Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000

Handbok BVH 584.41 Giltig från Versionsnummer Antal sidor 2004-09-01 58 Diarienummer B03-2079/IT10 4 Beslutsfattare Antal bilagor Handläggande enhet, Handläggare CB BBM, Jens Gustavsson 0243-44 64 77 Ersätter Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000

2004-09-01 2 (58) Innehållsförteckning Förord/Orientering 4 1 Omfattning 5 1.1 Avgränsningar... 5 2 Referenser 5 3 Definitioner 6 4 Systemuppbyggnad 9 4.1 Datakällor...10 4.1.1 Åtkomst...10 4.2 Arkivmappar...11 4.2.1 Åtkomst...11 4.3 Dokument...11 5 Strukturer för förvaltningsdata 13 5.1 Mappstruktur Förvaltningsdata...13 5.1.1 Indelning i fackområden...13 5.1.2 Undermappen Geoteknik...14 5.1.3 Undermappen Elteknik...15 5.1.4 Undermappen Signalteknik...15 5.1.5 Undermappen Teleteknik...17 5.1.6 5.1.7 Undermappen Miljö...18 Undermappen Konstbyggnad...18 5.1.8 Undermappmappar för övriga fackområden...19 5.1.9 Undermapp Anläggningsmodeller...19 5.2 Mappstruktur Förvaltningsdata underlag...21 5.3 Mappstruktur Förvaltningsdata leveranser...22 5.4 Mappstruktur Förvaltningsdata slopade...23 6 Metadata 24 6.1 Gränssnitt för förvaltningsdata...27 6.2 Metadataelement (attribut)...29 Innehållsförteckning

2004-09-01 3 (58) 7 Dokumenthistorik 32 8 Dokumentstyrning förvaltningsdata 32 8.1 Utlämning av uppdragsunderlag...32 8.2 Leveranser från projekt till förvaltning...34 8.3 Slopning...35 8.4 Gallring...35 9 Arbetsflöden och behörigheter 36 9.1 Generella behörigheter...36 9.2 Behörigheter i strukturen Förvaltningsdata...36 Behörigheter i strukturen Förvaltningsdata leveranser...36 Bilaga 1 Attributvärden för Skede 37 Bilaga 2 Attributvärden för Fackområde, Anläggningsdel, Anläggningstyp 38 Bilaga 3 Attributvärden för 40 Bilaga 4 Attributvärden för och dokumentrubrik 41 Bilaga 5 Blankett förbättringsförslag BVH 584.41 Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000 58 Innehållsförteckning

2004-09-01 4 (58) Förord/Orientering BVH 584.41, Metodanvisningar för hantering av förvaltningsdata i IDA2000, ersätter de delar av BVH 582.30 Metodikanvisningar för förvaltnings- och projekthandlingar, IDA2000 som beskriver dokumenthantering av förvaltningsdata. Resterande delar av BVH 582.30 ersätts av BVH 584.40, Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000. Uppdelningen av BVH 582.30 i två handböcker är föranledd av att det ursprungliga dokumentet hade två olika målgrupper. De huvudsakliga förändringarna jämfört med BVH 582.30 är följande: Strukturen i IDA2000 har förändrats utifrån vunna erfarenheter. Bland annat har antalet mappar minskat. Nya arbetsflöden har tillkommit. Begreppsdefinitioner har införts i handboken. Metadataelementen är utökade till antalet och anpassade till ISO 82045.2 samt till rapporten Metadataset för dokumentation inom bygg och fastighet utgiven av IT Bygg och Fastighet 2002. Hemsida www.itbof.com. Förslag på ändringar skall ställas till handläggaren för denna handbok. Rune Lindberg, CB

