Utvärdering av SELMA-projektet Ett år efter sammanslagningen Inger Sundström och Camilla Källgren Region Värmland Länsbiblioteket maj 2010 Region Värmland Länsbiblioteket maj 2010
Inledning Biblioteken i Värmland har sedan länge haft ett gränsöverskridande regionalt samarbete som har kommit till stor nytta för medborgarna i Värmland. 2004 startades projektet Bibliotek Värmland, ett samverkansprojekt med hög kvalitet på biblioteksservicen, med högsta möjliga kompetens och en effektiv samordning av resurserna för användarnas bästa som mål. Eftersom all verksamhet tar sin utgångspunkt i individens behov skall alla tjänster ska vara tillgängliga på enklast möjliga vis för den enskilde. Bibliotek Värmland sätter brukaren i centrum och den övergripande tanken är att tillgodose individens behov av upplevelser, bildning och utbildning genom en god medie- och informationsförsörjning för att ta tillvara den kraft och kunskap som finns hos bibliotekspersonalen. Bibliotek Värmland ska upplevas som ett (1) bibliotek oberoende av vilken fysisk lokal man besöker. Det är också viktigt att de virtuella resurserna kan utnyttjas oberoende av var man befinner sig. I Värmland finns en god infrastruktur för detta. Bibliotekens virtuella tjänster har användaren i fokus, det gäller t ex kataloger (opac:ar), databaser och e-medier. Våren 2008 beslutade tolv bibliotekschefer att gå ihop i en gemensam server och konvertera sina biblioteksdatasystem till ett gemensamt i ett projekt, SELMA. En projektledare från Länsbiblioteket tillsattes och en projektplan togs fram. Deltagande bibliotek i SELMA är: Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad, Kil, Munkfors, Säffle, Torsby och Årjäng. Samtliga bibliotek hade redan tidigare biblioteksdatasystemet Book-IT och det var det system som också skulle användas. De fyra kommunbiblioteken i länet, som valde att stå utanför samarbetet, har Libra-system. Det sista biblioteket konverterades in i Selma-systemet 3 december 2008 och projektet avslutades vid årsskiftet. Länsbiblioteket, Region Värmland bidrog med 300 000 kr till projektet resterande kostnader för sammanslagningen delades mellan biblioteken. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 2
UPPDRAGET Bakgrund På ett styrgruppsmöte beslutades att en utvärdering skulle göras efter att hela SELMAsystemet har varit i drift ett år. Vi vill se om SELMAS effektmål är uppfyllda. Projektets mål som skulle uppnås var:!! alla invånare i Värmland ska få del av det totala bokbeståndet!! besparingar för biblioteken via stordrift!! nya tillgänglighöjande tjänster Organisation SELMA-systemet ägs av Region Värmland, Länsbiblioteket. Region Värmland är avtalstecknare mot de externa leverantörerna och har idag avtal med Karlstads IT-avdelning för systemdrift, Karlstads stadsbibliotek för 50% systemförvaltare samt Axiell för BookIT-licenser. SELMA styrgrupp består av de tolv deltagande bibliotekens chefer/ansvariga. Ordförande är länsbibliotekarien Anna Christina Rutquist. Styrgruppens befogenheter är att besluta om frågor som läggs fram för styrgruppen. Besluten fattas i konsensus med undantag för frågor av den karaktär som måste beslutas i högre instans. SELMA-gruppen, bestående av systemansvariga på de tolv biblioteken, är den grupp som träffas på regelbunden basis för att vara "motorn" i systemet. De ska samordna så att systemet fungerar på bästa sätt och de ska också blicka framåt och hålla sig a jour med nyheter om moduler och dylikt. Förslag som SELMA-gruppen lägger fram rörande organisation och ekonomi måste upp till styrgruppen för beslut innan de kan verkställas. Kostnadsfördelning i SELMA räknas ut efter en kostnadsfördelningsnyckel. 16% av kostnaderna delas lika mellan de 12 deltagande biblioteken. Resterande, 84%, delas enligt en fördelningsnyckel där procentsatsen sätts efter antalet kommuninvånare i förhållande till det totala antalet. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 3
Syfte Syftet med denna utvärdering är att undersöka och analysera projektet SELMA. Inger Sundström och Camilla Källgren, på uppdrag av SELMA-styrgrupp, har genom en enkät samlat in synpunkter och kommentarer från bibliotekspersonal, som arbetar i BookIT. Utvärderingen ska visa hur bibliotekspersonalen tycker att det fungerar, samla deras synpunkter och lyfta frågor som styrgruppen kan välja att fortsätta arbeta med för att förbättra SELMAsamarbetet. I denna utvärdering deltar endast bibliotekspersonal. Ingen utvärdering av allmänhetens synpunkter har gjorts. Webbaserad enkätundersökning Ett elektroniskt frågeformulär har tagits fram med ett frågebatteri på 56 frågor. Länken till formuläret har mailats ut till SELMA-bibliotekens chefer som i sin tur har vidarebefordrat ut det till sina anställda. Endast anställda som arbetar i systemet har deltagit. Sammanlagt 78 respondenter deltog. Enkäten är uppdelad i olika delar, de är: Söka Cirkulation Avgifter Reservationer Körningar och utskrifter Inköp System Fjärrlån Kommunikation & teknik Service till låntagarna Eget arbete Enkäten besvarades utifrån respondenternas personalkategori. T ex System-delen besvarades endast av de som arbetar i systemet med parametrar och liknande osv. För att undersöka hur inställningen till SELMA-samarbetet ser ut hos bibliotekspersonalen har vi också sett på om bibliotek i det sk Korvensamarbetet skiljer sig från de som inte har en erfarenhet av att samarbeta. Enkäten låg ute på nätet och kunde besvaras under tiden 20-31 januari 2010. