TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2017-03-13 SN 2017/0143.11.01 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning bostad med särskild service Calmia Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Calmias verksamhet gjordes av socialnämnden 2016-11-16 och verksamheten visar liksom tidigare en service och omvårdnad som fordras för att brukarna ska tillförsäkras goda levnadsvillkor. Gruppbostaden har en hemlik miljö med en familjär riktning. Verksamheten har fullföljt åtaganden i inlämnad handlingsplan 2016 men verksamheten ombeds planera åtgärder som säkerhetsställer att adekvat kunskap underhålls och att nödvändiga rutiner finns på plats. Calmia vill anställa en föreståndare som idag inte har kompetens som motsvarar IVO:s (Inspektionen för vård och omsorg) utbildningskrav. De har efter dialog med IVO anställt denna som vice föreståndare under förutsättning att nuvarande föreståndare finns kvar. Kommunen har bett Calmia vidta åtgärder för ovan nämnda förbättringsområden samt utbildningsplan för den tilltänkte föreståndaren. Calmia har besvarat detta med åtgärder i handlingsplan. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Kvalitetsuppföljning Handlingsplan Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (9) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Gruppboende Gula gatan. Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Calmia. Föreståndare/verksamhetsansvarig Föreståndare Verona Karlsson. Vice föreståndare Anette Åberg. Telefon 0480-420858 Hemsida Nej. Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS 9:9 Antal omsorgstagare i verksamheten 3 Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn och verksamhetschef insatser funktionsnedsättning Niklas Hermansson. Medicinansvarig sjuksköterska Annika Lindqvist. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Anette Åberg, Vice föreståndare och Göran Stridsberg ordförande, styrelse medlem Bonny Andersson, styrelsemedlem Marita Andersson. Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (9) Datum för kvalitetsuppföljningen 2016-11-16 Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Under kvalitetsuppföljningen visar verksamheten liksom tidigare en service och omvårdnad som fordras för att brukarna ska tillförsäkras goda levnadsvillkor. Gruppbostaden har en hemlik miljö med en familjär riktning. Verksamheten har fullföljt åtaganden i inlämnad handlingsplan 2016 men det kvarstår emellertid ett behov av ett eget ledningssystem för att självständigt kunna tillgodogöra och säkerhetsställa kompetens, rutiner, regelverk och kvalitetsutveckling. Det finns exempelvis liksom tidigare ingen rutin för synpunkts/ avvikelsehantering för vare sig brukare eller personal. Avtalet tydliggör verksamhetens ansvar rörande adekvat kompetens, omvårdnad och service utifrån lagar och föreskrifter samt dokumenterat kvalitetsarbete. Kvalitetsgranskarna ger tips om informationskällor såsom nyhetsbrev från socialstyrelsen, Sveriges kommuner och landsting, Kunskapsguiden (www.kunskapsguiden.se) såväl som färdiga tjänster med helhetslösning. Verksamheten har haft dialog med IVO som gett besked om att Anette Åberg inte har tillräcklig kompetens för att kunna inneha funktionen som föreståndare. IVO har dock uppgett till verksamheten att Anette kan fungera som Vice ordförande till dess att hon innehar denna kompetens. IVO har också föreslagit utbildning för detta, en sju poängs kurs som tillhandahålls mot avgift. IVO ska ha uppgett till verksamheten att detta är i sin ordning så länge som Verona Karlsson finns kvar som föreståndare. Verksamheten har lämnat in årsberättelse med ekonomisk redogörelse för 2016 men det saknas en verksamhetsberättelse som enligt avtal skall inlämnas årligen senast 31:a maj. En verksamhetsberättelse ger en utförligare bild av verksamheten och beskriver händelser från året med planer framåt. Detta möjliggör en skildring av hur avtalets olika delar tas i beaktande och hur verksamheten ämnar utveckla sig utifrån identifierade förbättringsområden. Förbättringsområden Utifrån intryck och slutsatser ovan behöver verksamsamheten genomföra tre förbättringsåtgärder: 1. Gällande rollen som föreståndare så behöver verksamheten senast 28 februari införskaffa och till kvalitetsgranskarna överlämna skriftlig bekräftelse på godkännande från IVO avseende organiseringen med Verona Karlsson som föreståndare och Anette Åberg som vice föreståndare. Vid kvalitetsuppföljningen uppgav verksamheten att det fortfarande finns avsikt om att Anette Åberg ska överta rollen som före-