2004-09-01 5 (58) 1 Omfattning Denna handbok innehåller anvisningar för banregionernas och huvudkontorets hantering av förvaltningsdata, i IDA2000 som är ett av Banverkets generella dokumenthanteringssystem. IDA står för Integrerat Digitalt Arkiv. IDA2000 används för att hantera förvaltningsdata samt som stödsystem för anläggningsprojekt, administrativa dokument, resultatdokument och övriga administrativa processer. Externa aktörer, såsom driftsorganisationer, uppdragstagare (konsulter och entreprenörer) och tillverkare, som deltar i projekt åt Banverket kan också ha tillgång till IDA2000. I dokumentet föreslås lagringsstrukturer, dokumenttyper, attribut, filformat och processer för hantering av förvaltningsdata. Till grund för strukturen för förvaltningsdata har BVF 584.30 använts. Andra uppgifter som har beaktats är erfarenheter från tidigare använda system, tekniska förutsättningar samt utväxling av data mellan beställare och uppdragstagare (konsulter och entreprenörer). För detaljerade anvisningar av hur man använder IDA2000 hänvisas till IDA2000 Användarmanual. Denna och andra handledningar finns på hemsidan för IDA2000 på Knuten (under Tjänster). Metodanvisningar för hantering av anläggningsprojekt i IDA2000 finns i BVH 584.40. Förutom i IDA2000 finns anläggningsdata lagrade i andra system inom Banverket, till exempel baninformationssystemet BIS och diariesystemet DIABAS. 1.1 Avgränsningar Denna handbok avser endast dokument framtagna för specifika anläggningar. Dokument av generell natur eller av betydelse för flera anläggningar, skall återfinnas i Banverkets FDOKsystem och hanteras i enlighet med BVF 002 och BVS 002. 2 Referenser BVF 002 BVS 002 BVF 002.2 BVH 002.2 BVF 501 BVS 501 Företagsdokumentation FDOK Utformning av Banverkets styrande dokumentation i FDOK Diarieföring Handbok diarieföring shantering Standard för namnrutor på anläggningsdokument

2004-09-01 6 (58) BVS 583.10 BVF 584.30 BV Bro Förvaltningsdata BVH 584.20 Geografisk Information ISO/IEC CD 82045.2 Management data (metadata) for technical documents 3 Definitioner Denna handbok avser hantering av förvaltningsdata och för denna hantering används följande definitioner. Administrativa dokument Dokument som används i administrativa processer eller dokumenterar dessa. Exempel på administrativa dokument är offerter och beställningar, dagordningar och protokoll, kvalitets- och tidplaner. Arkivmapp Enhet som används för att logiskt organisera dokument i hierarkiska strukturer. Attribut Se metadataelement Attributvärde Värde på ett metadataelement (attribut). Värden kan vara begränsade till flervalslista (värdelista), sättas automatiskt av systemet eller kunna skrivas in av användare. Dgn sformat som används av CAD-systemet Microstation. Dwg sformat som används av CAD-systemen AutoCAD och Microstation. Dokumentfil Datafil som omfattar innehållet i ett dokument. Dokumentpost Post i databas som innehåller attributvärden för ett dokument som är lagrat i ett dokumentsystem.

2004-09-01 7 (58) Metadata Metadata är data som beskriver en datamängd, i detta sammanhang avsett att användas vid sökning av dokument och framtagning av dokumentförteckningar. Med hjälp av metadata skall man kunna söka, finna, distribuera och radera dokument utan att behöva läsa hela innehållet i dokumentet. Metadataelement Metadata beskriver ett antal egenskaper hos ett dokument. Dessa egenskaper som identifierar, klassificerar och karaktäriserar dokumentet samt hanteringen av detta. Varje sådan egenskap utgör ett metadataelement, vilket har ett namn och ett värde. Exempel på metadataelement är dokumentnamn, versionsbeteckning, dokumenttyp och status. Modellfil En fil som beskriver delar av eller hela anläggningars geometrier i verkliga koordinater i ett specifikt projektionssystem. Filformat för modellfiler är dgn (Microstation) eller dwg (AutoCAD). sfil En fil som skapats genom kopiering av utsnitt ur en eller flera modellfiler som tillsammans med data från filer som innehåller ritningsram och namnruta. sfilen representerar en komplett ritning. Vanliga filformatet är dgn eller dwg. sfilen är autonom och har inga referenser till andra filer. Tekniska dokument Dokument som beskriver företeelser eller produkter, befintliga eller planerade. Det kan vara anläggningar, landskap eller tillverkade föremål. Exempel på tekniska dokument är ritningar, tekniska beskrivningar och rapporter. Utsnittsmodell En modellfil som består av referenser till delar av en eller flera andra modellfiler som tillsammans med referenser till filer som innehåller ritningsram och namnruta utgör innehållet på en ritning. Filformat är dgn eller dwg. För att denna fil skall kunna presenteras på bildskärm eller skrivas ut måste tillgång till de refererade filerna finnas. En utsnittsmodell är dynamisk då den förändras om refererade filer förändras.. Visningsritning En fil som innehåller en ritning i pdf-format. Denna fil kan inte användas vid revideringar av ritningen.

