Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta

PROTOKOLL 2013-05-29 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN 133 Granskning av nämnders hantering av ett urval av kommunfullmäktiges beslut (revisionsrapport) (KS/2013:154) Sammanfattning Ernst & Y o ung har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat hur nämnderna verkställt och återrapporterat ett urval av beslut som fattats av kommunfullmäktige. Granskningen avser barn och utbildningsnämnden, miljö och stadsbyggnadsnämnden, kultur och fritidsnämnden, tekniska nämnden samt kommunstyrelsen. Tre beslut fattade av kommunfullmäktige har valts ut: Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov, nytt ungdomspolitiskt handlingsprogram och implementering av ny kravprocess. Sammanfattningsvis konstaterar revisorerna att utifrån vad som framkommit av granskningen har de tre besluten hanterats ändamålsenligt och i enlighet med fastställda riktlinjer. Revisorerna lämnar därför inga rekommendationer. Då revisionen inte föranlett några rekommendationer varken till kommunstyrelsen eller till någon av de berörda nämnderna bedömer kommunledningskontoret att inga åtgärder behöver vidtas från kommunstyrelsens sida. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-04-17. Revisionsrapporten "Uppföljning av nämnders hantering av ett urval av kommunfullmäktiges beslut" daterad 2013-03-20. Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att notera informationen. Justerandes signatur ~ lt; Utdragsbestyrkande

T JÄNSTESKRIVELSE l (2) 2013-04-17 DNR KS/2013:154 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET HANDLÄGGARE Utredare Markus Hurtig TELEFON 0522-69 60 75 markus.hurtig@uddevalla.se Granskning av nämnders hantering av ett urval av kommunfullmäktiges beslut (revisionsrapport) Sammanfattning Ernst & Y o ung har på uppdrag av de fårtroendevalda revisorerna granskat hur nämnderna verkställt och återrapporterat ett urval av beslut som fattats av kommunfullmäktige. Granskningen avser barn och utbildningsnämnden, miljö och stadsbyggnadsnämnden, kultur och fritidsnämnden, tekniska nämnden samt kommunstyrelsen. Tre beslut fattade av kommunfullmäktige har valts ut: Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade får äldres behov, nytt ungdomspolitiskt handlingsprogram och implementering av ny kravprocess. Sammanfattningsvis konstaterar revisorerna att utifrån vad som framkommit av granskningen har de tre besluten hanterats ändamålsenligt och i enlighet med fastställda riktlinjer. Revisorerna lämnar därfår inga rekommendationer. Då revisionen inte föranlett några rekommendationer varken till kommunstyrelsen eller till någon av de berörda nämnderna bedömer kommunledningskontoret att inga åtgärder behöver vidtas från kommunstyrelsens sida. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-04-17 Revisionsrapporten "Uppföljning av nämnders hantering av ett urval av kommunfullmäktiges beslut" daterad 2013-03-20 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att notera informationen.

T JÄNSTESKRIVELSE 2 (2) 2013-04-17 DNR KS/20 13:154 UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET ~-- Peter Larsson Förvaltningschef Markus Hurtig Utredare Expediera till: kommunfullmäktige

,.-:--:-:,.----- -- - ~ = --cc- ~-:-1 UDDEVAUJ\ KOMIVIUN KornrnunstyreisGn Kommunlerl,1inqskontomt 2013-03-- 2. 7 ~--- -- -- ---- ---- -------1 Dlarienr Dla.rlcpi<Jnbeteckning,.)O Ö./5L1 Till! Udd\:W&\111 ko.mmun.6!wj) 91:i!lu\bHMing&n!i;:tmden, Miljö oph. i>t-<~dsby~gnadsnäml)d<m., K\llt!ll' oeh fdtid.s.11!wl.nde.n, Tekniska nämndenqeh KommunstYNis\ll). 6rn.lllikmng av nämnder$ hant.eting:av etturvalavkommunfullmltkdges;beslut Eri)Si& Yol!l)ghAr pll. -uppdrag av komll)l.llu'e\'isiopen grap~kllt l;lurn9nn#j:<;~.\'!!m'erkll.tällt.!l.~;>h illel'i'app.()rter:at ett uwaj av beslut s.qm ;fattats ay komm~mfulliuliktige, ~r~sl\!111j,gllll (<!.V ser. bam och utbildningsnämnden, milji:i o\lb. stadsl!)yg_gnadsnämndeni k!rlturoeh tlltidsn!wln\ll:ln> tcknisk&mtnnden samt.kommunstyrel$sij,j.,tt~ b11s.lut. (ll,t(ade, avkorop:lw;~ft!jim~k\ig.l:l h~ v11lts.:lit: Plan,ering.!W byggnat!pn av QXdin!irahoenden l hyfesriitt spellil.l}ltappassådll mr iildr~s b"l:mv 1:nytt.ungdoms.politi~kt handlingspr!lgram. och.implement~jrlng av ny.kravproce~s. iliarisknil\gsrapporten översänds för kämledom, Enli~t värt!'agl\lmente skall v.åra granskni.ngsr&pp.ort~l' ti.ld.ovisas l&prjlde und~ r ~et tillkll.tn.munfullmäk:tige. Vi plamrar att lämnal?lfqgad~:~ gransknlngsr.apport till v~ uppciragsgivar.~ i.ap!'il. Eva Cat:lsnnd öi<j:llii!!nde :Bo S!llldell Vice or4ili,-apd,e

o2oi?~ tst1 Revis!onsr~pport.2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna mars 2013 Uddevalla kommun Uppföljning av nämnders hantering av ett urval av kommunfullmäktiges beslut i!/ frnst & YOUNG

lllllllllllllllllllllliilllllll"" " E!/ frnst & YOUNG Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning...,... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. S~e... 3 2.3. Ansvarig namnd och avgransnlng...,... 3 2.4. Revisionskriterier...4 2.5. Metod...4 3. Nämndernas hantering av kommunfullmäktiges beslut... 5 3.1. Styrning och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut..... 5 3.2. Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt... 5 3.3. Arbetet med att ta fram ett ungdomspolitiskt handllngsprogram...,... 6 3.4. Implementering av ny kravprocess... 7 3.5. Vår bedömning... 9 4. Dokumentförteckning... ;... 11 Bilaga 1 - Revisionskriterier... 12 1

