Kultur- fritidsnämnden
2 46. Information överläggningar... 5 47. Ekonomisk månadsuppföljning... 6 48. Återrapportering av ekonomisk analys av Palladium... 7 49. Investeringsbehov av Palladium... 9 50. Miljödiplomering av verksamheten... 11 51. Bidrag till folkbildningen 2017... 14 52. Åldersgränser i öppen verksamhet på fritidsgårdarna... 16 53. Meddelanden till kultur- fritidsnämnden 2017... 17 54. Återrapportering av delegationsbeslut... 18
3 Plats tid Kulturhuset vån 3, Karin Boye-salen Södra Ringgtan 3 kl 17.00 18.25 Paragrafer 46-54 Beslutande André Björkdahl (M) tjänstgör för Staffan Albinsson (C) Janine Alm Ericson (MP) v ordf 46-49 Dimitrios Diamantopolos (S) tjänstgör för Katrin Svensson (S) Jan-Erik Gustavsson (S) Niklas Jadell (S) Jan Gustafsson (V) Vidar Melkevik (MP) Philip Perdin (M) Inger Carlborg (M) Marianne Wikström (M) Johanna Lövgren (KD) Rolf Hedberg (L) ordf fr om 50 Katarina Ekenger (MP) tjänstgör för Zandra Pettersson (SD) Martin Lindberg (V) tjänstgör för Janine Alm Ericson (MP) 50-54 Utses att justera Rolf Hedberg (L) Jan-Erik Gustavsson (S) Justeringens plats tid Kulturhuset, Södra Ringgatan 3, Sekreterare Ordförande Justerande Pernilla Melin Janine Alm Ericson (MP) Justerar ej Rolf Hedberg (L) Jan-Erik Gustavsson (S)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2017-06-20 Datum för anslags nedtagande 2017-07-12 Förvaringsplats för protokollet Kultur- fritidsförvaltningen Underskrift Pernilla Melin
5 46 Information överläggningar A/ Förvaltningschefens information, Anneli Schwartz - Statsbidrag från Kulturrådet - Utveckling av biblioteksdatasystemet KOHA - Aktuellt läge meröppet - Alingsås 400-års jubileum - Sommarlovsaktiviteter för 2017 - Gräfsnäsparken - Personal - Integrationsprojektet - Handlingsplanen EFFEKT, antagen av kommunfullmäktige i juni - Upphandling konstgräsplaner - B/ Information från ledamöter - Katarina Ekenger (MP), djur byggnader i Nolhagaparken. Vad vill vi med parken?
6 47 Dnr 2017.049 KFN Ekonomisk månadsuppföljning Ärendebeskrivning Kultur- fritidsförvaltningen rapporterar det ekonomiska utfallet gentemot budget till med maj månad. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 13 juni angett följande: Kultur- fritidsnämnden redovisar för perioden ett överskott på 2.661 tkr gentemot budget. Överskottet är främst kopplat till ej utbetalda föreningsbidrag. Förvaltningen gör bedömningen att resultatet för helårsprognosen är oförändrad gentemot budget. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden godkänner den ekonomiska uppföljningen för maj månad. Exp. Kommunstyrelsen
7 48 Dnr 2017.073 KFN Återrapportering av ekonomisk analys av Palladium Ärendebeskrivning Vid arbetsutskottets möte den 8 maj 17 presenterade förvaltningen en analys av Palladium, vilket är nämndens arena för scenkonst. I analysen presenterades bl a vilka investeringsbehov som Palladium är i behov av. I samband med detta beslutade arbetsutskottet återremittera ärendet för komplettering av ekonomiska nyckeltal. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 7 juni angett följande: Förvaltningen följer upp Palladium sedan flera år subventionerar verksamheten eftersom intäkterna inte är i paritet med kostnaderna. Nedan följer en analys av Palladium för 2014-2016 budget för 2017. Palladium Budget 2017 Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Belopp i tkr Intäkter 230 247 234 277 Personalkostnader -420-460 -460-420 Lokalkostnader -581-650 -573-491 Övriga kostnader -20-42 -28-30 Avskrivningar/rta kost 0 0-123 -124 Resultat -791-905 -950-788 Nivån på hyresintäkter för Palladium har legat på samma nivå under flera år. En översyn ökning av hyresnivån ger ökande intäkter men minskar bara underskottet marginellt. Ökade intäkter påverkar främst föreningar andra förvaltningar inom kommunen. Möjligheten att marknadsföra öka intäkterna för Palladium finns men kostar också i form av personella resurser. Den typen av resurs finns idag inte inom förvaltningen. Efterfrågan på Palladium är koncentrarad till vår höst medan sommarhalvåret är mer tillgängligt. Lokalen utnyttjas också av förvaltningens egna aktiviteter. Detta är inte reglerat i ovanstående analys. En bedömning av de interna intäkterna ger ca 50 tkr per år. I personalkostnader ingår en tekniker, 80 100 % varierat mellan åren. I lokalkostnader ingår hyra, el, städ, larm, etc. Arbetsutskottet har behandlat ärenden den 12 juni 21 Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden godkänner den ekonomiska analysen avseende Palladium.
