Verktygslådan SMART RAPPORT Aktivitet Datum Årlig utredning 2014-10-23 Organisation Organisatorisk del: Särskilt boende Sjötäppan Deltagare:, Kejo Aho Utförare: I denna rapport finner du en sammanställning av resultaten från den årliga utredningen. Nuvarande år: SÄKERHET ARBETSMILJÖ KVALITET Åtgärdat Låg risk risk risk risk: Säkerhet Mål Mätbart mål Ansvarig Deadline Resurser Aktivitet Utförare Deadline 1. Minska risken för interna bedrägerier och/eller stölder. Inga stölder år 2015 Åsa 2015-02- Pierson 28 Vi kommer att installera någon form av passersystem. Kontakta Thomas Gillström gällande passersystem. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. Kejo Aho 2015-02-15 Kejo Aho 2015-02-15 2. Minska risken för stöld av fysisk egendom. Inga stölder år 2015 Åsa 2015-11- Pierson 30 Vi kommer att installera någon form av passersystem. Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada Riskbedömning egendomsskydd (exkl. kameraövervakning) 2015-11-30 2015-04-30 Se över våra lokala rutiner för stöld och säkerhet. 2015-04-30 risk: Kvalitet Mål Mätbart mål Ansvarig Deadline Resurser Aktivitet Utförare Deadline 3. Minska risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna. Alla medarbetare ska läsa och skriva under att de tagit del av våra rutiner och vad kontaktmannaska pet innebär. Åsa 2015-02- Pierson 28 Uppföljning och Genomgång av samtal vid brister årligautredningen på APT i arbetet. i januari. kvalitetssäkring. Del 3: Arbetsprocesser 2015-01-31 2015-02-22
4. Minska risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder. Färre klagomål och synpunkter på bemötande från kund, närstående och medarbetare. Åsa 2015-12- Pierson 20 Medvetandegöra ndesamtal och varning vid upprepade brist i bemötande. Bemötande ska vara en stående punkt på APT agendan, diskussion i bikupor. 2015-12-20 bemötande, Del 1: Allmänt 5. Minska risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt Demensriktlinjerna. Fler undersköterskor med demensutbildning och erfarenhet. Åsa 2015-12- Pierson 20 Medarbetarna ska göra webutbildningen demens ABC en gång per år. Utbildning av demenssjuksköte rskan två gånger per och extren utbildning. bemötande, Del 2: Kunder med demens 6. Minska risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds. Kundenkäten. Internkontroll av dokumentationen av EC och VC. Åsa 2015-12- Pierson 31 Alla medarbetare ska göra Nestors webbutbildning i dokumentation. bemötande, Del 3: Delaktighet i insatser 7. Minska risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov. Att alla medarbetare följer och dokumenterar HSLordinationer. Minska antalet avvikelser jämfört med 2014. Åsa 2015-12- Pierson 31 Stående punkt på kvalitetsrådet och APT. Utbildning. samverkan, Del 1: Intern samverkan 8. Minska risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter. Minska antalet avvikelser jämfört med 2014. VC och EC följer upp och kontrollerar dokumentationen. Åsa Pierson 2015-12- 31 Alla medarbetare ska göra Nestors webbutbildning i dokumentation. Utbildning för HSL personal i dokumentation, vårdplaner, ordinerade åtgärder ska utvärderas. Riskbedömning gällande dokumentation, Del 2: Hantering av dokumentation Stående punkt på kvalitetsråd och APT 9. Minska risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt. Minska antalet avvikelser jämfört med 2014. VC och EC följer upp och kontrollerar dokumentationen. Åsa Pierson 2015-12- 31 Alla medarbetare ska göra Nestors webbutbildning i dokumentation. Utbildning för HSL personal i dokumentation, vårdplaner, ordinerade åtgärder ska utvärderas. Riskbedömning gällande dokumentation, Del 1: Dokumentation av insatser Stående punkt på kvalitetsråd och APT
10. Minska risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget. Anställa enbart medarbetare med rätt utbildning och kompetens samt flytande svenska i tal och skrift. Åsa 2015-12- Pierson 31 Rekrytera USK med rätt kompetens. Utbildning och uppföljning av medarbetare som inte kan leva upp till uppdraget. Någran uppföljning av medarbetare som inte följer våra värderingar, arbetsuppgifter mm. Någran uppföljning av medarbetare som inte följer våra värderingar, arbetsuppgifter mm. Någran uppföljning av medarbetare som inte följer våra värderingar, arbetsuppgifter mm. Kejo Aho kompetensförsörjning, Del 4: Personalens kompetens risk: Säkerhet Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline 11. Minska risken för hot mot personal. Arbeta med hot och våld på APT. Riskbedömning på kund där hot och våld finns. Riskbedömning på kund där hot och våld finns. Kejo Aho 12. Minska risken för brandskador Informera kunderna att det är rökförbud i lägenheten. Informera kunderna att det är rökförbud i lägenheten. Rekommendera kunderna att använda rökförkläde. Rekommendera kunderna att använda rökförkläde. Kejo Aho Kejo Aho