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 4
Söka En gemensam katalog är en stor förändring för de som har haft ett eget system tidigare. När personalen söker i Expertsök får de ett resultat för hela beståndet. För att göra det enklare ställer man in sökningen på det egna bibliotekets bestånd. ENKÄTSVAR 3. Hur fungerar det att söka i Expertsök? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Innan SELMA-sammanslagningen Efter SELMA-sammanslagningen 4. Hur använder du inställningarna när du söker? Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 5
På annat har majoriteten svarat: Söker i första hand på egen avdelning och eget bestånd, breddar sökning och visning vid behov. Söker först i hela SELMA, vid många träffar lägger till avdelning. Skiftar hela tiden mellan egna och hela beståndet. Använder begränsningar som t ex placering, medietyp eller nivå. Skriver in söksträngen för egna enheten när det är viktigt för låntagaren att få boken i handen genast. "Lite avigt att gymnasiebibliotekens bestånd finns med, då vi ändå inte kan låna från dessa. Ibland blir beståndslistan väldigt lång..." REFLEXION Sökningen får överlag högt betyg och anmärkningsvärt nog högre efter sammanslagningen och icke Korven-biblioteken tycker att det fungerar bättre än de före detta Korven-biblioteken. De flesta verka arbeta med att ställa in egen enhet. Många av de svarande tycker ändå att det är positivt att kunna se hela SELMA-beståndet. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 6
Katalogisering Katalogen är gemensam för Selma-biblioteken men också för de övriga kontoorganisationer som ingår i systemet, och det ska finnas en katalogpost per bok m m. Nykatalogisering och inläggning av ämnesord m m behöver bara göras en gång. 14 av respondenterna arbetar med katalogisering. Majoriteten har svarat att de tycker att det fungerar mycket bra med en gemensam katalog. ENKÄTSVAR 7. Hur tycker du att det fungerar med gemensam katalog? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 7
Cirkulation Inför sammanslagningen fanns det många frågor om rutiner och regler att ta ställning till. Det finns parametrar som är övergripande och måste ställas in på kontoorganisationsnivå, dvs gälla för alla SELMA-bibliotek. Fyra grupper arbetade med att förbereda och se över regler och rutiner inför sammanslagningen. Ett dokument har sammanställts som ska vägleda personalen i det dagliga arbetet som t ex hur man ska lägga upp en ny låntagare. ENKÄTSVAR 9. Har ditt bibliotek ändrat rutinerna efter SELMA Om ja, vad har ändrats? För låntagarna kan använda sitt personnummer istället för bibliotekskort personalen är noggrannare med att ta legitimation underskrifter av föräldrar till nya låntagare som är barn ändrad ålder för vuxen ändrade böter ingen nyregistrering för låntagare i SELMA ändrade låntagarkategorier hantering av låntagare med skyddad identitet Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 8
Fjärrlån reservationer görs direkt på låntagarna Sökning söker först enbart i SELMA-katalogen innan man går till Wermsök SMS har infört SMS skicka SMS-meddelanden Tystnadsplikt har en blankett som ska skrivas under av alla anställda 11. Följer du riktlinjerna i SELMA - regler & rutiner för låntagarinläggning? Hur tycker du att de nya rutinerna fungerar? Bra, tycker de flesta. Bra att det finns nedskrivna rutiner Några få tycker att det är så där, Ok "De fungerar bra, med ett undantag: man kan lägga in nya låntagare som ej är folkbokförda i Sverige med ett tiosiffrigt samordningsnummer från Skatteverket, inte personnummer så det uppdateras inte av SPAR". "För vissa barn som får lånekort via skolan får vi inte de fyra sista siffrorna i personnr och då lägger vi in med endast födelsedatum." Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 9