8 Kultur- fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att se över taxor för uthyrning av Palladium i syfte att öka intäkterna.
9 49 Dnr 2017.073 KFN Investeringsbehov av Palladium Ärendebeskrivning Palladium är en välkänd teaterlokal från 1924 som är unik i sitt slag i regionen. Sedan 1987 har kultur- fritidsförvaltningen bedrivit verksamhet i lokalerna. Nuvarande hyreskontrakt med Alingsås Fastighets AB sträcker sig till med 2020. Varje år genomförs cirka 17 000 besök till Palladium av dessa utgörs cirka 4 000 besök till förvaltningens egen programverksamhet. Övriga besök går att hänföras till den verksamhet som bedrivs genom uthyrning. Ett trettiotal föreningar, skolor, konsertarrangörer, artister föreläsare hyr in sig på Palladium varje år. Förvaltningen har under 2016 genomfört en övergripande genomlysning av verksamheten vid Palladium. Efter genomlysningen kan förvaltningen konstatera att det kommer att krävas investeringar i lokalen i att förnya utrustning för att kunna driva Palladium vidare på ett ändamålsenligt sätt. Förvaltningen bedömer att det totala investeringsbehovet uppgår till en kostnad av cirka 1 000 000 kronor. Det finns möjlighet att söka externa medel med upp till hälften av detta belopp. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 8 juni angett följande: Förvaltningen bedömer att följande investeringar behöver genomföras i syfte att kunna driva Palladium vidare som en modern arena för scenkonst erbjuda Palladiums lokaler till olika arrangemang i samma utsträckning som tidigare. Investeringarna presenteras i en prioriteringsordning. En utförligare utredning av vilka investeringsbehov som bedöms vara nödvändiga samt vilka möjligheter detta medför biläggs tjänsteskrivelsen (se bilaga daterad den 8 juni 2017).
10 Behov av insatser i prioritetsordning: Kostnad: Möjlig subvention: 1. Digitalisering av filmvisning (DCP) 500 000 kr 250 000 kr. Kultur i Väst (max 150 000 kr) Svenska Filminstitutet 2. Nytt ljudsystem 300 000 kr 150 000 kr Boverket 3. Ny miljövänlig, energisparande LED-teknik för scenljus salong 160 000 kr 80 000 kr Boverket 4. Nya motordrivna lingångar rårör 110 000 kr 55 000 kr Boverket 5. Uppfräschning av lokal (foajé, loger, salong, scen), samt komplettering av extern skyltning 90 000 kr 45 000 kr Svenska Filminstitutet Summa 1 160 000 kr 580 000 kr Det finns möjlighet att söka externa medel från Västra Götalandsregionen, Boverket samt Svenska filminstitutet till de flesta av de förslagna insatserna. Dessa kräver dock kommunal medfinansiering motsvarande minst halva beloppet. Kultur- fritidsnämnden ansöker därför hos kommunfullmäktige om en utökning av sin investeringsbudget för 2017 med 1 000 000 kr i syfte att kunna genomföra ovanstående investeringar i Palladium. De eventuella externa medel som erhålls kommer att återbetalas till kommunfullmäktige. Arbetsutskottet har behandlat ärenden den 12 juni 22. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden ställer sig bakom förvaltningens utredning förslag avseende investeringsbehov i Palladium. Kultur- fritidsnämnden beslutar att hos kommunfullmäktige ansöka om 1 000 000 kr för utökning av investeringsbudgeten år 2017 i syfte att genomföra de beskrivna investeringarna i Palladium. Kultur- fritidsnämnden beslutar, genom sin begäran om investeringsmedel hos kommunfullmäktige, att även ställa sig bakom investeringsbudgeten samt ansökningar till externa medfinansiärer. Exp. Kommunfullmäktige