risk: Arbetsmiljö Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline 13. Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador. Att alla medarbetare följer vår lokala rutin, stickande och skärande. Och vårdhygiens rekommendationer. Att alla medarbetare följer vår lokala rutin, stickande och skärande. Och vårdhygiens rekommendationer. Att alla medarbetare följer vår lokala rutin, stickande och skärande. Och vårdhygiens rekommendationer. Kejo Aho 14. Minska risken för bristande elsäkerhet. Informera medarbetarna att hantera sängarna så att inte kontakterna inte blir förstörda. Informera medarbetarna att hantera sängarna så att inte kontakterna inte blir förstörda. Kejo Aho 15. Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling. Vi kommer att arbeta med mobbning på APT. 16. Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Informera medarbetarna om vikten att följa våra rutiner. Och delta i våra obligatoriska utbildningar. Informera medarbetarna om vikten att följa våra rutiner. Och delta i våra obligatoriska utbildningar. Kejo Aho risk: Kvalitet Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline 17. Minska risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning. och APT kvalitetssäkring. Del 1: Anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning 18. Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål). Arbeta efter årsklockan, uppföljning. Riskbedömning gällande uppföljning av kvalitetsresultat, Del 1: Genomförande Utbildning i dokumentation 19. Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten. Riskbedömning gällande uppföljning av kvalitetsresultat, Del 2: Analys Vi kommer att arbeta med analyser på kvalitetsråden.
20. Minska risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten. 21. Minska risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden. 22. Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning). Fler medarbetare ska ha möjlighet att lägga in synpunkter och klagomål i infosoc. Information på APT under år 2015. Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 1: Inlämning Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 2: Kundorienterad individuell riskbedömning Vi kommer att ha riskbedömningar som en punkt på omvårdnadsmöten. Vi kommer att ha riskbedömningar som en punkt på omvårdnadsmöten. Flera medarbetare ska få behörighet till infosoc. Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 2: Hantering Vi kommer att arbeta med att få in och registrera fler Vi kommer att arbeta med att få in och registrera fler Vi kommer att arbeta med att få in och registrera fler 2015-01-31 Kejo Aho 2015-01-31 2015-04-30 Kejo Aho 23. Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning). Riskbedömning gällande hantering av avvikelser, fel och brister. Vi kommer att göra samlade, kvantitativa analyser av våra 2015-04-30 24. Minska risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet. Medarbetarna måste bli bättre på att ta emot Fokus grupper på APT. Medarbetarna måste bli bättre på att ta emot Fokus grupper på APT. Medarbetarna måste bli bättre på att ta emot Fokus grupper på APT. personalens medverkan Kejo Aho
25. Minska risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen. 26. Minska risken för att vi inte arbetar med multiprofessionella team kring personer med demenssjukdom (enligt Demensriktlinjerna). Medarbtarna behöver prata och förklara mer till kunderna vad genomförandeplan är. Och förklara vad genomförandeplan är på våra närståendemöten. Kejo Aho Medarbtarna behöver prata och förklara mer till kunderna vad genomförandeplan är. Och förklara vad genomförandeplan är på våra närståendemöten. kvalitetssäkring. Del 2: Förväntningar på insatsen 2015 kommer vi att arbeta mer i team kring varje kund. samverkan, Del 2: Demens 27. Minska risken för att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort. kompetensförsörjning, Del 5: Styrkort Vi kommer att disskutera mer på våra verksamhetsdialoger och APT om styrkortet. Vi kommer att disskutera mer på våra verksamhetsdialoger och APT om styrkortet. Kejo Aho 28. Minska risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts. 29. Minska risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter). Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 3: Generellt Vi behöver bli bättre på att arbeta med uppföljning och utvärdering av genomförda förbättringsåtgärder. NSC arbetar tillsammans för att utforma en gemensam introduktionsprogram. kompetensförsörjning, Del 3: introduktion av tillfällig personal 2015-03-31 Rutingenomgång: Kvalitet Rutiner Ansvarig Utförare Deadline Ansvar och uppgiftsfördelning 2015-05- 31 Sammanfattning av riskbedömning
Säkerhet - Brottslighet, brand och vattenskador Risk Notering 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 1. Hur stor är risken för att hot mot personal 2. Hur stor är risken för att brandskador 3. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning 4. Hur stor är risken för att våld mot personal 6. Hur stor är risken för att stöld av information 7. Hur stor är risken för att skadegörelse En mobiltelefon, dator, stereo, Tv och två boxerkort har bestulits i år. Vi har en personal och en närstående som kan uppträda hotfullt. Det finns kunder som röker i sina lägenheter trots förbud. Säkerhet - Interna oegentligheter Risk Notering 8. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder 9. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto 10. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 11. Hur stor är risken för att mutor och bestickning En mobiltelefon, dator, stereo, Tv och två boxerkort har bestulits i år. Arbetsmiljö - Psykosocial arbetsmiljö Risk Notering 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling 1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? 2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 7. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? Ett par medarbetare har upplevt sig mobbade till och från.
