Kravspecifikation NY KOMMUNIKATIONSPLATTFORM KATRINEHOLMS KOMMUN 2011-08-19

Kravspecifikation NY KOMMUNIKATIONSPLATTFORM KATRINEHOLMS KOMMUN 2011-08-19

OM DETTA DOKUMENT Denna kravspecifikation anger krav för en ny kommunikationsplattform för Katrineholms kommun. Dokumentet är en bilaga till Förstudierapport ny kommunikationsplattform och är skrivet av Kicki Strandh, Sigma IT & Management Sweden AB. För mer information om kommunikationsplattformen och förstudien, se förstudierapporten.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING... 1 1.1 Rekommendationer till anbudsförfrågan... 1 2 PRODUKTER OCH LICENSER... 3 2.1 Offererade produkter samt produktutveckling... 3 2.2 Licenser och källkod... 3 3 TEKNISKA KRAV... 5 3.1 Plattform och teknisk förvaltning... 5 3.2 Rättigheter och inloggning... 6 3.3 Standarder... 7 3.4 Prestanda och säkerhet... 7 3.5 Säkerhet... 8 3.6 Integration (steg 1 och kommande steg)... 8 3.7 Informationsutbyte med den externa webbplatsen... 9 3.8 Metadata... 10 3.9 Presentation... 11 4 REDAKTIONELLA KRAV... 12 4.1 Vem som kan publicera... 12 4.2 Nyheter/artiklar... 12 4.3 Bilder och multimedia... 13 4.4 Editering och publicering... 14 4.5 Mallar... 16 5 FUNKTIONER... 18 5.1 Virtuella samarbetsytor... 18 5.2 Bloggar... 19 5.3 Wikis... 20 5.4 Personinformation och nätverk... 21 5.5 Chat /Snabbmeddelanden... 23 5.6 Sök... 24 5.7 RSS-flöden... 24 5.8 Funktioner för kommande steg... 25 6 ÖVRIGT... 27 6.1 Dokumentation... 27 6.2 Utbildning... 27 6.3 Service och support... 27 Bilaga 1: Tillgänglighetskrav

1 INLEDNING Denna kravspecifikation innehåller krav på en ny kommunikationsplattform som ska underlätta informationshantering, kommunikation, samarbete och kunskapsdelning i Katrineholms kommun. Den baseras vad som kommit fram i den förstudie som genomfördes juni 2011 samt även på skribentens erfarenheter av liknande system. Det återstår ett antal frågetecken som behöver besvaras innan denna kravspecifikation skickas ut som en del av en anbudsförfrågan. Till en del krav har därför en kommentar skrivits för att visa att detta krav behöver diskuteras vidare inom Katrineholms kommun. 1.1 Rekommendationer till anbudsförfrågan Nedan ges ett antal rekommendationer om vad anbudsförfrågan bör innehålla, förutom denna kravspecifikation. 1.1.1 Mål och intentioner I anbudsförfrågan bör det anges Katrineholms kommuns intentioner och målsättningar med den nya plattformen (se förstudierapport). Ange även att det inte är nödvändigt att inköpt system själv kan svara upp mot alla behov, utan att det är möjligt att ta in tredjepartsprodukter. Dock ska systemet kunna integreras på ett tydligt sätt med de olika produkterna. Exempel på funktioner som kan lösas med tredjepartsprodukter är sök, dokumenthantering, samarbetsytor, chat. 1.1.2 Implementationstakt Det bör också framgå i vilken ordning ni avser genomföra hela implementationen och vilken del som denna upphandling avser, ex: 1. Driftsättning av inköpt system, migrering av innehåll från det gamla innehållet, andra system blir tillgängliga som länkar, koppla mot AD för möjlighet till rollbaserad information, införande av funktioner för samarbete och kunskapsdelning (samarbetsytor, nätverk). Även nödvändig dokumenthantering som krävs i samarbetsytorna samt införande av sökfunktion. 2. Integrering av webbaserade system enligt särskilda utredningar och prioriteringar, införande av dokument- och ärendehantering. Denna punkt sker troligen i flera steg, beroende på vad utredningarna kommer fram till. 1.1.3 Upphandlingens omfattning I anbudsunderlaget bör det tydligt framgå vad kommunen vill att anbuden ska omfatta. I punklistan nedan ges en rekommendation kring vad anbuden bör omfatta. Punkter markerade med * kan utföras av kommunen själva eller i samarbete med annan leverantör. UNDERTITEL 1(28)