13. Har ditt arbete ändrats? Om ja, på vilket sätt har det ändrats? Reservation enklare procedur Låntagare lättare att reservera i SELMA lånar in/ut mer reservationskön fungerar inte bra i systemet. Den är missvisande! fler transportlådor och tyngre hantering spar tid många plocklistor värmlandslånen är mycket lättare att hantera bättre översikt i Expertsök lättare att återlämna på andra bibliotek bättre service REFLEXION Frågan kan ha blivit "felaktigt" tolkad som en allmän fråga om ändrade rutiner och inte så mycket cirkulation. Förvånansvärt många, 24%, vet inte om rutinerna på biblioteket har ändrats. Många har dock gett synpunkter på låntagarinläggningen och det är där de flesta Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 10
upplever att rutinerna har ändrats. Nästan alla som har kommenterat har tyckt att rutinerna för låntagarinläggningen fungerar bra. Dokumentet Regler och Rutiner har antagits av styrgruppen och är gällande för personalen i SELMA. Alla bör veta om att dokumentet finns och att man ska följa det. Majoriteten av respondenterna anser att arbetet har förändrats efter sammanslagningen. De flesta tycker att det har blivit enklare att låna från andra SELMA-bibliotek och att det har blivit smidigare för låntagarna. De negativa synpunkterna handlar om transporter och hanteringen av plocklappar, medier och lådor. De nya rutinerna tycker de allra flesta fungerar bra. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 11
Avgifter Avgifterna skiljer sig mellan biblioteken i SELMA. En grupp bestående av bibliotekschefer bildades, Regel-gruppen, som hade i uppgift att ta fram ett underlag som skulle antas i styrgruppen. 67 % tycker inte att det finns några problem med att ha olika avgifter. Övriga tycker att det kan uppstå problem och att det är önskvärt att jobba för att få samma avgifter för hela SELMA - allt för att göra det lättare för låntagarna. ENKÄTSVAR 23. Tycker du att det är ett problem att reservationsavgifterna skiljer sig mellan biblioteken? Kommentarer på frågorna Hur fungerar det, tycker du? och Uppstår det ofta problem p.g.a. att biblioteken har olika avgifter? och Tycker du att det är ett problem att reservationsavgifterna skiljer sig mellan biblioteken? Drygt 75% upplever inte något problem. Borde kunna enas om samma avgifter i hela SELMA-systemet är det många som tycker. Enklare med en gemensam policy. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 12
"Man ska inte behöva betala för att få köa på en bok" "Ibland när en bok är förkommen och olika taxor gäller på olika bibliotek". "Låntagarna har god förståelse för det och uppskattar den service som systemet ger." "Vi har inte haft så mycket sådana diskussioner här på biblioteket, men helt klart känns det inte om vad det är som gäller." "Nej, det utlånande bibliotekets regler och projektet har skapat regler för hur vi hanterar skulder som uppstått på andra bibliotek i systemet." "Man får komma ihåg att ta bort reservationsavgiften direkt när man reserverar böcker från bibliotek som tar ut avgift." "Det kanske borde vara lika men som ett litet bibliotek på landsbygden vill jag erbjuda denna service gratis." (reservationer) "Svårt förklara för låntagaren." REFLEXION Några bibliotek har reservationsavgifter men merparten av SELMA-biblioteken har det inte. Detta upplevs inte som något stort problem av personalen men merparten tycker ändå att det är önskvärt att samtliga SELMA-bibliotek slopar avgiften. Övertidsavgifterna skiljer sig också mellan biblioteken, men en avgift som är (nästan) gemensam är maxavgift för försening, som är 150 kronor per återlämningstillfälle, och likaså den avgift som leder till att låntagare spärras, 150 kr. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 13
Reservationer I den gemensamma kontoorganisationen är det relativt lätt att reservera och låna mellan biblioteken, och reservationerna görs direkt till låntagaren. SELMA-biblioteken har inte gemensam reservationskö, reservationerna hamnar normalt på enheterna i den kommun där hämställebiblioteket finns. När man lägger in reservationer i Book-IT kan personalen enkelt skilja på ansvarande (ägande) enhet och hämtställe, låntagaren som reserverar i OPAC kan endast välja hämställe. ENKÄTSVAR 16. Reserverar du ofta medier från andra bibliotek till låntagare? Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 14
17. Hur tycker du att det fungerar? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra 18. Känner du till hur reservationssamarbetet och reservationsköerna fungerar inom SELMA-samarbetet? 19. Vilka fördelar tycker du att det finns med detta? snabbt och enkelt slipper fjärrlånen låntagarna får tillgång till ett betydligt större mediabestånd böckerna är utlånade mer böckerna finns för det mesta att reservera på något annat bibliotek Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 15
