TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jimmy Rudelius 2016-11-03 KFN 2016/0244 50661 Kultur- och fritidsnämnden Intern kontrollplan 2017 kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2017 och överlämnar den till Kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Kommunfullmäktige fattade den 2015-11-30 beslut om ett nytt reglemente för intern kontroll. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska varje år anta en särskild kotrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen och resultatet ska rapporteras till Kommunstyrelsen. Det nya reglementet för intern kontroll gäller från och med 1 december 2015. Riskanalys Som ett led i att ta fram en intern kontrollplan för kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområden har en riskanalys genomförts. Riskanalysen har omfattat följande riskkategorier; omvärldsrisker, verksamhetsrisker, legala risker, ITrisker samt risker i rapportering. De risker som har identifierats inom de respektive riskkategorierna har bedömts avseende hur stor sannolikheten är att skadan/påverkan inträffar samt utifrån konsekvensen om skadan/påverkan inträffar. Utifrån denna riskanalys har sedan kontroller tagits fram. Lolita Persson förvaltningschef Jimmy Rudelius administrativ chef Bilagor Intern kontrollplan 2017 kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. jimmy.rudelius@kalmar.se
Riskanalys Datum 2016-11-04 Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplan 2017 Framtagen av: Administrativ chef Jimmy Rudelius Beslutad av: Kultur- och fritidsnämnden den 17 november 2016 Händelse/Situation anges med utgångspunkt från riskkategorierna Omvärldsrisk Skada/påverkan i Sann o likhet (1-4) Konse kvens (1-4) Riskta l S x K (1-16) Beskrivning Åtgärd Om risktalet är större eller lika med 9 eller om konsekvensen är lika med 4 ska åtgärden alltid fyllas i Ansvarig för att åtgärden genomförs Datum när åtgärden var genomförd Uppföljning Datum när åtgärden ska vara genomförd Önskad effekt (Ja/Nej) Risk att nämnden kan påverkas av att förvaltningen gör fel omvärldsanalyser som leder till sämre beslutsunderlag för nämnden Verksamhetsrisker Låg kvalité eller felaktiga analyser ger sämre beslutsstöd för nämnden vilket kan göra att det tas beslut som motverkar nämndens mål och ambitioner. 1 3 3 Säkerställa att vi genomför omvärldsanalyser inför strategiskt viktiga beslut och att säkeställa att enhetscheferna löpande gör omvärldsanalyser i sitt arbete. Genomgång av minst två nämndsärenden av strategisk art. Genomgång av beslutsunderlag och se om det finns en omvärldsanalys. Målsamordnare oktober Rekrytering av kompetent personal samt behålla personal Att vi ej kan utföra ett kvalitativt arbete samt att det ger hög arbetsbelastning för kollegor. 2 3 6 Säkerställa att vi gör bra förarbete inför rekryteringar i form av kompetensinventering internt och externt, kompetensprofil som stämmer överens med behov, framtidsutmaningar och i relation till kollegors kompetens. Stickprov på rekryteringsprocesser. Gå igenom kravprofiler, motivering till behovet och jämföra med rekryterad person. Stickprov på avgångssamtal. Ta ut minst två avgångssamtal ur en enhet och se vilka skäl till avslut samt hur enhetenschefen arbetar med informationen. HR-specialist oktober Fastställa mål, processer och rutiner Risk att verksamhetsplanerna ej följer de politiska uppsatta målen och att resursena styrs fel. 2 3 6 Verksamhetsplanerna ska vara byggda utifrån nämndens politiska mål som i sin tur bygger på kommunfullmäktiges mål. Risken är att det under denna nedbrytningsprocess försvinner tydligheten och möjligheten till återkoppling av målen. Det kan leda till att verksamheten inte arbetar efter den politiska visionen och målen. Genomföra stickprov av mål i två verksamhetsplaner och jämföra med redovisningen av målen i Hypergene så det finns en tydlig koppling. Genomföra stickprov av mål i två verksamhetsplanern för att se att målen är mätbara och relevanta. Målsamordnare oktober
Organisera och leda verksamheten Risk att tillbud inte rapporteras. Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt 3 3 9 Risk att medarbetarna inte känner till vilka leveranser politiken önskar och/eller fullt ut förstår sin del av processen. Helheten är inte kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker när de ska prioritera bland arbetsuppgifterna. Varje enhetschef måste veta sitt ansvar, sina befogenheter och sina uppdrag. Verksamhetsplanerna på enheterna ska bygga på de politiska målen och Stickprov av tre stycken mål i ska tas fram tillsammans med medarbetarna så att målen är kända. Arbetsbeskrivningarna ska vara kopplade till vilka funktioner som behövs men också till de arbetsuppgifter som skall utföras inom enheten. Detta ihop med rutiner för hur vi ska arbeta och säkerställa att alla arbetsuppgifter utförs är centralt. verksamhetshetsplanen som jämförs med funktionsbeskrivningarna för att se vem som ansvarar för dem. Urval är två stycken enheter. Stickprov av minst en rutin på dessa två enheter och se vem som ansvarar för rutinen och att uppgiften genomförs. Målsamordnare November Risken för att tillbud inte rapporteras bedöms vara hög. Risk att personalen inte känner till var eller hur man ska rapportera tillbud och olyckor. Rapportering ska ske via intranätet. Konsekvensen om detta inte rapporteras bedöms som stor då de Genomföra tre intervjuer med tre Medarbetarna känner inte fullt ut till hur man medarbetare från tre olika enheter om de anmäler tillbud och det system som finns kan i känner till vart man rapporterar tillbud, kan leda till olyckor. 