viktigt stöd i samband med rekryteringsprocessens alla delar. Vidare framhålls att ReachMee sparar tid genom bla möjligheten att skapa automatiska svar till sökanden. 3.3.1. Bedömning Utifrån de omdömen som lämnats i samband med intervjuerna samt beskrivningar av rekryteringsstödets funktionalitet, bedömer vi att IT-stödet ReachMee utgör ett adekvat och relevant stöd i rekryteringsprocessen. 9 av 10

4. Sammanfattande bedömning Efter genomförd granskning och genomgång av samtliga revisionskriterier är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsen och nämnderna i allt väsentligt har en ändamålsenlig personalrekryteringsprocess. Utifrån gjorda iakttagelser och bedömningar rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Genomföra en översyn angående behoven av personalspecialist eller annat rekryteringsstöd för att säkerställa att förvaltningarna erhåller ett adekvat stöd. Överväga att införa ett förvaltningsövergripande kontrollmål avseende personalrekrytering som led i att stärka den interna kontrollen inom detta strategiskt viktiga område. 2013-12-11 Carl-Gustaf Folkeson, Projektledare Alf Wahlgren, Uppdragsledare 10 av 10