2004-09-01 8 (58) Värdelista över tillåtna eller möjliga värden för metadataelement. Värdelistor kan vara generella eller styrda av en verksamhet, ett fackområde e.d.

2004-09-01 9 (58) 4 Systemuppbyggnad IDA2000 bygger på programvaran ProjectWise som är en applikation med databaser bestående av dokumentposter med olika dokumentuppgifter, såsom attribut, dokumentstatus och namn på den datafil som utgör dokumentets innehåll. IDA2000 använder idag två servrar, en för enbart intern åtkomst samt en som kan nås både från Banverkets intranät och via Internet. Servrarna kan nås med Windows-klienter eller webbklienter. Externa klienter 80 60 40 20 0 1st Qtr2nd Qtr Brand vägg BV-klienter 80 40 60 20 0 1st Qtr 2nd Qtr Inter net/ TCP /IP Brand - vägg - Databas Extern IDA- Server IDA- Server Databas Network 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr 80 40 60 20 0 1st Qtr 2nd Qtr 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr Figur 1. Systemuppbyggnad för IDA2000 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr Dokument- -Windows 95, 98 -Windows NT filer Dokumentfiler - BV-nätverk 80 40 60 20 0 1st Qtr 2nd Qtr

2004-09-01 10 (58) 4.1 Datakällor Databaserna är indelade i datakällor för huvudkontoret, de olika banregionerna, Banverket Projektering, Banverket Produktion, Banverket Telenät, Industridivisionen och BV-Data. Datakällorna är fördelade på en intern och en extern server. Den externa servern används där externa intressenter skall kunna skapa och styra dokument Figur 2. De datakällor som databaserna är indelade i. 4.1.1 Åtkomst För att skapa och förändra dokument i IDA2000 krävs Windowsklienter av ProjectWise. För att läsa dokument krävs ingen annan programvara än Internet Explorer. Vid läsning av dokument kan man använda det program som filen är skapad med, exempelvis Word, Excel eller Microstation. Om man saknar det program som skapat filen erbjuder IDA2000 läsprogram för ca 200 olika filformat. För att få åtkomst till dokumenten krävs inloggning på respektive datakälla. Behörighetskontroll sker genom namn och lösenord.

2004-09-01 11 (58) 4.2 Arkivmappar I varje datakälla organiseras dokumenten i hierarkiska mappstrukturer liknande uppbyggnaden i Windows filsystem. Dokumenten lagras normalt i mapparna på den lägsta nivån i strukturen. 4.2.1 Åtkomst Åtkomst till datakällor och arkivmappar regleras av ett behörighetssystem som är kopplat till behörighetssystemet i Windows NT. Figur 3. Arkivmappar bildar en mappstruktur i varje datakälla 4.3 Dokument Dokumenten namnges efter gällande standard eller vedertagen praxis för respektive process. Varje dokument beskrivs med attributinformation, även kallad metadata. I IDA2000 finns idag två attributuppsättningar, en för administrativa dokument (ida_bv_adm) och en för tekniska dokument (ida_bv_tek). Standardformat för dokument i förvaltningsdata är Adobe pdf. Pdf-filerna kan skapas med skanning eller generering (utskrift) från CAD-system eller andra tillämpningsprogram. En sådan arkivfil skall vara en digital version av det fysiska originalet som är signerat av granskare samt godkännare och/eller fastställare, enligt gällande regelverk. Detta innebär att, innan elektroniska signaturer är godkända inom Banverket måste ett digitalt dokument skapas genom skanning av det fysiska undertecknade originalet. Dessa pdf-filer skall vara måttriktiga, dvs. en utskriven pdffil skall överensstämma med ett skannat original eller en utplottad CAD-fil. Underlagsfilerna (CAD-filer, Office-filer) används vid förändringar i dokumentinnehåll och skall därför också lagras i IDA2000. Genom att bädda in underlagsfilerna i motsvarande pdf-fil får man ett naturligt lagringsställe för underlagsfilerna.