111111111111111111111111111111'"'" g[( ERNSI& YOUNG 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kornmun granskat hur nämnderna verkställt och återrapporterat ett urval av beslut som fattats av kommunfullmäktige. Granskningen avser barn och utbildningsnämnden, miljö och stadsbyggnadsnämnden, kultur och fritidsnämnden, tekniska nämnden samt kommunstyrelsen. Tre beslut fattade av kommunfullmäktige har valts l.lt: Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpa$sade för äldres behov, nytt ungdomspolitiskt handlingsprogram och implementering av ny kravprocess. l Uddevalla kommun finns kommungemensammil riktlinjer för styrning. Av de:ssa framgår bland annat hur nämnderna ska återrapportera mål och uppdrag från kommunfullmäktige.!tstödet VUV-IT fungerar som ett verktyg för ledning och uppföljning vad gäller mål och uppdrag. Vad gäller beslut som kommunfullmäktige tar under året med separata uppdrag till nämnderna finns en rutin om att bevaka dessa ärenden och redovisa dem i en förteckning till kommunfullmäktige. Detta bedöms vara positivt och minska risken för att uppdrag inte verkställs och/eller inte återrapporteras till kommunfullmäktige. l samband med att kommunflillmäktige beslutade att godkänna en äldreomsorgsplan fick tekniska nämnden i uppdrag att planera för byggnationen av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov. Uppdr<!get har h.anterats inom ramen för ett uppdrag i den strategiska planen till tekniska nämnden och har därmed också redovisats i VUV-IT. Uppdraget är avslutat i och med att tekniska kontoret lämnat ett förslag till socialnämnden. Av vad som framkommit i granskningen tycks detta ärende hanterats och återrapporterats i enlighet med Uddevalla kommuns fastställda riktlinjer för styrning. Ärendet om att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram initierades av kultur och fritidsnämnden och var således föremål för behandling i nämnden innan kommunfullmäktige fattade beslut i ärendet. En projektplan med tidsplan för framtagande av handlingsplanen finns upprättad. Granskningen visar att det finns en fastställd tidsplan för när handlingsprogrammet ska tas upp för beslut i nämnder och styrelser samt att ärendet är upptaget på kommunfullmäktiges förteckning över ärenden där återrapportering ska ske, vilket bedöms vara positivt. Kommunstyrelsen fick under 2012 i uppdrag av kommunfullmäktige att fastställa bestämmelser för kommunens krilvprocess. Granskningen visar att kommunstyrelsen tagit beslut om nya bestämmelser för fakturerings- och kravverksamheten samt att ett arbete pågår med att implementera de nya rutinerna. De nya bestämmelserna har inte varit föremål för behandling i miljö och stadsbyggnadsnämnden eller barn och utbildningsnämnden. En avstämning har skett med respektive förvaltning om de nya bestämmelserna, men ärendet har inte varit på remiss hos nämnderna. Skälet till detta uppges vara att de nya bestämmelserna i allt väsentligt ryms inom kommunens tidigare regelverk. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att vad som framkommit av granskningen har dessa tre beslut hanterats ändamålsenligt i enlighet med fastställda riktlinjer och därav lämnas inga rekommendationer. 2

llllllllllllllllllllllllillll""" i!/ frnst & YOUNG 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäkti9e underlag till den ärliga ansvarsprövningen. Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att all kommunal verksamhet granskas årligen. Den årliga granskningen delas in i en grundlaggande del som innebär att för varje nämnd och styrelse följa, granska och prövil <~nsvarstagandel. Utöver det sker fördjupade granskningar i den omfattning som motiveras av revisorernas risk och väsentlighetsanalys och som behövs för att erhålla tillräcklig information till den slutliga bedömningen. De förtroendevalda revisorerna har bedömt det vara viktigt att inom ramen för den årliga granskningen följa upp hur nämnderna hanterar ett urval av kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande politiska organ. Att beslut som fattas av fullmäktige också verkställs i enlighet med besluten är en central fråga för kommunens nämnder och dess förvaltningar. l kommunallagen 3 kap. 7 regleras kommunfullmäktigas uppgiftar. Fullmäktiges uppgift är att fatta beslut i ärenden av principiell beskaffenhet aller av större vikt för kommunan. Enligt kommunallagens 6 kap. 7 ska en nämnd se till att verksamhatan bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat om. Det innebär att nämnderna har till uppgift att genomföra alla de beslut som fattats av fullmäktige. styrelsens och nämndernas verkställanda av dessa beslut är en cantral dal i den demokratiska processen. En återkoppling avseende resultatet av genomförda beslut kan ses som en del av verkställandel och innebär också att fullmäktige får en återkoppling vad som hänt i ärendan som de fattat beslut om. 2.2. Syfte Den grundläggande granskningen innebär att revisorerna gör an översiktlig granskning av kommunens nämnder. Detta innebär att revisorama på en övergripande nivå förhåller sig till om nämndans verksamhet är ändamålsenlig och bedrivs utifrån en god ekonomisk hushållning samt med en tillräcklig intern kontroll. Inom ramanför den grundlägganda granskningan har revisionen beslutat att genomföra en granskning av hur nämnderna verkställt och återrapporterat beslut som fattats av kommunfullmäktige. 2.3. Ansvarig nämnd och avgränsning Granskningen avser barn och utbildningsnämnden, miljö och stadsbyggnadsnämndan, kultur och fritidsnämnden, tekniska nämndan samt kommunstyrelsen. Tre beslut fattade av kommunfullmäktige har valts ut: 3

l Il' l J Il i l"'.. IIIIIIIIIIIIJII!IIiildlll 1 ä/ frnst & YOUNG Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov Nytt ungdomspolitiskt handlingsprogram Implementering av ny kravprocess 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut Revisionskriterierna kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. l denna granskning utgörs revisionskriterierna av kommunallagen och riktlinjer för styrning samt reglementen för nämnder i Uddevalla kommun. Dessa beskrivs närmare i bilaga 1. 2.5. Metod Granskningen har genomförts genom att en enkät har skickats till berörda förvaltningschefer samt genom dokumentstudier. En kontakt har också tagits med administrativ chef vid kommunledningskontoret Dokumentförteckning framgår av kapitel 4. Enkäten har i vissa fall besvarats av avdelningschef.eller motsvarande. l enkäten har frågor ställts inom följande områden: Om uppdraget har behandlats i nämnden och i så fall när. Hur förvaltningen har arbetat med uppdraget. Hur återkoppling har skett till nämnden respektive kommunfullmäktige. 4