Produkt/produkter inkl ev moduler som behövs för att uppnå de ställda kraven Implementation av funktioner enligt denna kravspecifikation Leverans och driftsättning Dokumentation Utbildning Support Målgruppsanalys * Framtagning av struktur och interaktionsdesign * Framtagning av förvaltningsorganisation * Migrering * Råd och stöd avseende intranätrelaterade frågor (ex sök, förankring och kommunikation, förvaltning) * 1.1.4 Krav på leverantören I anbudsförfrågan ska även anges krav på leverantör, kompetens, erfarenheter, projektgenomförande etc. Flera tankar kring detta har kommit fram i förstudien och de anges kortfattat här: Flera leverantörer ska kunna tekniken/produkten för att undvika beroende till en viss leverantör Det är viktigt att sträva efter att leverantören blir en samverkanspartner där man har ett dynamiskt samarbete, Leverantören bör ha erfarenhet av liknande implementationer för att kunna ge råd och stöd Leverantören ska också kunna tillhandahålla organisationskonsulter specialiserade på kultur- och verksamhetsförändringsarbete 1.1.5 Teknisk miljö Ange i anbudsunderlaget den tekniska miljön som kommunen har som påverkar införandet av produkten, ex att ni använder Microsoft AD, men håller på att utveckla en metakatalog, vilka webbläsare som används av de anställda, e-postsystem, version på windows på klienter etc. UNDERTITEL 2(28)

2 PRODUKTER OCH LICENSER 2.1 Offererade produkter samt produktutveckling Leverantören ska ange vilka produkter som offereras. För Katrineholms kommun är det viktigt att produkten utvecklas ständigt och snabbt utifrån nya influenser och trender i omvärlden. 2.1.1 Leverantören ska ange vilka produkter som offereras och även vilka av kraven som respektive produkt uppnår (om det är flera produkter) 2.1.2 Leverantören ska ange hur produktutveckling bedrivs, hur ofta nya versioner släpps, och på vilket sätt Katrineholms kommun kan påverka produktutvecklingen 2.1.3 Det ska vara enkelt för varje medarbetare att utföra de vanligaste uppgifterna i kommunikationsplattformen, ex uppdatera sin egen sida, skriva statusmeddelande. Ange hur detta uppfylls. 2.2 Licenser och källkod Licensmodellen ska beskrivas. 2.2.1 Leverantören ska beskriva licensmodellen för produkten/erna, där det framgår vad licenskostnaden blir för Katrineholms kommun, inklusive utvecklings, - test- och driftmiljö UNDERTITEL 3(28)

2.2.2 Katrineholms kommun ska ha tillgång till dokumentation och källkod för kommunikationsplattformens samtliga delar inklusive för kommunen specifikt utvecklade tillägg. UNDERTITEL 4(28)

3 TEKNISKA KRAV 3.1 Plattform och teknisk förvaltning Kommunikationsplattformen ska baseras på en plattform som är öppen och som möjliggör utveckling. 3.1.1 Det upphandlade systemet ska baseras på standardteknik som är öppen för integrationer av andra system, där systemen öppnas inom ramen för kommunikationsplattformen, helst med SSO. Ange hur öppet systemet är och hur integrationer görs tekniskt med den produkt som ni offererar. 3.1.2 Föreslagen produkt ska hostas hos kommunen med följande krav: Ska kunna installeras på MSSQL 2005/2008 (ifall databas) Ska kunna installeras på Windows server 2008 R2 Ska fungera med Klient Windows 7 Ska vara en Webbaserad klient som inte kräver några plugins eller tillägg Bör vara en Webbaserad klient för administration som inte kräver några plugins eller tillägg Klienten ska vara kompatibel med Office 2007 och/eller Office 2010 Integration via LDAP ska vara möjlig, ex till AD (om möjligt LDAPS) Kommentar: 3.1.3 Leverantören ska beskriva hur driftsmiljö bör sättas upp med föreslagen produkt/er, ange även vilken hårdvara som krävs. 3.1.4 Leverantören ska beskriva vilken kompetens som krävs för att förvalta produkten tekniskt (konfiguration, uppdateringar och drift). Sigmas kommentar: ev lägga till krav på att kommunen själv ska kunna bedriva utveckling och vad som då krävs (med egna systemutvecklare) UNDERTITEL 5(28)