2004-09-01 12 (58) Inbäddning och uppackning kräver dock programvaran Adobe Acobat. En inbäddad fil öppnas genom att man dubbelklickar på pdf-filen. Då startar det aktuella tillämpningsprogrammet (Microstation, Autocad eller MS Office). Figur 4. Exempel på en CAD-fil inbäddad i en pdf-fil Alternativet till inbäddning är att lagra underlagsfilerna i mappstrukturen förvaltningsdata underlag. Enstaka dokument kan skapas genom inmatning via menyn. De flesta attributvärdena skrivs in i samband med att ett nytt dokument registreras, men vissa attributvärden sätts automatiskt av IDA2000 beroende på var i mappstrukturen dokumentet registreras. Vid skapande och uppdatering av flera dokument används med fördel import från Excel-filer. Till varje dokument i IDA2000 finns en historikfil där signifikanta händelser dokumenteras, exempelvis incheckning, fastställande eller skapande av nya versioner. Till varje mapp hör ett arbetsflöde som styr dokumentet i en gransknings- och fastställandeprocess.

2004-09-01 13 (58) 5 Strukturer för förvaltningsdata I dessa strukturer lagras dokument i pdf-format samt attribut till dokument som inte finns i digital form. I det senare fallet fungerar IDA2000 som ett register med uppgifter om dokument som är lagrade i fysiska arkiv. Med förvaltningsdata menas dokument som används för drift och underhåll av driftsatta anläggningar. Dessa dokument förvaltas av arkivorganisationerna och avdelningarna för bansystem inom banregionerna och huvudkontoret samt för vissa banregioner banområdena. Förvaltningsdata är fördelade på fyra mappstrukturer enligt följande: Arkivmappar Förvaltningsdata arkiv Förvaltningsdata underlag Förvaltningsdata leveranser Förvaltningsdata slopade 5.1 Mappstruktur Förvaltningsdata I denna mappstruktur lagras fastställda ritningar och övriga handlingar som utgör gällande förvaltningsdata för de anläggningar som tillhör respektive banregion. Informationen utgörs dels av metadata, d.v.s. information om dokumenten, dels eventuella dokumentfiler. Dokumenten är utformade så att de kan skrivas ut på valfri plats och så att traditionell ritningshantering med kopiering av fysiska ritningar kan ersättas. Pdf-filerna skall vara i hög upplösning (minst 300 dpi) och måttriktiga så att en utskrift ger rätt ritningsstorlek. Mappnamn som inte innehåller citattecken är fasta värden de med citattecken är specifika beroende på organisation och fackområde. 5.1.1 Indelning i fackområden Förvaltningsstrukturen är uppbyggd av 14 mappar för olika fackområden och en mapp för anläggningsmodeller som täcker alla fackområden.

2004-09-01 14 (58) Förvaltningsdata Banomgivning Geoteknik Konstbyggnad Mark Spårteknik Tunnelbyggnad Elteknik Signalteknik Teleteknik Husbyggnad Kanalisation Kartteknik Miljö Mätningsteknik Anläggningsmodeller 5.1.2 Undermappen Geoteknik Fackområdet geoteknik indelas efter geotekniska bandelar, till exempel G001 Göteborg Torp eller bandelar, till exempel 348 Tillberga (Västerås). Varje bandel är uppdelad på två mappar Anläggningar och Undersökningar. Dessa mappbeteckningar utgör värden i attributet anläggningsdel. Geoteknik Geoteknisk bandel Anläggningar Undersökningar Figur 5. Exempel på indelning av undermappen Geoteknik

2004-09-01 15 (58) 5.1.3 Undermappen Elteknik Fackområdet elteknik är indelat i fem anläggningsdelar med var sin mapp, Fjärrstyrning, Kontakt- och hjälpkraftledningar, Kraft, belysning, växelvärme, Kraftförsörjning och 130 kvledningar. Varje anläggningsdel indelas efter olika sträckor eller bandelar, till exempel (Uppsala) - (Storvreta). Elteknik Kraftförsörjning 130 kv-ledningar Fjärrstyrning Sträcka Kontakt- och hjälpkraftledningar Sträcka Kraft, belysning, växelvärme Sträcka Figur 6. Exempel på indelning av undermappen Elteknik För de olika dokumenten i undermappen Elteknik används anläggningstyp som attribut för anlägningsdelarna fjärrstyrning och kraftförsörjning. 5.1.4 Undermappen Signalteknik Fackområdet signalteknik är indelat i mappar för olika anläggningar som namnges med huvudnummer och anläggningens eller stationens namn och förkortning, till exempel 0140 Vimmerby_Vib. Man kan sortera mapparna efter anläggningens huvudnummer eller namn. Under varje anläggningsmapp läggs en mapp benämnd Ändringsinformation och därunder mappar med ändringsbeteckning och benämnda med årvecka för planerad drifttagning. I varje sådan mapp skall det finnas ett dokument benämnt Ä-info och som anger Ändringens rubrik. Dokumenten Ä-info får inte innehålla filer utan endast metadata. Dessa dokument ligger till grund för ändringslistor.