llllllllllllllllllllllillllllllll'" E!J frnst & YOUNG 3. Nämnd~rnas hant~ring av kommunfullmäktig~s beslut 3.1. Styrning och återrapportering av kommunfullmäktiges beslut Uddevalla kommun tillämpar en anpassad modell av Balanserad Styrning för styrning, ledning och utveckling av den kommunala verksamheten. styrningsd«llen omfattas av vision, strategisk plan, flerårsplan och styrkort Ledningsdelen utgörs av verksamhetsplan, verksamhetskort och!t-stödet VUV-IT. Kommvnfullmäktige har i den strategiska planen beslutat om mål och uppdrag som ska genomföras. Målen och uppdragen framgår i respektive nämnds styrkor!. VUV-IT innehåller i sin tur alla styrkort och verksamhetskort och fungerar som ett verktyg för ledning och uppföljning avseende nämndens mål och uppdrag. Uppföljning av mål och uppdrag ska redovisas i delårsrapporter och i årsredovisning. Beslut som kommunfullmäktige tar under året med separ<;lta uppdrag till nämnderna läggs inte in i VUV-IT, enligt den administrativa chefen vid kommunledningskontoret l stället bevakas dessa i Uddevalla kommuns ärende- och dokumenthanteringssystemet Lex. En förteckning 1 över dessa uppdrag redovisas till kommunfullmäktige i april och oktober varje år. 3.2. Planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt Vid kommunfullmäktiges sammanträde 2011-12-14 ( 81) beslutade kommunfullmäktige att godkänna en äldreomsorgsplan. Tekniska nämnden fick i uppdrag att planera för byggnationen av ordinära boenden i hyresrätt speciellt anpassade för äldres behov i närheten av vanliga vård- och omsorgsboenden. Bakgrunden till beslutet var att socialnämnden fått i uppdrag i kommunens flerårsplan för 2010-2012 att ta fram en långsiktig plan ( äldreomsorgsplan J för framtida äldreboende. Syftet med äldreomsorgsplanen är dels att kartlägga framtida behov av äldreomsorg, dels att planera och organisera den framtida äldreomsorgen utifrån de behov som förväntas kommer att finnas. 3.2.1. Behandling i nämnd och förvaltning Uppdraget har inte behandlats som ett separat ärende i tekniska nämnden, däremot har information skett tertialvis via rapporter i VUV-IT och i samband med att tekniska nämnden under 2012 genomförde studiebesök till ett antal färdigställda och pågående byggprojekt i kommunen. Till tekniska nämnden finns ett uppdrag i den strategiska planen om att "aktivt verka för tillskapandet av senior- och trygghetsboenden" 2. Uppdraget är inte helt identiskt med kommunfullmäktiges beslut men berör samma sak. Beslutet från kommunfullmäktige har således behandlats inom ramen för uppdraget till nämnden i den strategiska planen. 1 "Förteckning över~ renden där fullmäktige givit ett uppdrag eller där återrapportering ska ske". 2 Uppdrag nummer 18 i strategisk plan 2011-2014. 5

11111111111111111111111111111111"'" EJ/ ERNST & YOUNG En utredning har genomförts inom förvaltningen där förslag lämnats på hur ett boende skulle kunna byggas och området Kurveröd lämnas som förslag på plats för byggnationen. Förslaget innebär en byggnation av ett äldreboende som kombineras med ett trygghetsboende och hyresrätter. Utredningen har presenterats för socialtjänstens ledningsgrupp och styrgruppen för seniorboende. Socialchefen har informerat socialnämnden vid dess sammanträde 2011-11-16. Enligt stabschef vid tekniska kontoret är uppdraget avslutat för tekniska kontorets del 2012-06 12 i och med att förslag lämnats till socialtjänsten. Detta eftersom tekniska kontoret endast gör investeringar efter beställning från ansvarig nämnd (i detta fall socialnämnden). Ett arbete pågår dock inom förvaltningen med ett annat uppdrag från kommunstyrelsen kring byggnation av trygghets- och seniorboende. 3.2.2. Aterkoppling till nämnd och kommunfullmäktige Aterrapportering till tekniska nämnden har skett i VUV-IT och i samband med nämndens studieresa under 2012. Aterrapportering till kommunfullmäktige har skett i samband med rapporteringen i VUV-IT, både under uppdragets gång och vid avslutade av uppdraget. 3.3. Arbetet med att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram Kommuntullmäktige bes/utl'!de 2012-06-30 ( 133) att ge kultur och fritidsnämnden i uppdrag att i samarbete med övriga nämnder, kommunala bolag och stiftelser, arbeta fram ett kommunövergripande ungdomspolitiskt handlingsprogram. 3.3.1. Behandling i nämnd och förvaltning Kommunfullmäktige beslutade om ett ungdomspolitiskt handlingsprogram efter initiativ från kultur och fritidsnämnden. Ärendet hade således behandlats i nämnden innan del togs upp i kommunfullmäktige. Bakgrunden till kultur och fritidsnämndens förslag om ett ungdomspolitiskt handlingsprogram var resultatet från LUPP-undersökningen (lokal uppföljning <'!V ungdomspolitiken) 3. Under 201 O genomfördes LUPP-underslikningen för första gången i Uddevalla kommun. Under samma period genomf!irdes Drogvaneundersökningen av socialtjänstens förebyggande enhet, vilken kultur och fritidsförvaltningen har som mål att jämföra resultatet av LuPP-undersökningen med. Av tjänsteskrivelse 2012-02-28 framgår att Uddevalla kommun saknar ett kommunövergripande ungdomspolitiskt program som belyser de delar som LUPP-undersökningen tar upp. Enligt skrivelsen har det framkommit uppgifter i undersökningen som tenderar att vara svåra att hantera, eftersom att det inte finns någon organisation eller struktur i arbetet med sektorsövergripande ungdomsfrågor. Idag finns ett organiserat arbete mellan socialförvaltning/nämnd, barn och utbildningsförvaltning/nämnd samt kultur och fritids- 3 Ungdomsstyrelsen har tillsammans med kommunerna utvecklat en modell för uppföljning och utveckling av en kunskapsbaserad kommunal ungdomspolitik. LUPP-enkäten utgör grunden i detta arbete och alla kommuner i Sverige blir årligen inbjudna till att delta i LUPP. 6

l j /1 lllllllllllllllllilllllllllllil'"" S!/ ERN.5T & YOUNG förvaltning/nämnd vad gäller drogproblematiken bland ungdomar (kallat "Drogfri ungdom"). l skrivelsen uppges att ett sådant arbete hade varit önskvärt vad gäller hel;;~ det ungdomspolitiska arbetet. l tjänsteskrivelsen framgår vidare att förvaltningen ämnar arbeta fram ett kommunövergripande ungdomspolitiskt handlingsprogram i samband med att LUPP-undersökningen genomförs 2013 och att fram till dess ta fram arbetsformer och metoder för arbetet med programmet. Tillförordnad chef för avdelningen för unga har upprättat en projektplan för framtagandet av handlingsplanen. Denna beskriver bland annat en översiktlig tidsplan för genomförandet. Enligt tillförordnad förvaltningschef har det arbete som var planerat att genomföras under hösten 2012 flyttats fram till våren 2013. Detta på grund av att förvaltningschefen avslutade sin anställning i april2012 och dåvarande avdelningschefför Unga, som ansvarade för att skriva fram ärendet om ett handlingsprogram, blev tillförordn<!d förvaltningschef. En tillförordnad <~vdelningschef (ör ung<~ tills<~ttes i sin tur på halvtid. Uppdraget planer<~s att avslutas våren 2014 efter att LUPP-undersökningen 2013 genomförts. 3.3.2. Aterkoppling till nämnd och kommunfullmäktige Uppdraget har inte återrapporterats till nämnd eller kommunfullmäktige. Enligt förvaltningschefen har förvaltningen planerat att ta upp ärendet i ungdomsfullmäktige under våren 2013 och en återkoppling uppges ha skett till kommunstyrelsens beredning för integration och demokrati. Av tidsplanen i projektplanen för framtagandet framgår att handlingsprogrammet planeras att vara färdigtför remiss till de inblandande i mars 2014 och beslut ska därefter tas i nämnder, bolag och stiftelser. Uppdraget om att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram finns också upptagen på kommunfullmäktiges förteckning över ärenden där fullmäktige givit ett uppdrag eller där återrapportering ska ske. 3.4. Implementering av ny kravprocess Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde 2012-04-11 ( 81) att upphäva kommunens kreditpolicy som antogs 1998 och att ge kommunstyrelsen i uppdrag att fastställa bestämmelser för kommunens kravprocess. Skälet till förslaget om nya bestämmelser var att regeltexten i kreditpolicyn ansågs vara överflödig, eftersom mycket av det som reglerades numera finns uttryckt i lagstiftning och i god inkassosed. Därtill pågår en förändring av kommunens ekonomimodell och införande av ett nytt ekonomisystem. Nedan beskrivs implementeringen av en ny kravprocess inom kommunstyrelsen, barn och utbildningsnämnden samt miljö och stadsbyggnadsnämnden. Kommunstyrelsen har genom kommunledningskontorets ekonomiavdelning ansvarat för implementeringen av den nya krawerksamheten. Som beskrivs nedan har ärendet inte varit uppe för behandling eller be- 7

