SLUTRAPPORT Team: Ögonmottagning Universitetssjukhuset MAS, Bra mottagning 8 Syfte med deltagandet i Bra mottagning: Öka tillgängligheten till klinikens glaukommottagning och förbättra arbetsmiljön för sjuksköterskorna på glaukommottagningen Teammedlemmar: Chefssekreterare Lotta Nordblad (Kontaktperson) Specialistläkare Håkan Stjernquist Överläkare Olof Lundquist Sjuksköterska Monica Wollmer Klinikassistent Ing-Marie Lehner Verksamhetschef Kerstin Sjöström Utvecklingssekreterare Maj-Britt Thulin Bakgrund och problem: Under 2005 utförde ögonmottagningen 510 besök där diagnosen glaukom (H0*) ställts. Dessa besök involverade 2809 unika patienter. Antalet besök fördelar sig så att 250 besök skedde hos läkare och 2870 besök hos sjuksköterska. Av det totala antalet besök var 203 nybesök. Vi har i stort sett alltid kunnat ta emot nybesök inom ramen för medicinskt måldatum. Däremot har vi svårigheter att hålla tiderna kontrollinervallen. Inkomna vårdbegäran 2005 och 2006 patienter med glaukom I december 2005 slutade en privatläkare på stan och under hösten 2006 kommer ytterligare en privatpraktiker med ögonspecialitet att sluta. Pucklarna i ovanstående diagram ger en tydlig bild av hur detta påverkar vårt inflöde.
Glaukom är en kronisk, livslång sjukdom. Som framgår av ovanstående figur ökar inflödet betydligt mer än det antal patienter som kan avslutas. Ett internationellt erkänt forskningsarbete bedrivs vid kliniken. Detta har visat att framför allt nya glaukompatienter behöver följas upp på ett annorlunda sätt än vad vi gör idag, med tätare kontrollintervall inledningsvis. Enligt de nya rönen ska glaukompatienter därefter delas upp i tre olika grupper med olika kontrollintervall. Hur de olika grupperna fördelas är idag inte klart, en studie pågår för att försöka fastställa denna fördelning. Idag ser besöksfrekvens/år för våra glaukompatienter ut enligt nedan. Antal patienter Antal besök 2853 1 622 2 175 3 61 23 5 1 6 5 7 1 8 8 9 6 10 2 11 1 12 1 1 1 18 Inflödet är större än vi klarar av. Nya medicinska rön kräver tätare kontroller av patienterna. Detta ställer stora krav på oss att hitta metoder som gör det möjligt för oss att anpassa vår verksamhet till de nya förutsättningarna. Samtidigt är belastningen på sjuksköterskorna på glaukommottagningen stor ett särskilt problem är att arbetsbelastningen dessutom är ojämn. Ögonsjuksköterskor utbildas inte längre, varför det är oerhört viktigt att vi tar tillvara de medarbetare som idag finns på kliniken och försöker utveckla dem och skapa en arbetsmiljö som gör att de orkar med sitt dagliga arbete. Mål: - Inga väntelistor och bevakningslistor för glaukompatienter. - Erbjuda tid när patienten ringer utan att öka administrativt arbete. - Jämnare fördelning av läkarschema på mott 3 = jämnare arbetsbelastning för sköterskor. - Mindre samtal till sjuksköterskornas telefon Mått: Antal och typ av telefonsamtal Antal patienter som inte kommer till enligt medicinsk prioritering Antal nyinkomna patienter med glaukom relaterat till hur många vi avslutar Antal patienter på bevakningslista fördelat per läkare Antal besök respektive patienter med glaukom som huvuddiagnos Vi har mätt sjuksköterskornas inställning till sin arbetsplats genom en personalenkät Vi har mätt patienternas inställning till kontrollintervall och hur de vill beställa tid. Samtidigt mätte vi patienternas upplevelse av om de fått vänta länge på mottagningen. Vi har mätt T3-tiden Hur gjordes mätningarna? Vi har mätt antalet inkommande telefonsamtal och fördelat dem på olika grupper efter en färdig blankett. Patientflöden mäter vi med hjälp av Flödesmodellen och PASiS. Vi har använt oss av enkäter för att försöka fånga vad det är som orsakar stressen hos våra sjuksköterskor. Vi har vänt oss såväl till sjuksköterskorna som till patienterna med denna enkät.