2004-09-01 16 (58) Signalteknik Anläggningsbeteckning Ändringsinformation Ändringsbeteckning Ändringsbeteckning Anläggningsbeteckning Figur 7. Exempel på indelning av undermappen Signalteknik Excel-filer med makron för framtagning av ritningsförteckningar finns tillgängliga. För utförligare beskrivning av process för framtagning av förteckningar hänvisas till särskild handbok för Signalteknink.

2004-09-01 17 (58) Figur 8. Exempel på en ritningsförteckning som kan skapas med hjälp av makron i undermappen Signalteknik Figur 9. Exempel på en ändringsförteckning i dokumentet Ä-info i undermappen Signalteknik För de olika dokumenten i undermappen Signalteknik används anläggningsdel som attribut, med följande tillåtna attributvärden: Datoriserade Ställverk Manöverstation Kiosker FJB-central Planer ATC Skåp och Kurar FJB understation Teknikhus Protokoll 5.1.5 Undermappen Teleteknik Fackområdet teleteknik indelas efter sträckor, till exempel (Flemingsberg)-Järna (Flb)-Jn, eller efter bandelar. Telelteknik Sträcka Sträcka Sträcka Figur 10. Exempel på indelning av undermappen Teleteknik

2004-09-01 18 (58) Anläggningsdelar används som attribut och attributvärdet väljs från en flervalslista Dokument som tillhör nedanstående anläggningsdelar lagras i banregionernas förvaltningsdata: Leverantörsdokument Telelarm, övrigt Teleutrymmen Informationssystem Detektorer Dynamiska skyltar, monitorer Brandlarm Ljudöverföringssystem Inbrottslarm Tidgivningssystem Dokument som tillhör övriga anläggningsdelar enligt nedanstående lista lagras hos Banverket Telenät: Leverantörsdokument Anpassningsutrustning Regionala översiktsritningar Kabelplan Korskoppling Mellanortskabel Telestativ Optokabel Radio 5.1.6 Undermappen Miljö Fackområdet miljö indelas efter bandelar. Dokument i mappen Miljö specificeras med attributet anläggningsdel med följande tillåtna attributvärden: Miljöutredningar Miljöanläggningar Kemikalier Miljödokument Gestaltning Drift och underhåll Till varje anläggningsdel finns en lista på tillåtna dokumenttyper och dokumentrubriker. 5.1.7 Undermappen Konstbyggnad Dokument i mappen Konstbyggnad specificeras med attributet anläggningsdel med följande tillåtna attributvärden: Balkar Bottenplatta Detaljer Påldäck Ramben Räcke

2004-09-01 19 (58) Farbana Fundament Gångbana Kablar Lager Landfäste Mekanik Pelare Stöd Tråg Tvärförband Underbyggnad Upplag Vingar Överbyggnad 5.1.8 Undermappmappar för övriga fackområden Övriga fackområden indelas i bandelar. Fackområde Bandel Bandel Bandel Figur 11. Exempel på indelning av undermappar för övriga fackområden 5.1.9 Undermapp Anläggningsmodeller Digitala ritningar i CAD-format är i de flesta fall sammansatta av data från flera modellfiler som kan ses som delmodeller av anläggningarna (anläggningsmodeller). Det finns delmodeller för olika fackområden. En ritning skapas genom utsnitt från utvalda fackområden. För utsnitten har man bestämt skala, koordinatsystem och projektionsmetod. Dessa filer (utsnittsmodeller) innehåller referenser till modellfiler och kräver då tillgång till dessa filer för att kunna läsas. Genom att kopiera in data från modellfilerna och skapa autonoma filer (ritningsfiler) upphör detta krav på tillgång till modellfilerna. Från utsnittsmodellen och ritningsfilen skapas också en visningsritning (att använda för läsning på bildskärm och utskrift) i pdf-format.