1111111111/IIJJJIIIIIIIIII III i III ",,,. EJ] frnst & YOUNG slut i miljö och stadsbyggnadsnämnden eller barn och utbildningsnämnden. En återkoppling från förvaltning till miljö och stadsbyggnadsnämnden samt barn och utbildningsnämnden eller dessa nämnders återkoppling till kommunfullmäktige blir således inte aktuell. 3.4.1. Behandling i nämnd och förvaltning 3.4.1.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattade 2012-06-20 ( 193) beslut om nya "Bestämmelser för faktureringsoch kravverksamheten i Uddevalla kommun". Av tjänsteskrivelsen till beslutet framgår att de nya bestämmelserna i allt väsentligt inryms inom den nu gällande kreditpolicyn och därför har det föreslagna regelverket inte skickats ut på remiss till förvaltningarna (vilket normalt skulle skett). En skillnad jämfört med tidigare kreditpolicy är dock att slutdelen av kravprocessen (från och med inkassokrav tilllångtidsbevakning) köps som en extern ljänst. l denna del har förvaltningarna yttrat sig och inte haft något att erinra. Enligt finanschefen har samtliga förvaltningar fått möjlighet att ta del av de nya bestämmelserna, men ingen formell remissrunda har skett avseende denna förändring. Vidare framgår av tjänsteskrivelse att en central projektgrupp tillsammans med förvaltningarna sett över befintliga regler och rutiner med målet att göra processer och rutiner mer enhetliga i kommunen. Sedan januari 2013 går fakturor och påminnelser ut från kommunens nya ekonomisystem (Raindance) och kravverksamheten köps externt enligt finanschefen. Den första inkassokörningen kommer att äga rum i februari, vilket uppges vara något försenat men i stort sett enligt planerat. Enligt finanschefen kommer flertalet detaljrutiner avseende fakturerings- och kravverksamheten successivt att implementeras under den närmaste tiden. Exempelvis pågår en revidering av befintliga delegationsordningar avseende fakturering och kravverksamhet 3.4.1.2 Miljö och stadsbyggnadsnämnden Ärendet om förändrad kravprocess har enligt förvaltningschef inte behandlats av miljö och stadsbyggnadsnämnden. Enligt förvaltningschefen finns dock en rutin om att alla beslut från kommunfullmäktige (och övriga inkomna meddelanden/handlingar) redovisas till nämnden i en så kallad meddelandelista. Ärendena på meddelandelistan anmäls och läggs till handlingarna vid ett nämndssammanträde. Av meddelandelista fr<!n nämndens sammanträde 2012-05-16 ingår information om att kommunfullmäktige tagit beslut om förändringar av kommunens kravverksamhet Inför att det nya ekonomisystemet skulle implementeras tog nämnden beslut om att skriva av kundfodringar 4, vilket i viss mån berör lirendet om ny kravprocess. Enligt förvaltningschefen har förvaltningen tidigare inte hanterat några påminnelser eller inkassokrav utan ekonomiavdelningen vid kommunledningskontoret har ansvarat för detta. De 4 Avskrivningen var endast en bokföringsteknisk fråga och innebar inte att kundfordran försvann. 8

llllllllllllllllllllllllllllll"'" $Il ERN5T & YOUNG nya bestämmelserna uppges således inte innebära någon förändring för miljö och stadsbyggnadsförvaltningen. 3.4. 1. 3 Barn och utbildningsnämnden Arendet har inte varit uppe för behandling eller beslut i barn och utbildningsnämnden. Enligt förvaltningschef blev barn och utbildningsförvaltningen inbjudna sent i processen när beslutet om en förändrad kravprocess tagits. Förvaltningen har således inte arbetat något med ärendet, men har haft möjlighet att få information och ställa frågor om hanteringen. Förvaltningen har också deltagit i en telefonkonferens med den externa aktör (Visma) som sedan januari 2013 hanterar kravprocessen från och med inkassokrav och.en annan kommun som använt Visrna sedan några år tillbaka. Enligt förvallningschef är det främst förskolans verksamhet som kommer att påverkas av de förändrade bestämmelserna. Förutom de påminnelser och inkassokrav som ekonomiavdelningen vid kommunledningskontoret skickat ut har barn och utbildningsförvaltningen skickat ut ytterligare påminnelser och varningar om avstängning. Inom övriga verksamheter uppges ingen förändring ske, då påminnelser och inkassokrav hanterats av ekonomiavdelningen vid kommunledningskontoret Som ovan nämnts pågår dock ett arbete med att implementera och fastställa detaljrutiner avseende fakturerings- och kravverksamheten. 3.4.2. Aterkoppling till nämmi och kommunfullmäktige 3.4.2.1 Kommunstyrelsen Enligt finanschefen är det troligt att de bestämmelser s.om kommunstyrelsen fastställde i juni 2012 kommer att bli föremål för revidering, vilket också angavs i tjänsteskrivelsen till kommunstyrelsens beslut. När detta blir aktuellt kommer en viss återkoppling att ske till kommunstyrelsen. Någon återkoppling till kommunfullmäktige finns inte med i planeringen enligt finanschefen. 3.5. Vår bedömning Av Uddevalla kommuns riktlinjer för styrning framgår fastställda riktlinjer och rutiner för hur mål och uppdrag som fattats av kommunfullmäktige ska följas upp och återrapporteras. Vad gäller enskilda uppdrag/beslut som kommunfullmäktige fattar under året finns en rutin om att bevaka dessa ärenden och återrapportera till kommunfullmäktige, vilket enligt vår mening är positivt och minskar risken för att uppdrag inte verkställs och/eller inte återrapporteras till fullmäktige. Uppdraget till tekniska nämnden om planering av byggnation av ordinära boenden i hyresrätt har legat inom ramen för ett uppdrag i den strategiska planen och har därmed hanterats och rapporterats i VUV-IT. Av vad som framkommit i granskningen tycks detta ärende hanterats och återrapporterats i enlighet med Uddevalla kommuns fastställda riktlinjer för styrning. 9

