Fastighetsutskott 2013-11-19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(10) Plats och tid Yxningen, kommunhuset, 13,30-15,50 Beslutande Ledamöter Lennart Haraldsson, (S), ordförande Elisabet Edlund (S) Sören Söderström (C) Marianne Sandberg (M) Tjänstgörande ersättare Lars-Åke Bergstrand, (S), ersättare för Lars-Erik Nilsson (M) Övriga närvarande Ersättare Närvarorätt Övriga närvarande Kenth Rosén, projekt- och teknikutvecklare 75-81 Jennie Rothman, nämndsekreterare 75-81 Robert Jonsson, ekonom 78 Justering Utses att justera Lars-Åke Bergstrand, (S) Justeringens plats och tid Kommunhuset, 2013-11-26 Justerande paragrafer 75-81 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Jennie Rothman Lennart Haraldsson Lars-Åke Bergstrand ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Fastighetsutskottet Sammanträdesdatum 2013-11-19 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(10) Förteckning över fastighetsutskottets ärenden Ärende Sidnummer 75 Personal - uppföljning... 3 76 Delegationsbeslut - redovisning... 4 77 Information från verksamheten... 5 78 Ekonomi uppföljning... 6 79 Redovisning Projekt 3 till 2 skolans organisering och lokalisering... 7 80 Beslut Försäljning av Gullvivan fd xx-bostaden remiss... 8 81 Motion Passivhus - besvarande... 9 Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(10) Fu 75 Personal - uppföljning Utskottet godkänner information. Kenth Rosén, projekt- och teknikutvecklare, berättar att Riksbyggen som bygger det nya äldreboendet Kopparsvanen ska ha ett driftavtal med bostadsrättsföreningen som ska driva boendet angående städning och fastighetsdrift under en garantitid. Riksbyggen är intresserade av att överta personal inom städ och en driftskötsel från kommunen. I det här fallet handlar det inte om övergång av verksamhet utan Riksbyggen kommer att erbjuda personerna anställning och konsekvensen om de tackar nej till erbjudandet kan bli att det blir en övertalighet inom kommunen eftersom kommunen inte kommer att ansvara för städningen i de nya lokalerna. Eftersom det inte längre finns en renodlad fastighetschef håller man inom fastighetsförvaltningen på att se över hur man kan fördela ansvar för verksamhetens olika delar. Förvaltningen har också 2 pensionsavgångar framöver. Den nya förvaltningsekonomen tillträder sin tjänst i januari 2014. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(10) Fu 76 Delegationsbeslut - redovisning Utskottet godkänner redovisningen. Redovisningen av förvaltningens delegationsbeslut skickas vidare till kommunstyrelsen. Fastighetsförvaltningen har upprättat en förteckning över delegationsbeslut fattade enligt delegationsordningen gällande: tilldelningsbeslut upphandling av ramavtal tecknat ramavtal tecknat avtal om varor och tjänster Beslutsunderlag Förteckning över delegationsbeslut, se bilaga 1 Expediering Kommunstyrelsen Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(10) Fu 77 Information från verksamheten Utskottet godkänner informationen. Utskottet beslutar att genomföra en rundvandring i fastighetsbeståndet under våren 2014. Det pågår ett arbete med klassificering av fastigheterna i kommunens fastighetsbestånd. Alla fastigheter klassificeras utifrån sina framtida användningsmöjligheter och vad det är för verksamheten i fastigheterna. De kategorier som används är kategori A-D och kulturfastigheter. Kategori A är en fastighet med en kärnverksamhet exempelvis Alléskolan där verksamhet kommer att fortsätta och där fastigheten har normal standard och D är fastigheter som kommunen behöver för att ha rådighet över ett område även om inte byggnaden i sig är viktig. Kulturfastigheter är exempelvis Ålundamagasinet och Vita ladan. Klassificeringen kommer att kopplas till underhållsplaner utifrån den klassning som fastigheterna har fått. Arbete pågår med upphandlingen av nybyggnationen av förskolan på Långbrottsområdet och upphandlingsunderlaget kommer inom kort vara klart för publicering. Ett område för placering av byggnaden är fastställt i förfrågningsunderlaget liksom vilka funktioner som ska finnas och hur de ska vara placerade i relation till varandra. Framtagning av ritningar för byggnadens mer exakta utformning utvändigt och invändigt kommer att ingå i byggentreprenaden. Förskolan kommer ha plats för 100 barn fördelat på 6 avdelningar. Det kommer att bli ett förberett tillagningskök även om det till en början kommer att nyttjas som mottagningskök. Utskottet informeras om pågående rättsliga tvister. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(10) Fu 78 Ekonomi uppföljning Utskottet godkänner redovisningen. Robert Jonsson, ekonom, redovisar förvaltningens utfall januari-oktober 2013. Förvaltningens prognos för helårsresultatet är cirka 4 miljoner kr bättre än budget. Det prognostiserade resultatet bör ses över en 2-årsperiod 2012-2013 eftersom mycket underhåll gjordes under 2012. Under 2013 har man hållit igen på underhållet för att kompensera de höga underhållskostnaderna under föregående år. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(10) Fu 79 Redovisning Projekt 3 till 2 skolans organisering och lokalisering Fastighetsutskottet godkänner redovisningen och beslutar att hela projektet redovisas på kommunstyrelsens nästa möte i december. När projektet är helt klart ska en slutredovisning göras i kommunfullmäktige. Kenth Rosén, teknik- och projektutvecklare redovisar skolprojektet 3 till 2 grundskolans lokalisering och placering i Åtvidabergs tätort. Mot bakgrund av det brådskande behovet av nya lokaler för att ersätta Långbrottsskolan och omorganisering inom skolorganisationen utreddes, beslutades och startades projektet upp snabbt och har därför haft korta ledtider för genomförande. Projektets upplägg har därför fokuserat mer på funktioner än detaljer när underlaget till projektet arbetades fram. Kenth Rosén har ansvarat för de om- och tillbyggnader som gjorts på skolorna inom projektet. Projektet är till stor del slutfört men några delar kvarstår liksom byggnation av ny förskola på Långbrottsområdet som ingår inom ramen för detta projekt. Centralskolan Åtgärder som har genomförts i skolbyggnaderna: nyinstallation av brandlarm i vissa lokaler byte/uppgradering av styrsystem för ventilationsanläggningar lokalanpassningar för fritidsverksamhet omdisponering/komplettering i matservering Alléskolan Åtgärder som har genomförts i byggnaderna: sammanbyggnad av hus C & D anpassning/ombyggnad av hus F komplettering av ventilationsanläggning hus G anpassning/komplettering hus D och E och nytt avfallsutrymme anpassning/ombyggnad för dagcenter vid Facetten komplettering av ventilationen i Tennishallen övriga 3 till 2 anpassningar i Tennishallen, bland annat akustikåtgärder (pågår) Sammanfattningsvis blev kostnaderna för åtgärder genomförda i byggnaderna lägre än budgeterat. Kostnaderna för den del av projektet som innefattade skolgårdar och trafiklösningar blev högre än budgeterat men sammantaget redovisar projektet ett resultat inom ramen för budget för utförda insatser. Det återstår fortfarande en del planerade insatser vid framför allt Alléskolan som man ska ta ställning till framöver. Även om förskolan i Långbrottsområdet ingår i projektet så finns en särskild budget för denna byggnation och den omfattas inte av denna redovisning. Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(10) Fu 80 Dnr 2012-KS0304/299 Beslut Försäljning av Gullvivan fd xx-bostaden remiss Fastighetsutskottet beslutar att ge Andreas Capilla och Stefan Nilsson i uppdrag att ta ärendet på remiss till Grebos strategiska grupp för att inhämta synpunkter. Åtvidabergs kommun äger fastigheten Gullvivan, den så kallade Tjänstebostaden i Grebo. Fastigheten behövs inte för kommunal verksamhet och har därtill ett omfattande renoveringsbehov. Fastighetsförvaltningen har därför haft för avsikt att låta riva fastigheten och ett beviljat rivningslov finns. Några invånare i Grebo har