11 50 Dnr 2016.311 KFN Miljödiplomering av verksamheten Ärendebeskrivning Kultur- fritidsnämnden beslutade vid sitt sammanträde den 19 december 79 att uppdra åt förvaltningen att undersöka förutsättningarna för att miljöcertifiera nämndens verksamheter enligt relevant internationell standard. Förvaltningen redogjorde vid nämndens sammanträde den 20 februari 13 för olika internationella miljöstandarder som finns samt hur ett möjligt miljöarbete inom nämndens verksamheter kan utföras på olika sätt nivåer. Nämnden beslutade i samband med detta att återremittera ärendet till förvaltningen i syfte att ytterligare utreda vilka kostnader som skulle uppstå vid en eventuell miljöcertifiering/miljödiplomeringen av nämndens verksamheter. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 23 maj angett följande: Förvaltningen har tidigare redogjort för de internationella standarder EMAS ISO 14001. EMAS är en standard inom EU medan ISO 14001 används över hela världen. För företag som arbetar med internationella kunder kan det vara en fördel att kunna marknadsföra en miljöledningsstandard som är lika inom Europa eller globalt. Miljödiplomering kan ses som ett alternativ till EMAS ISO 14001 riktar sig främst till mindre verksamheter passar kommunala förvaltningar dess verksamhet. Skillnaderna jämfört med ISO 14001/EMAS är bland annat fokus på miljöförbättringar lägre krav på dokumentstyrning, avvikelsehantering rutiner utgör ett prisvärt alternativ. Förvaltningen har tittat på vilka kostnader som uppstår i samband med att en verksamhet miljödiplomeras. Miljödiplomering är ett miljöledningssystem som utgår från Svensk Miljöbas kravstandard är anpassat för mindre verksamheter. För att miljödiplomeras ska förvaltningen införa ett miljöledningssystem enligt kraven i Svensk Miljöbas. I uppbyggandet av miljöledningssystemet ska verksamheten bland annat: - kartlägga verksamhetens miljöpåverkan - planera genomföra miljöförbättringar - utbilda medarbetarna - följa upp förbättra miljöarbetet För att kunna miljödiplomera verksamheten ska en godkänd utfärdare anlitas. Utfärdaren har beprövade metoder, mallar hjälpmedel för att stödja verksamheten i att införa miljöledningssystem enligt Svensk Miljöbas. Det är utfärdaren som står för vägledning i miljödiplomeringsarbetet som utfärdar miljödiplom när verksamheten har granskats godkänts av en godkänd miljörevisor.
12 Det tar mellan sex månader upp till ett år att miljödiplomera sig beroende på hur mycket resurser som läggs på att arbete med att implementera miljöledningssystemet. Kostnaderna som tagits fram nedan är beräknade utifrån att implementeringen av miljöledningssystemet tar ungefär sex månader. I Alingsås kommun har de kommunala förvaltningarna tekniska kontoret, samhällsbyggnadskontoret samt miljöskyddskontoret miljödiplomerats. Sedan 2017 är samhällsbyggnadskontoret inte lägre miljödiplomerat. Miljöskyddskontoret samhällsbyggnadskonoret har endast kontorsverksamheter det är dessa som har diplomerats. Tekniska kontoret har utöver sin kontorsverksamhet också diplomerat den verksamhet som bedrivs utanför kontoret. Likt tekniska kontoret har kultur- fritidsförvaltningen både kontorsverksamhet samt övrig verksamhet. I syfte att uppskatta hur mycket arbetstid som bör avsättas för att kunna miljödiplomera verksamheten har förvaltningen tagit del av tekniska förvaltningens uppgifter om hur mycket personella resurser som de avsatte för detta. Vid genomförandet av miljödiplomering av tekniska kontoret arbetade en miljösamordnare med detta på deltid (cirka 40 %) under ett halvår. Därutöver hade förvaltningen miljöansvariga ute i verksamheten som arbetade med miljöarbetet lokalt ute i verksamheterna motsvarande cirka 20 %. Det är svårt att avgöra exakt hur mycket tid som bör avsättas för att miljödiplomera kultur- fritidsförvaltningens verksamheter. Samtlig personal i kultur- fritidsförvaltningen måste genomgå en grundläggande halvdagsutbildning i miljöfrågor. Kostnader för detta samt kostnader för produktionsbortall presenteras också nedan. Dessutom tillkommer kostnader för olika avgifter som ska betalas i samband med att man genomför miljödiplomeringen. Kostnader vid införandet av miljödiplomering Miljösamordnartjänst - leder arbetet med att implementera miljöledningssystem 40 % (inkl utrustning dator mobil osv.) Miljöansvariga ute på avdelningarna 20 % Halvdagsutbildning för samtliga medarbetare Anmälningsavgift till utfärdare Revision 145 000 kr 300 000 kr 70 000 (utbildning)+ 90 000 kr (produktionsbortfall) = 160 000 kr 4000 kr 28 000 kr Summa 637 000 kr