1111111111111111111111111111111"""!!/ frnst & YOUNG Vi kan konstatera att ärendet om att ta fram ett ungdomspolitiskt handlingsprogram initierades av kultur och fritidsnämnden och var således föremål för behandling i nämnden innan.ärendet väcktes i kommunfullmäktige. Det är enligt vår mening positivt att det finns en fastställd tidsplan för när handlingsprogrammet ska tas upp för beslut i nämnder och styrelser samt att ärendet är upptaget på kommunfullmäktiges förteckning över ärenden där återrapportering ska ske. BesJutet om implementeringen av en ny kravprocess riktar sig till kommunstyrelsen och granskningen visar att kommunstyrelsen tagit beslut om nya bestämmelser och ett arbete pågår med att implementera de nya rutinerna. Vi kan konstatera att en avstämning skett med respektive förvaltning om de nya bestämmelserna men att ärendet inte varit föremål för remiss hos respektive nämnd. Skälet till detta uppges vara att de nya bestämmelserna i allt väsentligt ryms inom tidigare bestämmelser. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att vad som framkommit av granskningen har dessa tre beslut hanterats ändamålsenligt i enlighet med fastställda riktlinjer och därav lämnas inga rekommendationer. Gateborg 20mars 2013 Mikaela Bengtsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB 4/,Jk Ä~~ 1 Gavin // Auktoriser<~.d revisor och certifiera d kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB 10

11111111111111111111111111111111'"'" E!J frnst & YOUNG 4. Dokumentförteckning Beslut om pokföringsteknisk åtgärd, inklusive tjänsteskrivelse, miljö och stadsbyggnadsnämnden, 2012-06-14. Bestämmelser för fakturerings- och kravverksamheten i Uddevalla kommun, tjänsteskrivelse 2012-06-07 (KS/2012:335). Bestämmelser för fakturerings- och kravverksamheten i Uddevalla kommun, fastställda av kommunstyrelsen 2012-06-07. Delegationsordning fakturering och kravverksamhet i Uddevalla kommun (utkast, senast reviderad 2013-02-27). Förteckning över ärenden i kommunfullmäktige där uppdrag givits eller återrapportering skall ske, KF 2012:10. Handbok för ärendehantering, antagen av kommunfullmäktige i Uddevalla kommun 201.2-11- 14. Meddelandelista, miljö och stadsbyggnadsnämnden, 2012-05-16. Utdrag ur kultur och fritidsnämndens protokoll 2012-03-22, Framtagande av kommunövergripande ungdomspolitiskt program med anledning av LUPP-undersökningen 2010 (KFN/2012:31) inklusive tjänsteskrivelse daterad 2012-02-28. Projektplan för ungdomspolitiskt handlingsprogram, kultur och fritidsförvaltningen. Riktlinjer för styrning samt reglementen för nämnder i Uddevalla kommun, antagna av kommunfullmäktige 2006-04-12, senast reviderade 2012-06-13. Uppföljning av uppdrag 2012 (tertial 3), tekniska nämnden. Socialnämndens protokoll, 2011-11-16. Äldreomsorgsplan (SN/201 0:441 ). 11

lllllllllllllllllllllllllillll"'", i!/ ERNST & YOUNG Bilaga 1 - Revisionskriterier Kommunallagen (1991:900) E:nligt kommunallagen 6 kap. 7 skall nämnderna inom sitt område tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer och mål samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Riktlinjer för styrning samt reglementen för nifmnder i Uddevalla kommun Kommunfullmäktige antog 2006 riktlinjer för styrning för nämnder i Uddevalla kommun. Riktlinjerna har reviderats. Den senaste ändringen gjordes i juni 2012. Av riktlinjern;;j framgår kommungemensamma riktlinjer för styrning. Till exempel framgår att Uddevalla kommun tillämpar en anpassad modell av E3alanserad Styrning för styrning, ledning och utveckling av den kommunala verksamheten ( 5). Styrningsdelen omfattas av vision, strategisk plan, flerårsplan och styrkort Ledningsdelen utgörs av verksamhetsplan, verksamhetskort och tt-stödet VUV-IT. VUV-IT innehåller alla styrkort och verksamhetskort och fungerar som ett ledningsverktyg för ledning och uppföljning vad gäller uppdrag och mål. Av riktlinjerna framgår också politiskt uppgiftsfördelning avseende styrning och uppföljning ( 6) mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder. 12

l UDDEVALLA KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLL 2013-05-29 134 Lokalresursplan 2013-2022 för Uddevalla kommun (KS/2013:158) Sammanfattning Enligt "Riktlinjer för lokalförsörjning" (UaFS 23/2006) ska en årlig lokalresursplan tas fram för den kommande tioårsperioden (3 + 7 år). Planen tas fram av en förvaltningsövergripande lokalförsörjningsgrupp. Föreliggande plan är den första. Denna plan innehåller basinformation om kommunens fastighetsinnehav, faktorer som påverkar lokalbehovet i framtiden, framtida utvecklingsområden, faktiska behov inom olika verksamhetsområden mm. Ett antal problemställningar betr. fastighetsanvändning behöver diskuteras inför kommande plan. Innehållet i planen kommer att förädlas successivt. Lokalförsörjningsgruppens bedömning är att det kommer att ta 1-2 år innan så är fallet. Arbete behöver även göras för att finna formerna för framtagandet av planen. Innehållet i planen är synkroniserat med förslaget till investeringsplan för 2014-16. Planen har behandlats i resp. nämnd. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-04-26. Lokalresursplan 2013-2022. Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna lokalresursplan 2013-2022. Justerandes sratur ~ 1? Utdragsbestyrkande

l UDD EV ALLA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET T JÄNSTESKRIVELSE 2013-04-26 l (l) DNR KS/2013:158 HANDLÄGGARE Ekonomichef Kenneth Erlandsson TELEFON 0522-69 60 03 kenneth.erlandsson@uddevalla.se Lokalresursplan 2013-2022 för Uddevalla kommun Sammanfattning Enligt "Riktlinjer för lokalförsörjning" (UaFS 23/2006) ska en årlig lokalresursplan tas fram för den kommande tioårsperioden (3 + 7 år). Planen tas fram av en förvaltningsövergripande lokalförsörjningsgrupp. Föreliggande plan är den första. Denna plan innehåller basinformation om kommunens fastighetsinnehav, faktorer som påverkar lokalbehovet i framtiden, framtida utvecklingsområden, faktiska behov inom olika verksamhetsområden mm. Ett antal problemställningar betr. fastighetsanvändning behöver diskuteras inför kommande plan. Innehållet i planen kommer att förädlas successivt. Lokalförsörjningsgruppens bedömning är att det kommer att ta 1-2 år innan så är fallet. Arbete behöver även göras för att finna formerna för framtagandet av planen. Innehållet i planen är synkroniserat med förslaget till investeringsplan för 2014-16. Planen har behandlats i resp. nämnd. Beslutsunderlag Lokalresursplan 2013-2022. Kommunledningskontorets tjänsteskri v el se 2013-04-26 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta ~L-- Peter Larsson Kerw. Erlandsson Förvaltningschef Ekonomichef Expediera till