20. Vilka nackdelar/problem? Reservationskön visar antalet reservationer för hela systemet fastän kön inte är gemensam. Könumret hämtas från den gemensamma kön fastän man köar på exemplaren i "sin" kommun, det faktiska könumret är nästan alltid betydligt lägre än vad som visas när man reserverar, låntagarna kan lätt bli avskräckta av den höga kösiffran. Transport 21. Upplever du att ditt bibliotek lånar in mer från andra bibliotek nu än före SELMA-sammanslagningen? Kommentarer "Eftersom man har god översikt på beståndet i hela SELMA och även kan se aktiviteten på varje exemplar för sig och bedöma om det är LÄMPLIGT att göra en reservation. Det är mycket bra! Man upplever att andra bibliotek lånar mer av sitt bibliotek nu Färre yttre fjärrlån (från bibliotek utanför länet) lättare för all personal att reservera direkt på andra bibliotek istället för att vara tvungen att skriva in i fjärrlånemodul Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 16
REFLEXION Glädjande är att det fungerar bra och att respondenterna är insatta i hur reservationssamarbetet fungerar. Det positiva med reservationerna i SELMA kan kort sammanfattas: Snabbt, enkelt, lättare för låntagarna och större utbud! Det negativa med reservationer i SELMA är reservationskön som de flesta klagar över! Nya böcker försvinner direkt till andra bibliotek - några få kommenterar transporter. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 17
Körningar och utskrifter Frågan har besvarats endast av de som arbetar med körningar och utskrifter. Eftersom det i BookIT endast finns två organisationsnivåer, kontoorganisation och enhet, görs de flesta körningar enhetsvis, t ex kravkörningar. Nyhetsservice och övertidsvarning körs numera centralt av Karlstad ENKÄTSVAR 25. Arbetar du med att köra ut krav, reservationsmeddelanden eller liknande? Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 18
26. Hur har arbetet med att köra ut krav, reservationsmeddelanden och liknande ändrats efter SELMA-sammanslagningen? 27. Kommentar Krångligt i början med det har satt sig ingen större skillnad fungerar bra rutinerna har ändrats ngt bra att köra vissa påminnelser centralt vissa bibliotek slipper köra övertidsvarning, SCB-statistik mm REFLEXION De flesta tycker detta fungerar bra, och är också nöjda med att några delar går ut centralt. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 19
Inköp Frågan har besvarats endast av de som arbetar med inköp. 42 av 78 respondenter arbetar med inköp. Frågorna i enkäten handlar dels om inköpsmodulen i BookIT, som nu är gemensam men där man genom inloggning och behörigheter kan styra användandet till de egna enheterna, och dels om urvalsprocessen. De allra flesta tycker inte att arbetet har förändrats efter sammanslagningen. ENKÄTSVAR 29. Har inköpsarbetet förändrats efter SELMA-sammanslagningen? 30. Hur fungerar det att arbeta med förvärv i BookIT efter SELMAsammanslagningen? Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 20
Enklare. På vilket sätt? Köper mer på efterfrågan och lita på att smalare utbud finns på de större biblioteken Krångligare. På vilket sätt? "Skärmbilden blir rörigare, det tar längre tid att hitta rätt" "Måste göra flera körningar". "Man måste vara mer uppmärksam på när man lägger reservationer på nyinköpt material". 31. När ni på ditt bibliotek väljer vad som ska köpas in, tittar ni också vad som finns på andra bibliotek inom SELMA? REFLEXION De flesta tycker att arbetet med inköpsmodulen fungerar ungefär som förut men att man måste vara mer uppmärksam för att det ska bli rätt. Vid urval över vad som ska köpas in tittar de allra flesta på vad som finns på andra bibliotek inom SELMA. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 21
Fjärrlån Eftersom SELMA-biblioteken är en kontoorganisation används en och samma Fjärrlånemodul i Book-IT, men genom BookIT-inloggningen styrs arbetet till de egna enheterna. 58% anser att fjärrlånehanteringen har förändrats efter sammanslagningen ENKÄTSVAR 32. Har fjärrlånehanteringen förändrats efter SELMA? Om ja, på vilket sätt har det förändrats? Inget hanterande av Värmlandsböcker i modulen Fler böcker att hantera blivit enklare och smidigare antalet fjärrlån har minskat "Måste kolla så att fjärrlånet läggs in på rätt bibliotek om flera bibliotek gjort beställningar." "Större risk att göra fel, längre och röriga biblioteksregister." Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 22
"Ja, oh ja! Vi slipper ju lägga in alla lån inom länet i modulen = sparar enormt mycket tid. Men i övrigt, rutiner och dylikt kring fjärrlån, är ganska oförändrade" 33. Har antalet riktiga fjärrlån minskat? REFLEXION De "riktiga" fjärrlånen har minskat rejält p.g.a. att man lånar det mesta inom SELMA och då läggs reservationen direkt på låntagaren och behöver inte registreras i fjärrlånemodulen, vilket upplevs som mycket positivt! SELMA har blivit mer självförsörjande. Några få kommentarer om att arbetet i fjärrlånemodulen blivit krångligare, man måste vara mer uppmärksam p g a att alla bibliotek delar modulen. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 23
