Protokoll: HGK styrelse, styrelsemöte Möte nr: 5/2012 Plats: Lindö styrelserummet Mötestid: 2012-05-15, kl.18.30.30-21.00 Kallade: Stefan Thorberg (ST), Patrik Stålemark (PS), Per Liedstrand (PL), Berndt Lundberg (BL), Wolfgang Erbe (WE), Jan Rosing (JR), Hans Gustavsson (HG), Adolf Franzén (AF), Ann-Charlotte Frank - Lindgren (AFL) Frånvarande: Louise Lindell (LL), Åke Pilhanen (ÅP) Adjungerade:Peter Dalenius (PD), Inga-Sarah Lindholm (ISL) /från 8/ 1 Mötets öppnande ST öppnar mötet 18.30 då alla samlats. 2 Godkännande av dagordning och uppdelning konferenspass Föredragningslistan fastställs med tillägg av 7.1 Capital Golf (CGAB). 4 behandlas efter 8 då ISL anslutit. 3 Val av sekreterare och justerare Sittande ordförande ST och sittande sekreterare PS utses. 4 HGK Event (ISL) Information: Avstämning med ISL. Det kommer att genomföras fyra event under året enligt (tidigare beslut på strategimöte) följande; 1. 15 juni i samband med JMI på Riksten 2. 10-1111 aug i samband med KM på Riksten 3. 1 sep i samband med Tjejligan på Lövsättra 4. 15 sep under Golfens dag, Närspels-KM och Svenska minitouren på Lindö Total budget för HGK event är 75 tkr och dessa fördelas enligt följande 50 % Golfens dag (4), 25 % JMI (1), 15 % Tjejligan (3) och 10 % KM (2). att uppdra följande till ISL att; a. redovisa en projektplan med tidsplan och ansvarsområden för respektive evenemang åtminstone en vecka i förväg. b. ansvara för att en slutrapport inlämnas från varje arrangemang senast två veckor efter genomförandet. c. ta hänsyn till att också ge CGAB ett mervärde för sin extra investering. d. söka samarbete med respektive banordförande. e. utse en dokumentationsansvarig för varje arrangemang 5 HGK Dam Elit (PD) Information: PD informerade om att alla tre damlag har gått upp i respektive serie, Nationellt div. 1, Stockholmsserien div. 1 och D22. I år har 20(8) damer deltagit i vinterträning och totalt 48(18) i uteträning, förra årets siffra inom parentes. Flertalet nya är intresserade av att tävla men inte på elitnivå. Denna grupp är en viktig sporre för de unga elitdamerna, bredd ger topp. Idag saknas ett större gäng yngre tjejer som satsar på golfen men målet är att locka tilll sig fler. Årssnittet för tjejer i träning är ca 35 personer. 1
Av de mailadresserer till damer med lågt hcp i klubben är ca 70 % felaktiga. En diskussion fördes och det finns flera alternativa sökvägar för att nå dessa damer. Tävlingsprogrammet för damerna redovisades i korthet. Vid den senaste deltävlingen i HGK tour deltog glädjande nog elva damer. att uppdra följande till PD Att om möjligt lösa problemet med felaktiga mailadresser. Att ta fram en text för en blänkare på hemsidan. Att göra en budgetrevision och komma med förslag till förändring till nästa möte. 6 HGK Elit Team, Herr (JR) Information: JR redogjorde för nuläget enligt följande. Elitgruppen består av tio deltagare vara sju satsar fullt. Dessa har haft individuella intervjuer och gjort en tävlingsplanering för året. Två av dem Mattias W och Johan M har nått framgångar på Skandia touren högsta nivå med en fjärde respektive niondeplats vid den senaste deltävlingen i Ystad. De kommer också att delta vid kommande deltävlingar. HGK tour har etablerat sig som tävling för elitspelarna efter tre år. I år har 31 spelare löst tourkonto för 350 kr vilket ger dem rätt att delta på samtliga deltävlingar. Touren har totalt tio deltävlingar + KM där några tävlingar ger fler rankingpoäng. Det pågår en serie med fyra inspirationsträffar för elitspelarna där den senaste träffen med Per-Ulrik Johansson som föredragshållare samlade 60 personer på Lindö. Spelare från närliggande klubbar var också inbjudna och kvällen var mycket uppskattad av alla inblandade inklusive Per-Ulrik. Till arrangemanget av Svenska minitouren i september och JMI i juni arbetar HGK Elit med att söka sponsorstöd där sponsorerna hos CGAB får möjlighet att delta i första hand innan gruppen söker sponsring hos andra bolag. 