3.2 Rättigheter och inloggning Det ska gå att anpassa innehållet på intranätet till en specifik roll men också till en specifik individ. Vi vill också att medarbetarna ska kunna komma åt intranätet utifrån. 3.2.1 Rättigheter ska tilldelas både enskilda användare och grupper som hämtas från Microsoft AD, i framtiden en metakatalog. 3.2.2 Det ska finnas funktion för personalisering av sidor, så att önskad information matchas mot den användarprofil som loggat in på sidan, alltså möjlighet att variera utseende och information för olika användare och grupper 3.2.3 Externa användare ska kunna logga in på intranätet och se vissa delar. Sigmas kommentar: detta med tanke på ev samarbete med externa intressenter 3.2.4 Det ska gå att få direktinloggning vid systemstart, om man befinner sig i nätverket. 3.2.5 Det ska gå att få extern åtkomst (medarbetare kan logga in utanför nätverket). Beskriv hur det kan lösas med ex e-id inloggning externt från och LDAP internt Sigmas kommentar: är det ett ska-krav att man ska logga in med e-id externt från bör kravet formuleras om. UNDERTITEL 6(28)

3.3 Standarder Katrineholms kommun är en offentlig organisation och är därmed skyldiga att följa de standarder som finns för att nå tillgänglighet för alla medborgare. 3.3.1 Produkten ska uppnå de krav som beskrivs i bilaga 1 Tillgänglighetskrav. Eventuella avsteg ska skriftligen överenskommas med Katrineholms kommun. Beskriv ev avsteg från kraven. Sigmas kommentar: tillgänglighetskraven bör gås igenom och ev arbetas in direkt i detta dokument. Har kommunen samma ambitionsnivå när det gäller tillgänglighet på intranätet som den externa webben och i så fall till vilken kostnad? Ev rådfråga FunkaNu kring detta. 3.3.2 Produkten ska stödja vanligt förekommande publiceringskanaler såsom RSS och mobil, Ipad och möjliggöra påbyggnad för nya, kommande publiceringskanaler. Beskriv hur. 3.4 Prestanda och säkerhet Det nya intranätet måste upplevas snabbt av medarbetarna. 3.4.1 Implementation för Katrineholms kommun ska vara dimensionerad för x antal användare varav y samtidiga. Kommentar från Sigma: detta måste diskuteras vidare UNDERTITEL 7(28)

3.4.2 Produkten ska vara skalbar för att följa utvecklingen av organisationen i antalet medarbetare samt även externa användare. 3.5 Säkerhet Sigmas kommentar. Vilka krav ska ställas på säkerhet? 3.6 Integration (steg 1 och kommande steg) I kommunikationsplattformen ska det gå att integrera/koppla ihop befintliga system och arbetsstöd. Målet är att det ska gå att öppna externa system/sidor i intranätet som presenteras i kommunikationsplattformens design. Användaren ska inte märka att det är en annan produkt/ett annat system som används. Dock kommer detta att göras stegvis. I steg 1, som denna upphandling omfattar, kommer de att öppnas som nya fönster och i kommande steg integreras vissa av dem eftersom inom ramen för kommunikationsplattformen och dess design. Single-sign-on är önskvärt så långt det är möjligt. Nedan framgår också krav som ska säkerställa framtida integrationer. 3.6.1 Följande system ska i steg 1 gå att nå via kommunikationsplattformen (ikoner eller länkar, vid klick startas programmen/öppnas i nya fönster). Självservice Telesök Proceedo avtalsdatabas TroINT (förtroendevalda) Esmaker (enkätverktyg) ViaCompetence (söka kurser) Lokalbokningar E-post (outlook) Kompetensportalen EpiServer Siteseeker ImageVault Ekonomisystem: Personalsystem: UNDERTITEL 8(28)