System Inför arbetet med konvertering till en gemensam kontoorganisation fick vi en projektledare på Axiell, som fungerade som konverteringsansvarig på Axiell, som levererade checklistor och tidsplan, informerade och svarade på frågor om vad som skulle hända. Tidsplanen hölls bra, men exakt vad som skulle följa med och inte i konverteringen var inte alltid glasklart. I konverteringen fick korven-biblioteken med nästan allt medan övriga bibliotek fick jobba med dubbla system tills utlånen i gamla systemet hade släckts. Arbetet med BookIT har förändrats för systemansvariga på SELMA-biblioteken. 15 systemansvariga deltog i enkäten. De flesta tycker att det har blivit enklare och roligare efter sammanslagningen, och tycker att det fungerar bra i den gemensamma kontoorganisationen. ENKÄTSVAR 34. Hur tycker du att konverteringen fungerade? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Kommentarer Smidigare än väntat över förväntan medfört dubbelarbete för att viss data inte följde med konverteringen totalt kaos i ett halvårs tid krångligt med två system otydligt från Axiell Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 24
19% av respondenterna är systemansvariga och har svarat på nr 37 och 38. 37. Hur har ditt arbete som systemansvarig påverkats efter SELMA-sammanslagningen? 38. Hur fungerar det att arbeta med inställningar, cirkulationsparametrar mm i den gemensamma kontoorganisationen? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Kommentar förstår inte alltid varför det inte fungerar ibland med att lägga på v, man måste lägga på enhet Jag har inte gjort det så mycket sedan sammanslagningen, men har inte upplevt några problem. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 25
REFLEXION 73% av respondenterna tycker att konverteringen fungerade bra eller mycket bra. Intressant är att icke Korvenbiblioteken är mer positiva, 82%, jämfört med Korvenbiblioteken. Kommentaren om konverteringen är skiftande, allt från fungerade över förväntan mycket bra till totalt kaos. De som uttrycker mest problem är personal från icke-korvenbibliotek. Det är tydligt att det är viktigt med en fast struktur på arbetet, både för oss ansvariga och på de lokala biblioteken, detta för att minimera det merarbete som det ändå innebär att gå in i ett gemensamt system och köra dubbla system, som icke-korvenbiblioteken fick göra under en längre period. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 26
Kommunikation & teknik I och med sammanslagningen jobbar SELMA-biblioteken nu i ett mycket större system än tidigare. Kommunikationen har ändrats från att endast ha en koppling till sin egna IT-avdelning till att nu kopplas upp på Karlstads nät. Av naturliga skäl så blir också t ex mängdsökningar mer tidskrävande i ett större system vilket vi kan se på kommentarerna. ENKÄTSVAR 40. Hur tycker du att BookIT fungerar jämfört innan konverteringen? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 27
41. Jag tycker att det är: Kommentar Vet ej 11 ingen skillnad 13 ngt segare 2 lika 2 mindre stabilt 1 Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 28
42. Hur fungerar supporten efter SELMA-sammanslagningen? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra REFLEXION Överlag är man mycket positiv till hur BookIT fungerar efter sammanslagningen, Icke-Korvenbiblioteken är marginellt mer positiva. 60% upplever systemet som snabbare och mer driftsäkert efter konverteringen. Här är skillnaden ganska stor mellan icke- och Korvenbiblioteken, 67% jämfört med Icke-Korvenbibliotekens 52%. Frågan som man kan ställa sig är om det är kommunikationen eller systemet som är långsamt. Supporten är 78% nöjda eller mycket nöjda med. Att fundera över är varför fler f d Korvenbiblioteken upplever supporten som lite sämre (33% har svarat en 3:a eller 2:a) än icke-korvenbiblioteken (9%). Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 29
Service till låntagarna Att göra det enklare och bättre för låntagarna var och är huvudsyftet med sammanslagningen till ett gemensamt bibliotekssystem. Låntagarna är nu automatiskt låntagare på alla bibliotek i Selma-samarbetet, reservationer görs direkt till låntagaren, som verkligen kan låna och lämna överallt. Låntagarna får med SELMA tillgång till ett mycket större mediebestånd. ENKÄTSVAR 43. Hur upplever du att servicen har förändrats för låntagarna? 1= till det sämre, 6= till det bättre Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 30
44. Hur upplever du att det fungerar när låntagarna gör egna sökningar och reservationer i OPAC? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra 45. Hur tycker du att det går när personalen gör sökningar och reservationer åt låntagarna? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 31
