www.pwc.se Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Stadsbyggnadsnämnden Sundsvalls kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionskriterier... 1 1.4. Metod och avgränsning... 1 2. Granskningsresultat... 4 2.1. Stadsbyggnadsnämnden... 4 2.1.1. Resultat av enkäten... 4 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning... 4 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat... 4 2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder... 4 2.1.1.4. Intern kontroll... 5 2.1.2. Vår granskning... 5 2.1.2.1. 2013... 5 2.1.2.2. 2014... 5 2.1.3. Rekommendationer... 5 2.1.4. Bedömning... 6 december 2014 Sundsvalls kommun
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing. 1.2. Revisionsfråga Vidtar Stadsbyggnadsnämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen. 1.4. Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 6
6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 6
16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Sundsvalls kommun 3 av 6
2. Granskningsresultat 2.1. Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämnden hade svarsfrekvens på 73%. 2.1.1. Resultat av enkäten 2.1.1.1. Mål- och övrig styrning 87% av nämndens ledamöter anser helt eller i huvudsak att de har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program. Samtliga känner helt eller i huvudsak till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för deras uppdrag som nämndsledamot och har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente. 2.1.1.2. Uppföljning, rapportering och resultat 25% av ledamötena instämmer endast till viss del i att de har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet medan 87% anser att rapportering av dessa mål sker tre gånger per år (delårsrapporter och årsredovisning). Samtliga instämmer (helt eller i huvudsak) att nämnden har en tillfredsställande måluppfyllelse avseende verksamheten. För de ekonomiska målen instämmer 86% i att de helt eller i huvudsak har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi och samtliga anser att avrapportering av dessa sker minst tre gånger per år. Samtliga instämmer (helt eller i huvudsak) att nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin. 2.1.1.3. Analys och aktiva åtgärder 38% av nämndens ledamöter instämmer till viss del i att de diskuterar och analyserar måluppfyllelse vid sammanträden och 62% anser att nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen. Samtliga instämmer helt (62%) eller i huvudsak (38%) i påståendet att: Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt. Sundsvalls kommun 4 av 6
2.1.1.4. Intern kontroll 62% instämmer helt i påståendet att de vet vad som menas med intern kontroll (25% i huvudsak, 12% till viss del) och 75% anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig (25% i huvudsak). Gällande regelbundenheten i olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet var svaren spridda. 29% ansåg att detta endast görs en gång per år, 57% tre till fyra gånger per år och resterande ansåg att detta görs med oregelbundenhet och vid behov. Samtliga ledamöter ansåg dock att dessa analyser alltid dokumenteras och att nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning. Samtliga ledamöter har svarat att de helt eller i huvudsak har etablerade och välfungerade arbetsformer och 88% instämmer helt i påståendet att roll och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig (12% till viss del). Samtalsklimatet vid sammanträdena får anses vara gott då alla instämmer helt i påståendet. 88% anser att de fullt ut fortlöpande får den information och utbildning de behöver gällande nämndens verksamhet och deras uppdrag som ledamot. Lika många anser också helt eller i huvudsak att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden medan 12% inte instämmer alls. 2.1.2. Vår granskning 2.1.2.1. 2013 Vid föregående års granskning av stadsbyggnadsnämnden var vår sammanfattande bedömning att nämnden hade vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag under året. 2.1.2.2. 2014 Vid årets granskning har vi inte sett någon försämring mot föregående år gällande de sju granskningsområdena vid analys av protokoll, styrdokument och rapporter. Däremot vill vi att nämnden tittar närmare på följande: 37% av ledamötena tycker inte att nämnden fattar tillräckligt aktiva beslut med anledning av rapportering och analys avmåluppfyllelsen 38% anser inte att nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden i tillräcklig grad 2.1.3. Rekommendationer För att utveckla nämndens ansvarsutövande rekommenderar vi att nämnden i tillräcklig grad analyserar och fattar aktiva beslut vid exempelvis rapportering av bristande måluppfyllelse. Sundsvalls kommun 5 av 6
2.1.4. Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att stadsbyggnadsnämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 6 av 6