3 (9) ståndare och att detta kommer ske när hon fått adekvat utbildning. I samband med de planerna (som bör framgå i verksamhetsbeskrivning, se punkt 3 nedan) behöver en individuell utbildningsplan utformas i dialog med IVO. 2. Verksamheten uttrycker själv ett behov av informationskanaler för att säkerhetsställa kompetens och kunskap om nya lagar, regelverk samt för kvalitetsutveckling. Efterfrågade åtgärder gällande dokumentation och rutiner är genomförda men fortfarande med en osäkerhet exempelvis kring utveckling av rutin för synpunktshantering och hur verktyg som genomförandeplan kan användas fullt ut. För att komma tillrätta med detta behöver verksamheten utforma ett självförsörjande system som garanterar att adekvat kompetens och kunskap underhålls. Ett förslag är att göra detta genom att som rutin tillämpa Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd som checklista http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6-38/ till hjälp finns också tillhörande handbok http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 Av anledningar som beskrivits ovan upprepas inte länkhänvisning till publikationer såsom det gjorts i tidigare kvalitetsuppföljningar. Verksamheten hänvisas istället till nämnda riktlinjer ovan så att verksamheten på egen hand kan inhämta nödvändig kunskap och information som en del i en lärprocess. 3. I samband med inlämnande av årsredovisning behöver även en verksamhetsbeskrivning bifogas omfattande 2016 års händelser (såsom genomförda aktiviteter utifrån 2015 års handlingsplan) och planer framåt inkluderat 2016 års handlingsplan. (Se mall i bifogad fil). Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits vilket innebär den 28 december 2016. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs.
4 (9) Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal, verksamhetsberättelse, tillstånd samt föregående kvalitetsuppföljning med handlingsplan. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att personer med funktionshinder får möjlighet att bo tillsammans på grupp boendet och att dessa personer får möjlighet till ett liv i gemenskap med andra och delaktighet i samhällslivet. Stiftelsen skall på alla sätt verka för att stödja och stimulera deras utveckling som individer.
5 (9) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? 2 årig gymn.utb. 20 års arbetserfarenhet och anställd på Calmia sedan 1999. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Inga kompetenskrav. Människor som är kända i verksamheten. Vid tidigare uppföljning har uppgetts att man skulle kräva USKA kompetens vid behov av nyrekrytering. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Nej. Men en gemensam diskussion har genomförts under året där utbildningsområden av intresse har identifierats, såsom HLR och åldringsvård. Skriftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja enligt tidigare års uppföljning. Information om verksamheten, lokaler och arbetsrutiner kring brukarna. Kommentar Arbetet med kompetensbehov behöver dokumenteras och redovisas i verksamhetsbeskrivning. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ej aktuellt, ingen ny brukare. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? I händelse av fel eller försummelse av verksamheten eller dess personal. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Fyra. Hur många personer är anställda? Fyra samt ca 5 timvikarier. Hur många personer har arbetat minst ett år? Samtliga heltidsanställda.