2004-09-01 20 (58) B E sfil.dgn,.dwg S T Utsnittsmodell.dgn,.dwg Anläggningsmodeller Visningsritning.dgn,.dwg.pdf Figur 12. Anläggningsmodeller i form av modellfiler ligger till grund för en utsnittsmodell som används för att skapa en ritningsfil och en visningsritning. Modellfilerna är nödvändiga vid projekteringsarbete för om- eller tillbyggnad och utgör då en del av uppdragsunderlaget. Även vid drift och underhåll har modellfilerna betydelse. srevidering kan utföras direkt på ritningsfilerna, men detta innebär då att modellfilerna blir inaktuella och bör därför undvikas. Om revideringar skall ske på ritningsfiler eller modellfiler avgörs av praktiska och ekonomiska skäl. Vissa CAD-filer, till exempel schemaritningar, använder inte referensfiler och dessa kan därför användas för revideringar utan att påverka annan information. Modellfilerna lagras i mappstrukturen Anläggningsmodeller med en huvudindelning efter bandel, till exempel 341 Brattheden (Fagersta). För varje bandel finns undermappar för olika projektioner och projektionsmapparna är indelade i fackområde enligt strukturen i BVADMsystemet.

2004-09-01 21 (58) Anläggningsmodeller Ekonomisk Bandel Projektion Ban rit mod El EST Geo info Kanalisation Mark Plan Signal Tele cfg data Projektion Ekonomisk bandel Figur 13. Undermappen Anläggningsmodeller är på lägsta nivån strukturerad enligt BVADM Om modellfilerna inte är uppbyggda enligt BVADM lagras dessa lämpligen i en eller flera komprimerade zip-filer (Winzip) direkt i mappen Projektion. Anläggningsmodeller Bandel Bandel Projektion Projektion 5.2 Mappstruktur Förvaltningsdata underlag Denna struktur är identisk med strukturen Förvaltningsdata förutom undermappen Anläggningsdata.

2004-09-01 22 (58) I denna struktur lagras de filer som har genererat pdf-filerna i strukturen Förvaltningsdata. De skall ha samma metadata som motsvarande pdf-filer. Dessa underlagsfiler skall levereras till den som skall utföra förändringar. Filerna i denna struktur bör inte innehålla referensfiler. Lagring i denna struktur är ett alternativ till att bädda in filerna i pdf-filerna enligt ovan. För ritningar som skapas från flera modellfiler, till exempel projekt i BVADM, skall i första hand modellfilerna ändras och pdf-filerna skall sedan skapas från dessa. Anläggningsmodellerna (modellfilerna) är en del av förvaltningsdata och skall lagras i mappstrukturen Förvaltningsdata. 5.3 Mappstruktur Förvaltningsdata leveranser Denna struktur är en mellanlagring där leveransdokument från projekt skall genomgå en kontrolloch eventuell fastställandeprocess innan de flyttas till arkivstrukturen Förvaltningsdata. Arkivmapparna döps enligt Projektnamn FD eller Projektnamn FD underlag, till exempel Karlberg-Kungsängen FD. Under dessa arkivmappar följer strukturer efter fackområden enligt mappstrukturen Förvaltningsdata arkiv. Förvaltningsdata leveranser Projekt 1 FD Fackområde Projekt 2 FD Enligt Förvaltningsdata Fackområde Enligt Förvaltningsdata Projekt 1 FD underlag Fackområde Enligt Förvaltningsdata underlag Figur 14. Exempel på mappstruktur för Förvaltningsdata leveranser

2004-09-01 23 (58) 5.4 Mappstruktur Förvaltningsdata slopade Till denna mappstruktur flyttas dokument från mappstrukturen Förvaltningsdata efter beslut om slopning. Strukturen består av mappar för olika fackområden utan någon ytterligare indelning. Inom elteknik, signalteknik och teleteknik används inte slopning utan dokumenten gallras direkt. Förvaltningsdata slopade Fackområde Fackområde