3.6.2 Det bör gå att integrera Outlook-kalender samt mail i systemet (steg 1). Sigmas kommentar: är detta nåt för steg 1 eller kommande steg? 3.6.3 Produkten ska kunna integreras mot en extern sökmotor (steg 1). 3.6.4 I kommande steg ska ett dokument- och ärendehanteringssystem kunna integreras i kommunikationsplattformen. Ange hur detta krav kan nås och ev begränsningar på dessa system. 3.6.5 I kommande steg ska en lärplattform kunna integreras i kommunikationsplattformen. Lärplattformen används av personal, elever och föräldrar på skolor. Målet är att ex lärare enbart ska behöva logga in på ett ställe och där komma åt såväl kommungemensamma funktioner som att kommunicera med elever och föräldrar. Idag används produkten Ping Pong som lärplattform. Ange hur detta krav kan nås och ev. begränsningar på detta system. 3.7 Informationsutbyte med den externa webbplatsen Den information som ska finnas både internt på kommunikationsplattformen och externt på www.katrineholm.se ska bara behöva publiceras en gång. Därför måste det finnas en integration mellan den interna och den externa plattformen. På den externa webben används EpiServer versionsnr UNDERTITEL 9(28)

3.7.1 Det ska gå att publicera information som ska finnas både på den interna plattformen och den externa plattformen enbart på ett ställe. Det ska därför finnas en kommunikation mellan de två plattformarna. Beskriv hur information utbyts mellan dessa plattformar 3.8 Metadata Sökbarheten på intranätet är av högsta vikt, därför vill vi att det ska finnas bra stöd för att hantera metadata, genvägar och etiketter i produkten. 3.8.1 Det ska gå att koppla metadata till en viss sida i systemet. 3.8.2 Det bör finnas stöd för att automatgenerera visst metadata. Beskriv vilka metadata som automatgenereras. 3.8.3 Det bör gå att skapa etikettmoln utifrån mest lästa sidor. Sigmas kommentar: detta är ett förslag från oss, något för er att ta ställning till. 3.8.4 Vem som helst ska kunna skapa etiketter på innehållet och dela med sig av dem. Sigmas kommentar: detta är ett förslag från oss, något för er att ta ställning till. UNDERTITEL 10(28)

3.8.5 Det ska gå att skapa genvägar till visst innehåll på intranätet eller till en extern webbsida. Sigmas kommentar: detta är ett förslag från oss, något för er att ta ställning till. 3.9 Presentation Katrineholms kommun vill att intranätet och kommande webbplatser ska fungera i de vanligast förekommande webbläsarna samt i mobiler. 3.9.1 Innehållet i sidor skapade med verktyget ska kunna visas i samtliga på marknaden förekommande webbläsare för både PC och Mac 3.9.2 Administration av webbplatser (editering av innehåll, konfiguration av struktur etc) ska kunna ske från Internet Explorer 8 samt Firefox 4.X 3.9.3 Lösningen ska stödja visning av sidor i mobila enheter, ex mobiltelefon, läsplattor. UNDERTITEL 11(28)

4 REDAKTIONELLA KRAV Sigmas kommentar: i förstudien har vi inte diskuterat redaktionella krav, detta baseras på vår erfarenhet om vad som man bör ha när det gäller det redaktionella arbetet. Ni måste gå igenom detta och ta ställning till förslagen. Ta gärna lärdom av vad ni tycker är bra resp dåligt med EpiServer som ni använder idag, 4.1 Vem som kan publicera På vissa delar av intranätet ska alla anställda kunna publicera information, medan på andra ska enbart redaktörer kunna publicera information. 4.1.1 Det ska gå att styra vem som kan publicera information på olika sidor. 4.2 Nyheter/artiklar 4.2.1 Det ska gå att publicera nyheter med olika riktning, exempelvis; alla, avdelning, grupp osv. 4.2.2 Det ska finnas möjlighet för användaren att kommentera en artikel. Det ska vara valbart vilka artiklar som är möjliga att kommentera. 4.2.3 Artikelskaparen, eller en av Katrineholms kommun utsedd administratör, ska få ett mejl så snart en kommentar har kommit in till artikeln. 4.2.4 Det ska gå att RSS-prenumerera på nya kommentarer. UNDERTITEL 12(28)