6 (9) Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja muntlig info samt underskrift av tystnadsplikt. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Nej. Anställer endast personer det finns kännedom om. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja Kommentar MAS ger exempel på hur genomförandeplan kan användas på bästa sätt som verktyg för delaktighet och uppföljning. Råd och tips tillhandahålls från källor såsom socialstyrelsen, Sveriges kommuner och landsting samt Kunskapsguiden. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Har inte varit aktuellt. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Har inte varit aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Nej. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja på det viset att de vet att de kan vända sig till personal eller anhöriga (vilket
7 (9) de gör). Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Kommentar: Verksamheten ombeds se över synpunktshantering och behov av skriftlig rutin. (Se länkar under handlingsplan sida 3). HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Kontaktuppgift till SSK finns på anslagstavla. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Förvaras med i individuella lådor i säkerhetsskåp tillsammans med dokumentation. Dosett ej aktuellt. Med förvaras i förpackning med ordination på förpackning. Kommentar Vid föregående kvalitetsuppföljning efterfrågade verksamheten ett besök av MAS för att få information om bland annat avvikelsehantering. Ett sådant besök planerades därför in under föreliggande kvalitetsuppföljning. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Ja september 2016. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Nej inte på det sättet att de deltagit i upprättandet av genomförandeplan. Detta är problematiskt eftersom det är svårt att genomföra utan ledande frågor. Brukarna har däremot inflytande på genomförandeplanen genom att
8 (9) deras synpunkter och intressen som framkommer på annat sätt i vardagen tas i beaktande. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Nej men sker naturligt vid måltider och fika. Kommentar Verksamhet råds att via tidigare nämnda källor i denna rapport tillgodogöra sig information och stöd i brukardelaktighet och inflytande i genomförande planer. Tillgänglighet Samtliga enskilda (avser boende) har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. Ja badrum och trinettkök De enskilda (avser boende) har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Ja Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd eller utifrån Handisams riktlinjer Nej men är byggt efter handikappad standard. Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Nej känns ej relevant med tre brukare. Eftersträvan görs att tillgodose önskemål direkt och via genomförandeplan. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? (Socialförvaltningen). Mycket bra. Hur fungera samverkan med DV, habilitering och andra resurser? Brukarna har olika daglig verksamhet och samverkan med dessa fungerar mycket väl. När det finns behov av vuxenhabilitering fungerar dock kontakt och dialog mycket dåligt. Upplevelsen är att det inte går att erhålla vuxenhabilitering. Det är också mycket svårt att få adekvata läkarintyg i brist på habiliteringsläkare.
9 (9) Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Har ej haft kontakt under året men har inte heller funnits behov av detta. Samarbetet fungerar väl när det behövs. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamheten ser positivt inför framtiden och förlängt avtal. Förändringar i verksamheten? (Anmälningsskyldiga förändringar som kan påverka boendet, verksamheten och/ eller ekonomi). Nej. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Nej. Kommentar: Verksamheten ombeds sammanställa verksamhetsbeskrivning.
Stiftelsen Calmia. Handlingsplan över åtgärder som stiftelsen Calmia ämnar vidtaga med anledning av socialförvaltningens i Kalmar kommuns kvalitetsuppföljning 2016-11-16. Stiftelsens ledning har tagit till sig de synpunkter som granskarna framfört gällande behov av ett eget ledningssystem för att självständigt kunna tillgodogöra och säkerställa kompetens, rutiner, regelverk och kvalitetsutveckling. Prenumerationer av nyhetsbrev från Socialstyrelsen, Sveriges kommuner och landsting, Kunskapsguiden, har genomförts och Socialstyrelsens handbok Bostad med särskild service för vuxna har hämtats hem från nätet. Stiftelsens ansvarige kommer tillsammans med föreståndaren att fortsättningsvis följa upp de förändringar som sker i lagar och regelverk som styr verksamheten och informera övrig personal. Rutiner för synpunkts/avvikelsehantering kommer att upprättas. Kopia av dessa rutiner kommer att tillställas granskarna under februari 2017. Beträffande verksamhetens föreståndare kommer vi att som krävts senast den 28 februari 2017 redovisa ett godkännande från IVO gällande hur vi kan organisera rollerna som föreståndare respektive vice föreståndare. Avsikten är att Anette Åberg under 2017 skall inhämta kan kunskap som krävs av IVO för att godkännas som föreståndare i gruppbostad. Kompetensutvecklingsplan kommer att utarbetas och dokumenteras. Verksamhetsberättelse 2016. Kommer att upprättas i enlighet med ställda krav. Kommer att redovisas senast 28 februari 2017. Kalmar den 28 december 2016 Stiftelsen Calmia Göran Stridsberg