väckt frågan om att köpa fastigheten för att med ideella krafter renovera byggnaden för att den bland annat ska kunna användas som samlingslokal för föreningar och boende i Grebo. Enligt tidigare information till kommunen kan de potentiella köparna endast förvärva fastigheten om köpet inkluderar tomtmarken. Representanter från kommunen har haft kontakt med intressenterna och under hösten 2013 har kommunen gett gruppen ett erbjudande om att köpa fastigheten till en kostnad som inkluderat lantmäterikostnader och kostnad för avstyckning. Därefter har en skrivelse inkommit till kommunen från intressenterna där man framför synpunkter på att köpesumman är för hög. Fastighetsutskottets handläggning Fastigheten Gullvivans eventuella framtida användning har inte tagits upp till diskussion i Grebos strategiska grupp. Frågan bör därför skickas på remiss till den strategiska gruppen för att inhämta gruppens synpunkter. Stefan Nilsson och Andreas Capilla som representerar kommunen i den strategiska gruppen får i uppdrag att ta med frågan till strategiska gruppen. Beslutsunderlag Skrivelse daterad 2013-10-30 Expediering Kommunledningsförvaltningen Strategiska gruppen i Grebo Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(10) Fu 81 Dnr 2013-KS0426/093 Motion Passivhus - besvarande Fastighetsutskottet föreslår kommunfullmäktige att anta nedan svar som sitt och se motionen som besvarad. Vid kommunfullmäktiges möte i augusti 2013 väckte Rune Tessin ett ärende genom motion om att besluta att alla nybyggnationer i det kommunala fastighetsbeståndet ska utföras som passivhus. Passivhus är benämning på en kategori energieffektiva byggnader där vissa krav ställts upp för att klassificera byggnader inom kategorin. Det finns andra kategorier av energieffektivitet för byggnader, också med definierade krav, som nollenergihus och minienergihus. Kraven på energieffektivitet för passivhus ligger mellan dessa. Minimikravet för energieffektivitet vid nybyggnation anges i Boverkets byggregler (BBR). Det innebär att det finns ett spann mellan BBR-kraven, som högsta tillåtna energianvändning och ner till nollförbrukning. Med nuvarande ekonomiska situation och ekonomiska riktlinjer anser fastighetsförvaltningen att driftsekonomin måste vara styrande vid val av nivå på energieffektivitet vid nybyggnation. Om energikraven vid upphandlingar ställs på hög nivå alternativt att energieffektivitet får hög viktning vid anbudsutvärderingar finns risk att ökade kapitaltjänstkostnader får större genomslag än minskningen av energikostnaderna. Därför föreslås en beräkningsmodell som låser eventuellt ökade kapitaltjänstkostnader, som orsakas av ökade investeringskostnader i energieffektiviserande åtgärder, till motsvarande minskning av energikostnader. Med denna beräkningsmodell kan man hålla öppet för alla kategorier av energieffektiva huskoncept i spannet mellan BBR-kraven och nollenergihus men samtidigt låsa eventuella ökade investeringskostnader mot minskade energikostnader i motsvarande grad. Vill man i framtiden tillåta större driftskostnadsökningar än motsvarande energikostnadsminskningar för att lägga sig mer i framkant inom detta område kan modellen fortfarande användas och inkludera till exempelvis prognostiserade värden för framtida energipriser och andra tidsintervaller för avstämning mot kapitaltjänstkostnader än nuvarande som är år 1. Sammanfattningsvis föreslås att tillmötesgå motionärens förslag på så sätt att beräkningsmodellen börjar användas vid kommande upphandlingar med nuvärdespriser på energislagen och avstämning mot kapitaltjänstkostnader år 1. Ska den tillämpas på annat sätt bör det förankras politiskt. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges protokoll, 2013-08-28 75 Motion Passivhus 2013-KS0426/093 Tjänsteskrivelse daterad 2013-11-18 Ordförandes
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(10) Expediering Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Ordförandes