Löpande årliga kostnader efter miljödiplomeringen 13 En miljödiplomering varar i ett år. Därefter ska man årligen genomgå en ny revision i syfte att behålla sin miljödiplomering nå nya förbättringsområden. Denna revision är förenad med kostnader för olika avgifter i samband med själva revisionen utfärdandet av miljödiplomeringen. Däremot bör förvaltningens personella kostnader för att implementera bibehålla det redan uppbyggda miljöledningssystemet inte vara lika omfattande som när ledningssystemet initialt byggdes upp. Därför blir kostnaderna för detta något mindre än vid den initiala implementeringen av miljödiplomeringen. Också här har förvaltningen baserat sina personalkostnader på tekniska förvaltningens uppgifter. Följande kostnader bedöms uppstå i samband med en årlig revision diplomering samt det årliga arbetet med att underhålla miljödiplomeringen. En halvdags vidareutbildning i miljöfrågor ska sedan hållas för samtlig personal vart tredje år. Miljösamordnartjänst som arbetar med 135 000 kr miljöfrågorna 20 % (inkl utrustning) Miljöansvariga ute på avdelningarna (10 260 000 kr %) Årlig avgift miljödiplomering 4000 kr Revision 28 000 kr Halvdagsutbildning (hålls igen vart tredje 160 000 år) Summa 427 000 kr (587 000 kr år tre) Redovisade kostnader visar att det kostar ungefär 637 000 kr att miljödiplomera verksamheten. När miljödiplomeringen är genomförd fortsätter det löpande miljöarbetet till nästa revision. Genom att vid varje ny miljödiplomnivå sätta nya miljömål arbetar verksamheten med ständiga förbättringar. Förvaltingen gör bedömningen att detta arbete kan bedrivas motsvarande en kostnad om 427 00 kronor per år efter det år som implementeringen skett. Arbetsutskottet har behandlat ärenden den 12 juni 23. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden antecknar informationen lägger den till handlingarna.
14 51 Dnr 2017.031 KFN Bidrag till folkbildningen 2017 Ärendebeskrivning Enligt kultur- fritidsnämndens bidragsregler för föreningslivet i Alingsås kommun kan kultur- fritidsförvaltningen årligen skriva överenskommelser om bidrag med studieförbund, folkhögskolor SISU. Bidraget ska bygga på tre kriterier: - Samverkan i angelägna verksamhetsområden antagna av kultur- fritidsnämnden. - Bemanning på plats i kommunen. - Antal studietimmar deltagare. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 12 juni angett följande: Förvaltningen har sedan tidigare under året ingått överenskommelser om bidrag till följande organisationer för perioden 1 januari- 31 december 2017: ABF, Bilda, Folkuniversitet, Nykterhetens bildningsverksamhet, Sensus, Hjälmareds folkhögskola samt SISU idrottsutbildarna. Enligt delegationsordningen får förvaltningschefen fatta beslut om bidrag upp till tre prisbasbelopp vilket motsvarar 134 400 kronor. Förvaltningen har nu lämnat förslag om att ingå överenskommelser också med Studieförbundet Vuxenskolan, Medborgarskolan Studiefrämjandet som ska gälla under perioden 1 januari- 31 december 2017. Förslaget innebär fördelning av bidrag enligt följande: Studieförbundet Vuxenskolan 169 157 kr Medborgarskolan 150 128 kr Studiefrämjandet 215 818 kr De föreslagna bidragen baseras bland annat på genomförda studietimmar deltagartillfällen för respektive studieförbund under 2016 samt olika projekt som studieförbunden ska delta i under 2017. Förslag till överenskommelser mellan nämnden Studieförbundet Vuxenskolan, Medborgarskolan Studiefrämjandet biläggs tjänsteskrivelsen. Då de föreslagna beloppen om föreningsbidrag överstiger det belopp som förvaltningschefen får fatta beslut om är det nämnden som ska fatta detta beslut. Arbetsutskottet har behandlat ärenden den 12 juni 24. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden beslutar att tilldela Studieförbundet Vuxenskolan 169 157 kronor, Medborgarskolan 150 128 kr Studiefrämjandet 215 818 kr för perioden 1 januari- 31 december 2017.