4.2.5 Det bör gå att publicera innehåll på ett obegränsat antal språk. 4.2.6 Systemet ska kunna administreras på svenska. 4.3 Bilder och multimedia 4.3.1 Det ska finnas en bildbank i produkten där bilder laddas upp och arkiveras. Beskriv produktens bildbank. 4.3.2 Det bör finnas möjlighet att redigera bilderna i produktens bildbank. Beskriv produktens bildredigeringsfunktion. 4.3.3 Bilder ska kunna publiceras på alla sidor 4.3.4 Det ska gå att enkelt publicera multimediafiler (film, ljud, Flash osv). Beskriv ev begränsningar gällande filformat etc. UNDERTITEL 13(28)

4.4 Editering och publicering 4.4.1 Innehållet ska skapas och redigeras med inbyggd texteditor WYSIWYG, där de vanligast förekommande formateringarna ska gå att göra (fetstil, kursiv stil, indrag, listor). Beskriv vad som går att göra i er editor. 4.4.2 Det ska finnas stöd för versionshantering, ex kunna spara ett utkast samt kunna ta tillbaka tidigare versioner. 4.4.3 Det ska gå att flytta innehåll och objekt till andra delar i webbplatsen och ev till en annan webbplats. Beskriv hur. 4.4.4 Det ska gå att skapa förståeliga webbadresser, ex intra.katrineholm.se/policy. 4.4.5 Det ska vara möjligt att skapa tabeller med valfritt antal rader och tabeller. 4.4.6 Det ska vara möjligt att ange ALT-text för bilder och andra multimediaobjekt. UNDERTITEL 14(28)

4.4.7 Det bör gå att göra svensk rättstavningskontroll vid inmatning av text. 4.4.8 Det ska gå att göra länkar till andra sidor inom samma webbplats, till andra webbplatser samt sk ankarlänkar. 4.4.9 Det ska gå att styra om en länk ska öppnas i ett nytt eller i samma fönster. 4.4.10 Det ska gå att ange en TITLE-text på länkar. 4.4.11 Det ska gå att kontrollera och indikera brutna länkar. 4.4.12 Det ska finnas stöd för att mäta antalet unika besökare per sida, via produkten eller tredjeparts produkt. Beskriv er statistikfunktion. UNDERTITEL 15(28)

4.4.13 Det bör finnas stöd i produkten som gör det möjligt att ta ut besöksstatistik för bearbetning i externt statistiskt analysverktyg. 4.4.14 Det ska gå att förhandsgranska en sida innan publicering i det sammanhang sidan kommer att publiceras i (inklusive navigation och andra element). 4.4.15 Det ska gå att tidsstyra publiceringen av webbsidor med start- och sluttid (datum och tid). 4.4.16 Det bör gå att skapa datumstyrd mejlnotifiering på en sida. När tiden går ut notifieras skaparen att denne har en utgången sida på kommunikationsplattformen. 4.4.17 Det bör finnas en behörighetsstyrd möjlighet att redigera sidkoden. 4.5 Mallar 4.5.1 På varje sida genererad av produkten ska status framgå: senast uppdaterad, granskad, av vem. UNDERTITEL 16(28)

4.5.2 Det ska gå att välja vilken typ av navigeringsstruktur man vill ha på webbplatsen (ex horisontell, vänstermeny) samt kombinera såväl topp som vänstermeny på flera nivåer. Beskriv ev begränsningar i val av navigeringsstruktur i mallarna. 4.5.3 Det ska gå att skapa utskriftsvänliga sidor. 4.5.4 Det ska gå att skapa ett A-Ö-index automatiskt utifrån webbplatsens informationsstruktur. 4.5.5 Det bör vara möjligt att skapa och anpassa mallar direkt i produkten, utan att ha programmeringskunskaper. 4.5.6 Det ska skapas brödsmulor/länkstigar automatiskt på alla sidor på en webbplats. UNDERTITEL 17(28)