Arbetsmiljö - Fysisk arbetsmiljö Risk Notering 8. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stickoch skärskador 11. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 14. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft 9. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning 10. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem 12. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 13. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 15. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation 16. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? Stick och skärskador. Elutagen i kunds lägenhet kan gå sönder eftersom medarbetarna kör på dem med kunds säng. De informerar inte alltid oss direkt när det hänt. Det finns medarbetare som inte alltid följer våra rutiner. Arbetsmiljö - Övrigt Risk Notering 17. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet? Kvalitet - Ansvar Risk Notering 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? Låg Ansvarsfördelningen är tydlig men det är inte alltid de följs av medarbetarna. Kvalitet - Kvalitetssäkring Risk Notering 3. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? 2. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? 5. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? 4. Hur stor är risken för att lagstiftningen gällande läkemedelshantering inte följs? 6. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? Det är tydligt beskrivet i våra lokala rutiner men det är inte alla medarbetare som följer dem. Dokumentation, demensriktlinjer mm. Tydligare information från biståndshandläggaren. Kund kan ha glömt överenskommelsen.
Kvalitet - Bemötande Risk Notering 7. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? 8. Hur stor är risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt Demensriktlinjerna? 9. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? Vissa medarbetare kan inte alltid bemöta kunder på ett trevligt och proffesionellt sätt. Bristande kunskap och utbildning i demensriktlinjerna. Kund är oftast delaktig i utformandet i genomförandeplanen och godkänns av kund med underskrift. Kvalitet - Samverkan Risk Notering 10. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 12. Hur stor är risken för att vi inte arbetar med multiprofessionella team kring personer med demenssjukdom (enligt Demensriktlinjerna)? 11. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? Det förekommer att medarbetare inte följer alla instruktioner och ordinationer från HSL-personalen. Vi kommer arbeta mer teamarbete runt kund. Kvalitet - Kompetensförsörjning och medverkan Risk Notering 14. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? 13. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 15. Hur stor är risken att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort? 18. Hur stor är risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? 16. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 17. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? Låg Ca 20% av våra medarbetare har inte rätt kompetens mot uppdraget men de har trots det USK utbildning. De kan bli bättre på att ta emot synpunkter/klagomål och vissa är dåliga på att skriva avvikelser. Alla förstår inte och tar inte till sig all information. Bemanningsenhetens personal har inte alltid tid att ta del av våra rutiner när arbetspasset börjar. De får ny introduktion efter behov. Kvalitet - Uppföljning Risk Notering 19. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? 20. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten? Risbedömningar i Senior Alert görs, men vi kan bli bättre på att dokumentera åtgärder/ordinationer/resultat och uppföljningar. HSL dokumentationen behöver bli bättre på att synliggöra kring åtgärder/ordinationer/resultat. Vårdplan. Vi kan bli bättre på att analysera alla våra nyckeltal för att ytterligare förbättra verksamheten. Kvalitet - Tillgänglighet Risk Notering 21. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? 22. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter?
Kvalitet - Avvikelser, fel och brister Risk Notering 23. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? Vi kan bli bättre på att rapportera avvikelser. Vi kan också bli bättre på att analysera med uppföljning. Kvalitet - Synpunkter och klagomål Risk Notering 24. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? 25. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? Bättre på att ta emot synpunkter/klagomål. Vi kan bli bättre på att analysera våra klagomål.