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 LOKALRESURSPLAN 2013-2022 Uddevalla kommun Framtagen av Lokalförsörjningsgruppen 2012-12-14

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 Innehållsförteckning sid 1.1nledning 2 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte 1.3 Målsättning 2. Förutsättningar för strategisk lokalresursplanering 2 2.1 Övergripande 2.2 Tidigare beslut om riktlinjer för lokalförsörjning 2.3 Tidigare beslut om riktlinjer för internhyra 3. Policy för lokalanvändningen 5 3.1 Övergripande 3.2 Nyinvestering i lokaler 3.3 Effektivitet och flexibilitet 3.4 Tecknande av avtal och avveckling av lokaler 4. Nuvarande lokalbestånd samt kostnader, övergripande nulägesbeskrivning 6 4.1 Lokalytor 4.2 Lokalkostnader 5. Processen för lokalresursplanering i Uddevalla kommun 8 6. Faktorer som påverkar verksamheternas framtida behov 9 6.1 Lokal-och anläggningsbehovsförändringar utifrån befolkningsutveckling 6.2 Lokal-och anläggningsbehovsförändringar utifrån politiska beslut 6.3 Övriga faktorer som påverkar lokal- och anläggningsbehovsförändringar 7. Kommunens framtida utvecklingsområden 12 8. Sammanställning av verksamheternas lokal- och anläggningsbehov. 13 9. Bilagor med underlag från verksamheterna Bilaga 1, BOU Bilaga 2, SOC Bilaga 3, KULF Bilaga 4, KLK Bilaga 5, MSB Bilaga 6, Räddningstjänsten Bilaga 7, Tekniska Bilaga 8, Teknisk status 2

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 Lokalresursplan Uddevalla kommun 1. Inledning Denna Lokalresursplan gäller för Uddevalla kommuns förvaltningslokaler avsedda för kommunens kärnverksamheter utbildning, vård och omsorg, kultur och fritid, teknik, miljö och stadsbyggnad, kommunledning samt räddningstjänst. Kommersiella lokaler med externa privata hyresgäster för industri och kontor ingår ej i denna redovisning. 1.1 Bakgrund Kommunen har saknat en gemensam planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor men genom beslutade Riktlinjer för lokalförsörjning (Ua FS23/2006, Antagna av kommunfullmäktige den 14 juni 2006, 175) så fastslogs intentionerna för lokalförsörjning. Denna lokalresursplan är ett resultat av det fortsatta arbetet i dessa frågor. 1.2 Syfte Syftet med lokalresursplanering är att Uddevalla kommun skall få en helhetssyn på sina lokaler och sin lokalförsörjning samt en gemensam planering och samordning i lokalförsörjningsfrågor. En lokalförsörjningsgrupp har bildats vars syfte (enl. Kommunfullmäktiges fastlagna "Riklinjer för lokalförsörjning" Ua FS23/2006) skall vara att: - samordna lokalfrågor över förvaltningsgränserna - vara stöd tilllokalbehövande förvaltning - initiera interna lokalbyten - öka nyttjandet av kommunala byggnader - föreslå ändringar i lokalprogrammet 1.3 Målsättning Det övergripande målet för lokalresursarbetet skall (enl. Kommunfullmäktiges fastslagna "Riktlinjer för lokalförsörjning" Ua FS23/2006) "att använda kommunens resurser på bästa sätt". 2. Förutsättningar för strategisk lokalresursplanering 2.1 Övergripande De kommunala verksamheternas behov av lokaler varierar över tiden. Ibland handlar det om att undvika kostnader för outnyttjade lokaler. l andra fall handlar det om att minimera risken att stå utan nödvändiga lokaler när de behövs. Därför är det angeläget att ständigt behovsanpassa kommunens utbud av lokaler. Det förutsätter kontinuerlig strategisk lokalresursplanering. Lokalresursplaneringen kan innebära investeringar samt avyttringar av skiftande storlek. Investeringsbehovet i verksamhetslokaler blir således en viktig del i kommunens budget- och planarbete. Dels i form av investeringsutgifter och därmed finansierings och likviditetsfrågor, dels i form av tillkommande drifts- och räntekostnader. Enligt kommunens författningssamling ska den nämnd som äskar investeringsanslag även redovisa förslag till finansiering av ökade driftkostnader som följd av investeringen. Investeringar får utföras under förutsättning att den verksamhetsdrivande nämnden kan rymma driftkostnaderna, inklusive kapital- och lokalkostnader, inom sin driftbudget alternativt via ökat kommunbidrag. 3

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 En samordning av lokalresurserna kräver en organisation med tydliga rutiner, ansvar och huvudmannaskap. Det övergripande målet ska vara att använda kommunens resurser på bästa sätt. Lokalresursplaneringen är knuten till kommunens årliga verksamhetsplanering och Budgetprocess enligt punkt 5 "Processen för lokalresursplanering i Uddevalla kommun" nedan. 2.2 Tidigare bestut om riktlinjer för lokalförsörjning Uddevalla kommun har antagit "Riktlinjer för loka/försörjning" genom beslut i Kommunfullmäktige den 14 juni 2006, 175, (Ua FS23/2006). l dessa riktlinjer finns antaget hur kommunens arbete kring lokalförsörjning skall bedrivas utifrån: Lokalförsörjningsplan och organisation för arbete med lokalförsörjning Förslag till modell för kommunens fastighetsinnehav Lokalförsörjningsgrupp Lokalpool Ansvarsfördelning Inhyrning av externa lokaler Uppsägningstider och uppsägningsbar enhet Andrahandsuthyrning Denna lokalresursplan har sin grund i dessa riktlinjer och är ett resultat av fortsatt utvecklingsarbete i dessa frågor. 2.3 Tidigare beslut om riktlinjer för internhyra Uddevalla kommun har antagit "Riktlinjer för internhyra" genom beslut i Kommunfullmäktige den 14 juni 2006, 17 4, (U a FS22/2006). l dessa riktlinjer finns antaget hur kommunens arbete kring internhyror i av kommunen ägda lokaler skall bedrivas utifrån: Driftkostnad Planerat underhåll Kapitalkostnad Principer för hyressättning för nya objekt samt vid återinvesteringar Ansvarsfördelning Betalning Förvaltning Hyreskostnad i samband med ombyggnader Hyresjusteringar Kontraktstider Underhåll vid större ombyggnader Tilläggsavtal Underhållsfond Uppsägning Uthyrningsbar enhet överskott och underskott Aterinvesteringar Denna lokalresursplan har sin grund i dessa riktlinjer och är ett resultat av fortsatt utvecklingsarbete i dessa frågor. 4