46. Kötiderna - hur snabbt går det, uppskattningsvis, att få reserverad bok? 1= mycket långsamt,, 6=mycket snabbt Kommentar Beror på hur lång reservationskön är fler transporter önskas - kötid beror på varifrån boken kommer antal i kön skrämmer många? otydlig Opac - gemensam lånekö blivit bättre och snabbare lång transporttid REFLEXION Servicen till låntagarna har blivit bättre och det går snabbt att få reserverade böcker och biblioteken lånar mycket mera från varandra. Sökning och reservationer fungerar bra eller mycket bra när personalen gör den. Däremot upplever man att det är krångligt och förvirrande för låntagarna i Opac:en. En lösning här är att Axiell förändrar så att reservationskön ligger per enhet och inte gemensamt för SELMA som den gör idag. En annan lösning är att införa en gemensam reservationskö. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 32
Eget arbete Respondenterna har fått svara på vad som varit positivt respektive negativt med Selma. ENKÄTSVAR 48. Hur har ditt arbete påverkats? 1= till det sämre, 6=till det bättre Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 33
49. Hur tycker du att arbetet fungerade före konverteringen? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra 50. Hur tycker du att arbetet fungerade under konverteringen? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Kommentar Det var ju osäkert och en del merarbete med de dubbla systemen som vi körde under övergångsperioden. Lite krångligt med två system i gång samtidigt! Biblioteket stängt. Extraarbete. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 34
52. Hur tycker du att arbetet fungerade efter konverteringen? 1= mycket dåligt, 6=mycket bra Kommentar Mycket jobb med reservationerna Efter vissa initiala förvirringar, ändrade rutiner och förmodligen ett hästjobb från Inger och övriga duktiga administratörer har det funkat alldeles utmärkt. Lite rörigt men med väl insatta medarbetare att fråga har det gått förvånansvärt bra! Fungerade bättre än förväntat, trots dubbla system. 54. Hur fungerade/fungerar samarbetet med andra bibliotek? Bra tyckte 24 st Mycket bra tyckte 12 st Bättre nu tyckte 5 st Rutiner för plocklappar fungerar inte alltid tyckte någon. 55. När du tänker på ditt eget arbete, vad har varit positivt med SELMA? Ökat medieflöde mellan biblioteken överblick - vilka böcker finns, hur rör de sig Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 35
lätt att se alla böcker bättre för låntagaran starkare tillsammans lättare arbetsuppgifter ingen människa en ö bidrar med något i ett större perspektiv ett lånekort tillgängligheten, urvalet, servicen nöjda låntagare tillgång till bättre kompetens genom systemförvaltare enklare uppgradering 56. Vad har varit negativt? Mediesamverkan, reservationer "Saknar en gemensam, diskuterad och överenskommen låne- och inköpspolicy. Hur kan/bör/ska/får vi "slåss" om medierna? Hur kan vi förbättra vårt "gemensamma" bestånd på ett medvetet sätt? Alla bidrar men vi kan fördela ansvaret för fördjupning i vissa ämnen." "Ibland är vissa böcker förhandsreserverade för att skickas till annat bibliotek. Men detta handlar ju om att ge och ta." "Vissa problem med reservationer och köer." OPAC "Det är lite "information overload" i opac. Vissa låntagare tycker det är svårt. I det stora hela är det positivt." "Dålig OPAC." "Att opac fortfarande är som den är." Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 36
Transporter "Böckerna reser mycket." "Inget speciellt negativt med SELMA tycker jag, däremot har vi saker som kan göras bättre. Där tycker jag att transporterna har hög prioritet, både i att spara arbete och tid." "Att vi samtidigt som projektet kom igång också kunde erbjuda snabbare och bättre transport av böcker." Övrigt/allmänt "Hela länet borde ingå." "Att korven upphörde." "Glömmer ofta de bibliotek som ej är med i SELMA." "Relativt dålig struktur på hur styrgruppen ska arbeta. Länsbiblioteket har också haft svårt att hitta sin roll i SELMA vilket delvis skapat konflikter." "Sammanslagningsproceduren då mycket fungerade väldigt dåligt under lång tid. Dessutom har det till viss del varit negativt att "tappa kontroll" över den egna katalogen. "Man får inte bestämma själv hur man vill göra." "Som systemansvarig har jag tappat en del kunskap när jag inte längre behöver varainne och rota i systemet lika mycket. Det känns lite tråkigt." REFLEXION Konverteringen upplever de flesta som bra och mycket bra, hela 62%. Det som upplevdes krångligt var de dubbla systemen som icke-korvenbiblioteken fick köra under en lång period, varierande från bibliotek till bibliotek. Arbetet efter konverteringen innebar mycket jobb med reservationer, jobb med dubbla system, och det tog tid att landa. Hela 91% tycker att det fungerar bra efter konverteringen. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 37