2004-09-01 24 (58) 6 Metadata Metadata är uppgifter om dokument och används vid sökning efter dokument samt för framtagning av dokument- och ritningsförteckningar. Metadata består av ett antal metadataelement (attribut) som beskriver dokumentet och dess innehåll lagrade i SQL-databaser. Metadata för dokument i förvaltningsdatastrukturerna baseras på en internationell standard, ISO/IEC CD 82045.2 samt på specifika krav inom Banverket, delvis reglerade av BVF 501 och BVF 584.30 med tillhörande BVH. Rapporten IT Bygg och Fastighet 2002 (Svensk Byggtjänst m.fl.) har också beaktats. Tabell 1. Attribut för tekniska dokument i IDA2000 (IDA_BV_tek). Attribut Definintion ISO Anmärkning 82045 Dokumentidentifiering Arkivmapp namn Automatisk Dokument ID Globalt ID 1 Automatisk Namn Dokumentnamn 2 Automatisk Version Versionsbeteckning BVF 501 8 Kopplat med ändringsbeteckning Datum (aktuell version) 21 Kopplat med årvecka Årvecka Kopplat med datum Filnamn Windows filnamn Automatisk Filtyp Externt dokumentnamn Program Ass till filtyp 105 snummer Bladnummer Undernummer Endast signal Bildkortsnummer Diarienummer Organisation ägare Handläggare ägare Dokumentidentifiering struktur Skede Fackområde Automatisk =mappnivå1 Automatisk =mappnivå2 Indelning Geografisk eller bandel Automatisk =mappnivå3 (El nivå 4) Anläggningsdel El Automatisk=mappnivå 3

2004-09-01 25 (58) Attribut Definintion ISO Anmärkning 82045 Dokumentbeskrivning Dokumenttitel 12 Bandel Anläggningstyp Nyckelord 13 Format ISO beteckningar Startkilometer Startmeter Slutkilometer Slutmeter Dokumentrelation Dokumentklassificering 15 Spec av dokumenttyp BVF501 Underrubrik BSAB-nummer FDOK-Betseckning Dokumentskapande Kod enl BSAB Namn Leverantör 19 Organisation Leverantör 20 Datum Leverantör Upprättare (konstruktör) Dokumentgranskning Extern Granskat av ext 31 Granskat av organisation 32 Granskat datum ext 33 Godkänt av ext 38 Godkänt av organisation 39 Godkänt datum ext 40 Fastställande ägare Arbetsflöde Namn på arbetsflöde Läge Läge i arbetsflöde 29,36 Granskat av ägare Granskat datum ägare Fastställt av 46 Fastställt datum 50

2004-09-01 26 (58) Attribut Definintion ISO 82045 Ändringsinformation Ändringsbeteckning Ändringsbeskrivning 14 Ersätter 60 Ersatt av 62 Arkivinformation Arkivbeskrivning Arkivstatus Filmningsdatum Förvaringsplats Sökväg Uppdateringsdatum 123 Utcheckat till Utlämnat till Utlämnat datum Anmärkning 8 Kopplat med Version För fysiska dokument

2004-09-01 27 (58) 6.1 Gränssnitt för förvaltningsdata Användargränssnittet för metadata för förvaltningsdata utgörs av tre attributblad i IDA2000. ida-bv-tek Figur 15. Attributformulär 1 (Allmänt) är gemensamt för alla gränssnitt och innehåller grundläggande metadata som normalt sätts av systemet.

2004-09-01 28 (58) Figur 16. Attributformulär 2 innehåller de viktigaste attributen. En del skapas av systemet och en del kräver manuell ifyllnad.

2004-09-01 29 (58) Figur 17. Attributformulär 3 innehåller övriga attribut. 6.2 Metadataelement (attribut) Namn Detta attribut innehåller dokumentnamnet. För ritningar är detta sammansatt av ritningsnummer _ (understrykningstecken) och bladnummer till exempel 0523360_052, G008C051 (geoteknik), 2338-131_007 (signal). Om dokumentet består av en digital fil kompletteras dokumentnamnet med _ och filtypsbeteckning till exempel 0523360_052_pdf. Om filerna är skapade med BVADM skall dokumentnamn vara samma som filnamn där punkten före filnamnsextensionen ersätts med understrykningstecknet _. Filnamnen baseras på fackområden och kilometerangivelse, till exempel ms0040_dgn. Detta är en gammal namngivning som kommer att förändras i och med att en ny version av BVADM införs. Övriga dokumenttyper namnsätts enligt gällande praxis för namnsättning av dokument eller filer, till exempel AL-01C8G._shp

