Kommunstyrelsen 2013-04-15 1 (15) Plats och tid Kommunstyrelsesalen, kl 9:30-16.05 Plats och tid Beslutande Cecilia Vilhelmsson (S) ordförande, Monika Gideskog (M), Thony Andersson (S), Kjell Gustafsson (S), Sigbritt Bothin (S)(ersättare för Franco Sincic (V)), Eric Westerberg (MP), Jim Kellander (FP)(ersättare för Carina Johansson (FP) 92,93,94,95,103), Carina Johansson (FP), Birgitta Gunnarsson (C), Tommy Engback (KD) Ersättare Övriga deltagande Birgitta Larsson (S), Niklas Karlsson (S), Mikaela Höjdevall (MP), Anette Ohlsson (M), Jim Kellander (FP) och Birger Hagström (KD) Dag Segrell kommunchef, Carina Brofeldt, Eva Rådeström, Maria Åhström, Thomas Gustavsson, Davood Maghdoori. Ulf Gustavsson och Jeanette Uner, Leader Folkungaland Lena Svensk MSE Jan-Ove Hammarberg och Jörgen Oskarsson, Bostadsbolaget Utses att justera Birgitta Gunnarsson Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Patrik Hjalmarsson Paragrafer 92-103 Ordförande Cecilia Vilhelmsson Justerande Birgitta Gunnarsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen 2013-04-15 Datum för Datum för anslags uppsättande 2013- anslags nedtagande 2013- Förvaringsplats för protokollet Underskrift... Patrik Hjalmarsson
Kommunstyrelsen 2013-04-15 2 (15)
Kommunstyrelsen 2013-04-15 3 (15) 92 Dnr KS/2013:104 Redovisning av internkontroll vid förvaltningar och kontor för år 2012 samt fastställande av gemensamma internkontrollmoment för samtliga nämnder år 2013. Bakgrund Enligt reglemente för internkontroll har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god internkontroll, och ansvar för att årligen utvärdera och förbättra den. Kommunledningskontoret har i uppgift att, sammanställa det arbete som gjorts vid varje nämnd vad gäller plan, genomförande och resultat av årets internkontroll. Sammanställningen rapporteras sedan till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Syftet med sammanställning, uppföljning och återrapportering är att utveckla kontrollsystemet samt sprida de erfarenheter som gjorts i arbetet. År 2012 fastställde kommunstyrelsen två gemensamma kontrollmoment för samtliga nämnders internkontrollarbete. Sammanfattning Merparten av alla planerade processer i kommunens verksamheter internkontrollerades under år 2012. Förvaltningarna granskar både ekonomiadministrativa processer och sådana med verksamhetskoppling t ex likabehandling och plan mot kränkande särbehandling, barnskyddsronder, åtgärdsprogram, utrustningen i idrottshallar, internutbildning för operativ personal inom räddningstjänsten, pedagogiska och sociala måltider. Fem förvaltningar är delvis nöjda med resultatet av genomförda kontroller medan fyra förvaltningar är helt nöjda. Samtliga förvaltningar har dragit slutsatser av de genomförda kontrollerna och har, där det är aktuellt, redan vidtagit åtgärder alternativt lagt fram en handlingsplan med åtgärder för att komma tillrätta med de brister som framkommit. I de fall resultaten endast är delvis bra fortsätter kontrollerna även under år 2013. Exempel på åtgärder som genomförts eller pågår är: Förtydligande av rutiner för pedagogiska och sociala måltider Revidering av policys, utbildningsinsatser, erfarenhetsutbyten skolor emellan. Införandet av en processorienterad organisation inom räddningstjänsten E-baserat ansökningssystem för bygglov införs under år 2013 Uppföljningen av de två kommungemensamma kontrollmomenten för år 2012; inrapportering i Personec P och systematiskt förbättringsarbete genom medborgar- och brukarundersökningar, visar ett till stora delar godkänt
Kommunstyrelsen 2013-04-15 4 (15) resultat. Kontroller avseende inrapportering i Personec P visar att rutinerna i huvudsak fungerar tillfredsställande men att det finns poster i självservice som inte attesterats i tid. Bristen kommer att åtgärdas genom fortsatta informations- och utbildningsinsatser. Sju av nio förvaltningar har under året genomfört någon typ av medborgareller brukarundersökning. Drygt hälften av de förvaltningar som genomfört undersökningar är nöjda med resultatet, resterande förvaltningar är delvis nöjda med resultatet. De åtgärder som beslutats på förvaltningsnivå för att förbättra verksamhetens resultat är delvis genomförda. Eftersom det kvarstår en del arbete för att uppnå ett gott resultat vid samtliga förvaltningar föreslås de båda gemensamma kontrollmomenten gälla även under år 2013. Ytterligare ett gemensamt kontrollmoment finns på förslag för år 2013. Det har inletts ett arbete med att inom samtliga nämnder och förvaltningar ta fram fungerande rutiner och arbetssätt i handläggning som rör offentlighetsprincipen och sekretesslagen. Det föreslås att varje nämnd, via stickprov kontrollerar att diarieföring genomförs enligt gällande lagstiftning. Monika Gideskog (M) och Thony Andersson (S) yrkar bifall. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen av internkontroll vid förvaltningar och kontor för år 2012, att godkänna redovisningen av gemensamma kontrollmoment för år 2012, samt att fastställa föreslagna gemensamma internkontrollmoment, Personec P, kundundersökningar och diarieföring, för samtliga nämnder för år 2013, samt att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning ta fram förslag på hur kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet kan hanteras med bland annat internkontroll. Beslutet skickas till: Samtliga nämnder Kommunstyrelsens förvaltning Akten
Kommunstyrelsen 2013-04-15 5 (15) 93 Dnr KS/2013:104 Internkontrollplan 2013 för tekniska kontoret. Bakgrund Enligt kommunstyrelsens reglemente för intern kontroll ska varje nämnd årligen fastställa intern kontrollplan. I planen ska framgå vilken uppföljning av den interna kontrollen som ska ske under året. Föreliggande förslag till internkontrollplan har tekniska kontoret vid Kommunstyrelsens förvaltning utarbetat. Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet till tekniska kontoret för hänsynstagande till rådgivningsapporterna Ärendehantering och ansvarstagande samt Lagmansgatan 16. Tunet tant brun och Prästgårdsliden. Beslutet skickas till: Tekniska kontoret Akten
Kommunstyrelsen 2013-04-15 6 (15) 94 Information om Leader, Christer Hedberg. /Ulf Gustavsson och Jeanette Uner informerar muntligen om Leader Folkungaland och vad det inneburit för Mjölby 2007-2013. Mjölby kommun har varje år bidragit med 503 000 kr till verksamheten och som offentlig bidragsgivare till projekten. Inom Mjölby kommun har projekt bedrivits till en kostnad om 9 342 824 kr. Av de kommungemensamma projekten är projekt motsvarande 4 819 256 kr relaterade till Mjölby kommun. Totalt har projekt bedrivits till totalkostnaden 14 162 080 kr varav kommunen bidragit med 3 500 000 kr, Leader upphör 2013 och ett nytt Leader börjar 2014. Regler och riktlinjer för detta kommer att fattas av regeringen i juni 2013. Kommunstyrelsen tar del av informationen.
Kommunstyrelsen 2013-04-15 7 (15) 95 Årlig information från MSE inför årsstämman avseende verksamhetsåret 2012. /Lena Svensk, VD i Mjölby-Svartådalen Energi AB (MSE) informerar om MSE:s verksamhet inför årsstämman avseende verksamhetsåret 2012. Kommunstyrelsen tar del av informationen
Kommunstyrelsen 2013-04-15 8 (15) 96 Årlig information från Bostadsbolaget inför årsstämman avseende verksamhetåret 2012. /Jan-Ove Hammarberg VD och Jörgen Oskarsson ordförande i Bostadsbolaget informerar om Bostadsbolagets verksamhet inför årsstämman avseende verksamhetsåret 2012. Kommunstyrelsen tar del av informationen
Kommunstyrelsen 2013-04-15 9 (15) 97 Information från ekonomikontoret om en översyn av modeller för resursfördelning i Mjölby kommun. /Maria Åhström och Thomas Gustavsson från ekonomikontoret lämnar en rapport från en översyn av modeller för resursfördelning. Kommunfullmäktige gav 2012-11-13 144 i samband med beslut om Mål och budget 2013 kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översyn av dels budgetprocessen dels resursfördelning. Översyn av budgetprocessen har skett genom att tidplanen har justerats inför mål- och budgetarbetet 2014-2016. Översynen av resursfördelningen har delats in i tre delar, Del 1 Beskrivning - Hur fördelas budgetmedel i Mjölby. Del 2 Konsekvenser - Hur har ekonomin utvecklats 2004 2012. Del 3 Analys Hur påverkar resursfördelningsmodellerna verksamheternas kostnader. Kommunstyrelsen tar del av informationen
Kommunstyrelsen 2013-04-15 10 (15) 98 Dnr KS/2013:253 Skyltprogram-råd och riktlinjer, Mjölby kommun. Bakgrund Byggnadsnämnden har 2013-02-25 33 beslutat att ställa sig bakom skyltprogrammet och tillställa kommunfullmäktige det reviderade programmet. Sonark Arkitektkontor AB, Linköping har på uppdrag av byggnadskontoret upprättat ett förslag till skyltprogram som syftar till att informera, inspirera och vägleda i utformningen av skyltning i utemiljön. Skyltprogrammet har tillställts näringslivets intresseorganisationer, enskilda näringsidkare, förvaltningar och övriga intresserade för synpunkter. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta det reviderade skyltprogrammet råd och riktlinjer.