Summering Vår slutsats utifrån svaren är att SELMA-samarbetet fungerar på ett utmärkt sätt. Det finns inte många frågor som inte kan lösas. "Ingen människa är en ö" är en kommentar som har kommit in. Man jobbar inte för sin lilla kommun längre. SUMMERING AV INGER SUNDSTRÖM, SYSTEMFÖRVALTARE FÖR SELMA Tiden före, under och efter konverteringen var oerhört intensiv, med många möten och grupper, mycket kontakt med Axiell och IT-personer och framförallt med personalen på de blivande SELMA-biblioteken. Att arbeta tillsammans med bibliotekspersonalen på alla dessa SELMA-bibliotek var och är mycket positivt! BookIT-systemet och arbetet flyter nu på utan större problem. Systemet är väldigt driftsäkert, de få driftavbrott som varit har oftast berott på kommunikationsproblem. Support De frågor som kommer från biblioteken handlar framför allt om funktionalitet i BookIT, t ex inköp, periodika, reservationer, statistik, sms m m. Frågorna handlar ofta om varför det blir som det blir och varför hur man ska göra för att det ska bli som man vill. Relativt ofta resulterar det i en fråga till Axiell, ibland också i ett önskemål/krav på förbättring i systemet. Störst tankemöda har vi nog alla lagt på att fundera på och reda ut ut hur reservationerna fungerar i vårt samarbete, och hur rutinerna för reservationer, plockning och sändning mellan biblioteken ska se ut för att det ska flyta så smidigt som möjligt. Fortfarande kommer frågor om detta, t ex "varför kommer det 10 plocklappar på samma bok", "varför hamnar ett annat biblioteks reservationer på "mitt" biblioteks exemplar", "varför går det inte att reservera böcker som bara finns på en filial". Kontakten med IT-enheten i Karlstad fungerar i stort bra och även med övriga kommuners IT-enheter. Ibland märks att all IT-personal inte är insatt i hur systemet är uppbyggt, vilka kommunikationsvägar som används t ex. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 38
Hur statistiken fungerar i en sammanslagen kontoorganisation, vad som egentligen mäts med olika statistikprofiler har föranlett en hel del frågor, och därför bestämdes att vi köper en statistikkurs från Axiell med anpassning till vår gemensamma organisation Brister i BookIT vid stordrift Det finns brister i systemet som Axiell borde åtgärda i kommande versioner av BookIT. De är bl a reservationskön och OPAC:en. Reservationskön ser ut att vara gemensam trots att vi valt att inte jobba med gemensam kö, och detta är ett mycket stort problem, som är förvirrande för låntagarna och irriterande för personalen. Det borde också vara möjligt även för låntagarna att i OPAC skilja på var de vill hämta boken och vilket bibliotek den ska komma ifrån. Enligt uppgift ser Axiell på samarbeten av vår typ för vidare utveckling av BookIT, och det är naturligtvis ett måste när fler och fler bibliotek går ihop i gemensamma system. Här vill vi vara med och påverka och framföra våra åsikter om vad som är viktigt att ta med i utvecklingsarbetet av kommande versioner. Övrigt Förutom att ta emot och försöka besvara frågor om BookIT arbetar jag med att försöka "snygga till" i systemet - rensa gamla korven-biblioteksrester, rensa och samordna katalogen, sammankallar till och förbereder och efterarbetar möten i Selma-gruppen, några gånger även kataloggrupp och fjärrlån, deltar i styrgrupp, ordnat statistikkurs, har nu jobbat med utvärderingen och ordnat möte med Axiell. I Selma-gruppen träffas de systemansvariga ca 4 gånger per för att ta upp olika BookIT-frågor om rutiner, t ex sommarlån, flytande bestånd, reservationer, men även utvecklingsfrågor, t ex vad som kommer i nästa version av BookIT och om vi ska uppgradera till den. Kataloggruppen har träffats några gånger efter sammanslagningen men katalogfrågor tas också upp i Selma-gruppen. Jag bedömer att en halvtidstjänst fungerar bra "till vardags". Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 39
INTERN KOMMUNIKATION Hur kommunicerar vi ut till systemanvändarna, var fattas besluten och vilka är beslutsvägarna? SELMA är ett stort system och det är många som arbetar i det. Det är en stor process att nå ut med informationen till alla. Enkätsvaren visa dock på att det mesta verkar ha satt sig och att informationen når ut till de flesta. SELMA-gruppen är en viktig grupp för SELMA. Systemförvaltare är sammankallande. Det är här som man diskuterar frågor rörande systemet och kanske det viktigaste, kompetensutbytet. Frågor som handlar om organisationsförändringar och ekonomi delegeras upp till styrgruppen. Mötesanteckningar skrivs från varje möte och skickas ut till SELMA-gruppen och styrgruppen. I styrgruppen diskuteras strategiska frågor. Det är också