5 FUNKTIONER Kommunikationsplattformen ska innehålla olika funktioner, främst stöd för kommunikation och samarbete av olika slag. Dessa kan vara tredjepartsprodukter, om så är fallet ska det beskrivas. 5.1 Virtuella samarbetsytor Katrineholms kommun vill ha en funktion för virtuella samarbetsytor där man kan dela dokument, anteckna, diskutera osv. Om denna funktion inte finns som standard i produkten är det ok med en tredjepartsprodukt, men det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att integrera detta i så fall. 5.1.1 Det ska finnas stöd för virtuella samarbetsytor. Om ni väljer att lösa denna del med hjälp av tredje partsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad. 5.1.2 I ytan ska det gå att dela dokument, göra egna anteckningar, diskutera samt skapa uppgiftslistor. Beskriv ev ytterligare funktionalitet som finns i er produkt. 5.1.3 Skaparen av varje yta ska kunna bjuda in deltagare och bestämma vilka som släpps in. 5.1.4 Notifiering bör utgå till skaparen/ägaren och systemadministratör när ytan varit inaktivt en tid och kanske bör kastas. UNDERTITEL 18(28)

5.1.5 Det ska gå att arkivera innehållet i ett ytan. 5.1.6 Alla ska kunna se vilka ytor som finns och vem som ansvarar för det. 5.2 Bloggar Katrineholms kommun vill kunna införa obegränsat antal bloggar i kommunikationsplattform, såväl fristående som kopplat till en samarbetsyta. Om denna funktion inte finns som standard i produkten är det ok med en tredjepartsprodukt, men det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att integrera detta i så fall. 5.2.1 Det ska finnas stöd för bloggar, i ett obegränsat antal. Om ni väljer att lösa denna del med hjälp av tredje partsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad. 5.2.2 Det ska gå att kommentera blogginlägg. 5.2.3 Bloggskribenten ska få ett mejl så snart en kommentar gjorts i hans/hennes blogg. Detta ska vara valbart för bloggskribenten. UNDERTITEL 19(28)

5.2.4 Det ska gå att prenumerera på blogginlägg. 5.2.5 Det ska gå att ladda upp dokument och/eller bilder till ett blogginlägg. 5.2.6 En redaktör ska kunna se samtliga kommentarer till alla blogginlägg och ta bort enskilda kommentarer. Sigmas kommentar: är detta relevant för er? Kanske i bloggar som alla ser, ex chefsbloggar? 5.3 Wikis Katrineholms kommun vill införa en eller flera wikis på sitt intranät, d v s sidor där vem som helst kan lägga till, ändra eller ta bort information (ex i en begreppslista), såväl fristående som kopplat till en samarbetsyta. Om denna funktion inte finns som standard i produkten är det ok med en tredjepartsprodukt, men det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att integrera detta i så fall. 5.3.1 Det bör finnas stöd för wikis i produkten. Om ni väljer att lösa denna del med hjälp av tredje partsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad. 5.3.2 Det bör gå att se statistik på gjorda ändringar på en wiki-genererad sida. Beskriv på vilket sätt detta kan ske. UNDERTITEL 20(28)

5.4 Personinformation och nätverk Det ska vara enkelt för alla medarbetare att bilda nätverk för att enkelt kunna kommunicera med varandra. Här ingår också kontaktkort/personlig information om alla medarbetare där man bjuder in personer till sitt nätverk. 5.4.1 Det ska finnas kontaktkort/personlig sida där information om den enskilde medarbetaren läggs in: traditionella kontaktuppgifter kompletteras med bild, CV, specialkunskaper, anställningsform, arbetsuppgifter. Beskriv vad som ingår i er funktion. 5.4.2 Så många uppgifter som möjligt ska hämtas ifrån AD:et, ex telefonnummer och adress, organisationstillhörighet. Sigmas kommentar: specificera vad som kan hämtas från AD:et 5.4.3 I framtiden ska uppgifterna kunna hämtas från kommunens metakatalog. 5.4.4 Vissa av personens uppgifter ska vara redigeringsbara av aktuell person och redaktör/systemadministratör. Beskriv vilka. 5.4.5 Varje person ska kunna bjuda in andra till sitt personliga nätverk. UNDERTITEL 21(28)

5.4.6 Det ska gå att skriva statusmeddelanden liknande Facebook som personerna i det personliga nätverket kan se och kommentera och gilla. 5.4.7 Det ska vara enkelt att starta en dialog med personerna i det personliga nätverket, ex via chat eller mail. Beskriv ev andra dialogmöjligheter som kan startas från detta läge. 5.4.8 Det bör gå att integrera ett flöde från sitt Facebookkonto så att det syns även i denna vy i kommunikationsplattformen, eller tvärtom det bör gå att se flödet från det interna nätverket på Facebook. Sigmas kommentar: Detta är ett krav som ni bör diskutera mer internt. Kanske ange det som ett framtidskrav? 5.4.9 Användargränssnittet ska följa det dominerande sociala mediet. UNDERTITEL 22(28)