15 Exp. Studieförbundet Vuxenskolan Medborgarskolan Studiefrämjandet Niclas Lideskär Lena Eriksson
16 52 Dnr 2017.098 KFN Åldersgränser i öppen verksamhet på fritidsgårdarna Ärendebeskrivning Fritidsgårdarnas öppna verksamhet riktar sig till unga mellan 13-25 år. Ett behov av att utveckla verksamhet för målgruppen 11-13 år finns. Då denna målgrupp, mellan barndom tonår, har visat sig vara en grupp som har möjlighet till färre mötesplatser än vad de yngre äldre ungdomarna har. Samtidigt kan man se att gruppen mellan 20-25 år behov av andra möteplatser än den fritidsgårdsverksamheten kan erbjuda. Därför bör åldergränsen förändras för att möta ovanstående behov. Beredning Förvaltningen har i skrivelse den 5 juni angett följande: Den övre åldersgränsen på 25 år bör regleras den öppna fritidsgårdverksamheten bör istället rikta sig till den målgrupp av barn unga som är i störst behov av den form av mötesplats som fritidsgården erbjuder. Förvaltningen har tillsammans med övriga förvaltningar (barn- ungdomsförvaltningen, socialförvaltningen samt utbildningsförvaltningen) i BUS-sammarbetet ( Barn unga i samverkan ) identifierat att gruppen i åldrarna 11-13 år är i stort behov av öppna mötesplatser aktiviteter. Samtidigt kan förvaltningen konstatera att fritidsgårdarnas besöksstatistik visar att besökare i den övre målgruppen 20-25 år är relativt liten. Målgruppen 11-13 år målgruppen 20-25 år har olika behov av aktiviteter att bedriva en öppen fritidsgårdsverksamhet där båda dessa grupper inryms är inte möjligt med dagens resurser. Förvaltningen föreslår därför att åldersgränsen för fritidsgårdarnas öppna verksamhet ändras från 13-25 år till 11-20 år. Förslaget föreslås gälla från den 1 augusti. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 12 juni 25. Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden beslutar att sänka åldersgränsen för fritidsgårdarnas öppna verksamhet från 13-25 år till 11-20 år från med den 1 augusti 2017. santeckning Vidar Melkevik (MP) vill lämna följande anteckning till protokollet: På begäran av många föräldrars önskan vill jag ha en sänkt åldersgräns till 18 år. Exp. Lena Eriksson
17 53 Dnr 2017.022 KFN Meddelanden till kultur- fritidsnämnden 2017 Ärendebeskrivning Följande meddelanden finns att redovisa för Kultur- fritidsnämnden. Månadsrapport kring ensamkommande barn 2017, SN 62 2017-05-16, 2017.039 KFN h006 Information om anläggningsbidrag till ungdomsföreningar 2017, 2017.005 KFN Rapport om anläggningsbidrag till annan anläggning 2017, 2017. 006 KFN Rapport om utbetalning av bidrag till samverkansorganisationer 2017, 2016.296 KFN Beslut från Kulturrådet beviljade bidrag: 2017.024 h 004 KFN, 2017.046 h 003 KFN FSG-protokoll 2017-06-14 Turistbyråns placering, KS 112 170529 2017.099 KFN Ansökningar om medel från Innovationsfonden, KS 115 170529, 2017.052 h 009 KFN Remiss Riktlinjer för arbete med konstnärlig gestaltning vid ny- ombyggnation i Alingsås kommun, KS 108, 2017.075 h 021 KFN Bostadsförsörjningsprogram för Alingsås kommun KF 130 170531, 2017.101 KFN Kultur- fritidsnämndens beslut Kultur- fritidsnämnden lägger meddelanden till handlingarna.
18 54 Dnr 2017.025 KFN Återrapportering av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Kultur- fritidsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskottet, ordföranden tjänstemän enligt den av nämnden antagna delegationsordningen. Dessa beslut skall redovisas till kultur- fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att Kultur- fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Anställningar Tillståndsgivning enligt lotterlilagen, Alingsås blåbandsförening Ingångna avtal: 2017.095 h 001 KFN, 2016.270 h 004 KFN, avtal avseende programverksamhet 2017.068 h 001 KFN Beviljade föreningsavtal om verksamhet samt projektbidragsansökningar: 2016.314 h 009 KFN, 2017.081 h 003 KFN, 2017.082 h 007 KFN, 2017.065 h 001 KFN, 2016.073 h 007 KFN, 2017.079 KFN h003 Bidragsansökningar avslag: 2016.252 KFN, 2017.005 KFN Yttrande vid överklagat beslut: 2016.136 h 008 KFN Yttrande till polisen tillstånd enligt ordningslagen: 2017.091 h 003 KFN Revidering attestlista 2017.084 KFN Kultur- fritidsnämndens beslut Delegationsbesluten förklaras återrapporterade läggs till handlingarna.