7 Årsmötet Kick-off, stadgar (ST) Information: ST inledde en avstämning av årsmötet och konstaterade att det blev många deltagaree då mötet lades i samband med Kick-off tävlingen. Det blev dessvärre ett struligt möte av flera skäl. Lokalen räckte inte till för det stora antalet deltagare, ST hade svårt att höras p g a. en förkylning och att en mikrofon inte kunde uppbringas. Vidare saknades balansräkningen i skrift och det ställdes många frågor kring detta. Att inte kombinera kommande årsmöten med tävling. att uppdra till ST och PS att komma med förslag till stadgerevision angående föredragningslistan för årsmötet. att bordlägga frågan om ett eller två årsmöten tills vidare, trots SGDF ändrade rekommendation om att endast ha ett möte per år. Information: Angående Kick-off tävlingen redovisade BL att det var 124 deltagare som fick spela av totalt 230 personer anmälda. Frågan väcktes hur vi ska göra med tävlingen kommande år. Arrangemanget genomfördes på ett bra sätt. att bordlägga frågan till styrelsemötet i november 2012 2
7.1 Samarbetet med Capital Golf (ST) Information: Styrelsen uttrycker sin oro för kvalitetsbrister vad gäller banan, restaurangen och andra delar av anläggningen på Lindö. Personalsituationen upplevs som pressad. Det är viktigt att kunna leverera god kvalitet i alla delar vid de stora arrangemang som ska genomföras på Lindö under året. Om det inte fungerar slår detta tillbaka på klubben som arrangör även om CGAB ansvarar. att uppdra till alla styrelsemedlemmar att snarast skicka in de punkter som vi vill diskutera till ST. att uppdra till ST bjuda in representanter för CGAB till ett möte i närtid för att diskutera detta. 8 Nyhetsmail, FB & kommunikationsplan (PL) Information: PL redovisade de punkter som ännu inte har gått ut i nyhetsbrev enligt tidigare plan. För dessa fyra punkter måste underlag skickas till PL i närtid. Sponsorsökning (ST) Olympiagolfen (HG) Supporterklubben (BL) Nytt kansli och nyttjanderegler (AF) Angående Facebooksidan (ST) och Öijared (PL) ska länkar och information läggas ut på hemsidan istället. Att uppdra åt respektive ansvarig ovan att skicka in textunderlag snarast. 9 Skyltar/flaggor externa tävlingar, klubbtävlingar och lokalt (BL) Information: BL kunde informera om att dessa har kommit och är uppsatta på Lindö. Övriga banansvariga får med sig sina exemplar efter mötet. Det finns också två gatupratare per anläggning att tillgå och de kan också användas för lokal information genom respektive banstyrelse. Kostnaden landade på totalt 21 tkr. attt godkänna tilläggsäskande om 6 tkr för denna budgetpost. 10 Samarbete Berlin och Sporting Club (ST) Information: ST berättade att diskussionen kring samarbetet fortgår och att en ny tyskspråkig kontaktperson har knutits till detta i Fredrik Neumann. 11 Styrelsearbete SWOT (ST) Att bordlägga frågan till styrelsemötet i augusti 3