3 2 6 viss mån verka avskräckande. och om de vet det, hur man gör. HR-specialist oktober Risk att bidragsbesluten inte är korrekta Risk att föreningsstöd utbetalas utan att det finns erforderligt underlag eller att fel aktiviteter registrerats 2 3 6 Alla handlingar som krävs för att bidragskriterierna ska finnas med i ansökningen för att ett beslut om utbetalning kan göras. Aktivitetsersättningen bygger på inrapporteringar från föreningarna med liten möjlighet för förvaltningen att säkerställa att de är korrekta. Inrapporteringen och kontrollen och därmed ansvaret ligger hos föreningarna. Stickprov av två beslut för minst tre bidrag där vi kontrollerar att alla handlingar och krav är uppfyllda. Vid minst fem föreningsdialoger intervjuar vi föreningen om hur de redovisar aktiviteter inom föreningen och hur de arbetar med att säkerställa rätt uppgifter i aktivitetskort på nätet. Idrottsutvecklare och kulturutvecklare november Risk att beslutade uthyrnings- och fördelningsprinciper inte följs Risk att konstregistret ej är uppdaterat Risk att fördelningen inte följer riktlinjerna Risk att nämndens ambition med beslutade styrdokument inte får bäring vid fördelninga av tider i kommunala anläggningar. 2 2 eller tolkas på olika sätt av förvaltningen och föreningarna. Detta kan leda till att vissa föreningar och/eller föreningstyper får sämre 4 tider än de ska ha enligt policyn. Stickprov av fyra föreningars bokade tider. Urval av minst tre bokade tider per förening där en jämförelse med önskemål skall göras samt genomföra samtal med bokningsadministratörerna om hur de resonerat kring prioritering och jämföra med policydokumentet. Ekonom Skälet kan vara att förvaltningens interna Risk att förvaltningen inte har ett uppdaterat konstregister och därmed uppföljningsrutiner inte fullt ut följs, och/eller att kontaktpersonerna på enheterna på andra Stickprov av tre enheter. Jämför ej har full koll över kommunens samlade konst. 2 3 förvaltningar ej rapporterar in korrekta 6 uppgifter. inlämnade uppgifter mot verklighet genom platsbesök. Konstansvarig oktober juni, november Legala risker
Hantering av ärende och dokument Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande arkivlag. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende Risk att lagstiftningen inte följs i alla avseenden. 2 3 dokumenthanteringshanteringsplaner och 6 arkivplaner. Ingår i internkontrollverksamheten och den revisionen redovisas i nämnden. se plan för intern kontroll Stödja och utveckla den demokratiska processen Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har lagar och rutiner som ska följas inom den demokratiska processen och om de inte är kända eller inte följs finns risk för att fel görs. I Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen 2 4 den demokratiska processen ingår rutiner för protokoll, motioner, interpellationer, dokumentation av beslutsunderlag, 8 medborgarförslag med mera. Intervjuer med tre utvalda funktioner som har arbetsuppgifter av nämnda slag för att se hur deras kunskap är i området offentlig rätt. Administrativ chef september IT-risk Risk att våra it-system som förvaltningen är systemägare för ej har fullgod drift och backupstruktur Risken är att systemen inte driftas av IT. Det innebär att det är förvaltningen som ska ha backupstruktur. 2 2 Risk att förvaltningen ej har uppbyggda 4 backupstrukturer Genomlysning av de system som berörs och genomföra en kontroll av befintliga backupstrukturer IT-utvecklare juni Risker i rapportering Risk att nämndens beslutade kravrutin ej följs Risk att nämndens beslutade konsekvenstrappa ej följs. 1 3 3 Risk att föreningar underlåter att betala sina fakturor under en längre eller upprepad tid utan att förvaltningen följer handlingsplanen och kallar till möte och upprättar åtgärdsplan, kallar till ett uppföljningsmöte där handlingsplanen gås igenom, kallar till presidiemöte och sista hand konskevens för framtida eller nuvarande bokningar i kommunala anläggningar. Stickprov av två månaders skuldlistor i följd. Finns det föreningar som ej betalat i tid ska en avstämning mot upprättade mötesprotokoll, annan dokumenation och ev handlingsplaner göras för att se om rutinerna följts. Nämndsek/utredare oktober Risk att fakturor ej betalas i tid Risk att vi ej betalar fakturor i tid. 1 3 3 Risk att våra rutiner inte stödjer att en ansvarig motagare eller beslutsattestant vidarebefodrar sina fakturor vid frånvaro. Stickprov av var 20:e faktura för att se om den betalats i tid. Ekonomiadministratör maj, september Brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävsoch integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av attattestförteckningarna inte är uppdaterade och/eller kommunicerade med medarbetarna eller att man som medarbetare Stickprov av 10% av alla attesteringar på Risk att vi ej följer beslutade ser attestordningen som hindrande i effektivt fakturor och utbetalningar som attestordningar. 2 3 6 arbetssätt.. överstiger 10 000 kr. Ekonomiadministratör september Risk att representation och resor ej är korrekta Risk att det saknas syfte, deltagare och erforderliga dokument för att representationen eller resan ska följa kommunens regelverk. 2 3 6 Det finns risk att vi inte fullt ut följer reglerna vid resor och representation. Ansvaret ligger i slutändan på chef när hen ska attestera men det åligger medarbetaren att både känna till och följa reglerna. Stickprov av var tioende faktura kopplad till representation och resor och jämföra med kriterierna. Löneadministratör maj, september
Dokumentansvarig Anna A Johansson Tillhör dokument 1 (1) Riktlinjer för intern kontroll