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 3. Policy för lokalanvändningen 3.1 Övergripande Kommunen ska ha en övergripande lokalresursplan som samordnas med kommunens planerade verksamhet. Tekniska kontoret ansvarar i huvudsak för anskaffning och förvaltning av kommunens egna och förhyrda lokaler. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens egna lokaler. Tekniska kontoret beräknar fysiska och ekonomiska konsekvenser av verksamheternas lokalbehov. 3.2 Nyinvestering i lokaler Investeringar i nya lokaler ska endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visar sig inte kunna lösas inom befintligt fastig hetsbestånd. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekterna på verksamheten. 3.3 Effektivhet och flexibilitet Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet vad gäller stomme samt försörjningssystem eftersträvas. Lokaler ska så långt det är möjligt samnyttjas av flera verksamheter. Vid tillfälliga lokalbehov ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern förhyrning. 3.4 Tecknade av avtal och avveckling av lokaler Tekniska kontoret tecknar hyresavtal för kommunens räkning. Vid nya externt förhyrda lokaler är tekniska kontoret förstahandshyresgäst och hyr sedan ut i andra hand enligt riktlinjer för internhyra. Ansvaret omfattar inte förhyrning av bostäder i byggnader där vård och omsorg bedrivs. (Riktlinjer för lokalförsörjning p7.) Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av verksamheternas långsiktiga behov, visar sig att de inte behövs. 5

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 4. Nuvarande lokalbestånd samt kostnader, övergripande nulägesbeskrivning. 4.1 Lokalytor Ar 2012 nyttjar kommunens verksamheter lokaler till en yta av ca 355 000 kvadratmeter. 80% av lokalerna äger kommunen själv resten hyrs externt. l kommunägda förvaltningslokaler finns verksamheter som bedrivs av externa organisationer (tex privata företag och föreningar) på en yta av 24 293 kvm. Externt Extern Verksamhet kvm Kommunägd förhyrd vht An m. BOU 196 973 174940 22 033 9 327 Exkl. stadshuset so c 75 851 43 839 32 012 12492 Exkl. stadshuset KULF 44554 31705 12 849 2474 Exkl. stadshuset och 11 754kvm i BOU:s skollokaler KLK 7 073 4427 2 646 o Exkl. stadshuset MSB 109 109 o o Exkl. stadshuset RÄDDN.TJ 6 349 5469 880 o TEKN 6963 6963 o o stadshuset 16547 16547 o o Summa 354419 283 999 70420 24293.. Tabe/11 Kommunens forvaltnmgslokaler Fördelning av lokalanvändandet per förvaltning redovisas i figur 1. Ytor fördelade per verksamhet 0% 2% 2 % BON sac KULF KLK MSB RÄDDN.TJ TEKN stadshuset Figur 1 Fördelning av lokalytor per verksamhet Barn- och utbildningsförvaltningen förfogar över den största lokalytan (56 procent). Samtidigt är det inom denna förvaltning som lokalbehovet varierar mest över tid på grund av förändring i befolkningen. strategisk lokalresursplanering krävs inom samtliga verksamheter där tyngdpunkten bör läggas på BOU, SOC och KULF som tillsammans förfogar över 89% av kommunens lokalytor. 6

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 4.2 Lokalkostnader För de lokaler som kommunen själv äger består internhyran idag av: Driftkostnad: Administrationskostnader: debiteras med total faktisk kostnad fördelad per kvm Försäkringskostnader: Fastighetsskatt: Media försörjning: F a stig hetsskötsel: för varje fastighet. debiteras med faktisk kostnad per fastighet debiteras med faktisk kostnad per fastighet debiteras med faktisk kostnad för varje fastighet. (exempelvis: el, olja, fjärrvärme, va, mm) Intern: debiteras med faktisk arbetad tid och material för varje fastighet. Extern: debiteras i enlighet med upphandlade avtal. Planerat underhåll: Kapitalkostnad: debiteras med en fast peng i kr/kvm. Ränta och amortering. Rak avskrivning med kommunens internränta. Nyttjandetid enligt fullmäktiges beslut. Ingen sammanställning av lokalkostnaderna har ännu gjorts inom projektet för 2012. Ambitionen är dock att lokalförsörjningsgruppen under 2013 skall kunna redovisa sammanställningar av lokalkostnader. Stort arbete kommer att läggas ner för att kunna jämföra och sammanställa olika lokalkostand er. Hyreskostnaden för ingående lokaler innehåller olika kostnadsposter och de är då inte jämförbara med varandra. Urval av kostnadsposter kommer att beslutas och hyreskostnaderna kommer att justeras därefter så att jämförbarhet uppnås. Totala hyreskostnaden kommer b l a att framräknas i kr och per kvm. Vidare kommer exempelvis beräkningar att utföras på hur stor andel hyreskostnaden utgör av verksamheternas totala nettokostnad. 7

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 5. Processen för lokalresursplanering i Uddevalla kommun Lokalresursplaneringen är knuten till den årliga verksamhetsplaneringen och budgetprocessen, se nedanstående flödesbild. Utifrån sin Planering om behov av lokalytor upprättar varje förvaltning ett förslag tilllokalprogram på kort (1-3 år) och lång sikt (4-1 O år) vilken sammanstills i denna lokalresursplan (LPR). Figur 2 Lokalresursplan (LRP) i Planeringsprocessen 15/12 Prel. LRP klar l Januari LRP behandlas i KOL Februari - mars LRP behandlas i resp. nämnd Mars LRP beslutas i resl nämnd Mars LRP slutbehandlas i LRP-gruppen April April-maj P redovisas på LRP behandlas i neringsdialogen getarbetet Juni LRP beslutas av KF Oktober -december Arbetet med revidering av LRP för nästa planperiod. Klart 15/12 Företagsdag, Företagsdag, år 1-3 Budgetdialog Nämndsdialoger år 1-3 Verksamhetsplan med internbudget, år 1-3 sam hets- 8

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 6. Faktorer som påverkar verksamheternas framtida lokalbehov 6.1 Lokal- och anläggningsbehovsförändringar utifrån befolkningsutveckling Befolkningsutvecklingen och befolkningssammansättningen har stor betydelse för planering av den kommunala verksamheten bl.a. lokalisering och dimensionering av investeringar som skolor, barnomsorg, äldreomsorg och fritidsanläggningar. Utmaning för den strategiska lokalplaneringen är att matcha den framtida demografiska situationen, både åldersmässigt och geografiskt, med ändamålsenliga lokaler. Detta måste ske med kommunnyttan i fokus och så långt som möjligt inom ramen för befintliga resurser. Uddevalla kommun genomför varje år en Befolkningsprognos som är beräknad per den 31/12 varje år. Totalprognosen är en framskrivning grundad på historisk statistik för in- och utflyttade, flyttarnas ålder- och kön, fruktsamhetstal och dödsrisker. Prognosen utgår från befolkningen för startåret 2011 efter kön och ålder. Sammanfattningsvis så beskrivs förändringarna i prognos för 2012 tom 2018 i följande diagram: Figur 3 Befolkningsutveckling 55000 54000 53000 52000 51000 n; ~ 50000 < 49000 48000 470 00 46000 45000 Befolkninasutvecklhl& 1990-2011 med prognos 2012-2018 Befolkningsprognosen tom 2018 visar på en ökning till ca 55 000 invånare. Jämfört med läget 2011, 52 156 invånare, är det en ökning med ca 3 000 personer eller knappt 6%. 9