12 Nordea Masters (BL) Information: BL redovisade nuläget och konstaterade att läget är under kontroll. Alla 70 funktionärer från HGK är utsedda och det finns också en reservlista. Det genomfördes ett funktionärsmöte den 13 maj och där deltog från ST, BL, LL, Åke Ekström och Catharina Höijer som representanter för HGK. Information från detta möte är viktig att vidarebefordra till samtliga. Funktionärerna måste också delta på mötet 21 maj 18.30 på Lindö eller på genrep 2 juni på Bro Hof för att kunna delta. Då arrangören har ändrar förutsättningarna för SGDF monter kan inte längre klubbarna i distriktet beredas plats. Att uppdra till BL att skicka ut informationen från mötet den 13 maj snarast 13 Olympiagolfen + TK (HG) Information: HG informerade om att planeringen av aktiviteten går enligt plan. Det kommer att gå att ha egna leaderboards för sektioner eller kompiskretsar. JR informerade om att två tävlingar i match kommer att genomföras. Inbjudan till dessa sker via mail med de färdiga listor som finns till respektive grupp. Match-KM spelas med 32 deltagare herrar i fem omgångar där de bästa seedas. För damer gäller 16 deltagare. HGK senior tour match spelas för klubbens bästa seniorer. Fyrklövern som spelades på Riksten hade 67 deltagare vilket är en fördubbling jämfört med tidigare år. 14 Klubbensbens Tourer och Supporterklubben (JR, BL) Information: Klubbens tourer följer plan och har berörts på annan plats i protokollet. BL redogjorde för supporterklubben där det kommer att hållas en tävling för denna grupp den 2 september. I dagsläget har ett fåtal inbetalningar inkommit. Att uppdra till BL att skicka ut ett mail angående Supporterklubben snarast. 15 Medlemsenkäten (PL) Information: Denna punkt är omfattande och kräver en ordentlig genomgång och analys vid ett separat möte. Materialet innehåller 12 delrapporter. Svarsfrekvensen var 51 % med 1920 svar vilket är en mycket bra siffra. Materialet kommer att vara huvudpunkten på möte med CGAB den 11 juni. Faktureringen av detta från MSO görs till CGAB. De tar sedan ut vår andel av kostnaden av oss på lämpligt sätt. Prisutdelning bland de svarande på enkäten ska göras av MSO och priset kommer att vara en HGK tröja som kan hämtas ut i shopen. Detta meddelas i nyhetsbrev. PL ansvarar för att MSO genomför detta. Att uppdra till ST och PL att göra ett urval ur materialet och vidarebefordra detta till styrelsen för genomläsning av PL. Att uppdra till PL att skriva en kort första information på webben. Att bordlägga analysen av detta material till augustimötet. 4
16 HGK Lindö, HGK Lövsättra och HGK Riksten Information: WE rapporterade följande från Lövsättra. De har haft två skolklasser på besök som har fått prova på golf och bjudits på grillad lunch. Det var ett lyckat arrangemang. Deltagarna kommer också att få ett förmånligt erbjudande om golfkurs. Lövsättra har fått mycket positiv feedback för sin trevliga reception och familjära stämning. AF rapporterade från Lindö att tävlingssäsongen är igång och följer plan. Torpet är inte klart utan har problem med IT uppkopplingen. Rapport från Riksten utgår då LL är frånvarande. 17 HGK Junior & HGK Dam Information: AFL rapporterade att sektionen på Lindö genomfört ett informationsmöte med 50 deltagare. Det finns ett intresse för tisdagsaktiviteter och vissa deltar utan att tävla. Det kommer att genomföras en Champagnegolf och resa för sektionens medlemmar. Den Nationella damdagen kommer att spelas på Lindö den 30 juli. På Lövsättra saknas damsektionen men det finns istället en livaktig partävling. På Riksten finns inte heller en damsektion men väl en partävlng och en eclectic tävling under säsong. 18 Övriga frågor Inga övriga frågor fanns anmälda till mötet. 19 Nästa möte Fastställdes till den 11 juni tillsammans med CGAB. Stockholm den 17 maj 2012 Patrik Stålemark Sekreterare Stefan Thorberg Ordförande 5