5.5 Chat /Snabbmeddelanden För att stödja daglig kommunikation mellan medarbetare ska det finnas en chat-funktion i det nya intranätet. Om denna funktion inte finns som standard i produkten är det ok med en tredje parts produkt, men det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att integrera detta i så fall. 5.5.1 Det bör finnas stöd för chat/snabbmeddelanden. Om ni väljer att lösa denna del med hjälp av tredjepartsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad. 5.5.2 Alla ska kunna se vilka som är inloggade/tillgängliga för att kunna starta chat UNDERTITEL 23(28)

5.6 Sök En enkel och effektiv sökfunktion är mycket prioriterat i den nya kommunikationsplattformen. Om denna funktion inte finns som standard i produkten är det ok med en tredje parts produkt, men det ska tydligt vara specificerat en kostnad för att integrera detta i så fall. 5.6.1 Det ska finna stöd för en sökfunktion med nedanstående funktionalitet. Om ni väljer att lösa denna del med hjälp av tredjepartsprodukt, beskriv vilken och till vilken kostnad. Ange ev begränsningar i er produkt gällande nedanstående krav. Söka på personer och allt innehåll på den personliga sidan/kontaktkortet (se krav 5.5.1) Trunkeringsmöjligheter - både höger och vänstertrunkering. Automatiskt eller med jokertecken. Rättstavning - inkl. förslag på sökningar som ger träffar Statistik från sökmotorn. Sökningar som gav träff, inte träff, vanligaste sökord osv. Indexerar även dokument Möjlighet att göra egna viktningar Ämnesord/metadata på sidor Kategoriindelningar - träffar i bloggar, samarbetsytor, olika avdelningar Kunna betygssätta sökningar (Bör-krav) Tar hänsyn till vilka du haft mest kontakt med på och innehåll från dessa listas med högre relevans än övrigt innehåll Sigmas kommentar. Detaljkrav på sökfunktionen har vi inte hunnit gå igenom i denna förstudie, det bör göras. 5.6.2 Sökfunktionen ska vara kopplad till behörighetsfunktionen så att man inte får träffar på innehåll som man inte har behörighet till. 5.7 RSS-flöden Katrineholms kommun vill utnyttja RSS-tekniken så mycket som möjligt. UNDERTITEL 24(28)

5.7.1 Det ska finnas en funktion för att prenumerera på RSS-flöden, både interna och externa. 5.7.2 Allt som publiceras bör kunna göras till RSS (ex även bloggar, inlägg i forum) 5.8 Funktioner för kommande steg Nedanstående funktioner har identifierats som troliga att implementeras i kommande steg. Ange per funktion om det ingår i produkten eller inte och ev kommentar kring möjligheten att utveckla/implementera den i produkten. Avisering om viktiga händelser för mig Videomöten Beslutsstöd Följa föreläsningar i efterhand UNDERTITEL 25(28)

Gemensamt kalendarium Funktioner för e-lärande Sigmas kommentar: detta är en lista utifrån vad som kom fram i workshopparna, gå igenom listan och ta bort/lägg funktioner UNDERTITEL 26(28)

6 ÖVRIGT 6.1 Dokumentation 6.1.1 Det ska ingå en generell användardokumentation av produkten på svenska. 6.1.2 Det ska ingå en driftsdokumentation anpassad till Katrineholms kommuns driftsmiljö. 6.1.3 Det ska ingå systemdokumentation som beskriver systemarkitektur, systemsamband, kod etc. 6.2 Utbildning 6.2.1 Anbudet ska omfatta utbildning. Lämna förslag på utbildning, dela in i lämpliga användarkategorier (t ex driftspersonal, redaktörer, förvaltare, systemadministratörer) med förslag på utbildningsplan för respektive kategori. 6.3 Service och support 6.3.1 Det ska ingå 2nd line support på vardagar. Beskriv hur er support är organiserad, vad som ingår i den samt kostnad för detta. UNDERTITEL 27(28)

6.3.2 Uppgraderingar av produkten bör ingå i supportavtalet. UNDERTITEL 28(28)