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 Fi ur 3 Befolknin sulveckling, barn 0-' -1...:. 5-=å:.:..: r. ---, 4500 Antal barn i ålderskategorier 1990-2011 med prognos 2012-2018 4000 3500 3000-2500 - o-s ~ <( 2000 --10-12 1500-13-15 1000 '----- 500 o ~m~~~~~~~~g ~ ~~~~~6~~~~~~~~~~~ mmmmmmmmmmo oo oooooooo oooo o o oo ~~~ ~~~~~~~~NN NNNNNNNNN NNNNNNN De kommande årem innebär en ökning i åldrarna tom 15 år. Åldergruppen o-5 år, dvs förskolan, kommer att öka med 445 barn eller 12 % till en total på ca 4 100 barn. Åldersgrupperna 6-15 år, dvs grundskolan, ökar med 790 barn eller med 14 %, från ca 5 500 barn till ca 6 300. Fi ur 3 Befolkningsulvecklin, G mnasieåldrar Antal ungdomar i ålderskategorier 1990-2011 med prognos 2012-2018 4000 3500 3000 2500 ~ 2000 <( --16-19 --20-24 ~m~~~~~~~~gog~~~~ö~~~~~~~~~~~ mmmmmmmmrnmooo oo oooooooooooooo ~~~~~~~~~~NNNNNNNNNNNNNNNNNNN Gymnasieåldrarna minskar med 440 eller 15 % till ca 2 400 elever. 10

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 Figur 3 Befoll<nln sutveckling, Äldre 9000 Antal äldre i ålderskategorier 1990-2011 med prognos 2012-2018 o o ~ NMv~w~romo ~ N MV~m~mmo ~ N~ V ~~~ ro mm m mmmmm m mooo o oooooa ~~~~ ~ ~~~ ~ mmmmmmmm m mooo oo oooooooooooooo ~~ ~ ~~~ ~ ~~~ NNNNNNNNNNNNNNNNNNN De yngre äldre, dvs 65-79 år, står för det största ökningen. Antalet ökar med ca 1 100 personer eller 15 % och kommer att uppgå till ca 8 500 personer 2018. De äldre äldre ökar i mindre omfattning, 21 O personer. Ökningen motsvarar drygt 6 %. 6.2 Lokal- och anläggningsbehovsförändringar utifrån politiska beslut Ett flertal generella beslut om inriktningar av olika verksamheter eller verksamhetsområden påverkar lokalresursplaneringan. Exempel på beslut är : Sinclair, där inriktningsbeslut fattats om utbildningslokaler. Rimnersvallsområdet där inriktningsbeslut finns om samling av idrotts och fritidslokaler/anläggningar Energieffektiviseringsstrategi, där beslut om nivåer medför omlokaliseringar och investeringar för att uppnå satta mål. 6.3 Övriga faktorer som påverkar lokal- och anläggningsbehovsförändringar Myndighetskrav som tex tillgänglighet utgör ofta skäl till omlokaliseringar eller anpassningar av befintliga lokaler. Lokalernas ändamålsenlighet utifrån den verksamhets som bedrivs är en förutsättning för att verksamheten skall fungera på ett tillfredsställande sätt. Det är därför av största vikt vid ny- och omlokaliseringar att samtliga krav uppfylls och att lokalerna anpassas innan de tas i bruk. Lokalförsörjningsgruppen skall vara behjälplig med strategiska förändringar på lång sikt och vara involverade i tidiga skeden i förändringsarbetena. Tekniska kontoret skall sedan bistå förvaltningarna i hela förändringsprocesserna till in-/utflyttning. 11

Lokalresursplan 2013-2022, Sammanställning, Uddevalla kommun 2012-12-14 7. Kommunens framtida utvecklingsområden Kommunenens fysiska planering -användningen av mark och vatten - regleras via vår översiktsplan och våra detaljplaner. översiktsplanen är rådgivande, medan detaljplaner är bindande. När det gäller strategi för framtida bostadsetablering så redovisar översiktsplanen följande: 1. Möjliggör en mångfald av boenden i attraktiva, goda livsmiljöer med hänsyn till hållbar utveckling. l Uddevalla ska vi använda vårt kustnära läge till att erbjuda attraktiva boenden. 2. Ta Uddevalla ett steg närmare mot ekologisk och socialt hållbar utveckling med särskilt fokus på att minska energiförbrukning och bli oljeoberoende. 3. Kommunens strategiska plan för de närmaste åren visar en målsättning att öka kommunens invånarantal med ca 400 människor om året. l översiktsplanen redovisas också rekommendationer för var ny sammanhållen bebyggelse ska placeras. Där sägs att den övervägande delen av denna ska placeras i tätorterna Uddevalla och Ljungskile. Därefter redovisas att kompletterande sammanhållen bebyggelse i vissa fall (ex vis om va-anslutning finns) kan förläggas till Skredsvik, Hogstorp, Fagerhult, Kyrkebyn, Rotviksbro eller till kustområdet mellan Ammenäs och Ljungskile alternativt mellan Utby och Sundsandvik. När detta skrivs (oktober 2012) finns det i antagna detaljplaner, vars beslut vunnit laga kraft, en volym av ca 800 lägenheter. (Om beslutet att anta detaljplanen för Skeppsviken vinner laga kraft blir det ca 1 00 ytterligare.) l pågående detaljplanearbeten finns det en volym av, i storleksordningen, 1 400 lägenheter. Bland de färdiga detaljplanerna, med större omfattning av bostäder, som står inför ett genomförande, kan nämnas Sundsskogen (ca 250 lägenheter), Svälte, vid Rotviksbro (ca 140 lägenheter) samt kv Sundberg (ca 90 lägenheter). Bland pågående detaljplanearbeten kan nämnas Sunningeberget (ca 250 lägenheter), "Skarsjövallen" (ca 150 lägenheter) och kv Facklan (Söderskolan) samt "Folkets park" (tillsammans ca 300 lägenheter). l pågående arbete med en fördjupning av översiktsplanen för Uddevalla tätort diskuteras framtida utbyggnadsområden för bostäder. Ett större sådant område är Masshed (mellan Torp och Unda). På längre sikt kan också Vindsvala (bortom Kapelle) bli aktuellt för exploatering. En ganska stor potential kan också finnas i det inre hamnområdet- om de problem som är förknippade med områdets omdaning kan lösas på ett rimligt sätt. l den gällande fördjupningen av översiktsplanen avseende Ljungskile utpekas Ljungs-Berg som ett framtida större exploateringsområde (ca 250 lägenheter). 12