2004-09-01 30 (58) Standard för namnsättning i IDA2000 av dokument som skapas i Windows är att dokumentnamnet är lika med filnamnet med. (punkten) ersatt av _, till exempel DLI- 818_doc, BRE-801_doc. Suffixet _filtyp är inte obligatoriskt då en stor mängd dokument inte har några dokumentfiler idag. Det rekommenderas dock att registreringar av nya dokument följer detta krav om dokumentfil finnes. Version och ändringsbeteckning Version är ett attribut som styrs av systemet. Standardvärdet är 0 vid nyregistrering. Enda gången attributvärdet kan styras av användaren är första gången dokumentet registreras. Det får då det värde som sätts för Ändringsbeteckning i attributformulär 1. Versionsbeteckning för ritningar är normalt en bokstav, A för första revideringen, B för nästa osv. För administrativa dokument är konventionen att versioner betecknas med siffror med första versionen 1 Filnamn Filnamn för ritningsfiler är sammansatt av ritningsnummer _ (understrykningstecken) bladnummer. (punkt) filtypsbeteckning, till exempel 0523360_052.pdf, 2338-131_007.dgn (signal), G008C051.pdf (geoteknik). Modellfiler skapade med BVADM namnsätts enligt denna standard. GEOSECMA-filer döps enligt BVH 584.20. GEOSECMA-filer innehåller såväl beräkningsdata som linjeförings- och sektionsdata. Dokumentnamn blir samma som filnamn enligt samma princip som ovan. Filtypstillägget är ett tresiffrigt tal som anger vilken typ av data filen innehåller. Filerna är i de flesta fall textfiler, till exempel 281U.286. InRail-filer innehåller anläggningsdata och har filtypstillägget alg, till exempel s00alte.alg Filer i GEOSIS-format, KF85-format, ArcView-format etc. namnsätts enligt principen filnamn. filtyp, till exempel AL-01C8G.shp. I avvaktan på en generell namnstandard för filer skapade med Office-dokument används namnsättningspraxis för respektive verksamhet, till exempel DLI-818_doc, BRE-801_doc. Skede Attributvärdet hämtas automatiskt från den mappnivå 1, dvs. Förvaltningsdata arkiv, Förvaltningsdata underlag etc. Fackområde Attributvärdet hämtas automatiskt från den mappnivå 2 som ligger under mappen för skede. Anläggningsdelar Attributvärde väljs ur en flervalslista efter fackområde. Se bilaga 2.

2004-09-01 31 (58) Indelning Indelningsgrunden är beroende på fackområde och utgörs av bandel, sträcka, geoteknisk bandel eller anläggningens namn och nummer. Attributet hämtas automatiskt från mappnivå 3 (mappnivå 4 för fackområde elteknik). Anläggningsdel Anläggningsdel är en uppdelning av fackområden. För fackområde elteknik hämtas värdet automatiskt från mappnivå 3. För övriga fackområden som använder anläggningsdel (geoteknik, elteknik och miljö) hämtas värde från en flervalslista. Se bilaga 2. Anläggningstyp Attributvärdet väljs ur flervalslista efter fackområde (signalteknik och elteknik) enligt bilaga 2. en väljs ur en flervalslista oberoende av fackområde enligt bilaga 3. är ett tillägg till dokumenttyp. en väljs ur en flervalslista efter fackområde och anläggningsdel, enligt bilaga 4. snummer snummer i IDA2000 är det som benämns löpnummer i BVF 501. För geotekniska ritningar sätts ritningsnummer efter geotekniska bandelar till exempel G087A019. För signalritningar sätts ritningsnummer efter huvudnummer och undernummer till exempel 2338-131. Bladnummer Bladnummer skall anges med tre siffror (eventuellt fyra siffror i förekommande fall). Ändringsbeteckning (första version) Detta attribut ger startvärdet på attributet version vid nyregistrering. Kan inte ändras efter registreringen. Format Format väljs ur en flervalslista med ISO-beteckningar enligt BVF 501. Attribut med datum och årvecka Datum skall skrivas på formen åååå-mm-dd, årvecka på formen ååååvv. Bildkortsnummer Används om ritningen mikrofilmas. Normalt lika med ritningsnummer (7 tecken).