Kommunstyrelsen 2013-04-15 11 (15) 99 Dnr KS/2013:210 Direktiv till ombudet inför årsstämman med Bostadsbolaget avseende verksamhetsåret 2012. Bakgrund Inför Bostadsbolagets årsstämma avseende verksamhetsåret 2012 har Kommunstyrelsen att fatta beslut om eventuella direktiv till stämmoombudet. Då någon särskild fråga ej har anmälts av bolaget föreslår Kommunstyrelsen förvaltning kommunstyrelsen besluta Kommunstyrelsen beslutar att stämmodirektiv till kommunens representant vid Bostadsbolagets:s årsstämma ska vara att rösta i enlighet med styrelsens förslag. Beslutet skickas till Stämmoombudet Akten
Kommunstyrelsen 2013-04-15 12 (15) 100 Dnr KS/2013:210 Direktiv till ombudet inför årsstämman med MSE för verksamhetsåret 2012. Bakgrund Inför MSE:s årsstämma har kommunstyrelsen att fatta beslut om eventuella direktiv till stämmoombudet Då någon särskild fråga ej har anmälts av bolaget föreslår kommunstyrelsens förvaltning kommunstyrelsen besluta Kommunstyrelsen beslutar att stämmodirektiv till kommunens representant vid MSE:s årsstämma ska vara att rösta i enlighet med styrelsens förslag. Beslutet skickas till: Stämmoombudet Akten
Kommunstyrelsen 2013-04-15 13 (15) 101 Dnr KS/2013:210 Direktiv till ombudet inför föreningsstämman med Kommunivest avseende verksamhetsåret 2012. Bakgrund Inför Kommuninvest:s föreningsstämma avseende verksamhetsåret 2012 har Kommunstyrelsen att fatta beslut om eventuella direktiv till stämmoombudet. Kommunstyrelsen beslutar att stämmodirektiv till kommunens representant vid Kommuninvest:s föreningsstämma ska vara att rösta i enlighet med styrelsens förslag. Beslutet skickas till: Stämmoombudet Akten
Kommunstyrelsen 2013-04-15 14 (15) 102 Förklaring till kommunfullmäktige med anledning av anmärkning i revisionsberättelsen. Kommunfullmäktiges ordförande har i skrivelse till kommunstyrelsen 2013-04-09 begärt kommunstyrelsens förklaring med anledning av revisorernas anmärkning i revisionsberättelsen. Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning framta förslag på förklaring till kommunstyrelsens sammanträde 2013-04-24. Beslutet skickas till: Dag Segrell Akten
Kommunstyrelsen 2013-04-15 15 (15) 103 Dnr KS/2012:484 Tecknande av kommunens firma i samband med upptagande av lån. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning p 3.1 fattar redovisningschefen på kommunstyrelsens vägnar beslut om upptagande lån. Enligt tidigare beslut, KS 2012 243, framgår att en av kommunens långivare, Kommuninvest, har efterlyst beslut där det framgår att tjänsteman i kommunen har behörighet att civilrättsligt teckna kommunens firma i samband med upptagande av lån (revers). Ur kontrollsynpunkt är det lämpligt att utse två tjänstemän att teckna kommunens firma i samband med upptagande av lån. Eftersom nya befattningshavare tillträtt behöver beslutet ändras. Monika Gideskog (M) yrkar bifall till förslaget. Kommunstyrelsen beslutar att kommunens firma i samband med upptagande av lån tecknas av redovisningschef Chris Tevell med kontrasignering av tf ekonomichef Maria Åhström, kommunchef Dag Segrell eller utvecklingschef/biträdande kommunchef Carina Brofeldt. att vid förhinder för Chris Tevell tecknas kommunens firma i samband med upptagande av lån av Maria Åhström med kontrasignering av Dag Segrell eller Carina Brofeldt. Beslutet skickas till: Chris Tevell Maria Åhström Dag Segrell Carina Brofeldt Akten