här som besluten tas om större ändringar men också om ekonomiska satsningar. Ansvaret för att informationen om ändringar av regler och rutiner når ut till alla som jobbar i SELMA-systemet bör ligga på bibliotekscheferna och SELMA-gruppmedlemmarna. HAR VI NÅTT EFFEKTMÅLEN? Bokbestånd Alla värmlänningar som har ett bibliotekskort på ett SELMA-bibliotek kan se, reservera, låna om i hela SELMA:s mediebestånd. Biblioteken har en gemensam bibliotekskatalog på nätet, OPAC, där hela mediebeståndet är synligt för användarna. Detta har resulterat i att det lånas mer och böckerna står inte på hyllan utan är utlånade. Ekonomi Inför SELMA-samarbetet såg vi mycket på andra samarbetsmodeller som t ex HelGebiblioteken. När det kom till ekonomin så fanns det mycket att vinna, både ekonomiskt och utveckling. Och visst har SELMA-biblioteken vunnit ekonomiskt på sammanslagningen men Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 40
långt ifrån vad vi räknade med från början. Under vårt projekt ändrade leverantörerna prismodellen och baserade på invånarantalet istället för antalet licenser. De ekonomiska vinsterna har varit att vi delar två servrar och delar på driftskostnader och licenskostnader för dessa. Vi har också fått ett obegränsat antal licenser för samma kostnad som innan. För de flesta biblioteken innebar det också att man fick alla BookIT-moduler i samband med sammanslagningen som t ex SMS-modulen. Den tydligaste ekonomiska konsekvensen av SELMA-samarbetet är att biblioteken tillsammans har kunnat finansiera tjänster som inte de enskilda biblioteken hade kunnat bekosta själva, då i synnerhet de små biblioteken. Man lämnar bättre service till kommuninvånarna för samma pengar: sms, snabba leveranser, större bestånd. För de kommuner som ingår i SELMA är därmed effekten av tilldelade biblioteksresurser större nu än innan sammanslagningen. Trots krympta anslag kan man erbjuda ett kvalitativt och kvantitativt bra litteratururval i SELMA. Nya tillgänglighöjande tjänster Efter sammanslagningen gjordes en körning som gör det möjligt för låntagaren att logga in med sitt personnummer istället för bibliotekskortet när han/hon vill låna om, reservera etc. SMS-tjänsten har tillkommit för många bibliotek och den finns nu på alla SELMA-bibliotek. Med tjänsten kan biblioteken nu skicka reservationsmeddelanden och övertidsvarning som SMS till låntagarna. Sammanslagningen gör det också möjligt för SELMA-biblioteken att gå vidare med att investera i en gemensam bibliotekswebb 2.0. VILKA FRÅGOR BÖR VI TA MED OSS I FRAMTIDEN? Utifrån svaren drar vi slutsatsen att SELMA-samarbetet fungerar på ett utmärkt sätt. Det finns inte många frågor som inte kan lösas. Delar av problem ligger i systemet och endast systemleverantören kan åtgärda dessa. Bibliotekspersonalen i SELMA uttrycker att det enbart har varit positivt att jobba tillsammans med andra bibliotek. "Ingen människa är en ö" är en kommentar som har kommit in. Man Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 41
jobbar inte för sin lilla kommun längre. I slutändan så är det biblioteksanvändarna i länet som får en bättre service. Med låntagaren i centrum och utifrån enkätsvaren har vi reflekterat över ett antal frågeställningar som lämnas öppna för diskussion i styrgruppen. Gemensam reservationskö? Många uttrycker att det är frustrerande både för personal och låntagare att reservationskön ser ut att vara gemensam fastän den inte är det. Könummerplatsen kan avskräcka låntagarna från att reservera. Problemet ligger hos leverantören. En lösning är en gemensam reservationskö för hela SELMA. Gemensamma regler och avgifter? Det finns samordningsfrågor som Selma-biblioteken borde arbeta vidare med, t ex gemensamma lånetider, gemensamma avgifter. Det skulle förenkla både för personal och låntagare. Utökade/omorganiserade transporter? I och med att biblioteken lånar mer från varandra ökar också transporterna. Detta är återkommande i enkätsvaren. Gemensam marknadsföring? Förbättringar mot låntagarna, hur kommunicerar vi ut det till värmlänningarna? Behövs det ett gemensamt krafttag? Gemensamma broschyrer, affischer? Hur behåller man sin kompetens? Rädslan för att tappa kompetensen efter sammanslagningen har kommit fram i några kommentarer både vad det gäller systemet och litteraturkännedom. Med SELMA kommer det fler samverkansområden än systemet, t ex medieplanering. Hur fördelar man ut ansvarsområden för att inte det ska centraliseras för mycket? Eller är det bra att det blir spjutspetskompetens utfördelat på SELMA-biblioteken? Även om SELMA-samarbetet fungerar mycket bra så finns det fortfarande en del av "det egna bibliotek-tänket" kvar. Man vill i första hand ha sina nyinköpta böcker kvar till sina egna låntagare. Region Värmland Länsbiblioteket Utvärdering - SELMA 42