Resultat av mätningarna Patientenkäten gav intressanta resultat. (91 personer har besvarat enkäten). De flesta patienter vill inte ringa själv och få sin tid. När det gällde kontrollinternvall verkade det som om de var ganska nöjda med situationen som den var. Det mest intressanta var emellertid att de allra flesta patienter (8 %) inte tyckte att de väntade särskilt länge på mottagningen och i de fall de tyckte att väntetiden var lång, var det företrädesvis på läkaren de väntade. Sjuksköterskorna på mottagningen uppfattade att patienterna fick vänta längre på synfältsundersökning och fotografering. Detta är en bekräftelse på vikten av att mäta istället för att känna. Hur vill du få dina tider? Vad tycker du om kontrollintervallen? 10 9 8 7 2 92% 7% 1% Brev, som idag Ringa själv 0 svar 7 2 66% 16% 7% 11% För korta För långa Lagom Ej svarat 9 Fick du vänta länge på mottagningen? 8% De patienter som anger att de fått vänta länge på mottagningen uppger att det fick vänta för... 8 7 2 15% 1% Ja Nej 0 svar 8 7 6 5 3 2 1 0 0 Synprövning Synfält/foto Läkarkontakt Droppverkan 7 T3- tiden har mätts
Resultatet av den enkät som riktades till sjuksköterskorna på mottagningen Som helhet hur nöjd är du med ditt jobb? 5 1 Hur stor möjlighet har du att självständigt planera ditt arbete? Hur mycket bättre har det blivit sedan sköterskemottagningen kom upp på schemat? Förbättringsförslag: 1 2 5 - Jämnare fördelning av läkarmottagningarna - Jämnare fördelning av läkarmott - Ersättning på em för sjukskriven personal - Tystare telefon - Låt lagt schema gälla, inga ändringar i sista minuten - Jämnare läkmott. Ersättning av ½ ssk em, om inte hänsyn till detta vid schemaläggning! Förändringar som testats: Vi har aktivt fört över telefonsamtal från sjuksköterskornas telefon till sekreteraren. För att försäkra oss om att glaukompatienter kommer till enligt planerade kontroller, har glaukomsjuksköterska fått ansvar att avropa det antal mottagningspass som behövs. Hon tar reda på behovet genom att gå igenom bevakningslistorna, sedan går hon till schemaläggare och beställer adekvat antal mottagningar. Detta arbetssätt ska startas i höst och kommer att utvärderas under våren.2007. Vi har i höst också inlett ett försök med att förlänga schemaperioden och skicka ut schemat på remiss innan det fastställs. Vår förhoppning är att detta ska leda till färre ändringar och därmed också färre inställda mottagningar. Aktiviteter: En av våra viktigaste aktiviteter under projektet har varit en halv informationsdag för samtliga medarbetare på kliniken. Under denna dag har vi beskrivit våra aktuella problem och berättat om hur vi försöker angripa dem genom olika typer av förbättringsarbete. Utvärderingen var mycket positiv och vi fick klara indikationer på att medarbetarna vill ha flera sådana dagar. Sammanfattning kring måluppfyllelse: Vi är medvetna om att vi bara nått en b it på väg mot måluppfyllelse i denna Bra Mottagnings genomgång. Vi har genom olika mätningar skaffat oss ett bra underlag för fortsatt arbete mot att förbättra tillgängligheten. Vi vet erfarenhetsmässigt att det tar tid att uppnå goda resultat, så vi fortsätter ihärdigt med arbetet och tror att vi når våra mål lite längre fram.
Att arbeta med Bra mottagning: - Fördelen med att delta i ett Bra mottagningsprogram är att delta i ett program tillsammans med andra, vilket gör att man inte skjuter upp sitt förbättringsarbete till en annan dag när inte patienttrycket är så stort. Man har en deadline och en klar uppgift att genomföra. Det är också en fördel att få träffa kollegor som man kan utbyta erfarenheter med. - Det mest givande är den input man får från inspiratörer och andra föreläsare. - Mäta är viktigt